THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC
KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH
XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ CAO HÀ
NỘI
1.1. Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của Công ty TNHH Xây dựng và phát
triển Công nghệ cao Hà Nội.
1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty:
1.1.1.1. Hình thức, tên gọi và trụ sở Công ty:
- Công ty TNHH Xây dựng và Phát triển Công nghệ cao Hà Nội thuộc
hình thức Công ty TNHH hai thành viên trở lên, hoạt động theo Luật
Doanh nghiệp và các quy định hiện hành khác của nước Cộng hoà xã
hội chủ nghĩa Việt Nam.
- Tên Công ty: Công ty TNHH Xây dựng và phát triển Công nghệ Cao Hà
Nội
- Tên giao dịch: Ha Noi high technology development and construction
Company limited
- Tên viết tắt: HDTC CO., LTD
- Trụ sở chính: Đường 69, xã Cổ Nhuế, huyện Từ Liêm, thành phố Hà
Nội
- Điện thoại: 04.8.364.770 Fax: 04.7.553.160
- Hội đồng thành viên Công ty quyết định việc chuyển trụ sở, lập hay huỷ
bỏ Chi nhánh, Văn phòng đại diện của Công ty.
1.1.1.2. Mục tiêu và thời hạn hoạt động của Công ty:
Công ty hoạt động trong các ngành nghề kinh doanh sau:
- San lấp mặt bằng, xây dựng các công trình dân dụng, công
nghiệp,giao thông, thuỷ lợi, bưu điện, đường dây, trạm biến áp và các
1
công trình kỹ thuật hạ tầng trong các khu đô thị, khu công nghiệp, khu
chế xuất;
- Trang trí nội thất, ngoại thất công trình;
- Tư vấn đầu tư, lập dự án, quản lý dự án, soạn thảo hồ sơ mời thầu,
giám sát và quản lý quá trình thi công xây lắp;
- Kinh doanh môi giới bất động sản;
- Vận chuyển hành khách, vận tải hàng hoá;
- Buôn bán vật liệu xây dựng, hàng trang trí nội, ngoại thất;
- Buôn bán đồ điện, điện tử, điện lạnh, điện dân dụng, máy tính, linh
kiện máy tính, các sản phẩm cơ khí.
- Buôn bán các chương trình phần mềm, đĩa CD, băng từ, đĩa từ (có nội
dung được phép lưu hành);
- Đào tạo tin học, ngoại ngữ;
- Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá;
Khi cần thiết, Hội đồng thành viên quyết định việc chuyển hay mở rộng
các lĩnh vực hoạt động của Công ty phù hợp với quy định của pháp luật.
Thời hạn hoạt động của Công ty là 99 năm.
1.1.1.3. Các thành viên Công ty:
- Họ và tên: CAO BÁ ĐỊNH Ngày sinh: 06/10/1958
Chỗ ở hiện tại: Đường 69, Cổ Nhuế, Từ Liêm, Hà Nội.
- Họ và tên: NGÔ THÀNH ĐẠT Ngày sinh: 18/7/1980
Chỗ ở hiện tại: Tập thể Kim Liên, Hà Nội.
1.1.1.4. Vốn và tỷ lệ góp vốn:
Vốn điều lệ của Công ty là: 1.000.000.000 đồng (Bằng chữ: một tỷ đồng)
- Ông Cao Bá Định góp bằng tiền mặt 900.000.000 đồng chiếm 90%
tổng vốn điều lệ.
- Ông Ngô Thành Đạt góp bằng tiền mặt 100.000.000 đồng chiếm 10%
tổng vốn điều lệ.
2
1.1.1.5. Hình thức:
- Công ty TNHH Xây dựng và phát triển Công nghệ cao Hà Nội là một
Công ty TNHH có hai thành viên trở lên, hoạt động theo Luật Doanh
nghiệp của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, được Quốc
hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 12
tháng 6 năm 1999.
- Các thành viên chịu trách nhiệm về các khoản nợ và các nghĩa vụ tài
sản khác của Công ty trong phạm vi số vốn góp đã cam kết góp vào
Công ty.
- Công ty có quyền độc lập trong bố trí, sử dụng tài sản, vốn quỹ của
Công ty. Các thành viên không có quyền riêng đối với tài sản của Công
ty kể cả tài sản do thành viên đó đóng góp.
- Phần vốn góp của các thành viên chỉ được chuyển nhượng theo quy
định.
- Công ty không phát hành cổ phiếu.Công ty có tư cách pháp nhân kể từ
ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
- Thành viên của Công ty có thể là tổ chức, cá nhân nhưng tổng số
không vượt quá 50 thành viên.
1.1.1.6. Quyền và nghĩa vụ của thành viên:
* Thành viên công ty có quyền:
- Sử hữu một phần tài sản của Công ty tương ứng với phần vốn góp vào
vốn điều lệ của Công ty, được chia lợi nhuận sau khi Công ty đã nộp
thuế và hoàn thành các nghĩa vụ tài chính theo quy định của pháp luật
tương ứng với phần góp vốn vào Công ty:
- Tham dự họp Hội đồng thành viên, tham gia thao luận, kiếm nghị, biểu
quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên.
- Có số phiếu biểu quyết tương ứng với phần vốn góp.
3
- Xem sổ đăng ký thành viên, sổ kế toán, báo cáo tài chính hàng năm,
các tài liệu khác của Công ty và nhận bản trích lục hoặc bản sao các
tài liệu này.
- Được chia giá trị tài sản còn lại của Công ty tương ứng với phần vốn
góp khi Công ty giải thể hoặc phá sản.
- Được ưu tiên góp them vốn vào Công ty khi Công ty tăng vốn điều lệ;
được quyền chuyển nhượng một phần hoặc toàn bộ phần vốn góp.
- Khởi kiện Giám đốc tại Toà án khi Giám đốc không thực hiện đúng
nghĩa vụ của mình gây thiệt hại đến lợi ích của thành viên đó.
- Các quyền khác quy định tại Luật Doanh nghiệp
- Thành viên hoặc nhóm thành viên sở hữu trên 35% vốn điều lệ có
quyền yêu cầu triệu tập họp Hội đồng thành viên để giải quyết những
vấn đề thuộc thẩm quyền.
* Thành viên Công ty có nghĩa vụ:
- Góp đủ, đúng hạn số vốn đã cam kết và chịu trách nhiệm về các khoản
nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của Công ty trong phạm vi số vốn đã
cam kết góp vào Công ty
- Cung cấp những thông tin, kinh nghiệm cần thiết giúp Công ty hoạt
động có hiệu quả.
- Chấp hành đúng theo Điều lệ, Nghị quyết của Hội đồng thành viên
Công ty, không làm bất cứ điều gì gây phương hại đến tài sản, uy tín
danh dự và lợi ích khác của Công ty. Bảo vệ nguyên tắc quyền lợi hợp
pháp của Công ty, không vì lợi ích riêng của mình mà tiết lộ cho bất cứ
cá nhân, cơ quan, tổ chức khác về hoạt động của Công ty, trừ trường
hợp bắt buộc theo quy định của pháp luật hoặc khi được phép bằng
văn bản của Hội đồng thành viên Công ty.
1.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
1.1.2.1. Hội đồng thành viên:
4
• Cơ quan quyết định cao nhất của Công ty là Hội đồng thành viên của
Công ty tham gia Hội đồng thành viên là tất cả thành viên có đủ vốn
góp theo quy định của Công ty.
• Hội đồng thành viên của Công ty có quyền và nghĩa vụ sau:
- Quyết định mục tiêu, phương hướng phát triển Công ty
- Quyết định tăng hoặc giảm vốn điều lệ, quyết định thời điểm và
phương thức huy động thêm vốn.
- Quyết định các phương thức đầu tư, dự án đầu tư có giá trị lớn
hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong sổ kế toán của Công
ty.
- Thông qua hợp đồng vay, cho vay, bán tài sản có giá trị bằng
hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong sổ kế toán
của Công ty.
- Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng thành viên; Quyết
định bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Giám đốc, kế toán
trưởng của Công ty.
- Phê duyệt báo cáo tài chính, báo cáo tổng hợp kết quả kinh
doanh của Công ty
- Phê duyệt phương án phân phối thu nhập và sử dụng các quỹ
của Công ty, cách thức và thể lệ chia lãi cho các thành viên
Công ty.
- Thông qua báo cáo tài chính hàng năm, phương án sử dụng và
phân chia lợi nhuận hoặc phương án sử dụng và phân chia hoặc
phương án xử lý lỗ của Công ty.
- Quyết định mức lương, lợi ích khác đối với Giám đốc , kế toán
trưởng
- Quyết định cơ cấu, tổ chức quản lý Công ty.
- …
1.1.2.2. Chủ tịch Hội đồng thành viên:
5
• Hội đồng thành viên bầu một thành viên làm Chủ tịch, Chủ tịch hội
đồng thành viên có thể kiêm Giám đốc Công ty.
• Chủ tịch Hội đồng thành viên có các quyền và nghĩa vụ sau:
- Chuẩn bị chương trình và kế hoạch hoạt động của Hội đồng
thành viên
- Chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu họp Hội đồng thành
viên hoặc để lấy ý kiến các thành viên.
- Triệu tập và chủ toạ cuộc họp Hội đồng thành viên hoặc thực
hiện việc lấy ý kiến các thành viên.
- Giám sát việc tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng
thành viên
1.1.2.3. Giám đốc Công ty:
Ông Cao Bá Định là một trong số 2 thành viên góp vốn sáng lập ra Công
ty TNHH Xây dựng và phát triển Công nghệ cao Hà nội.
• Giám đốc là điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty,
chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về thực hiện các quyền và
nghĩa vụ của mình.
• Giám đốc tổ chức điều hành hoạt động của Công ty theo quyết định
của hội đồng thành viên Công ty và theo luật hiện hành.
• Giám đốc công ty có các quyền sau:
- Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng thành viên.
- Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày
của Công ty;
- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của
Công ty.
- Ban hành quy chế quản lý nội bộ Công ty.
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong
Công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng
thành viên.
6
- Ký kết hợp đồng nhân danh công ty, trừ trường hợp thuộc thẩm
quyền của Chủ tịch Hội đồng thành viên.
- Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức Công ty.
- Trình báo các quyết toán tài chính hàng năm lên Hội đồng thành
viên;
- Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý các khoản lỗ
trong kinh doanh;
- Tuyển dụng lao động
- …
• Giám đốc có các nghĩa vụ sau:
- Thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao một cách trung
thực, mẫn cán vì lợi ích hợp pháp của Công ty.
- Không được lạm dụng địa vị và các quyền hạn, sử dụng tài sản
của Công ty để thu lợi riêng cho bản than, cho người khác,
không được tiết lộ bí mật của Công ty, trừ trường hợp được Hội
đồng thành viên chấp thuận.
- Khi Công ty không thanh toán đủ các khoản nợ và các nghĩa vụ
tài sản khác đến hạn phải trả thì phải thông báo tình hình tài
chínhcủa Công ty cho tất cả thành viên Công ty và chủ nợ biết,
không được tăng tiền lương, không được trả tiền thưởng cho
công nhân viên Công ty, kể cả cho người quản lý, phải chịu trách
nhiệm cá nhân về thiệt hại xảy ra đối với chủ nợ do không thực
hiện các nghĩa vụ thực hiện quy định tại điểm này; kiến nghị các
biện pháp khắc phục khó khăn về tài chính của Công ty.
- Thực hiện các nghĩa vụ khác do pháp luật và điều lệ Công ty quy
định.
1.1.2.4. Phòng kế toán:
Gồm 5 nhân viên:
7
- Nguyễn Thị Minh Nguyệt (kế toán trưởng): chịu trách nhiệm xem xét,
chỉnh sửa, phê duyệt các báo cáo sổ sách kế toán, trình duyệt lên giám
đốc và ban lãnh đạo Công ty. Chịu hoàn toàn trách nhiệm về các sai sót
do kế toán gây ra.
- Trần Thị Phương (kế toán vật tư): chịu trách nhiệm theo dõi, ghi chép
việc xuất nhập vật tư, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập về công ty .
Hàng ngày, có sự báo cáo tổng hợp và chi tiết cho kế toán trưởng biết.
Nói cách khác là chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng và Giám đốc của
Công ty.
- Nguyễn Thị Hà (kế toán tiền lương): chịu trách nhiệm hạch toán tiền
lương cho công nhân viên trong công ty. Đảm bảo cho đội ngũ công nhân
viên trong công ty được hưởng đầy đủ tiền lương, chế độ theo quy định
của nhà nước cũng như của Công ty. Hàng ngày, có sự báo cáo tổng hợp
và chi tiết cho kế toán trưởng biết. Nói cách khác là chịu trách nhiệm
trước kế toán trưởng và Giám đốc của Công ty.
- Nguyễn Thị Liên Hương (thủ quỹ): chịu trách nhiệm thu, chi, rút tiền
mặt ở Ngân hàng về quỹ tiền mặt của Công ty, kiểm soát lượng tiền ra,
vào quỹ. Chịu mọi trách nhiệm giải trình số tiền trong két nếu có hiện
tượng thiếu hoặc thừa.
- Đặng Xuân Lân (kế toán tổng hợp): chịu trách nhiệm tổng hợp toàn bộ
số liệu liên quan đến các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong Công ty.
Tóm lại:
Bộ phận kế toán của Công ty Chịu trách nhiệm kiểm soát sổ sách,
hạch toán vật tư xuất - nhập - tồn, công nợ, TGNH, báo cáo thuế hàng
tháng, báo cáo tài chính hàng năm…và chịu trách nhiệm trước Giám đốc
v à Hội đồng thành viên của Công ty về các việc đã làm.
1.1.2.5. Phòng kỹ thuật:
• Gồm 4 nhân viên:
8
- Trần Văn Duy (cán bộ kỹ thuật): Chịu trách nhiệm thiết kế bản vẽ, dự
toán, quyết toán theo yêu cầu của Bên A (bên ký kết hợp đồng với Công
ty)
- Vũ Công Khiết (cán bộ vật tư): Chịu trách nhiệm cung ứng vật tư, thiết
bị cho công trình của Công ty. Đảm bảo đủ vật liệu, nguyên liệu cho công
nhân thi công công trình đúng tiến độ, thời gian đã định.
- Nguyễn Văn Vinh (cán bộ kỹ thuật): Chịu trách nhiệm thiết kế bản vẽ,
dự toán, quyết toán theo yêu cầu của Bên A (bên ký kết hợp đồng với
Công ty).
- Nguyễn Đức Mừng (cán bộ kỹ thuật): Chịu trách nhiệm thiết kế bản vẽ,
dự toán, quyết toán theo yêu cầu của Bên A (bên ký kết hợp đồng với
Công ty).
1.1.2.5. Công nhân công trường:
Gồm 45 công nhân, làm việc theo giờ hành chính, ký hợp đồng lao
động dài hạn, được hưởng mọi quyền lợi của người lao động (ngày làm 8
tiếng, được phụ cấp ăn trưa và làm ngoài giờ, được đóng BHXH và BHYT,
…). Được đóng bảo hiểm theo đúng mức quy định của nhà nước và phòng
bảo hiểm.
9
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY CÔNG TY
Hội đồng thành viên
Giám đốc
Phòng kế toán Phòng kỹ thuật
Cán
bộ kỹ
thuật
Cán
bộ kỹ
thuật
Cán
bộ
vật
tư
Cán
bộ kỹ
thuật
Kế toán trưởng
Kế
toán
vật tư
Kế toán
tiền
lương
Thủ
quỹ
Công nhân
10
1.1.3. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Xây
dựng và phát triển Công nghệ cao Hà Nội
- Trong giấy phép kinh doanh của Công ty có đăng ký nhiều ngành nghề
như: Xây dựng mặt bằng nhà xưởng, tư vấn thiết kế, vận chuyển, kinh
doanh các loại thiết bị điện tử, đại lý,… Nhưng cho đến nay ngành
nghề mà Công ty hoạt động chính là nghề xây dựng mặt bằng nhà
xưởng hay nói cách khác là xây dựng cơ sở hạ tầng.
- Trụ sở Công ty đặt tại Đường 69, xã Cổ Nhuế, Từ Liêm, Hà Nội.
Nhưng do đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty là thực hiện xây
dựng các công trình mặt bằng nhà xưởng và nâng cấp sửa chữa cơ
sở hạ tầng của các Công ty. Và chủ yếu là trúng thầu trên địa bàn
ngoại tỉnh như Thái Nguyên, Bắc Giang, Bắc Ninh,… Vì vậy, Công ty
có văn phòng thuê tại các địa điểm thi công, và cán bộ vật tư, cán bộ
kỹ thuật cũng như cá kỹ sư giám sát luôn theo sát công trình và ở tại
văn phòng đi thuê của Công ty để tiện theo dõi nắm bắt tình hình của
tiến độ thi công các Công trình.
- Ngoài ra, do tính chất của công trình là ở các tỉnh ngoài nên công nhân
công trường hầu hết là đi thuê ngay tại địa điểm thi công công trình
của Công ty, với hợp đồng lao động khoán. Số lượng công nhân công
trường tuỳ thuộc vào khối lượng công việc và giá thành công trình.
- Từ khi đi vào hoạt động đến nay Công ty đã và đang thi công tổng
cộng là 15 công trình với giá trị từ nhỏ đến lớn, từ ít nhất 340 triệu
đồng (Sửa chữa nhà làm việc cho Công ty Quang Minh ởThái Bình)
đến Công trình 6 tỷ đồng để sửa chữa cải tạo kho than thành nhà
xưởng của Công ty TNHH NN MTV DIESEL Sông Công.
11
SỐ LIỆU TÀI CHÍNH
ST
T
Các thông tin
tài chính
Năm
2003 2004 2005
1 Tổng tài sản có 2.996.025.504 5.070.060.240 6.260.634.850
2 Tài sản có lưu động 2.900.978.790 4.502.220.098 5.656.649.223
3 Tổng số tài sản Nợ 2.996.025.504 5.070.060.240 6.260.634.850
4 Tài sản Nợ lưu động 2.463.716.640 3.770.501.991 5.274.301.956
5 Doanh thu thuần 10.386.584.372 12.690.580.644 13.205.478.412
6 Lợi nhuận trước thu 383.692.223 472.372.700 623.783.262
7 Lợi nhuận sau thu 276.258.400 340.108.344 449.123.948
12
1.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty:
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
Như trên đã trình bày nhiệm vụ của bộ máy kế toán. Và qua sơ đồ tổ
chức bộ máy kế toán của Công ty, ta có thể thấy rằng Công ty có một bộ máy
kế toán tương đối chặt chẽ và đầy đủ. Và chịu trách nhiệm cao nhất vẫn là kế
toán trưởng.
1.1.5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty:
1.1.5.1. Chứng từ kế toán:
Hệ thống kế toán của Công ty bao gồm hệ thống chứng từ thống nhất
bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn. Việc xử lý và luân chuyển
chứng từ theo một trình tự sau:
- Kiểm tra chứng từ: Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ và tính trung thực của
nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trong chứng từ.
- Quản lý chứng từ: Bổ sung các yếu tố cần thiết còn thiếu, sửa chữa sai
sót nếu có, phân loại chứng từ theo tính chất cùng loại.
NGHIỆP VỤ KINH
TẾ Ở CÁC ĐỘI XÂY
DỰNG
KẾ TOÁN TIỀN
LƯƠNG
KẾ TOÁN TỔNG
HỢP
KẾ TOÁN VẬT TƯ
KẾ TOÁN TRƯỞNG
THỦ QUỸ
13
- Luân chuyển chứng từ: Chứng từ được luân chuyển tới các bộ phận
liên quan để kiểm tra và ghi sổ.
- Bảo quản và lưu trữ chứng từ tại phòng kế toán và phòng lưu trữ.
1.1.5.2. Hệ thống tài khoản:
Công ty áp dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp
ban hành theo Nghị quyết QĐ 1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng
bộ tài chính và hệ thống tài khoản áp dụng trong Doanh nghiệp xây lắp ban
hành theo Nghị quyết số 1864/1999/QĐ/BTC ngầy 16/12/1998 của Bộ tài
chính.
1.1.5.3. Hình thức kế toán:
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. Hình thức sổ kế
toán Công ty sử dụng:
- Sổ nhật ký chung
- Sổ nhật ký chi tiết
- Sổ cái các tài khoản
1.1.5.4. Hệ thống báo cáo kế toán:
Hệ thống báo cáo tài chính Công ty sử dụng bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán
- Thuyết minh báo cáo tài chính
- Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Từ chứng từ gốc hàng ngày ghi vào sổ Nhật ký chung, sau đó từ sổ
Nhật ký chung ghi vào sổ cái các tài khoản. Riêng những trường hợp ghi qua
Nhật ký đặc biệt thì không vào Nhật ký chung nữa, mà từ Nhật ký đặc biệt
của tháng ghi thẳng vào Sổ cái các tài khoản. Cuối tháng từ Sổ cái các tài
khoản lập Bảng cân đối tài khoản.
Về kế toán chi tiết thì từ chứng từ gốc ghi vào sổ chi tiết liên quan hàng
ngày, cuối tháng lập bảng chi tiết số phát sinh.
14
Cuối tháng sau khi kiểm tra đối chiếu số liệu ghi thì lấy số liệu từ các
Bảng cân đối tài khoản hoặc Sổ cái các tài khoản và bảng chi tiết số phát
sinh để lập Báo cáo kế toán.
Trình tự hạch toán theo hình thức Nhật ký chung
Ghi chú:
:Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng
: Đối chiếu
1.1.5.5. Quy chế tiền lương ở Công ty TNHH Xây dựng và phát triển
Công nghệ cao Hà Nội
1.1.5.5.1. Những quy định chung:
Chứng từ gốc
Nhật ký chung
Thẻ và sổ kế toán
chi tiết
Sổ nhật ký chuyên
dùng
Bảng tổng hợp số
liệu chi tiết
Sổ cái
Bảng cân đối số
phát sinh
Báo cáo tài chính
15