CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH

CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TRONG
KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH

1.1. Nội dung kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền.
1.1.1. Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền trong quá trình sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Đối với một doanh nghiệp sản xuất, quá trình sản xuất kinh doanh biểu hiện
doanh nghiệp đang tồn tại và hoạt động. Quá trình này bao gồm các công việc nối
tiếp và liên tục, lặp đi lặp lại tạo thành những chu kỳ sản xuất. Người ta có thể nhìn
nhận quá trình này theo nhiều góc độ khác nhau. Theo cách nhìn nhận của các nhà
quản lý trên góc độ tài chính, quá trình này bao gồm chuỗi các nghiệp vụ cơ bản.
Các thông tin về mỗi chu trình đều được thu thập, xử lý trên các loại sổ sách giấy
tờ (đặc biệt là sổ sách kế toán). Thực chất của việc bán hàng và thu tiền trong quá
trình sản xuất kinh doanh là việc thực hiện giá trị sản phẩm, hàng hóa, lao vụ có từ
giai đoạn sản xuất trước đó. Để thực hiện giá trị sản phẩm, doanh nghiệp phải
chuyển giao hàng hóa, sản phẩm, được khách hàng chấp nhận trả tiền hoặc chấp
nhận thanh toán. Chu trình này nói chung được bắt đầu bằng một đơn đặt hàng của
khách hàng và chấm dứt bằng sự chuyển đổi hàng hóa hay dịch vụ thành các khoản
thu tiền mặt hoặc các khoản phải thu.
Công tác tiêu thụ có thể được bắt đầu từ nhu cầu về các loại sản phẩm hàng
hóa của doanh nghiệp từ phía khách hàng. Tùy theo các trường hợp cụ thể mà công
tác tiêu thụ có thể được thực hiện theo các phương thức khác nhau sau đây:
phương thức tiêu thụ trực tiếp, phương thức chuyển giao hàng hóa theo hợp đồng,
phương thức tiêu thụ qua đại lý (ký gửi), phương thức bán hàng trả góp…
Như vậy các phương thức tiêu thụ rất phong phú và đa dạng, phụ thuộc và
từng trường hợp cụ thể. Mặc dù vậy việc tiêu thụ thành phẩm nhất thiết được gắn
với việc thanh toán của người mua, bởi vì chỉ khi nào doanh nghiệp thu nhận đầy
đủ tiền hàng thì việc tiêu thụ mới được coi là kết thúc và được ghi nhận đầy đủ trên
sổ sách kế toán.
Việc thanh toán của người mua cũng được thực hiện theo nhiều phương thức

khác nhau như:
- Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt.
- Thanh toán bằng phương thức chuyển khoản qua ngân hàng với điều kiện
người mua chấp nhận thanh toán.
Qua việc trình bày về một số phương thức bán hàng và thu tiền chủ yếu của
doanh nghiệp cho thấy quá trình tiêu thụ bao giờ cũng gồm hai phần việc chính là
nghiệp vụ bán hàng và việc thanh toán với khách hàng. Cụ thể trong một doanh
nghiệp, các phần việc này được biểu hiện thành những công đoạn cụ thể sau:
+ Xét và xử lý yêu cầu về mua hàng
+ Phê chuẩn phương thức bán hàng và bán chịu
+ Chuyển giao hàng hóa
+ Gửi hóa đơn cho khách và ghi sổ
+ Ghi sổ các khoản thu được bằng tiền mặt
+ Xử lý và ghi sổ doanh thu đối với hàng hoá bị trả lại hoặc các khoản giảm giá,
chiết khấu.
+ Xóa sổ các khoản không thu hồi được
+ Dự phòng nợ phải thu khó đòi.
Với các chức năng trên, mỗi bộ phận trong doanh nghiệp sẽ phải đảm nhận
từng phần một. Thông qua việc phân chia nhiệm vụ, người quản lí doanh nghiệp có
thể nắm bắt được các thông tin về nghiệp vụ bán hàng chính xác như trong thực tế
đã phát sinh. Mặt khác để đảm bảo quyền lợi của mỗi bộ phận trong chu trình này
cũng như dễ dàng quy kết trách nhiệm cho từng bộ phận nếu có xảy ra sai sót, gắn
với các chức năng trên là các giấy tờ, sổ sách, chứng từ minh chứng cho việc thực
hiện các chức năng là có thật bao gồm:
- Đơn đặt hàng của khách
- Phiếu tiêu thụ
- Chứng từ vận chuyển
- Hóa đơn thuế giá trị gia tăng hoặc hoá đơn bán hàng
- Sổ nhật ký bán hàng
- Thư báo chuyển tiền

- Sổ nhật ký thu tiền
- Các mẫu phê chuẩn các khoản không thu được
- Sổ chi tiết các khoản phải thu.
- Báo cáo hàng tháng.
Trong thực tế, các loại chứng từ, sổ sách sẽ được gắn liền với từng bộ phận
và quy trình luân chuyển của chúng giữa các bộ phận thể hiện như sau:
Khách hàng Phòng kinh doanh Giám đốc Phòng kinh doanh Thủ kho
Nhu cầu mua hàngĐơn đặt hàng của khách phiếu tiêu thụPhê chuẩn ph. thức bán chịu, tiêu thụ
Lập hóa đơn thuế giá trị gia tăng
Xuất kho
Phòng kinh doanh Phòng kế toán
Vận chuyển hàng lập vận đơnGhi các loại sổ lập báo cáo hàng tháng, kỳ
Lưu trữ và bảo quản chứng từ
Sơ đồ 1: Quy trình luân chuyển chứng từ trong
chu trình bán hàng và thu tiền.
1.1.2. Hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý chu trình bán hàng và thu
tiền tại doanh nghiệp.
Trong quá trình hoạt động kinh doanh mục tiêu của doanh nghiệp được đặt
lên hàng đầu chính là tạo ra được nhiều lợi nhuận, mở rộng sản xuất và phát triển
doanh nghiệp. Muốn thế nhà quản lý doanh nghiệp phải tự đề ra cho doanh nghiệp
mình một phương thức quản lý phù hợp.
Trong môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán giữ một vai trò quan trọng.
Nhiệm vụ của hệ thống này là cung cấp thông tin quản lý (bao gồm các thông tin
về kinh tế tài chính của đơn vị và các kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
khác) và thực hiện nhiều mặt hoạt động của đơn vị.
Hệ thống này bao gồm:
- Hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ: Trong chu trình bán hàng và
thu tiền, hệ thống này thể hiện ở số lượng các loại chứng từ được lập cho nghiệp
vụ bán hàng và thu tiền phát sinh tại doanh nghiệp như: hóa đơn thuế giá trị gia
tăng, hợp đồng mua bán hàng hóa, vận đơn, đơn đặt hàng, phiếu xuất kho… và quy

trình luân chuyển các chứng từ này tại các phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp.
- Hệ thống sổ kế toán: Hệ thống này dùng để ghi các nghiệp vụ bán hàng và
thu tiền và các nghiệp vụ khác có liên quan, phát sinh trong một niên độ kế toán,
mà cơ sở của nó là các chứng từ đã được thiết lập trước đó.
- Hệ thống tài khoản.
+ Tài khoản phải thu khách hàng(131): Ngoài việc thể hiện số dư đầu và
cuối kỳ trên BCTC, trong hệ thống sổ sách kế toán sẽ hiện diện thông tin chi tiết
cho từng khách hàng.
+ Tài khoản tiền(111,112,113): Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang
chuyển.
+ Tài khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi(139).
+ Doanh thu bán hàngvà cung cấp dịch vụ(511).
+ Các khoản chiết khấu chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán
bị trả lại(521,531,532).
+ Thuế phải nộp nhà nước (333).
Mối liên hệ giữa các tài khoản này được thể hiện qua Sơ đồ 3 quản lý sao
cho phù hợp và có hiệu quả. Do đó tất cả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị
đều phải được kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ nhằm cung cấp những thông tin trung
thực, từ đó giúp cho nhà quản lý nắm bắt, đưa ra các quyết định xử lý kịp thời. Vì
thế điều quan trọng nhất đảm bảo thành công cho quá trình kiểm tra kiểm soát này
là xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với đặc điểm và quy mô hoạt động
của doanh nghiệp.
Theo định nghĩa của liên đoàn kế toán quốc tế hệ thống kiểm soát nội bộ là
hệ thống những chính sách và thủ tục nhằm vào bốn mục tiêu:
- Bảo vệ tài sản đơn vị
- Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin
- Bảo đảm việc thực hiện các quy định pháp lý
- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động.
Chu trình bán hàng và thu tiền là một trong các chu trình nghiệp vụ cơ bản
mà thông tin cung cấp từ chu trình này đóng một vai trò quan trọng trong toàn bộ

hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thực hiện việc xây dựng hệ
thống kiểm soát nội bộ đạt được các mục tiêu trên cũng bao hàm một phần quan
trọng trong quản lý chu trình bán hàng và thu tiền. Biểu hiện của hệ thống kiểm
soát nội bộ trong quản lý chu trình này được trình bày theo bốn yếu tố cơ bản của
hệ thống kiểm soát nội bộ:
♦ Môi trường kiểm soát: là bao gồm các nhân tố bên trong và bên ngoài
đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế và xử lý dữ liệu của các loại
hình kiểm soát nội bộ.
Hai nhóm nhân tố thể hiện bên trong và bên ngoài gồm sáu mặt chủ yếu:
- Đặc thù về quản lý
- Cơ cấu tổ chức
- Chính sách cán bộ (chính sách nhân sự)
- Kế hoạch và chiến lược hoạt động để xem xét doanh nghiệp có định hướng
phát triển lâu dài.
- Uỷ ban kiểm soát gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của
doanh nghiệp.
- Môi trường bên ngoài bao gồm môi trường pháp lý, đường lối phát triển
của đất nước và bộ máy quản lý ở tầm vĩ mô.
TK 111, 112, 131
TK 521, 531, 532
TK 511 (512)
TK 3387 TK 111, 112
TK 3331
TK 131 (136) TK 139 TK 6426
Chiết khấu,Tiền mặt, Giảm giá, hàng bán bị trả lại
Kết chuyển các khoản giảm trừ
Kết chuyển doanh thu của kỳ này
Doanh thu nhận được
Giá trị gia tăng phải nộp
DT chưa thu tiền

Xóa sổ nợ khó đòi Không đòi đượcTrích lập dự phòng Nợ phải thu khó đòi
Sơ đồ 2: Trình tự hạch toán kế toán tổng hợp nghiệp vụ tiêu thụ.
Tài khoản:TK
♦ Hệ thống báo cáo kế toán: Hệ thống này được lập với mục đích thông tin
cho quản lý cấp trên nắm bắt được toàn bộ kết quả của chu trình qua một niên độ
kế toán hay qua một thời kỳ nhất định. Cụ thể là các BCTC nộp cho cơ quan thuế,
Bộ chủ quản Tổng công ty, Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông… hay là các
Báo cáo bán hàng, tình hình thanh toán nợ của khách hàng… cung cấp cho Ban
quản trị hoặc giám đốc được biết.
♦ Các thủ tục kiểm soát
Thủ tục kiểm soát là những chính sách và thủ tục cùng với môi trường kiểm
soát và hệ thống kế toán mà Ban quản trị thiết lập ra để đạt được các mục đích của