THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CHẾ TẠO MÁY - TKV

Đại học Kinh tế Quốc dân Báo cáo kiến tập
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN CHẾ TẠO MÁY - TKV
2.1. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY:
Quy định chung: Phòng kế toán tài chính là một đơn vị trong cơ cấu tổ
chức, quản lý của công ty, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc, về nghiệp
vụ do kế toán trưởng tổ chức thực hiện. Hoạt động của phòng tuân theo
nguyên tắc, chế độ quy định tại các văn bản pháp quy hiện hành; những quy
chế, quy định của Tập đoàn than-khoáng sản Việt Nam và giám đốc công ty.
Chức năng: là phản ánh trung thực, chính xác đầy đủ mọi thông tin về
hoạt động SXKD và giám đốc toàn bộ hoạt động quản lý tài chính trong DN.
Nhiệm vụ: thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và
nội dung công việc kế toán theo chuẩn mực và chế độ kế toán; kiểm tra giám
sát các khoản thu chi tài chính, các nghĩa vụ thu nộp thanh toán nợ, kiểm tra
việc quản lý sử dụng tài sản và nguồn vốn, phát hiện và ngăn ngừa các hành
vi vi phạm pháp luật về tài chính kế toán; phân tích thông tin số liệu kế toán,
tham mưu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh
tế, tài chính của đơn vị; cung cấp thông tin số liệu kế toán theo quy định của
pháp luật
Dựa trên đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quản lý, Công ty xây
dựng bộ máy kế toán theo hình thức kế toán tập trung. Đội ngũ kế toán công
ty trẻ, năng động và giỏi về chuyên môn nghiệp vụ. Phòng kế toán của công
ty gồm 14 người. Đứng đầu là kế toán trưởng, tiếp đó là các kế toán viên phụ
trách các phần hành kế toán riêng biệt. Giữa các phần hành kế toán có mối
quan hệ chặt chẽ với nhau, so sánh đối chiếu để đảm bảo cho các thông tin
được ghi chép chính xác kịp thời, mỗi phần hành kế toán đều chịu sự chỉ đạo
trực tiếp của trưởng phòng kế toán. Cách tổ chức này vừa đảm bảo sự chuyên
môn hóa giữa các phần hành đồng thời thuận tiện trong quá trình đối chiếu
soát xét giữa phòng kế toán và phòng kiểm soát.
Đại học Kinh tế Quốc dân Báo cáo kiến tập
2.1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán:

Sơ đồ 2.01: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán





2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận trong bộ máy kế toán:
Cơ cấu tổ chức gồm: - Ban lãnh đạo phòng
Kế toán trưởng
Phó phòng phụ trách tổng
hợp, quản trị chi phí
Phó phòng phụ trách thu
Phó phòng phụ trách thu


hồi công nợ, kế toán thuế,
hồi công nợ, kế toán thuế,


chi nhánh
chi nhánh
Nhân viên kế toán
Nhân viên kế toán


TH vật tư, kho vật
TH vật tư, kho vật


liệu phụ, nhiên liệu

liệu phụ, nhiên liệu
Nhân viên kế toán
Nhân viên kế toán


tiền mặt, bán hàng
tiền mặt, bán hàng


và thanh toán với
và thanh toán với


người mua
người mua
Nhân viên kế toán
Nhân viên kế toán


TH chi phí, theo dõi
TH chi phí, theo dõi


công nợ cấp trên,
công nợ cấp trên,


đơn vị nội bộ
đơn vị nội bộ
Nhân viên kế toán ngân

Nhân viên kế toán ngân


hàng, lương, BHXH và
hàng, lương, BHXH và


các khoản phải trả khác
các khoản phải trả khác
Nhân viên kế toán
Nhân viên kế toán


kho, phụ tùng, NVL
kho, phụ tùng, NVL


chính, thiết bị.
chính, thiết bị.
Nhân viên kế toán
Nhân viên kế toán


đầu tư XDCB,
đầu tư XDCB,


TSCĐ, nguồn vốn
TSCĐ, nguồn vốn
Nhân viên kế toán

Nhân viên kế toán


kho, thành phẩm,
kho, thành phẩm,


bán Tp, tiêu thụ
bán Tp, tiêu thụ
Nhân viên kế toán giá
Nhân viên kế toán giá


thành, hạch toán nội bộ
thành, hạch toán nội bộ


phân xưởng
phân xưởng
Nhân viên kế toán
Nhân viên kế toán


thanh toán tạm ứng, thủ
thanh toán tạm ứng, thủ


quỹ
quỹ
Nhân viên kế toán

Nhân viên kế toán


thanh toán với người
thanh toán với người


bán, kho công nghệ, cơ
bán, kho công nghệ, cơ


năng
năng
Nhân viên kế toán
Nhân viên kế toán


kho, đại lý vòng bi,
kho, đại lý vòng bi,


thống kê.
thống kê.
Đại học Kinh tế Quốc dân Báo cáo kiến tập
- Tổ tổng hợp
- Tổ tài chính
Được phân công cụ thể như sau:
*Ban lãnh đạo: 03 người
Kế toán trưởng:
- Là người đứng đầu bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm trực tiếp trước

Ban Giám Đốc và trước các cơ quan chức năng có liên quan về toàn bộ công
tác tài chính kế toán của công ty.
- Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và đánh giá công việc do các kế toán
viên thực hiện.
- Báo cáo kịp thời về tình hình kinh doanh trong từng thời kỳ với Ban
Giám Đốc.
- Phân tích có hệ thống báo cáo có liên quan đến việc thực hiện các kế
hoạch tài chính, tín dụng, giá thành, chấp hành kỷ luật tài chính và thanh toán,
kết quả hoạt động SXKD của công ty. Trên cơ sở đề xuất những biện pháp
nâng cao hiệu quả sản xuất bằng cách khắc phục thiếu sót, ngăn ngừa những
chi phí không hợp lý, phòng ngừa tổn thất nhằm hạ giá thành sản phẩm, tăng
tốc độ vòng quay vốn lưu động.
Phó phòng KTTC thứ nhất:
- Kế toán tổng hợp: Ghi chép, phản ánh tổng hợp toàn bộ tình hình vốn
và tài sản, tình hình hoạt động SXKD của công ty.
- Lập báo cáo tài chính tháng, quý, năm, báo cáo kiểm kê chính xác,
kịp thời đầy đủ đúng các mẫu biểu quy định của Nhà nước và cấp trên.
- Phụ trách quản trị nội bộ, giải quyết công việc khi Trưởng phòng đi
vắng.
Phó phòng KTTC thứ hai:
- Phụ trách bán hàng và thu hồi công nợ.
Đại học Kinh tế Quốc dân Báo cáo kiến tập
- Kế toán thuế : Căn cứ vào chế độ quy định, hàng tháng tính ra số thuế
phải nộp các loại, gửi báo cáo cho cơ quan thuế; Theo dõi, phản ánh tình hình
thực hiện nghĩa vụ với NSNN.
- Theo dõi tài khoản phải thu khác (TK138)
- Phụ trách kế toán chi nhánh công ty tại Hà Nội
* Tổ tổng hợp: 05 người
Tổ trưởng:
- Quản lý tổ và bố trí công việc khi có người đi vắng.

- Kế toán tổng hợp giá thành (theo dõi các TK: 154, 627, 642, 641)
- Lập các NKCT tổng hợp và nhật ký đơn cho 13PX, bảng kê số 4 và
lập báo cáo chi tiết theo mẫu quy định.
- Theo dõi nhà ăn công nhân
- Kế toán công đoàn
- Quyết toán tiền lương các đơn vị
- Quyết toán chi phí cho các phân xưởng và tập hợp phân tích chi phí
cho các dự án có giá trị lớn.
- Theo dõi và quản lý sổ cổ đông.
Nhân viên 1:
- Kế toán TSCĐ, đầu tư, theo dõi công nợ với khách hàng về các dự án
đầu tư (TK 211, 214, 241, 331)
+ Theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, nhượng bán, thanh lý và trích
khấu hao TSCĐ. Đồng thời định kỳ hàng ngày, cuối tháng căn cứ vào các
chứng từ về TSCĐ tiến hành lập các sổ chi tiết, sổ cái TSCĐ và số khấu hao
TSCĐ.
+ Theo dõi, phản ánh tình hình đầu tư các dự án thuộc nguồn vốn đầu
tư XDCB. Lập quyết toán hạng mục công trình, dự án đầu tư hoàn thành theo
quy định.
+ Ghi chép phản ánh chính xác tình hình tăng giảm từng loại nguồn
vốn, nguồn quỹ hiện có của công ty.
Đại học Kinh tế Quốc dân Báo cáo kiến tập
- Kế toán chi phí trả trước ngắn, dài hạn (TK 142, 242, 335)
- Kế toán tổng hợp vật tư (TK152, 153)
- Lập các NKCT, bảng kê, bảng phân bổ và các báo cáo chi tiết theo
các TK quy định
- Quyết toán chi phí cửa hàng ĐLVB
- Theo dõi kho hàng hóa (TK156)
- Theo dõi thống kê, lập báo cáo nhanh
Nhân viên 2:

- Kế toán kho thành phẩm, bán thành phẩm, kho cơ năng.
- Theo dõi doanh thu và lập các bảng kê, báo cáo chi tiết tiêu thụ.
- Theo dõi hàng hóa ra cổng chưa hoàn chỉnh thủ tục
- Theo dõi các khoản thu nhập, chi phí khác ( TK 515, 711, 635, 811)
Nhân viên 3: kế toán theo dõi các kho vật liệu phụ, nhiên liệu, CCDC
Tổ chức ghi chép phản ánh chính xác số lượng, giá trị từng loại nguyên
vật liệu nhập kho, xuất kho, tồn kho và luân chuyển qua từng bước trong quá
trình sản xuất. Thường xuyên theo dõi quản lý kho tàng để phát hiện kịp thời
những mất mát, hao hụt vật tư phụ tùng, tìm nguyên nhân quy trách nhiệm và
biện pháp xử lý.
Nhân viên 4:
- Kế toán theo dõi các kho vật liệu chính, kho phụ tùng, thiết bị XDCB
- Văn thư của phòng
* Tổ tài chính: 05 người.
Tổ trưởng:
- Quản lý và bố trí công việc khi có người đi vắng
- Kế toán tiền gửi, tiền vay ngân hàng (TK112, 144, 221,341, 315)
- Kế toán các TK vãng lai với tập đoàn, chi nhánh (TK 136,336)
- Kế toán BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, các khoản phải trả khác
(TK338)
- Kế toán theo dõi kinh phí Đảng công ty.
Đại học Kinh tế Quốc dân Báo cáo kiến tập
- Lập các NKCT, báo cáo liên quan đến các TK theo dõi.
Nhân viên 1:
- Kế toán tiền mặt, bán hàng và thanh toán với người mua (TK111,
131)
- Lập các NKCT liên quan đến các TK theo dõi, báo cáo biểu số B18
- Theo dõi và quản lý sổ cổ đông
Nhân viên 2: kế toán phải trả người bán (TK331) gồm cả của hàng đại
lý vòng bi; lập NKCT số 05

Nhân viên 3: Kế toán tổng hợp chi phí, theo dõi công nợ cấp trên, đơn
vị nội bộ.
Nhân viên 4:
- Thủ quỹ : Có trách nhiệm giữ TM, quản lý số tiền trong quỹ tại công
ty, theo dõi cập nhật chính xác số tiền hiện có trong quỹ;nhập quỹ, xuất quỹ
TM theo phiếu thu, phiếu chi, giấy tạm ứng, tiến hành đối chiếu thường xuyên
sổ quỹ với các sổ sách có liên quan; báo cáo thường xuyên số tiền tồn quỹ cho
Kế toán trưởng, cung cấp số liệu cho phòng tài chính kế toán để có thể nắm
bắt kịp thời tình hình thanh toán của Công ty
- Kế toán thanh toán nợ tạm ứng, kế toán tiền lương
- Lập các NKCT và các báo cáo chi tiết theo quy định (TK141, 351)
2.2. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY:
2.2.1. Đặc điểm chung về vận dụng chế độ kế toán:
- Chế độ kế toán áp dụng: Công ty Cổ phần Chế tạo máy-TKV hiện đang
áp dụng chế độ kế toán trong Tập đoàn Công nghiệp than- khoáng sản Việt
Nam theo QĐ số 2917/QĐ-HĐQT ngày 27/12/2006.
- Tuyên bố về việc tuân thủ chuẩn mực và chế độ kế toán: Báo cáo tài
chính được lập theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ tài chính ban
hành ngày 20 tháng 3 năm 2006, áp dụng các Chuẩn mực kế toán Việt Nam
Đại học Kinh tế Quốc dân Báo cáo kiến tập
và các thông tư ban hành kèm theo hướng dẫn việc thực hiện các chuẩn mực
đó.
- Hình thức kế toán: Nhật ký chứng từ.
- Chữ viết sử dụng trong kế toán là: Tiếng Việt
- Đơn vị tiền tệ được sử dụng là: Việt Nam Đồng (VND). Các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được chuyển đổi sang Việt Nam Đồng theo tỷ
giao dịch của thị trường liên Ngân hàng.
- Kỳ kế toán năm: Bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 hàng
năm.
- Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và tương đương tiền: phương pháp

chuyển đổi các đồng tiền khác ra VND
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Tính theo giá gốc. Phương pháp
tính giá trị hàng tồn kho: Theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Phương
pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên.
Kho mà có giá gốc lớn hơn giá thị trường thực hiện theo quy định chuẩn mực
kế toán số 2 hàng tồn kho
- Phương pháp ghi nhận TSCĐ: TSCĐ hữu hình, vô hình được ghi nhận
theo nguyên giá hoặc giá trị được đánh giá lại theo quy định của chính phủ.
Nguyên giá được xác định bằng giá mua hoặc giá quyết toán công trình, các
loại thuế (không bao gồm thuế được hoàn lại) và các chi phí khác liên quan
đến việc tăng tài sản đưa vào trạng thái sẵn sàng sử dụng
Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Khấu hao theo phương pháp đường
thẳng, tỷ lệ khấu hao hằng năm phù hợp với hướng dẫn tại quyết định số:
206/2003/QĐ/BTC ngày 12/12/2003 của Bộ Tài chính. Thời gian khấu hao
của 1 tài sản hàng năm được thay đổi.
- Nguyên tắc ghi nhận và vốn hóa các khoản chi phí đi vay và các khoản
chi phí khác: các chi phí đi vay liên quan trực tiếp đến việc đầu tư xây dựng
hoặc sản xuất tài sản dở dang được tính vào giá trị tài sản đó (được vốn hóa).
Tỷ lệ vốn hóa được sử dụng để xác định chi phí đi vay được vốn hóa trong
Đại học Kinh tế Quốc dân Báo cáo kiến tập
kỳ: được xác định theo tỷ lệ lãi suất bình quân gia quyền của các khoản vay
chưa trả trong kỳ.
- Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu: Doanh thu bán hàng
và cung cấp dịch vụ: hàng hóa, dịch vụ đã chuyển giao cho khách hàng đã
phát hành hóa đơn và được khách hàng chấp nhận thanh toán không phân biệt
đã trả tiền hay chưa. Doanh thu hoạt động tài chính: tuân thủ chuẩn mực kế
toán 14. Doanh thu hợp đồng xây dựng: tuân thủ chuẩn mực 15.
- Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận quỹ dự phòng trợ cấp mất việc
làm.
- Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận chi phí thuế TNDN hiện hành,

chi phí thuế TNDN hoãn lại.
2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán:
Hiện nay công ty áp dụng những quy định về chứng từ tại Quyết định 15
của Bộ trưởng Bộ tài chính ngày 20/06/2003. Theo quyết định này công ty đã
đăng ky sử dụng hầu hết các chừng từ do Bộ Tài Chính phát hành và thực
hiện đúng chế độ kế toán về chứng từ. Các chứng từ kế toán được ghi chép
đầy đủ, kịp thời, đảm bảo việc cung cấp các thông tin cho Ban lãnh đạo công
ty.
Cụ thể những chứng từ sử dụng tại đơn vị bao gồm:
Chứng từ lao động, tiền lương: Bảng chấm công, bảng chấm công
làm thêm giờ, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền thưởng, Giấy
đi đường, Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ, Hợp đồng giao khoán, Biên bản
thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán, Bảng kê trích nộp các khoản theo
lương, Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội,
Chứng từ hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu báo
vật tư còn lại cuối kỳ ; Biên bán kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng
hóa ; Bảng kê mua hàng ; Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng
cụ…
Đại học Kinh tế Quốc dân Báo cáo kiến tập
Chứng từ bán hàng: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng thông
thường…
Chứng từ tiền mặt: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng,
Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Biên lai thu tiền, Biên bản kiểm kê quỹ, Bảng
kê chi tiền…
Chứng từ tiền gửi ngân hàng: Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, giấy báo
nợ, giấy báo có, bảng sao kê ngân hàng.
Chứng từ tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, Thẻ TSCĐ,
Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành,
Biên bản đánh giá lại TSCĐ, Biên bản kiểm kê TSCĐ, Bảng tính và phân bổ
khấu hao TSCĐ…

Tại công ty, kế toán tiến hành ghi chép các chứng từ ban đầu một cách
kịp thời đầy đủ đảm bảo thực hiện các khâu tiếp theo một cách thuận tiện.
Các chứng từ như phiếu chi, bảng thanh toán tiền lương của đơn vị, hóa
đơn GTGT... được lập từ các bộ phận liên quan trong toàn Công ty khi có
nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Khi nhận được các chứng từ có liên quan kế toán
Công ty tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ. Chứng từ là
cơ sở để kế toán cập nhật số liệu, lên các sổ, báo cáo tài chính...
Khâu tổ chức hạch toán đáp ứng được yêu cầu kinh tế và pháp lý. Các
chứng từ bắt buộc đều được sử dụng theo đúng mẫu Bộ Tài chính, việc lập và
ghi chép các yếu tố của chứng từ kế toán kịp thời đầy đủ và chính xác, đảm
bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán.
2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán:
Xuất phát từ đặc điểm sản xuất, kinh doanh của công ty và dựa trên
Chế độ kế toán ban hành theo Quyết định 15 của Bộ trưởng Bộ tài chính
Ngày 20/03/2006 Công ty đã lựa chọn và đăng ký sử dụng hầu hết các tài
khoản theo quy định. Tuy nhiên có một số tài khoản công ty không sử dụng
đến như:
Đại học Kinh tế Quốc dân Báo cáo kiến tập
- Công ty hạch toán tổng hợp HTK theo phương pháp KKTX nên
không sử dụng TK 611, 631.
Ngoài ra, để đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện tốt công tác hạch
toán, Công ty còn mở thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3 để theo dõi. Ví dụ, các
tài khoản 111, 112, 113 được chi tiết như sau:
Bảng 2.01: Một số tài khoản cấp 1, cấp 2, cấp 3
Số hiệu TK Tên tài khoản
111 Tiền mặt
1111 Tiền Việt Nam
1112 Ngoại tệ
1113 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý
112 Tiền gửi ngân hàng

1121 Tiền Việt Nam
11211 TGNH VNĐ NH TMCP Hàng hải Cẩm Phả
11212 TGNH VNĐ NH Công thương Cẩm Phả
11213 TGNH VNĐ NH Ngoại thương Cẩm Phả
……. …………………..
1122 Ngoại tệ
11221 Ngoại tệ NH TMCP Hàng hải Cẩm Phả
11222 Ngoại tệ NH Công thương Cẩm Phả
……. …………………..
1123 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý
113 Tiền đang chuyển
1131 Tiền đang chuyển Việt Nam Đồng
1132 Tiền đang chuyển ngoại tệ
2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Do đặc điểm về ngành nghề kinh doanh, quy mô và trình độ quản lý,
trình độ kế toán, trang thiết bị vật chất, Công ty đã áp dụng hình thức sổ kế
toán theo hình thức Nhật ký chứng từ.
Đại học Kinh tế Quốc dân Báo cáo kiến tập
Sơ đồ 2.02
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký - chứng từ

Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Hiện nay công ty đang sử dụng các loại sổ sau:
Nhật ký chứng từ: là sổ kế toán tổng hợp, dùng để phản ánh các nghiêp
vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo bên Có của các tài khoản. Các NKCT có
thể mở cho một tài khoản hoặc một số tài khoản có nội dung kinh tế giống
nhau và quan hệ đối ứng mật thiết với nhau. NKCT phải mở từng tháng, hết

mỗi tháng phải khóa sổ NKCT cũ, lập NKCT mới cho tháng sau.
Sổ cái: Là sổ tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ phát sinh trong niên độ
kế toán theo tài khoản. Mỗi tài khoản dược mở trên một trang hoặc một số
trang liên tiếp và sử dụng cho cả năm. Chỉ mở cho bên Nợ TK đối ứng với
bên có tài khoản khác.
Chứng từ kế toán và các
bảng phân bổ
Nhật ký chứng từ
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng kê
Bảng tổng hợp chi
tiết
Sổ Cái
Báo cáo tài chính
Đại học Kinh tế Quốc dân Báo cáo kiến tập
Sổ cái được mở chi tiết cho các tài khoản: 111, 112, 131, 133,136, 138,
141,142, 144, 152,153, 156, 211, 214, 241, 221, 311,315, 341, 331, 333,336,
338, 511, 515,627, 632,635, 641, 642, 711, 811, 911.
Sổ (thẻ) kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp
vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán càn thiết
phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ chi tiết phải khớp
đúng với Sổ cái.
Để tiện cho việc theo dõi chi tiết các đối tượng kế toán nhằm phục vụ
yêu cầu tính toán một số chỉ tiêu, công ty sổ và thẻ kế toán chi tiết sau:
- Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
- Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
- Thẻ kho
- Sổ tài sản cố định
- Sổ theo dõi TSCĐ và CCDC tại nơi sử dụng

- Thẻ TSCĐ
- Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán).
- Sổ chi phí sản xuất kinh doanh
- Thẻ tính giá thành SP, DV
- Sổ chi tiết tiền vay
- Sổ chi tiết GVHB, bán hàng
- Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh
*Trình tự ghi sổ kế toán:
(1). Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số
liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên
quan.
Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc
mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại
Đại học Kinh tế Quốc dân Báo cáo kiến tập
trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào
các Bảng kê và Nhật ký - Chứng từ có liên quan.
Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi
tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng
chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ.
(2). Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm
tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi
tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật
ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái.
Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì
được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc
thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng
tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái.
Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký -
Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài
chính

2.2.5. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán:
Hiện nay, định kỳ và cuối niên độ kế toán công ty lập các báo cáo kế toán
theo mẫu quy định tại Quyết định 15 của Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành
ngày 20/03/2006 bao gồm:
-Bảng cân đối kế toán
-Báo cáo kết quả kinh doamh
-Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
-Thuyết minh báo cáo tài chính
Ngoài ra công ty còn lập các Báo cáo khác theo quy định của Tập đoàn
than- khoáng sản Việt Nam:
- Báo cáo chi tiết doanh thu chi phí, lãi lỗ
Đại học Kinh tế Quốc dân Báo cáo kiến tập
- Báo cáo kiểm kê TSCĐ, bất động sản đầu tư
- Báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước
- Báo cáo tăng giảm nguồn vốn kinh odanh
- …
Định kỳ bộ phận kế toán quản trị lập các báo cáo quản trị bao gồm :
- Báo cáo về vốn bằng tiền: tiền mặt tại quỹ theo từng loại tiền, tiền gửi
theo từng TK ngân hàng theo từng loại tiền (VNĐ, ngoại tệ các loại)
- Báo cáo về công nợ : Các khoản nợ phải thu, nợ phải trả, phân loại theo
kỳ hạn thanh toán (trong hạn thanh toán, quá hạn thanh toán.v.v…)
- Báo cáo tổng hợp chi phí : báo cáo chi phí theo từng nội dung kinh tế,
báo cáo chi phí theo từng PX.
- Báo cáo tổng hợp kết quả hạch toán nội bộ.
- Báo cáo kiểm kê sản phẩm dở dang.
- …
2.3. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC MỘT SỐ PHẦN HÀNH KẾ TOÁN CHỦ
YẾU:
2.3.1. Kế toán tiền mặt:
2.3.1.1. Đặc điểm về quản lý quỹ tiền mặt tại công ty:

Công ty quy định tiền mặt được giữ tại quỹ theo một hạn mức nhất
định, chủ yếu là để chi dùng cho những nhu cầu thường xuyên của công ty.
Phòng kế toán của công ty có một kế toán tiền mặt theo dõi tình hình thu, chi,
tồn quỹ tiền mặt tại công ty và một thủ quỹ trực tiếp quản lý quỹ tiền mặt.
Hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ thu chi quỹ tiền mặt, kế toán tiền
mặt sẽ hạch toán vào Sổ chi tiết tài khoản 111- tiền mặt và thủ quỹ vào Sổ quỹ
tiền mặt sổ này được viết bằng tay.Cuối ngày, kế toán tiền mặt và thủ quỹ tiến
Đại học Kinh tế Quốc dân Báo cáo kiến tập
hành đối chiếu Sổ chi tiết tiền mặt và Sổ quỹ tiền mặt nhằm tránh sai sót và
nhầm lẫn.
Công ty tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt vào cuối năm tài chính.
Thành phần Ban kiểm kê bao gồm : Kế toán trưởng, Kế toán tiền mặt, Thủ
quỹ. Nếu có chênh lệch xảy ra Ban kiểm kê tiến hành làm rõ nguyên nhân
ngay,đồng thời tiến hành điều chỉnh xử lý. Thường là do lỗi ghi chép của kế
toán và thủ quỹ do đó chênh lệch quỹ tiền mặt phát hiện được sau kiểm kê sẽ
được sửa chữa bằng bút toán đỏ hoặc bút toán bổ sung..
2.3.1.2.Kế toán quỹ tiền mặt:
*Tổ chức chứng từ:
- Phiếu thu (MS 01 – TT):
Việc thu tiền vào quỹ phải có lệnh thu, giấy đề nghị nộp tiền (hoặc
các văn bản, quyết định… có giá trị tương đương). Khi có nghiệp vụ thu tiền
xảy ra trên cơ sở lệnh thu, Phiếu thu do kế toán tiền mặt lập thành 3 liên, ghi
đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào phiếu, sau đó chuyển cho kế toán
trưởng soát xét và giám đốc ký duyệt. Phiếu thu được chuyển cho thủ quỹ,
làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế
nhập quỹ (bằng chữ) vào Phiếu thu trước khi ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu
“Đã thu tiền”. Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1liên giao cho người nộp
tiền, 1 liên lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày toàn bộ Phiếu thu kèm theo chứng từ
gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.Quy trình luân chuyển phiếu thu
được tóm tắt theo như sau:

Sơ đồ 2.03: Quy trình luân chuyển phiếu thu:
Người nộp tiền:
Đề nghị nộp tiền
Kế toán tiền mặt:
lập phiếu thu
GĐ, Kế toán trưởng:
Ký phiếu thu
Thủ quỹ: Thu tiềnKT tiền mặt: Lưu
trữ
KT tiền mặt: Ghi
sổ
Đại học Kinh tế Quốc dân Báo cáo kiến tập
- Phiếu chi: (MS 02- TT)
Khi chi tiền từ quỹ tập trung của đơn vị phải có lệnh chi (Giấy đề nghị
thanh toán, Giấy đề nghị tạm ứng…) có chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng.
Trên cơ sở đó kế toán tiền mặt lập phiếu chi. Phiếu chi được chuyển cho kế
toán trưởng soát xét và giám đốc ký duyệt. Sau đó chuyển cho thủ quỹ chi
tiền và ghi vào sổ quỹ. Sau đó chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để
hạch toán, ghi sổ và kẹp chứng từ. Quy trình :
Sơ đồ 2.04: Quy trình luân chuyển phiếu chi:
Đề nghị chi tiền
GĐ,KT trưởng: Ký phiếu chi
KT tiền mặt: Viết phiếu chi
KT tiền mặt: Ghi sổ và Kẹp chứng từ
Thủ quỹ: Xuất quỹ
*Tài khoản sử dụng :
Tài khoản chính được sử dụng là tài khoản 111 “Tiền mặt”. tài khoản
này có số dư bên nợ, trong kỳ khi có nghiệp vụ làm tăng quỹ tiền mặt kế toán
tiền mặt ghi vào bên nợ TK 111, giảm tiền mặt ghi vào bên có. `
Ngoài ra, công ty sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK 112,

131, 133, 152, 153, 211, 241, 311, 331, 411, 511, 711...
Giám đốc: Duyệt
chi
Đại học Kinh tế Quốc dân Báo cáo kiến tập
* Quy trình hạch toán tổng hợp tiền mặt ;
Sơ đồ 2.05: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán quỹ tiền mặt:


Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Sổ quỹ Phiếu thu, Phiếu chi...
Nhật ký chứng từ
số1
Sổ chi tiết quỹ tiền mặt
Bảng kê 1
Sổ Cái
TK111
Bảng tổng hợp chi
tiết
Báo cáo tài chính
Đại học Kinh tế Quốc dân Báo cáo kiến tập
Sơ đồ 2.06: Sơ đồ minh hoạ hạch toán tổng hợp thu chi tiền mặt

Tk 112 Tk 111 Tk 151,152,153,156

Rút TGNH nhập quỹ Mua vật tư, hàng hoá
Tk 511,512 Tk 112
Thu tiền bán hàng Nộp tiền mặt vào NH

Tk 515 Tk 331
Thu từ HĐ tài chính Trả nợ hoặc ứng trước
tiền cho người bán
TK 711 Tk 133
Thu khác Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Tk 131 TK 211,213,217,241
Khách hàng trả nợ Mua TSCĐ, BĐS hoặc
hoặc ứng trước thanh toán CPXDCB
Tk 411,441 Tk 311,315,333,334,338
Nhận vốn CSH Trả nợ vay ,nợ NN,CNV
và các khoản nợ khác
Tk 333(1 ) Tk 411,441

Thu VAT cho NN khi Trả vốn CSH
bán HH,cung cấp DV
Đại học Kinh tế Quốc dân Báo cáo kiến tập
2.3.2. Kế toán TGNH:
2.3.2.1. Đặc điểm về quản lý TGNH của công ty:
TGNH của công ty bao gồm các loại sau: Việt Nam Đồng, Ngoại tệ
(chủ yếu là USD), vàng bạc, kim khí quý đá quý.
Tài khoản TGNH của công ty hiện nay được nhiều ngân hàng khác
nhau. Cuối ngày kế toán đối chiếu giữa sổ sách và chứng từ của ngân hàng
nhằm tránh sai sót, nếu có chênh lệch xảy ra tiến hành kiểm tra tìm nguyên
nhân. Nếu xác định được nguyên nhân kế toán thực hiện bút toán bổ sung
hoặc bút toán đỏ. Nếu chưa xác định được nguyên nhân thì số thừa thiếu sẽ
được treo trên TK 1381 hoặc 3381.
2.3.2.2.Kế toán TGNH:
* Tổ chức chứng từ:
- Uỷ nhiệm thu: có chữ ký của giám đốc (hoặc người được uỷ

nhiệm) và kế toán trưởng
- Giấy báo có của ngân hàng: Giấy báo có do ngân hàng lập và là căn
cứ để kế toán ngân hàng ghi sổ.
- Bảng sao kê của ngân hàng: Vào cuối mỗi ngày, ngân hàng gửi
Bảng sao kê ngân hàng trên đó ghi rõ số tồn đầu kỳ, những nghiệp
vụ tăng giảm trong ngày, và số tồn cuối ngày. Đây là căn cứ để kế
toán đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách kế toán với số liệu của ngân
hàng.
Khi nhận được Giấy báo có của ngân hàng, kế toán tiến hành hạch toán
và ghi sổ kế toán. Giấy báo có sau đó được kế toán tiến hành kẹp chứng từ.
Vào cuối ngày khi nhận được Bảng sao kê ngân hàng, kế toán tiến hành đối
chiếu giữa số liệu trên sổ sách và số liệu của ngân hàng. Quy trình luân
chuyển và ghi sổ tóm tắt như sau:
Đại học Kinh tế Quốc dân Báo cáo kiến tập
Sơ đồ 2.07: Quy trình luân chuyển Giấy báo có:
Kế toán TGNH
Ngân hàng
Bảng sao kê ngân hàng
- Uỷ nhiệm chi: Trên cơ sở lệnh chi và các văn bản chứng từ có giá trị
tương đương, kế toán TGNH lập uỷ nhiệm chi. Uỷ nhiệm chi được
lập ít nhất là 2 liên (tuỳ theo yêu cầu của từng ngân hàng và tuỳ theo
nội dung nghiệp vụ). Liên 1 dùng để ghi sổ, kẹp chứng từ. Liên 2
giao ngân hàng.
- Giấy báo Nợ: Giấy báo Nợ do ngân hàng lập và là căn cứ để kế toán
ghi sổ.
- Bảng sao kê ngân hàng
Để được phép chi tiền từ TK TGNH, kế toán TGNH phải nhận được đầy
đủ các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ chi tiền đó (ví dụ: Dùng TGNH
thanh toán tiền mua vật tư thì phải có bộ chứng từ bao gồm: Hợp đồng, Hoá
đơn GTGT, Phiếu nhập kho…). Khi có đầy đủ chứng từ hợp lệ, kế toán

TGNH lập Uỷ nhiệm chi có chữ ký của giám đốc và kế toán trưởng chuyển
cho ngân hàng. Khi nhận được Uỷ nhiệm chi, ngân hàng chi tiền và gửi Giấy
báo nợ, bảng sao kê ngân hàng, Uỷ nhiệm chi đã có chữ ký của ngân hàng về
cho công ty. Kế toán TGNH tiến hành ghi sổ đối chiếu và kẹp chứng từ. Quy
trình luân chuyển như sau:

Sơ đồ 2.08: Quy trình luân chuyển chứng từ giảm TGNH:
Lệnh chi và các chứng từ liên quan
Giấy báo có
Đại học Kinh tế Quốc dân Báo cáo kiến tập
Giám đốc, KT trưởng: Ký duyệt
Ngân hàng:Chuyển tiền; gửi giấy báo nợ, bảng sao kê NH; uỷ nhiêm chi
Kế toán TGNH:Ghi sổ,đối chiếu, kẹp chứng từ
Kế toán TGNH:
Lập uỷ nhiệm chi
* Tài khoản sử dụng :
Để hạch toán tăng TGNH công ty sử dụng TK 112 là chính. TK này
được mở chi tiết cho từng loại tiền và chi tiết cho từng ngân hàng. TK 112 có
số dư bên nợ. Trong kỳ, khi có nghiệp vụ tăng TGNH, kế toán TGNH hạch
toán vào bên nợ, giảm ghi vào bên có TK này.
Ngoài ra, công ty còn sử dụng một số TK liên quan:
*Quy trình ghi sổ:
Sơ đồ 2.09: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán TGNH

Giấy báo Nợ, giấy báo
Có, bảng sao kê NH
NKCT số2
Sổ chi tiếtTGNH
Bảng kê 2
Sổ Cái

TK112
Bảng tổng hợp chi
tiết
Báo cáo tài chính
Đại học Kinh tế Quốc dân Báo cáo kiến tập
Sơ đồ 2.10: Sơ đồ minh hoạ hạch toán tăng giảm TGNH
(TK 11211- TGNH VNĐ NHTMCP hàng hải Cẩm Phả, Tháng 3/2010)
TK 11211
dđk: 21.952.754
TK 131 TK 642
15.163.374.300 10.194.570
TK 111 TK 133
6.000.000 1.019.410
TK 515 TK 112
454.200.180

TK 341
869.495.750
TK 311
10.188.951.290
510.187
TK 152
102.767.009

TK 331
1.896.489.070

TK 211
1.663.373.107
dck: 5.382.860

Đại học Kinh tế Quốc dân Báo cáo kiến tập
2.3.3. Kế toán nguyên vật liệu:
2.3.3.1. Đặc điểm, phân loại và công tác quản lý NVL tại Công ty:
Đặc điểm NVL:
Do là một doanh nghiệp chế tạo máy có quy mô tương đối lớn nên NVL,
vật tư của công ty ngoài những đặc điểm chung còn có những đặc điểm riêng
biệt:
- NVL, vật tư của công ty phong phú về chủng loại, đa dạng về quy
cách.
- NVL thường có khối lượng lớn, chẳng hạn sắt thép lên đến hàng
nghìn tấn
- Chi phí NVL lớn, chiếm tỷ trọng cao trong giá thành sản phẩm
- NVL, CCDC được quản lý tại kho vật tư về mặt hiện vật.
Phân loại NVL:
NVL tại công ty rất phong phú và đa dạng. Để có thể quản lý một cách
chặt chẽ NVL và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán, NVL được
phân loại dựa trên vai trò tác dụng của vật liệu đối với hoạt động SXKD của
công ty. Theo đặc trưng này NVL được phân ra các loại sau đây:
Vật liệu chính: Vật liệu cấu thành chủ yếu hình thái vật chất của sản
phẩm. Thuộc loại này có rất nhiều chủng loại vật tư như: sắt thép các loại (sắt
hợp kim, sắt kết cấu…), bộ hơi, vít, dây cuaroa, ống sắt…
Vật liệu phụ: sử dụng kết hợp với NVLC để tạo ra hình thái vật chất
của sản phẩm. Thuộc loại này có: sơn, ôxy,ga, que hàn, thuốc hàn, khí các bô
níc, đất cát (cát làm sạch)…
Nhiên liệu, các loại vật tư, phụ tùng khác:...
Tính giá NVL:
Áp dụng chuẩn mực kế toán số 02- Hàng tồn kho công ty tính giá NVL
theo giá thực tế.Giá thực tế của NVL nhập kho phụ thuộc vào nguồn nhập.
Tại công ty hầu hết NVL nhập kho là từ mua ngoài, giá NVL nhập kho được
tính theo công thức sau:

Đại học Kinh tế Quốc dân Báo cáo kiến tập
Giá NVL nhập kho = Giá mua trên hoá đơn + Chi phí thu mua – CK thương
mại, giảm giá hàng bán+ Các khoản thuế không được khấu trừ
NVL gia công chế biến xong nhập kho:
Giá thực tế = Giá xuất + chi phí gia công chế biến + chi phí vận chuyển, bốc
dỡ...
Giá NVL xuất kho được tính theo phương pháp giá bình quân gia
quyền, theo công thức sau:
Giá VL tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ
Giá NVL xuất kho = Lượng VL xuất kho * Lượng VL tồn đkỳ + nhập trong kỳ
2.3.3.2. Kế toán NVL:
*Tổ chức chứng từ:
- Phiếu nhập kho: Do cán bộ phòng vật tư lập thành 2 liên (đối với vật
tư, hàng hóa mua ngoài) hoặc 3 liên (đối với vật tư tự sản xuất) đặt
giấy than viết một lần, trong đó liên 1 lưu tại quyển, liên 2 dùng
luân chuyển và ghi sổ kế toán, liên 3 (nếu có) người giao hàng giữ.
- Bảng kê phiếu nhập: Dựa trên phiếu nhập kho, cuối tháng kế toán
vật tư tổng hợp các phiếu nhập kho trong tháng theo thứ tự thời gian
và nhóm vật tư để tiện theo dõi và đối chiếu.
- Biên bản giao nhận vật tư: Do phòng quản lý cấp phát vật tư lập khi
bàn giao vật tư cho đơn vị sử dụng.
Bộ phận SXKD nghiên cứu lập kế hoạch về nhu cầu thu mua, sử dụng
vật tư lập phiếu đề nghị nhập vật tư, và hợp đồng mua hàng trình giám đốc
ký duyệt. Phòng vật tư trực tiếp mua vật tư nhập kho. Dựa vào hoá đơn và
các chứng từ mua hàng liên quan phòng quản lý vật tư lập phiếu nhập kho và
ghi vào các cột: tên, chủng loại, quy cách, số lượng nhập. Nhập kho xong,
thủ kho ghi vào cột thực nhập và thẻ kho. Cuối cùng, phiếu nhập kho được
chuyển cho kế toán vật tư ghi vào cột đơn giá, thành tiền và ghi sổ, kẹp
chứng từ. Quy trình như sau:
Đại học Kinh tế Quốc dân Báo cáo kiến tập

Sơ đồ 2.11: Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho:
tư
Phòng QLVT: mua hàng
lập phiếu nhập kho
Bộ phận SXKD: nghiên
cứu nhu cầu thu mua, sử
dụng vật tư
Giám đốc: Ký hợp
đồng mua hàng
Kế toán vật tư: Ghi sổ,
kẹp chứng từ
Thủ kho: Nhập kho,
ghi thẻ kho