Hoàn thiện công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu với việc nâng cao hiệu quả kinh doanh ở Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS) - Bộ thương mại.DOC
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (436.57 KB, 95 trang )
Chuyên đề tốt nghiệp
Nguyễn Thị Thu Hơng Lớp KTB-
K28
Lời mở đầu
Nền kinh tế thế giới là một thể thống nhất. Tríc xu híng qc tÕ ho¸ trong
sù ph¸t triĨn nỊn kinh tế thế giới, không một quốc gia nào có tồn tại và phát triển
mà lại không tham gia vào phân công lao động quốc tế và trao đổi hàng hoá với
bên ngoài. Ngoại thơng nh một sợi dây liên kết nền kinh tế giữa các nớc. Thông
qua hoạt động ngoại thơng, tiềm năng và thế mạnh của mỗi quốc gia đợc phát huy
nhờ đó thúc đẩy nền kinh tế của các nớc tăng trởng và phát triển. Chính vì vậy,
hoạt động ngoại thơng luôn giữ vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân cũng
nh trong chiến lợc phát triển kinh tế của mỗi quốc gia, trong đó có Việt Nam.
Nớc ta còn nghèo, trình độ trang thiết bị kỹ thuật phục vụ sản xuất còn rất
lạc hậu. ViÖc tiÕp thu sù tiÕn bé khoa häc - kü thuật công nghệ của các nớc đóng
vai trò quan trọng trong việc đẩy nhanh tốc độ phát triển kinh tế mà nhất là trong
quá trình công nghiệp hoá và hiện đại hoá ở nớc ta hiện nay. Hoạt động kinh
doanh nhập khẩu một mặt tạo điều kiện cho sự phát triển của nền kinh tế trong nớc, mặt khác góp phần giải quyết những vấn đề xà hội quan trọng nh: vốn, việc
làm, công nghệ, sử dụng hiệu quả nguồn tài nguyên.
Hiệu quả kinh doanh nhập khẩu hàng hoá, vật t phụ thuộc vào rất nhiều
nhân tố nh: năng lực của nhà quản lý, tình hình thị trờng thế giới, khả tài chính của
đơn vị... nhng một nhân tố giữ vai trò then chốt là thông tin kế toán về quá trình
nhập khẩu của doanh nghiệp. Hạch toán kế toán là một công cụ quản lý. Nó đảm
bảo cung cấp các thông tin một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời về tình hình sản
xuất và kinh doanh, cho phép doanh nghiệp đạt đợc ba mục tiêu chiến lợc: lợi
nhuận, vị thế và an toàn.
Nhận thức đợc tầm quan trọng của công tác kế toán nhập khẩu cũng nh ý
nghĩa của việc nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp trong cơ chế thị trờng, qua quá trình học tập, nghiên cứu và thời gian thực tập tại Công ty Xuất nhập
khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS), em chọn đề tài: Hoàn thiện công
tác kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu với việc nâng cao hiệu quả kinh
1
Chuyên đề tốt nghiệp
Nguyễn Thị Thu Hơng Lớp KTB-
K28
doanh ở Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS) - Bộ
thơng mại .
Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề gồn ba phần chính sau:
Phần I: Cơ sở lý luận của việc tổ chức công tác kế toán lu chuyển hàng hoá
nhập khẩu.
Phần II: Tình hình công tác kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu ở Công ty
Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS).
Phần III: Phơng hớng hoàn thiện công tác kế toán lu chuyển hàng hoá nhập
khẩu ở Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật
(IMS).
Nội dung của chuyên đề tập trung làm rõ lý luận về kinh doanh nhập khẩu
và công tác kế toán hoạt động nhập khẩu, đánh giá tình hình chung về công tác kế
toán của đơn vị, phân tích quy trình kinh doanh và kế toán nhập khẩu và đề xuất
phơng hớng, biện pháp hoàn thiện và nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty
Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS).
Đợc sự hớng dẫn của cô giáo Thạc sĩ Phạm Bích Chi, đợc sự giúp đỡ của
các chuyên viên phòng kế toán tài chính và các cán bộ phòng kinh doanh xuất
nhập khẩu, em đà hoàn thành bài chuyên đề của mình. Song do trình độ còn hạn
chế và thời gian thực tập có hạn, bài viết của em không tránh khỏi những khiếm
khuyết, em mong đợc sự góp ý, chỉ bảo của các thầy giáo, cô giáo, các chuyên
viên kế toán, cán bộ kinh doanh của Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động
và Kỹ thuật (IMS).
Em xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, năm 2000
Sinh viên
Nguyễn Thị Thu Hơng
2
Chuyên đề tốt nghiệp
Nguyễn Thị Thu Hơng Lớp KTB-
K28
Phần I
Cơ sở lý luận của việc tổ chức công tác kế
toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu
I. Một số vấn đề về hoạt động kinh doanh nhập khẩu, nhiệm vụ và
ý nghĩa của công tác kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu.
1. Vai trò của hoạt động nhập khẩu.
Hoạt động kinh tế đối ngoại đợc hình thành và phát triển trên cơ sở phân
công lao động quốc tế. Nó ngày càng đợc mở rộng do ảnh hởng và tác động trực
tiếp của cuộc cách mạng khoc học - kỹ thuật, nó tạo điều kiện thúc đẩy nền kinh
tế các nớc phát triển. Hoạt động kinh tế đối ngoại thờng rất đa dạng, phong phú
nh: hoạt động ngoại thơng, du lịch, đầu t quốc tế, chuyên giao công nghệ...
3
Chuyên đề tốt nghiệp
Nguyễn Thị Thu Hơng Lớp KTB-
K28
Cũng nh xuất khẩu, nhập khẩu là một hoạt động quan trọng thuộc lĩnh vực
ngoại thơng, đó là việc mua hàng hoá từ nớc ngoài về tiêu thụ ở thị trờng trong nớc
hoặc tái xuất khẩu, đợc thực hiện bởi các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu
theo các hợp đồng đà ký kết với nớc ngoài.
Hoạt động nhập khẩu có một vị trí đáng kể trong nền kinh tế quốc dân nãi
chung cịng nh ®èi víi tõng doanh nghiƯp kinh doanh xuất nhập khẩu nói riêng.
Trớc hết, nhập khẩu để bổ xung các hàng hoá, vật liệu mà trong nớc không sản
xuất đợc, hoặc sản xuất không đáp ứng đợc nhu cầu. Trong điều kiện nền kinh tế
nớc ta còn thấp kém, kỹ thuật lạc hậu, thiếu vốn, trình độ quản lý còn hạn chế thì
việc nhập khẩu máy móc, thiết bị, vật t, vốn, công nghệ... sẽ tạo điều kiện giải
quyết những bế tắc và thúc đẩy sự phát triển sản xuất trong nớc. Hai là, nhập khẩu
còn để thay thế nghĩa là, nhập khẩu những hàng hoá, vật t mà nếu sản xuất trong
nớc sẽ không có lợi bằng nhập khẩu. Hai mặt nhập khẩu bổ sung và nhập khẩu
thay thế nếu đợc thực hiện tốt sẽ tác động tích cực đến sự phát triển cân đối nền
kinh tế quốc dân. Trong đó, cân đối trực tiếp giữa ba yếu tố của sản xuất: công cụ
lao động, đối tợng lao động và lao động, đóng vai trò quan trọng nhất. Nh vậy,
nhập khẩu đợc coi nh một phơng pháp sản xuất gián tiếp.
Hoạt động nhập khẩu còn để tranh thủ khai thác mọi tiềm năng, thế mạnh
về công nghệ kỹ thuật, trình độ quản lý của nớc ngoài cũng nh tăng cờng giao lu
quốc tế nhằm mở rộng quan hệ đối ngoại trên trờng quốc tế. Bên cạnh đó, nhập
khẩu còn là một bộ phận khấu thành cán cân xuất nhập khẩu, có tác động tích cực
đến xuất khẩu, giải quyết việc làm cho ngời lao động, cung cấp hàng hoá và dịch
vụ để đáp ứng mọi nhu cầu và thị hiếu tiêu dùng, làm dồi dào, phong phú hơn thị
trờng hàng hoá nội địa...
Trong điều kiện nền kinh tÕ níc ta hiƯn nay, vai trß cđa nhËp khÈu đợc thể
hiện ở các khía cạnh sau:
Thứ nhất, nhập khẩu tác động mạnh mẽ đến sự đổi mới trang thiết bị và
công nghệ sản xuất, tạo điều kiện đẩy nhanh quá trình xây dựng cơ sở vật chất kỹ
thuật, chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hớng công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất
4
Chuyên đề tốt nghiệp
Nguyễn Thị Thu Hơng Lớp KTB-
K28
nớc, bổ sung kịp thời những mặt mất cân đối của nền kinh tế, đảm bảo cho xự phát
triển cân đối và ổn định.
Thứ hai, nhập khẩu có tác động trực tiếp đến sản xuất kinh doanh của các
doanh nghiệp. Hàng năm, nhËp khÈu cung cÊp cho c¸c doanh nghiƯp tõ 60- 90%
các nguyên vật liệu chính yếu, các dây chuyền công nghệ, máy móc phục vụ cho
sản xuất, khoảng 2,86 triệu tấn xăng dầu, gần 4.000 tấn sắt thép các loại, trên 2
triệu tấn phân bón,... Nhập khẩu góp phần ổn định và phát triển sản xuất trong nớc, đồng thời giúp cho các doanh nghiệp tận dụng đợc mọi thế so sánh của đât nớc.
Thứ ba, nhập khẩu có vai trò tích cực trong việc thúc đẩy xuất khẩu. Sự tác
động này thể hiện ở chỗ: nhập khẩu tạo đầu vào để sản xuất nguồn hàng xuất khẩu
và tạo môi trờng thuận lợi cho việc xuất khẩu hàng hoá ra nớc ngoài.
Thứ t, hoạt động nhập khảu mang lại lợi nhuận cho các nd, từ đó thúc đẩy
các doanh nghiệp mở rộng hoạt động kinh doanh, nâng cao hiệu quả kinh doanh
và hiệu quả xà hội. ở đây, nhập khẩu vừa thoả mÃn nhu cầu trực tiếp cho tiêu dùng
trong nớc cả về số lợng và chất lợng, vừa đảm bảo đầu vào cho sản xuất tạo việc
làm ổn định cho ngời lao động, góp phần cải thiện và nâng cao mức sống ngời lao
động.
Thứ năm, nhập khẩu là một bộ phận cấu thành cán cân xuất nhập khẩu chỉ tiêu dùng để đánh giá trình độ phát triển kinh tế của một nớc: một nền kinh tế
ở trạng thái tốt nếu cán cân đó cân bằng hay xuất siêu. ở nớc ta, trong những năm
gần đây cán cân thơng mại vẫn kéo dài tình trạng nhập siêu, nhng nhập khẩu vẫn
giữ một vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy xuất khẩu, từ đó từng bớc cân bằng
lại cán cân thơng mại.
Nh vậy, nhập khẩu tác động một cách trực tiếp và quyết định đến sản xuất
và đời sống trong nớc.
2. Điều liện để một doanh nghiệp tham gia hoạt động kinh doanh nhập khẩu.
Theo Nghị định số 33/CP ngày 19/4/1994 của Chính phủ về quản lý Nhà nớc ®èi víi ho¹t ®éng xt khÈu, nhËp khÈu: méi doanh nghiệp không phân biệt
5
Chuyên đề tốt nghiệp
Nguyễn Thị Thu Hơng Lớp KTB-
K28
thành phân kinh tế, hội đủ những điều kiện sau đợc cấp giấy phép kinh doanh xuất
nhập khẩu:
- Doanh nghiệp đợc thành lập theo đúng luật và cam kết tuân thủ các quy
định của pháp luật hiện hành.
- Doanh nghiệp Việt Nam muốn kinh doanh xuất nhập khẩu, ký hợp đồng
mua bán với nớc ngoài đều phải xin giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu do Bộ
Thơng mại cấp.
- Các doanh nghiệp phải hoạt động theo đúng ngành hàng đà đăng ký và có
số vốn lu động tối thiểu tơng đợng 200.000 USD (riêng các doanh nghiệp thuộc
các tỉnh miền núi và các tỉnh có khó khăn về kinh tế thì số vốn lu động tối thiểu tơng đơng 100.000 USD).
- Doanh nghiệp phải có đội ngũ các nhà kinh doanh có kiến thức về kinh
doanh quốc tế, luật pháp và tập quán buôn bán, am hiểu sâu sắc tình hình thị trờng
trong và ngoài nớc, có khả năng đàm phán, thơng thuyết trong ký kết và thực hiện
các hợp đồng thơng mại.
3. Các phơng thức và hình thức kinh doanh nhập khẩu.
Nhập khẩu là một lĩnh vực hoạt động kinh tế rất phong phú và đa dạng, đợc
tiến hành theo nhiều phơng thức và hình thức khác nhau.
a. Phơng thức nhập khÈu:
NhËp khÈu bao gåm hai ph¬ng thøc: NhËp khÈu theo Nghị định th và nhập
khẩu ngoài nghị định th.
Nhập khẩu theo Nghị định th: là phơng thức mà các doanh nghiệp phải tuân
theo các chỉ tiêu pháp lệnh của Nhà nớc thực hiện các hợp đồng kinh tế bằng văn
bản. Chính phủ Việt Nam sau khi ký kết Nghị định th hoặc Hiệp định th để nhận
hàng hoá, sau đó giao cho đơn vị nhập khẩu trực tiếp nhận thực hiện. Việc thanh
toán tiền hàng nhập khẩu, có thể Nhà nớc đứng ra trả tiền hoặc cam kế trả tiền
hoặc uỷ nhiệm cho doanh nghiệp thanh toán. Đối với số ngoại tệ thu đợc phải nộp
vào quỹ tập trung của Nhà nớc thông qua tài khoản của Bộ thơng mại và đợc thanh
toán trả bằng tiền Việt Nam tơng ứng với số ngoại tệ đà nộp căn cứ vào tỷ gi¸
6
Chuyên đề tốt nghiệp
Nguyễn Thị Thu Hơng Lớp KTB-
K28
khoán do Nhà nớc quy định. Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng hiện nay, đa số
các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu đợc chủ động trong hoạt động kinh doanh
của mình nên số lợng các đơn vị kinh doanh theo phơng thức này rất ít, chỉ trừ
những đơn vị hoạt động trong lĩnh vực đặc biệt.
Nhập khẩu ngoài Nghị định th (hay còn gọi là phơng thức nhập khẩu tự cân
đối): là phơng thức hoạt động trong đó các doanh nghiệp phải tự cân đối về tài
chính và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nớc, theo phơng thức này,
doanh nghiệp hoàn toàn chủ động tổ chức hoạt động nhập khẩu từ khâu đầu tiên
đến khâu cuối cùng. Đơn vị phải tự tìm nguồn, bạn hàng, tổ chức giao dịch, ký kết
và thực hiện hợp đồng trên cơ sở tuân thủ những chính sách, chế độ kinh tế của
Nhà nớc. Đối với sô ngoại tệ thu đơck không phải nộp vào quỹ ngoại tệ tập trung
mà có thể bán ở trung tâm giao dịch ngoại tệ hoặc ngân hàng. Nhập khẩu theo phơng thức này tạo cho các doanh nghiệp đợc năng động, sáng tạo, độc lập trong
hạch toán kinh doanh phù hợp với cơ chế thị trờng.
b. Hình thức nhập khẩu:
Hiện nay tồn tại hai hình thức chủ yếu là nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu
uỷ thác.
Nhập khẩu trực tiếp: là hình thức nhập khẩu mà trong đó các đơn vị kinh
doanh nhập khẩu đợc Nhà nớc cấp giấy phép hoạt động nhập khẩu, trực tiếp giao
dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá với nớc ngoài. Chính vì vậy,
không phải doanh nghiệp nào cũng đợc quyền kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp
mà chỉ có một số đơn vị hội đủ mọi điều kiện theo quy định của Nhà nớc về kinh
doanh xuất nhập khẩu mới đợc quyền nhập khẩu trực tiếp.
Nhập khẩu uỷ thác: là hình thức nhập khẩu áp dụng đối với các doanh
nghiệp đợc Nhà nớc cấp giÊy phÐp nhËp khÈu nhng cha cã ®đ ®iỊu kiƯn để trực
tiếp đàm phán, ký kết, thực hiện hợp đồng với nớc ngoài hoặc là cha thể trực tiếp
lu thông hàng hoá giữa trong nớc và ngoài nớc nên phải uỷ thác cho đon vị khác
có chức năng nhập khẩu hộ hàng hoá cho mình. Theo hình thức này, đơn vị giao
uỷ thác là đơn vị đợc tính doanh số, đơn vị nhận uỷ thác chỉ là đơn vị làm đại lý và
7
Chuyên đề tốt nghiệp
Nguyễn Thị Thu Hơng Lớp KTB-
K28
đợc hởng hoa hồng theo tỷ lệ thoả thuận giữa hai bên ghi trong hợp đồng uỷ thác
nhập khẩu.
Kinh doanh theo hình thức nào còn tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của mỗi
doanh nghiệp, nhng vấn đề quan trọng là hiệu quả kinh doanh - yếu tố đảm bảo
cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển trên thơng trờng. Vì vậy, có những đơn vị
kinh tế vừa tổ chức kinh doanh nhËp khÈu theo h×nh thøc trùc tiÕp võa theo h×nh
thøc nhập khẩu uỷ thác. Nhìn chung, tổ chức hoạt động nhập khẩu theo hình thức
trực tiếp có lợi hơn bởi vì trong trờng hợp này doanh nghiệp có điều kiện nắm bắt
các thông tin và tín hiệu thị trờng nớc ngoài một cách toàn diện, chính xác, kịp
thời. Hơn nữa, đơn vị không bị chia xẻ và có điều kiện mở rộng quan hệ cũng nh
nâng cao uy tín đối bạn hàng nớc ngoài.
4. Phơng thức thanh toán hợp đồng ngoại thơng trong hoạt động nhập khẩu.
Trớc hết, hợp đồng kinh tế ngoại thơng (hay còn gọi là hợp đồng mua bán
quốc tế hoặc hợp đồng xuất nhập khẩu) đợc hiểu là sự thoả thuận bằng văn bản
giữa hai bên chủ thể có quốc tịch khác nhau, trong đó một bên gọi là bên bán (bên
xuất khẩu) có nghĩa vụ phải chuyển vào quyền sở hữu của bên kia là bên mua (bên
nhập khẩu) một tài sản gọi là hàng hoá. Bên mua có trách nhiệm trả tiền và nhận
hàng. Hợp đồng kinh tế ngoại thơng yêu cầu phải ghi rõ và đầy đủ các điều kiện
về hàng hoá, số lợng, chất lợng, thời gian, địa điển giao nhận hàng, phơng thức
thanh toán, thủ tục giải quyết tranh chấp giữa ngời bán và ngời mua.
Phơng thức thanh toán chính là một điều kiện quan trọng bậc nhất trong
các điều kiện thanh toán. Phơng thức thanh toán chỉ ra ngời bán dùng cách nào để
thu tiền về còn ngời mua dùng cách nào để trả tiền. Về thanh toán tiền hàng chỉ đợc thực hiện dựa trên những chứng từ hợp lệ làm cơ sở pháp lý cho việc giao và
nhận hàng. Hiện nay, trong quan hệ buôn bán quốc tế, ngời ta áp dụng rất nhiều
phơng thức thanh toán và mỗi phơng thức thanh toán đều có u, nhợc điểm riêng
của nó. Tuy nhiên, doanh nghiệp áp dụng phơng thức nào còn phụ thuộc vào
những điều khoản đà ký kết trong hợp đồng và tập quán thanh toán quốc tế. Mỗi
phơng thức thanh toán đồi hỏi kế toán phải nắm vững đặc điểm các khâu công
việc, các thủ tục liên quan, giao dịch với ngân hàng, với nhà cung cấp, víi kh¸ch
8
Chuyên đề tốt nghiệp
Nguyễn Thị Thu Hơng Lớp KTB-
K28
hàng, với hải quan... cũng nh u điểm và điều kiện áp dụng của nó để tuỳ thuộc
vào những hợp đồng cụ thể để áp dụng một cachs linh hoạt và hữu hiệu nhất.
Chúng ta có chia ra làm hai nhóm phơng thức thanh toán sau:
a. Phơng thức thanh toán không phụ thuộc chứng từ (không kèn chứng
từ):
Phơng thức thanh toán này có đặc điểm sau:
- Căn cứ để đòi tiền, trả tiền không phụ thuộc chứng từ mà căn cứ vào hoá
đơn trên cơ sở thực giao, thực thanh.
- Quyền lợi của ngời bán ít đơc đảm bảo hơn so với ngời mua hay ta còn gọi
là phơng thức thanh toán không an toadfn.
- Phơng thức thanh toán này áp dụng khi:
+ Hai bên đối tác tin cậy lẫn nhau.
+ Ngời bán quá tự tin vào mặt hàng của mình.
+ Hai bên đối tác hoạt động cùng một không gian (giáp giới, có thể gặp mặt
tại biên giới để thanh toán...).
- Ngân hàng chỉ đóng vai trò trung gian chứ không có trách nhiệm trả tiền,
nhiều nhất ngân hàng chỉ đứng ra làm ngời bảo lÃnh nhng sự bảo lÃnh này còn tuỳ
thuộc vào luật từng nớc. Bảo lÃnh có thể chỉ đảm bảo về uy tín hoặc là sự chấp
nhận thanh toán (Acception).
- Vì thanh toán không phụ thuộc chứng từ nên không áp dụng đợc công
nghệ khoa học - kỹ thuật tiên tiến và ngành ngân hàng.
Các phơng thức thanh toán không phụ thuộc chứng từ bao gồm:
Thứ nhất, phơng thức chuyển tiền ( Remittance): là phơng thức thanh toán
đơn giản nhất trong đó khách hàng yêu cầu ngân hàng của mình chuyển một số
tiền nhất định đến một ngời hoặc một đơn vị kinh tế nào đó ở một địa điểm nhất
định bằng phơng thức chuyển tiền mà khách hàng yêu cầu. Trình tự nghiệp vụ đợc
tiến hành nh sau:
(3)
Ngân hàng
Ngân hàng
chuyển tiềnSơ đồ 1: Trình tự nghiệp vụ chuyển tiền
đại lý
(2)
Nhập khẩu
(4)
(1)
9
Xuất khẩu
Chuyên đề tốt nghiệp
Nguyễn Thị Thu Hơng Lớp KTB-
K28
Trong đó:
(1): Ngời bán giao hàng và gửi chứng từ cho ngời mua (qua thuyền trởng
hoặc qua bu điện).
(2): Sau khi kiểm tra toàn bộ chứng từ thấy hợp lệ, ngời mua viết giấy yêu
cầu chuyển tiền, nhờ ngân hàng chuyển số tiền nhất định đến ngời xuất khẩu.
(3): Trên cơ sở giấy yêu cầu chuyển tiền của khách hàng, ngân hàng lập
điện chuyển tiền (T/T - Telegrphic transfer) hoặc th chuyển tiền (M/T - Mail
transfer).
(4): Ngân hàng thông báo sẽ trả tiền cho nhà xuất khẩu.
Phơng thức này có u điểm là thủ tục đơn giản, phí thanh toán không cao,
cho nên nó đợc áp dụng trong trong thanh toán lô hàng có giá trị nhỏ hoặc thanh
toán các khoản chi phí dịch vụ ngoại thơng, trả tiền vận tải, bảo hiểm, hoa hồng,
bồi thờng thiệt hại... Tuy nhiên, trong phơng thức này đơn vị nhập khẩu có thể rủi
ro do chứng từ giả, cho nên trong nhiều trờng hợp các nhà nhập khẩu đợc hàng rồi
mới chuyển tiền trả nhà xuất khẩu.
Thứ hai, phơng thức thanh toán băng th bảo đảm trả tiền (Letter of
Guarantee L/G). Phơng thức th đảm bảo trả tiền là phơng thức thanh toán trong đó
ngân hàng của nớc ngời ma theo yêu cầu của ngời mua viết cho ngời bán một bức
th gọi là th đảm bảo trả tiền, đảm bảo với ngời bàn là sau khi ngân hàng đà đến địa
điểm do ngời mua quy định thì sẽ trả tiền hàng cho ngời bán. Trình tự nghiệp vụ
th đảm bảo trả tiền nh sau:
10
Chuyên đề tốt nghiệp
Nguyễn Thị Thu Hơng Lớp KTB-
K28
Sơ đồ 2: Trình tự nghiệp vụ th đảm bảo trả tiền
Ngân hàng
mở L/G
(2)
Ngân hàng
thông báo
(1)
(3)
(4)
Nhập khẩu
Xuất khẩu
(5)
Trong đó:
(1): Dựa vào điều khoản của hợp đồng mua bán đà ký kết, ngời nhập khẩu
viết giấy yêu cầu mở th đảm bảo gửi tới ngân hàng của mình. Giấy yêu cầu phải
ghi rõ: địa điểm nhận hàng.
(2): Ngân hàng phát hành th bảo đảm gửi tới ngân hàng thông báo ở nớc ngời xuất khẩu, cam kết sẽ trả tiền cho ngời bán khi hàng đến địa điểm quy định ở nớc ngời mua.
(3): Ngân hàng thông báo nội dung th bảo đảm ®Õn ngêi xuÊt khÈu.
(4): Néi xuÊt kiÓm tra néi dung th bảo đảm nếu chấp nhận thì gửi hàng và
kèm chứng từ hàng hoá cho ngời mua .
(5): Ngời mua sau khi nhận xong hàng thì trả tiền cho ngời bán bằng phơng
pháp chuyển tiền.
Theo phơng pháp này thì quyền lợi của ngời bán ít đợc bảo đảm hơn, do đó
ngân hàng phải quy định rõ thời hạn ngời mua phải trả tiền.
Thứ ba, phơng pháp thanh toán ghi sổ (Open Account): là phơng thức thanh
toán trong đó ngời bán lập một quyển sổ hoặc mở một tài khoản trên đó ghi lại các
khoản nở của ngời mua về tiền hàng và các chi phí có liên quan đến việc mua
hàng. Ngời mua theo định kỳ đợc thoả thuận sẽ thanh toán số tiền trên tài đó cho
11
Chuyên đề tốt nghiệp
Nguyễn Thị Thu Hơng Lớp KTB-
K28
ngời bán. Nh vậy, theo phơng thức thanh toán này ngời mua và ngời bán có quan
hệ trực tiếp với nhau không có sự tham gia của ngân hàng, thích hợp với phơng
thức tiêu thụ hàng đổi hàng.
b. Nhóm phơng thức thanh toán phụ thuộc chứng từ:
Nhóm phơng thức thanh toán phụ thuộc chứng từ có những đặc điểm sau:
- Việc thanh toán dựa trên chứng từ do ngời bán xuất trình, chứng từ phải
quy định rõ: số lợng chứng từ, loại chứng từ...
- Quyền lợi của ngời bán đà đợc đảm bảo hơn do ngân hàng không chỉ là
trung gian thu phí dịch vụ mà có trách nhiệm với ngời bán, ngời mua tuỳ từng góc
độ khác nhau (có thể là gióp ngêi b¸n khèng chÕ chøng tõ víi ngêi mua hoặc là
ngời trực tiếp cam kết trả tiền cho ngời bán).
- Phơng thức thanh toán này đợc áp dụng trong phạm vi rộng với hầu hết
các điều kiện, cơ sở giao hàng: cả tin cậy hay không tin cậy lẫn nhau, mua bán trả
tiền ngay (L/C at sight) hoặc mua bán trả tiền sau (L/C differ)...
- Do cơ sở thanh toán dựa vào chứng từ nên có thể áp dụng công nghệ khoa
học kỹ thuật vào ngân hàng trên cơ sở tiêu chuẩn hoá chứng từ giữa các ngân
hàng.
Hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu đều tham gia thanh
toán theo nhóm phơng thức này trừ một vài trờng hợp đặc biệt, thuộc về nhóm phơng thức này gåm cã:
Thø nhÊt, ph¬ng thøc nhê thu (Collection of payment): là phơng thức thanh
toán trong đó ngời bán sau khi giao hàng xong hoặc sau khi cung ứng một dịch vụ
nào đó cho khách hàng thì sẽ ký phát một tờ hối phiếu để đòi tiền ngời mua, uỷ
thác cho ngân hàng thu hộ số tiền ghi trên tờ hối phiếu đó. Có hai loại phơng thức
nhờ thu:
Nhờ thu phiếu trơn (Clean collection): là phơng thức thanh toán trong đó
ngời xl sau khi đà giao hàng ký phát một hối phiếu gửi tới ngân hàng nhờ ngân
hàng thu hộ tiền từ ngời mua, còn các chứng từ về hàng hoá thì gửi trực tiếp cho
ngời mua để ngời mua đi nhận hàng. Trình tự nghiệp vụ nhờ thu phiếu trơn nh sau:
12
Chuyên đề tốt nghiệp
Nguyễn Thị Thu Hơng Lớp KTB-
K28
Sơ đồ 3: Trình tự nghiệp vụ nhờ thu phiếu trơn
(3)
Ngân hàng đại
diện cho người
xuất khẩu
(2)
(5)
(6)
Ngân hàng đại
diện cho người
xuất khẩu
(5)
(1)
Xuất khẩu
(4)
Xuất khẩu
Trong đó:
(1): Ngời bán giao hàng cho ngời mua, gửi chứng từ về hàng hoá cho ngời
mua.
(2): Sau khi giao hàng xong ngời bán ký phát một tờ hối phiếu gửi tới ngân
hàng mình nhờ ngân hàng thu hộ tiền tõ ngêi mua kÌm theo mét chØ thÞ nhê thu.
(3): Trên cơ sở chỉ thị nhờ thu hộ thu của ngời bán, ngân hàng sẽ viết th uỷ
thác nhờ thu gửi tới ngân hàng nớc ngời mua. Nội dụng thu uỷ thác phải dựa cơ
bản trên chỉ thị nhờ thu và URC (Uniform Rules for the collection).
(4): Ngân hàng thu sau khi nhân đợc chỉ thị nhờ thu và hối phiếu đi kèm
xuất trình cho ngời mua, yêu cầu ngời mua trả tiền hoặc chấp nhận tờ hối phiếu.
(5): Ngời nhập khẩu nhận hối phiếu thì trả tiền hoặc chấp nhận tờ hối phiếu
rồi gửi lại ngân hàng. Ngân hàng đại diện cho bên ngời mua chuyển tiền nếu ngời
mua trả tiền hoặc hoàn lại hối phiếu đà đợc chấp nhận hoặc từ chối cho ngân hàng
ngời bán.
(6): Ngân hàng bên bán chuyển tiền hoặc hoàn lại hối phiếu từ chối trả tiền
cho ngời bán. Nừu hối phiếu đợc chấp nhận trả tiền, ngân hàng sẽ giữ lại, khi đến
hạn trả tiền ngân hàng sẽ đòi tiền ngời mua và thùc hiƯn chun tiỊn.
13
Chuyên đề tốt nghiệp
Nguyễn Thị Thu Hơng Lớp KTB-
K28
Theo phơng thức thanh toán này, việc nhận hàng của ngời mua hoàn toàn
tách rời khỏi khâu thanh toán, do đó ngời mua có thể nhận hàng và không trả tiền
hoặc trả tiền chậm trẽ. Đối với ngời áp dụng phơng thức này cũng có điều bất lợi
vì nếu hối phiếu đến sớm hơn chứng từ, ngời mua phải trả tiền ngay trong khi
không biết việc giao hàng cho ngời bán có đúng hợp đồng hay không.
Nhờ thu kèm chứng từ : là phơng thức thanh toán trong đó ngời uỷ thác cho
ngân hàng thu hộ tiền ở ngờ mua không nhngx căn cứ vào hối phiếu mà còn căn
cứ vào bộ chứng từ gửi hàng kèm theo với điều kiện là nÕu ngêi mua tr¶ tiỊn hay
chÊp nhËn tr¶ hèi phiÕu thì ngân hàng mới trả bộ chứng từ gửi hàng cho ngời mua
để nhận hàng.
Qua đó ta có nhận xét:
+ Nhờ thu kèm chứng từ đảm bảo quyền lợi đối với ngời bán trong vấn đề
thu tiền hàng vì ngời xuất khẩu đà nhờ ngân hàng khống chế bộ chứng từ không
chế quyền định đoạt hàng hoá đối với ngời mua.
+ Việc không chế chứng từ và đảm bảo quyền lợi ngời bán chỉ thực hiện đợc trong trờng hợp ngêi mua cã thiƯn chÝ ®èi víi viƯc ®i nhËn hàng. Ngân hàng chỉ
đóng vai trò trung gian chớ không có trách nhiệm trả tiền cho ngời bán.
+ Thời gian thu tiền về thờng chậm. Phơng thức này chỉ áp dụng khi giữa
các công ty có quan hệ thơng mại thờng xuyên và có uy tín.
Thứ hai, phơng thức tín dụng chứng từ (L/C - Letter of Credit): là phơng
thức đợc áp dụng phổ biến nhất. Phơng thức tín dụng chứng từ là một sự thoả
thuận bằng văn bản trong đó ngân hàng (đợc gọi là ngân hàng phát hành) theo yêu
cầu của một khách hàng (đợc gọi là ngời yêu cầu) hoặc nhân danh chính mình
cam kết trả một số tiền nhất định cho một ngời thứ ba (đợc gọi là ngời hởng lợi)
hoặc chấp nhận các hối phiếu do ngời này ký phát hoặc uỷ quyền cho một ngân
hàng khác tiến hành việc thanh toán, chấp nhận hoặc chiết khấu các hối phiếu đó
khi các chứng từ quy định đợc xuất trình phù hợp với các điều kiện dặt ra trong th
tín dụng. Trình tự nghiệp vụ tín dụng chứng từ nh sau:
Sơ đồ 4: Trình tự nghiệp vô tÝn dông chøng tõ
14
Chuyên đề tốt nghiệp
Nguyễn Thị Thu Hơng Lớp KTB-
K28
(2)
Ngân hàng phát
hành L/C
(5)
Ngân hàng
thông báo
(6)
(8) (7)
(1)
Xuất khẩu
(6)
(4)
(3)
Xuất khẩu
Trong đó:
(1): Ngời nhập khẩu viết giấy yêu cầu mở L/C (Application for Letter of
Credit) gửi tới ngân hàng của mình.
(2): Căn cứ vào giấy yêu cầu mở L/C của ngời nhập khẩu, ngân hàng sẽ phát
hành L/C và thông báo L/C đến ngân hàng thông báo nằm ở nớc xuất khẩu.
(3): Ngân hàng thông báo nhận đợc L/C thì thông báo nội dung th tÝn dơng
cho nhµ xt khÈu.
(4): Ngêi xt khÈu sau khi nhận đợc L/C nếu chấp nhận thì tiến hành giao
hành. Nếu không chấp nhận L/C thì yêu cầu ngời nhập khẩu và ngân hàng phát
hành sửa đổi bổ sung xong råi míi giao hµng.
(5): Ngêi xt khÈu sau khi giao hàng xong lập một bộ chứng từ thanh toán
theo yêu cầu th tín dụng và xuất trình cho ngân hàng thông báo để chuyển tới ngân
hàng mở L/C để đòi tiền.
(6): Ngân hàng phát hành (ngân hàng đợc chỉ định thanh toán) sau khi nhận
đợc chứng từ phải kiểm tra chøng tõ. NÕu thÊy phï hỵp víi th tÝn dụng thì trả tiền
cho ngời xuất khẩu hoặc chấp nhận hối phiếu. Nếu thấy không phù hợp thì từ chối
thanh to¸n.
15
Chuyên đề tốt nghiệp
Nguyễn Thị Thu Hơng Lớp KTB-
K28
(7): Ngân hàng mở th tín dụng sau khi trả tiền cho ngời xuất khẩu sẽ truy
đòi tiền ngời nhập khẩu và chuyển bộ chứng từ hàng hoá cho ngời nhập khẩu.
(8): Ngời nhập khẩu nhận đợc chứng từ thì kiểm tra chứng từ, nếu thấy hoàn
toàn phù hợp với L/C thì trả tiền cho ngân hàng phát hành. Nếu thấy không phù
hợp thì từ chối thanh toán, trách nhiệm thuộc về ngân hàng phát hành.
Trong giao dịch trên thị trờng thế giới, phổ biến hơn cả là phơng thức nhờ
thu và ph¬ng thøc tÝn dơng chøng tõ. Song ph¬ng thøc thanh toán tín dụng chứng
từ có nhiều u điểm hơn so với phơng thức nhờ thu. Đối với ngời bán, nó đảm bảo
chắc chắn thu đợc tiền. Đối với ngời mua, nó đảm bảo rằng việc trả tiền cho ngời
bán chỉ đợc thực hiện một khi bán đà xuất trình đầy đủ bộ chứng từ hợp lệ và ngân
hàng đà kiểm tra bé chøng tõ ®ã. Víi u ®iĨm ®ã, tÝn dụng chứng từ là phơng thức
thanh toán chủ yếu đợc áp dụng ở Việt Nam.
Ngoài hai phơng thức thanh toán trên ngời ta còn dùng phơng thức thanh
toán th uỷ thác mua và phơng thức treo.
* Phơng thức th uỷ thác (A/P - Authority to Purchase): là phơng thức
thanh toán trong đó ngân hàng nớc ngời mua, theo yêu cầu của ngời mua sẽ viết
th yêu cầu cho ngân hàng đại lý của nó ở nớc ngời bán yêu cầu ngân hàng này
phát hành một th uỷ thác mua, trong đó cam kết sẽ trả tiền cho ngời bán với điều
kiện ngời bán xuất trình bộ chứng từ phù hợp với nội dung của th uỷ thác mua.
* Phơng thức thanh toán treo qua tài khoản ở nớc ngoài (Escrow
Account): Ngời xuất khẩu và ngơi nhập khẩu thoả thuận treo tài khoản ở nớc nhập
khẩu để ghi Có số tiền cđa nhµ xt khÈu b»ng tiỊn cđa níc nhËp khÈu hoặc bằng
ngoại tệ tự do, số tiền này dùng để mua lại hàng của nớc nhập khẩu.
Trong các phơng thức thanh toán trên thì hối phiếu và séc là hai phơng tiện
thanh toán hay đợc sử dụng:
- Hối phiếu (Bill of Exchange): là một tờ mệnh lệnh trả tiền vô điều kiện do
một ngời ký phát cho ngời khác, yêu cầu ngời này khi nhìn thấy phiếu hoặc đến
một ngày xác định trong tơng lai phải trả một số tiền nhất định cho một ngời nào
đó, hoặc theo lệnh của ngời này trả cho ngời khác hoặc trả cho ngời cÇm phiÕu.
16
Chuyên đề tốt nghiệp
Nguyễn Thị Thu Hơng Lớp KTB-
K28
- Séc (Cheque): lµ mét tõ mƯnh lƯnh cđa ngêi cã tµi khoản mở ở ngân hàng,
ra lệnh cho ngân hàng trích một số tiền nhất định ở tài khoản để cho ngời cầm séc.
Tóm lại, xét cho cùng thì việc lựa chọn phơng thức thanh toán nào đều xuất
phát từ yêu cầu của ngời bán là thu tiền nhanh, đầy đủ, đúng và từ yêu cầu của của
ngời mua là nhập hàng đúng số lơng, đúng chất lợng và đúng hạn. Để áp dụng đợc
yêu cầu quản lý và hiệu quả của các hoạt động kinh doanh nhập khẩu, kế toán
nhập khẩu phải thực hiện tốt những yêu cầu và nhiệm vụ đặt ra cho công tác này.
5. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của công tác kế toán nghiệp vụ nhập khẩu.
Nhập khẩu là một hoạt động kinh doanh ngoại thơng, nó không giống nh
việc buôn bán trong nớc mà nó là hoạt động kinh doanh thơng mại ở phạm vi quốc
tế. Do vậy, hoạt động nhập khẩu rất phức tạp. Nó phức tạp từ khâu ký kết hợp
đồng, tổ chức thực hiện, thanh lý hợp đồng đến các khâu bán hàng và thu tiền
hàng. Nó liên quan đến nhiều yếu tố trong và ngoài nớc mà mỗi đơn vị kinh doanh
xuất nhập khẩu khó kiểm soát một cách toàn diện và chặt chẽ. Chính bởi sự phức
tạp đó mà kết toán hoạt động nhập khẩu đóng vai trò là một công cụ phục vụ đắc
lực cho quản trị nội bộ và điều hành công việc kinh doanh một các hiệu quả.
Kế toán nhập khẩu là việc ghi chép, phản ánh, giám đốc các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh kể từ khi tiến hành mua hàng, trả tiền cho nhà xuất khẩu đến khi hàng
về, chuyển bán, thu tiền hàng đồng thời phản ánh, truy cứu trách nhiệm, đôn đốc
xử lý các trờng hợp thừa thiếu, tổn thất hàng hoá theo đúng chế độ quy định.
Tổ chức hợp lý và đúng đắn công tác kế toán nhập khẩu là tạo ra một hệ
thống chứng từ sổ sách, sau khi đó ghi chép và lu chuyển chúng cho phù hợp với
đặc điểm kinh doanh nhập khẩu của doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin một
cách kịp thời, chính xác, toàn diện cho quản lý và giám đốc mọi nghiệp vụ kinh tế
phát sinh trong quá trình kinh doanh. Kế toán nhập khẩu đảm bảo việc phản ánh,
theo dõi việc thực hiện các hợp đồng kinh tế, tập hợp, phân bổ chi phí một cách
chính xác, ghi nhận doanh thu, phản ánh sự biến động tài sản, vốn, vật t, thanh lý
hợp đồng, xác định hiệu quả kinh doanh đến việc lựa chọn thị trờng, bạn hàng,
khách hàng, mặt hàng, lĩnh vực kinh doanh có hiệu quả. Đồng thời, xác định thÞ tr-
17
Chuyên đề tốt nghiệp
Nguyễn Thị Thu Hơng Lớp KTB-
K28
ờng, mặt hàng tiềm năng phục vụ cho việc lập chiến lợc kinh doanh của doanh
nghiệp.
Kế toán nhập khẩu là công cụ phục vụ cho quản lý, điều hành hoạt động
kinh doanh, đảm bảo cho công việc kinh doanh đợc thông suốt, là yếu tố quan
trọng để xác định hiệu quả kinh doanh, góp phần vào sự trờng tồn và phát triển của
doanh nghiệp. Hơn nữa, việc tổ chức hợp lý công tác kế toán nhập khẩu còn giúp
cho toàn bộ hệ thống kế toán vận hành một cách nhịp nhành, ăn khớp và đạt hiệu
quả cao.
II. Công tác kế toán nghiệp vụ nhập khẩu.
Hoạt động nhập khẩu đợc theo dõi toàn diện ở cả khâu nhập khẩu, tiêu thụ
hàng hoá nhập khẩu và xác định kết quả kinh doanh. Tổ chức công tác kế toán
nhập khẩu bao gồm việc tổ chức hƯ thèng chøng tõ, lu©n chun chøng tõ, tỉ chøc
hƯ thống sổ sách kế toán, hệ thống báo cáo và tổ chức bộ máy kế toán nhằm thực
hiện mục tiêu, nhiệm vụ của kế toán. Tổ chức hợp lý, đúng đắn công tác kế toán
nhập khẩu là tạo ra một hệ thống chứng từ sổ sách và sự vận động của chúng cho
phù hợp với đặc điểm của hoạt động kinh doanh nhập khẩu, đáp ứng đợc yêu cầu
về cung cấp thông tin kịp thời, chính xác và toàn diện cho quản lý mọi nghiệp vụ
kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động.
Nội dung chủ yếu của tổ chức công tác kế toán nhập khẩu bao gồm:
- Tổ chức hạch toán ban đầu: tổ chức hệ thống chứng từ và luân chuyển
chứng từ một cách khoa học, hợp lý phơc vơ cho viƯc ghi sỉ, tỉng hỵp sè liƯu.
- Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất.
- Tổ chức hệ thống sổ sách và lập c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n.
1. Mét sè chøng tõ trong hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu.
Chứng từ kế toán là một minh chứng bằng giấy tờ về các nghiệp vụ kinh tế
tài chính phát sinh và đà thực sự hoàn thành. Thông qua việc lập chứng từ mà kế
toán kiểm tra đợc tính chất hợp lý, hợp lệ của các nghiệp vụ kinh tế. Chứng từ kế
toán là căn cứ pháp lý cho mọi số liệu ghi chép, phản ¸nh trong sỉ s¸ch kÕ to¸n vµ
18
Chuyên đề tốt nghiệp
Nguyễn Thị Thu Hơng Lớp KTB-
K28
mọi số liƯu th«ng tin kinh tÕ trong doanh nghiƯp. Chøng tõ kế toán là căn cứ để
kiểm tra việc chấp hành chính sách, quy định tài chính và là căn cứ để xác định
trách nhiệm vật chất của những ngời có liên quan. Đồng thời, chứng từ kế toán là
bằng chứng để giải quyết mọi sự tranh chấp, khiếu nại, khiếu tố xảy ra giữa các
bên.
Chứng từ kế toán thờng xuyên vận động, sự vận động liên tục, kế tiếp nhau
từ giai đoạn này sang giai đoạn khác của chứng từ gọi là luân chuyển chứng từ,
hay nói cách khác luân chuyển chứng từ là sự vận động của chứng từ từ khi lập
cho đến khi lu trữ nó. Lập chứng từ và luân chuyển chứng từ là hai mặt thống nhất
của phơng pháp chứng từ. Vì vậy, song song với việc tổ chức hợp lý chứng từ là
việc tổ chức hợp lý quá trình luân chuyển chứng từ. Tổ chức hợp lý quá trình luân
chuyển chứng từ là việc xác đinh đờng đi của các loại chứng từ sao cho giảm đến
mức tối đa việc ghi chép sổ kế toán không bị trùng lặp, thuận tiện cho việc đối
chiếu và kiểm tra. Tổ chức hợp lý việc luân chuyển chứng tõ sÏ gióp cho th«ng tin
kinh tÕ phơc vơ cho quản trị nội bộ doanh nghiệp đợc khoa học, nhanh chóng và
chính xác.
Trong hoạt động nhập khẩu bộ chứng từ làm cơ sở cho việc nhận hàng,
thanh toán và ghi sổ thờng bao gồm:
- Hoá đơn thơng mại (Commercial Invoice): là chứng từ cơ bản của khâu
thanh toán, là yêu cầu của ngời bán đòi ngời mua phải trả số tiền hàng ghi trên hoá
đơn. Hoá đơn thơng mại là cơ sở cho việc theo dõi, thực hiện các hợp đồng và khai
báo hải quan, điều kiện cơ sở giao hàng, phơng thức thanh toán và phơng thức
chuyên chở hàng. Hoá đơn thơng mại đợc lập thành nhiều bản và dùng vào nhiều
việc khác nhau: xuất trình cho ngân hàng để đòi tiền hàng, xuất trình cho công ty
bảo hiểm để tính phí bảo hiểm, cho cơ quan quản lý ngoại hối để xin cấp ngoại tệ,
cho hải quan để tính thuế.
- Vận đơn đờng biển (Bill of Lading): là một chứng từ chuyên chở bằng đờng biển do ngời chuyên chở hoặc ngời đại diện của họ cấo cho ngời gửi hàng sau
khi đà xếp hàng lên tàu hoặc sau khi đà nhận hàng để xếp. Vận đơn đờng biển có
ý nghĩa rấo quan trọng trong buôn bán quốc tế, nó là chứng từ giao nhận hàng hoá,
19
Chuyên đề tốt nghiệp
Nguyễn Thị Thu Hơng Lớp KTB-
K28
chứng minh việc thực hiện hợp đồng mua bán, là chứng từ khổng thể thiếu trong
thanh toán, bảo hiểm, khiếu nại...
- Vận đơn đờng không (Air waybill hoặc Aircraft Bill of Lading): là chứng
từ do cơ quan vận tải hàng không cấp cho ngời gửi hàng để xác nhận việc đà nhận
hàng để chở. Vận đơn đờng hàng không cũng có ý nghÜa rÊt quan träng, nã lµ
chøng tõ giao nhËn hµng hoá, là chứng từ dùng cho thanh toán, bảo hiểm, khiếu
nại...
- Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate): là chứng từ do bảo
hiểm cấp cho ngời đợc bảo hiểm và đợc dùng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức bảo
hiểm và ngời đợc bảo hiểm. Trong mối quan hệ này, tổ chức bảo hiểm nhận bồi thờng cho những tổn thất xảy ra vì những rủi ro mà hai bên đà thoả thuận trong hợp
đồng bảo hiểm, còn ngời đợc bảo hiểm phải nộp phí bảo hiểm.
- Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of Quanlity): là chứng từ xác
nhận chất lợng của hàng thực giao và chứng minh phẩm chất phù hợp với các điều
khoản của hợp đồng. Giấy chøng nhËn phÈm chÊt cã thÓ do ngêi cung cÊp hàng
cũng có thể do cơ quan kiểm nghiệm cấp, tuỳ thuộc vào thoả thuận giữa hai bên
mua bán.
- Giấy chứng nhận số lợng, trọng lợng (Certificate of Quanlity, Weight): là
chứng từ xác định số lợng, trọng lợng của hàng hoá thùc giao. GiÊy chøng nhËn
nµy cịng cã thĨ do ngêi cung cấp hoặc tổ chức kiểm nghiệm hàng xuất nhập khẩu,
tuỳ theo sự thoả thuận trong hợp đồng.
- Giấy chứng nhËn xuÊt xø (Certificate of origin): lµ chøng tõ do nhà sản
xuất hoặc cơ quan có thẩn quyền (thờng là Phòng thơng mại) cấp để xác nhận nơi
sản xuất hoặc khai thác hàng hoá.
- Giấy chứng nhận kiểm dịch: là chứng từ do cơ quan kiểm dịch cấp xác
nhận hàng đà đợc kiểm tra và xử lý chống các bệnh dịch.
- Giấy chứng nhận vệ sinh (Saniry Certificate): là chứng tõ do c¬ quan cã
thÈm qun kiĨm tra vỊ phÈm chất hàng hoá hoặc về y tế cấp cho chủ hàng xác
nhận hàng hoá đà đợc kiểm tra và không vi trïng g©y bƯnh cho ngêi sư dơng.
20
Chuyên đề tốt nghiệp
Nguyễn Thị Thu Hơng Lớp KTB-
K28
- Phiếu đóng gói (Packing List): là bảng kê khai tất cả hàng hoá trong một
kiện hàng (hoàm, hộp, container)... Phiếu đóng gói đợc lập khi đóng gói hàng hoá
tạo điều kiện cho việc kiểm tra hàng hoá trong mỗi kiện.
Ngoài ra còn có các chứng từ khác nh: Phiếu nhập kho, hoá đơn kiêm phiếu
xuất kho, bảng kê tính thuế, các chứng từ vận chuyển, bốc dỡ hàng hoá khác, giấy
đề nghị tạm ứng cho cán bộ nghiệp vụ, giao hàng, giấy báo Nợ, giấy báo Có, phiếu
thu, phiếu chi, tờ khai hải quan, bảng kê chi tiết hàng nhập.
2. Các tài khoản sử dụng hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu.
Các doanh nghiệp kinh doanh hàng hoá xuất nhập khẩu thờng sử dụng các
tài khoản sau:
Tài khoản 144 Thế chấp, ký cợc, ký quỹ ngắn hạn: là tài khoản tài sản,
tài khoản này phản ánh tài sản hoặc tiền của doanh nghiệp mang thế chất, ký cợc,
ký quỹ ngắn hạn tại ngân hàng, công ty tài chính, kho bạc Nhà nớc... Tài khoản
này thờng đợc mở chi tiết cho từng nội dung thế chấp, ký cợc, ký quỹ ngắn hạn và
ghi theo giá trị đem thế chấp.
- Tài khoản 151 Hàng mua đang đi đờng: là tài khoản tài sản, tài khoản
này phản ánh các giá trị của các loại hàng hoá, vật t mua ngoài đà thuộc quyền sở
hữu cđa doanh nghiƯp nhng cha nhËp vỊ kho cđa doanh nghiệp, còn đang trên đờng vận chuyển ở bến cảng, bến bÃi đà về đến doanh nghiệp nhng còn đang chờ
kiểm nghiệm để nhập kho.
- Tài khoản 1561 Giá mua hàng hoá: Tài khoản này phản ánh sự biến
động tăng và giảm hàng hoá theo giá thực tế (giá mua + thuế nhập khẩu) hàng đÃ
nhập kho.
- Tài khoản 1562 Chi phí mua hàng: tài khoản này phản ánh:
+ Chi phí thu mua hàng hoá thực tế phát sinh liên quan tới số hàng đà nhập
trong kỳ (chi phí vận chuyển bảo quản hàng hoá, chi phí thuê kho bÃi, chi phí bảo
hiểm hàng hoá, hao hụt trong định mức...).
21
Chuyên đề tốt nghiệp
Nguyễn Thị Thu Hơng Lớp KTB-
K28
+ Tình hình phân bổ chi phí thu mua cho khối lợng hàng hoá đà tiêu thụ và
hàng tồn thực tế cuối kỳ (bao gồm hàng tồn kho, hàng gửi bán cha chấp nhận
thanh toán, ký gửi, hàng gửi đại lý).
- Tài khoản 133 Thuế GTGT đợc khấu trừ: tài khoản này dùng để phản
ánh số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ, đà đợc khấu trừ và còn đợc khấu trừ. Tài
khoản này chỉ áp dụng cho đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ. Tài
khoản này có hai tài khoản chi tiết:
+ Tài khoản 1331 - Thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ.
+ Tài khoản 1332 - Thuế GTGT đợc khấu trừ của tài sản cố định.
- Tài khoản 3331 Thuế GTGT phải nộp: tài khoản này dùng để phản ánh
số thuế GTGT đầu ra, số thuế GTGT phải nộp, số thuế GTGT đà nộp và còn phải
nộp vào ngân sách nhà nớc, tài khoản này áp dụng cho cả đối tợng nộp thuế GTGT
theo phơng pháp trực tiếp và phơng pháp khấu trừ. Tài khoản này có hai tài khoản
chi tiết:
+ Tài khoản 33311 - Thuế GTGT đầu ra.
+ Tài khoản 33312 - Thuế GTGT hàng nhập khẩu.
- Tài khoản 3333 Thuế xuất, nhập khẩu: là tài khoản phản ánh số thuế
nhập khẩu, xuất khẩu phải nộp và đà nộp cho ngân sách nhà nớc.
- Tài khoản 611 Mua hàng - Chi tiết 6112: Tài khoản này dùng để phản
ánh giá trị hàng hoá mua vào trong kỳ giá trị hàng hoá mua vào đối với doanh
nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kyd.
- Tài khoản 632 Giá vốn hàng hoá - Tài khoản này dùng để phản ánh giá
vốn của thành phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ xuất bán trong kỳ.
Ngoài các tài khoản trên, kế toán còn sử dụng các tìa khoản khác nh: tài
khoản 111 Tiền mặt, tài khoản 112 Tiền gửi ngân hàng, tài khoản 131 Phải
thu của khách hàng, tài khoản 1388 Phải thu khác, tài khoản 311 Vay ngắn
hạn ngân hàng, tài khoản 331 Phải trả nhà cung cấp, tài khoản 153 (1532) Bao
bì tính giá riêng, tài khoản 511 Doanh thu bán hàng, tài khoản 413 Chênh lệch
tỷ giá, tài khoản 641 Chi phí bán hàng, tài khoản 621 Chi phí quản lý doanh
nghiệp, tài khoản 911 Xác định kết quả kinh doanh”,...
22
Chuyên đề tốt nghiệp
Nguyễn Thị Thu Hơng Lớp KTB-
K28
Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể sử dụng thêm một số tài khoản sáng tạo
thêm (đợc sự chấp nhận của cơ quan quản lý) để phục vụ cho việc hạch toán và
đáp ứng yêu cầu quản trị nội bộ, nhằm cung cấp thông tin cho các nhà quản lý
nhanh chóng đầy đủ, kịp thời và chính xác.
3. Các phơng pháp hạch toán hàng tồn kho và trị giá hàng xuất bán.
3.1. Phơng pháp kê khai thờng xuyên (KKTX)
Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi, phản ánh một
cách thờng xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá
trên sổ sách kế toán sau mỗi lần phát sinh nghiệp vụ mua hoặc bán, đợc hạch toán
trên tài khoản 632. Theo phơng pháp này, các tài khoản kế toán hàng tồn kho đợc
dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng giảm của hàng hoá. Vì vậy,
giá trị hàng hoá tồn kho trên sổ kế toán có thể đợc xác định ở bất kỳ thời điểm nào
trong kỳ kế toán. Cuối kỳ kế toán căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế hàng tồn kho,
so sánh, đối chiếu với số liệu hàng tồn kho trên sổ kế toán. Về nguyên tắc, số tồn
kho thực tế luôn phù hợp với số tồn kho trên sổ kế toán. Tuy nhiên, nếu có chênh
lệch phải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời. Phơng pháp KKTX
bảo đảm tính chính xác tình hình lu chuyển hàng hoá tồn kho và nó đợc sử dụng ở
các doanh nghiệp thơng mại kinh doanh hàng hoá hũ hình có giá trị lớn. Với phơng pháp này, công việc kế toán đợc rải đều trong kỳ kế toán, cuối kỳ có ngay đợc
số tồn kho trên sổ sách để đối chiếu, theo dõi quản lý.
3.2. Phơng pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK).
Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp hạch toán căn cứ vào kết quả
kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ hàng hoá trên sổ sách kế
toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị của hàng hoá đà xuất trong thời kỳ theo công
thức
Trị giá
hàng
xuất
Tổng trị
=
giá hàng
Chênh lệch giá
nhập
trị tồn kho cuối
kỳ và đầu kỳ
23
Chuyên đề tốt nghiệp
Nguyễn Thị Thu Hơng Lớp KTB-
K28
Theo phơng pháp KKĐK, mọi biến động của hàng hoá không theo dõi hoặc
phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Giá trị của hàng mua và nhập
kho trong kỳ đợc theo dõi, phản ánh trên tài khoản 611 - Mua hàng. áp dụng phơng pháp KKĐK, các tài khoản kế toán hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán
để kết chuyển số d đầu kỳ và cuối kỳ kế toán để phản ánh giá trị thực tế hàng tồn
kho cuối kỳ.
Theo phơng pháp này, kế toán không phản ánh giá vốn của từng nghiệp vụ
xuất bán mà giá vốn hàng bán đợc xác định vào cuối kỳ trên cơ sở số liệu của tài
khoản 611. Phơng pháp này đợc áp dụng ở các đơn vị có nhiều chủng loại hàng
hoá với quy cách, mẫu mà khác nhau, giá trị thấp, hàng hoá xuất bán thờng xuyên.
Ưu điểm của phơng pháp này là đơn giản, giảm nhẹ khối lợng công việc
của kế toán. Tuy nhiên độ chính xác về hàng hóa xuất bán bị ảnh hởng của chất lợng công tác quản lý tại kho, quầy, bến bÃi, công việc kế toán tập trung nhiều vào
cuối tháng.
Với hai phơng pháp hạch toán hàng tồn kho ở trên, tuỳ thuộc vào đặc điểm
hàng hoá kinh doanh của đơn vị mình để sử dụng phơng pháp hợp lý nhằm quản lý
chặt chẽ vật t hàng hoá từ đó tăng vòng quay của vốn, đồng thời giảm mọi thiệt hại
cho đơn vị mình.
3.3. Các phơng pháp tính giá trị hàng xuất bán.
Trị giá hàng bán ra đợc tính một lần vào cuối tháng để các định giá trị thực
tế hàng hoá bán ra và kết quả nghiệp vụ bán hàng. Có nhiều phơng pháp tính trị
giá hàng xuất bán, mỗi phơng pháp có những u điểm, nhợc điểm nhất định, đợc áp
dụng trong những điều kiện nhất định và có kết quả nhất định. Trị giá hàng xuất
bán có thể đợc xác định bằng các phơng pháp sau:
- Phơng pháp giá trị thực tế đích danh: Theo phơng pháp này, trị giá hàng
hoá đợc xác định theo từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào kho cho đến lúc xuất
bán, khi xuất bán hàng hoá nào sẽ tính theo giá trị thực tế của hàng hoá đó. Ưu
điểm của phơng pháp này là tính giá hợp lý, khoa học, áp dụng với hàng hoá có
giá trị cao và cã tÝnh c¸ch biƯt, sư dơng trong kinh doanh b¸n buôn. Tuy nhiên, phơng pháp chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô
24
Chuyên đề tốt nghiệp
Nguyễn Thị Thu Hơng Lớp KTB-
K28
hàng nhập kho, đòi hỏi công tác bảo quản và hạch toán chi tiết hàng nhập kho phải
đợc tiến hành tỉ mỉ.
- Phơng pháp nhập sau, xuất trớc (LIFO): Theo nguyên tắc kế toán quốc
tế, phơng pháp này dựa trên giả thiết rằng những hàng hoá mới nhất, những hàng
nhập sau cũng là những hàng đợc bán ra trớc nhất. Vì vậy, giá thực tế của hàng
hoá xuất bán đợc tính trên cơ sở kợng xuất và giá thực tế của lần nhập liền trớc.
Phơng pháp này có u điểm là côgn việc tính giá đợc tiến hành thờng xuyên trong
kỳ hạch toán, không phụ thuộc vào số lần nhập, xuất hàng hoá, việc tính giá hàng
hoá khá đơn giản. Tuy nhiên, chất lợng của công tác tính giá phụ thuộc vào sự ổn
định của giá hàng hoá trên thị trờng, chỉ áp dụng ở những doanh nghiệp ít danh
điểm hàng hoá, giá cả hàng hoá tơng đối ổn định, số lần nhập, xuất mỗi loại nhiều.
- Phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ (Bình quân gia quyền): Theo phơng
pháp này, căn cứ vào tình hình tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán tính giá trị
bình quân của một đơn vị hàng hoá, sau đó căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lợng xuất trong kỳ để tính giá thực tế của hàng hoá xuất bán. Công thức tính nh
sau:
Giá đơn vị
bình quân
=
Giá thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Lợng hàng hoá thực tế tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Sau đó, xác định giá trị thực tế của hàng hoá xuất bán trong kỳ:
Giá thực tế hàng
hoá xuất bán
=
Số lợng hàng
xuất bán
*
Giá đơn vị
bình quân
Phơng pháp này có u điểm là tơng đối hợp lý, không phụ thuộc vào số lần
nhập kho. Tuy nhiên, công việc kế toán tập trung nhiều vào ci kú, chØ sư dơng ë
nh÷ng doanh nghiƯp cã Ýt danh điểm hàng hoá, số lần nhập xuất mỗi loại nhiều,
giá cả có thể có sự thay đổi đột ngột.
- Phơng pháp đơn vị bình quân liên hoàn (bình quân sau mỗi lần nhập):
Theo phơng pháp này, sau mỗi lần nhập, kế toán phải tính giá đơn vị bình quân
của hàng hoá sau đó căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lợng xuáat giữa hai lần
nhập kế tiếp nhau để tính ra giá xuất. Phơng pháp này có u điểm là hợp lý, công
25
