Cơ sở lý luận về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp Thương Mại

Cơ sở lý luận về kế toán bán hàng và xác định
kết quả bán hàng trong doanh nghiệp Thơng
Mại
I)Những vấn đề chung về bán hàng và xác định kết quả bán hàng
1) Khái niệm về bán hàng và xác định kết quả bán hàng
-Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ
cho khách hàng; doanh nghiệp thu tiền hay đợc quyền thu tiền. Đó chính là quá
trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn thành phẩm, hàng hoá sang vốn bằng
tiền và xác định kết quả bán hàng, là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất,
kinh doanh ở đơn vị. Thông qua bán hàng giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá
đợc thực hiện.
Bán hàng là một chức năng chủ yếu của doanh nghiệp, bất kỳ một doanh
nghiệp Thơng mại nào cũng phải thực hiện hai chức năng mua và bán. Hai chức
năng này có sự liên hệ với nhau: mua tốt sẽ tạo điều kiện cho bán tốt. Để thực
hiện tốt các nghiệp vụ trên đòi hỏi phải có sự tổ chức hợp lý các hoạt động đồng
thời tổ chức nghiên cứu thị trờng, nghiên cứu nhu cầu ngời tiêu dùng. Nh vậy bán
hàng là tổng thể các biện pháp về mặt tổ chức và nắm bắt nhu cầu của thị trờng.
Tóm lại, quá trình bán hàng ở các doanh nghiệp thơng mại có những đặc điểm
chính sau đây:
+Có sự thoả thuận trao đổi giữa ngời mua và ngời bán: Ngời bán đồng ý
bán, ngời mua đồng ý mua họ trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền.
+Có sự thay đổi quyền sở hữu về hàng hoá: Ngời bán mất quyền sở hữu còn
ngời mua có quyền sở hữu về hàng hoá đã mua bán.
+Trong quá trình tiêu thụ hàng hoá các doanh nghiệp cung cấp cho khách
hàng một khối lợng hàng và nhận lại khách hàng một khoản tiền gọi là doanh thu
bán hàng. Số doanh thu này là cơ sở để đơn vị xác định kết quả kinh doanh của
mình.
-Kết quả bán hàng là chênh lệch giữa doanh thu thuần với trị giá vốn hàng
bán ra và chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho số hàng đã
bán.
Việc xác định kết quả bán hàng thờng đợc tiến hành vào cuối kỳ kinh

doanh thờng là cuối tháng, cuối quý, cuối năm tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh
và yêu cầu quản lý ở từng đơn vị kinh tế.
2) Vai trò của bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình tuần hoàn vốn ở đơn vị (T-H-
T ). Chỉ có thông qua việc bán hàng giá trị sản phẩm, dịch vụ mới đợc thực hiện
do đó mới có điều kiện để thực hiện mục đích của nền sản xuất hàng hoá và tái
sản xuất kinh doanh không ngừng đợc mở rộng. Doanh thu bán hàng sẽ bù đắp đ-
ợc các chi phí bỏ ra đồng thời kết quả bán hàng sẽ quyết định hiệu quả kinh doanh
của doanh nghiệp. Bán hàng tự thân nó không phải là một quá trình của sản xuất
kinh doanh nhng nó lại là một khâu cần thiết của tái sản xuất xã hội. Vì vậy bán
hàng góp phần nâng cao năng suất lao động, phục vụ sản xuất, tiêu dùng và đời
sống xã hội. Nhờ có hoạt động bán hàng, hàng hoá sẽ đợc đa đến tay ngời tiêu
dùng và thoả mãn nhu cầu của ngời tiêu dùng, việc tiêu thụ hàng hoá góp phần
cân đối giữa sản xuất và tiêu dùng.Doanh nghiệp càng tiêu thụ đợc nhiều hàng
hoá thì sức mạnh của doanh nghiệp càng tăng lên. Nh vậy bán hàng sẽ quyết định
sự sống còn của doanh nghiệp, có bán đợc hàng hoá thì doanh nghiệp mới có khả
năng tái sản xuất. Ngoài ra việc xác định chính xác khối lợng hàng hoá tiêu thụ là
cơ sở để xác định các chỉ tiêu kinh tế tài chính, đánh giá trình độ hoạt động của
đơn vị nh xác định số vòng luân chuyển vốn, xác định tỷ suất lợi nhuận trên
doanh số bán. . .là cơ sở để thực hiện nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nớc nh nộp
thuế TNDN, thuế GTGT , thuế TTĐB, . . .
Việc thúc đẩy bán hàng ở doanh nghiệp là cơ sở để thúc đẩy sản xuất và
tiêu thụ ở các đơn vị kinh tế có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp.
Bán hàng góp phần điều hoà giữa sản xuất và tiêu dùng , giữa tiền và hàng,
giữa khả năng và nhu cầu,. . .là điều kiện để đảm bảo sự phát triển cân đối trong
từng ngành, từng vùng cũng nh toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Bán hàng là cơ sở
để xác định kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh ( lợi nhuận) của
đơn vị . Đây là một chỉ tiêu chất lợng tổng hợp có ý nghĩa quan trọng trong quá
trình sản xuất kinh doanh , là nhân tố quyết định đến sự tồn tại và phát triển của
đơn vị. Có lợi nhuận doanh nghiệp mới có điều kiện để mở rộng sản xuất kinh

doanh, nâng cao đời sống cho ngời lao động, tạo nguồn tích luỹ quan trọng cho
nền kinh tế quốc dân.
Qua những điều trên ta thấy rằng bán hàng có vai trò vô cùng quan trọng,
bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn tồn tại và phát triển đều không thể thiếu đi
chức năng này.
3) Sự cần thiết phải quản lý bán hàng và các yêu cầu quản lý
Bán hàng là quá trình trao đổi để thực hiện giá trị của hàng hoá, đó là sự
chuyển hoá hình thái của vốn kinh doanh từ hàng thành tiền.
Quản lý bán hàng là quản lý kế hoạch và thực hiện kế hoạch tiêu thụ đối
với từng thời kỳ , từng khách hàng, từng hợp đồng kinh tế. Quản lý về số lợng ,
chất lợng mặt hàng, thời gian tiêu thụ, cơ cấu mặt hàng tiêu thụ, trị giá vốn của
hàng tiêu thụ, chi phí lu thông phân bổ cho hàng tiêu thụ, tình hình thanh toán tiền
hàng của khách hàng, tình hình thanh toán với nhà cung cấp, thanh toán những
khoản phải trích nộp với Ngân sách Nhà nớc.
Quản lý công tác bán hàng giúp doanh nghiệp phân biệt đợc doanh thu bán
hàng và tiền bán hàng nhập quỹ, xác định chính xác thời điểm kết thúc quá trình
bán hàng , giúp bộ phận quản lý tìm ra phơng thức thanh toán hợp lý và có hiệu
quả, chủ động sử dụng nguồn vốn đem lại nguồn lợi lớn nhất cho doanh nghiệp.
Yêu cầu đối với quản lý công tác bán hàng là phải giám sát chặt chẽ hàng
hoá tiêu thụ trên tất cả các phơng diện: Số lợng, chất lợng . . . tránh hiện tợng mất
mát, h hỏng hoặc tham ô lãng phí , giám sát chặt chẽ chi phí lu thông phát sinh,
kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các khoản chi phí đồng thời phân bổ chính xác
chúng cho số hàng bán để xác định kết quả bán hàng . Phải quản lý chặt chẽ tình
hình thanh toán của khách hàng, yêu cầu thanh toán đúng hình thức và đúng thời
gian để tránh mất mát, ứ đọng vốn. Phải lựa chọn hình thức bán hàng cho phù hợp
với từng thị trờng, từng khách hàng đồng thời phải làm tốt công tác thăm dò,
nghiên cứu thị trờng trong và ngoài nớc.
Tìm hiểu đợc các khái niệm chung về bán hàng và xác định kết quả bán
hàng , vai trò cũng nh sự cần thiết phải quản lý công tác bán hàng và xác định kết
quả bán hàng ,chúng ta cần đi sâu tìm hiểu về nhiệm vụ và nội dung công tác kế

toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.
II)Nhiệm vụ kế toán và nội dung tổ chức kế toán bán hàng và xác
định kết quả bán hàng
1)Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Xuất phát từ vị trí, vai trò của bán hàng và xác định kết quả bán hàng, kế
toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng có những nhiệm vụ sau:
- Phản ánh kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động ( nhập- xuất)
của từng loại hàng hoá trên cả hai mặt hiện vật và giá trị
- Phản ánh kịp thời giá vốn hàng hoá để làm cở sở xác định chỉ tiêu Lợi
nhuận gộp.
- Theo dõi, phản ánh và giám đốc chặt chẽ quá trình bán hàng , ghi chép
kịp thời, đầy đủ các khoản chi phí bán hàng, chi phí QLDN để làm cơ sở xác định
chỉ tiêu Lợi nhuận thuần .
- Phản ánh kịp thời, đầy đủ doanh thu bán hàng , các khoản thuế phải nộp
về tiêu thụ hàng hoá trong kỳ, xác định kết quả bán hàng thông qua doanh thu bán
hàng một cách chính xác.
- Cung cấp những thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan
đồng thời định kỳ có tiến hành phân tích kinh tế đối với hoạt động bán hàng và
xác định kết quả bán hàng .
2) Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
2.1)Các phơng thức bán hàng
a) Phơng thức bán buôn:
Đặc điểm của nghiệp vụ bán buôn là hàng hoá cha đến tay ngời dùng, giá
trị và giá trị sử dụng của hàng hoá cha đợc thực hiện đầy đủ. Hiện nay có 2 phơng
thức bán buôn nh sau:
Bán buôn qua kho
Bán buôn vận chuyển thẳng.

Bán buôn qua kho: Theo phơng thức bán hàng này, hàng hoá xuất từ kho của
doanh nghiệp thơng mại để bán cho ngời mua.

Bán buôn qua kho đợc chia thành 2 hình thức: Bán buôn trực tiếp qua kho
và bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng.
+ Bán buôn trực tiếp qua kho:
Theo hình thức này, doanh nghiệp xuất hàng từ kho giao trực tiếp cho ngời
mua do bên mua uỷ nhiệm đến nhận hàng trực tiếp.Hàng hoá đợc coi là bán khi
ngời mua đã nhận hàng và ký xác nhận trên chứng từ bán hàng còn việc thanh
toán tiền hàng với bên bán tuỳ thuộc vào hợp đồng đã ký giữa hai bên.
+ Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng:
Theo hình thức này, doanh nghiệp xuất hàng từ kho chuyển đi cho ngời
mua theo hợp đồng bằng phơng tiện vận tải tự có hoặc thuê ngoài. Hàng hoá gửi
đi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp , khi nào bên mua xác nhận đã nhận
đợc hàng hoặc chấp nhận thanh toán thì mới chuyển quyền sở hữu và doanh
nghiệp coi đó là thời điểm để ghi nhận doanh thu.Chi phí vận chuyển do doanh
nghiệp chịu hoặc do ngời mua phải trả tuỳ thuộc vào điều kiện quy định trong hợp
đồng đã ký giữa hai bên.

Bán buôn vận chuyển thẳng: Theo phơng thức bán hàng này, doanh nghiệp th-
ơng mại mua hàng của bên cung cấp để bán thẳng cho ngời mua.
Bán buôn vận chuyển thẳng đợc chia thành 2 hình thức : Bán vận chuyển
thẳng trực tiếp và bán vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng.
+ Bán vận chuyển thẳng trực tiếp : Theo hình thức này, doanh nghiệp thơng
mại mua hàng của bên cung cấp để bán thẳng cho ngời mua do bên mua uỷ nhiệm
đến nhận hàng trực tiếp ở bên cung cấp hàng cho doanh nghiệp thơng mại. Hàng
hoá đợc coi là bán khi ngời mua đã nhận đủ hàng và ký xác nhận trên chứng từ
bán hàng còn việc thanh toán tiền hàng với bên bán tuỳ thuộc vào hợp đồng đã ký
kết giữa hai bên.
+ Bán vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này,
doanh nghiệp thơng mại mua hàng ở bên cung cấp và chuyển hàng đi để bán
thẳng cho bên mua hàng bằng phơng tiện vận tải tự có hoặc thuê ngoài. Hàng hóa
chuyển đi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp khi nào bên mua xác nhận đã

nhận đợc hàng hoặc chấp nhận thanh toán thì doanh nghiệp mới ghi nhận doanh
thu, chi phí vận chuyển do doanh nghiệp chịu hoặc do bên mua phải trả tuỳ thuộc
vào hợp đồng đã ký giữa hai bên.
b) Phơng thức bán lẻ:

phơng thức bán hàng trực tiếp:
Theo phơng thức bán hàng này, nhân viên bán hàng hoàn toàn chịu trách
nhiệm vật chất về số hàng đã nhận để bán ở quầy hàng. Nhân viên bán hàng trực
tiếp thu tiền của khách mua hàng và giao hàng cho họ. Nghiệp vụ bán hàng hoàn
thành trực diện với ngời mua và thờng không cần lập chứng từ cho từng nghiệp vụ
bán hàng.Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý hàng hoá bán lẻ ở quầy hàng cuối ca,
cuối ngày hoặc định kỳ ngắn, nhân viên bán hàng kiểm kê lợng hàng hoá hiện còn
ở quầy hàng và dựa vào quan hệ cân đối hàng luân chuyển( hàng hiện có) trong
ca, trong ngày hoặc trong kỳ để xác định số lợng hàng bán ra của từng mặt hàng,
lập báo cáo bán hàng trong ca, trong ngày hoặc trong kỳ. Tiền bán hàng nhân viên
bán hàng kê vào giấy nộp tiền để nộp cho thủ quỹ của doanh nghiệp.

Phơng thức bán hàng thu tiền tập trung:
Theo phơng thức bán hàng này, nghiệp vụ thu tiền của khách và giao hàng
trả khách tách rời nhau. Mỗi quầy hàng bố trí nhân viên thu ngân làm nhiệm vụ
thu tiền mua hàng của khách viết hoá đơn hoặc giao tích kê cho khách hàng để
khách hàng nhận hàng ở quầy do nhân viên bán hàng giao. Cuối ca, cuối ngày
nhân viên thu ngân làm giấy nộp tiền bán hàng , nhân viên bán hàng căn cứ vào
hoá đơn và tích kê giao hàng trả khách để kiểm kê hàng hoá còn lại cuối ca, ngày.
Doanh thu bán hàng đợc ghi trên cơ sở báo cáo bán hàng , còn tiền bán hàng nộp
theo giấy nộp tiền.
2.2)Nội dung kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thơng mại
2.2.1) Chứng từ kế toán
Hoá đơn bán hàng
Hoá đơn GTGT

Phiếu xuất kho hàng hoá
Phiếu thu
Bảng kê bán lẻ hàng hoá
Giấy báo Nợ, báo Có của Ngân hàng
2.2.2) Tài khoản sử dụng
Để hạch toán các nghiệp vụ bán hàng kế toán sử dụng các TK sau:
* Đối với phơng pháp kê khai thờng xuyên
+ TK 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ : Tài khoản này dùng
để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp và các khoản
giảm trừ doanh thu từ đó tính ra doanh thu thuần về tiêu thụ trong kỳ.
+ TK 512 Doanh thu bán hàng nội bộ: Tài khoản này dùng để phản ánh
doanh thu của số hàng hoá tiêu thụ nội bộ giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng
một Công ty, Tổng công ty. . . hạch toán toàn ngành. Ngoài ra TK này còn sử dụng
để theo dõi một số nội dung đợc coi là tiêu thụ nội bộ khác nh sử dụng sản phẩm,
hàng hoá để trả lơng công nhân viên,...
+ TK 521 Chiết khấu thơng mại: Đợc sử dụng để theo dõi toàn bộ các
khoản chiết khấu thơng mại cho khách hàng trên giá bán đã thoả thuận do khách
hàng đã mua hàng với khối lợng lớn.
+TK 531 Hàng bán bị trả lại: TK này dùng để theo dõi doanh thu của số
hàng hoá đã tiêu thụ nhng bị khách hàng trả lại.Đây là tài khoản điều chỉnh của
tài khoản 511 để tính toán doanh thu thuần.
+ TK 532 Giảm giá hàng bán: Đợc sử dụng để theo dõi toàn bộ các
khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng trên giá bán đã thoả thuận. Đợc hạch
toán vào tài khoản này bao gồm các khoản bớt giá, hồi khấu và khoản giảm giá
đặc biệt do những nguyên nhân thuộc về ngời bán.
+ TK 632 Giá vốn hàng bán: Dùng để theo dõi trị giá vốn của hàng hoá,
dịch vụ xuất bán trong kỳ.
+ TK 156 Hàng hoá: Dùng để phản ánh giá thực tế hàng hoá tại kho, tại
quầy, chi tiết theo từng kho, loại, nhóm,. . .hàng hoá.
TK 156 đợc chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2:

TK 1561 Giá mua hàng hoá
TK 1562 Chi phí thu mua hàng hoá
+ TK 157 Hàng gửi bán: Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng gửi bán,
ký gửi, đại lý cha đợc chấp nhận. Tài khoản này đợc mở chi tiết theo từng loại
hàng, từng lần gửi hàng từ khi gửi đi đến khi đợc chấp nhận thanh toán.
Ngoài các tài khoản nói trên, trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng
một số tài khoản có liên quan khác nh:131,111, 333, 334,. . .

Đối với phơng pháp kiểm kê định kỳ: thì ngoài các tài khoản đã giới thiệu ở
trên kế toán còn sử dụng tài khoản:
TK 611(6112) Mua hàng hoá : Tài khoản này phản ánh trị giá hàng hoá
mua vào theo giá thực tế ( giá mua và chi phí thu mua) và đợc mở chi tiết theo
từng thứ, từng kho hàng hoá.
2.2.3) Phơng pháp kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thơng mại
Để hạch toán nghiệp vụ bán hàng kế toán phải phản ánh đợc trị giá vốn
hàng xuất bán, doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu.