THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU Ở CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU CHUYÊN GIA LAO ĐỘNG VÀ KỸ THUẬT

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP
KHẨU Ở CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU CHUYÊN GIA LAO ĐỘNG VÀ
KỸ THUẬT (IMS)
I. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KINH DOANH, TỔ CHỨC BỘ MÁY Ở CÔNG TY XUẤT NHẬP
KHẨU CHUYÊN GIA LAO ĐỘNG VÀ KỸ THUẬT (IMS).
1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia
lao động và Kỹ thuật (IMS).
Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS) có tên giao
dịch: Interc national Manpower Supply Company viết tắt là IMS. Công ty đặt trụ
sở chính tại 2A nam Thanh Xuân - Km8 đường Nguyễn Trãi.
Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS) hiện nay
nguyên là Công ty cung ứng vật tư, dịch vụ, kỹ thuật tổng hợp trực thuộc Cục
chuyên gia trước đây, được thành lập theo quyết định số 29/BT ngày 14/4/1978
của Thủ tướng chính phủ và quyết định số 104/BT ngày 14/4/1990 của Văn phòng
Hội đồng bộ trưởng. Theo quyết định số 116/BT ngày 23/3/1993 của Văn phòng
Thủ tướng chính phủ, Công ty được thành lập lại lấy tên là Công ty dịch vụ kỹ
thuật vật tư, cho đến tháng 7/1995 theo quyết định số 73/PTM của Phòng thương
mại và công nghiệp Công ty chuyển thành Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao
động và Kỹ thuật (IMS) như hiện nay.
Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS) là một tổ
chức doanh nghiệp theo hình thức công ty, Công ty có tư cách pháp nhân thực hiện
chế độ hạch toán kinh tế độc lập có tài khoản tại ngân hàng Nhà nước, có con dấu
riêng theo quy định Nhà nước.
Trải qua hơn 20 năm xây dựng phát triển và trưởng thành từ một bộ máy cán
bộ công nhân viên ít ỏi đến nay Công ty đã trở thành một doanh nghiệp Nhà nước
hạng I, có một đội ngũ kỹ thuật, chuyên gia quản lý hùng hậu.
Trong hơn 20 năm xây dựng và phát triển đó có 11 năm thực hiện trong
khuôn khổ của cơ chế bao cấp, Công ty luôn đáp ứng được yêu cầu phục vụ
chuyên gia các nước sang công tác tại Việt Nam. Tính chất phục vụ của Công ty ở
những năm rước đây theo kế hoạch của Nhà nước giao, Công ty hoạt động theo cơ
chế bao cấp của các bộ, ngành. Ngoài ra phục vụ nhu cầu về kỹ thuật cho các cơ

quan trực thuộc Văn phòng chính phủ, Văn phòng trung ương Đảng và nhà khách
Quốc hội.
Hoà cùng nhịp điệu phát triển chung của đất nước, Công ty đã được tiếp sức
để phát huy nội lực của mình và không ngừng lớn mạnh về mọi mặt. Trên diện tích
4.550 m
2
nhà kho có cơ sở vật chất kỹ thuật, xe vận chuyển, nhà xưởng... đầy đủ để
giúp cho mỗi hoạt động của Công ty ngày càng phát triển.
Trong những năm gần đây, Công ty đã cố gắng sắp xếp lại tổ chức lao động,
đào tạo bồi dưỡng tay nghề cho đội ngũ công nhân cũ và mới, tăng cường đội ngũ
cán bộ trẻ năng động và có nghiệp vụ chuyên môn, nắm bắt được tình hình thị hiếu
của thị trường, phục vụ đa dạng cho mọi đối tượng khách nước ngoài, các cơ sở
kinh tế quốc doanh và tư nhân ngày càng gây được uy tín. Triển vọng nhiệm vụ
sản xuất kinh doanh trong những năm tới ngày càng được mở rộng và phát triển,
doanh thu ngày càng tăng, Công ty bảo đảm thực hiện đầy đủ các chỉ tiêu tài chính
theo quy định của Nhà nước. Hàng năm thu nhập của cán bộ công nhân viên ổn
định và ngày càng cao.
GIÁM ĐỐC
Phòng kế toán tài chính
Phó giám đốc
Phòng kinh doanh NXK Phòng tổ chức lao động Phòng Hành chính Phòng xuất khẩu lao động
Các cửa hàng từ số1 đến 8
Xưởng sản xuất gốm sứ XKBan quản lý nhà xưởng kho Ban bảo vệ
2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia
lao động và Kỹ thuật (IMS).
Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và kỹ thuật (IMS) gồm 250
CBCNV trong đó có 60 người là cán bộ và nhân viên quản lý.
Bộ máy điều hành của Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ
thuật (IMS) có thể khái quát theo sơ đồ sau
Sơ đồ 11: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban.
*Giám đốc:
Là đại diện pháp nhân của Công ty chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản
xuất kinh doanh, về kết quả sản xuất kinh doanh, đại diện cho Công ty thực hiện
quyền và nghĩa vụ đối với Nhà nước, bảo toàn và phát triển vốn của Công ty, chăm
lo đời sống CBCNV của Công ty và là người có quyền hành cao nhất trong Công
ty.
*Phó giám đốc:
Làm nhiệm vụ và tham mưu cho giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám
đốc về lĩnh vực mình phụ trách.
*Phòng kế toán tài chính:
Thực hiện chức năng và nhiệm vụ kế toán theo qui định hiện hành của Nhà
nước, giúp giám đốc Công ty tổ chức, chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, thống kê,
thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế ở Công ty theo cơ chế quản lý hiện hành,
đồng thời làm nhiệm vụ kiểm soát viên kế toán tài chính của Nhà nước tại Công ty.
*Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu:
Tiến hành các nghiệp vụ xuất khẩu, nhập khẩu và kinh doanh trong nước và
có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước.
*Phòng tổ chức lao động:
Có trách nhiệm nghiên cứu, tổ chức bộ máy lao động, bộ máy quản lý, quản
lý biên chế, quản lý hồ sơ, thống kê báo cáo, phụ trách công tác tiền lương, lập và
theo dõi kiếm tra việc thực hiện các hợp đồng.
*Phòng hành chính:
Nghiên cứu xây dựng các phương án hoàn thiện việc trả lương và thực hiện
các chế độ chính sách BHXH của CBCNV trong Công ty ngoài ra còn phụ trách
các công việc hành chính sự nghiệp.
*Phòng xuất khẩu lao động:
Có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường lao động trong và ngoài nước, làm tham
mưu cho các trung tâm giới thiệu lao động xuất khẩu.
*Ban quản lý nhà xưởng kho:

Chịu trách nhiệm bảo quản hàng hoá, vật tư thiết bị của Công ty.
*Ban bảo vệ:
Đảm nhiệm công tác bảo vệ, bảo đảm an ninh trật tự, tránh mất mát tài sản
của Công ty.
*Xưởng sản xuất:
Chuyên sản xuất gốm sứ mỹ nghệ xuất khẩu
Hội đồng Công ty và ban thanh tra công nhân được hội nghị toàn thể cán bộ
công nhân viên Công ty bầu theo hình thức phổ thông, hoạt động theo nhiệm kỳ
giám sát kiểm tra mội hoạt động của Công ty, giúp cho việc qk kinh tế tài chính và
cácmặt công tác khác, giải quyết các vấn đề xã hội khác được công bằng hợp lý.
3. Tổ chức bộ máy kế toán.
Do đặc điểm hoạt động của Công ty, công tác tài chính kế toán phải đáp ứng
được nội dung của những mục tiêu ngành nghề kinh doanh. Do đó phải đảm bảo
hiệu quả công tác kết toán được đầy đủ kịp thời thúc đẩy hạch kinh tế và thống
nhất toàn Công ty.
Kế toán trưởng
Phòng kế toán
Kế toán ngân hàngKế toán quỹ tiền mặtKế toán tổng hợpKế toán thanh toánKế toán công nợKế toán hàng hoá
Thủ quỹ
Sơ đồ 12: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
Phòng kế toán tài chính của Công ty bao gồm 9 người. Được phân công cụ
thể từng chức năng, chịu trách nhiệm hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại
Công ty.
- Đứng đầu bộ máy kế toán của Công ty là kế toán trưởng:
Kết toán trưởng có nhiệm vụ chỉ đạo chung công tác kế toán toàn Công ty.
Trực tiếp phụ trách điều hành chung công việc của phòng, chịu trách nhiệm trước
giám đốc Công ty và pháp luật. Tổ chức hướng dẫn kiểm tra và chỉ đạo tình hình
tài chính của Công ty và kiếm tra đôn đốc việc chấp hành các nguên tắc quản lý và
sử dụng vốn, tài sản theo đúng chế độ tài chính kế toán của Nhà nước.
- Phó phòng kế toán:

Phụ trách việc in ấn và phát hành mã vạch cho hàng hoá, hướng dẫn các bộ
phận kinh doanh chấp hành đúng chính sách, chế độ về quản lý tài chính. Điều
hành công việc khi kế toán trưởng đi công tác.
- Kế toán tổng hợp:
Tổng hợp kê khai thuế GTGT đầu vào và đầu ra, chịu trách nhiệm hạch toán
phần thanh toán với ngân sách, hạch toán toàn bộ chứng từ có liên quan đến tăng
TSCĐ, kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm xác định kết quả kinh doanh.
Tổng hợp các báo cáo kế toán của các bộ phận thanh viên để lập báo cáo của toàn
Công ty.
- Kế toán ngân sách:
Là người thực hiện công việc giao dịch thanh toán với ngân hàng theo dõi
các khoản ký cược, ký quỹ ngăn và dài hạn, hạch toán các chứng từ thanh toán
bằng ngoại tệ, tiền gửi, tiền vay ngân hàng, làm các thủ tục vay vốn và theo dõi
việc trả nợ, hạch toán chênh lệch tỷ giá ngoại tệ.
- Kế toán quỹ tiền mặt:
Theo dõi tình hình nộp khoán của cácbộ phận kinh doanh, ở phân xưởng sản
xuất, tình hình tạm ứng, lỗ lãi của các hợp đồng.
- Kế toán thanh:
Hạch toán toàn bộ gcác chứng từ thu chi quỹ phát sinh, thanh toán lương cho
CBCNV, thanh toán BHXH theo quy định.
- Kế toán công nợ:
Hạch toán toàn bộ công nợ phải thu, phải trả, giúp lãnh đạo phòng quản lý
chặt chẽ công nợ thanh toán kịp thời. Đồng thời có nhiệm vụ thanh toán các khoản
nội bộ giữa các bộ phận trong Công ty, các cửa hàng.
- Kế toán hàng hoá:
Chịu trách nhiệm theo dõi và hạch toán tình hình nhập xuất tồn nguyên vật
liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá. Đồng thời theo dõi chi tiết TK 511.
- Thủ quỹ:
Có nhiệm vụ thu chi toàn bộ tiền mặt, quản lý quỹ và lập báo cáo quỹ.
Với bộ máy kế toán nói trên có mối quan hệ chặt chẽ giữa các kế toán viên

với kế toán tổng hợp. Mối quan hệ này được thông qua quan hệ đối chiếu theo định
kỳ các sổ sách, bảng biểu kế toán có liên quan theo quy định.
4. Hình thức sổ sách ở Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ
thuật (IMS).
Để phụ vụ cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh ucủa Công ty và
đảm bảo phù hợp với đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của mình, hiện nay Công ty
Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS) đang áp dụng phương phpá
kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ và sử dụng các tài khoản kế toán theo hệ
thống tài khoản kế toán do Nhà nước ban hành.
- Hình thức chứng từ ghi sổ bao gồm các sổ sau:
+ Sổ cái kiêm sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
+ Các sổ thẻ kế toán chi tiết.
+ Sổ quỹ.
- Trình tự hạch toán như sau:
Căn cứ vào chứng từ gốc của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán phần
hành lập chứng từ ghi sổ và từ đó kế toán tổng hượ tiến hành vào sổ đăng ký chứng
Chứng từ gốc
Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốcSổ, thẻ kế toán chi tiết
Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ cái
Bảng cân đối phát sinh
Báo cáo tài chính
Ghi chú:Ghi hàng hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu kiểm tra
từ ghi sổ sau khi kiểm tra đã đầy đủ tính pháp lý, hợp lệ của chứng từ gốc và có
chữ ký duyệt của kế toán trưởng vào chứng từ ghi sổ. Đồng thời các bộ phận kế
toán căn cứ vào chứng từ gốc đó để tiến hành vào các Sổ thẻ kế toán chi tiết. Cuối
tháng, quỹ kế toán tổng hợp tiến hành khoá Sổ cái kiêm Sổ đăng ký chứng từ để
làm căn cứ lập bảng cân đối phát sinh và tiến hành đối chiếu với các Sổ thẻ kế toán
chi tiết của các phần, để từ đó lập báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước.

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại công ty Công ty
Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS)
5. Hệ thống tài khoản công ty sử dụng trong hạch toán hoạt động nhập khẩu
Trong hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu, công ty vận dụng hệ thống tài
khoản thống nhất do vụ chế độ kế toán quy định. Công ty không sử dụng tài khoản
sáng tạo thêm phục vụ cho việc hạch toán. Tuy nhiên, công ty có mở rộng một số
tài khoản cấp 4, 5 để theo dõi từng đối tượng hạch toán. Cụ thể, các tài khoản mà
công ty sử dụng để hạch toán nhập khẩu bao gồm:
TK 111: Tiền mặt
TK 1111: Tiền mặt (VND)
TK 1112: Tiền mặt ngoại tệ
TK 112: Tiền gửi ngân hàng
TK 1121: Tiền Việt Nam gửi ngân hàng
TK 112101: Tiền Việt Nam gửi ngân hàng VIETCOMBANK TW
TK 112102: Tiền Việt Nam gửi ngân hàng EXIMBANK
TK 112103: Tiền Việt Nam gửi ngân hàng thương mại cổ phần hàng hải
TK 112103: Tiền Việt Nam gửi ngân hàng VIETNCOMBANK
TK 112105: Tiền Việt Nam gửi ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn
TK 112106: Tiền Việt Nam gửi ngân hàng cổ phần Quân Đội
TK 112107: Tiền Việt Nam gửi ngân hàng nông nghiệp Láng Trung
TK 1122: Ngoại tệ gửi ngân hàng
TK 112201: Ngoại tệ gửi ngân hàng VIETCOMBANK TW
TK 112202: Ngoại tệ gửi ngân hàng EXIMBANK
TK 112203: Ngoại tệ gửi ngân hàng thương mại cổ phần Hàng Hải
TK 112204: Ngoại tệ gửi ngân hàng VIETNCOMBANK
TK 112205: Ngoại tệ gửi ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn
TK 112206: Ngoại tệ gửi ngân hàng Quân Đội
TK 112207: Ngoại tệ gửi ngân hàng nông nghiệp Láng Trung
TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
TK 141: Tạm ứng

TK 1561: Giá hàng hoá
TK 131: Phải thu của khách (TK này được mở chi tiết cho từng khách hàng)
TK 1388: Phải thu khác
TK 311: Vay ngắn hạn ngân hàng
TK 331: Phải trả nhà cung cấp ( TK này mở chi tiết cho từng nhà cung cấp)
TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
TK 3333: Thuế nhập khẩu, xuất khẩu
TK 3338: Phải trả, phải nộp khác
TK 5111: Doanh thu bán hang
TK 641: Chi phí bán hàng
TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài
TK 6418: Chi phí khác bằng tiền
TK 642: Chi phí quản lý
TK 6425: Thuế, phí và lệ phí
TK 6427: Chi phí mua ngoài
TK 6428: Chi phí khác bằng tiền
TK 711: Thu nhập tài chính
TK 811: Chi phí tài chính
TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
Qua các tài khoản trên, em nhận thấy công ty sử dụng một số tài khoản chi
tiết như: TK 131 và TK 331 để theo dõi cho từng đối tượng quản lý, nếu là khách
hàng thường xuyên thì được theo dõi riêng trên từng trang. Điều này rất thuận tiện
cho việc kiểm tra và đối chiếu, đặc biệt khi xảy ra khiếu nại thì nó cung cấp thông
tin nhanh, gọn. Là một đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu thường xuyên giao diạch
bằng ngoại tệ, tỷ giá ngoại tẹ lại lên xuống thất thường, công ty áp dụng ghi sổ
ngoại tệ theo tỷ giá thực tế bán ra của ngân hàng giao dịch của thương vụ ngày
hạch toán. Công ty không sử dụng tài khoản 413- Chênh lệch tỷ giá, mà các khoản
chênh lệch đó được coi là một khoản thu nhập hoặc chi phí tài chính và được hạch
toán vào TK 711-Thu nhập tài chính và TK 811- Chi phí tài chính. Hơn nữa, khi ký
quỹ cho ngân hàng hay các đơn vị khác, kế toán không sử dụng TK 144- Thế chấp,

ký qũy, ký cược ngắn hạn để phản ánh mà ghi giảm trừ luôn vào khoản phải trả
nhà cung cấp. Mặc dù, nó làm giảm công việc ghi chép song hạch toán như vậy là
chưa đúng với chế độ kế toán và không phản ánh đúng nội dung của nghiệp vụ
kinh tế phát sinh. Bên cạnh đó, công ty không sử dụng TK 1562 để tập hợp, phân
bổ chi phía mua hàng và không sử dụng tài khoản sáng tạo thêm phục vụ cho yêu
cầu quản lý.
II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU Ở
CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU CHUYÊN GIA LAO ĐỘNG VÀ KỸ THUẬT (IMS).
Hiện nay, hoạt động nhập khẩu là hoạt động chủ yếu của Công ty. Một hợp
đồng nhập khẩu từ khi ký kết đến khi thanh lý phải trải qua rất nhiều giai đoạn, ở
mỗi giai đoạn lại có những điều kiện khác nhau đòi hỏi các nhà kinh doanh phải có
TK 331, 1112, 1122
Giá CIFtỷ giá hạch toán
Trị giá mua hàng nhập khẩu tính theo tỷ giá thực tế
TK 151
Hàng đi đường cuối kỳHàng đi đường kỳtrước về nhập kho
TK 1561
TK 3333
Thuế nhập khẩu Phải nộp
Hàng nhập khẩu đã kiểm nhận
TK 157
Hàng nhập khẩu chuyển đi tiêu thụ
TK 632
Hàng nhập khẩu tiêu thụ ngay
TK 413
Phần chênh lệch tỷ giá thực tế nhỏ hơn tỷ giá hạch toánPhần chênh lệch tỷ giá thực tế lớn hơn tỷ giá hạch toán
TK 33312
Thuế VAT của hàng nhập khẩu
TK 133
TK 111, 112

Các chi phí chi ra liên quan đến thu mua hàng nhập khẩu
Thuế VAT đầu vào (nếu có)
TK 1562
Giá không thuế VAT
những kiến thức về kinh doanh quốc tế, am hiểu luật pháp và tập quán thương mại
quốc tế.
Sơ đồ 13: Tổng quát nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu trực tiếp tại
Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS)
1. Nhập khẩu hàng hoá trực tiếp:
Để thực hiện một hợp đồng nhập khẩu trực tiếp, trước hết cán bộ ở các
phòng kinh doanh sau khi nghiên cứu mặt hàng nhập khẩu ở thị trường trong và
ngoài nước phải lập phương án kinh doanh trình lên công ty. Nội dung phương án
kinh doanh thường bao gồm: Nhận định tình hàng hoá, thị trường và khách hàng,
phân tích những thuận l;ợi và khó khăn, đề ra những mục tiêu như: sẽ bán được
bao nhiêu hàng, với giá bao nhiêu, ... và các biện pháp cụ thể để thực hiện mục
tiêu, sơ bộ đánh giá hiệu quả kinh doanh. Giám dốc tham khảo ý kiến của phó
giám đốc và kế toán trưởng, phê duyệt. Sau đó, cán bộ các phòng kinh doanh trực
tiếp giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đông mua bán ( hợp đồng ngoại) với nước
ngoài trên cơ sở hợp đồng bán hàng cho khách hàng (hợp đồng nội), hợp đồng nội
có thể được ký kết trược hoặc sau hợp đồng ngoại và cuối cùng là tổ chức thực
hiện hợp đồng đó. Thực hiện hợp đồng nhập khẩu, công ty thường tiến hành qua
các khâu công việc: mở L/C, mua bảo hiểm, làm thủ tục hải quan, giao hàng hoặc
tổ chức vận chuyển cho khách hàng, làm thủ tục thánh toán, khiếu nại về những
thiếu hụt về hàng hoá hoặc những tồn thất. Mỗi giai đoạn đòi hỏi công tác kế toán
phải phán ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác hàng hoá về cả giá trị và hiện vật cũng
như phải tổ chức lưu chuyển hợp lý.
Ta có thể khái quát quá trình hạch toán hoạt động nhập khẩu trực tiếp ở
Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS) qua sơ đồ sau:
TK 1122 TK 331 TK 1561 TK 632 TK 911 TK 511 TK 111,112,131
Giá CIF

Ký quỹ mở L/C
Thanh toán số tiền còn lại cho nhà XK
Nhập khohàng hoáGiá vốnhàng bánK/C giá vốnhàng bánKết chuyển doanh thu
DT ngoàithuế GTGT
Tổng giáthanh toán
TK 33311
Thuế GTGT đầu ra
TK 3333
Thuế NK phải nộp Nộp thuế nhập khẩu
TK 641
Kết chuyển chi phí bán hàng
TK 33312
Thuế GTGT được khấu trừ Nộp thuế GTGT
TK 133 TK 641
Kết chuyển chi phí quản lý
Sơ đồ 14: Hạch toán nhập khẩu trực tiếp tại Công ty IMS
Để thấy được tình hình công tác kế toán nhập khẩu tại Công ty Xuất nhập
khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS), em xin minh hoạ qua việc hạch toán
ở công ty của một hợp đồng nhập khẩu trực tiếp cụ thể:
* Hợp đồng nhập khẩu trực tiếp số 16 - 2000 ký ngày 1/4/2000 giữa Công ty
IMS (Bên mua) và Công ty SCHMIDT Co.LTD - Tokyo JaPan (Bên bán) về việc
mua thiết bị nghiên cứu thí nghiệm.
- Giá trị thiết bị theo hợp đồng: 82.200 USD (CIP Nội Bài)
- Phương thức thanh toán: L/C at sight
- Địa điểm giao hàng: Sân bay Nội Bài - Hà Nội
Hợp đồng còn quy định rõ các điều kiện về loại và số lượng các hoá đơn
chứng từ, bao bì và nhãn mác, điều kiện về phẩm chất và chất lượng, điều kiện về
vận tải, điều kiện về giao hàng, khiếu nại và các điều kiện có liên quan khác.
Các khoản chi phí của hợp đồng bao gồm:
- Phí mở L/C và điện phí (0.2% + 20USD): 200 USD, tỷ giá 14.000

VND/USD
- Phí sửa L/C: 179.049 VND
- Thuế nhập khẩu (5%): 57.531.780 VND
- Thuế GTGT (10%): 120.816.738
- Tỷ giá tính thuế: 13.998 VND/USD
-Lệ phí giao nhận, vận chuyển bốc dỡ và thuê kho bãi: 537.500VND
-Ngày 03/05/2000, công ty nhận được bộ chứng từ do ngân hàng gửi đến,
sau khi kiểm tra, đối chiếu với các điều kiện của L/C, công ty chấp nhận trả tiền
-Ngày 10/05/2000, hàng về đến sân bay Nội Bài, Công ty làm thủ tục nhập
kho hàng hoá.
-Ngày 10/05/2000, công ty nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng về việc
thanh toán L/C lô thiết bị nghiên cứu cho Công ty SCHMIDP - Co.LTD
-Tỷ giá bán ra của ngân hàng: 13.996,8 VND/USD.
* Hợp đồng mua bán số 04/2000 Hà Nội/IMS ngày 9/4/2000 giữa Công ty
IMS (bên bán) và Viện công nghệ Việt Nam (bên mua).
- Giá bán hợp đồng: 100.312,50 USD
- Phương thức bán hàng: Bán buôn tại kho. Hàng được giao tại kho của công
ty, mọi chi phí giao nhận, vận chuyển, bốc xếp từ kho của công ty về kho bên mua,
do bên mua chịu.
-Phương thức thanh toán: Đặt cọc trước 20% và số tiền đặt cọc được quyết
toán khi nhận hàng.
-Điều kiện về quy cách phẩm chất: theo sự giám định của Vinacontrol.
-Sau 30 ngày kể từ khi nhận hàng, nếu không có khiếu nại lẫn nhau thì hợp
đồng coi như được thanh lý.
-Ngày 10/05/2000, Công ty thực hiện bán hàng trực tiếp cho khách hàng tại
kho hàng.
Tổ chức hạch toán kế toán của nghiệp vụ nhập khẩu và tiêu thụ hàng hoá đó
như sau:
a. Quá trình luân chuyển chứng từ
Qua trình luân chuyển chứng từ phụ thuộc vào phường thức thanh toán được

quy định trong hợp đồng kinh tế. Công ty thường sử dụng các phương thức: thanh
toán bằng thư tín dụng (L/C), thanh toán bằng thư bảo đảm trả tiền (L/G), thanh
toán bằng phương thức chuyển tiền, thanh toán bằng phương thức nhờ thu. Trong
dố, thư tín dụng là phương thức thường được sử dụng nhất.
Theo hợp đồng trên, công ty IMS phải thanh toán tiền cho công ty
SCHMIDP Co. LTD bằng thư tín dụng trả ngay. Quá trình luân chuyển chứng từ
như sau:
Căn cứ vào các điều khoản của hợp đồng, kế toán ngoại hối và ngân hàng
tiến hành làm thủ tục mở L/C gồm có: giấy xin mở tín dụng hàng hoá nhập khẩu,
bản sao hợp đồng, giấy phép nhập khẩu, uỷ nhiệm chi để ký quỹ và trả phí ngân
hàng. Ngân hàng xem xét và thoả thuận với công ty bằng một hợp đồng tín dụng.
Khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng, Công ty phải kiểm tra
chứng từ và nếu chứng từ hợp lệ trả tiền cho ngân hàng, để thanh toán cho nhà xuất
khẩu. Bộ chứng từ gốc gồm có: hoá đơn thương mại, vận đơn, phiếu đóng gói, giấy
chứng nhận xuất xứ, giấy bảo hiểm, giấy chứng nhận số lượng và chất lựng. Có
như vậy, Công ty mới nhận được bộ chứng từ này để đi nhận hàng.
Khi nhận được giấy báo hàng đả về càng hoặc sân bay, cán bộ kinh doanh
xuất nhập khẩu có trách nhiệm nhận bộ chứng từ gốc đến địa điểm để nhận hàng
.sau khi xuất trình giấy tờ hợp lệ, cán bộ kinh doanh làm thủ tục hải quan, giám
định hàng hoá và nhận hàng sau đó phải tổ chức vận chuyển
Về kho hàng của Công ty. Nếu có khiếu nại, Công ty phải Fax hoặc Telex
hoặc Cable cho đơn vị xuất khẩu để thống nhất giải quyết. Bộ chứng từ trong khâu
này gồm có: giấy thông báo thuế nhập khẩu và thuế GTGT của hàng nhập khẩu, tờ
khai hàng hoá xuất khẩu và nhập khẩu (phụ lục kèm theo nếu có), chứng từ giám
định về chất lượng Vinacontrol, ....
Khi bán hàng hoá, dựa vào những điều khoản đã được ký kết trong hợp đồng
nội, kế toán tiêu thụ viết phiếu xuất kho gồm 3 liên, liên 1 lưu tại nơi lập phiếu,
liên 2 giao cho khách hàng làm chứng từ đi đường, liên 3 thu kho giữ lại để ghi vào
thẻ kho và viết hoá đơn trong đó phải ghi rõ :
+ Giá bán chưa có thuế GTGT

+ Các khoản phụ thu và phí tính ngoài giá bán
+ Thuế GTGT.
+ Tổng giá thanh toán.
Toàn bộ chứng từ trên được chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ để hạch
toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. Trên cơ sở bộ chứng từ nhận được, kế toán tiến
hành ghi sổ và phản ánh toán bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình nhập
khẩu, sau đó lưu trữ, bảo quản chứng từ.
b. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá.
Quy trình hạch toán nhập khẩu được thực hiện như sau:
- Ngày 01/04/2000, ký quỹ mở L/C, căn cứ vào giấy báo Nợ của ngân hàng,
kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 331: 82.200 * 20% * 14.000 = 230.160.000
Có TK 1122: 82.200 * 20% * 14.000 = 230.160.000
- Ngày 04/04/2000, nhận được giấy báo Có của ngân hàng số tiền vay mở
L/C, kế toán tiến hành ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 1122: 82.200 * 80% * 14.000 = 920.640.000
Có TK 311: 82.200 * 80% * 14.000 = 920.640.000
Và giấy báo Nợ lệ phí mở L/C và điện phí, kế toán ghi:
Nợ TK 6425: 200 * 14.000 = 2.800.000
Có TK 1121: 200 * 14.000 = 2.800.000
- Căn cứ vào giấy báo Nợ của ngân hàng, kế toán phản ánh phí tu sửa L/C:
Nợ TK 6425: 179.049
Có TK 1121: 179.049
- Ngày 10/05/2000 hàng về đến cửa khẩu, cán bộ kinh doanh làm thủ tục hải quan,
nhận hàng để tại kho 5. Kế toán phản ánh giá trị hàng nhập khẩu như sau:
Giá trị hàng nhập khẩu = 82.200 * 14.000 + 57.531.780 = 1.208.331.780
Căn cứ vào phiếu nhập kho, giấy thông báo thuế và phụ thu, kế toán ghi:
Nợ TK 1561: 1.208.331.780
Có TK 3333: 57.531.780
Có TK 331: 1.150.800.000

- Ngày 10/05/2000, Công ty nhận được phiếu báo Nợ của ngân hàng thông báo đã
thanh toán tiền hàng cho nhà xuất khẩu tổng số tiền:
82.200 * 14.000 = 1.150.800.000
vì đã coi khoản ký quỹ là khoản ứng trước nên kế toán chỉ ghi sổ số tiền còn lại:
82.200 * 80% * 14.000 = 920.640.000, kế toán ghi
Nợ TK 331: 920.640.000
Có TK 1122: 920.640.000
- Căn cứ vào giấy thông báo thuế và phụ thu, kế toán phản ánh thuế GTGT của
hàng nhập khẩu:
Nợ 133: 120.816.738
Có TK 3331 (33312): 120.816.738
- Khi nộp thuế căn cứ vào giấy báo Nợ của ngân hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 3333: 57.531.780
Nợ TK 3331 (33312): 120.816.738
Có TK 1121: 178.348.516
- Căn cứ vào phiếu chi, giấy thanh toán tạm ứng, kế toán phản ánh chi phí giao
nhận, vận chuyển, bốc dỡ và thuê kho bãi vào sổ theo định khoản:
Nợ TK 6418: 537.500
Có TK 141: 537.500
2. Hạch toán tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu.
Theo hợp đồng đã ký kết, bên mua đến tận kho để nhận và phải tự tổ chức
vận chuyển. Hàng được giao tại kho cảng. Giá bán: 100.312,50 USD, tỷ giá:
14.000 VND/USD.
+ Tổng số tiền thanh toán: 100.312,50 * 14.000 = 1.404.375.000
+ Doanh thu ngoài thuế: 1.286.701.303
+ Số thuế GTGT phải nộp NSNN = (1.404.375.000 : 1,1)*10% = 127.670.454,50
+ Số tiền đặt cọc Công ty coi là khoản người mua ứng trước: 280.875.000
- Ngày 12/04/2000, Công ty đặt cọc 20% giá trị hợp đồng, coi là khoản ứng trước
của người mua, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 1122: 100.312,50 * 14.000 * 20% = 280.875.000

Có TK 131: 100.312,50 * 14.000 * 20% = 280.875.000
- Ngày 10/05/2000 IMS thực hiện giao hàng và Viện công nghệ Việt Nam chuyển
trả số tiền còn lại, căn cứ vào giấy báo Có của ngân hàng, phiếu xuất kho, hoá đơn
thuế GTGT, kế toán phản ánh như sau:
Bút toán 1: Phản ánh doanh thu:
Nợ TK 131: 1.404.375.000
Có TK 511: 1.276.704.546
Có TK 33311: 127.670.454
Bút toán 2: Phản ánh số tiền còn lại nhận được:
Nợ TK 1122: 100312,50 * 80% * 14.000 = 1.123.500.000
Có TK 131: 100312,50 * 80% * 14.000 = 1.123.500.000
- Kết chuyển giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632: 1.208.331.780
Có TK 1561: 1.208.331.780
- Kết chuyển chi phí và xác định kết quả kinh doanh: Các bút toán kết chuyển nằm
trong bút toán kết chuyển cuối kỳ gồm có:
+ Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý:
Nợ TK 911: 3.516.549
Có TK 641 (6418): 537.500
Có TK 642 (6425): 179.049 + 2.800.000 = 2.979.049
+ Kết chuyển giá vốn bán hàng:
Nợ TK 911: 1.208.331,80
Có TK 632: 1.208.331,80
+ Kết chuyển doanh thu bán hàng:
Nợ TK 511: 1.276.704.546
Có TK 911: 1.276.704.546
Các nghiệp vụ hợp đồng trên được phản ánh vào các sổ chi tiết sau:
- Phản ánh số ngoại tệ gửi ngân hàng
Bảng số 1:
CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU CHUYÊN GIA LAO ĐỘNG VÀ KỸ THUẬT (IMS)

----------------------------------------------
BÁO CÁO CHI TIẾT SỐ PHÁT SINH TK 112201
NGOẠI TỆ GỬI NGÂN HÀNG VIETCOMBANK TW
Trang:
Đơn vị: Đồng
Ngày
Số
CT
Nội dung
TK
ĐƯ
Phát sinh
Nợ VND
Phát sinh
Có VND
Phát sinh
Nợ USD
Phát sinh
Có USD
......... ..... ............................ ....... .......... ........... ......... .............
01/04/00 10 Ký quỹ mở L/C HĐ
số 16
331 230.160.000 16.200
04/04/00 35 Vay ngắn hạn HĐ
số 16
311 920.640.000 63.240
04/04/00 36 Phí mở L/C+điện
phí hợp đồng số 16
6425 2.800.000 205
12/04/00 67 Nhận đặt cọc HĐ

số 02/2000-HN
131 280.875.000 20.042,1
10/05/00 134 Trả tiền hàng HĐ
số 16
331 920.640.000 63.240
10/05/99 147 Thu tiền còn lại lô
thiết bị nghiên cứu
hợp đồng số
02/2000 - HN
131 1.112.881.029 80.168,34
......... ..... ............................ ....... .......... ........... ......... .............
Tổng cộng
Số dư cuối quý II
1.567.205.8275
1.349.358.678
15.322.699.579 893.315,27
78.145,94
1.030.812,86
- Phản ánh tiền mặt gửi ngân hàng.
Bảng số 2:
CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU CHUYÊN GIA LAO ĐỘNG VÀ KỸ THUẬT (IMS)
----------------------------------------------
BÁO CÁO CHI TIẾT SỐ PHÁT SINH TK 112101
NGOẠI TỆ GỬI NGÂN HÀNG VIETCOMBANK TW
Trang:
Số dư đầu kỳ: 197.966.454 Đơn vị: Đồng
Ngày
Số
CT
Nội dung

TK
ĐƯ
Phát sinh
Nợ VND
Phát sinh
Có VND
......... ..... ............................ ....... .................... ....................
04/04/00 12 Phí thu sửa L/C 6425 179.049
10/05/00 123 Nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT
lô hàng hợp đồng số 16
3333
3331
57.531.780
120.816.738
......... ..... ............................ ....... .................... ....................
Tổng cộng
Số dư cuối quý I
870.478.465
480.549.266
836.258.683
Bảng số 3:
Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS)
----------------------------------------------
BÁO CÁO CHI TIẾT SỐ PHÁT SINH TK 331
Phải trả nhà cung cấp
Trang:
Số dư đầu kỳ: 197.966.454 Đơn vị: Đồng
Ngày
Số
CT

Nội dung
TK
ĐƯ
Phát sinh Nợ
VND
Phát sinh Có
VND
......... ..... ............................ ....... .................... ....................
01/04/00 10 Ký quỹ mở L/C lô thiết bị
nghiên cứu hợp đồng số 16
1122 230.160.000
......... ..... ............................ ....... .................... ....................
10/05/00 39 Nhập kho lô thiết bị nghiên
cứu
1561 1.150.800.000
10/05/00 134 Trả tiền hàng hợp đồng số 16 1122 920.640.000
......... ..... ............................ ....... .................... ....................
Tổng cộng
Số dư cuối kỳ
3.974.855.160 3.883.301.000
270.496.860
Bảng số 4:
CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU CHUYÊN GIA LAO ĐỘNG VÀ KỸ THUẬT (IMS)
----------------------------------------------
BÁO CÁO CHI TIẾT SỐ PHÁT SINH TK 1561 - HÀNG HOÁ
Kho hàng số 5 - thiết bị nghiên cứu
Trang:
Số dư đầu kỳ: 823.998.482 Đơn vị: Đồng
Mã Nội dung
TK

ĐƯ
Số
lượn
g đầu
kỳ
Dư
Nợ
đầu
kỳ
Số
lượn
g
nhập
(km)
Số
lượn
g
xuất
(km)
PS Nợ trong
kỳ
PS Có trong
kỳ
Số
lượn
g
cuối
kỳ
Dư Nợ cuối
kỳ

...... .................. ....... ........ ..... ......... ......... .................. .................. ........ .................
03.01 Xuất kho ....... ........ ..... ......... 100 .................. 823.998.482 ........ 0
03.01 Nhập lô hàng
HĐ số 16
331
3333
0 0 150 0 1.150.800.000
57.531.780
1.150.800.000
1.208.331.780
03.02 .................. ....... ........ ..... ......... ......... .................. .................. ........ .................
03.01 Xuất kho lô
thiết bị
nghiên cứu
632 150 1.208.331.780 0
Tổng cộng
- Phản ánh thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu:
Bảng số 5:
CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU CHUYÊN GIA LAO ĐỘNG VÀ KỸ THUẬT (IMS)
----------------------------------------------
BÁO CÁO CHI TIẾT SỐ PHÁT SINH TK 33312
Thuế GTGT phải nộp hàng nhập khẩu
Trang:
Số dư đầu kỳ: 0 Đơn vị: Đồng
Ngày
Số
CT
Nội dung
TK
ĐƯ

Phát sinh Nợ Phát sinh Có
......... ..... ............................ ....... .................... ....................
27/04/00 45 Số thuế GTGT phải nộp lô hàng
nhập khẩu hợp đồng số 16
133 120.816.738
......... ..... ............................ ....... .................... ....................
01/05/00 123 Nộp thuế GTGT lô thiết bị
nghiên cứu hợp đồng số 16
1121 120.816.738
Tổng cộng
Số dư cuối kỳ
1.206.287.868 1.206.287.868
0
- Kế toán phản ánh thuế nhập khẩu trị giá: 57.531.780