THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY GS

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG VÀ
NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY GS – GROUP JSC
2.1. Thực trạng kế toán thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty GS –
GROUP JSC
2.1.1. Thủ tục chứng từ
Chứng từ sử dụng:
Đối với nghiệp vụ mua hàng và thanh toán cho nhà cung cấp trong nước.
- Các chứng từ về mua hàng: hợp đồng mua bán, hóa đơn GTGT hoặc
hóa đơn bán hàng thông thường, vận đơn, biên bản giao nhận tài sản, biên
bản kiểm nghiệm hàng hóa, phiếu nhập kho.
- Các chứng từ về thanh toán: giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán
tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi…
Hợp đồng kinh tế: là hợp đồng do 2 bên mua và bên bán tiến hành lập
và ký kết để xác định quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ mua
bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Trong hợp đồng sẽ quy định rõ số lượng,
chất lượng, chủng loại, giá trị hợp đồng,thời hạn thực hiện hợp đồng, phương
thức giao nhận, bảo hành, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, phương thức thanh
toán, thời hạn thanh toán, địa điểm thanh toán và những vấn đề có liên quan.
Hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng thông thường: đây
là hóa đơn do bên bán (bên bán là nhà cung cấp Việt Nam) phát hành đây là
bằng chứng chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và là cơ sở cho kế toán
nhập số liệu vào máy vi tính và lên các bảng kê thuế đầu vào.
1
Phan ThÞ H¬ng
Biểu 2-1 : Hóa đơn giá trị gia tăng
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT - 3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG AA/2009T
Liên 2: Giao cho khách hàng 2350
Ngày 03 tháng 12 năm 2009
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH SX TM DV Trọng Tín
Địa chỉ: 649/36/13 Điện Biên Phủ P.25

MST: 0303990395
Họ và tên người mua: Nguyễn Văn Tuấn
Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư
Địa chỉ: Số 2 lô F1 khu ĐTM Đại Kim Hà Nội
Số tài khoản: 0011000644465
Hình thức thanh toán: TM/CK MST: 0101430351
STT Tên hàng hóa, dịch vụ
Đơn vị Số
Đơn giá Thành tiềntính lượng
A B C 1 2 3=1X2
1 Giấy in mã vạch 70x30x150 Cuộn 200 165,000 33,000,000


Cộng tiền hàng: 33,000,000
Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 1,650,000
Tổng cộng tiền thanh toán 34,650,000
Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi tư triệu sáu trăm năm mươi nghìn đồng

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
(Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư)
2
Phan ThÞ H¬ng
Giấy đề nghị nhập hàng mua: đây là văn bản được lập bởi cán bộ
phòng kinh doanh, khi có nhu cầu về hàng hóa cán bộ phòng kinh doanh sẽ
tiến hành lập yêu cầu mua hàng , yêu cầu mua hàng phải có chữ ký của người
lập, xác nhận của trưởng phòng kinh doanh. Trên giấy đề nghị mua hàng phải
có đầy đủ tên của người yêu cầu, tên hàng, số lượng hàng, giá của từng mặt
hàng, lý do nhập hàng…
Biểu 2-2 : Phiếu yêu cầu mua hàng

CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN PHÁT TRIỂN
CÔNG NGHỆ VÀ ĐẦU TƯ
PHIẾU YÊU CẦU MUA HÀNG

Họ và tên người yêu cẩu : Nguyễn Văn Nam
Bộ phận : Phòng kinh doanh
Lý do yêu cầu
: Mua để cung cấp cho đơn đặt hàng
số 234/ĐĐH
Thời gian cần sử dụng : 04/12/2009
Chi tiết hàng hóa:

STT Tên hàng hóa Mã hàng
Đơn
vị
Số
lượng
Đơn
giá
Thành tiền
Ghi
ch
ú
1
Giấy in mã vạch
70x30x150
70x30x150 Cuộn 200 165000 33,000,000

Người duyệt Ngày 01 tháng 12 năm 2009

(ký và ghi rõ họ tên) Người lập

(ký và ghi rõ họ tên)
(Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư)
Hóa đơn vận chuyển: là loại hóa đơn do đơn vị vận chuyển hàng hóa
giao cho Công ty khi phát sinh nghiệp vụ vận chuyển hàng hóa. Hóa đơn vận
chuyển có thể là hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường.
Phiếu nhập kho: do phòng kinh doanh lập thành 2 liên, liên 1 lưu tại
kho nơi lập phiếu, liên 2 thủ kho ghi thẻ kho và chuyển lên phòng kế toán để
3
Phan ThÞ H¬ng
ghi sổ kế toán. Phiếu nhập kho nhằm xác định số lượng vật tư, hàng hóa nhập
kho, làm căn cứ ghi thẻ kho, xác định trách nhiệm của những người có liên
quan và ghi sổ kế toán. Trên phiếu nhập kho có đầy đủ các thông tin về nhà
cung cấp, tên kho, tên hợp đồng, tên quy cách hàng hóa, mã hàng, đơn vị tính,
số lượng đơn giá…
4
Phan ThÞ H¬ng
Biểu 2-3 : Phiếu nhập kho
Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư

Số: 00239
Nợ:
Có:
PHIẾU NHẬP KHO

Ngày:03/12/2009
Họ và tên người giao hàng:Công ty TNHH SX TM DV Trọng Tín

Địa chỉ:649/36/13 Điện Biên Phủ P.25

Theo hợp đồng:

Nhập tại kho: HCM01

Diễn giải: Nhập giấy in mã vạch

STT
Tên quy cách hàng
hóa
Mã hàng ĐVT
Loại
tiền
Số
lượng
Đơn giá Thành tiền
1 Giấy 70x30x150 mét
70x30x15
0
Cuộn VNĐ 200 165,000
33,000,00
0
2
Cộng 200 165,000
33,000,00

0
Tổng số tiền (bằng chữ): Ba mươi ba triệu đồng
Người
lập
Phụ trách Kế toán
Người giao
hàng
Thủ
kho
Thủ
trưởng
đơn vị

bộ phận trưởng

(Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư)
5
Phan ThÞ H¬ng
Biên bản giao nhân tài sản cố định: được lập khi phát sinh nghiệp vụ
giao nhận TSCĐ biên bản này được lập thành 2 bản trong đó mỗi bên (bên
giao và bên nhận) giữ một bản, biên bản này là căn cứ để giao nhận TSCĐ và
kế toán ghi sổ (thẻ) TSCĐ.
Giấy đề nghị tạm ứng: do người có nhu cầu xin tạm ứng viết sau đó chuyển
cho kế toán trưởng xem xét và ghi ý kiến để ban giám đốc duyệt chi. Căn cứ vào quyết
định duyệt chi của ban giám đốc kế toán tổng hợp tiến hành lập phiếu chi kèm theo
giấy đề nghị tạm ứng chuyển cho thủ quỹ để tiến hành xuất quỹ.
Biểu 2-4 : Giấy đề nghị tạm ứng
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ ĐẦU TƯ
VPGD: Số 2 - Lô F1 - Khu ĐTM Đại Kim - Hoàng Mai - Hà Nội

GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
(Ngày 02 tháng 12 năm 2009)

Kính gửi
: Giám đốc Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát
triển Công nghệ và Đầu tư
Tên tôi là : Nguyễn Văn Tuấn
Bộ phận : Phòng kinh doanh
Số tiền xin tạm ứng : 10.000.000 đồng
Viết bằng chữ : Mười triệu đồng
Lý do tạm ứng
: Mua hàng của Công ty TNHH SX TM DV
Trọng Tín cung cấp cho đơn đặt hàng của
khách hàng
Thời hạn thanh toán : Ngày 03/12/2009

Giám đốc Công ty
(Ký và ghi rõ họ
tên)
Kế toán trưởng
(Ký và ghi rõ họ
tên)
Người đề nghị tạm ứng
(Ký và ghi rõ họ tên)
(Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư)
6
Phan ThÞ H¬ng
Giấy thanh toán tiền tạm ứng: do người được cấp tạm ứng lập, là bản
liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng, và các khoản chi có liên quan của
người nhận tạm ứng, đây là căn cứ vào sổ kế toán và thanh toán tiền tạm ứng.

Biểu 2-5 : Giấy thanh toán tiền tạm ứng
GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG
Ngày 04 tháng12 năm2009

Số:0201
Nợ:3311
Có:1411
Họ và tên người thanh toán: Nguyễn Văn Tuấn
Bộ phận: Phòng kinh doanh
Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây
Diễn giải Số tiền
A 1
I. Số tiền tạm ứng

1. Số tạm ứng đợt trước chưa chi hết 0
2. Số tạm ứng kỳ này

-Phiếu chi số…1350 ..ngày…02/12………. 10,000,000
-Phiếu chi số……..ngày……….

-

II. Số tiền đã chi

1. Chứng từ số…002350 ngày 03/12 10,000,000
III. Chênh lệch
1. Số tạm ứng không chi hết

2. Chi quá số tạm ứng 0
Giám đốc

Kế toán
trưởng Kế toán tổng hợp Người đề nghị thanh toán
(ký, họ
tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
(Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư)
7
Phan ThÞ H¬ng
Phiếu chi: do kế toán tổng hợp lập, có đầy đủ chữ ký của giám đốc, kế
toán trưởng và thủ quỹ, người nhận tiền và người lập phiếu. phiếu chi được
lập thành 2 liên, một liên được lưu tại nơi lập phiếu, liên còn lại thủ quỹ dùng
ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán.
Giấy báo nợ: phát sinh khi Công ty thanh toán các khoản nợ bằng tiền
gửi ngân hàng, ngân hàng sẽ phát hành giấy báo nợ và gửi giấy báo này về
Công ty để thông báo nghiệp vụ giảm tiền gửi tại ngân hàng
Ủy nhiệm chi: do kế toán tổng hợp lập, có đầy đủ chữ ký của kế toán
trưởng, thủ trưởng đơn vị, ủy nhiệm chi được gửi tới ngân hàng để ngân hàng
căn cứ vào chi tiền theo sự ủy nhiệm của Công ty. Ủy nhiệm chi được lập
thành 4 liên, sau khi tiến hành chi tiền theo yêu cầu của Công ty, ngân hàng
gửi lại cho Công ty 1 liên cùng giấy báo nợ. Đây là căn cứ để kế toán ghi sổ.
Biểu 2-6 : Ủy nhiệm chi
ỦY NHIỆM CHI. PAYMENT ORDER Mã số: H8-16/NH
Ngày 15/12/2009 Số: 125
Ghi nợ TK Số tiền:
TK:0011000644465 Bằng số:24,630,000
Tên TK: Công ty cổ phần tập đoàn phát
triển công nghệ và đầu tư
Bằng chữ: hai mươi tư triệu sáu trăm
ba mươi nghìn đồng
Tại ngân hàng VietComBank
Nội dung: Thanh toán tiền hàngGhi có TK

TK:0001145678956
Tên TK:Công ty TNHH SX TM DV
Trọng Tín Kế toán trưởng Chủ TK
Tại ngân hàng BIDV (ký)
(ký và đóng
dấu)
Dành cho ngân hàng:
Thanh toán viên Kiểm soát Giám đốc
(ký) (ký) (ký)
8
Phan ThÞ H¬ng
(Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư)
Đối với quá trình mua hàng và thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài.
- Hợp đồng nhập khẩu với nhà cung cấp nước ngoài
- Hóa đơn thương mại
- Vận đơn đường biển, đường không…
- Hóa đơn bảo hiểm
Một số chứng từ khác như: Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, giấy
chứng nhận chất lượng hàng hóa…
- Tờ khai hải quan hàng nhập khẩu
- Yêu cầu mua hàng (order corfimation)
+ Chứng từ thanh toán với nhà cung cấp bao gồm:
- Yêu cầu mở thư tín dụng (thanh toán bằng L/C)
- Lệnh chuyển tiền
- Giấy báo nợ của ngân hàng
Hợp đồng nhập khẩu hàng hóa: tương tự như hợp đồng thương mại
đối với nhà cung cấp trong nước. Hợp đồng quy định quyền và nghĩa vụ của
hai bên trong việc kinh doanh hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu, tuy nhiên vì có
yếu tố nước ngoài nên các khoản mục rất chi tiết và quy định cụ thể luật pháp
áp dụng khi có tranh chấp xẩy ra.

Comerical invoice: hóa đơn này do nhà cung cấp nước ngoài phát
hành. Hóa đơn là căn cứ xác định sự tồn tại của nghiệp vụ kinh tế phát sinh và
thể hiện nghĩa vụ thanh toán của Công ty với nhà cung cấp.
Hóa đơn vận chuyển: là hóa đơn do đơn vị vận chuyển lập, có thể đơn
vị vận chuyển đường biển hoặc đường không. Đây là căn cứ để xác định chi
phí vận chuyển hàng từ nước ngoài về. Công ty có trách nhiệm trả toàn bộ chi
9
Phan ThÞ H¬ng
phí này cho Công ty vận tải. Tuy nhiên tùy từng điều kiện thanh toán mà
chứng từ này có tồn tại hay không ví dụ khi điều khoản thanh toán là CIF thì
không phát sinh chứng từ vận chuyển, khoản này do nhà cung cấp chi trả.
Hóa đơn bảo hiểm: Là hóa đơn do Công ty bảo hiểm lập. Hóa đơn này
là căn cứ xác định phí bảo hiểm mà Công ty phải trả. Tương tự như vận đơn
tùy từng điều khoản thanh toán mà khoản chứng từ này có phát sinh hay không.
Biều 2-7 : Hóa đơn bảo hiểm

HÓA ĐƠN THU PHÍ BẢO HIỂM
(GTGT)
(Invoice for insuarance fee)
TỔNG CÔNG TY BẢO VIỆT VIỆT NAM
Ký hiệu:
BG/2009T
CÔNG TY BẢO VIỆT HÀ NỘI
Số: 0002088

Địa chỉ: 15 Trần Khánh Dư,
MST: 0101527385 -
009 Quận Hoàn Kiếm, Tp Hà Nội

Số tài khoản:

Đại diện người mua (Representative of the buyer):
Đơn vị (Enterprise): Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư
Địa chỉ (Address): Số 2 Lô F1 khu ĐTM Đại Kim Hà Nội
Số tài khoản (Number of account):
Tại (In the bank):
Mã số thuế (Code of VAT):
Hình thức thanh toán (Mode of payment):
Số thứ tự
Loại hình bảo
hiểm Số tiền phí bảo hiểm
Giấy chứng nhận
(Hợp đồng, Đơn)
Bảo hiểm
Số….ngày…/
…/20….
(No)
(Class of
insurance) (Amount of premium)
(Reference
number and date
of insurance
certificate)

Đồng Việt
Nam
Ngoại
tệ

10
Phan ThÞ H¬ng

(VNĐ) (USD)

A. Loại hình bảo hiểm chịu thuế GTGT (với thuế suất………10%)
1 Hàng nhập 396,530
Cộng phí bảo hiểm phần A (Total premium A) 396,530
Tiền thuế GTGT (Amuont of VAT): 39,653
Tổng cồng phần A (Total of part
A) 436,183
B. Loại hình bảo hiểm không chịu thuế
Cộng phí bảo hiểm phần B (Total premium B):
Tổng cộng tiền thanh toán (Total of payment): 436,183
Tổng số tiền viết bằng chữ (Total amount in words): Bốn trăm ba mươi sáu nghìn một trăm tám
mươi ba đồng
Người nộp tiền Ngày (Date)….tháng (month)…năm (year) 2009
(Ký, ghi rõ họ tên) Người thu tiền
Costomer's signature and name (Ký, ghi rõ họ tên)

Costomer's signature and name
Nguồn: Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư
Yêu cầu mở thư tín dụng: việc mở thư tín dụng được quy định cụ thể
trong mục hình thức thanh toán trong hợp đồng được ký kết với nhà cung cấp
nước ngoài. Công ty tiến hành lập yêu cầu mở thư tín dụng sau đó gửi tới
ngân hàng, nếu thỏa mãn các điều kiện của ngân hàng về số tiền ngoại tệ
trong tài khoản, ngân hàng tiến hành gửi một bản L/C để Công ty xác nhận
sau khi được xác nhận ngân hàng gửi giấy báo Nợ tới Công ty thể hiện số tiền
đã được chuyển vào L/C. Khi nghiệp vụ mua bán hàng hóa kết thúc nhà cung
cấp gửi bộ chứng từ thanh toán vào ngân hàng và đề nghị thanh toán. Ngân
hàng tiến hành thanh toán và gửi giấy báo nợ về Công ty để thông báo việc
thanh toán đã được thực hiện, việc lập yêu cầu mở thư tín dụng, hạch toán về

tiền do kế toán tổng hợp thực hiện.
Lệnh chuyển tiền: chứng từ này do Công ty lập gửi tới ngân hàng yêu
cầu thanh toán bằng chuyển khoản cho nhà cung cấp nước ngoài. Khi thực
hiện xong ngân hàng gửi giấy báo Nợ tới Công ty thông báo nghiệp vụ thanh
11
Phan ThÞ H¬ng
toán đã thực hiện, số tiền trong tài khoản của Công ty đã được chuyển cho
nhà cung cấp.
Giấy báo nợ: phát sinh khi có nghiệp vụ thanh toán cho nhà cung cấp
qua ngân hàng, ngân hàng phát hành giấy báo nợ gửi về Công ty để thông báo
số tiền trong tài khoản của Công ty đã bị giảm đi. Đây là căn cứ để kế toán
ghi giảm khoản phải trả nhà cung cấp.
2.1.2. Kế toán chi tiết thanh toán với nhà cung cấp tại Công ty GS –
GROUP JSC
Sổ sách sử dụng
Sổ chi tiết
- Sổ chi tiết thanh toán với người bán: Sổ này được dùng để theo dõi tình
hình thanh toán với nhà cung cấp và được mở theo từng đối tượng thanh toán.
- Sổ tổng hợp chi tiết thanh toán với nhà cung cấp: sổ này dùng để theo
dõi tổng hợp tình hình thanh toán với nhà cung cấp.
Sổ tổng hơp: Sổ Nhật ký chung, sổ Cái TK 331…
Trình tự hạch toán
Công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast Acounting 2004, quy trình
hạch toán qua phần mềm kế toán như sau:
12
Phan ThÞ H¬ng
Sơ đồ 2-1. Sơ đồ hạch toán phần hành thanh toán với nhà cung cấp tại
Công ty GS – GROUP JSC theo hình thức Nhật ký chung có
sử dụng phần mềm kế toán
Chứng từ ban đầu:

- Hóa đơn GTGT (liên 2)
- Vận đơn
- Giấy đề nghị tạm ứng
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng
- Giấy báo nợ của ngân hàng
- Phiếu nhập kho
Phần mềm kế toán
Kế toán nhập số liệu vào máy vi tính
Phần mềm kế toán xử lý lên các sổ và in ra khi cần
Lên các sổ kế toán:
- Sổ Nhật ký chung
- Sổ cái TK 331
- Sổ chi tiết TK331
- Sổ tổng hợp tài khoản 331
- Bảng cân đối số phát sinh
- Báo cáo kế toán
- Báo cáo tài chính
(Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư)
Hàng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh căn cứ vào chứng từ gốc
gồm hóa đơn GTGT, vận đơn, hóa đơn bán hàng thông thường, bộ hồ sơ nhập
khẩu… kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, chính xác của chứng từ và nhập
13
Phan ThÞ H¬ng
số liệu vào máy vi tính, phân mềm kế toán sẽ tự xử lý và lên các sổ tổng hợp,
chi tiết và báo cáo kế toán thích hợp.
Các thông tin mà kế toán nhập vào máy tính như sau:
- Tài khoản: 331
- Mã số nhà cung cấp
- Ngày nhập chứng từ
- Số hiệu chứng từ gốc, ngày tháng của chứng từ gốc

- Nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Thời hạn thanh toán
- Loại tiền
-Giá trị
- Tài khoản đối ứng
Dưới đây là hai ví dụ cụ thể ứng với hai trường hợp mua hàng trong
nước và nhập khẩu diễn ra tại Công ty tháng 12 năm 2009.
Ví dụ 1: Ngày 02/12/2009 công ty gửi đề nghị mua hàng tới Công ty
TNHH SX TM DV Trọng Tín với tổng giá trị lô hàng là 34.650.000 đồng,
hàng hóa bao gồm giấy in mã vạch loại 70x30x150, mặt hàng chịu mức thuế
suất 5%, Công ty cử ông Nguyễn Văn Tuấn thuộc bộ phận kinh doanh đi mua
và tạm ứng cho ông Tuấn là 10.000.000 đồng. Công ty thanh toán bằng tiền
mặt cho nhà cung cấp bằng số tiền tạm ứng, còn lại thanh toán chuyển khoản
qua ngân hàng vào ngày 15/12/2009. Chi phí vận chuyển cho lô hàng trên là
550.000 đồng bao gồm thuế GTGT 10% Công ty cũng thanh toán bằng
chuyển khoản cho đơn vị vận chuyển.
14
Phan ThÞ H¬ng
Chứng từ sử dụng trong nghiệp vụ trên như sau:
- Khi có yêu cầu mua hàng của khách hàng do hàng hóa không có trong
kho hoặc trong kho không đủ, nhân viên phòng kinh doanh lập phiếu yêu cầu
mua hàng như biểu 2-2 Phiếu yêu cầu mua hàng, có xác nhận của trưởng
phòng kinh doanh gửi lên ban giám đốc đề nghị mua hàng.
- Sau khi đề nghị mua hàng được phê duyệt ông Nguyễn Văn Tuấn lập
đề nghị tạm ứng theo biểu 2-4 số tiền 10.000.000 đồng để chi cho nghiệp vụ
chuẩn bị thực hiện. Giấy đề nghị tạm ứng được kế toán trưởng và ban giám
đốc ký xác nhận chuyển cho kế toán tổng hợp lập phiếu chi, đây là căn cứ để
thủ quỹ chi tiền và ghi vào sổ quỹ.
- Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng công ty Trọng Tín cùng đơn vị vận
tải sẽ cung cấp hóa đơn giá trị gia tăng như biểu 2-1 và hóa đơn vận chuyển.

Sau khi thanh toán 10.000.000 đồng bằng tiền mặt ông Tuấn viết giấy thanh
toán tiền tạm ứng theo biểu 2-5 để xin thanh toán số tiền đã được ứng trước.
Các chứng từ này được gửi lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ.
- Hàng về nhập kho thủ kho làm thủ tục nhập kho, cán bộ kỹ thuật tiến
hành kiểm tra chất lượng của hàng hóa và tiến hành nhập kho, thủ kho viết
phiếu nhập kho như biểu 2-3 lập thành 2 liên. Phiếu nhập kho được gửi lên
phòng kế toán làm căn cứ đối chiếu hóa đơn mua hàng và ghi sổ.
- Ngày 15/12/2009 kế toán tổng hợp gửi bộ ủy nhiệm chi như biểu 2-6
tới ngân hàng, Ngân hàng tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp và gửi giấy
báo nợ thông báo nghiệp vụ đã được diễn ra và số dư tài khoản của Công ty.
Đây là căn cứ để kế toán ghi giảm số nợ phải trả nhà cung cấp
Khi nhận được chứng từ, kế toán tiến hành kiểm tra tính chính xác và
hợp lệ rồi nhập số liệu vào máy vi tính, phần mềm kế toán sẽ tự động lên các
sổ chi tiết và tổng hợp thích hợp, in ra khi có yêu cầu.
15
Phan ThÞ H¬ng
Sổ chi tiết Công nợ của Công ty TNHH SX TM Trọng Tín được in ra
như sau:
Biểu 2-8 : Sổ chi tiết TK 331– Công ty TNHH SX TM Trọng Tín
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ ĐẦU TƯ
:
SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ
Tài khoản: 331 - Phải trả cho người bán
Nhà cung cấp: Công ty TNHH SX TM Trọng Tín (TRONGTIN)
Từ ngày: 01/12/2009 đến ngày: 31/12/2009
Số dư có đầu kỳ 72,966,658
Chứng từ
Diễn giải TK đ/ư Ps nợ Ps cóNgày Số
…. …. ………. …. … ….
03/12 PN 2350 Mua giấy in mã vạch loại 70x30x150 156 33,000,000

03/12 PN 2350 Thuế VAT được khấu trừ 5% 13311 1,650,000
03/12 TT 245 Thanh toán bằng tiền tạm ứng 141 10,000,000
03/12 PN 236 Chi phí vận chuyển 156 500,000
03/12 PN 236 Thuế VAT được khấu trừ 10% 13311 50,000

1 UN 125 Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng 11217 24,650,000
…. …. …… ….. …. ….
Tổng phát sinh nơ 79,649,776
Tổng phát sinh có 56,469,723
Số dư có cuối kỳ 49,786,605

Ngày….tháng…..năm
NGƯỜI LẬP BIỂU
(ký, họ tên)
(Nguồn Công ty Cổ phần Tập đoàn Phát triển Công nghệ và Đầu tư)
16
Phan ThÞ H¬ng
Ví dụ 2: Ngày 15/12/2009 Công ty nhập khẩu lô hàng bao gồm các loại
loa báo động 12VDC của Công ty Hochiki (Đài Loan) với tổng giá trị lô hàng
là 2158 USD, tỷ giá giao dịch ngày 15/12 là 18.490 đ. Công ty thanh toán
bằng L/C.
- Ngày 10/12/2009 Công ty và nhà cung cấp ký hợp đồng ngoại thương
về việc mua hàng hóa, trong hợp đồng quy định cụ thể về chất lượng hàng
hóa, số lượng và các vấn đề liên quan. Sau đó Công ty Hochiko phát hành hóa
đơn thương mại gửi tới Công ty.
- Ngày 15/12 Hàng về đến cửa khẩu, cán bộ hải quan tiến hành xác
định giá trị tính thuế, thuế nhập khẩu, thuế VAT hàng NK. Công ty căn cứ vào
tờ khai hải quan để xác định chính xác giá vốn hàng mua. Trường hợp này chỉ
có bộ phận thuế NK được tính vào giá vốn hàng mua, phần thuế VAT sẽ được
khấu trừ.

- Ngày 15/12/2009 hàng về đến kho thủ kho cùng cán bộ kỹ thuật kiểm
tra chất lượng và sự phù hợp của hàng hóa, lập biên bản kiểm nghiệm, thủ
kho tiến hành nhập kho và lập phiếu nhập kho.
- Sau đó Công ty lập yêu cầu mở thư tín dụng gửi đến ngân hàng ngoại
thương Hà Nội – chi nhánh Thành Công đề nghị mở L/C. Ngân hàng tiến hành
thanh toán cho nhà cung cấp và gửi giấy báo Nợ cho công ty. Các chứng từ này
làm căn cứ để kế toán ghi sổ và chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Nhận được bộ chứng từ đầy đủ kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy
vi tính phần mềm kế toán tự động lên các sổ tổng hợp và chi tiết thích hợp.
17
Phan ThÞ H¬ng