KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI THÀNH NGUYÊN

KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH
THƯƠNG MẠI THÀNH NGUYÊN
I. Đặc điểm hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá tại Công ty
Một trong các yếu tố đầu vào quan trọng đảm bảo cho quá trình lưu
chuyển hàng hoá được diễn ra một cách liên tục và có hiệu quả cao đó là
hàng hoá. Vì vậy, việc thu mua hàng hoá để kinh doanh được Công ty hết
sức quan tâm, từ việc lựa chọn nguồn cung cấp hàng hoá, vận chuyển hàng
hoá về nhập kho, giá cả cho đến việc bảo quản hàng hoá tại kho.
Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu tại Công ty bao gồm:
Máy tính, thiết bị tin học, truyền thông: máy chủ, máy tính cá nhân, các
linh kiện máy tính như: Loa, Chip, Ram, USB, HDD, FDD, Mouse,
keyboard, Mainboard, các thiết bị mạng LAN, WAN, giải pháp mạng không
dây, máy in, màn hình.
Thiết bị điện tử, điện lạnh: Máy chiếu, máy ảnh số, máy điều hoà, máy
giặt, tủ lạnh, máy hút ẩm, thiết bị lọc nước của các hãng khác nhau.
Hàng hoá này được cung cấp bởi các nhà cung cấp trong nước, nhưng
chủ yếu là được nhập khẩu từ các nước, các hãng phân phối nổi tiếng và có
uy tín lâu năm như: hãng IBM (Mĩ), Công ty IBM Châu Á (Taiwan,
Singapore), hãng HP (Mĩ), hãng Intel (Mĩ), hãng 3COM (Mĩ), hãng
Panasonic (Japan), hãng Samsung (Hàn Quốc), hãng LG (Hàn Quốc), hãng
National (Malaysia), hãng Funai (Nhật), hãng General Electrics (Mĩ). Hiện
nay Công ty đang là tổng đại lí bán hàng cho các hãng này. Vì vậy, Công ty
cũng đã nhận được nhiều chính sách bán hàng của các hãng này như: khi
mua hàng đạt doanh số quy định của nhà cung cấp thì sẽ được nhận khuyến
mại bằng hiện vật, tham gia vào các chương trình bốc thăm trúng thưởng,
được tặng thưởng bằng tiền hoặc bằng sản phẩm cụ thể.
1 1
Do chính sách bán hàng của Công ty nên hàng hoá mua về bao giờ cũng
được nhập kho trước khi tham gia vào quá trình lưu chuyển hàng hoá tiếp
theo. Vì vậy, công tác bảo quản, lưu trữ hàng hoá tại kho cũng được Công ty
hết sức quan tâm. Hiện tại hàng hoá của Công ty được lưu trong mười kho

khác nhau, mỗi kho đều có đủ sản phẩm kinh doanh của Công ty để thuận lợi
cho việc bốc dỡ, vận chuyển và tiêu thụ. Việc quản lí hàng hoá tại các kho
của Công ty được thực hiện trên máy tính thông qua phần mềm kế toán AT -
Soft. Khi tiến hành khai báo, kế toán phải mã hoá cho từng danh mục hàng
hoá. Việc mã hoá các đối tượng quản lí cho phép người sử dụng có thể nhận
diện, tìm kiếm nhanh chóng, không gây nhầm lẫn, dễ nhớ, tiện sử dụng và
tiết kiệm bộ nhớ. Hàng hoá tại Công ty rất phong phú và đa dạng vì vậy việc
mã hoá các hàng hoá được áp dụng theo phương pháp kiểu kí tự. Ví dụ một
số mặt hàng cụ thể như sau:
Colour monitor 17”: MO17
CDRoom: CDR
Máy in HP: HP
Máy tính Notebook: NOTE
HDD 40 GB: HD400
HDD 120 GB: HD120
USB 256 Mb: USB2
Với khách hàng: Mỗi khách hàng được nhận diện bằng một mã hiệu đó
là mã khách hàng. Mã khách hàng được xây dựng dựa trên tên gọi của khách
hàng đó sao cho ngắn gọn và dễ nhớ. Bên cạnh mã khách hàng còn có các
thông tin đi kèm như: mã số thuế, địa chỉ, điện thoại.
Hàng hoá của Công ty được lưu thông không chỉ trên địa bàn Hà Nội
mà còn được lưu thông khắp các tỉnh, thành trong cả nước theo hai hình thức
2 2
bán hàng chủ yếu là: bán buôn qua kho và bán lẻ. Vì thế, Công ty thiết lập
mối quan hệ không chỉ với các tổ chức, cơ quan, Bộ, Ngành mà còn với cả
các cá nhân, hộ gia đình. Ví dụ một số khách hàng thường xuyên của Công
ty như: Bộ Tài chính, Bộ Bưu chính viễn thông, Bộ ngoại giao, Bộ Giáo dục
và Đào tạo, Tổng công ty tàu thuỷ - VINA - SHIN, UBND các tỉnh, các
trường Đại học trong cả nước, các công ty hoạt động trong lĩnh vực thương
mại công nghệ thông tin.

II. Kế toán bán hàng tại Công ty TNHH thương mại Thành Nguyên
1. Các phương thức bán hàng và thủ tục chứng từ
Các phương thức bán hàng và hình thức thanh toán với khách hàng
được Công ty vận dụng một cách linh hoạt, phù hợp với từng khách hàng
khác nhau. Các phương thức bán hàng đó là:
Với hình thức bán buôn qua kho: Đây là bán hàng cho các tổ chức sản
xuất kinh doanh, tổ chức bán lẻ mua hàng hoá về để tiếp tục quá trình lưu
chuyển hàng hoá chứ không phải là để tiêu dùng. Đây là một hình thức bán
hàng chủ yếu của Công ty và phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty.
Việc bán hàng theo phương thức này thông qua các đơn đặt hàng, hợp
đồng kinh tế, hồ sơ dự thầu. Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng hoá thông
qua các bảng báo giá sản phẩm của Công ty, các mặt hàng kinh doanh của
Công ty nếu ưng thuận sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng kinh tế (bên Công
ty) ghi đầy đủ thông tin của hai bên tham gia kí kết và các mặt hàng cùng các
thông số liên quan mà Công ty có trách nhiệm cung cấp cho khách hàng
cùng với các dịch vụ sau bán.
Với hình thức bán buôn qua kho trực tiếp thì khách hàng sẽ tới nhận
hàng tại Công ty sau khi đã kiểm nhận đủ số lượng và phẩm chất hàng hoá
theo quy định trong hợp đồng. Mọi phí tổn hoặc rủi ro phát sinh trong quá
trình vận chuyển hàng hoá về khách hàng sẽ phải chịu.
3 3
Với hình thức bán buôn qua kho giao hàng thì Công ty sẽ là người vận
chuyển hàng hoá đến nơi quy định trong hợp đồng cho khách hàng. Mọi phí
tổn trong quá trình vận chuyển hàng do Công ty chịu. Khi khách hàng kiểm
nhận hàng hoá và chấp nhận thanh toán thì lúc này hàng hoá mới coi là được
tiêu thụ và ghi nhận doanh thu.
Với hình thức bán lẻ thu tiền tại chỗ: Là hình thức bán hàng phục vụ
nhu cầu tiêu dùng của các tổ chức, cá nhân. Khách hàng của hình thức bán
hàng này thường là các học sinh, sinh viên, hộ gia đình, trường học và các tổ
chức khác có nhu cầu tiêu dùng. Khi có nhu cầu tiêu dùng hàng hoá thì

khách hàng đến liên hệ trực tiếp tại phòng kinh doanh bán lẻ để mua hàng và
thanh toán tiền hàng cho nhân viên bán hàng. Với các khách hàng này tuỳ
thuộc vào giá trị hàng hoá mua và mục đích sử dụng hàng hoá mà yêu cầu
nhân viên bán hàng ghi hoá đơn GTGT. Nhân viên thu tiền đến cuối ngày sẽ
nộp cho thủ quỹ sau khi kế toán thanh toán lập phiếu thu tiền mặt để làm căn
cứ ghi các sổ kế toán có liên quan.
2. Tính giá mua của hàng xuất bán
Hàng hoá cần cho quá trình lưu chuyển hàng hoá chủ yếu là được mua
ngoài từ các đơn vị sản xuất, đơn vị bán buôn, tổ chức kinh doanh khác và
nhập khẩu từ nước ngoài.
Hàng hoá mua trong nước: Giá thực tế hàng hoá nhập kho được tính
theo công thức sau đây:
Giá thực tế
nhập kho
=
Giá mua trên
hoá đơn
-
Các khoản chiết khấu thương mại,
giảm giá được hưởng
Mọi chi phí thu mua hàng hoá nội địa không được tập hợp tính vào giá
thực tế hàng nhập kho mà được tập hợp vào chi phí quản lí doanh nghiệp để
cuối kì kết chuyển tính kết quả.
Với hàng nhập khẩu: giá mua hàng nhập khẩu được tính như sau:
4 4
Giá thực tế
hàng nhập khẩu
=
Giá mua hàng
nhập khẩu

+
Chi phí thu mua
hàng nhập khẩu
+
Thuế
nhập khẩu
Ngày 10/12/2005 Công ty nhập khẩu một lô hàng gồm 1400 thùng loa
M300 với giá là: 72,000đ/ thùng; 450 chiếc monitor HCT 17 inches loại màn
hình phẳng với giá là 1,066,975đ/ chiếc. Thuế suất thuế nhập khẩu hàng hoá
là 10%, thuế GTGT là 10%. Chi phí nhập khẩu hàng hoá là 20,421,610.78. Tỉ
giá thanh toán là tỉ giá tại thời điểm mua ngoại tệ tại Ngân hàng Nông nghiệp
và Phát triển nông thôn Bắc Hà Nội là 15,925 đ/ USD.
Khi đó chi phí thu mua hàng hoá phân bổ cho từng mặt hàng được tính
theo công thức sau đây:
Chi phí thu mua
Loa M300
=
Chi phí thu mua hàng hoá
x
Giá trị Loa M300
nhập khẩu
Tổng giá trị hàng hoá nhập khẩu
Chi phí thu mua
Loa M300
=
20,421,610.78
x 100,800,000
(1,400 x 72,000) + (450 x 1,066,975)
= 3,543,400
Chi phí thu mua HCT màn hình phẳng = 20,421,610.78 - 3,543,400

=16,878,210.78
Giá đơn vị nhập kho Loa M300 = 72,000 + 7,200 + 2,531
= 81,731
Tổng giá trị Loa M300 nhập kho = 81,731 x 1400 = 114,423,400
Giá đơn vị nhập kho HCT màn hình phẳng = 1,066,975 +106,697.5 +
+37,507.13507
= 1,211,179.635
Tổng giá trị màn hình phẳng HCT nhập kho = 1,211,179.635 x 450
= 545,030,835.8
5 5
Hàng hoá mua về sau khi đã kiểm tra hàng hoá về số lượng, mẫu mã, chất
lượng theo đúng quy cách quy định trong hợp đồng, kế toán sẽ lập phiếu
nhập kho hàng hoá. Phiếu này được lập thành 2 liên, 1 liên giao cho thủ kho
để làm căn cứ kiểm nhận hàng hoá và ghi thẻ kho, 1 liên thì phòng kế toán sẽ
giữ để ghi vào sổ kế toán chi tiết hàng hoá mở cho từng mặt hàng cụ thể và
lưu. Cuối tháng kế toán tập hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh này vào một
chứng từ ghi sổ theo tiêu thức nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh như: mua
hàng hóa thanh toán ngay bằng tiền mặt được tập hợp trên một chứng từ ghi
sổ, mua hàng bằng tiền gửi ngân hàng tập hợp lên một chứng từ ghi sổ và
mua chịu được tập hợp lên một chứng từ ghi sổ. Giá hàng hóa như tính ở
trên chỉ làm căn cứ ghi sổ giá hàng hóa nhập kho. Còn việc tính giá vốn hàng
xuất bán được tính theo phương pháp giá bình quân cả kì dự trữ (tháng).
3. Kế toán giá vốn hàng hóa tiêu thụ
Ngày 10/12/2005 Công ty xuất bán một lô hàng là 1,000 thùng loa M 300
tại kho anh Hoàng với đơn giá bán ghi trên hoá đơn là 85,000 đồng/ thùng
cho Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và dịch vụ kĩ thuật. Thuế suất
GTGT hàng hoá bán ra là 10%. Số tiền hàng được thanh toán ngay
10,000,000 đồng bằng tiền mặt; 15,000,000 đồng tiền gửi ngân hàng. Số
còn lại sau khi đối chiếu công nợ được thanh toán hết bằng tiền mặt vào
ngày 31/12/2005.

Việc tính giá vốn hàng hoá tiêu thụ được tính theo phương pháp bình
quân cả kì dự trữ theo công thức:
Giá đơn vị
bình quân
tháng
=
Giá thực tế
hàng tồn đầu
tháng
+
Giá thực tế
hàng nhập
trong tháng
Số lượng hàng
tồn đầu tháng
+
Số lượng hàng
nhập trong
tháng
6 6
Căn cứ vào phiếu nhập kho hàng hoá và hoá đơn giá trị gia tăng do bên
bán giao cho Công ty, kế toán xác định được giá thực tế hàng hoá nhập kho,
vào sổ chi tiết hàng hoá mở cho từng loại hàng hóa. Từ sổ chi tiết này kế
toán sẽ tính được giá bình quân cả kì dự trữ của một tháng rồi kéo công thức
cho các tháng tiếp theo. Với các tháng tiếp theo này sau khi nhập giá trị hàng
hoá nhập kho thì máy sẽ tự động điều chỉnh giá bình quân, giá trị hàng hoá
xuất kho và giá trị hàng hoá tồn của tháng đó. Công việc này được kế toán
thực hiện thông qua bảng tính Excel.
Khi đó giá vốn hàng xuất bán được tính như sau:
Giá đơn vị

bình quân
Loa M300
tháng 12
=
Giá thực tế tồn đầu
tháng 12
+
Giá thực tế
nhập trong
tháng 12
Số lượng tồn đầu
tháng 12
+
Số lượng
nhập trong
tháng 12
=
520,874,460 +
2,590,726,000
6,390 + 31,880
= 81,307
Khi đó nghiệp vụ kinh tế phát sinh này được phản ánh lên các chứng từ,
sổ sách liên quan như sau:
Trước hết là phiếu xuất kho: Ngay sau khi xuất hàng, kế toán sẽ lập
phiếu xuất kho, phiếu này được lập thành 3 liên: 1 liên lưu, 1 liên giao cho
khách hàng, 1 liên thủ kho làm căn cứ ghi vào thẻ kho theo dõi về mặt số
lượng sau đó chuyển cho phòng kế toán để nhập vào sổ liên quan. Tại thời
điểm ghi phiếu xuất kho thì trên phiếu xuất kho chỉ ghi số lượng mà không
ghi đơn giá vì Công ty áp dụng phương pháp tính giá xuất theo phương pháp
giá đơn vị cả kì dự trữ. Đến cuối mỗi tháng sau khi tính được giá này thì

mới ghi vào phiếu xuất kho.
7 7
Và từ các chứng từ này, cuối mỗi tháng kế toán tập hợp trên sổ chi tiết
tài khoản 632 mở cho tất cả các mặt hàng kinh doanh trong tháng, sổ chứng
từ ghi sổ, sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, sổ cái tài khoản 156, sổ cái tài khoản
632 theo các biểu sau đây:
8 8
Đơn vị: TN Trading; LTD Mẫu số 01 - VT
Địachỉ: 47 Thái Hà - Hà Nội Ban hành theo QĐ số: 1141 - TC
/QĐ/CĐKT ngày
01/11/1995
PHIẾU XUẤT KHO của Bộ Tài chính
Ngày10/12/2005 Số: 20
Nợ TK 632
Có TK 156
Họ tên người nhận hàng: Anh Sơn
Địa chỉ: Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và dịch vụ kĩ thuật
Địa chỉ: P203 - P2A - Phương Mai - Hà Nội
Lí do xuất kho: Xuất bán
Xuất tại kho: Anh Hoàng
ST
T
Tên nhãn hiệu
hàng hoá
Mã
số
ĐVT
Số lượng
Đơn giá
Thành

tiền
Chứng
từ
Thực
tế
1
Loa M300 Thùng 1,000 1,000









9 9
Cộng 1,000 1,000
Cộng thành tiền (viết bằng chữ):
Thủ trưởng đơn vị KT trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng
Thủ kho
(Kí, họ tên) (Kí, họ tên) ( Kí, họ tên) (Kí, họ tên)
(Kí, họ tên)
SỔ CHI TIẾT HÀNG HOÁ
Tài khoản 156
Tên hàng hoá: Loa M300
Kho: Anh Hoàng
Từ ngày 1/12 đến 31/12
Chứng từ
Diễn giải

Nhập
Xuất
SH Ngày SL ĐG TT SL ĐG
Số dư đầu tháng 12
-

21411 2-Dec Anh Tuyến- 34 Lí Nam Đế
- 72
81,307
21412 2-Dec Anh Quân-14 Lê Thanh Nghị
- 558
81,307
45,369,037
21413 2-Dec Anh Sâm - 7B Lí Nam Đế
- 100
81,307

-
81,307
7709 10-Dec Nhập khẩu hàng hoá
1,400 81,731 114,423,400
81,307
21436 10-Dec Anh Sơn – Phương Mai – HN
- 1,000
81,307
81,306,518
21437 10-Dec Chị Lan Anh - 124 Thái Hà
- 510
81,307
41,466,324

21440 11-Dec Anh Sơn - Phương Mai – HN
- 500
81,307
40,653,259
21445 12-Dec Anh Sơn - Phương Mai – HN
- 150
81,307
12,195,978
7879 20-Dec Nhập khẩu hàng hoá
1,788 80,900 144,649,200
81,307
81,307
21500 31-Dec Công ty máy tính Vĩnh Xuân
100
81,307
Cộng tháng 12 31,880 2,590,726,000 24,660 2,005,030,620
10 10
CHỨNG TỪ GHI SỔ – Số hiệu 04
Ngày 31/12/2005
Kèm theo 100 phiếu xuất kho
Diễn giải
TKĐƯ
Số tiền (đồng)
Nợ Có
Xuất bán Loa M300 632 156 2,005,030,632
Xuất bán màn hình 632 156 1,500,306,128
Xuất bán USB 632 156 100,300,500
....................................... ............... .............. ......................
...................................... ............... ............... ......................
...................................... ............. ........... .....................

........................................ ............... ............... .....................
........................................ ............... ............. ......................
Cộng 10,810,752,730
SỔ ĐĂNG KÍ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Tháng 12 /2005
Chứng từ ghi sổ
Số tiền (đồng)
SH Ngày
…….. ………. ……………
03 31/12 5,217,631,374
04 31/12 10,810,752,730
Cộng 2,212,170,546
11 11
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 156
Tháng 12/2005
Chứng từ
Diễn giải TKĐƯ
Số tiền (đồng)
SH Ngày Nợ Có
1.Số dư đầu tháng 12 2,800,300,000
2.Số phát sinh
01 31/12 Mua hàng thanh toán TM 111
1,700,321,356
02 31/12
Mua bằng tiền gửi ngân
hàng
112 4,393,000,000
03 31/12 Mua chịu 331 5,217,631,374
04 31/12 Giá vốn hàng bán 632 10,810,752,730

Tổng phát sinh 11,310,952,730 10,810,752,730
3..Số dư cuối tháng 3,300,500,000
Căn cứ vào sổ này, kế toán vào sổ kế toán chi tiết tài khỏan 632 (sổ cái tài
khoản 632) mở cho tất cả các mặt hàng kinh doanh của Công ty theo mẫu
như sau:
SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT TÀI KHOẢN 632
Tháng 12/2005
Chứng từ
Diễn giải TKĐƯ
Số tiền (đồng)
SH Ngày Nợ Có
1. Số dư đầu tháng 12 0
2. Số phát sinh
04 31/12 Giá vốn hàng bán 156 10,810,752,730
31/12 Kết chuyển giá vốn 911 10,810,752,730
Tổng phát sinh 10,810,752,730 10,810,752,730
3. Số dư cuối tháng 0
12 12