ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ DOANH THU CHI PHÍ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN PHÁT NHANH HỢP NHẤT MIỀN BẮC

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ DOANH THU CHI PHÍ CỦA
CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN PHÁT NHANH HỢP NHẤT MIỀN BẮC
1.1. ĐẶC ĐIỂM DOANH THU, CHI PHÍ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CPN HỢP
NHẤT MIỀN BẮC
1.1.1. Khái quát các hoạt động kinh doanh của Công ty CP CPN Hợp Nhất
Miền Bắc
Công ty CP CPN Hợp Nhất Miền Bắc cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh trong
nước và quốc tế bao gồm các tỉnh từ Hà Tĩnh trở ra các tỉnh phía Bắc. Công ty hiện có
37 Trung tâm giao dịch và 19 Tuyến phát, bao gồm:
- Trung tâm giao dịch:
+ Tại Hà Nội: Cửa Nam, Tây Hồ, Hoàn Kiếm, Võ Thị Sáu, Thái Thịnh, Gia
Lâm, Cầu Giấy, Láng Hạ, Hà Đông, Trung Hòa, Trần Duy Hưng, Nhân Chính, Thanh
Xuân, Mỹ Đình, Ba Đình, Đống Đa, Hoàng Cầu, Hai Bà Trưng, Đông Anh, Vĩnh Yên.
+ Các tỉnh thành: Lạng Sơn, Thái Nguyên, Quảng Ninh, Bắc Sơn, Bắc Ninh, Bắc
Giang, Hải Dương, Hải Phòng, Phố Nối, Quán Toan, Hà Nam, Nam Định, Thái Bình,
Ninh Bình, Vinh, Thanh Hóa, Hà Tĩnh.
- Tuyến phát: Việt Trì, Yên Bái, Hòa Bình, Sơn Tây, Uông Bí, Lào Cai, Sơn La,
Điện Biên, Bắc Kạn, Cao Bằng, Hà Giang, Tuyên Quang, Lai Châu, Sao Đỏ, Phả Lại,
Hưng Yên, Móng Cái, Phú Thọ, Bỉm Sơn.
Với quan điểm và triết lý kinh doanh: “Khách hàng là người trả lương” nên mọi
hoạt động của công ty luôn hướng về khách hàng, nhằm thoả mãn tối đa mọi nhu cầu và
mang lại cho khách hàng những “Giá trị đích thực”. Trước năm 2009, Công ty cung cấp
cho KH hai dịch vụ chính là CPN và PHB OCS. Tuy nhiên sang đến năm 2009, dịch vụ
PHB được chuyển giao cho Công ty CP CPN Hợp Nhất Quốc tế là một trong bốn công
ty con của Công ty CPN Hợp Nhất Việt Nam. Hiện tại, Công ty chỉ cung cấp dịch vụ
CPN cho KH.
Dịch vụ CPN là DV có chất lượng cao, với thời gian nhanh và chính xác, việc
thực hiện DV này được thông qua các khâu thu gom, vận chuyển và phát thư tín, tài liệu
hoặc các hàng hóa trong thời gian ngắn nhất. Quá trình thu gom, khai thác, vận chuyển
được thực hiện bằng phương pháp tổ chức và các phương tiện hiện đại, gọn nhẹ.
Dịch vụ CPN mang những đặc tính cơ bản sau:

- Bưu phẩm CPN được đặc biệt ưu tiên xử lý từ khi nhận gửi đến khi phát, để
chuyển bưu phẩm tới người nhận trong thời gian ngắn nhất.
- Dịch vụ CPN được phục vụ ngay tại địa chỉ người gửi (nếu người gửi yêu cầu),
phát đến tận tay người nhận, phát theo địa chỉ được thỏa thuận trước. Sau khi phát,
phiếu báo phát về ngày giờ phát và chữ ký của người nhận sẽ được chuyển lại cho
người gửi.
- Người gửi có thể rút bưu phẩm, thay đổi họ tên, địa chỉ người nhận, khiếu nại
và yêu cầu bồi thường nếu DV CPN không đạt các chỉ tiêu đã công bố.
Các mảng DV mà Công ty đang cung cấp bao gồm:
- DV CPN trong nước: Là hình thức chuyển phát nhanh, có thời gian toàn trình
từ 04h đến 48h. Hàng hóa cồng kềnh chuyển bằng đường hàng không, được quy đổi
theo quy định của VN Airline.
Mức cước được tính theo khối lượng quy đổi:
Chiều dài (cm ) x Chiều rộng (cm ) x Chiều cao (cm )
6,000
- DV Chuyển phát thường trong nước (CPT): Khách hàng gửi trong khoảng thời
gian từ 8h đến 16h30 ngày hôm nay thì người nhận sẽ nhận được sau 07->10 ngày.
Hàng hóa cồng kềnh chuyển bằng đường bộ được tính theo quy định.
Mức cước được tính theo khối lượng quy đổi:
Chiều dài (cm) x Chiều rộng (cm) x Chiều cao (cm)
5,000
- DV ủy thác bay trong nước (UTB): Đối với những khách hàng có nhu cầu gửi
hàng hóa nhanh bằng đường hàng không.
+ Đối với tuyến Hà Nội-Đà Nẵng: khách hàng sẽ nhận được sau 36 đến 48 giờ.
+ Đối với tuyến Hà Nội – TP Hồ Chí Minh: khách hàng sẽ nhận được sau 48 đến
60 giờ.
- DV phát trong ngày (PTN): Đối với khách hàng có nhu cầu gửi gấp hàng hoá, tài liệu
từ Hà Nội đi TP. Hồ Chí Minh và ngược lại, Hà Nội – Phố Nối – Hải Dương – Hải Phòng và
ngược lại với yêu cầu người nhận sẽ nhận được trong ngày, thời gian cụ thể như sau: Hàng
hoá, tài liệu gửi trước 10h30 hàng sẽ được phát sau 18h00 cùng ngày.

Mức cước: Ngoài cước chính cộng thêm (+) phụ phí PTN (đã bao gồm VAT).
- DV phát hẹn giờ (PHG): Đối với khách hàng muốn tài liệu hàng hóa đến tay
người nhận theo đúng thời gian mà khách hàng đang yêu cầu, khách hàng gửi trong
khoảng thời gian từ trước 9h ngày hôm nay thì người nhận sẽ nhận được trong khoảng
thời gian mà khách hàng yêu cầu được phục vụ.
- DV gia tăng khác: bao gồm các dịch vụ Bảo hiểm hàng hóa, Báo phát, Phát chi tiết
nội dung bưu gửi, Phát tận tay người nhận.
= Khối lượng (kg)
= Khối lượng (kg)
- DV Dịch vụ CPN quốc tế chuyên tuyến giá rẻ (Best Asia-Best EURO): Đối với
khách hàng muốn gửi tài liệu, hàng hóa... đi 14 nước châu Á - 15 nước Châu Âu và
United States of America (USA)
- DV Dịch vụ CPN quốc tế: Đối với khách hàng muốn gửi tài liệu, hàng hóa đi
quốc tế... , khách hàng gửi trong khoảng thời gian từ 8h đến 16h30 ngày hôm nay thì
người nhận sẽ nhận được từ 02->05 ngày sau tùy theo Quốc gia.
1.1.2. Đặc điểm doanh thu của Công ty CP CPN Hợp Nhất Miền Bắc
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giá trị các lợi ích kinh tế mà
đơn vị thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh thông
thường của đơn vị, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu.
Đặc điểm doanh thu của Công ty là không thể biết ngay được doanh thu tháng
này mà đầu tháng sau mới có thể tổng hợp được thông qua các tài liệu về doanh số từ
các TTGD và báo cáo của phòng Kế hoạch nghiệp vụ. Doanh thu CPN của Công ty bao
gồm hai loại: Doanh thu theo sản lượng và Doanh thu theo hóa đơn. Doanh thu theo sản
lượng là số thực tế Công ty đã cung cấp cho khách hàng (căn cứ là các Phiếu gửi Dịch
vụ chuyển phát). Doanh thu theo hóa đơn là doanh thu được ghi nhận theo doanh số
xuất trên hóa đơn GTGT. Thông thường Doanh thu trên hóa đơn bằng (hoặc nhỏ hơn)
Doanh thu sản lượng.
Ngoài doanh thu chủ yếu từ cung cấp dịch vụ CPN, tại Công ty còn phát sinh doanh
thu hoạt động tài chính. Đây là khoản doanh thu chiếm tỷ trọng không lớn. Bao gồm một
số khoản chủ yếu như: lãi tiền gửi ngân hàng thuộc vốn kinh doanh, lãi tiền cho vay cá

nhân; thu về chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ, chênh lệch tỷ giá hối đoái do
đánh giá lại cuối kỳ,... Các khoản thu nhập khác tại Công ty ít phát sinh, chủ yếu từ thanh
lý, nhượng bán các phương tiện vận tải như ô tô,...
1.1.3. Đặc điểm chi phí của Công ty CP CN Hợp Nhất Miền Bắc
Chi phí kinh doanh của Công ty cũng giống như các đơn vị kinh doanh DV CPN
khác, đó là không thể tập hợp chi phí tính cho một đơn vị sản phẩm mà được tính cho tổng
doanh số mà công ty cung cấp. Việc kinh doanh dịch vụ nói chung và CPN nói riêng thường
không có sản phẩm dở dang, sản phẩm là dịch vụ, không mang hình thái vật chất cụ thể như
hàng hóa thông dụng khác, quá trình sản xuất ra sản phẩm đồng thời là quá trình tiêu thụ,
nghĩa là các dịch vụ được thực hiện trực tiếp với khách hàng. Do đặc điểm không vật chất
nên Công ty không cần đến những nguyên liệu chính mà chỉ cần sử dụng các nguyên liệu
phụ chiếm tỷ trọng hao phí nhỏ hơn rất nhiều so với hao phí lao động sống. Thu nhập chủ
yếu là số chênh lệch giữa tiền thu của KH và số chi phí đã thực hiện cho hoạt động kinh
doanh CPN. Công ty chỉ tính được giá thành thực tế của khối lượng DV đã thực hiện, tức là
khối lượng DV đã được coi là tiêu thụ, chứ không tính được giá thành của DV đang thực
hiện. Kỳ tính giá thành DV là hàng tháng.
Chi phí kinh doanh của Công ty được chia làm hai loại chính: Chi phí trực tiếp và
chi phí quản lý chung. Phù hợp với đặc điểm hoạt động DV, giá thành thực tế của khối
lượng DV đã tiêu thụ chỉ bao gồm số chi phí trực tiếp tính cho khối lượng DV đó, còn các
chi phí quản lý DN là những khoản chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của
cả Công ty (chủ yếu là khu vực hành chính, khối phòng ban ) chứ không tách riêng ra cho
bất kỳ một loại hoạt động nào.
Các chi phí trực tiếp là những chi phí được tập hợp từ các TTGD, TTKT1, bao
gồm:
- Các chi phí chiếm tỷ trọng nhỏ như Chi phí Nguyên vật liệu; Thuê văn phòng;
Tiếp khách; Văn phòng phẩm; Vệ sinh; Công tác phí; Điện nước sinh hoạt, nước uống;
Điện thoại; Xăng xe nhân viên; Xăng dầu ô tô; BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN,...; Chi phí
phân bổ CCDC; Khấu hao TSCĐ; Sửa chữa CCDC, TSCĐ; ...
- Các chi phí chiếm tỷ trọng lớn như Chi phí lương nhân viên; Chi phí gửi các hãng
chuyển phát trong nước và quốc tế ( vận chuyển hàng không, EMS, Citilink...); ...

Chi phí tài chính của Công ty chủ yếu phát sinh từ chi phí về lãi tiền vay phải trả các
tổ chức tín dụng, các khoản vay cá nhân để sử dụng cho mục đích phục vụ nhu cầu vốn lưu
động của Công ty hay đầu tư tài sản cố định mang tính dài hạn; lỗ do chênh lệch tỷ giá hối
đoái phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại ngoại tệ cuối kỳ;... Chi
phí khác phát sinh từ các khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế; chậm nộp BHXH;
chậm nộp Tờ khai thuế GTGT; chậm nộp lãi hoặc gốc ngân hàng; phạt vi phạm giao thông
của Tổ xe và một số khoản tiền phạt khác; giá trị còn lại của TSCĐ khi nhượng bán, thanh
lý, ...
1.2. TỔ CHỨC QUẢN LÝ DOANH THU, CHI PHÍ CỦA CÔNG TY CP CPN HỢP NHẤT MIỀN
BẮC
1.2.1. Tổ chức quản lý doanh thu của Công ty CP CPN Hợp Nhất Miền Bắc
• Nguyên tắc quản lý chung:
Đa số KH của Công ty là những khách hàng thường xuyên nên việc cung cấp DV
cho KH diễn ra thường xuyên và liên tục trong một thời gian dài. Chính vì vậy Công ty
không thể xuất hóa đơn cho mỗi lần cung cấp DV, điều đó sẽ làm công tác quản lý cũng
như kế toán của hai bên bị trùng lặp và gặp nhiều khó khăn trong việc đối chiếu. Vì vậy,
sản lượng, doanh số phát sinh trong tháng được theo dõi, rà soát thường xuyên bởi phòng
Kế hoạch nghiệp vụ (Quản trị chất lượng) của Công ty thông qua việc quản lý ở các TTGD
bằng phần mềm nhập Bill. Đầu tháng sau, phối hợp đối chiếu cùng phòng Tài chính-Kế
toán để xác định doanh thu cung cấp dịch vụ trong tháng từ các chứng từ mà TTGD gửi
lên.
1.2.1.1. Quy trình quản lý doanh thu tại các TTGD
Khi KH đến TTGD yêu cầu được cung cấp DV sẽ được nhân viên đưa cho Bill (hay
Phiếu gửi Dịch vụ chuyển phát) để điền thông tin. Các thông tin chính trên Bill bao gồm:
thông tin về Người gửi và Người nhận (tên, địa chỉ, mã số thuế); khối lượng chính; khối
lượng quy đổi; giá cước; ngày giờ KH gửi; ngày giờ bưu tá nhận; ngày giờ bưu tá phát; ngày
giờ người được gửi nhận và phần dành cho trường hợp không gửi được.
Hàng ngày, kế toán TTGD cùng các bưu tá tiến hành nhập Bill vào phần mềm.
Kế toán TTGD chịu trách nhiệm cập nhật số liệu doanh thu hàng ngày vào phần mềm
nhập Bill, đối chiếu hàng ngày với phòng Kế hoạch nghiệp vụ của Công ty về doanh

thu của đơn vị, nếu có sai lệch phải xử lý ngay trong ngày. Đầu tháng sau, kế toán và
bưu tá TTGD thực hiện việc chốt DT theo các bước sau:
• Quy trình chốt DT: Người thực hiện: Kế toán, bưu tá
Bước 1: Nhận Bill từ nhân viên kế toán để đối chiếu sản lượng, khối lượng, mã KH
theo ngày.
Bước 2: Rà soát KH và in Bảng kê nợ chi tiết theo KH để đối chiếu với KH lượng
dịch vụ sử dụng trong tháng.
Bước 3: Chuyển Bảng kê nợ chi tiết theo KH qua bưu tá gửi đến KH đối chiếu và ký
xác nhận công nợ phát sinh trong tháng (có khiếu nại thì kiểm tra và chỉnh sửa, ...). Phát
bảng kê, yêu cầu KH xác nhận và gửi về TTGD sau 03 ngày.
Bước 4: Chỉnh sửa (nếu có), chốt DT với Công ty trước ngày 07 hàng tháng.
Để thực hiện chốt DT, kế toán TTGD nộp cho Phòng Tài chính-kế toán của Công ty
bộ chứng từ bao gồm: Danh sách đề nghị xuất hóa đơn, Bảng kê nợ chi tiết theo KH để Kế
toán doanh thu cập nhật, đối chiếu với các tài liệu có liên quan và viết hóa đơn GTGT cho
KH, chuyển cho KH thông qua TTGD, và tiến hành ghi nhận doanh thu. Đồng thời kế toán
TTGD thực hiện chốt công nợ với Kế toán công nợ.
Các TTGD có nhiệm vụ gửi hóa đơn GTGT cho KH và yêu cầu KH thanh toán. Bên
cạnh đó, kế toán tại các TTGD kết hợp nhân viên giao nhận đôn đốc KH chuyển khoản để
đảm bảo tỷ lệ thu hồi công nợ.
1.2.1.2. Quy trình quản lý doanh thu tại Công ty
Định kỳ hàng tháng, kế toán doanh thu chịu trách nhiệm kiểm tra việc nhập doanh
thu tại các TTGD, kết hợp cùng phòng Kế hoạch nghiệp vụ chịu trách nhiệm quản lý giá, lập
biên bản truy thu giá cước tính sai. Theo dõi, kiểm tra tình hình sử dụng hóa đơn tại các
đơn vị, các TTGD; theo dõi số lượng hóa đơn, in và đăng ký sử dụng hóa đơn, phân bổ
hóa đơn.