TÌNH HÌNH TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở XÍ NGHIỆP XÂY LẮP ĐIỆN

Kiều Trung Dũng – Tài Chính 206
TÌNH HÌNH TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở XÍ
NGHIỆP XÂY LẮP ĐIỆN
I. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA DOANH NGHIỆP.
1. Quá trình hình thành và phát triển.
Công ty Vật tư Kỹ thuật xi măng có trụ sở chính tại số 348 đường Giải-Phong,
Hà nội. Công ty là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng công ty xi
măng Việt Nam, tư cách phát nhân, thưc hiện hạch toán đôc lập và có con dấu
riêng.
Công ty đã có một quá trình hình thành và phát triển như sau:
Ngày 12/02/1993 Bộ Xây Dựng ra quyết định số 023A thành lập xí nghiệp vật
tư kỹ thuật xi măng thuộc Liên hiệp các xí nghiệp ( nay là Tổng Công ty xi măng
Việt Nam) với nhiệm vụ kinh doanh xi măng và các vật liêu xây dựng khác
Ngày 30/09/1993, theo quyệt định số 455 của Bộ Xây Dựng Xí nghiệp vật tư
kỹ thuật đổi tên thành công ty Vật tư- Kỹ thuật xi măng và có một số nhiệm vụ trong
giai đoạn này:
_ Tổ chức kinh doanh bán lẻ xi măng cho các công ty xi măng trực thuộc tổng
công ty xi măng Việt Nam;
_ Làm lực lượng dự bị tăng cường cung ứng xi măng khi cần thiết;
_ Làm đầu nối để tham gia liên doanh, liên kết với các địa phương, các ngành
xây dựng theo chủ trương của công ty;
Thực hiện mở rộng quyền tự do kinh doanh của công ty và cải thiện công tác
tiêu thụ xi măng ở địa bàn Hà Nội.
Ngày 10/07/1995, Chủ tịch Hội Đồng Quản Trị Tổng Công Ty xi măng Việt
Nam ra quyết định số 833 làm cơ sở pháp lý cho việc tiếp nhận và quản lý các chức
năng, nhiệm vụ ,tài sản,lực lượng cán bộ công nhân viên của chi nhánh xi măng
Hoàng Thạch và chi nhánh xi măng Bỉm Sơn tại Hà Nội.
1
Luận Văn Tốt Nghiệp
1
Kiều Trung Dũng – Tài Chính 206

Ngày 01/06/1998 Tổng công ty tiếp tục tạo điều kiện cho công ty trong việc
chủ động khai thác nguồn hàng và chủ động hơn trong kinh doanh thông qua việc
cho phép Công ty Vật tư- Kỹ thuật xi măng chuyển từ phương thức kinh doanh tổng
đại lý sang phương thức mua đứt bán đoạn và vì vậy hoạt động của công ty được mở
rộng từ phía nam sông Hồng, Hà Nội đến Hà Tây, Hoà Bình, Sơn La, Lai Châu..
2. Đặc điểm về tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý
của xí nghiệp.
2.1. Đặc điểm tổ chức kinh doanh.
Công ty gồm có 6 chi nhánh.
- Chi nhánh Công ty Vật tư Kỹ Thuật Xi măng tại Hà Tây.
- Chi nhánh Công ty Vật tư Kỹ Thuật Xi măng tại Hoà Bình.
- Chi nhánh Công ty Vật tư Kỹ Thuật Xi măng tại Lào Cai.
- Chi nhánh Công ty Vật tư Kỹ Thuật Xi măng tại Thái Nguyên.
- Chi nhánh Công ty Vật tư Kỹ Thuật Xi măng tại Phú Thọ.
- Chi nhánh Công ty Vật tư Kỹ Thuật Xi măng tại Vĩnh Phúc
- Xí nghiệp vận tải
2
Luận Văn Tốt Nghiệp
2
Kiều Trung Dũng – Tài Chính 206
Tại thành phố Hà Nội Công ty có 8 trung tâm nằm dải ra trên các địa bàn
quận, huyện sau:
Stt Tại Cửa hàng của công ty Địa lý
-Trung tâm số 1 Đông Anh 6 (23 ngưòi) 2
-Trung tâm số 2 Gia Lâm 4 (25 người) 2
-Trung tâm số 3 Thanh Trì 6 (21 người) 5
-Trung tâm số 4 Thanh Xuân 10 (35 người) 3
-Trung tâm số 5 Tây Hồ 9 (28 người ) 6
-Trung tâm số 6 Vĩnh Tuy 15 (52 người) 8
-Trung tâm số 7 Giáp Nhị 12 (41 người) 8

-Trung tâm số 8
-Trung tâm số 9 Cầu Giấy 7 (30người ) 5
Tổng 71 37
Dưới các Trung tâm là các cửa hàng của Công ty và đại lý.
Các thành phần kinh tế sau có thể trở thành đại lý của công ty:
+ Doanh nghiệp Nhà Nước.
+ Công ty TNHH.
+ Cá nhân.
+ Hợp tác xã.
+ Tổ sản xuất.
Việc tiếp nhận xi măng thông qua 3 tuyến đường: đường bộ, đường sắt, đường
thuỷ. Ở mỗi địa điểm có các trạm tiếp nhận. Hệ thống các kho chứa hàng gồm Kho Giáp
Nhị 1+2 , Vĩnh Tuy, Cầu Biêu, Nhân Chính,Yên Viên , Cổ Loa, Nghĩa Đô.
Tuy từng nơi sản xuất mà công ty có thể vận chuyển được bằng đường
bộ,đường thuỷ hay đường sắt, sử dụng phương tiện của công ty hay thuê ngoài
( Riêng đường sắt thì do Cục đường sắt quản lý). Vấn đề đặt ra là phải sử dụng hình
thức vận chuyển sao cho đảm bảo hiệu quả kinh doanh.
2.2. Tổ chức bộ máy quản lý.
Công ty tổ chức quản lý theo kiểu tham mưu trực tuyến chức năng , có nghĩa
là các phòng ban tham mưu cho Ban Giám Đốc theo chức năng , nhiệm vụ để từ đó
giúp Ban Giám Đốc có được các quyết định đúng đắn và hợp lý.
3
Luận Văn Tốt Nghiệp
3
Kiều Trung Dũng – Tài Chính 206
Bộ máy của công ty được tổ chức theo sơ đồ sau:
(sơ đồ số 1)
1: BAN GIÁM ĐỐC:
Công ty có một Giám đốc và 2 Phó Giám Đốc:
_ Giám Đốc : là người điều hành mọi hoạt động sản xuất- kinh doanh của công

ty theo pháp luật của nhà nước và điều lệ của Công ty, ký các báo cáo , văn bản ,
hợp đồng , chứng từ của Công ty .
_ Phó Giám Đốc kinh doanh : là người giúp việc cho Giám Đốc trong việc
quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh của Công ty.
_ Phó Giám Đốc vận tải : là người giúp việc cho Giám Đốc trong công tác điều
hành , giao nhận và vận tải hành hoá của Công ty.
2 : CÁC PHÒNG BAN CHỨC NĂNG:
_ Phòng tài chính – kế toán : Chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động tài chính
của Công ty và hoạt động theo quy định của nhà nước .
4
Luận Văn Tốt Nghiệp
GIÁM ĐỐC
Phó giám đốc vận tải
Phó giám đốc kinh doanh doanh doanh
PHÒNG
QUẢN LÝ
THỊ
TRƯỜNG
PHÒNG
KINH TẾ
ĐẦU TƯ
PHÒNG
TIÊU THỤ
PHÒNG
TỔ CHỨC
LAO
ĐỘNG
Phòng kinh
tế kế hoạch
Phòng tài

chính kế
toán
Phòng điều
độ giao
nhận và
quản lý
kho
XÍ NGHIỆP
VẬN TẢI
CÁC TRUNG TÂM XI MĂNG
CÁC CỬA HÀNG ĐẠI LÝCỬA HÀNG CỦA CÔNG
TY
4
Kiều Trung Dũng – Tài Chính 206
_ Phòng tổ chức lao động : Có nhiệm vụ sắp xếp và giải quyết các vấn đề về
nhân sự của Công ty .
_ Phòng kinh tế kế hoạch : Có nhiệm vụ là xây dựng kế hoạch nghiên cứu , tìm
kiếm và phát triển thị trường vật tư kỹ thuật xi măng .
_ Phòng kinh tế đầu tư : Có chức năng quản lý , kiểm tra thẩm định các dự án đầu
tư .
_ Phòng tiệu thụ : Có nhiệm vụ điều hành , quản lý việc tiêu thụ sản phẩm của
Công ty thông qua các cửa hàng của Công ty và các đại lý tư nhân.
_Phòng quản lý thị trường : Có trách nhiệm quản lý sự biến động về giá cả của
các loại xi măng trên thị trường .
_ Phòng điều độ giao nhận và quản lý kho : Có nhiệm vụ quản lý , giao hành
và nhận hàng vào kho đầy đủ và chịu trách nhiệm về số hàng hoá đó .
_ Xí nghiệp vận tải : Có nhiệm vụ vận chuyển hàng hoá đến địa điểm giao hàng
hoặc nhận hàng .
• Công tác tổ chức bộ máy:
- Nghiên cứu xây dựng công tác tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của công

ty phù hợp với trình độ phát triển của công ty và yêu cầu của Tổng công ty.
- Theo dõi, nghiên cứu, phân tích các hoạt động quản lý của các đơn vị nhằm
phát hiện những ưu khuyết điểm và đề xuất phương án trình giám đốc điều chỉnh,
sửa đổi kịp thời.
- Là đầu mối biên soạn, sửa đổi, quan hệ với cấp trên và các cấp có thẩm
quyền trong việc sửa đổi điều lệ tổ chức hoạt động hoặc chức năng nhiệm vụ của
công ty.
• Về công tác cán bộ:
- Xây dựng quản lý, phát triển đội ngũ cán bộ đủ về số lượng, phù hợp với cơ
cấu có đủ phẩm chất chính trị và năng lực công tác.
- Xây dựng, quản lý quy hoạch cán bộ của xí nghiệp và cán bộ thuộc công ty
quản lý theo tiêu chuẩn của đảng.
- Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ, bảo mật hồ sơ cán bộ.
• Công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật:
5
Luận Văn Tốt Nghiệp
5
Kiều Trung Dũng – Tài Chính 206
- Là đầu mối xây dựng các hình thức, biện pháp, quy chế thi đua khen thưởng
ở công ty.
- Phát hiện bồi dưỡng các nhân tố tích cực điển hình, đề xuất khen thưởng vật
chất và tinh thần kịp thời.
- Là đầu mối thực hiện các thủ tục xét kỷ luật lao động theo quy định của pháp
luật.
• Công tác lao động tiền lương:
- Xây dựng các hình thức, phương pháp quản lý lao động khoa học, xây dựng
các hình thức phương pháp trả lương, thưởng theo đúng nguyên tắc.
- Là đầu mối giải quyết công tác cấp và thực hiện đơn giá tiền lương, thực
hiện chính sách của người lao động.
- Lập kế hoạch hàng năm và dài hạn nhu cầu lao động và chất lượng lao động.

- Soạn thảo nội quy lao động, ký kết hợp đồng lao động, hướng dẫn, duyệt và
bảo quản sổ lao động sổ bảo hiểm xã hội theo quy định.
- Xây dựng kế hoạch sử dụng quỹ phúc lợi.
- Quản lý xét duyệt chế độ bảo hiểm lao động cho các đơn vị, tham gia lập kế
hoạch bảo hiểm lao động hàng năm của công ty.
• Công tác thanh tra:
- Là đầu mối thanh tra thực hiện các chế độ chính sách, pháp luật, nội quy,
quy định của công ty và xí nghiệp.
- Xem xét đề xuất với giám đốc các đơn thư khiếu nại, tố cáo trong xí nghiệp
và bên ngoài liên quan đế xí nghiệp thuộc thẩm quyền giải quyết của giám đốc.
Phòng kỹ thuật: có chức năng tham mưu giúp giám đốc về công tác quản lý,
xây dựng công trình của xí nghiệp nhằm đảm bảo xây dựng công trình đúng thiết
kế được duyệt, đúng tiến độ và xây dựng cơ bản hiện hành, bảo đảm chất lượng,
hiệu quả kinh tế. Phòng có các nhiệm vụ sau:
- Là đầu mối giải quyết các lĩnh vực liên quan đến công tác quản lý xây dựng
của công ty.
- Tổ chức, quản lý thi công công trình sau khi đã nhận lệnh sản xuất, hồ sơ
thiết kế dự toán công trình của phòng kế hoạch.
- Chủ trì, chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý và áp dụng công nghệ tin học vào
các mặt quản lý công tác ở công ty.
6
Luận Văn Tốt Nghiệp
6
Kiều Trung Dũng – Tài Chính 206
- Ban an toàn và bảo hiểm lao động có nhiệm vụ:
-Lập kế hoạch bảo hiểm lao đông hàng năm trình giám đốc duyệt để báo cáo
công ty và tổ chức thực hiện kế hoạch đó ở công ty.
- Tổ chức, quản lý thực hiện công tác kỹ thuật an toàn, bảo hiểm lao động,
PCCN ở công ty.
- Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế ở công ty, phát hiện những bất hợp lý,

đề xuất biện pháp khắc phục nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng tích luỹ
cho xí nghiệp và tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên.
- Quản lý, đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên làm công
tác tài chính kế toán từ xí nghiệp đến các đội.
- Thực hiện công tác báo cáo tài chính quý, năm theo yêu cầu của công ty. Tổ
chức bảo quản, lưu trữ chứng từ tài liệu phòng tài chính kế toán theo quy định của
nhà nước.
Phòng vật tư: có chức năng tham mưu cho giám đốc quản lý, tổ chức cung
ứng vật tư thiết bị, bảo đảm việc sử dụng có hiệu quả các vật tư thiết bị của công ty.
Phòng vật tư có các nhiệm vụ sau:
- Là đầu mối giải quyết các lĩnh vực vật tư thiết bị của xí nghiệp, tìm nguồn
hàng, hợp đồng mua sắm, cung ứng sử dụng vật tư.
- Tổ chức cung ứng vật tư thiết bị tuỳ theo mỗi công trình, đảm bảo số lượng,
chất lượng và sự đồng bộ, giám sát việc sử dụng vật tư thiết bị đó.
- Nắm chắc thị trường vật tư thiết bị và giá cả, đảm bảo chủ động điều hoà vật
tư thiết bị trong công ty. Dự trù nguồn vật tư thiết bị hợp lý để khắc phục nhiệm vụ
đột xuất của công ty theo nguyên tắc không bị tồn đọng.
- Hướng dẫn các đơn vị tiếp nhận, quản lý vật tư thiết bị. Đối chiếu quyết toán
vật tư thiết bị của công trình khi công trình đã hoàn thành.
- Bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn về công tác quản lý, cung ứng vật tư thiết
bị cho các đơn vị trong toàn công ty để đáp ứng được yêu cầu sản xuất.
- Quản lý phương tiện vận tải an toàn, đảm bảo phục vụ sản xuất đạt hiệu quả
cao.
- Thực hiện chế độ thống kê báo cáo về vật tư thiết bị theo quy định của công
ty và của nhà nước.
- Bảo quản lưu trữ chứng từ, tài liệu của phòng theo quy định.
7
Luận Văn Tốt Nghiệp
7
Kiều Trung Dũng – Tài Chính 206

3. Tình hình chung công tác kế toán của đơn vị.
3.1. Hình thức tổ chức và cơ cấu bộ máy kế toán.
a) Hình thức tổ chức bộ máy kế toán.
Do tính phức tạp của công tác tổ chức sản xuất, đa dạng hoá khu vực sản xuất,
đa dạng hoá sản phẩm nên công tác quản lý tài chính được tiến hành theo chế độ
chuyên quản từng khu vực.
Bộ máy kế toán được thực hiện theo nguyên tắc chuyên môn hoá theo các
khu vực nhằm phát huy tính quản lý toàn diện. Cụ thể năm 2000 công tác kế toán ở
xí nghiệp đã thực hiện có hiệu quả và hợp lý.
Phòng kế toán ở xí nghiệp được thực hiện theo chế độ kế toán trưởng kiêm kế
toán tài sản cố định.Các nhân viên kế toán được bố trí chuyên môn hoá theo từng
khu vực như sau:
- Kế toán đầu ra: khu vực này giữ một vị trí rất quan trọng để cân đối thu chi,
lỗ - lãi.
- Kế toán tổng hợp: Trên cơ sở toàn bộ các nghiệp vụ kế toán phát sinh, các
lao vụ ... để tập hợp trên bảng kê, nhật ký báo cáo.
- Kế toán đầu vào: tập hợp các chi phí như: mua bán hàng hoá, nguyên vật
liệu, công cụ dụng cụ...
- Kế toán đầu tư.
Bốn khu vực kế toán này đều được tiến hành trên cơ sở uỷ quyền cho một
người phụ trách để nâng cao tính trách nhiệm theo pháp luật, kiểm tra thường
xuyên, hàng ngày của kế toán trưởng.
Phương thức hạch toán:
Được thực hiện theo đúng quyết định 1191/ QĐTC ngày 1/ 1/ 1996 của Bộ
Tài Chính mà doanh nghiệp hiện đang thực hiện chế độ hạch toán theo hình thức
nhật ký chứng từ. Nguyên tắc hạch toán như sau:
- Toàn bộ các đơn vị thực hiện nhiệm vụ sản xuất chính đều được hạch toán và
quản lý chặt chẽ từ đầu ra đến đầu vào trên các sổ sách chi tiết của doanh nghiệp.
- Các đơn vị sản xuất khác thực hiện cơ chế tự trang trải sẽ được kiểm toán
hàng tháng, quý. Trên cơ sở văn bản kiểm toán sẽ được phản ánh tổng hợp trên sổ

sách của doanh nghiệp theo các chỉ tiêu chủ yếu trên các tài khoản tổng hợp như:
doanh thu, tổng chi phí trên các tài khoản chi phí, tổng lãi lỗ trước thuế, tổng các
khoản phải nộp ngân sách nhà nước.
8
Luận Văn Tốt Nghiệp
8
Kiều Trung Dũng – Tài Chính 206
- Khi hết niên độ kế toán, sau 30 ngày doanh nghiệp phải thực hiện chế độ
công khai tài chính trước đại hội công nhân viên.
b. Cơ cấu bộ máy kế toán:
• Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán:
Sơ đồ 5: Tổ chức bộ máy kế toán

Để tổ chức bộ máy kế toán một cách tốt nhất , hợp lý nhất , Công ty đã căn cứ
vào hình thức tổ chức công tác kế toán vào sự phân cấp quản lý kinh tế tài chính vào
quy mô hoạt động sản xuất của công ty, vào trình độ của cán bộ kế toán . Công ty đã
tổ chức một phòng kế toán làm nhiệm vụ hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết ,
lập báo cáo kế toán, phân tích hoạt động kinh tế và kiểm tra kế toán công ty .
Phòng kế toán được đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Phó Giám đốc Công ty.
Bộ máy kế toán của Công ty có nhiệm vụ tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán
trong phạm vi Công ty , giúp Ban Giám đốc tổ chức công tác thông tin kinh tế, phân
tích hoạt động kinh tế , hướng dẫn và chỉ đạo kiểm tra các bộ phận trong Công ty ,
thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu , chế độ hạch toán và chế độ quản lý tài
chính .
Phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất - kinh doanh và tổ chức quản lý ,
Công ty đã tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung. Mọi công việc kế toán
được thực hiện ở phòng kế toán của công ty , từ việc hạch toán ban đầu , thu thập
9
Luận Văn Tốt Nghiệp
TRƯỞNG PHÒNG KẾ

TOÁN
PHÓ PHÒNG KẾ TOÁN
Các nhân viên kế toán
9
Kiều Trung Dũng – Tài Chính 206
kiểm tra chứng từ, ghi sổ chi tiết đến việc lập báo cáo. Chính nhờ sự tập trung của
công tác kế toán mà lãnh đạo công ty nắm bắt được toàn bộ thông tin về hoạt động
kinh doanh , từ đó có sự chỉ đạo kịp thời thống nhất giúp cho quá trình nhịp nhàng
thông suốt .
_ Ngoài ra hình thức này tạo điều kiện thuận lợi cho việc ứng dụng xử lý
thông tin trên máy tính và điều hành trực tiếp của trưởng phòng kế toán đối với nhân
viên kế toán . Nói cách khác bộ máy kế toán của công ty được điều hành theo
phương thức trực tuyến nhờ đó mối qua hệ giữa cách nhân viên kế toán trở nên rõ
ràng và đơn giản .
 Tại phòng kế toán công ty có 4 người : 1 Trưởng phòng kế toán , 1 Phó phòng
kế toán , 2 Nhân viên kế toán :
_ Trưởng phòng kế toán có nhiệm vụ và chức năng :
 Tổ chức , kiểm tra công tác kế toán , điều hành hoạt động toàn bộ phòng kế toán
, cung cấp đầy đủ thông tin về hoạt động kinh tế , tài chính ở công ty nhằm giúp
Giám đốc điều hành và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao .
 Chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán tài chính của công ty thay
mặt nhà nước kiểm tra và thực hiện chế độ , thể lệ quy định của nhà nước về lĩnh vực
tài chính .
 Ký duyệt các tài liệu kế toán , có thể yêu cầu các bộ phận chức năng khác trong
bộ máy quản lý của Công ty. Cùng phối hợp thực hiện những công việc chuyên môn
có liên quan tới các bộ phận chức năng .
 Theo dõivà tổng hợp các bộ phận kế toán để lập báo cáo tài chính .
_ Phó phòng kế toán có trách nhiệm và chức năng :
Phụ trách tổng hợp , kiểm tra chính xác của các chứng từ và các số liệu trên các loại
sổ sách . Hàng quý , hàng năm lập bảng cân đối tài sản , cân đối kế toán , báo cáo kết

quả kinh doanh , bảng thuyết minh và các báo cáo nói chung , tiến hành thanh quyết
toán các nguồn vốn với nhà nước .
_ Nhân viên kế toán có nhiệm vụ và chức năng:
10
Luận Văn Tốt Nghiệp
10
Kiều Trung Dũng – Tài Chính 206
Theo dõi về nguyên vật liệu , công cụ , dụng cụ , tiến hành ghi chép vào các
bảng kê , bảng kiểm kê vật tư , chứng từ liên qua , theo dõi và thực hiện việc tập hợp
chi phí và tính giá thành sản phẩm , ghi chép vào bảng kê , sổ chi tiết kế toán có liên
quan , tính lương cho toàn bộ công nhân viên trong công ty .
_ Kế toán thanh toán tiền mặt , tài sản cố định , tiền lương , bảo hiểm xã
hội.Theo dõi tình hình thu chi tiền mặt , theo dõi các khoản mục chi phí , tiền
lương ,bảo hiểm xã hội . Hành thàng tháng căn cứ vào các chứng từ phát sinh , các
chứng từ về thanh toán tiền mặt , tiền séc ,các khoản thanh toán tiền lương , tạm ứng
để chuyển tiền và làm các thủ tục thanh toán dựa trên căn cứ là các chi tiêu kế hoạch
đã được Giám đốc phê duyệt , theo dõi các chứng từ và các tình hình về hàng hoá ,
hành tháng tổng hợp thuế đồng thời báo cáo tình hình thuế lên cho cục thuế , theo dõi
số nợ về các nghiệp vụ mà kế toán phụ trách , cập nhật vào máy và các chứng từ liên
quan .

11
Luận Văn Tốt Nghiệp
11
Kiều Trung Dũng – Tài Chính 206
3.2. Quy trình hạch toán theo hình thức nhật ký chung .
Sơ đồ 6: Hạch toán theo hình thức nhật ký chung

Chú thích:
Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu

Ghi cuối tháng

12
Luận Văn Tốt Nghiệp
CHỨNG TỪ GỐC
SỔ ,THẺ KẾ TOÁN
CHI TIẾT
Sổ nhật ký chung
Sổ cái
BẢNG TỔNG
HỢP CHI TIẾT
Bảng cân đối phát
sinh
Bác cáo tài chính
12
Kiều Trung Dũng – Tài Chính 206

II. THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY VẬT TƯ
KỸ THUẬT XI MĂNG .
1. Công tác quản lý chung về vật liệu.
Nguyên vật liệu ở xí nghiệp không tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm
mà chỉ mang tính chất sử dụng trực tiếp.
- Vật tư: là vật liệu dùng để lam nên san phâm xi măng..
- Nhiên liệu như: xăng dầu...
Nguyên vật liệu ở công ty chủ yếu nhập từ nguồn mua trong nước .
Ngoài ra, doanh nghiệp đã xây dựng được một hệ thống các kho bãi để dự trữ
nguyên vật liệu, máy móc...và lập nên các quy chế, nội quy bảo quản cho từng loại
nguyên vật liệu để tránh tình trạng bị hư hỏng, mất mát. Nếu bị mất mát do lỗi của
thủ kho thì bắt thủ kho phải bồi thường hoặc bị trừ vào lương.
2. Đánh giá vật liệu.

Đánh giá vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên
vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất.
Trong cách đánh giá nguyên vật liệu xuất kho của doanh nghiệp, kế toán sử
dụng phương pháp hệ số giá( giá hạch toán), cuối tháng điều chỉnh giá hạch toán
theo giá thực tế vật liệu xuất dùng dựa vào số chênh lệch giữa giá thực tế và giá
hạch toán.
Ví dụ: Tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu (Xi măng) tại kho của Cty như
sau:
Ngày 6/5 nhập 1000 tấn, giá thực tế nhập kho là 655.000đ/ 1 tấn.
Ngày 9/5 xuất 500 tấn, giá thực tế xuất kho là 655.000đ/ 1 tấn.
Ngày 21/5 nhập 700 tấn, giá thực tế nhập kho là 653.000đ/ 1 tấn.
Ngày 25/5 xuất 1200 tấn chi cho tổng đại lý. Giá thực tế xi măng xuất kho xác
định theo phương pháp nhập trước xuất trước
Trị giá xi măng xuất kho = (500tấn*655.000 + 500tấn*655.000
+200tấn*653.000)=785600000đ.
13
Luận Văn Tốt Nghiệp
13
Kiều Trung Dũng – Tài Chính 206
3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
3.1. Thủ tục nhập xuất kho nguyên vật liệu.
Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu như đã nói là phải quản
lý chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn kho theo từng thứ cả về chất lượng, số lượng,
chủng loại và giá trị. Bằng việc kế toán chi tiết nguyên vật liệu sẽ đáp ứng được
yêu cầu đó.
Để có thể thực hiện được toàn bộ công tác kế toán nguyên vật liệu trước hết
phải căn cứ vào các chứng từ về nhập xuất để làm căn cứ ghi sổ kế toán thực tế tại
Công ty vật tư kỹ thuật xi măng.
a) Chứng từ kế toán sử dụng gồm:
+ Phiếu nhập vật liệu.

+ Biên bản kiểm lại vật liệu.
+ Phiếu xuất vật tư.
+ Hoá đơn giá trị gia tăng.
b) Trình tự luân chuyển chứng từ như sau:
Đối với vật liệu mua nhập kho: căn cứ vào hoá đơn nhập hàng và biên bản
kiểm kê vật liệu( Nếu có), phòng vật tư lập phiếu nhập kho vật liệu thành hai liên.
Người phụ trách phòng vật tư ký tên vào phiếu và chuyển cả hai liên xuống kho
làm căn cứ kiểm nhận vật tư, hoá đơn của người bán gửi cho phòng tài chính kế
toán dùng để làm thủ tục thanh toán.
+ Ở kho: căn cứ vào phiếu nhập kho nhận được của phòng vật, thủ kho tiến
hành kiểm nhận vật liệu và ghi số liệu nhập vào thẻ kho và ký tên vào cả hai liên.
Trong trường hợp kiểm nhận nếu phát hiện thừa, thiếu, mất, phẩm chất không đúng
quy cách ghi trên chứng từ thì thủ kho phải báo với phòng vật tư biết, đồng thời
cùng người giao lập biên bản để kế toán có chứng từ ghi sổ.
Phiếu nhập kho sau khi đã có chữ ký của của người giao hàng, thủ kho phải gửi làm
cả biên bản thừa, thiếu ( nếu có) lên phòng vật tư. Thủ kho gửi lại một bản để ghi
vào thẻ kho số thực nhập và chuyển lên phòng kế toán.
+ Ở phòng kế toán: kế toán ghi vào sổ nhật ký chứng từ số 5 và kèm theo bút
toán sau:
Nợ TK 152.
Nợ TK 133.
Có TK liên quan.
14
Luận Văn Tốt Nghiệp
14
Kiều Trung Dũng – Tài Chính 206
Khi xuất kho vật liệu: phòng vật tư lập phiếu xuất kho thành năm liên sau đó
chuyển cho thủ kho hai liên, đơn vị một liên. Khi tính vật tư, đơn vị đem phiếu này
xuống cho thủ kho, thủ kho thu lại phiếu xuất của đơn vị để tính ra tổng số vật tư đã
xuất đối chiếu với thẻ kho rồi ký vào ba liên. Một liên gửi cho phòng vật tư, một

liên đơn vị giữ lại để vào sổ kế toán đơn vị còn một liên gửi lên phòng kế toán.
Trên phòng kế toán khi nhận được chứng từ liên quan đến xuất nguyên vật
liệu cho đối tượng sử dụng kế toán ghi sổ theo bút toán:
Nợ TK liên quan.
Có TK 152.
3.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
+ Tại kho: Kế toán chi tiết vật liệu được thực hiện trên thẻ kho. Hàng ngày khi
nhận được phiếu nhập phiếu xuất, sau khi đối chiếu với số lượng thực nhập, thực
xuất thủ kho ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng. Cuối tháng thủ kho phải tính
được ra số vật liệu tồn kho trên thẻ, tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng loại vật liệu
tồn kho khác nhau. Với một số loại vật liệu chủ yếu, việc nhập xuất với số lượng
lớn diễn ra thường xuyên, thủ kho phải kiểm tra số thực tế còn lại trong kho và đối
chiếu với số tồn kho trên thẻ kho một cách thường xuyên. Vào cuối tháng, thủ kho
và kế toán đối chiếu thẻ kho và sổ số dư, thẻ kho do kế toán vật liệu lập được mở
cho từng thứ vật liệu, từng loại liệu. Mỗi thẻ kho có thể dùng một hoặc một số tờ
tuỳ theo mức độ nhập xuất trong tháng khi có các nghiệp vụ phát sinh.
Cùng với việc phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu số
lượng, thủ kho tiến hành phân loại chứng từ, phiếu nhập riêng, phiếu xuất riêng
theo trình tự thời gian, số chứng từ để ghi vào sổ giao nhận chứng từ cho bộ phận
kế toán theo cả vật liệu.
+ Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu sử dụng sổ số dư để ghi chép tình hình
nhập xuất tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu số lượng và giá trị cả vật liệu nhập kho và
xuất kho, sổ này được dùng cho cả năm.
Định kỳ kế toán vật liệu xuống kho nhận chứng từ nhập xuất vật liệu. Khi
nhận kế toán kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ đồng thời kiểm tra theo
dõi chỉ tiêu số lượng của vật liệu trên thẻ kho sau đó kế toán ký xác nhận số liệu số
lựơng chứng từ giao. Căn cứ vào chứng từ đã nhận được ở kho, cuối tháng kế toán
phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu theo cả hai chỉ tiêu: chỉ tiêu số lượng
và chỉ tiêu giá trị vào sổ số dư.
* Trình tự luân chuyển chứng từ sổ sách như sau:

15
Luận Văn Tốt Nghiệp
15
Kiều Trung Dũng – Tài Chính 206
Căn cứ vào các chứng từ nhập xuất như: phiếu nhập kho, biên bản kiểm
nghiệm vật tư (nếu có), hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho, kế toán vào bảng
kê nhập, bảng kê xuất. ở kho, thủ kho ghi chép trên thẻ kho.
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 1/11/2001
Mẫu số 01 VT
Nợ TK 152
Nợ TK 1331
Có: 3311
Họ và tên người giao hàng:
Theo hoá đơn số: 01 ngày 1/11/2001
Nhập tại kho:
Số
TT
Tên vật tư Mã số
Đơn vị
tính
Số lượng
Đơn giá
Thành
tiền
Xin
nhập
Thực
nhập
Cộng

3.3. Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán
Vật liệu, công cụ tại công ty vật tư kỹ thuật xi măng, hiện nay có 4 hình thức
kế toán, các doanh nghiệp có thể chọn một trong 4 hình thức đó. Mỗi hình thức có
trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ khác nhau. Theo hình thức chứng từ ghi sổ
của công ty tôi đang thực tập thì trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ được áp
dụng như sau:
Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ
Sổ cái TK 152
TK 153
Chứng từ
ghi sổ
16
Luận Văn Tốt Nghiệp
16
Kiều Trung Dũng – Tài Chính 206
(9)
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Kiểm tra đối chiếu
Bảng tổng hợp
N.X.T
(13)
Bảng kê ghi có
TK 331, 111, 112
ghi nợ TK 152, 153
Bảng kê
ghi có TK 152, 153
(4)
(8)

(12)
Hoá đơn mua hàng & các chứng từ khác
Phiếu nhập kho
Sổ chi tiết vật liệu
Thẻ xuất
Phiếu công cụ dụng cụ
(1)
(3)
(5)
(7)
(2)
(2)
(6)
(7)
17
Luận Văn Tốt Nghiệp
17