MỘT SỐ í KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY VINACIMEX

MỘT SỐ í KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN
HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY VINACIMEX
I. NHẬN XẫT VÀ ĐÁNH GIÁ
Là đơn vị trực thuộc Tổng cụng ty xi măng Việt Nam nờn sự phỏt triển của
Cụng ty xuất nhập khẩu xi măng gắn liền với sự phỏt triển của cỏc đơn vị sản xuất
xi măng thuộc Tổng cụng ty. Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế
thị trường, Cụng ty đó khụng ngừng vươn lờn đa dạng hoỏ loại hỡnh kinh doanh
xuất nhập khẩu để đỏp ứng mọi nhu cầu trong nước cũng như cỏc đơn vị khỏc
thuộc Tổng cụng ty. Qua thời gian tỡm hiểu thực tế tại Cụng ty em thấy cú một số
điểm nổi bật sau:
- Về cụng tỏc quản lý: Cụng ty đó xõy dựng cho mỡnh một bộ mỏy quản lý
khỏ khoa học. Cơ cấu tổ chức của bộ mỏy quản lý gọn nhẹ, khụng cồng kềnh song
vẫn đảm bảo được hiệu quả cụng việc. Cỏc phũng ban khụng cú sự chồng chộo do
được phõn cụng nhiệm vụ rừ ràng. Phũng kế toỏn cú nhiệm vụ huy động vốn tạo
nguồn vốn một cỏch kịp tỡnh hỡnh để tiến hnàh cỏc hoạt động kinh doanh đồng
thời giỏm sỏt theo dừi chặt chẽ tỡnh hỡnh thực hiện cỏc phương ỏn kinh doanh từ
lỳc bắt đầu cho đến khi kết thỳc thụng qua việc ghi chộp phản ỏnh trờn sổ kế toỏn.
- Bộ mỏy kế toỏn của cụng ty được tổ chức một cỏch gọn nhẹ, hoàn chỉnh và
hợp lý, cụng tỏc kế toỏn được phõn cụng nhiệm vụ rừ ràng phự hợp với năng lực
trỡnh độ chuyờn mụn. Vỡ cụng ty cú đội ngũ cỏn bộ cụng nhõn viờn kế toỏn vững
vàng về nghiệp vụ và giàu kinh nghiệm trong kinh doanh. Chớnh những điều đú đó
gúp phần nõng cao hiệu quả trong cụng việc. Cơ cấu tổ chức bộ mỏy kế toỏn hợp
lý đó giỳp cho phũng kế toỏn tổ chức tốt việc quản lý tài sản, sử dụng và phỏt triển
nguồn vốn một cỏch cú hiệu quả đỏp ứng kịp thời cho hoạt động của cụng ty.
- Chứng từ sử dụng trong quỏ trỡnh hạch toỏn được lập theo đỳng mẫu của
Bộ tài chớnh ban hành, phự hợp với từng nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh và bảo đảm
được tớnh phỏp lý của cỏc nghiệp vụ này. Cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh đều
được ghi chộp đầy đủ và chớnh xỏc vào cỏc chứng từ tạo điều kiện thuận lợi cho
việc kiểm tra đối chiếu số liệu thực tế với số liệu trờn sổ sỏch kế toỏn.
- Cụng ty chỉ tiến hành nhập khẩu khi cú đơn đặt hàng chớnh thức của đơn
vị khỏch hàng, điều này giỳp Cụng ty trỏnh được tỡnh trạng ứ đọng vốn giảm được

cỏc chi phớ dự trữ, bảo quản hàng hoỏ và khụng lo hàng hoỏ bị ứ thừa hay khú
tiờu thụ.
- Cựng với xu hướng đổi mới của đất nước mọi hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp núi chung cũng như cụng tỏc kế toỏn núi riờng phải khụng ngừng
đổi mới để tiếp thu cỏc thành tựu khoa học kỹ thuật vào trong cụng việc để giảm
thiểu cụng việc chõn tay. Một trong những thành tựu cú tớnh hữu dụng nhất là việc
sử dụng mỏy vi tớnh. Hiện nay, tại cụng ty cỏc phũng ban đều được trang bị mỏy
vi tớnh nhằm phục vụ cho cụng tỏc quản lý, cung cấp thụng tin. Việc sử dụng mỏy
tớnh cũng giỳp cho cụng tỏc kế toỏn được thực hiện một cỏch chớnh xỏc, nhanh
gọn và hiệu quả hơn gúp phần giảm nhẹ được cụng tỏc ghi chộp.
Tuy nhiờn, bờn cạnh những cỏi mà Cụng ty đó đạt được cũn cú những mặt
hạn chế:
- Cụng ty VINACIMEX chỉ tiến hành nhập khẩu khi cú đơn đặt hàng của cỏc
đơn vị thành viờn thuộc ngành xi măng trong nước. Bờn cạnh những thuận lợi đó
nờu trờn thỡ cụng ty cũng gặp phải một số khú khăn nhất định. Cụ thể như hoạt
động kinh doanh của cụng ty chỉ tiến hành nhập khẩu theo mựa vụ, theo nhu cầu
của cỏc đơn vị thành viờn thuộc ngành xi măng trong nước. Như chỳng ta đó biết
xi măng là nguyờn liệu chớnh phục vụ cho xõy dựng, mà nhu cầu trong nước thỡ
biến động theo từng thời kỳ cụ thể. Do đú, nhu cầu xi măng cũng sẽ phụ thuộc rất
nhiều về nhu cầu xõy dựng trong nước.
Do chỉ nhập khẩu theo đơn đặt hàng nờn cú những mặt hàng mà khỏch hàng
đặt, cụng ty mới tiến hành đàm phỏn với bờn nước ngoài và phải đợi một thời gian
khỏ dài mới cú thể cung cấp mặt hàng đú cho khỏch hàng.
Như vậy, cụng ty khụng thể đỏp ứng được nhu cầu đột xuất của khỏch hàng
và điều đú làm giảm khả năng cạnh tranh của cụng ty trờn thị trường trong nước
nhất là trong điều kiện hiện nay.
- Cụng ty sử dụng mẫu sổ Nhật ký chung. Kết cấu sổ nhật ký chung mà cụng
ty đang ỏp dụng chưa đỳng với mẫu sổ tài chớnh ban hành và chưa khoa học. Về
mẫu sổ cỏi cụng ty chưa cú cột trong sổ Nhật ký chung điều này gõy khú khăn cho
việc đối chiếu số liệu trờn cỏc sổ.

Cụng ty sử dụng hệ thống sổ nhật ký chung nhưng khi một nghiệp vụ đó ghi
sổ Nhật ký đặc biệt vẫn được ghi vào sổ Nhật ký chung gõy ra trựng lắp, khú khăn
trong việc đối chiếu, kiểm tra số liệu.
Vỡ cụng ty hạch toỏn trờn mỏy nờn cỏc sổ kế toỏn in ra theo hỡnh thức sổ tờ
rời, một số sổ sỏch kế toỏn của cụng ty in ra chưa đúng dấu giỏp lai và kớ duyệt
khoỏ sổ hàng thỏng của kế toỏn theo dừi và kế toỏn trưởng. Như vậy, cụng ty
chưa thực hiện đỳng cỏc quy định chung về hỡnh thức sổ kế toỏn.
- Trong nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp Clinker khi thanh toỏn với nhà cung
cấp, cỏc Cụng ty nước ngoài Cụng ty khụng hạch toỏn qua tài khoản 331 “phải trả
nhà cung cấp” mà ghi thẳng vào TK151, chỉ khi nào phỏt sinh điều khoản trả chậm
(quy định trong hợp đồng ngoại thương) Cụng ty mới hạch toỏn qua tài khoản 331.
Điều đú đó gõy ra khú khăn cho việc theo dừi tỡnh hỡnh cụng nợ của Cụng ty đối
với khỏch hàng. Việc khụng theo dừi qua tài khoản 331 nếu trong một thời điểm
nào đú ban lónh đạo của Cụng ty muốn biết thực tế tỡnh hỡnh cụng nợ đối với bờn
xuất khẩu nước ngoài, khi đú cỏn bộ kế toỏn rất khú tập hợp số liệu một cỏch
chớnh xỏc và nhanh nhất cho nhà quản lý.
Vớ dụ trong nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp Clinker (thỏng 11,12/2003), do
Cụng ty thanh toỏn hết cho bờn xuất khẩu nen kế toỏn Cụng ty hạch toỏn:
+ Ngày 11/11/2003 Cụng ty rỳt TGNH ký quỹ mở L/C:
Nợ TK144 : 817.324.100
Cú TK1122: 817.324.100
+ Ngày 12/11/2003 khi kết chuyển tiền ký quỹ:
Nợ TK151118 : 817.324.100
Cú TK144: 817.324.100
+ Ngày 20/12/2003 Cụng ty thanh toỏn nốt giỏ trị L/C:
Nợ TK 151118 : 7.355.916.281
Cú TK1122: 7.355.916.281
- Thuế là một phần rất quan trọng đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào, đặc
biệt đối với doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu càng thấy rừ nột điều này bởi
cỏc khoản thuế cụng ty phải nộp cho hàng nhập khẩu thường là lớn (như tiền thuế

nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu). Trong khi đú cụng tỏc kế toỏn của đơn vị
trong lĩnh vực này vẫn chưa đạt yờu cầu. Hiện nay cụng ty đang ỏp dụng thụng tư
hướng dẫn “kế toỏn kinh doanh xuất nhập khẩu uỷ thỏc” số 108/2001/TT - BTC do
Bộ Tài chớnh ban hành ngày 31/12/2001, nhưng hiện tại cụng ty chưa thực hiện
kết chuyển thuế theo thụng tư này.
Đối với hàng nhập khẩu uỷ thỏc kế toỏn phản ỏnh cỏc khoản thuế nộp hộ
vào cụng nợ phải thu. Cụ thể ngày 30/11/2003 kế toỏn phản ỏnh thuế NK, thuế
GTGT hàng NK phải nộp hộ:
Nợ TK131 : 829.651.789
Cú TK33312: 642.512.288
Cú TK3333 : 187.139.501
Việc hạch toỏn cỏc loại thuế trờn vào cụng nợ phải thu, khiến cho những đối
tượng sử dụng thụng tin khụng phõn biệt được khoản nào là khoản phải thu khỏch
hàng, khoản nào hạch toỏn vào giỏ vốn của mặt hàng kinh doanh(TK151)
II. MỘT SỐ í KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG
HOÁ NHẬP KHẨU TẠI CễNG TY.
- Cụng ty nờn tiến hành đa dạng hoỏ cỏc loại hỡnh nhập khẩu gồm cả nhập
khẩu theo đơn đặt hàng và khụng theo đơn đặt hàng.
Cỏn bộ ở phũng nghiệp vụ phải làm tốt khõu marketing tức là phải tham
khảo, nghiờn cứu thị trường trong nước để xỏc định xem thị trường đang và sẽ cần
những mặt hàng gỡ trước khi ký kết hợp đồng nhập khẩu với bờn nước ngoài. Việc
tỡm hiểu và nghiờn cứu thị trường là điều tối quan trọng nú giỳp cho doanh
nghiệp cú được một cỏi nhỡn tổng thể về thị trường và dự bỏo được khả năng tiờu
thụ của mặt hàng định kinh doanh.
- Cụng ty nờn sử dụng TK331 để hạch toỏn đối với nghiệp vụ nhập khẩu
trực tiếp, theo dừi đối với từng người bỏn trị giỏ tiền hàng đó thanh toỏn và cũn
phải thanh toỏn nhằm quản lý tốt hơn tỡnh hỡnh cụng nợ của Cụng ty. Bởi vỡ thời
gian từ khi ký quỹ đến khi thanh toỏn hết cho người bỏn là khỏ dài (từ 1 - 3 thỏng
tuỳ thuộc vào từng hợp đồng ) và trong khoảng thời gian đú, Cụng ty khụng thể
theo dừi được tỡnh hỡnh cụng nợ phải trả của mỡnh đối với người bỏn là bao

nhiờu. Cụng ty nờn hạch toỏn:
+ Khi nhận được thụng bỏo tàu hàng về đến cảng cựng với bộ chứng từ nhận
hàng:
Nợ TK151118 : 8.173.240.381
Cú TK331: 8.173.240.381
+ Ngày 20/12/2003 khi nhận được thụng bỏo của ngõn hàng về số tiền đó
thanh toỏn cho nhà cung cấp:
Nợ TK331 : 8.173.240.381
Cú TK1122: 7.335.916.281
Cú TK144 : 817.324.100
- Để thực hiện theo đỳng thụng tư do Bộ tài chớnh ban hành ỏp dụng đối với
kế toỏn nhập khẩu uỷ thỏc về việc kết chuyển thuế NK, thuế GTGT hàng NK và để
cho việc theo dừi được thuận lợi. Kế toỏn Cụng ty nờn ghi:
Nợ TK151 : 829.651.789
Cú TK33312: 642.512.288
Cú TK3333 : 187.139.501
- Mẫu sổ Nhật ký chung mà Cụng ty đang sử dụng chưa đỳng với mẫu sổ
của Bộ tài chớnh ban hành, việc lập sổ như vậy sẽ gõy ra việc khú kiểm tra đối
chiếu. Vỡ vậy Cụng ty nờn lập lại sổ Nhật ký chung như sau:
SỔ NHẬT Kí CHUNG
Quý IV/2003
Ngày
thỏng
ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Đó ghi
sổ cỏi
Số
hiệu
TK
Số phỏt sinh

Ngày Số
1 2 3 4 5 6 7 8
Số trang trước
chuyển sang