HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP DƯỢC PHẨM 120

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP DƯỢC PHẨM 120
Thực trạng tổ chức kế toán tại Xí nghiệp Dược phẩm 120 cho thấy sự vận
dụng linh hoạt lý thuyết tổ chức kế toán nói chung áp dụng phổ biến trong các
doanh nghiệp vào điều kiện thực tế của Xí nghiệp. Thông qua đó, em muốn đưa ra
một số nhận xét và ý kiến của mình góp phần hoàn thiện những mặt, theo em, chưa
thật tốt trong tổ chức kế toán của đơn vị, rút ngắn khoảng cách giữa lý luận và thực
tiễn, tạo tiền đề cho em có cơ sở lý luận và thực tiễn phù hợp với yêu cầu của bài
viết và môn học.
Từ khi nền kinh tế nước ta chuyển từ cơ chế quản lý tập trung sang cơ chế thị
trường có sự quản lý của Nhà nước, các doanh nghiệp Việt Nam phải hoạt động
trong một môi trường kinh doanh với nhiều thành phần kinh tế và đa hình thức sở
hữu. Đây là một thuận lợi rất lớn cho các doanh nghiệp trong tiến trình mở rộng thị
trường và quan hệ đối tác nhưng đồng thời cũng là thách thức không nhỏ cho các
doanh nghiệp trong chiến lược cạnh tranh gay gắt nhằm khẳng định vị thế của
mình trên thương trường. Bên cạnh đó, đứng trước xu thế toàn cầu hóa, hội nhập
kinh tế thế giới và khu vực đang ngày càng được đẩy mạnh, các doanh nghiệp
không những không thể tách mình ra khỏi cộng đồng đó mà còn phải không ngừng
đổi mới hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, hoàn thiện tổ chức công tác quản
lý, nhất là tổ chức hạch toán kế toán nói chung hay tổ chức công tác kế toán nói
riêng, bởi đó không chỉ là công việc tính toán ghi chép thuần tuý về nguồn vốn và
quá trình tuần hoàn vốn mà còn là bộ phận chủ yếu của hệ thống thông tin, công cụ
thiết yếu của quản lý, hỗ trợ đắc lực cho chủ doanh nghiệp nắm bắt chính xác và
kịp thời tình hình tài chính và kinh doanh cua doanh nghiệp mình.
Với bề dày kinh nghiệm gần 30 năm hoạt động trên thương trường cùng với
đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ chuyên môn vững vàng, bộ máy kế toán được
tổ chức khoa học và hiệu quả, Xí nghiệp Dược phẩm 120 đã ngày càng khẳng định
vị thế của mình trong cơ chế đổi mới hiện nay. Mặt hàng kinh doanh của Xí nghiệp
là loại có tính năng đặc biệt, tác động trực tiếp tới sức khỏe con người nên Xí
nghiệp phải chịu sức ép từ rất nhiều bên hữu quan, tuy nhiên, việc tổ chức công tác
kế toán hợp lý đã giúp cho đơn vị vừa cung cấp nhiều loại thuốc khác nhau đáp
ứng đủ, tốt nhu cầu khám chữa bệnh lại vừa bảo đảm hoạt động sản xuất kinh

doanh hiệu quả.
Có thể nói, tổ chức công tác kế toán của Xí nghiệp đã đạt được những thành
công nhất định. Điều này còn nhờ vào việc tổ chức hệ thống sổ và bộ máy kế toán
một cách hợp lý, phù hợp đặc điểm kinh doanh của đơn vị.
Một số ưu nhược điểm trong tổ chức kế toán của Xí nghiệp:
Việc vận dụng hình thức kế toán và sổ sách kế toán: Hình thức Chứng từ-ghi
sổ được áp dụng có cải tiến trên máy vi tính đã giúp Xí nghiệp khai thác khả năng
chuyên môn của đội ngũ nhân viên kế toán, giảm tối đa những sai sót trong tính
toán ghi chép, nâng cao năng suất lao động, giảm thiểu lao động kế toán mà vẫn
bảo đảm tốt chức năng, nhiệm vụ của công tác kế toán, cung cấp thông tin chính
xác, đầy đủ, kịp thời phục vụ yêu cầu cầu của công tác quản lý và điều hành. Hình
thức này tuy áp dụng phù hợp với thiết kế hệ thống sổ trên máy nhưng lại bỏ qua
sổ Đăng ký chứng từ-ghi sổ do đó, chỉ phản ánh được các chứng từ gốc cùng loại,
cùng nội dung kinh tế trên cơ sở các Bảng kê chứng từ mà không phản ánh được
trình tự thời gian trên sổ Đăng ký chứng từ.
Tổ chức công tác kế toán của các phần hành: Tại Xí nghiệp tuy không tổ
chức nhiều phần hành, khối lượng công tác kế toán mỗi phần hành không nhiều
nhưng tất cả đều thống nhất theo trình tự kế toán từ chứng từ, tính giá, đối ứng đến
tổng hợp và cân đối tạo thuận lợi cho công tác kế toán diễn ra liên tục, nhất quán,
tạo điều kiện cho công tác kiểm tra kiểm soát dễ dàng và nhanh chóng hơn. Việc
lập, ghi chép trên chứng từ và luân chuyển chứng từ được thực hiện theo đúng quy
định của Bộ Tài chính, vận dụng vào điều kiện thực tế của Xí nghiệp. Giai đoạn tổ
chức hệ thống tài khoản, tổ chức sổ tài khoản và lập báo cáo kế toán được thực
hiện tự động nhờ máy vi tính đã rút ngắn rất nhiều thời gian giữa các bước trong
trình tự kế toán, rút ngắn thời gian tổng hợp thông tin để cung cấp cho người ra
quyết định.
Tổ chức kế toán vật liệu: Xí nghiệp đã xây dựng được hệ thống định mức vật
liệu dùng cho sản xuất nhằm loại trừ việc sử dụng lãng phí nguyên vật liệu, bảo
đảm sử dụng tiết kiệm và hiệu quả.
Xí nghiệp cũng đã xây dựng sổ danh mục vật liệu theo thứ tự sắp xếp chữ cái

đầu tiên của tên vật liệu từ A-Z hợp lý giúp cho công tác theo dõi và quản lý vật
liệu dễ dàng hơn.
Tổ chức lập, luân chuyển và lưu trữ chứng từ nhập, xuất vật liệu tương đối
tốt, phù hợp điều kiện thực tế của Xí nghiệp, không xảy ra tình trạng chứng từ
không hợp lệ vẫn được phép luân chuyển và thực hiện nghiệp vụ.
Tổ chức Sổ chi tiết và Sổ tổng hợp tự động trên máy vi tính và sử dụng
phương pháp kê khai thường xuyên đã cung cấp thông tin kịp thời và đa dạng về
tình hình biến động nguyên vật liệu, hạn chế việc sai sót trong ghi chép tên và ký
mã hiệu rất khó đọc, khó viết của các hoá chất.
Vật liệu được bảo quản trong điều kiện đảm bảo về nhiệt độ, ánh sáng, có
ngăn chứa đựng riêng cho mỗi loại, thuận lợi cho việc vận chuyển nhập, xuất vật
liệu và công tác kế toán theo dõi và ghi chép.
Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ: Do có sự trợ giúp của máy tính, kế toán
đã bỏ qua một số chỉ tiêu cần phản ánh trên chứng từ. Tuy việc này không ảnh
hưởng đến quá trình luân chuyển chứng từ nhưng làm giảm tính hợp lệ của chứng
từ khi có bất thường xảy ra bởi vì chứng từ gốc là bằng chứng xác thực có giá trị
nhất xác minh nghiệp vụ kinh tế thực sự phát sinh. Ví dụ: Phiếu nhập, xuất kho vật
liệu do luôn luôn do phòng Kế hoạch lập theo kế hoạch sản xuất cấp trên giao nên
chỉ có chữ ký của giám đốc mà không có chữ ký của phụ trách cung tiêu. Bên cạnh
đó, kế toán còn bỏ qua việc định khoản trên chứng từ gốc, ghi số lượng nhập xuất
theo yêu cầu nhưng không phản ánh số thực tế nhập xuất. Đối với nhiều vật liệu
phản ánh trên cùng 1 chứng từ nhập xuất, kế toán không ghi thành tiền từng loại
mà chỉ tính số tổng cộng, điều này gây khó khăn cho công tác kiểm tra, đối chiếu.
Ngoài ra, bộ phận quản lý và bộ phận sản xuất được bố trí ở hai nơi cách nhau
tương đối xa có ảnh hưởng không nhỏ đến thời gian luân chuyển của chứng từ.
Tổ chức phân loại và đánh giá: Việc phân loại theo công dụng, tính chất và sử
dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho là thích hợp
với vật liệu và sản phẩm dược của Xí nghiệp, tuy nhiên, việc định giá xuất kho
theo phương pháp bình quân liên hoàn gây khó khăn trong việc tính toán, nhất là
khi có nhiều nghiệp vụ nhập một loại vật liệu trong cùng 1 tháng. Kế toán máy

giảm nhẹ được công tác tính toán thủ công nhưng không phải là không có sai sót,
vẫn phải thực hiện kiểm tra, tính toán lại bằng tay. Việc tập hợp chi phí để tính giá
vốn thành phẩm nhập kho hay xuất bán phải thực hiện tách riêng trên phần mềm
Excel để tránh nhầm lẫn nên gây mất nhiều thời gian hơn cho công tác tính giá.
Tổ chức ghi sổ chi tiết, tổng hợp và báo cáo cho các phần hành được thực
hiện tự động trên cơ sở đối ứng kế toán mà kế toán phần hành cập nhật. Chính điều
này tạo nhiều thuận lợi cho công tác kế toán trong việc phản ánh số liệu tổng hợp
chính xác trên sổ sách, báo cáo nhưng đồng thời rất khó kiểm soát khi xảy ra chênh
lệch do sai sót hay gian lận (nếu có), nhất là trong điều kiện chỉ có một máy vi tính
dùng cho cho cả phòng Tài chính.
Tổ chức chi tiết và tổng hợp công tác kế toán vật liệu cơ bản là tốt nhưng chỉ
đối chiếu sổ sách, không kiểm kê thực tế mà 6 tháng mới kiểm kê một lần. Chủng
loại vật liệu rất nhiều và rất dễ nhầm lẫn nên rất khó tìm ra sai sót phát sinh tháng
nào khi có chênh lệch giữa sổ sách và thực tế đồng thời khó kiểm tra vật liệu ít sử
dụng bị kém phẩm chất.
Tổ chức bộ máy: Với quy mô sản xuất và quản lý không lớn, việc áp dụng
hình thức kế toán tập trung của Xí nghiệp tỏ ra rất phù hợp vì nó bảo đảm sự thống
nhất, phát huy đầy đủ vai trò và chức năng giám đốc kiểm tra của mình, tránh lãng
phí thời gian, tiền của và công sức. Bên cạnh đó, sự kiêm nhiệm một số phần hành
kế toán đã tiết kiệm nhân lực, vật lực của Xí nghiệp mà vẫn phát huy ưu thế của
phân công lao động và chuyên môn hoá.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung và quan hệ lao động kế toán trực
tuyến hoàn toàn phù hợp với đặc điểm kinh doanh và quản lý tại Xí nghiệp nhưng
lại tập trung quyền lực vào người đứng đầu bộ máy. Bởi vì đặc thù riêng của đơn
vị là sản xuất thuốc chữa bệnh, Xí nghiệp không chỉ yêu cầu đội ngũ kế toán có
chuyên môn nghiệp vụ mà còn phải nắm vững về chủng loại, tính chất và cách ghi
chép các loại hoá chất dược liệu nên đó cũng là một hạn chế trong tổ chức quản lý
của Xí nghiệp khi mà không phải ai trong bộ máy kế toán đều am hiểu tường tận
các loại thuốc.
Việc tự động hoá trên máy vi tính cũng có mặt trái khi mà người làm kế toán

không cần phải hiểu biết sâu về nghiệp vụ kế toán, chỉ cần đảm nhiệm phần hành
của mình hiệu quả nên nhiều khi họ có thể cập nhật số liệu và lên báo cáo chính
xác nhưng lại không hiểu rõ quy trình kế toán, gây nhiều khó khăn cho công tác
kiểm tra, đối chiếu của bên ngoài cũng như bên trong đơn vị.
Sử dụng một máy vi tính duy nhất trong phòng Tài chính gây ảnh hưởng cho
công tác cập nhật số liệu khi mà hai kế toán viên kế toán viên cùng vào số liệu tại
một thời điểm hay khi kế toán trưởng muốn lên báo cáo vào thời điểm bất kỳ lại
phải đợi kế toán phần hành hoàn thành công việc của mình.
Có thể nói, những khó khăn tồn đọng của Xí nghiệp không phải là nhiều song
nó sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quá trình sản xuất cũng như hiệu quả hoạt động kinh
doanh và quản lý của Xí nghiệp nếu như không có những cải tiến thay đổi trong
toàn Xí nghiệp. Không ngừng nâng cao năng lực cạnh tranh, cải tiến công nghệ sản
xuất, hoàn thiện công tác quản lý và kế toán là xu hướng tất yếu của mọi doanh
nghiệp muốn đứng vững trong thị trường mở cửa hiện nay. Xí nghiệp 120 sẽ không
duy trì được vị thế của mình nếu không tuân theo quy luật đó, nhất là khi ngày
càng nhiều doanh nghiệp ra đời hoạt động trong lĩnh vực Công nghiệp dược, ngày
càng nhiều tổ chức quan tâm và đầu từ cho lĩnh vực này.
Đời sống nhân dân đang dần được cải thiện. Một khi cuộc sống khá hơn con
người ta bắt đầu đòi hỏi nhiều hơn đến nhu cầu khám chữa bệnh, không chỉ phát
hiện bệnh kịp thời, không chỉ có thuốc chữa mà còn phải là thuốc tốt, có hiệu quả.
Qua đó, có thể nhận thức được tầm quan trọng của Xí nghiệp Dược phẩm 120
trong nhiệm vụ sản xuất dược phục vụ nhân dân. Và không gì khác ngoài hiệu quả
của công tác kế toán, nhằm cung cấp thông tin phục vụ quản lý, là một trong những
yếu tố quyết định đến vị thế của Xí nghiệp trong xu thế hội nhập, cạnh tranh toàn
cầu, trong vai trò kế thừa và phát huy những thành tựu trước đó của ngành Công
nghiệp dược Việt Nam.
Với quan điểm như trên, dưới đây là những suy nghĩ chủ quan của riêng em
nhằm góp phần hoàn thiện tổ chức kế toán của Xí nghiệp, nâng cao hiệu quả công
tác quản lý.
Về tổ chức bộ sổ kế toán: So với Chế độ kế toán, Xí nghiệp đều không có sổ

Đăng ký chứng từ-ghi sổ trên máy cũng như khi in ra giấy. Xí nghiệp nên có sự bổ
sung sổ Đăng ký chứng từ-ghi sổ trên phần mềm kế toán của mình cho phù hợp với
quy định tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp theo hình thức "Chứng từ-ghi sổ".