THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG HÀ NỘI

THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP
KHẨU TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG HÀ NỘI
(VIETRACIMEX-I)
I. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI - XÂY
DỰNG HÀ NỘI
1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty Thương mại –Xây dựng Hà Nội (VIETRACIMEX-I) được ra
đời trong quá trình tổ chức lại lực lượng sản xuất của công ty thương mại – du
lịch và xây dựng công trình để thành lập TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI
VÀ XÂY DỰNG-BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI,nhằm phát huy tiềm năng
của con người,tài sản và tiền vốn của một đơn vị lớn,đã tồn tại và hoạt động
trên 40 năm trong lĩnh vực cung ứng và sản xuất vật tư cho toàn bộ nghành
giao thông vận tải.
Công ty Thương mại –Xây dựng Hà Nội tiền thân là công ty xuất nhập
khẩu vật tư thiết bị giao thông vận tảI được thành lập theo quyết định số
2970/1999/QĐ -BGTVT ngày 28/10/1999 của BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI
thành lập doanh nghiệp Nhà nước: công ty xuất nhập khẩu vật tư thiết bị giao
thông vận tải trực thuộc Tổng công ty Thương mại và Xây dựng –BỘ GIAO
THÔNG VẬN TẢI.Tên viết tắt: VIETRACIMEX-I.
Công ty xuất nhập khẩu vật tư thiết bị giao thông vận tải được đổi
thành công ty Thương mại –Xây dựng Hà Nội theo quyết định số 2626/QĐ-
BGTVT ngày 13/8/2001 của BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI..
+ Vốn chủ sở hữu : 5350 triệu đồng.
+ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 113041 của sở kế hoạch đầu
tư Hà Nội cấp ngày 24/12/1999.
+ Trụ sở công ty: số 344 KIM NGƯU, HAI BÀ TRƯNG, HÀ NỘI .
+Điện thoại: (84) 6362451; 8621267.
+ Fax: (84) 8626798.
+ E-mail:
-Nghành nghề kinh doanh :
+ Xây dựng các công trình giao thông công nghiệp và dân dụng;

+Xuất nhập khẩu và kinh doanh vật tư ,thiết bị ,phương tiện nghành
giao thông vận tải,máy móc, các loại nguyên liệu sản xuất,nông lâm thuỷ sản,
hàng tiêu dùng;
+ Sản xuất vật liệu xây dựng ;
+ Sửa chữa,tân trang,phục hồi phương tiện thiết bị thi công.
+ Tạm nhập, tái xuất, chuyển khẩu quá cảnh với các nước
+ Gia công, chế biến hàng xuất khẩu
Từ khi thành lập cho đến nay,trong quá trình hình thành và phát triển
công ty đã thu được những kết quả đáng kể về xây dựng và kinh doanh
thương mại.
Về lĩnh vực xây dựng công trình, từ chỗ ban đầu là một đội xây dựng
cơ bản và sửa chữa hệ thống kho tàng,đường xá,nhà làm việc,nhà ở cho nội
bộ. Đến năm 1997,công ty đã hình thành thêm một đội thi công cơ giới nhận
làm tất cả các công việc về nền, mặt đường bộ,gia công lắp dựng kết cấu
thép ...
Những công trình lớn do lực lượng cán bộ, công nhân công ty trực tiếp
thi công từ trước đến nay phải kể đến là: xây dựng hệ thống đường,kho
bãi,nhà làm việc nội bộ công ty tại 201 minh khai và 344 kim ngưu –Hà
Nội,tham gia thi công đường 1A,đường 6,đường láng Hoà Lạc,đường cầu rẽ
Thanh Trì, cầu vượt đường 5, đường 14, đường Đại áng – Thanh Trì, Tự
nhiên – Thường Tín, Trường Trung học Thành phố Thái Nguyên và nhiều
công trình, hạng mục công trình khác ở miền Bắc, miền Trung cũng như miền
Nam.
Lực lượng sản xuất của công ty hiện nay quy tụ rất nhiều chủng loại
máy móc, thiết bị thi công như: máy lu, máy xúc, máy ủi, máy san gạt, rải
thảm nhựa, máy ép bấc thấm, xe ben, máy nghiền sàng đá... và các máy móc
thi công thông dụng khác. Cùng với đội ngũ 150 cán bộ, công nhân trong lực
Phòng xây dựng công trình
GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC 1 PHÓ GIÁM ĐỐC 2

Phòngxuất nhập khẩuPhòng thiết bịPhòng tài chính - kế toánPhòng tổ chức - hành chính
Các xí nghiệp (có 2) Các trung tâm(có 8) Các cửa hàng (Có 7 )
lượng lao động thường xuyên có trình độ kinh nghiệm thi công, Công ty đã có
doanh số về xây dựng trong những năm qua mỗi năm đạt từ 5 – 10 tỷ đồng.
Kể từ năm 2001, với nguồn vốn và tài sản được Tổng Công ty đầu tư bổ sung,
doanh thu xây dựng của Công ty đạt đến 20 – 30 tỷ đồng/năm. Công ty sẵn
sàng tham gia vào những công trình quốc gia, các công trình giao thông nông
thôn, miền núi,vùng sâu,vùng xa, tôn tạo mặt bằng, xây dựng nhà máy, nhà
dân dụng và sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng.
* Số liệu về tài chính.
Tóm tắt tài sản có và tài sản nợ: Trên cơ sở báo cáo tình hình tài chính
trong vòng 3 năm qua.
Đơn vị tính: triệu đồng
ST
T
Thông tin tài chính Năm 2000 Năm 2001
1 Tổng số tài sản 12.052 13.073
2 Tài sản lưu động 11.394 12.179
3 Tổng số tài sản cố định 658 894
4 Lợi nhuận trước thuế 247 478
5 Doanh thu thuần 50.520 75.320
2.Tổ chức bộ máy quản lý
Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban .
Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty,bộ máy tổ chức
quản lý của công ty Thương mại –Xây dựng Hà Nội ( VIETRACIMEX-I )
bao gồm các bộ phận phòng ban sau :
+ Giám đốc : là người chịu trách nhiệm chính trước tổng công ty và
pháp luật nhà nước về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Giám đốc có nhiệm vụ xem xét các báo cáo tài chính hàng năm,xem xét các
chỉ tiêu kế hoạch đã hoàn thành trong năm và phương hướng mục tiêu cho các

năm tiép theo.Quy định những vấn đề khác trong thẩm quyền của mình được
ghi trong điều lệ tổ chức công ty.
+ Giúp việc cho giám đốc có 2 phó giám đốc gồm : phó giám đốc thứ nhất
phụ trách về kinh doanh,giúp giám đốc về lĩnh vực kinh doanh.Phó giám đốc
thứ hai phụ trách về kỹ thuật,giúp giám đốc về các vấn đề kỹ thuật. Các phó
giám đốc làm việc theo sự uỷ quyền của giám đốc đồng thời có những chức
năng nhiệm vụ theo điều lệ tổ chức công ty quy định.
+ Phòng xây dựng công trình : có nhiệm vụ lập các kế hoạch về xây dựng
công trình công ty trúng thầu ,phụ trách về vấn đề kỹ thuật ,...
+ Phòng xuất nhập khẩu :có nhiệm vụ tìm kiếm các nhà cung cấp các loại
vật tư thiết bị giao thông vận tải trong và ngoài nước ...
+ Phòng thiết bị (phòng kinh doanh) tiến hành các nhiệm vụ mua bán các
loại vật tư thiết bị giao thông vận tải, phục vụ cho nhiệm vụ xây dựng các
công trình của công ty trúng thầu cũng như phục vụ cho hoạt động kinh doanh
thương mại...
+ Phòng tài chính kế toán: Quản lý toàn bộ hoạt động tài chính của công
ty,đồng thời quản lý vốn và tài sản. Có nhiệm vụ theo dõi giá thành sản phẩm
hàng hoá thực hiện theo chế độ chính sách kế toán hiện hành và quy định của
công ty. Tiến hành lập các báo cáo tài chính theo định kỳ và phân tích các
hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty như: giá thành, giá bán, hiệu quả
kinh doanh, lợi nhuận,... Đảm bảo theo chế độ nộp ngân sách, bảo toàn và
phát triển vốn.
+ Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ tổ chức quản lý điều hành toàn
bộ công tác tổ chức cán bộ, tổ chức lao động, công tác tiền lương, xây dựng
các định mức lao động, hình thức tính lương và trả lương, quản lý công tác
bảo vệ tài sản của công ty, chăm lo đến đời sống cán bộ công nhân viên trong
toàn công ty,...
+ Các xí nghiệp: Có nhiệm vụ thi công các công trình của công ty
giao...
+ Các trung tâm: thực hiện các nhiệm vụ mà công ty giao cho như : tìm

kiếm, mua sắm các loại vật tư thiết bị giao thông vận tải của các nhà cung cấp
trong và ngoài nước...
+ Các cửa hàng: tiến hành các hoạt động kinh doanh và giới thiệu các
loại sản phẩm vật tư thiết bị giao thông vận tải.
3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty thương mại - xây dựng
Hà Nội (vietracimex - I).
3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý của công ty
để xây dựng bộ maý kế toán, tổ chức công tác kế toán cho phù hợp.Do việc
sản xuất kinh doanh của công ty vừa tập trung vừa phân tán tại các trung tâm
xi nghiệp,các cửa hàng,kinh doanh tại nhiều địa điểm khác nhau do vậy công
tác kế toán vừa được tổ chức hạch toán tại công ty và tổ chức hạch toán ở
dưới các trung tâm,xí nghiệp,cửa hàng.Bộ máy kế toán tại công ty nhiệm vụ
hạch toán phần công ty trực tiếp kinh doanh và hạch toán tổng hợp phần các
KẾ TOÁN TRƯỞNG
Kế toán thuế + hàng hoá
Kế toán ngân hàng + Thanh toán công nợKế toán quỹ
Kế toán tổng hợp
trung tâm,xí nghiệp,cửa hàng hạch toán gửi lên.Còn tại các trung tâm,xí
nghiệp,cửa hàng không tổ chức thành bộ máy kế toán hoàn chỉnh mà chỉ có
nhân viên kế toán phụ trách công việc hạch toán chi tiết gửi báo cáo tổng hợp
lên kế toán công ty.Niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1 đến 31/12 hàng năm, hình
thức ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ, tính thuế giá trị gia tăng theo
phương pháp khấu trừ, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai
thường xuyên....
Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty như sau :


Nhiệm vụ, chức năng của các bộ phận trong bộ máy kế toán của công ty:
+ Phòng tài chính kế toán : có chức năng tổ chức thu thập,xử lý và cung

cấp các thông tin kinh tế phục vụ cho công tác quản lý từ đó đánh giá tình
hình thực kế hoạch,kiểm tra việc sử dung vật tư ,thiết bị,tiền vốn và tài
sản ....Để công ty chủ động trong sản xuất kinh doanh và chủ động về vốn
của công ty.Theo yêu cầu của công tác quản lý,bộ máy kế toán của công ty
gồm 5 người :
+ Kế toán trưởng ( kiêm trưởng phòng tài chính): trực tiếp phụ trách
phòng kế toán của công ty,chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về mọi
mặt hoạt động tài chính của công ty,chịu trách nhiệm về nguyên tắc tài chính
– kế toán được áp dụng tại công ty đối với các cơ quan tài chính cấp trên,đối
với thanh tra,kiểm tra nhà nước,kiểm toán nhà nước,phản ánh công tác hạch
toán kế toán của công ty theo đúng chế độ tài chính kế toán nhà nước ban
hành...
+ Kế toán thuế +hàng hoá: có nhiệm vụ theo dõi,hạch toán các khoản
thuế phải nộp nhà nước, tình hình nhập –xuất - tồn kho hàng hoá, giá nhập,
giá xuất, với số lượng tương ứng...
+ Kế toán ngân hàng + thanh toán công nợ: theo dõi hạch toán các
khỏan vay nợ ngân hàng, tình hình thanh toán với ngân hàng, với khách hàng,
với nhà cung cấp, hạch toán chi tiết với từng khách hàng,từng ngân hàng,nhà
cung cấp,đồng thời hạch toán tổng hợp....
+ Kế toán quỹ: có nhiệm vụ quản lý,bảo quản toàn bộ lượng tiền
mặt,hạch toán rõ ràng về nội dung tăng giảm tiền mặt của công ty,đồng thời
hạch toán riêng từng loại tiền như :VNĐ,ngoại tệ ...
+ Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh,phản ánh số liệu tổng hợp về tình hình tài chính của công ty
kế toán tổng hợp kiêm kế toán tài sản cố định ....
3.2. Tổ Chức Vận Dụng Hệ Thống Sổ Sách Kế Toán Tại Công ty .
Công ty đã sử dụng các chứng từ, tài khoản kế toán và lập các báo cáo
tài chính theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định
số1141/TC –QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính.Công ty áp dụng
hình thức ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ để ghi sổ kế toán .Cách ghi sổ

như sau :
+ Hàng ngày , căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ
gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ,mỗi một nghiệp vụ ghi một chứng từ ghi
sổ.Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ,sau đó
được dùng để ghi vào sổ cái.Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng
từ ghi sổ được dùng để ghi sổ , thẻ kế toán chi tiết.
+ Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh
tế,tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ,tính tổng số
phát sinh nợ,tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái.Căn
cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh.
Chứng từ kế toán
Sổ quỹ
Sổ, thẻ kế toán chi tiếtBảng tổng hợp chứng từ kế toán
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Bảng cân đối sổ phát sinh
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết
+ Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp
chi tiết ( được lập từ các sổ kế toán chi tiết ) được dùng để lập các báo cáo tài
chính.
Cách ghi sổ được thể hiện qua sơ đồ sau :
Sơ đồ trình tự ghi sổ
Ghi chú : Ghi hàng ngày
Đối chiếu kiểm tra
Ghi cuối tháng
Mẫu chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
Số :

Ngày ... tháng ... năm ...
Trích yếu
Số hiệu tài khoản
Số tiền
Ghi chú
Nợ Có
Kèm theo ... chứng từ gốc.
Người lập. Kế toán
trưởng.
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Bộ(Sở)...
Đơn vị
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Năm...
Chứng từ ghi sổ
Số tiền
Số hiệu ngày tháng
Cộng
Ngày... tháng... năm...
Người ghi sổ. Kế toán trưởng. Thủ trưởng đơn vị.
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, đóng dấu)
Bộ (Sở)... Sổ cái.
Đơn vị... Năm...
Tên tài khoản...
Số hiệu...
C/từ ghi
sổ
Diễn giải TKĐƯ
Số tiền
Ghi

chú
SH NT Nợ Có
Cộng phát sinh số dư cuối tháng
Cộng luỹ kế từ đầu quý
Ngày... tháng... năm...
Người ghi sổ. Kế toán trưởng. Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, đóng dấu)
3.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Kế toán tại công ty vận dụng hệ thống tài khoản kế toán dùng cho các
doanh nghiệp sản xuất –kinh doanh được ban hành theo quyết định số 1864/
1998/QĐ/BTC của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính .
3.4 phương pháp hạch toán hàng tồn kho
Công ty hạch toán hàng tồn kho yheo phương pháp kê khai thường
xuyên. Như vậy, kế toán hàng hoá sẽ theo dõi phản ánh thường xuyên, liên
tục, có tính chất hệ thống tình hình nhập xuất tồn kho hàng hoá trên sổ sách
kế toán. Để xác định giá trị hàng hoá xuất kho kế toán áp dụng phương pháp
giá thực tế đích danh tức là gía trị của lô hàng xuất tính theo giá trị của lô
hàng đó khi nhập.
Kế toán hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song
song.
3.5. Hệ thống chứng từ kế toán được sử dụng
Chứng từ kế toán là bằng chứng phản ánh về nghiệp vụ kinh tế tài chính
đã phát sinh và thực sự hoàn thành . Mọi số liệu ghi trong sổ kế toán đều
được chứng minh bằng chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ,trên cơ sở nắm rõ
nguyên tắc cơ bản trong việc lập chứng từ,ghi chép chứng từ, ghi sổ kế
toán,và lưu trữ bảo quản chứng từ. Hệ thống chứng từ kế toán trong công ty
như sau :
+Nhóm 1 : lao động tiền lương gồm có bảng chấm công,bảng thanh
toán lương,bảng thanh toán bảo hiểm xã hội,bảng thanh toán tiền công làm
thêm giờ,...

+Nhóm 2 : về hàng tồn kho gồm có phiếu nhập - xuất kho, thẻ kho biên
bản giao nhận vật tư hàng hoá,biên bản kiểm kê cuối kỳ ....
+Nhóm 3 : bán hàng gồm có hoá đơn giá trị gia tăng, hợp đồng mua
bán hàng hoá, ....
+Nhóm 4 : tiền tệ gồm có phiếu thu,phiếu chi,giấy đề nghị tạm ứng,
giấy thanh toán tạm ứng,biên bản kiểm kê quỹ, ....
+Nhóm 5 : tài sản cố định gồm có biên bản giao nhận tài sản cố
định,thẻ tài sản cố định,biên bản thanh lý,nhượng bán TSCĐ ....
+Nhóm 6 : xây dựng hợp đồng nhận thầu gồm có : hợp đồng nhận thầu,
biên bản bàn giao công trình hoàn thành ....
Ngoài các chứng từ thuộc các nhóm kể trên trong công ty còn sử dụng
một số loại chứng từ khác theo chế độ quy định.
3.6.Tổ Chức Vận Dụng Hệ Thống Báo Cáo Kế Toán Tại Công ty
Theo quy định ,chế độ tài chính – kế toán của nhà nước công ty đã áp
dụng các hình thức báo cáo sau :
+ Bảng Cân Đối Kế Toán
+ Báo Cáo kết quả kinh doanh
+ Thuyết minh báo cáo tài chính
+ Báo cáo luân chuyển tiền tệ
Kết thúc mỗi kỳ báo cáo (tháng, quý, năm) phòng kế toán lấy số liệu ở
sổ cái và các bảng tổng hợp, bảng chi tiết để lập các báo cáo tài chính. Việc
lập các báo cáo tài chính giúp cho hoạt động tài chính, quản lý tài sản, nguồn
vốn, công nợ, kết quả sản xuất kinh doanh trong công ty được tổng hợp và
theo dõi thường xuyên. Chính vì vậy đã giúp cho ban giám đốc công ty nắm
bắt kịp thời tình hình tài chính của công ty một cách chính xác.Tạo điều kiện
thuận lợi cho việc ra những quyết định đúng đắn, tận dụng thời cơ đem lại
hiệu quả kinh tế cho công ty.Đồng thời cũng thông qua báo cáo tài chính
chúng ta có thể biết quy mô của doanh nghiệp đang mở rộng hay thu hẹp, tình
hình sản xuất kinh doanh có hiệu quả hay không. So sánh báo cáo tài chính
qua các năm có thể cho thấy tốc độ phát triển về mọi mặt của doanh nghiệp và

nhiều chỉ tiêu tài chính khác...
II. HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY THƯƠNG
MẠI VÀ XÂY DỰNG HÀ NỘI
Hoạt động lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu là hoạt động chính tại công
ty, hoạt động này diễn ra thường xuyên từ khâu nhập khẩu hàng hoá đến khâu
tiêu thụ hàng nhập khẩu. Doanh thu tiêu thụ của hàng nhập khẩu chiếm tỷ
trọng lớn trong tổng doanh thu của toàn công ty. Do vậy công ty đã sử dụng
phương pháp KKTX để hạch toán hàng tồn kho.
Đối tượng nhập khẩu chủ yếu tại công ty Thương Mại và Xây dựng Hà
Nội là máy móc thiết bị, nguyên vật liệu... phục vụ cho ngành giao thông vận
tải. Công ty vừa thực hiên nhập khẩu trực tiếp, vừa nhập khẩu uỷ thác theo
giá CIP hoặc giá FOB.
Hạch toán lưu chuyển hàng hoá là công việc chính của bộ phận kế toán,
bao gồm hạch toán nghiệp vụ mua hàng nhập khẩu, hạch toán dự trữ hàng
nhập khẩu và hạch toán tiêu thụ hàng nhập khẩu.
Công ty chủ yếu thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp bằng phương
pháp tín dụng chứng từ, với ngoại tệ chủ yếu là USD và JPY theo tỷ giá hạch
toán và tỷ giá thực tế do Ngân hàng Thương mại công bố tại thời điểm phát
sinh nghiệp vụ thanh toán quốc tế.
Tổ chức mua hàng nhập khẩu là khâu hết sức quan trọng trong quá trình
kinh doanh tại công ty. Đối với bất kỳ nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp hay uỷ
thác, nếu thực hiện tốt khâu này sẽ góp phần làm tăng hiệu quả hoạt động
kinh doanh ở công ty. Nghiệp vụ mua hàng nhập khẩu thường xuyên diễn ra
theo các bước cơ bản sau:
+ Lập phương án kinh doanh.
+ Điều tra nghiên cứu thị trường.
+ Ký kết hợp đồng.
+ Thực hiện hợp đồng.
+ Giải quyết tranh chấp, khiếu nại (nếu có).
1. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp

Tại công ty Thương mại và Xây dựng Hà Nội,nghiệp vụ nhập khẩu trực
tiếp thông thường diễn ra khi công ty đã ký kết được hợp đồng với khách
hàng.Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết công ty mới xúc tiến công việc mua
hàng nhập khẩu từ phía nước ngoài.Trên cơ sở khả năng và nguồn vốn của
mình, trung tâm có thể tổ chức ký kết hợp đồng mua hàng từ nước ngoài
thông qua các hình thức giao dịch thương mại như đàm phán trực tiếp hoặc
thông qua đơn chào hàng của người bán,gửi FAX hoặc điện báo cho nhà cung
cấp để trao đổi thêm về giá cả của loại hàng mà công ty đang có nhu cầu.
Nhằm đạt kết quả tốt trong khâu mua hàng,công ty tiến hành tìm
kiếm,chon lọc nàh cung cấp.Công việc này được phòng kinh doanh (phòng
xuất nhập khẩu) thực hiện trên mạng Internet,hay thông qua các văn phòng
đại diện của các công ty nước ngoài tại Việt Nam,hoặc thông qua sách
báo...Với những thông tin về chủng loại hàng hoá,đặc điểm hàng hoá,tên nhà
sản xuất và giá cả được cung cấp giúp cho phòng XNK sàng lọc và lựa chọn
nhà cung cấp nào có khả năng đáp ứng tốt nhất nhu cầu về chủng loại hàng
hoá mà công ty đang tìm kiếm.
Sau khi thực hiện xong việc tìm kiếm và trao đổi với nhà cung
cấp,phòng kinh doanh (phòng XNK) sẽ lập một bản phương án kinh doanh
trong đó nêu rõ nội dung nghiệp vụ kinh tế,tên hàng hoá, giá cả, tổng trị giá
hàng,tổng các khoản chi phí, lợi nhuận dự tính.Sau cùng trình giám đốc ký
duyệt.Tiếp theo công ty tiến hành ký kết hợp đồng với nhà cung cấp.
Về nguồn vốn thực hiện hợp đồng,ngoài nguồn vốn của công ty,công ty
còn huy động các nguồn vốn vay như vay ngân hàng,vay tổng công ty,vay từ
các nguồn khác...để thực hiện các hợp đồng có giá trị lớn.
Ở giai đoạn thực hiện hợp đồng, công ty tự cân đối nguồn vốn và mở L/C
theo thủ tục sau:
+ Kế toán ngân hàng có nhiệm vụ lập một đơn đề nghị mở thư tín dụng
và một bản hợp đồng ngoại giữa công ty và bên bán gửi tới phòng thanh toán
quốc tế của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam yêu cầu mở L/C.Trong đơn
đề nghị mở L/C có ghi rõ các điều khoản liên quan đến hợp đồng được ký kết

với bên được hưởng lợi.
+ Tiến hành chuyển tiền từ tài khoản bên gửi sang tài khoản ký quỹ tại
ngân hàng.Tuỳ theo mặt hàng nhập khẩu mà công ty phải ký quỹ một khoản
tiền do ngân hàng quy định (khoản ký quỹ được tính bằng tỷ lệ % giá tri hợp
đồng, thông thường là 10%).
+ Ngân hàng căn cứ vào đơn đề nghị mở L/C tiến hành mở L/C.Theo
đơn đề nghị mở L/C thì L/C không huỷ ngang hoặc không huỷ ngang có xác
nhận vì nó có thể đảm bảo được quyền lợi cho cả hai bên, đặc biệt cho bên
bán được thanh toán tiền hàng đúng hạn định.
+ Ngân hàng gửi cho bên bán thông qua ngân hàng của họ một bản L/C
và gửi cho công ty một bản.Hai bên tiến hành kiểm tra các điều khoản ghi
trong L/C,nếu cần sửa đổi sẽ thông báo cho ngân hàng.Khi cả hai bên đều
chấp nhận các điều khoản ghi trong L/C thì bên bán tiến hành giao hàng,đồng
thời gửi cho ngân hàng bên mua bộ chứng từ nhận hàng. Bộ chứng từ này bao
gồm:
- Vận đơn (Bill of lading).
- Hoá đơn thương mại (Signed Commercial Invoice).
- Giấy chứng nhập xuất xứ (Certificate of quality).
- Giấy chứng nhận bảo hiểm (Certificate of Insrance).
- Bảng kê đóng gói (Packing List).
Bộ chứng từ này được quy định rõ về số lượng và chủng loại (bản gốc
hay bản photo). Nếu công ty chấp nhận bộ chứng từ này sẽ báo lại cho ngân
hàng để ngân hàng tiến hành chuyển tiền trả cho người bán theo điều kiện
thanh toán trong hợp đồng ngoại đã ký.
Khi nhận được giấy báo hàng đã về địa điểm giao hàng,công ty chuẩn bị
các điều kiện về phương tiện, nhân lực đi nhận hàng. Bộ phận nhân hàng
mang bộ chứng từ nhận hàng đến địa điểm giao hàng,xuất trình vận đơn cho
người chuyên chở để dỡ hàng,đồng thời làm thủ tục giám định chất lượng và
các thủ tục liên quan khác.
Sau khi hoàn tất các thủ tục về nhập hàng, nhân viên nhận hàng chuyển

toàn bộ chứng từ liên quan đến quá trình nhận hàng cho bộ phận kế toán.Các
chứng từ này là căn cứ để kế toán hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp
nghiệp vụ nhập hàng.
Nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp hàng hoá tại công ty có thể khái quát qua
sơ đồ sau:
TK 112 TK 144 TK 331 TK 156
( 2 ) ( 3b )
( 5a )

( 3a )
TK 3333
( 5 )
( 5b )
TK 6428

( 4 ) TK 413
( 5c )
TK 144

( 1a )
TK 3331 TK 133
TK 413 ( 1 ) ( 6 )

( 1b )
(1): Mua ngoại tệ ký quỹ mở L/C
(2): Dùng ngoại tệ tại ngân hàng ký quỹ mở L/C
(3): Trả trước tiền hàng cho nhà cung cấp
(4): Trả lệ phí dịch vụ ngân hàng
(5): Phản ánh nghiệp vụ khi hàng về nhập kho
(6): Thuế GTGT của hàng nhập khẩu.

Để minh hoạ cho quá trình hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp tại
công ty, ta xét ví dụ về nhập khẩu mặt hàng xe lu hiệu SAKAI của công ty
“The First Trading Co. Ltd” Nhật Bản.
Ngày 22-1-2002, Công ty Thương mại và Xây dựng Hà Nội ký hợp
đồng số IV1195 với công ty The First Co. Ltd Nhật Bản về việc mua một máy
lu với các điều khoản chủ yếu sau:
+ Tên hàng: Xe lu lăn đường hiệu SAKAI KD 120 – 30063 đã qua sử
dụng, chất lượng còn lại trên 80%.
+ Xuất xứ : Nhật Bản.
+ Số lượng: 1 chiếc.
+ Tổng trị giá (giá CIF): 930000 Yên Nhật.
+ Phương thức thanh toán: theo L/C số 1421CE200200004.
Ngày 11/1/2002 tại ngân hàng Công thương Việt Nam (Ký quỹ 10%)
Thuế nhập khẩu 5%, Thuế GTGT 5%.
Căn cứ vào bộ chứng từ nhận được bao gồm hoá đơn thương mại, vận
đơn, sổ báo ngân hàng,phiếu nhập kho, kế toán tiến hành định khoản và vào
sổ như sau:
- Phản ánh việc ký quỹ tại Ngân hàng Công thương Việt Nam ở L/C
Nợ TK 144: 93.000 x 113,5 = 10.550.500
Có TK 112: 10.550.500
- Ngân hàng thanh toán tiền ký quỹ với người bán theo L/C số
1421CE200200004
Nợ TK 331: 10.550.500
Có TK 144: 10.550.500
- Công ty thanh toán trước cho nhà cung cấp 90% hợp đồng
Nợ TK 331: 837.000 x 113,5 = 94.999.500
Có TK 112: 94.999.500
- Công ty nhập khẩu lô hàng:
Nợ TK 1561: 930.000 x113,5 + 5.282.400 = 110.930.400
Có TK 331: 930.000 x113,6 = 105.555.000

Có TK 3333: 930.000 x 113,6 x 5% = 5.282.400
Có TK 413: 930.000 x 0,1 = 93.000
- Phản ánh thuế GTGT của hàng nhập khẩu:
Nợ TK 133: 110.930.400 x 5% = 5.546.520
Có TK 3331: 5.546.520
Công ty Thương mại
Xây dựng Hà Nội
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 06 tháng 02 năm 2002 Số: 153
Họ, tên người giao hàng : Nguyễn đức Tuấn
Theo TKHQ số 1045 ngày 04 tháng 02 năm 2002 của HQ cảng HP KV I
Nhập tại kho: Hà nội
Số
TT
Tên,nhãn hiệu, quy cách,phẩm chất
hàng hoá
Đơn
vị tính
Số lượng
Đơn
giá
Thành tiền
Theo
chứng
từ
Thực
nhập
Xe lu hiệu SAKAI KD120-30063 đã
qua sử dụng, chất lượng còn lại trên
80%, sử dụng động cơ trên 30 cv,

tải trọng dưới 30 T
Chiếc 01 01 110.930.400
Cộng 110.930.400
Người nhập Thủ kho Thủ trưởng đơn vị
Đồng thời kế toán ghi vào các chứng từ, sổ sách sau:
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số: 1215
Ngày 06 tháng 02 năm 2002
Chứng từ
Trích yếu
Số hiệu TK
Số tiền
SH NT Nợ Có
153 6/2 Nhập kho lô hàng nhập
khẩu theo L/C 142
1561 331
3333
413
105.555.000
5.282.400
93.000
Cộng 110.930.400
Kèm theo 01 chứng từ gốc
Người lập Kế toán trưởng
Công ty Thương mại
Xây dựng Hà Nội
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
144 – Ký quỹ Ngân hàng Công thương
Quý I - 2002
Chứng từ

Diễn giải
TK
đối
ứng
Số tiền
SH NT
Nợ Có
1/1
Dư đầu kỳ 1.282.254.000
6065
3/1
Ký quỹ 10% mở LC 53
1863 x 14059
112 26.191.917