ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ DOANH THU, CHI PHÍ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN PHÁT NHANH HỢP NHẤT MIỀN BẮC

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ DOANH THU, CHI PHÍ CỦA CÔNG
TY CỔ PHẦN CHUYỂN PHÁT NHANH HỢP NHẤT MIỀN BẮC
1.1. ĐẶC ĐIỂM DOANH THU, CHI PHÍ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CPN HỢP NHẤT
MIỀN BẮC
1.1.1. Khái quát các hoạt động kinh doanh của Công ty CP CPN Hợp Nhất Miền
Bắc
Công ty CP CPN Hợp Nhất Miền Bắc cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh trong
nước và quốc tế bao gồm các tỉnh từ Hà Tĩnh trở ra các tỉnh phía Bắc. Công ty hiện có 37
Trung tâm giao dịch và 19 Tuyến phát, bao gồm:
- Trung tâm giao dịch:
+ Tại Hà Nội: Cửa Nam, Tây Hồ, Hoàn Kiếm, Võ Thị Sáu, Thái Thịnh, Gia Lâm,
Cầu Giấy, Láng Hạ, Hà Đông, Trung Hòa, Trần Duy Hưng, Nhân Chính, Thanh Xuân, Mỹ
Đình, Ba Đình, Đống Đa, Hoàng Cầu, Hai Bà Trưng, Đông Anh, Vĩnh Yên.
+ Các tỉnh thành: Lạng Sơn, Thái Nguyên, Quảng Ninh, Bắc Sơn, Bắc Ninh, Bắc
Giang, Hải Dương, Hải Phòng, Phố Nối, Quán Toan, Hà Nam, Nam Định, Thái Bình, Ninh
Bình, Vinh, Thanh Hóa, Hà Tĩnh.
- Tuyến phát: Việt Trì, Yên Bái, Hòa Bình, Sơn Tây, Uông Bí, Lào Cai, Sơn La,
Điện Biên, Bắc Kạn, Cao Bằng, Hà Giang, Tuyên Quang, Lai Châu, Sao Đỏ, Phả Lại,
Hưng Yên, Móng Cái, Phú Thọ, Bỉm Sơn.
Với quan điểm và triết lý kinh doanh: “Khách hàng là người trả lương” nên mọi
hoạt động của công ty luôn hướng về khách hàng, nhằm thoả mãn tối đa mọi nhu cầu và
mang lại cho khách hàng những “Giá trị đích thực”. Trước năm 2009, Công ty cung cấp
cho KH hai dịch vụ chính là CPN và PHB OCS. Tuy nhiên sang đến năm 2009, dịch vụ
PHB được chuyển giao cho Công ty CP CPN Hợp Nhất Quốc tế là một trong bốn công ty
con của Công ty CPN Hợp Nhất Việt Nam. Hiện tại, Công ty chỉ cung cấp dịch vụ CPN
cho KH.
Dịch vụ CPN là DV có chất lượng cao, với thời gian nhanh và chính xác, việc thực
hiện DV này được thông qua các khâu thu gom, vận chuyển và phát thư tín, tài liệu hoặc
các hàng hóa trong thời gian ngắn nhất. Quá trình thu gom, khai thác, vận chuyển được
thực hiện bằng phương pháp tổ chức và các phương tiện hiện đại, gọn nhẹ.
Dịch vụ CPN mang những đặc tính cơ bản sau:

- Bưu phẩm CPN được đặc biệt ưu tiên xử lý từ khi nhận gửi đến khi phát, để
chuyển bưu phẩm tới người nhận trong thời gian ngắn nhất.
- Dịch vụ CPN được phục vụ ngay tại địa chỉ người gửi (nếu người gửi yêu cầu),
phát đến tận tay người nhận, phát theo địa chỉ được thỏa thuận trước. Sau khi phát, phiếu
báo phát về ngày giờ phát và chữ ký của người nhận sẽ được chuyển lại cho người gửi.
- Người gửi có thể rút bưu phẩm, thay đổi họ tên, địa chỉ người nhận, khiếu nại và
yêu cầu bồi thường nếu DV CPN không đạt các chỉ tiêu đã công bố.
Các mảng DV mà Công ty đang cung cấp bao gồm:
- DV CPN trong nước: Là hình thức chuyển phát nhanh, có thời gian toàn trình từ
04h đến 48h. Hàng hóa cồng kềnh chuyển bằng đường hàng không, được quy đổi theo quy
định của VN Airline.
Mức cước được tính theo khối lượng quy đổi:
Chiều dài (cm ) x Chiều rộng (cm ) x Chiều cao (cm )
6,000
- DV Chuyển phát thường trong nước (CPT): Khách hàng gửi trong khoảng thời
gian từ 8h đến 16h30 ngày hôm nay thì người nhận sẽ nhận được sau 07->10 ngày. Hàng
hóa cồng kềnh chuyển bằng đường bộ được tính theo quy định.
Mức cước được tính theo khối lượng quy đổi:
Chiều dài (cm) x Chiều rộng (cm) x Chiều cao (cm)
5,000
- DV ủy thác bay trong nước (UTB): Đối với những khách hàng có nhu cầu gửi
hàng hóa nhanh bằng đường hàng không.
+ Đối với tuyến Hà Nội-Đà Nẵng: khách hàng sẽ nhận được sau 36 đến 48 giờ.
+ Đối với tuyến Hà Nội – TP Hồ Chí Minh: khách hàng sẽ nhận được sau 48 đến 60
giờ.
- DV phát trong ngày (PTN): Đối với khách hàng có nhu cầu gửi gấp hàng hoá, tài liệu từ
Hà Nội đi TP. Hồ Chí Minh và ngược lại, Hà Nội – Phố Nối – Hải Dương – Hải Phòng và ngược
lại với yêu cầu người nhận sẽ nhận được trong ngày, thời gian cụ thể như sau: Hàng hoá, tài liệu
gửi trước 10h30 hàng sẽ được phát sau 18h00 cùng ngày.
Mức cước: Ngoài cước chính cộng thêm (+) phụ phí PTN (đã bao gồm VAT).

- DV phát hẹn giờ (PHG): Đối với khách hàng muốn tài liệu hàng hóa đến tay người
= Khối lượng (kg)
= Khối lượng (kg)
nhận theo đúng thời gian mà khách hàng đang yêu cầu, khách hàng gửi trong khoảng thời
gian từ trước 9h ngày hôm nay thì người nhận sẽ nhận được trong khoảng thời gian mà
khách hàng yêu cầu được phục vụ.
- DV gia tăng khác: bao gồm các dịch vụ Bảo hiểm hàng hóa, Báo phát, Phát chi tiết nội
dung bưu gửi, Phát tận tay người nhận.
- DV Dịch vụ CPN quốc tế chuyên tuyến giá rẻ (Best Asia-Best EURO): Đối với
khách hàng muốn gửi tài liệu, hàng hóa... đi 14 nước châu Á - 15 nước Châu Âu và United
States of America (USA)
- DV Dịch vụ CPN quốc tế: Đối với khách hàng muốn gửi tài liệu, hàng hóa đi
quốc tế... , khách hàng gửi trong khoảng thời gian từ 8h đến 16h30 ngày hôm nay thì người
nhận sẽ nhận được từ 02->05 ngày sau tùy theo Quốc gia.
1.1.2. Đặc điểm doanh thu của Công ty CP CPN Hợp Nhất Miền Bắc
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giá trị các lợi ích kinh tế mà đơn vị
thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của
đơn vị, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu.
Đặc điểm doanh thu của Công ty là không thể biết ngay được doanh thu tháng này
mà đầu tháng sau mới có thể tổng hợp được thông qua các tài liệu về doanh số từ các
TTGD và báo cáo của phòng Kế hoạch nghiệp vụ. Doanh thu CPN của Công ty bao gồm
hai loại: Doanh thu theo sản lượng và Doanh thu theo hóa đơn. Doanh thu theo sản lượng
là số thực tế Công ty đã cung cấp cho khách hàng (căn cứ là các Phiếu gửi Dịch vụ chuyển
phát). Doanh thu theo hóa đơn là doanh thu được ghi nhận theo doanh số xuất trên hóa đơn
GTGT. Thông thường Doanh thu trên hóa đơn bằng (hoặc nhỏ hơn) Doanh thu sản lượng.
Ngoài doanh thu chủ yếu từ cung cấp dịch vụ CPN, tại Công ty còn phát sinh doanh thu
hoạt động tài chính. Đây là khoản doanh thu chiếm tỷ trọng không lớn. Bao gồm một số khoản
chủ yếu như: lãi tiền gửi ngân hàng thuộc vốn kinh doanh, lãi tiền cho vay cá nhân; thu về
chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ, chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại cuối
kỳ,... Các khoản thu nhập khác tại Công ty ít phát sinh, chủ yếu từ thanh lý, nhượng bán các

phương tiện vận tải như ô tô,...
1.1.3. Đặc điểm chi phí của Công ty CP CN Hợp Nhất Miền Bắc
Chi phí kinh doanh của Công ty cũng giống như các đơn vị kinh doanh DV CPN khác,
đó là không thể tập hợp chi phí tính cho một đơn vị sản phẩm mà được tính cho tổng doanh số
mà công ty cung cấp. Việc kinh doanh dịch vụ nói chung và CPN nói riêng thường không có sản
phẩm dở dang, sản phẩm là dịch vụ, không mang hình thái vật chất cụ thể như hàng hóa thông
dụng khác, quá trình sản xuất ra sản phẩm đồng thời là quá trình tiêu thụ, nghĩa là các dịch vụ
được thực hiện trực tiếp với khách hàng. Do đặc điểm không vật chất nên Công ty không cần
đến những nguyên liệu chính mà chỉ cần sử dụng các nguyên liệu phụ chiếm tỷ trọng hao phí
nhỏ hơn rất nhiều so với hao phí lao động sống. Thu nhập chủ yếu là số chênh lệch giữa tiền thu
của KH và số chi phí đã thực hiện cho hoạt động kinh doanh CPN. Công ty chỉ tính được giá
thành thực tế của khối lượng DV đã thực hiện, tức là khối lượng DV đã được coi là tiêu thụ, chứ
không tính được giá thành của DV đang thực hiện. Kỳ tính giá thành DV là hàng tháng.
Chi phí kinh doanh của Công ty được chia làm hai loại chính: Chi phí trực tiếp và chi
phí quản lý chung. Phù hợp với đặc điểm hoạt động DV, giá thành thực tế của khối lượng DV
đã tiêu thụ chỉ bao gồm số chi phí trực tiếp tính cho khối lượng DV đó, còn các chi phí quản lý
DN là những khoản chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả Công ty (chủ yếu
là khu vực hành chính, khối phòng ban ) chứ không tách riêng ra cho bất kỳ một loại hoạt
động nào.
Các chi phí trực tiếp là những chi phí được tập hợp từ các TTGD, TTKT1, bao gồm:
- Các chi phí chiếm tỷ trọng nhỏ như Chi phí Nguyên vật liệu; Thuê văn phòng; Tiếp
khách; Văn phòng phẩm; Vệ sinh; Công tác phí; Điện nước sinh hoạt, nước uống; Điện thoại;
Xăng xe nhân viên; Xăng dầu ô tô; BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN,...; Chi phí phân bổ CCDC;
Khấu hao TSCĐ; Sửa chữa CCDC, TSCĐ; ...
- Các chi phí chiếm tỷ trọng lớn như Chi phí lương nhân viên; Chi phí gửi các hãng
chuyển phát trong nước và quốc tế ( vận chuyển hàng không, EMS, Citilink...); ...
Chi phí tài chính của Công ty chủ yếu phát sinh từ chi phí về lãi tiền vay phải trả các tổ
chức tín dụng, các khoản vay cá nhân để sử dụng cho mục đích phục vụ nhu cầu vốn lưu động
của Công ty hay đầu tư tài sản cố định mang tính dài hạn; lỗ do chênh lệch tỷ giá hối đoái phát
sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại ngoại tệ cuối kỳ;... Chi phí khác

phát sinh từ các khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế; chậm nộp BHXH; chậm nộp Tờ
khai thuế GTGT; chậm nộp lãi hoặc gốc ngân hàng; phạt vi phạm giao thông của Tổ xe và một
số khoản tiền phạt khác; giá trị còn lại của TSCĐ khi nhượng bán, thanh lý, ...
1.2. TỔ CHỨC QUẢN LÝ DOANH THU, CHI PHÍ CỦA CÔNG TY CP CPN HỢP NHẤT MIỀN BẮC
1.2.1. Tổ chức quản lý doanh thu của Công ty CP CPN Hợp Nhất Miền Bắc
• Nguyên tắc quản lý chung:
Đa số KH của Công ty là những khách hàng thường xuyên nên việc cung cấp DV cho
KH diễn ra thường xuyên và liên tục trong một thời gian dài. Chính vì vậy Công ty không thể
xuất hóa đơn cho mỗi lần cung cấp DV, điều đó sẽ làm công tác quản lý cũng như kế toán của
hai bên bị trùng lặp và gặp nhiều khó khăn trong việc đối chiếu. Vì vậy, sản lượng, doanh số
phát sinh trong tháng được theo dõi, rà soát thường xuyên bởi phòng Kế hoạch nghiệp vụ
(Quản trị chất lượng) của Công ty thông qua việc quản lý ở các TTGD bằng phần mềm nhập
Bill. Đầu tháng sau, phối hợp đối chiếu cùng phòng Tài chính-Kế toán để xác định doanh thu
cung cấp dịch vụ trong tháng từ các chứng từ mà TTGD gửi lên.
1.2.1.1. Quy trình quản lý doanh thu tại các TTGD
Khi KH đến TTGD yêu cầu được cung cấp DV sẽ được nhân viên đưa cho Bill (hay
Phiếu gửi Dịch vụ chuyển phát) để điền thông tin. Các thông tin chính trên Bill bao gồm: thông
tin về Người gửi và Người nhận (tên, địa chỉ, mã số thuế); khối lượng chính; khối lượng quy
đổi; giá cước; ngày giờ KH gửi; ngày giờ bưu tá nhận; ngày giờ bưu tá phát; ngày giờ người
được gửi nhận và phần dành cho trường hợp không gửi được.
Hàng ngày, kế toán TTGD cùng các bưu tá tiến hành nhập Bill vào phần mềm. Kế
toán TTGD chịu trách nhiệm cập nhật số liệu doanh thu hàng ngày vào phần mềm nhập
Bill, đối chiếu hàng ngày với phòng Kế hoạch nghiệp vụ của Công ty về doanh thu của đơn
vị, nếu có sai lệch phải xử lý ngay trong ngày. Đầu tháng sau, kế toán và bưu tá TTGD
thực hiện việc chốt DT theo các bước sau:
• Quy trình chốt DT: Người thực hiện: Kế toán, bưu tá
Bước 1: Nhận Bill từ nhân viên kế toán để đối chiếu sản lượng, khối lượng, mã KH theo
ngày.
Bước 2: Rà soát KH và in Bảng kê nợ chi tiết theo KH để đối chiếu với KH lượng dịch
vụ sử dụng trong tháng.

Bước 3: Chuyển Bảng kê nợ chi tiết theo KH qua bưu tá gửi đến KH đối chiếu và ký xác
nhận công nợ phát sinh trong tháng (có khiếu nại thì kiểm tra và chỉnh sửa, ...). Phát bảng kê,
yêu cầu KH xác nhận và gửi về TTGD sau 03 ngày.
Bước 4: Chỉnh sửa (nếu có), chốt DT với Công ty trước ngày 07 hàng tháng.
Để thực hiện chốt DT, kế toán TTGD nộp cho Phòng Tài chính-kế toán của Công ty bộ
chứng từ bao gồm: Danh sách đề nghị xuất hóa đơn, Bảng kê nợ chi tiết theo KH để Kế toán
doanh thu cập nhật, đối chiếu với các tài liệu có liên quan và viết hóa đơn GTGT cho KH,
chuyển cho KH thông qua TTGD, và tiến hành ghi nhận doanh thu. Đồng thời kế toán TTGD
thực hiện chốt công nợ với Kế toán công nợ.
Các TTGD có nhiệm vụ gửi hóa đơn GTGT cho KH và yêu cầu KH thanh toán. Bên