THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG HÀ NỘI (VIETRACIMEX-I)

Thực trạng hạch toán lu chuyển hàng hoá nhập
khẩu tại công ty thơng mại và xây dựng Hà Nội
(Vietracimex-I)
I. Đặc điểm hoạt động kinh doanh tại công ty Thơng mại - Xây
dựng hà nội
1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty Thơng mại Xây dựng Hà Nội (vietracimex-I) đợc ra đời
trong quá trình tổ chức lại lực lợng sản xuất của công ty thơng mại du lịch và
xây dựng công trình để thành lập tổng công ty thơng mại và xây
dựng-bộ giao thông vận tải,nhằm phát huy tiềm năng của con ng-
ời,tài sản và tiền vốn của một đơn vị lớn,đã tồn tại và hoạt động trên 40 năm
trong lĩnh vực cung ứng và sản xuất vật t cho toàn bộ nghành giao thông vận tải.
Công ty Thơng mại Xây dựng Hà Nội tiền thân là công ty xuất nhập
khẩu vật t thiết bị giao thông vận tảI đợc thành lập theo quyết định số
2970/1999/qđ -bgtvt ngày 28/10/1999 của bộ giao thông vận tải
thành lập doanh nghiệp Nhà nớc: công ty xuất nhập khẩu vật t thiết bị giao
thông vận tải trực thuộc Tổng công ty Thơng mại và Xây dựng bộ giao
thông vận tải.Tên viết tắt: vietracimex-I.
Công ty xuất nhập khẩu vật t thiết bị giao thông vận tải đợc đổi thành
công ty Thơng mại Xây dựng Hà Nội theo quyết định số 2626/qđ-bgtvt
ngày 13/8/2001 của bộ giao thông vận tảI..
+ Vốn chủ sở hữu : 5350 triệu đồng.
+ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 113041 của sở kế hoạch đầu
t Hà Nội cấp ngày 24/12/1999.
+ Trụ sở công ty: số 344 kim ngu, hai bà trng, hà nội .
+Điện thoại: (84) 6362451; 8621267.
+ Fax: (84) 8626798.
+ E-mail:
-Nghành nghề kinh doanh :
+ Xây dựng các công trình giao thông công nghiệp và dân dụng;
+Xuất nhập khẩu và kinh doanh vật t ,thiết bị ,phơng tiện nghành giao

thông vận tải,máy móc, các loại nguyên liệu sản xuất,nông lâm thuỷ sản, hàng
tiêu dùng;
+ Sản xuất vật liệu xây dựng ;
+ Sửa chữa,tân trang,phục hồi phơng tiện thiết bị thi công.
+ Tạm nhập, tái xuất, chuyển khẩu quá cảnh với các nớc
+ Gia công, chế biến hàng xuất khẩu
Từ khi thành lập cho đến nay,trong quá trình hình thành và phát triển
công ty đã thu đợc những kết quả đáng kể về xây dựng và kinh doanh thơng
mại.
Về lĩnh vực xây dựng công trình, từ chỗ ban đầu là một đội xây dựng cơ
bản và sửa chữa hệ thống kho tàng,đờng xá,nhà làm việc,nhà ở cho nội bộ. Đến
năm 1997,công ty đã hình thành thêm một đội thi công cơ giới nhận làm tất cả
các công việc về nền, mặt đờng bộ,gia công lắp dựng kết cấu thép ...
Những công trình lớn do lực lợng cán bộ, công nhân công ty trực tiếp thi
công từ trớc đến nay phải kể đến là: xây dựng hệ thống đờng,kho bãi,nhà làm
việc nội bộ công ty tại 201 minh khai và 344 kim ngu Hà Nội,tham gia thi
công đờng 1A,đờng 6,đờng láng Hoà Lạc,đờng cầu rẽ Thanh Trì, cầu vợt đờng
5, đờng 14, đờng Đại áng Thanh Trì, Tự nhiên Thờng Tín, Trờng Trung
học Thành phố Thái Nguyên và nhiều công trình, hạng mục công trình khác ở
miền Bắc, miền Trung cũng nh miền Nam.
Lực lợng sản xuất của công ty hiện nay quy tụ rất nhiều chủng loại máy
móc, thiết bị thi công nh: máy lu, máy xúc, máy ủi, máy san gạt, rải thảm nhựa,
máy ép bấc thấm, xe ben, máy nghiền sàng đá... và các máy móc thi công thông
dụng khác. Cùng với đội ngũ 150 cán bộ, công nhân trong lực lợng lao động th-
ờng xuyên có trình độ kinh nghiệm thi công, Công ty đã có doanh số về xây
dựng trong những năm qua mỗi năm đạt từ 5 10 tỷ đồng. Kể từ năm 2001,
với nguồn vốn và tài sản đợc Tổng Công ty đầu t bổ sung, doanh thu xây dựng
Phòng xây dựng công trình
Giám đốc
Phó Giám đốc 1 Phó Giám đốc 2

Phòngxuất nhập khẩu Phòng thiết bịPhòng tài chính - kế toánPhòng tổ chức - hành chính
Các xí nghiệp (có 2) Các trung tâm(có 8) Các cửa hàng (Có 7 )
của Công ty đạt đến 20 30 tỷ đồng/năm. Công ty sẵn sàng tham gia vào
những công trình quốc gia, các công trình giao thông nông thôn, miền núi,vùng
sâu,vùng xa, tôn tạo mặt bằng, xây dựng nhà máy, nhà dân dụng và sẵn sàng
đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng.
* Số liệu về tài chính.
Tóm tắt tài sản có và tài sản nợ: Trên cơ sở báo cáo tình hình tài chính
trong vòng 3 năm qua.
Đơn vị tính: triệu đồng
STT Thông tin tài chính Năm 2000 Năm 2001
1 Tổng số tài sản 12.052 13.073
2 Tài sản lu động 11.394 12.179
3 Tổng số tài sản cố định 658 894
4 Lợi nhuận trớc thuế 247 478
5 Doanh thu thuần 50.520 75.320
2.Tổ chức bộ máy quản lý
Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban .
Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty,bộ máy tổ chức
quản lý của công ty Thơng mại Xây dựng Hà Nội ( VIETRACIMEX-I ) bao
gồm các bộ phận phòng ban sau :
+ Giám đốc : là ngời chịu trách nhiệm chính trớc tổng công ty và pháp
luật nhà nớc về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Giám đốc
có nhiệm vụ xem xét các báo cáo tài chính hàng năm,xem xét các chỉ tiêu kế
hoạch đã hoàn thành trong năm và phơng hớng mục tiêu cho các năm tiép
theo.Quy định những vấn đề khác trong thẩm quyền của mình đợc ghi trong
điều lệ tổ chức công ty.
+ Giúp việc cho giám đốc có 2 phó giám đốc gồm : phó giám đốc thứ nhất
phụ trách về kinh doanh,giúp giám đốc về lĩnh vực kinh doanh.Phó giám đốc
thứ hai phụ trách về kỹ thuật,giúp giám đốc về các vấn đề kỹ thuật. Các phó

giám đốc làm việc theo sự uỷ quyền của giám đốc đồng thời có những chức
năng nhiệm vụ theo điều lệ tổ chức công ty quy định.
+ Phòng xây dựng công trình : có nhiệm vụ lập các kế hoạch về xây dựng
công trình công ty trúng thầu ,phụ trách về vấn đề kỹ thuật ,...
+ Phòng xuất nhập khẩu :có nhiệm vụ tìm kiếm các nhà cung cấp các loại
vật t thiết bị giao thông vận tải trong và ngoài nớc ...
+ Phòng thiết bị (phòng kinh doanh) tiến hành các nhiệm vụ mua bán các
loại vật t thiết bị giao thông vận tải, phục vụ cho nhiệm vụ xây dựng các công
trình của công ty trúng thầu cũng nh phục vụ cho hoạt động kinh doanh thơng
mại...
+ Phòng tài chính kế toán: Quản lý toàn bộ hoạt động tài chính của công
ty,đồng thời quản lý vốn và tài sản. Có nhiệm vụ theo dõi giá thành sản phẩm
hàng hoá thực hiện theo chế độ chính sách kế toán hiện hành và quy định của
công ty. Tiến hành lập các báo cáo tài chính theo định kỳ và phân tích các hoạt
động sản xuất kinh doanh của công ty nh: giá thành, giá bán, hiệu quả kinh
doanh, lợi nhuận,... Đảm bảo theo chế độ nộp ngân sách, bảo toàn và phát triển
vốn.
Kế toán Trưởng
Kế toán thuế + hàng hoá
Kế toán ngân hàng + Thanh toán công nợKế toán quỹ
Kế toán tổng hợp
+ Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ tổ chức quản lý điều hành toàn
bộ công tác tổ chức cán bộ, tổ chức lao động, công tác tiền lơng, xây dựng các
định mức lao động, hình thức tính lơng và trả lơng, quản lý công tác bảo vệ tài
sản của công ty, chăm lo đến đời sống cán bộ công nhân viên trong toàn công
ty,...
+ Các xí nghiệp: Có nhiệm vụ thi công các công trình của công ty giao...
+ Các trung tâm: thực hiện các nhiệm vụ mà công ty giao cho nh : tìm
kiếm, mua sắm các loại vật t thiết bị giao thông vận tải của các nhà cung cấp
trong và ngoài nớc...

+ Các cửa hàng: tiến hành các hoạt động kinh doanh và giới thiệu các
loại sản phẩm vật t thiết bị giao thông vận tải.
3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty thơng mại - xây dựng Hà
Nội (vietracimex - I).
3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý của công ty để
xây dựng bộ maý kế toán, tổ chức công tác kế toán cho phù hợp.Do việc sản
xuất kinh doanh của công ty vừa tập trung vừa phân tán tại các trung tâm xi
nghiệp,các cửa hàng,kinh doanh tại nhiều địa điểm khác nhau do vậy công tác
kế toán vừa đợc tổ chức hạch toán tại công ty và tổ chức hạch toán ở dới các
trung tâm,xí nghiệp,cửa hàng.Bộ máy kế toán tại công ty nhiệm vụ hạch toán
phần công ty trực tiếp kinh doanh và hạch toán tổng hợp phần các trung tâm,xí
nghiệp,cửa hàng hạch toán gửi lên.Còn tại các trung tâm,xí nghiệp,cửa hàng
không tổ chức thành bộ máy kế toán hoàn chỉnh mà chỉ có nhân viên kế toán
phụ trách công việc hạch toán chi tiết gửi báo cáo tổng hợp lên kế toán công
ty.Niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1 đến 31/12 hàng năm, hình thức ghi sổ theo
hình thức chứng từ ghi sổ, tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ,
hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên....
Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty nh sau :


Nhiệm vụ, chức năng của các bộ phận trong bộ máy kế toán của công ty:
+ Phòng tài chính kế toán : có chức năng tổ chức thu thập,xử lý và cung
cấp các thông tin kinh tế phục vụ cho công tác quản lý từ đó đánh giá tình hình
thực kế hoạch,kiểm tra việc sử dung vật t ,thiết bị,tiền vốn và tài sản ....Để công
ty chủ động trong sản xuất kinh doanh và chủ động về vốn của công ty.Theo
yêu cầu của công tác quản lý,bộ máy kế toán của công ty gồm 5 ngời :
+ Kế toán trởng ( kiêm trởng phòng tài chính): trực tiếp phụ trách phòng
kế toán của công ty,chịu trách nhiệm trớc giám đốc công ty về mọi mặt hoạt
động tài chính của công ty,chịu trách nhiệm về nguyên tắc tài chính kế toán

đợc áp dụng tại công ty đối với các cơ quan tài chính cấp trên,đối với thanh
tra,kiểm tra nhà nớc,kiểm toán nhà nớc,phản ánh công tác hạch toán kế toán của
công ty theo đúng chế độ tài chính kế toán nhà nớc ban hành...
+ Kế toán thuế +hàng hoá: có nhiệm vụ theo dõi,hạch toán các khoản
thuế phải nộp nhà nớc, tình hình nhập xuất - tồn kho hàng hoá, giá nhập, giá
xuất, với số lợng tơng ứng...
+ Kế toán ngân hàng + thanh toán công nợ: theo dõi hạch toán các khỏan
vay nợ ngân hàng, tình hình thanh toán với ngân hàng, với khách hàng, với nhà
cung cấp, hạch toán chi tiết với từng khách hàng,từng ngân hàng,nhà cung
cấp,đồng thời hạch toán tổng hợp....
+ Kế toán quỹ: có nhiệm vụ quản lý,bảo quản toàn bộ lợng tiền mặt,hạch
toán rõ ràng về nội dung tăng giảm tiền mặt của công ty,đồng thời hạch toán
riêng từng loại tiền nh :VNĐ,ngoại tệ ...
+ Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh,phản ánh số liệu tổng hợp về tình hình tài chính của công ty kế toán
tổng hợp kiêm kế toán tài sản cố định ....
Chứng từ kế toán
Sổ quỹ
Sổ, thẻ kế toán chi tiếtBảng tổng hợp chứng từ kế toán
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Bảng cân đối sổ phát sinh
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết
3.2. Tổ Chức Vận Dụng Hệ Thống Sổ Sách Kế Toán Tại Công ty .
Công ty đã sử dụng các chứng từ, tài khoản kế toán và lập các báo cáo tài
chính theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số1141/TC
QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính.Công ty áp dụng hình thức ghi
sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ để ghi sổ kế toán .Cách ghi sổ nh sau :

+ Hàng ngày , căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc,
kế toán lập chứng từ ghi sổ,mỗi một nghiệp vụ ghi một chứng từ ghi sổ.Căn cứ
vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ,sau đó đợc dùng để
ghi vào sổ cái.Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đợc
dùng để ghi sổ , thẻ kế toán chi tiết.
+ Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh
tế,tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ,tính tổng số
phát sinh nợ,tổng số phát sinh có và số d của từng tài khoản trên sổ cái.Căn cứ
vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh.
+ Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp
chi tiết ( đợc lập từ các sổ kế toán chi tiết ) đợc dùng để lập các báo cáo tài
chính.
Cách ghi sổ đợc thể hiện qua sơ đồ sau :
Sơ đồ trình tự ghi sổ
Ghi chó : Ghi hµng ngµy
§èi chiÕu kiÓm tra
Ghi cuèi th¸ng
MÉu chøng tõ ghi sæ
Chøng tõ ghi sæ
Sè :
Ngµy ... th¸ng ... n¨m ...
TrÝch yÕu
Sè hiÖu tµi kho¶n
Sè tiÒn
Ghi chó
Nî Cã
Kèm theo ... chứng từ gốc.
Ngời lập. Kế toán trởng.
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Bộ(Sở)...

Đơn vị
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Năm...
Chứng từ ghi sổ
Số tiền
Số hiệu ngày tháng
Cộng
Ngày... tháng... năm...
Ngời ghi sổ. Kế toán trởng. Thủ trởng đơn vị.
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, đóng dấu)
Bộ (Sở)... Sổ cái.
Đơn vị... Năm...
Tên tài khoản...
Số hiệu...
C/từ ghi sổ
Diễn giải TKĐƯ
Số tiền Ghi
chú
SH NT Nợ Có
Cộng phát sinh số d cuối tháng
Cộng luỹ kế từ đầu quý
Ngày... tháng... năm...
Ngời ghi sổ. Kế toán trởng. Thủ trởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, đóng dấu)
3.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Kế toán tại công ty vận dụng hệ thống tài khoản kế toán dùng cho các
doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đợc ban hành theo quyết định số 1864/
1998/QĐ/BTC của Bộ Trởng Bộ Tài Chính .
3.4 phơng pháp hạch toán hàng tồn kho
Công ty hạch toán hàng tồn kho yheo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

Nh vậy, kế toán hàng hoá sẽ theo dõi phản ánh thờng xuyên, liên tục, có tính
chất hệ thống tình hình nhập xuất tồn kho hàng hoá trên sổ sách kế toán. Để xác
định giá trị hàng hoá xuất kho kế toán áp dụng phơng pháp giá thực tế đích
danh tức là gía trị của lô hàng xuất tính theo giá trị của lô hàng đó khi nhập.
Kế toán hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phơng pháp thẻ song song.
3.5. Hệ thống chứng từ kế toán đợc sử dụng
Chứng từ kế toán là bằng chứng phản ánh về nghiệp vụ kinh tế tài chính
đã phát sinh và thực sự hoàn thành . Mọi số liệu ghi trong sổ kế toán đều đợc
chứng minh bằng chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ,trên cơ sở nắm rõ nguyên
tắc cơ bản trong việc lập chứng từ,ghi chép chứng từ, ghi sổ kế toán,và lu trữ
bảo quản chứng từ. Hệ thống chứng từ kế toán trong công ty nh sau :
+Nhóm 1 : lao động tiền lơng gồm có bảng chấm công,bảng thanh toán
lơng,bảng thanh toán bảo hiểm xã hội,bảng thanh toán tiền công làm thêm
giờ,...
+Nhóm 2 : về hàng tồn kho gồm có phiếu nhập - xuất kho, thẻ kho biên
bản giao nhận vật t hàng hoá,biên bản kiểm kê cuối kỳ ....
+Nhóm 3 : bán hàng gồm có hoá đơn giá trị gia tăng, hợp đồng mua bán
hàng hoá, ....
+Nhóm 4 : tiền tệ gồm có phiếu thu,phiếu chi,giấy đề nghị tạm ứng, giấy
thanh toán tạm ứng,biên bản kiểm kê quỹ, ....
+Nhóm 5 : tài sản cố định gồm có biên bản giao nhận tài sản cố định,thẻ
tài sản cố định,biên bản thanh lý,nhợng bán TSCĐ ....
+Nhóm 6 : xây dựng hợp đồng nhận thầu gồm có : hợp đồng nhận thầu,
biên bản bàn giao công trình hoàn thành ....
Ngoài các chứng từ thuộc các nhóm kể trên trong công ty còn sử dụng
một số loại chứng từ khác theo chế độ quy định.
3.6.Tổ Chức Vận Dụng Hệ Thống Báo Cáo Kế Toán Tại Công ty
Theo quy định ,chế độ tài chính kế toán của nhà nớc công ty đã áp
dụng các hình thức báo cáo sau :
+ Bảng Cân Đối Kế Toán

+ Báo Cáo kết quả kinh doanh
+ Thuyết minh báo cáo tài chính
+ Báo cáo luân chuyển tiền tệ
Kết thúc mỗi kỳ báo cáo (tháng, quý, năm) phòng kế toán lấy số liệu ở sổ
cái và các bảng tổng hợp, bảng chi tiết để lập các báo cáo tài chính. Việc lập
các báo cáo tài chính giúp cho hoạt động tài chính, quản lý tài sản, nguồn vốn,
công nợ, kết quả sản xuất kinh doanh trong công ty đợc tổng hợp và theo dõi th-
ờng xuyên. Chính vì vậy đã giúp cho ban giám đốc công ty nắm bắt kịp thời
tình hình tài chính của công ty một cách chính xác.Tạo điều kiện thuận lợi cho
việc ra những quyết định đúng đắn, tận dụng thời cơ đem lại hiệu quả kinh tế
cho công ty.Đồng thời cũng thông qua báo cáo tài chính chúng ta có thể biết
quy mô của doanh nghiệp đang mở rộng hay thu hẹp, tình hình sản xuất kinh
doanh có hiệu quả hay không. So sánh báo cáo tài chính qua các năm có thể cho
thấy tốc độ phát triển về mọi mặt của doanh nghiệp và nhiều chỉ tiêu tài chính
khác...
II. Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại công ty Thơng
Mại và Xây dựng Hà Nội
Hoạt động lu chuyển hàng hoá nhập khẩu là hoạt động chính tại công ty,
hoạt động này diễn ra thờng xuyên từ khâu nhập khẩu hàng hoá đến khâu tiêu
thụ hàng nhập khẩu. Doanh thu tiêu thụ của hàng nhập khẩu chiếm tỷ trọng lớn
trong tổng doanh thu của toàn công ty. Do vậy công ty đã sử dụng phơng pháp
KKTX để hạch toán hàng tồn kho.
Đối tợng nhập khẩu chủ yếu tại công ty Thơng Mại và Xây dựng Hà Nội
là máy móc thiết bị, nguyên vật liệu... phục vụ cho ngành giao thông vận tải.
Công ty vừa thực hiên nhập khẩu trực tiếp, vừa nhập khẩu uỷ thác theo giá CIP
hoặc giá FOB.
Hạch toán lu chuyển hàng hoá là công việc chính của bộ phận kế toán,
bao gồm hạch toán nghiệp vụ mua hàng nhập khẩu, hạch toán dự trữ hàng nhập
khẩu và hạch toán tiêu thụ hàng nhập khẩu.
Công ty chủ yếu thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp bằng phơng pháp

tín dụng chứng từ, với ngoại tệ chủ yếu là USD và JPY theo tỷ giá hạch toán và
tỷ giá thực tế do Ngân hàng Thơng mại công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp
vụ thanh toán quốc tế.
Tổ chức mua hàng nhập khẩu là khâu hết sức quan trọng trong quá trình
kinh doanh tại công ty. Đối với bất kỳ nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp hay uỷ
thác, nếu thực hiện tốt khâu này sẽ góp phần làm tăng hiệu quả hoạt động kinh
doanh ở công ty. Nghiệp vụ mua hàng nhập khẩu thờng xuyên diễn ra theo các
bớc cơ bản sau:
+ Lập phơng án kinh doanh.
+ Điều tra nghiên cứu thị trờng.
+ Ký kết hợp đồng.
+ Thực hiện hợp đồng.
+ Giải quyết tranh chấp, khiếu nại (nếu có).
1. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp
Tại công ty Thơng mại và Xây dựng Hà Nội,nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp
thông thờng diễn ra khi công ty đã ký kết đợc hợp đồng với khách hàng.Căn cứ
vào hợp đồng đã ký kết công ty mới xúc tiến công việc mua hàng nhập khẩu từ
phía nớc ngoài.Trên cơ sở khả năng và nguồn vốn của mình, trung tâm có thể tổ
chức ký kết hợp đồng mua hàng từ nớc ngoài thông qua các hình thức giao dịch
thơng mại nh đàm phán trực tiếp hoặc thông qua đơn chào hàng của ngời
bán,gửi FAX hoặc điện báo cho nhà cung cấp để trao đổi thêm về giá cả của
loại hàng mà công ty đang có nhu cầu.
Nhằm đạt kết quả tốt trong khâu mua hàng,công ty tiến hành tìm
kiếm,chon lọc nàh cung cấp.Công việc này đợc phòng kinh doanh (phòng xuất
nhập khẩu) thực hiện trên mạng Internet,hay thông qua các văn phòng đại diện
của các công ty nớc ngoài tại Việt Nam,hoặc thông qua sách báo...Với những
thông tin về chủng loại hàng hoá,đặc điểm hàng hoá,tên nhà sản xuất và giá cả
đợc cung cấp giúp cho phòng XNK sàng lọc và lựa chọn nhà cung cấp nào có
khả năng đáp ứng tốt nhất nhu cầu về chủng loại hàng hoá mà công ty đang tìm
kiếm.

Sau khi thực hiện xong việc tìm kiếm và trao đổi với nhà cung cấp,phòng
kinh doanh (phòng XNK) sẽ lập một bản phơng án kinh doanh trong đó nêu rõ
nội dung nghiệp vụ kinh tế,tên hàng hoá, giá cả, tổng trị giá hàng,tổng các
khoản chi phí, lợi nhuận dự tính.Sau cùng trình giám đốc ký duyệt.Tiếp theo
công ty tiến hành ký kết hợp đồng với nhà cung cấp.
Về nguồn vốn thực hiện hợp đồng,ngoài nguồn vốn của công ty,công ty
còn huy động các nguồn vốn vay nh vay ngân hàng,vay tổng công ty,vay từ các
nguồn khác...để thực hiện các hợp đồng có giá trị lớn.
ở giai đoạn thực hiện hợp đồng, công ty tự cân đối nguồn vốn và mở L/C theo
thủ tục sau:
+ Kế toán ngân hàng có nhiệm vụ lập một đơn đề nghị mở th tín dụng và
một bản hợp đồng ngoại giữa công ty và bên bán gửi tới phòng thanh toán quốc
tế của Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam yêu cầu mở L/C.Trong đơn đề nghị
mở L/C có ghi rõ các điều khoản liên quan đến hợp đồng đợc ký kết với bên đợc
hởng lợi.
+ Tiến hành chuyển tiền từ tài khoản bên gửi sang tài khoản ký quỹ tại
ngân hàng.Tuỳ theo mặt hàng nhập khẩu mà công ty phải ký quỹ một khoản
tiền do ngân hàng quy định (khoản ký quỹ đợc tính bằng tỷ lệ % giá tri hợp
đồng, thông thờng là 10%).
+ Ngân hàng căn cứ vào đơn đề nghị mở L/C tiến hành mở L/C.Theo đơn
đề nghị mở L/C thì L/C không huỷ ngang hoặc không huỷ ngang có xác nhận vì
nó có thể đảm bảo đợc quyền lợi cho cả hai bên, đặc biệt cho bên bán đợc thanh
toán tiền hàng đúng hạn định.
+ Ngân hàng gửi cho bên bán thông qua ngân hàng của họ một bản L/C và
gửi cho công ty một bản.Hai bên tiến hành kiểm tra các điều khoản ghi trong
L/C,nếu cần sửa đổi sẽ thông báo cho ngân hàng.Khi cả hai bên đều chấp nhận
các điều khoản ghi trong L/C thì bên bán tiến hành giao hàng,đồng thời gửi cho
ngân hàng bên mua bộ chứng từ nhận hàng. Bộ chứng từ này bao gồm:
- Vận đơn (Bill of lading).
- Hoá đơn thơng mại (Signed Commercial Invoice).

- Giấy chứng nhập xuất xứ (Certificate of quality).
- Giấy chứng nhận bảo hiểm (Certificate of Insrance).
- Bảng kê đóng gói (Packing List).
Bộ chứng từ này đợc quy định rõ về số lợng và chủng loại (bản gốc hay
bản photo). Nếu công ty chấp nhận bộ chứng từ này sẽ báo lại cho ngân hàng để
ngân hàng tiến hành chuyển tiền trả cho ngời bán theo điều kiện thanh toán
trong hợp đồng ngoại đã ký.
Khi nhận đợc giấy báo hàng đã về địa điểm giao hàng,công ty chuẩn bị
các điều kiện về phơng tiện, nhân lực đi nhận hàng. Bộ phận nhân hàng mang
bộ chứng từ nhận hàng đến địa điểm giao hàng,xuất trình vận đơn cho ngời
chuyên chở để dỡ hàng,đồng thời làm thủ tục giám định chất lợng và các thủ tục
liên quan khác.
Sau khi hoàn tất các thủ tục về nhập hàng, nhân viên nhận hàng chuyển
toàn bộ chứng từ liên quan đến quá trình nhận hàng cho bộ phận kế toán.Các
chứng từ này là căn cứ để kế toán hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp
nghiệp vụ nhập hàng.
Nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp hàng hoá tại công ty có thể khái quát qua
sơ đồ sau:
TK 112 TK 144 TK 331 TK 156
( 2 ) ( 3b )
( 5a )

( 3a )
TK 3333
( 5 )
( 5b )
TK 6428

( 4 ) TK 413
( 5c )

TK 144

( 1a )
TK 3331 TK 133
TK 413 ( 1 ) ( 6 )

( 1b )
(1): Mua ngoại tệ ký quỹ mở L/C
(2): Dùng ngoại tệ tại ngân hàng ký quỹ mở L/C
(3): Trả trớc tiền hàng cho nhà cung cấp
(4): Trả lệ phí dịch vụ ngân hàng
(5): Phản ánh nghiệp vụ khi hàng về nhập kho
(6): Thuế GTGT của hàng nhập khẩu.
Để minh hoạ cho quá trình hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp tại
công ty, ta xét ví dụ về nhập khẩu mặt hàng xe lu hiệu SAKAI của công ty
The First Trading Co. Ltd Nhật Bản.
Ngày 22-1-2002, Công ty Thơng mại và Xây dựng Hà Nội ký hợp đồng số
IV1195 với công ty The First Co. Ltd Nhật Bản về việc mua một máy lu với các
điều khoản chủ yếu sau:
+ Tên hàng: Xe lu lăn đờng hiệu SAKAI KD 120 30063 đã qua sử
dụng, chất lợng còn lại trên 80%.
+ Xuất xứ : Nhật Bản.
+ Số lợng: 1 chiếc.
+ Tổng trị giá (giá CIF): 930000 Yên Nhật.
+ Phơng thức thanh toán: theo L/C số 1421CE200200004.
Ngày 11/1/2002 tại ngân hàng Công thơng Việt Nam (Ký quỹ 10%)
Thuế nhập khẩu 5%, Thuế GTGT 5%.
Căn cứ vào bộ chứng từ nhận đợc bao gồm hoá đơn thơng mại, vận đơn,
sổ báo ngân hàng,phiếu nhập kho, kế toán tiến hành định khoản và vào sổ nh
sau:

- Phản ánh việc ký quỹ tại Ngân hàng Công thơng Việt Nam ở L/C
Nợ TK 144: 93.000 x 113,5 = 10.550.500
Có TK 112: 10.550.500
- Ngân hàng thanh toán tiền ký quỹ với ngời bán theo L/C số
1421CE200200004
Nợ TK 331: 10.550.500
Có TK 144: 10.550.500
- Công ty thanh toán trớc cho nhà cung cấp 90% hợp đồng
Nợ TK 331: 837.000 x 113,5 = 94.999.500
Có TK 112: 94.999.500
- Công ty nhập khẩu lô hàng:
Nợ TK 1561: 930.000 x113,5 + 5.282.400 = 110.930.400
Có TK 331: 930.000 x113,6 = 105.555.000
Có TK 3333: 930.000 x 113,6 x 5% = 5.282.400
Có TK 413: 930.000 x 0,1 = 93.000
- Phản ánh thuế GTGT của hàng nhập khẩu:
Nợ TK 133: 110.930.400 x 5% = 5.546.520
Có TK 3331: 5.546.520
Công ty Thơng mại
Xây dựng Hà Nội
Phiếu nhập kho
Ngày 06 tháng 02 năm 2002 Số: 153
Họ, tên ngời giao hàng : Nguyễn đức Tuấn
Theo TKHQ số 1045 ngày 04 tháng 02 năm 2002 của HQ cảng HP KV I
Nhập tại kho: Hà nội
Số
TT
Tên,nhãn hiệu, quy cách,phẩm chất
hàng hoá
Đơn

vị tính
Số lợng
Đơn
giá
Thành tiền
Theo
chứng
từ
Thực
nhập
Xe lu hiệu SAKAI KD120-30063 Chiếc 01 01 110.930.400
đã qua sử dụng, chất lợng còn lại
trên 80%, sử dụng động cơ trên 30
cv, tải trọng dới 30 T
Cộng 110.930.400
Ngời nhập Thủ kho Thủ trởng đơn vị
Đồng thời kế toán ghi vào các chứng từ, sổ sách sau:
chứng từ ghi sổ
Số: 1215
ngày 06 tháng 02 năm 2002
Chứng từ
Trích yếu
Số hiệu TK
Số tiền
SH NT Nợ Có
153 6/2 Nhập kho lô hàng nhập
khẩu theo L/C 142
1561 331
3333
413

105.555.000
5.282.400
93.000
Cộng 110.930.400
Kèm theo 01 chứng từ gốc
Ngời lập Kế toán trởng
Công ty Thơng mại
Xây dựng Hà Nội
Sổ chi tiết tài khoản
144 Ký quỹ Ngân hàng Công thơng
Quý I - 2002
Chứng từ
Diễn giải
TK
đối
ứng
Số tiền
SH NT
Nợ Có
1/1
D đầu kỳ 1.282.254.000
6065
3/1
Ký quỹ 10% mở LC 53
1863 x 14059
112 26.191.917