THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH SAO THUỶ TINH

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ
TẠI CÔNG TY TNHH SAO THUỶ TINH.
I. Đặc điểm chung của Công ty.
1. Quá trình hình thành và phát triển
Theo quyết định số 34439/QĐ-UB-TCCQ cấp ngày 29 tháng 4 năm 1996 công
ty Sao thuỷ tinh được thành lập.
Tên công ty: Công ty TNHH Sao Thuỷ Tinh
Địa chỉ: 310
A
Tây Sơn - Hà Nội
Kinh doanh chủ yếu bán buôn, bán lẻ các mặt hàng thuỷ tinh. Tổng số vốn ban
đầu của công ty là: 42.000.000.000 đồng
Trong đó : - Vốn cố định : 5.000.000.000 đồng
- Vốn lưu động 31.000.000 đồng
- Vốn khác 6.000.000.000 đồng
Nguồn vốn trên được hình thành qua 2 nguồn :
- Vốn góp 36.000.000.000 đồng
- Vốn đi vay 6.000.000.000 đồng
2.Chức năng nhiệm vụ công ty
Công ty có chức năng chính là kinh doanh Thương mại với ngành hàng chủ
yếu là thuỷ tinh để phục vụ nhu đông đảo nhu cầu người tiêu dùng. Do vậy, sản
phẩm của công ty là sản phẩm hoàn chỉnh.
Để thực hiện tốt chức năng kinh doanh của mình công ty đã phấn đấu thực
hiện tốt các nhiệm vụ cơ bản sau :
- Tuân thủ chế độ chính sách quản lý kinh tế của nhà nước hiện nay
- Nâng cao chất lượng hàng hoá kinh doanh, mở rộng thị trường .
- Thường xuyên mở rộng hoạt động kinh doanh, khai thác sử dụng có
hiệu quả nguồn vốn nhằm đảm bảo đầu tư, làm tròn nghĩa vụ với ngân sách nhà
nước giao .
- Tổ chức thực hiện kinh doanh hàng hoá công nghệ thuỷ tinh đáp ứng nhu
cầu kinh doanh.

Làm tốt công tác bảo hộ và an toàn lao động kinh doanh, thực hiện chế độ
quản lý tài sản, tài chính, lao động tiền lượng của công ty.
Với chức năng và nhiệm vụ như vậy công ty đã tự lực, tự cường trong sản xuất
kinh doanh nâng cao chất lượng hàng hoá đổi mới phong cách phục vụ, nâng cao
văn minh thương nghiệp.
3. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh.
Công ty TNHH SAO THỦY TINH hoạt động theo phương thức mua vào
bán ra nhằm đem lại lợi nhuận. Là Công ty ban buôn và bán lẻ hàng hoá. Nên mặt
hàng của Công ty rất phong phú và đa dạng.
- Khó khăn và thuận lợi: Do nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt
của các doanh nghiệp và sự phục vụ đến tận tay người tiêu dùng của các cửa hàng
tư nhân nên phần nào Công ty gặp phải khó khăn. Song Công ty lại có đội ngũ cán
bộ công nhân viên giàu kinh nghiệm, nhiệt tình, đoàn kết thống nhất để vượt những
khó khăn do cơ chế thị trường gây ra và Công ty còn có thuận lợi nữa là có địa
điểm kinh doanh nằm ở trung tâm là nơi có số lượng dân cư đông và thuận tiện cho
đi lại.
- Hiện nay đội ngũ cán bộ công nhân viên đã có 20% tốt nghiệp Đại học và
có 32% tốt nghiệp trung cấp.
4.Tổ chức bộ máy quản lý.
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
PHÒNG KINH DOANH
KẾ TOÁN
CỬA HÀNG1
CỬA HÀNG2
CỬA HÀNG3
CỬA HÀNG4
Cơ cấu tổ chức của Công ty theo mô hình trực tuyến chức năng giám đốc
Công ty là người đứng đầu có trách nhiệm điều hành các hoạt động của Công ty

theo trực tuyến và chịu trách nhiệm trước pháp luật, chính quyền địa phương và tập
thể cán bộ công nhân viên chức.
Giúp việc cho giám đốc là phó giám đốc và các phòng ban công tác và chịu trách
nhiệm trước giám đốc về phần việc được giao và được uỷ quyền giải quyết các
công việc khi giám đốc đi vắng.
Phòng kế toán: Có chức năng hạch toán quá trình kinh doanh của công ty.
Đưa ra các báo cáo tài chính, tình hình kinh doanh của công ty
Phòng kinh doanh : Nghiên cứu và phát triển thị trường đề ra những chính
sách kinh doanh phù hợp nhằm đẩy mạnh công tác tiêu thụ sản phẩm.
Các cửa hành thương mai: Mỗi cửa hàng có một kế toán hạch toán báo sổ nghiên
cứu và tổ chức các khâu mua vào, bán ra hàng hoá, cũng như công tác dự trữ, đảm
bảo đáp ứng nhu cầu đa dạng và ngày càng cao của khách hàng: tổ chức thực hiện
khâu bán lẻ kết hợp công tác quảng cáo, giới thiệu mặt hàng mới và hướng dẫn
người tiêu dùng
II. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty.
1. Đặc điểm:
- Do quy mô kinh doanh ngày càng mở rộng cả về chiều rộng,nghiệp vụ kinh
tế phát sinh nhiều. Cụ thể: Năm trước công ty chỉ có 6 cửa hàng nhận khoán để
trương bầy bán và giới thiệu sản phẩm. Nhưng năm nay con số đã lên tới 10 cửa
hàng.
- Mặt khác do chúng ta đang ở thời kỳ bùng nổ về khoa học kỹ thuật thông
tin và cũng là thời kỳ sống động của kế toán và khoa học quản lý. Các chủ doanh
nghiệp và các nhà quản lý. Cần phải có được những thông tin chính xác để ra quyết
định nhanh, kịp thời và phù hợp để tận dụng được thời cơ của thị trường, xử lý một
khối lượng thông tin kinh tế tài chính ngày càng lơn. Trong điều kiện thời gian hạn
chế. Mà không có sự giúp đỡ của máy tính thì các nhà chuyên môn khó có thể cung
cấp thông tin đáp ứng nhu cầu của các nhà quản lý. Điều này đòi hỏi các doanh
nghiệp phải nhanh chóng áp dụng tiếp cận máy vi tính vào công tác kế toán và
quản lý doanh nghiệp.
- Nhận thức được tầm quan trọng của máy vi tính. Năm 1999, công ty đã

trang bị cho các phòng ban,các bộ phận trong công ty hàng loạt máy vi tính. Phòng
kế toán của công ty từ khi được trang bị máy vi tính các công việc của kế toán của
kế toán phần nào được giảm, kế toán từ đó không chỉ đơn thuần làm công việc ghi
chép. Mặc dù làm kế toán trên máy nhưng phòng kế toán vẫn áp dụng hình thức
ghi sổ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh - kết hợp việc vào sổ lưu hàng
ngày với việc tổng hợp số liệu, lập báo cáo tài chính hàng quí, đảm bảo yêu cầu kế
toán tài chính cho phùhợp với yêu cầu quản lý với khối lượng, tính chất với mức
độ phức tạp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh cũng như phù hợp với trình độ của
nhân viên kế toán.
- Để đáp ứng yêu cầu đổi mới của cơ chế quản lý kinh tế tài chính tăng
cường công tác hạch toán kế toán của các doanh nghiệp - ngày 1/1/1995 Bộ trưởng
Tài chính đã ký Quyết định số: 1141 TC/QĐ/CĐKT ban hành chế độ kế toán
doanh nghiệp áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành
phần kinh tế và tại công ty Mỹ thuật và Vật phẩm văn hoá Hà Nội đang áp dụng
chế độ kế toán được ban hành theo Quyệt định trên.
- Tuy được thi hành thống nhất trong cả nước. từ ngày 1/1/1996 nhưng
chúng luôn được sửa đổi và bổ sung để phù hợp với những qui định mới. Về cơ
chế tài chính đối với doanh nghiệp ngày 20/3/1997 Bộ Tài chính đã ban hành
Thông tư số: 10 - TC - CĐKT hướng dẫn sửa đổi và bổ sung chế độ kế toán doanh
nghiệp, ngày 15/7/1998 Bộ tài chính đã ban hành Thông tư số 100/1998/TT-BTC
hướng dẫn kế toán thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp. Tại công ty,
phòng kế toán luôn theo sát để áp dụng chế độ kế toán hiện hành.
- Để hạch toán hàng tồn kho, công ty thực hiện theo phương pháp kê khai
thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Tuỳ từng mặt hàng
mà thuế có thể là 5% hay 10%
- Việc áp dụng sổ sách, lập báo cáo tài chính chi 1 kỳ kế toán được thực
hiện sau mỗi quí và niên độ kế toán là 1 măm.
2. Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty.
- Là hình thức chứng từ ghi sổ
Sơ đồ chình tự kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ áp dụng tại công ty

Chứng từ gốc
Sổ quỹ TK 111
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Sổ chi tiết
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái TK 511, 131
Bảng cân đối số PS
Báo cáo t i chínhà
Bảng tổng hợp chi tiết
Chú thích:
Ghi h ng ng yà à
Ghi h ng quýà
Đối chiếu
- Hàng ngày từ chứng từ gốc, các hoá đơn GTGT, kế toán bán hàng tiến
hành nhập số liệu vào máy, lập các chứng từ ghi sổ. Từ chứng từ ghi sổ máy làm
công việc chuyển số liệu vào sỏo cái tài khoản.
- Cuối quí kế toán khoá sổ tính ra tổng số tiền phát sinh Nợ, phát sinh Có và
số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ và sổ cái lập bẳng cân đối tài khoản
chữ T trên cơ sở đó lập bảng cân đối số phát sinh.
- Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ để ghi vào chứng từ ghi sổ, được
dùng để ghi vào các sổ chi tiết, sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu trên bảng tổng
hợp chi tiết và trên sổ cái kế toán tiến hành lập báo cáo tài chính cho 1 kỳ kế toán.
- Qua hình thức kế toán công ty áp dụng phòng kế toán của công ty đã bỏ
qua sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, đó là 1 trong 3 sổ cần thiết để theo dõi thời gian
phát sinh của nghiệp vụ kinh tế và là cơ sở để đối chiếu với số liệu trên bảng cân
đối số phát sinh, điều đó sẽ có một vài những hạn chế nhất định mặc dù phòng kế
toán của công ty cho rằng ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ chỉ là một bước trùng
lặp không cần thiết.
3. Hình thức tổ chức công tác kế toán tại công ty.
- Do đặc điểm hoạt động của mạng lưới kinh doanh của công ty, hiện tại

công ty có các của hàng, gian hàng trưng bầy, các quầy sách... là những đơn vị
nhận khoán. trưng bầy, giới thiệu và bán sản phẩm nằm ở hầu hết các phố chính
trong thành phố. Vì vậy, để đảm bảo một hình thức tổ chức công tác kế toán khoa
học và hợp lý phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, phù hợp với sự
phân cấp quản lý, với yêu cầu quản lý kinh tế tài chính cũng như phù hợp với trình
độ quản lý của đội ngũ các đơn vị phụ thuộc.
- Mặt khác để đảm bảo việc quản lý chặt chẽ các đơn vị khắc phục được tình
trạng thông tin đưa đến các đơn vị chậm. Công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức
công tác kế toán “Vừa tập trung, vừa phân tán”.
- Theo hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán thì tại
các của hàng, các quầy hàng, các kiôt... Sẽ tổ chức công tác kế toán riêng. Cuối
mỗi quí các đơn vị này sẽ lập báo cáo gửi về phòng kế toán của công ty, riêng XN
băng từ ở 437 Bạch Mai là đơn vị trực thuộc trực tiếp công ty. Mỗi quí kế toán
tổng hợp chuyển các bảng tổng hợp chứng từ, các sổ sách, các báo cáo về phòng kế
toán của công ty để kiểm tra và ghi sổ kế toán.
- Cuối mỗi quí, sau khi có đầy đủ các số liệu cần thiết, các báo cáo từ các
đơn vị gửi về kế toán trưởng công ty tiến hành lập báo tài chính tổng hợp toàn
công ty.
4. Tổ chức bộ máy kế toán.
Xuất phát từ hoạt động kinh doanh của Công ty mà công tác hoạch toán kế
toán tài chính và phân tích hoạt động kinh tế của Công ty đều được thực hiện ở
phòng kế toán tài vụ của Công ty. Công tác kế toán của Công ty được thực hiện
theo hình thức kế toán tập trung. Toàn bộ công việc kế toán, từ khâu kiểm tra, hoàn
thiện chứng từ đến việc ghi số và lập các báo cáo kế toán đều được thực hiện ở
phòng kế toán Công ty. Tại các cửa hàng chỉ thực hiện phần hoạch toán nghiệp vụ
kỹ thuật. Với cách thức tổ chức này, phòng kế toán sẽ giúp giám đốc rất nhiều
trong việc tham gia xây dựng cho đơn vị một phương án kinh doanh có hiệu quả
nhất, phù hợp nhất với quy mô với cách thức tổ chức và thực hiện các kế hoạch tài
chính Công ty, thực hiện kiểm tra, kiểm soát, và phân tích hoạt động kinh tế Công
ty ...

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán.
Kế toán các cửa h ngà
Kế toán t i sà ản
băng tiền
Kế toán trưởng
Hiện nay phòng kế toán gồm có 4 người ở tại nơi cửa hàng trực thuộc có 1
nhân viên kế toán nhưng chỉ ở khâu hạch toán ban đầu.
* Trưởng phòng kế toán: Phụ trách chung về công tác hạch toán tại Công ty.
Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm chung về công tác hạch toán tại Công ty,
kiểm tra công tác hạch toán kế toán của các bộ phận, phân tích tình hình tài chính
của toàn Công ty đồng thời là người chịu trách nhiệm trước giám đốc và nhà nước
về mặt quản lý tài chính, thực hiện đầy đủ chức năng nhiệm vụ của kế toán trưởng,
thực hiện nghiêm túc các văn bản tài chính do nhà nước ban hành.
Kế toán tài sản bằng tiền: chịu trách nhiệm ghi chép và theo dõi kế toán TSCĐ, kế
toán ngân hàng, kế toán quỹ tiền mặt và chi phí ngoài ra còn chịu trách nhiệm tập
hợp tất cả các số liệu từ kế toán mua hàng, kế toán bán hàng và kế toán 9 cừa hàng,
để lập báo cáo tổng hợp theo định kỳ.
Kế toán mua hàng: tập hợp tất cả các chứng từ mua vào để lập lên bảng kê hàng
tháng tập hợp lại toàn bộ các hợp đồng mua vào của Công ty chuyển số liệu này
sang kế toán tổng hợp.
Kế toán bán ra: tập hợp tất cả các chứng từ bán ra lập lên bảng kế số liệu hàng
thàng tổng hợp toàn bộ số liệu về các hoạt động bán ra của Công ty, chuyển số liệu
này sang kế toán tổng hợp để kế toán làm báo cáo tổng hợp theo định kỳ.
Kế toán các cửa hàng: thực hiện kế toán báo sổ tập hợp chi phí mua
hàng, bán hàng chuyển số liệu này lên phòng kế toán trung tâm đối chiếu. .
Để xây dựng bộ máy kế toán gon nhẹ và hiệu qủa. Phù hợp với điểm tổ chức
sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý, công ty đã lựa chọn mô hình tổ chức kế
toán theo hình thức liên hợp.
- Bộ máy kế toán của công ty có nhiệm vụ tổ chức thức hiện và kiểm tra
công việc kế toán trong phạm vị toàn công ty. Ngoài việc cung cấp các số liệu, tài

liệu cần thiết cho ban lãnh đạo công ty, cho những người sử dụng thông tin kinh tế
để ra các quyết định quản lý kinh tế. Kế toán còn giúp ban lãnh đạo tổ chức quản
lý, tiến hành phân tích các hoạt động kinh tế. Bộ máy kế toán của công ty thực hiện
đầy đủ các nhiệm vụ dưới sự lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng, đảm
bảo sự phân bổ công việc phù hợp với trình độ từng nhân viên kế toán, đảm bảo sự
chuyên môn hoá lao động của cán bộ kế toán.
Công tác kế toán được thức hiện từ khâu lập chứng từ ban đầu, hạch toán và
ghi sổ chi tiết cho đến ghi sổ tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Chứng từ được lập cho từng phần hành kế toán cụ thể. Cho từng nghiệp vụ
kinh tế phát sinh và được tổ chức hạch toán kế toán theo chế độ kế toán hiện hành.
Tại công ty, việc tổ chức hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp được thức hiện
song song với nhau.
- Hạch toán chi tiết thành phẩm được thực hiện theo phương pháp thẻ song
song và phương pháp xác định hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên.
Số liệu chi tiết và tổng hợp được đối chiếu với nhau và là căn cứ để ghi sổ tổng
hợp.
- Nhiệm vụ và chức nang của cán bộ kế toán công ty như sau:
Đứng đầu bộ máy kế toán công ty là kế toán trưởng - người chịu sự chỉ đạo
trực tiếp của giám đốc công ty, là người trợ thủ đắc lực của ban giám đốc công ty
đồng thời có các trách nhiệm và quyền hạn sau:
+ Có trách nhiệm tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với
đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu vầu quản lý kinh tế tài chinhs của
công ty.
+ Tổ chức hướng dẫn thức hiện và kiểm tra việc ghi chép, tính toán, phản
ánh chính ác và các hoạt động kts tài chính của công ty. Kiểm tra việc bảo vệ tài
sản, phân tích hoạt động kinh tế tài chín. Ký các sổ kế toán, báo cáo kế toán, chịu
trách nhiệm về tính chính xác, trung thực, kịp thời và đầy đủ của số liệu, tài liệu kế
toán.
+ Tổ chức thực hiện và kiểm tả việc thực hiện các chế độ kế toán, thể lệ kế
toán và các chính sách kinh tế tài chính. Hướng dẫn các nhân viên kế toán, các cán

bộ công nhân viên trong công ty, thực hiện đúng chính sách chế độ, thể lệ về kinh
tế tài chính trong công ty.
+ Tổ chức việc kiểm tra kế toán của các cơ quan có thẩm quyền, cung cấp
các tài liệu cần thiết cho họ, giải thích và trả lời các câu hỏi, phục vụ công tác kiểm
tra kế toán, ký vào biên bản kiểm tra.
+ Tổ chức và chứng kiến việc bàn giao công việc của các nhân viên kế toán,
thủ kho, thủ quỹ khi có sự thuyên chuyển, thay đổi cán bộ.
+ Tổ chức kiểm kê tài sản.
+ Tổ chức bảo quản và lưu giữ tài liệu kế toán.
+ Lập báo cáo tài chính kịp thời, chính xác. Ngoài ra, tại phòng kế toán của
công ty, kế toán trưởng còn trực tiếp chỉ đạo các nhân viên kế toán của công ty
như:
- Kế toán tiền mặt chịu trách nhiệm theo dõi các khoản thu, chi bằng tiền
mặt.
- Kế toán tiền gửi ngân hàng: chịu trách nhiệm theo dõi các khoản vay nợ,
các số dư trên tài khoản tiền gửi. Cụ thể tại Công ty, hiện kế toán tiền gửi ngân
hàng phải theo dõi các khoản sau:
+ Tiền gửi Ngân hàng công thương.
+ Tiền vay ngắn hạn USD Công thương.
+ Vay ngắn hạn tiền mặt Công thương.
+ Vay Đài Loan Công thương.
+ Ký quỹ Công thương.
+ Vay ngắn hạn USD Ngoại thương.
+ Tiền gửi USD Ngoại thương.
- Kế toán thuế theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước. Cụ
thể là theo dõi số đã nộp, số cần phải nộp của thuế VAT, thuế nhà đất, thuế môn
bài, thuế thu trên vốn, thuế lợi tức và các khoản thuế khác.
- Kế toán tiền lương kiêm kế toán TSCĐ có nhiệm vụ chi trả lương cho cán
bộ công nhân viên trong toàn Công ty. Trích các khoản bảo hiểm, kinh phí công
đoàn theo tỷ lệ quy định, đồng thời theo dõi tình hình biến động của TSCĐ ở tại

Công ty cũng như các đơn vị trực thuộc.
- Ngoài việc chỉ đạo trực tiếp các nhân viên kế toán ở Công ty, kế toán
trưởng còn phải chỉ đạo công việc của kế toán tổng hợp (Phó kế toán trưởng) ở xí
nghiệp và trưởng phòng kế toán ở các cửa hàng.
- Phó kế toán trưởng là người giúp việc cho kế toán trưởng, thực hiện các
nhiệm vụ do kế toán trưởng phân công, thay thế kế toán trưởng chỉ đạo, theo dõi,
kiểm tra các nhân viên kế toán trong xí nghiệp. Nhiệm vụ của Phó kế toán trưởng
bao gồm:
+ Tổng hợp chi phí và tính giá thành.
+ Kế toán tổng hợp.
+ Lập báo cáo gửi lên phòng kế toán của Công ty.
Các nhân viên kế toán chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó kế toán trưởng gồm
có:
+ Kế toán vật tư: theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu.