MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY VIRASIMEX

MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU,
CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY VIRASIMEX
3.1 Ưu nhược điểm của công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng
cụ tại công ty Virasimex
Kể từ khi thành lập, phát triển và trưởng thành đến nay công ty đã đạt được
nhiều thành tựu quan trọng góp phần làm tăng trưởng nền kinh tế của đất nước
cũng như góp phần làm cho việc lưu thông hàng hoá bằng tuyến đường sắt trở nên
dễ dàng và thuận lợi hơn. Để có được những thành tích đó đòi hỏi công ty phải có
một chiến lược đúng đắn, một kế hoạch quản lý chặt chẽ. Có thể nói việc quản lý
chặt chẽ Nguyên vật liệu công cụ dụng cụ là một nhân tố quan trọng giúp công ty
đạt được những thành tích đó.
Do đặc thù kinh doanh của công ty nên Nguyên vật liệu của công ty thường là
những loại có giá trị cao, hàm lượng kỹ thuật lớn và phần lớn là những nguyên vật
liệu được nhập khẩu từ nước ngoài và được phân phối tiếp cho các xí nghiệp trực
thuộc hoặc các bạn hang, còn lại số ít nguyên vật liệu được công ty tổ chức sản
xuất ở các đơn vị trực thuộc là những loại có hàm lượng kỹ thuật thấp, dễ sản xuất.
Vì vậy việc tổ chức quản lý tốt Nguyên vật liệu của công ty là vô cùng quan trọng.
Nhận thấy sự cần thiết phải quản lý chặt chẽ Nguyên vật liệu nên Kế toán trong
công ty đã tiến hành quản lý Nguyên vật liệu với một hệ thống chứng từ, tài khoản,
sổ sách đầy đủ và tương đối hợp lý. Việc quản lý từ khâu lập kế hoạch ở phòng
kinh doanh đến việc theo dõi nhập kho, xuất kho, tồn kho do thủ quỹ chịu trách
nhiệm đến việc tổng kết, hoạch toán, cân đối giấy tờ sổ sách hàng quý, hàng năm
do kế toán nguyên vật liệu đảm nhiệm đều được tiến hành theo những bước rõ
rang, và theo một cách thức đường đi đã được thống nhất trong công ty. Do vậy
trong những năm gần đây công ty không tồn tại nhiều sai sót cũng như sai lệch
trong việc quản lý nguyên vật liệu. Nhìn chung thì việc quản lý Nguyên vật liệu
công cụ dụng cụ trong công ty là tương đối tốt, nhưng bên cạnh những mặt ưu
điểm đạt được thì cũng đang xuất hiện những tồn tại cần khắc phục.
3.1.1 Những ưu điểm trong hoạch toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ của công ty
- Qua thời gian thực tập tại công ty thì ưu điểm mà em nhận thấy đầu tiên tại
công ty Virasimex đó là một đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ nghiệp vụ cao,

nhiệt tình với công việc, có tinh thần trách nhiệm trong việc hoàn thành công
nghiệp được giao. Là một phần hành kế toán trong hệ thống kế toán của công ty thì
việc hoạch toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đã được giao cho một trong
những nhân viên chuyên nghiệp có kiến thức, trình độ cao hoạch toán. Đồng thời
do tinh thần học hỏi không ngừng sáng tạo của đội ngũ nhân viên kế toán kết hợp
với việc sử dụng phần mền kế toán (cụ thể là phần mền kế toán past 2005) đã giúp
cho việc hoạch toán các phần hành nói chung cũng như kế toán Nguyên vật liệu,
công cụ dụng cụ nói riêng một cách khoa học, dễ dàng và đơn giản hơn, tiết kiệm
được về cả thời gian lẫn công sức.
Cùng với sự lớn mạnh của công ty thì kế toán công ty nói chung và bộ phận
kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nói riêng đã không ngừng phát triển,
hoàn thiện đáp ứng nhu cầu sản xuất, kinh doanh của công ty, thống nhất về phạm
vi, các chỉ tiêu tính toán hoạch toán trong toàn thể công ty và giữa các đơn vị trực
thuộc. Mặt khác thì số liệu tính toán được phản ánh một cách trung thực, chính
xác, rõ ràng về tình hình hiện có và sự biến động của Nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ, mặt khác luôn có sự phối hợp đối chiếu giữa kế toán Nguyên vật liệu với
Thủ kho.
Đồng thời sổ kế toán trong công ty được xây dựng theo hình thức đơn giản
(Nhật ký chung), ít cột nhiều dòng rất phù hợp với việc tổng hợp số liệu và in trên
máy. Các chứng từ tài khoản công ty sử dụng phù hợp với đặc thù kinh doanh của
công ty đồng thời tuân thủ theo đúng quy định về chế độ kế toán của bộ tài chính.
- Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty được quản lý trực tiếp từ các
kho của công ty thông qua việc lập “Nhật báo xuất, nhập” sẽ kiêm kê được Nguyên
vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho, xuất kho, tồn kho hàng ngày một cách cụ thể,
tránh những tình trạng thất thoát đáng tiếc. Hàng quý kế toán nguyên vật liệu công
cụ dụng cụ trong công ty tổng hợp từ những chứng từ nhận được để lập bảng kê
phiếu xuất, nhập và ghi sổ kế toán. Có thể nói việc quản lý Nguyên vật liệu theo
trình tự như thế này tương đối hợp lý, giúp cho việc kiểm kê, đánh giá số lượng
nguyên vật liệu tồn kho một cách dễ dàng. Việc lập các chứng từ và trách nhiệm
của mỗi người tương đối hợp lý, các chứng từ sổ sách được lập theo từng giai đoạn

một cách khoa học, dễ lập, dễ sử dụng và dễ đối chiếu.
Việc kiểm kê hàng ngày Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại các kho thông
qua “Nhật báo nhập, xuất” đã giúp cho việc quản lý Nguyên vật liệu, công cụ dụng
cụ một cách chặt chẽ và dễ dàng. Đồng thời giúp cho việc tổng hợp nguyên vật liệu
hàng quý tại công ty cũng dễ dàng, đơn giản hơn.
- Lập kế hoạch, thu mua Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong công ty do
bộ phận kinh doanh của công ty đảm nhiệm rất nhanh nhẹn, nhạy bén với giá cả thị
trường cũng như tìm kiếm các nguồn hàng để nhập vào và các bạn hàng để xuất
bán ra, và các nguồn cung cấp Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cung cấp kịp thời
cho sản xuất của công ty.
- Phương pháp kế toán chi tiết Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong công
ty được áp dụng ở đây là phương pháp thẻ song song. Đây là phương pháp đơn
giản phát huy được tính ưu việt, có độ chính xác cao, dễ theo dõi cả về số lượng
lẫn giá trị, dễ kiểm tra, đối chiếu.
- Việc bảo quản Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty được tổ chức
thực hiện tương đối tốt, cụ thể đó là công ty có một hệ thống kho bãi đạt được các
tiêu chuẩn về bảo quản như độ an toàn, diện tích,… cách sắp xếp, bày đặt trong các
kho tương đối gọn gàng khoa học dễ dàng thuận lợi cho việc quan sát, kiểm kê,
theo dõi.
- Trong những năm gần đây công ty đã áp dụng dự phòng giảm giá hàng tồn
kho thay vì đợi đến cuối năm mới lập đoàn thanh tra, thanh lý Nguyên vật liệu,
công cụ dụng cụ, xem cái nào còn dùng được, cái nào được phép thanh lý như
trước đây. Đối với những đặc thù của Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công
ty, là những Vật liệu, dụng cụ đa số được làm từ sắt thép rất dẽ han ghỉ, hỏng hóc
thì việc lập dự phòng này là hết sức cần thiết, giúp công ty dự trù được các khoản
chi phí và đề ra nột kế hoach kinh doanh môt cách hợp lý, đồng thời việc lập dự
phòng này cũng phù hợp với chế độ kế toán hiện hành.
Nhìn chung thì công tác kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong công
ty được tổ chức, hoàn thiện tương đối tốt đáp ứng kịp thời những yêu cầu về quản
lý Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong công ty. Các số liệu về Nguyên vật liệu,

công cụ dụng cụ trong các năm qua tương đối chính xác, sai lệch ít hoặc không
đáng kể, cụ thể trong những năm gần đây thì việc kiểm toán tại công ty chưa phát
hiện ra những sai sót nghiêm trọng trong việc hoạch toán Nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ, điều này cho thấy kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đã làm tròn
nhiệm vụ của mình và là một bộ phận đắc lực trong cả hệ thống kế toán cũng như
trong hệ thống quản lý toàn doanh nghiệp. Song bên cạnh những ưu điểm đạt được
của kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thì cũng không thể không nhắc đến
những tồn tại mắc phải cần được khắc phục.
3.1.2 Một số tồn tại cần khắc phục
Bên cạnh những ưu điểm đạt được thì không thể không tránh khỏi những thiếu
sót cần khắc phục mà có thể là do chủ quan hoặc khách quan mang lại. Cụ thể:
- Việc kiểm nghiệm Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho là do thủ kho
với kỹ thuật viêm giám sát, song việc giám sát này không có một giấy tờ, chứng từ
gì để ghi chép, đảm bảo là Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được nhập là đúng
tiêu chuẩn ghi trong hợp đồng. Mặt khác thì việc giám sát chủ yếu là dùng trực
quan, ít có thiết bị đo lường hiện đại và chủ yếu là dựa vào sự tin tưởng vào uy tín
của khách hàng nên rất qua loa trong việc kiểm tra chất lượng. Vì vậy việc đánh
giá về chất lượng Nguyên vật liệu là không chính xác, có khi chất lượng không
đảm bảo theo đúng tiêu chuẩn trong hợp đồng, điều này sẽ ảnh hưởng đến tuổi thọ
của Nguyên vật liệu khi nhập kho cũng như yêu cầu về chất lượng của Nguyên vật
liệu, công cụ dụng cụ khi đưa vào sử dụng, gây tổn thất cho công ty.
- Mặt khác thì các Thủ kho của các kho kiểm kê hàng tồn kho của công ty của
công ty thông qua “Nhật báo nhập, xuất” mà không kiểm kê trực tiếp nên có thể có
sự sai lệch số liệu trên sổ sách so với số liệu tồn kho trên thực tế. Đồng thời thì
việc kiêm kê này chỉ được phản ánh về số lượng chứ không phản ánh được chất
lượng Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho. Mặt khác thì do khối lượng
Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mỗi lần nhập vào lớn nên khi xuất ra có thể xảy
ra hiện tượng một số Nguyên vật liệu công cụ dụng cụ tồn kho quá lâu mà không
được xuất, trong khi lai xuất những Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ vừa nhập.
Việc tồn kho quá lâu này rất dễ gây nên hỏng hóc hoặc giảm chất lượng, vô tình

làm tăng thêm chi phí cho công ty.
- Hiện nay thì công ty đã áp dụng sổ “Danh điểm vật tư” thống nhất cho toàn
bộ các kho cũng như các đơn vị trực thuộc, song việc phân loại Nguyên vật liệu,
công cụ dụng cụ theo sổ danh điểm này vẫn chưa thực sự khoa học và có hiệu quả
tối ưu. Cụ thể là có một số loại vật tư khi nhập về mà kế toán tại các kho lại phân
loại sai, gây nên hiện tượng lộn xộn trong ghi chép.
- Tại công ty khi hoạch toán chi phí trong quá trình thu mua Nguyên vật liệu,
công cụ dụng cụ thì lại sử dụng tài khoản 3388 và chi tiết theo số của hoá đơn,
trong khi tính giá Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thì lại sử dụng giá gồm nguyên
giá cộng với chi phí. Điều này gây ra sự khó khă trong việc ghi các bút toán. Ở các
bút toán phản ánh giá trị nhập Nguyên vật liệu, công cụ dụng, tại các tài khoản