THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ XUẤT KHẨU HÀNG HOÁ TẠI TỔNG CÔNG TY CÀ PHÊ VIỆT NAM

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ XUẤT KHẨU HÀNG
HOÁ TẠI TỔNG CÔNG TY CÀ PHÊ VIỆT NAM
I. Đặc điểm kinh tế và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại
Tổng công ty Cà phê Việt Nam.
1. Quá trình hình thành và phát triển của Tổng công ty Cà phê Việt Nam.
Tổng công ty Cà phê Việt Nam có tên giao dịch quốc tế làVietnam National
Coffee Corporration (viết tắt là VINACFE) có quy mô lớn bao gồm các đơn vị
thành viên là doanh nghiệp hạch toán độc lập (55 đơn vị), đơn vị hạch toán phụ
thuộc (4 đơn vị) và đơn vị sự nghiệp (3 đơn vị), có quan hệ mật thiết về lợi ích
kinh tế, tài chính công nghệ, dung ứng tiêu thụ dịch vụ, thông tin đào tạo, nghiên
cứu, tiếp thị… Hoạt động sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu trong ngành cà phê
doThủ Tướng Chính phủ quyết định thành lập nhằm tăng cường tích tụ tập chung,
phân công chuyên môn hoá và hợp tác sản xuất để thực hiện nhiệm vụ Nhà nươc
giao và hiệu quả kinh doanh của các đơn vị thành viên của toàn Tổng công ty, đáp
ứng nhu cầu của nề kinh tế.
Tổng công ty Cà phê Việt Nam là Doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Chính
phủ (TCT91), trụ sở chính đóng tại số 5 Ông Ích Khiêm, quận Ba Đình Thành phố
Hà Nội. Tổng công ty được thành lập theo quyết định số 251 TTg ngày 29/4/1995
của Thủ Tướng Chính phủ và chính thức đi vào hoạt động từ tháng 9/1995 với vốn
điều lệ là: 309.575.000 VND. Tổng công ty được thành lập trên cơ sở Liên hiệp
các xí nghiệp cà phê trước đây và các đơn vị sản xuất cà phê thuộc các tỉnh như:
Phú Yên, Quảng Ngãi, Quảng Trị…Thành lập ngày 13/10/1982.
Trải qua hơn 20 năm xây dựng và trưởng thành, Liên hiệp các xí nghiệp Cà
phê Việt Nam trước đây- Tổng công ty Cà phê Việt Nam hiện nay đã có những
đóng góp quan trọng trong sự phát triển của sự nghiệp cà phê nói riêng và của nền
kinh tế Việt Nam nói chung. Hàng năm Tổng công ty sản suất ra từ 50 đến 55 ngàn
tấn cà phê, xuất khẩu 150 đến 200 ngàn tấn cà phê với kim ngạch đạt từ 100 đến
200 triệu. Hàng triệu hecta đất trước kia bị bỏ hoang nay đã trở thành vùng kinh tế
trù phú, tạo việc làm cho hàng vạn lao động, kinh tế xã hội phát triển, góp phần giữ
vững an ninh chính trị trên địa bàn chiến lược Tây Nguyên, và vị thế uy tín của cà
phê ngày càng được củng cố và nâng cao cả trên thị trường trong nước và thị

trường nước ngoài. Phải nói rằng ngành cà phê Việt Nam đã trở thành một ngành
kinh tế quan trọng góp phần vào sự nghiệp công nghiệp hoá- hiện đại hoá đất nước.
2. Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động kinh doanh của Tổng
công ty Cà phê Việt Nam.
a. Chức năng:
Tổng Công ty Cà phê Việt Nam có các chức năng chủ yếu sau:
+ Quản lý, sử dụng vốn, đất đai tài nguyên và các nguồn lực khác của Nhà
nước theo quy định của Pháp luật.
+ Tổng công ty có chức năng xuất khẩu cà phê và hàng hoá khác theo mục
tiêu chiến lược đã đề ra.
+ Ngoài ra, Tổng công ty còn còn thực hiện các chức năng khác như: tổ chức
thực hiện các dịch vụ phục vụ cho nhu cầu tiêu thụ trong và ngoài nước.
b. Nhiệm vụ:
+Thực hiện sản xuất, kinh doanh cà phê theo quy hoạch và kế hoạch phát
triển: đầu tư, tạo nguồn vốn đầu tư, cung ứng vật tư, thiết bị trồng trọt, chế biến,
tiêu thụ sản phẩm trong và ngoài nước, xuất nhập khẩu, liên doanh, liên kết với các
tổ chức kinh tế trong và ngoài nước phù hợp với chính sách và pháp luật của Nhà
nước.
+Nhận và sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn do Nhà nước cấp,
bao gồm cả phần vốn đầu tư của cả các doanh nghiệp khác. Nhận và sử dụng có
hiệu quả tài nguyên, đất đai và các nguồn lực do Nhà nước giao để thực hiện nhiệm
vụ kinh doanh và các nhiệm vụ khác dược giao.
+ Tổ chức, quản lý công tác nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ,
công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ và công nhân phục vụ cho kinh doanh cà phê.
c. Đặc điểm hoạt động kinh doanh tại Tổng công ty Cà phê Việt Nam:
+ Khối lưu thông xuất nhập khẩu: mua trực tiếp sản phẩm thô của nông
trường, của dân để xuất khẩu.
+ Khối sản xuất: chủ yếu là sản phẩm của cây công nghiệp phục vụ cho xuất
khẩu dưới dạng sản phẩm thô, còn sản phẩm dành cho người tiêu dùng là chưa
đáng kể.

Hội đồng quản trị Ban kiểm soát
Tổng giám đốc
Phó TGĐ dhụ trách XDCBPhó TGĐ điều hành sản xuấtPhó TGĐ điều hành tài chính.Phó TGĐ tổ chức cán bộ kinh doanh XNK
Văn phòng tổng hợp.Ban tài chính kế toánBan tổ chức CBTTBan kế hoạch đầu tưBan xuât nhập khẩuBan dự án ADFBan kinh doanh tổng hợp
+ Khối dich vụ: Chủ yếu cung cấp dịch vụ cho công tác khai hoang, trồng
mới, đường giao thông của công trường trong và ngoài Tổng công ty.
Ngoài ra, Tổng công ty còn có cán đại lý thu mua rải rác trên toàn quốc, đáp
ứng nhu cầu thu mua, chế biến xuất nhập khẩu.
3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Tổng công ty Cà phê Việt Nam.
Tổng công ty thực hiện sắp xếp bộ máy tổ chức phân công theo sơ đồ sau:

Sơ đồ5: Tổ chức bộ máy của Tổng công ty Cà phê Việt Nam.
Trong đó:
+ Hội đồng quản trị: gồm 4 thành viên do Chính phủ bổ nhiệm là các thàn
viên chuyên trách bao gồm: 1 chủ tịch hội đồng quản trị; 1 thành viên của Ban
kiểm soát, 1 tổng giám đốc, 1 chuyên gia lĩnh vực tài chính kinh tế, quản trị kinh
doanh và pháp luật. Hội đồng quản trị thực hiện chức năng quản lý hoạt động và
chị trách nhiệm về sự phát triển của Tổng công ty theo nhiệm vụ được Nhà nước
giao cho. Hội đồng quản trị xem xét, phê duyệt thẩm định các dự án, kế hoạch đầu
tư do ban giám đốc trình lên, xét duyệt việc giao vốn và các nguồn khác cho đơn vị
thành viên, đồng thời giám sát việc thực hiện phương án đó.
+ Ban kiểm soát: Gồm 5 thành viên trong đó trưởng ban kiểm soát đồng thời
là thành viên của HĐQT, Ban kiểm soát được lập ra để giúp đỡ HĐQT việc kiểm
soát, giám sát Tổng giám đốc, bộ máy giúp việc và các đơn vị thành viên của Tổng
công ty.
+ Tổng giám đốc: do Chính phủ bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật.
Tổng giám dốc có quyền điều hành cao nhất trong Tổng công ty, là đại diện pháp
nhân của Tổng công ty chịu trách nhiệm trước HĐQT, Thủ Tướng Chính phủ và
pháp luật về mọi hoạt động của Tổng công ty.
* Các bộ phận trực thuộc ban Tổng giám đốc:

- Phó tổng giám: là người giúp tổng giám đốc trong việc điều hành những
lĩnh vực của công ty theo sự phân công và uỷ quyền của tổng giám, chịu trách
nhiệm trước tổng giám đốc và pháp luật của Nhà nước về nhiệm vụ được phân
công và uỷ quyền.
- Kế toán trưởng: giúp tổng giám đốc điều hành chỉ đạo tổ chức thực hiện
công tác kế toán thống kê của Tổng công ty, có quyền và nhiệm vụ theo quy định
của pháp luật.
- Văn phòng Tổng công ty, các ban chuyên môn có chức năng tham mưu cho
Tổng giám đốc và HĐQT trong quản lý và điều hành,cụ thể:
+ Văn phòng tổng hợp: chuyên về tổng hợp tình hình chung của tổng công ty.
+ Ban tổ chức thanh tra: Tiến hành tổ chức, bố trí tổ chức bộ máy hoạt động
sản xuất, kinh doanh, xâu dựng quy chế và quản lý nội bộ.
+ Ban kế toán tài chính: quản lý nguồn tài chính và quản lý thu, chi, tổng hợp
phân tích hoạt động kinh tế tài chính trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Xây
dựng cơ sở hạch toán kinh doanh về giá cả, tỷ giá xuất nhập khẩu và các định mức
trong sản xuất kinh doanh.
+ Ban xuất nhập khẩu: điều hành công tác kinh doanh xuất nhập khẩu, tìm
kiếm, khai thác và mở rộng thị trường xuất nhập khẩu, phụ trách về các quan hệ
quốc tế, khai thác khả năng đầu tư từ nước ngoài.
+ Ban kế hoạch đầu tư: Xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh về các dự
án đầu tư, thu mua cà phê ở các tỉnh phía Bắc để xuất khẩu, tập hợp về tình hình
phát triển và sản xuất cà phê.
+ Các đơn vị tành viên có con dấu được mở tài khoản tại kho bạc Nhà nước
và các ngân hàng phù hợp với phương thức hạch toán của mình.
+ Các đơn vị thành viên của Tổng công ty là những doanh nghiệp hạch toán
độc lập, những doanh nghiệp hạch toán phụ thuộc có điều lệ và tổ chức hoạt động
riêng. Các điều lệ và quy chế này do HĐQT phê chuẩn phù hợp với pháp luật và
điều lệ của Tổng công ty.
4. Đặc điểm hoạt động xuất khẩu hàng hoá tại Tổng Công ty cà phê Việt
Nam.

a.Thị trường xuất khẩu của Tổng công ty Cà phê Việt Nam.
Cây cà phê có mặt ở Việt nam trên một thế kỷ, song chỉ từ năm 1980 trở lại
đây mới hình thành là một ngành sản xuất có giá trị kinh tế lớn. Tính đến hàng
nông sản xuất khẩu, những năm gần đây mặt hàng xuất khẩu đứng thứ 2 kim
ngạch, riêng vụ cà phê năm 1994-1995 kim ngạch xuất khẩu của cà phê đã vượt lên
đứng thứ nhất. trong ba vụ cà phê kế tiếp theo đó đã khẳng định phần nào sự
trưởng thành và vị trí của ngành cà phê trong nền kinh tế của cả nước. Hai vụ cà
phê gần đây, do tình hình giá cả cà phê trên thị trường có nhiều biến động bất lợi
nên các doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu cà phê đã gặp rất nhiều khó khăn. Tuy
vậy không thể phủ nhận được rằng cà phê Việt Nam đã, đang và sẽ xâm nhập hơn
nữa vào thị trường cà phê thế giới. Hiện nay cà phê Việt Nam có mặt ở trên 60
nước trên thế giới trong đó có 10 nước nhập khẩu cà phê lớn nhất, chiếm 80% sản
lượng hàng năm. Dẫn đầu là các nước: Bỉ, Đức, Tây ban nha, ý, Pháp…
Từ năm 1990-1991 trở về trước VINACFE chủ yếu xuất khẩu sang các nước
thuộc khối Đông âu, năm 1992 xuất nhiều sang Singapore, từ năm 1993-1998 số
quốc gia mua cà phê Việt Nam ngày càng tăng. Hiện nay,thị trường tiêu thụ cà phê
mở rộng trên 52 quốc gia trên toàn thế giới. Riêng vụ 1997-1998 10 nước tiêu thụ
cà phê của Tổng công ty Cà phê Việt Nam lớn nhất, chiếm 84,01% tổng sản lượng
cà phê xuất khẩu, trong đó: Mỹ (21,15%), Đức (17,74%), Italya (8,81%),UK
(8,04%), Tây ban nha (7,86%), Pháp (5,42%), BaLan(4,45%), Nhật (3,7%),Hàn
quốc (3,55%), Bỉ (3,29%) và 42 nước khác nhập khẩu cà phê của VINACAFE chỉ
chiếm 15,99%.
b. Quá trình lưu chuyển hàng hoá xuất khẩu.
Như đã nghiên cứu ở phần lý luận chung về nghiệp vụ kinh doanh xuất khẩu,
quá trình lưu chuyển hàng hoá xuất khẩu bao gồm hai giai đoạn đó là: Thu mua sản
phẩm hàng hoá trong nước hoặc từ nguồn nhập khẩu; Bán ra nước ngoài theo hợp
đồng ngoại thương ký kết giữa hai Chính phủ ( xuất khẩu theo nghị định thư) hoặc
giữa hai tổ chức kinh doanh thương mại ( xuất khẩu tự cân đối).
Trình tự quá trình lưu chuyển hàng xuất khẩu được biểu hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 6: Sơ đồ XK hàng hoá được áp dụng tại Tổng công ty cà phê Việt

Nam.
Giải thích sơ đồ:
Xin giấy phép
XK.
Kiểm tra hàng
XK.
Chuẩn bị hàng
XK.
Ký kết hợp
đồng XK và
thu mua
nguồn hàng
Thuê tàu và
mua bảo
hiểm.
Thủ tục hải
quan.
Giao nhận
hàng với tàu.
* Ký kết hợp đồng xuất khẩu và thu mua nguồn hàng: Sau khi giao dịch, nếu
đặt được sự thoả thuận giữa tổng công ty và phía khách hàng về các điều kiện mua
bán sẽ dẫn yới ký kết hợp đồng thương mại quốc tế.
Khi hợp đồng xuất khẩu đãc được ký kết xong, phía tổng công ty tiến hành
thu gom nguồn hàng theo các điều khoản về số lượng, chất lượng, bao gói… của
hợp đồng.
* Xin giấy phép xuất khẩu: Chuẩn bị chu toàn từ việc tập trung hàng xuất
khẩu theo đúng các điều khoản trong hợp đồng đã ký.
* Kiểm tra hàng: kiểm tra về số lượng, chất lượng hàng xuất khẩu theo đúng
các điều khoản trong hợp đồng đã ký kết.
* Thuê tàu và mua bảo hiểm: Hầu hết các hợp đồng xuất khẩu của Tổng công

ty cà phê Việt Nam đều bán theo giá FOB, trừ một số ít hợp đồng xuất khẩu ký
trên cơ sở giá CIF,CFR… thì khi đó công ty phải thuê tàu biển để vận chuyển hàng
hoá xuất khẩu.
Tổng công ty trong một số trường hợp phải tiến hành mua bảo hiểm cho lô
hàng xuất khẩu. Khi đó thông qua Bảo việt hay công ty bảo hiểm có uy tín nào đó
do bên mua chỉ định, Tổng công ty có thể mua bảo hiểm bao hoặc bảo hiểm
chuyến cho toàn bộ lô hàng xuất khẩu.
* Thủ tục thông qua xuất khẩu (làm thủ tục hải quan): Tổng công ty thường
làm thủ tục hải quan tại hai cảng là cảng Sài sòn và cảng Hải phòng. Khi đó phía
Tổng công ty phải tiến hành khai báo hàng và xác định thuế xuất cũng như các loại
giấy tờ về kiểm định hải quan.
* Giao nhận hàng với tàu: là quá trình xếp hàng xuất khẩu và Container, sau
đó chủ hàng giám sát và giao tàu ký nhận vào Bill of Lading hoặc Packing List.
* Làm thủ tục thanh toán: hầu hết các thương vụ của Tổng công ty đều được
thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ (L/C). Tổng công ty có ngân hàng
thông báo chính thức là CREDIT LYONAIS, CHATORED BANK, và ngân hàng
Công thương Ba Đình.
II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Tổng công ty Cà
phê Việt Nam.
1. Tổ chức bộ máy kế toán tại tổng công ty cà phê Việt Nam.
KẾ TOÁN TRƯỞNG(TRƯỞNG BAN TỔ CHỨC KINH TẾ).
Phó tưởng ban kế toán tài chính.
Phó ban tài chính phụ trách dự án AFD.
Kế toán Ngân hàng.
Kế toán tổng hợp (theo dõi chi nhánh, các đơn vị SXKD, HCSN, kế toán tiền. lương.
Kế toán thanh toán.
Trưởng phòng kế toán các bộ phận phụ thuộc (các chi nhánh).Trưởng phòng kế toán các đơn vị trực thuộc (đơn vị SXKD).
Trưởng phòng kế toán các đơn vị HCSN.
Các bộ phận kế toán của các đơn vị
Bộ máy kế toán tại Tổng công ty Cà phê Việt Nam được tổ chức theosơđồsau:

Sơ đồ 7: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tài chính.
Nhiệm vụ của các phòng kế toán kể trên:
- Kế toán trưởng- trưởng ban tài chính kế toán: điều hành chung mị công việc
theo chức năng và nhiệm vụ của trưởng ban. Kế toán trưởng là người phụ trách
công việc tài chính và nguồn vốn của Tổng công ty và văn phòng tổng công ty.
- Kế toán phụ trách công tác tài chính kế toán các đơn vị thành viên của Tổng
công ty phần xây dựng cơ bản:
+ Kiểm tra, hướng dẫn việc sử dụng vốn xây dựng cơ bản, mua sắm TSCĐ
trong các đơn vị thành viên đảm bảo đúng nguyên tắc, đúng mục đích và đạt hiệu
qủa kinh tế cao.
+ Kiểm tra, hướng dẫn việc chấp hành các chính sách, các chế độ về tài chính
kế toán, các quy định của Nhà nước về đầu tư XDCB tại các đơn vị thành viên và
tổng hợp các báo cáo định kỳ theo quy định. Phần liên quan đến XDCB, kiểm tra
trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, quyết toán vốn đầu tư XDCB hàng năm cho
các đơn vị của Tổng công ty.
+ Tổng hợp báo cáo quyết toán vốn XDCB toàn Tổng công ty với Nhà nước.
- Kế toán phụ trách phần hành công việc về công tác tài chính kế toán các đơn
vị sự nghiệp thuộc Tổng công ty:
+ Lập kế hoạch cấp phát và kiểm tra sử dụng kinh phí, tài sản, vật tư, tiền vốn
trong các đơn vị sự nghiệp. Kiểm tra hướng dẫn các đơn vị thực hiện tốt công tài
chính kế toán, chấp hành tốt các chế độ, chính sách tài chính kế toán của Nhà
nước.
+ Kế toán tài sản, vật tư, văn phòng phẩm…thuộc văn phòng Tổng công ty tại
Hà Nội.
+ Tính lương phải trả, BHXH, BHYT, KPCĐ phải nộp, thanh toán công tác
phí… trong văn phòng Tổng công ty. Cùng phối kết hợp với các bộ phận có liên
quan trong văn phòng Tổng công ty để thực hiện việc sản xuất kinh doanh.
- Kế toán thanh toán với người mua hàng, người bán hàng:
+ Theo dõi chi tiết từng đối tượng mua hàng, bán hàng về tình hình thanh toán
các lô hàng, tình hình công nợ với khách hàng và thanh lý hợp đồng với khách

hàng.
+ Kế toán doanh thu, chi phí theo từng lô hàng; kế toán thanh toán với Ngân
hàng; kế toán tiền gửi; tiền vay Ngân hàng; theo dõi hoạt động sản xuất kinh
doanh, công tác tài chính kế toán chi nhánh; đôn đốc các chi nhánh thực hiện chế
độ báo cáo định kỳ theo quy định của Nhà nước và của Tổng công ty.
+ Tổng hợp phân tích báo cáo tài chính của chi nhánh; tham mưu đề suất cho
lãnh đạo trong công tác chỉ đạo, điều hành và quản lý sản xuất kinh doanh cũng
như trong công tác quản lý tài chính; phối hợp chặt chẽ với các phần hành khác
trong công tác có liên quan.
Kế toán phụ trách phần hành công việc kế toán tiền gửi, tiền vay Ngân hàng;
kế toán phần ghóp vốn liên doanh, liên kết, vốn tài trợ các dự án ODA:
+ Theo dõi các khoản công nợ cũ liên quan đến vốn vay cho các tỉnh phía Bắc
trồng cà phê, kế toán quỹ tập chung của toàn Tổng công ty.
+ Kế toán nguồn vốn đầu tư XDCB và thanh toán vốn đầu tư XDCB phát sinh
tại văn phònh Tổng công ty.
+ Kế toán phần vốn XDCB và các khoản phải nộp ngân sách cùng phối kết
hợp với các Bộ khác có liên quan.
- Kế toán phụ trách tổng hợp văn phòng Tổng công ty:
+ Tổng hợp báo cáo quyết toán định kỳ của văn phòng Tổng công ty tại Hà
Nội. Toàn bộ các văn phòng Tổng công ty (bao gồm cả chi nhánh); kiểm tra hướng
dẫn các chi nhánh trong việc thực hiện các chính sách, chế độ tài chính- kế toán
của Nhà nước, thực hiện quy định của Tổng công ty về công tác tài chính kế toán.
+ Kiểm tra hướng dẫn các chi nhánh trong việc quản lý vốn và tài sản, việc sử
dụng vốn, tài sản và các nguồn lực khác đạt hiệu quả kinh tế cao.
+ Kế toán tiền mặt, vốn kinh doanh, và các quỹ xí nghiệp văn phòng Tổng
công ty; kế toán công nợ, thanh toán tạm ứng, tạm thu trong nội bộ văn phòng;
phối kết hợp chặt chẽ với các phần hành có liên quan để thu thập số liệu phục vụ
tốt công việc tổng hợp.
` - Thủ quỹ, thủ kho:
Có trách nhiệm quản lý tiền mặt bảo đảm tuyệt đối an toàn, cuối mỗi ngày

làm việc phải chủ động kiểm tra, kiểm kê lại quỹ tền mặt và đối chiếu với sổ kế
toán. Cuối tháng hoặc đột xuất cùng kế toán trưởng thực hiện việc kiểm kê quỹ tiền
mặt.
2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán của Tổng công ty Cà phê Việt Nam.