THỰC TẾ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CHI NHÁNH DẦU KHÍ HÀ NỘI

Luận văn tốt nghiệp Học viện tài
chính
THỰC TẾ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC
ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CHI NHÁNH DẦU KHÍ HÀ NỘI
2.1. Giới thiệu chung về chi nhánh
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển chi nhánh Dầu Khí Hà nội
Tháng 10 năm 1996 Công ty TNHH Dầu khí Hà Nội (Hanoi Petro)
được thành lập với liên doanh giữa Tổng công ty Hồ Tây ( Ban Tài Chính -
Quản Trị TW) và Công ty Dầu khí Thành phố Hồ Chí Minh ( Ban Tài Chính
- Quản Trị TP Hồ Chí Minh).
Đến 1/7/1999 chấp hành chủ trương của Ban TC – QT TW, Công ty
Dầu khí Thành phố Hồ Chí Minh chuyển nhượng 50% cổ phần liên doanh
cho Tổng công ty Hồ Tây, Công ty Dầu khí Hà Nội chính thức được thành
lập là một công ty thành viên của Tổng Công ty Hồ Tây.
Tên giao dịch Quốc tế của Công ty: Hanoi Oil & Gas Company.
Trụ sở chính của Công ty đặt tại số 21 Chùa Bộc, Đống Đa, Hà Nội.
Ngày 10/06/2001 chuyển về số 4, Ngõ 1, Đường Âu Cơ, Tây Hồ, Hà Nội.
Vốn đầu tư ban đầu do ngân sách nhà nước cấp là: 22.000.000.000
VNĐ.
Đây là loại hình doanh nghiệp đoàn thể hoạt động theo luật doanh
nghiệp có tư cách pháp nhân riêng, hạch toán độc lập, có tài khoản, con dấu
riêng chịu sự quản lý của Nhà nước về hoạt động sản xuất - kinh doanh.
Chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của Công ty.
Ngành nghề kinh doanh chủ yếu:
Buôn bán hàng tư liệu sản xuất, hàng tư liệu tiêu dùng, dịch vụ vận
chuyển xăng dầu, khí đốt hoá lỏng LPG (khí gas).
Các dịch vụ kỹ thuật, lắp đặt các công trình cung ứng dầu khí phục vụ
sản xuất, kinh doanh và tiêu dùng.
Công ty Dầu khí Hà Nội được độc quyền kinh doanh gas mang thương
hiệu HP trên thị trường miền Bắc, một thương hiệu mà uy tín, chất lượng đã
khẳng định vị trí vững chắc trên thị trường.

Với nhiệm vụ kinh doanh mặt hàng gas dân dụng cho các đối tượng chính
bao gồm: Nhà trường, Nhà trẻ, Nhà hàng, khách sạn, các hộ gia đình và thị
trường gas công nghiệp bao gồm Nhà máy, Xí nghiệp, khu vực lò Gốm Bát
Tràng.... Hàng năm Công ty đã đóng góp một phần rất lớn vào ngân sách Nhà
nước và nguồn ngân sách Đảng.
Trần Thị Thu Thủy Lớp K39-
21.13
1
1
Luận văn tốt nghiệp Học viện tài
chính
Đến ngày 01/04/2004, Tổng công ty Hồ Tây chuyển đổi thành Công ty
TNHH Hồ Tây một thành viên, các công ty trực thuộc trở thành các chi
nhánh. Trong đó Công ty Dầu khí Hà Nội trở thành Chi nhánh Dầu khí Hà
Nội
Một số chỉ tiêu tổng hợp của chi nhánh năm 2004
ST
T
Chỉ tiêu KH 2004 TH 2004 KH 2005
1 Sản lượng(tấn)
- Gas công nghiệp
- Gas dân dụng
4480
774
3706
4435
1004
3431
4525
1025

3500
2 Tổng doanh thu(triệu)
- Kinh doanh gas
- Doanh thu hđtc, doanh thu khác
33118
32718
400
35853
35041
812
36030
35504
526
3 Tổng chi phí
- Giá vốn
- Khấu hao cơ bản
33177
27149
1039
33889
29691
1028
33938
25508
963
4
Lợi nhuận trước thuế
345 365 310
2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý ở chi nhánh Dầu khí Hà Nội
2.12.1 Đặc điểm quy trình công nghệ

Trần Thị Thu Thủy Lớp K39-
21.13
2
2
Thử kín, Cân kiểm tra sản phẩm
Niêm phong sản phẩm
Nhập Gas từXe bồn Chuyển Gas vào các bồn chứa lớn
Nạp Gas vào các bình 12 kg
Nạp Gas vào bình 45 kg
Luận văn tốt nghiệp Học viện tài
chính
LPG là khí đốt hoá lỏng, thành phần bao gồm hỗn hợp pha trộn giữa
Propan và Butan với tỷ lệ 50/50. Khi đốt cho nhiệt lượng cao (gần
12.000.000 kcl). Nhiệt độ ngọn lửa đạt từ 1.900
0
C đến 1.935
0
C, đặc biệt
không gây ô nhiễm môi trường, không gây độc hại cho người sử dụng và có
hiệu quả kinh tế cao (1kg Gas tương đương 2 lít dầu, 3 ÷ 4 kg than, 9 ÷ 10 kg
củi, 14 kw điện). Đây là mặt hàng dễ cháy nổ do đó đòi hỏi phải tuân thủ
một quy trình kỹ thuật và chịu sự quản lý hết sức ngặt nghèo và nghiêm túc.
Chức năng chủ yếu của Công ty là chiết nạp LPG vào bình 12 kg và bình 45
kg trên dây chuyền tự động Caroshell
2.1.2.2 Đặc điểm tổ chức quản lý
* Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Trần Thị Thu Thủy Lớp K39-
21.13
3
3

Luận văn tốt nghiệp Học viện tài
chính
* Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
- Giám đốc:
Điều hành chung công việc của chi nhánh theo đúng kế hoạch và kết
hợp với tổ chức lao động tiền luơng, công đoàn để tổ chức đời sống cho cán
bộ công nhân viên.
- Phó giám đốc
Chịu trách nhiệm trước giám đốc về công việc được giao đồng thời
lãnh đạo các bộ phận khác để giải quyết những công việc hoặc những thông
tin cần thiết, điều chỉnh việc thực hiện nhiệm vụ toàn diện và có quyền hạn
nhất định trong phạm vi cho phép.
- Văn phòng (tổ chức, hành chính, kế hoạch và tiền lương)
Văn phòng có chức năng tham mưu, giúp việc cho giám đốc trong
việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh năm, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ
hành chính, quản trị nhân sự, lao động tiền lương theo đúng chế độ, chính
sách, quy định của Nhà nước, tổng hợp kế hoạch tháng, quý trình giám đốc.
- Phòng kinh doanh
Phòng kinh doanh có chức năng tham mưu giúp việc cho giám đốc
trong việc tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh theo đúng định hướng
phát triển và quy định pháp luật Việt Nam.
- Phòng Tài chính- Kế toán
Có chức năng tham mưu giúp việc cho giám đốc trong việc lập các kế
hoạch tài chính, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ tài chính, kế toán, thống kê
trong chi nhánh.
- Xưởng Gas Yên Viên
Là đơn vị sản xuất trực tiếp, có chức năng giao nhận, tồn trữ, bảo
quản, chiết nạp khí đốt hóa lỏng vào bình gas theo đúng quy định, đảm bảo
an toàn, nhanh chóng và hiệu quả.
- Các cửa hàng

Có chức năng phân phối sản phẩm khí đốt hóa lỏng đến các đại lý và
các doanh nghiệp có nhu cầu cũng như đến tay người tiêu dùng.
Trần Thị Thu Thủy Lớp K39-
21.13
4
4
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợpKế toán thanh toánKế toán dụng cụ- tài sản Thủ quỹ
Luận văn tốt nghiệp Học viện tài
chính
Mặc dù Công ty mới được thành lập, tuổi đời còn non trẻ, kinh doanh
trong một môi trường cạnh tranh khốc liệt nhưng dưới sự lãnh đạo của Ban
Giám đốc, đặc biệt sự quản lý theo mô hình trực tuyến cấp dưới phục tùng
mệnh lệnh của cấp trên. Do vậy các quyết định của Ban Giám đốc khi đưa ra
đều được các phòng ban chức năng thực hiện một cách nhanh chóng kịp thời
và không bị chồng chéo. Hiệu quả kinh doanh ngày càng tốt, đóng góp một
phần rất lớn vào ngân sách Nhà nước và đặc biệt đóng góp vào ngân sách
Đảng và thương hiệu HP ngày càng được khẳng định trên thương trường, uy
tín ngày càng cao.
2.1.3 Tổ chức công tác kế toán ở chi nhánh Dầu khí Hà Nội
2.1.3.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán của chi nhánh theo hình thức tập trung, tại
phòng kế toán có kế toán trưởng, 3 kế toán viên và một thủ quỹ.
2
.1.3.2 Nhiệm vụ cụ thể của kế toán
- Kế toán trưởng: có nhiệm vụ giám sát công tác kế toán của chi
nhánh, giúp ban giám đốc cân đối tài chính, sử dụng vốn kinh doanh có hiệu
quả, chịu trách nhiệm trước pháp luật về chế độ kế toán trong chi nhánh.
- Kế toán tổng hợp kiêm phó phòng kế toán: thực hiện tổng hợp số liệu
kế toán của chi nhánh và gửi lên công ty, theo dõi tình hình nhập xuất, lập

các báo cáo kế toán, tính toán và phân bổ tiền lương, thực hiện nhập liệu vào
máy.
- Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi công nợ với khách hàng,
theo dõi các khoản thanh toán như thanh toán tạm ứng thông qua các khoản
thu chi bằng tiền mặt, tiền gửi, tiền vay ngân hàng phát sinh hàng ngày của
chi nhánh, theo dõi các khoản nhận ký quỹ, ký cược.
Trần Thị Thu Thủy Lớp K39-
21.13
5
5
Luận văn tốt nghiệp Học viện tài
chính
- Kế toán dụng cụ- tài sản: theo dõi tình hình tăng, giảm và trích nộp
khấu hao TSCĐ hàng tháng, tình hình tăng giảm của các loại công cụ dụng
cụ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của chi nhánh.
- Thủ qũy: là người nắm giữ két tiền của chi nhánh, thực hiện thu chi
theo các chứng từ thu chi tiền mặt. Cuối tháng có nhiệm vụ báo cáo quỹ tiền
mặt cho kế toán thanh toán để lập báo cáo tài chính.
2.1.3.3 Các chính sách kế toán áp dụng tại chi nhánh
Chi nhánh áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai
thường xuyên.
Xác định trị giá vốn hàng tồn kho cuối kỳ theo phương pháp bình quân
gia quyền liên hoàn.
Tổ chức hệ thống TKKT áp dụng theo hệ thống TKKT Việt Nam theo
quyết định1141TT-QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của bộ Tài chính có sửa đổi
bổ sung theo thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002.
Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12
Đơn vị tiền tệ sử dụng là Việt Nam đồng, đơn vị tính là đồng.
2.1.3.4 Hình thức kế toán áp dụng
Hình thức sổ kế toán mà chi nhánh đang áp dụng là hình thức Nhật ký

chung.
Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ
kinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký, trọng tâm là sổ Nhật
ký chung theo thứ tự thời gian phát sinh và đúng với nội dung kinh tế của
nghiệp vụ, sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái các tài
khoản theo từng nghiệp vụ phát sinh. Việc ghi sổ kế toán chi tiết được thực
hiện đồng thời với ghi sổ kế toán tổng hợp.
Hiện nay, chi nhánh đang sử dụng phần mềm kế toán AC Soft do
phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam cung cấp.
2.2 Thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán
hàng tại chi nhánh Dầu khí Hà Nội trong điều kiện ứng dụng máy vi
tính.
2.2.1 Các đối tượng cần quản lý liên quan đến quá trình bán hàng và xác định
kết quả bán hàng.
Để quản lý tình hình bán hàng và xác định kết quả bán hàng đối với
các hàng hóa, và đối với từng khách hàng, khi bắt đầu đưa phần mềm AC
Soft vào sử dụng, cần phải tiến hành khai báo các danh mục sau:
Trần Thị Thu Thủy Lớp K39-
21.13
6
6
Luận văn tốt nghiệp Học viện tài
chính
- Danh mục vật tư, sản phẩm, hàng hóa.
- Danh mục khách hàng
- Danh mục tài khoản
- Danh mục kho
Khi tiến hành khai báo, kế toán phải tổ chức mã hóa cho từng danh
mục. Mã hóa là cách thức để thực hiện phân loại, xếp lớp các đối tượng cần
quản lý. Việc mã hoá các đối tượng cần quản lý cho phép nhận diện, tìm

kiếm một cách nhanh chóng, không nhầm lẫn các đối tượng trong quá trình
xử lý thông tin tự động, đồng thời tăng tốc độ xử lý, độ chính xác, tránh
nhầm lẫn và tiết kiệm bộ nhớ.
- Danh mục vật tư, sản phẩm, hàng hóa: là một trong những danh mục
hết sức quan trọng. Nó được dùng để quản lý chung các loại vật tư, sản
phẩm, hàng hóa, theo dõi quá trình nhập, xuất kho vật tư, sản phẩm, hàng
hóa của chi nhánh.
Do số lượng danh điểm hàng hóa của chi nhánh Dầu khí Hà Nội
không nhiều nên việc xây dựng danh mục này được áp dụng theo phương
pháp mã hóa kiểu số. Mỗi danh điểm được khai báo một mã cấp, trong mỗi
cấp lại mã hóa cấp chi tiết hơn.
Thực tế, các mặt hàng kinh doanh của chi nhánh được mã hóa như
sau:
Cấp I Tên cấp I Cấp II Tên cấp II
001 Gas công nghiệp 01 Gas dân dụng 12Kg
002 Gas dân dụng 02 Gas dân dụng 45Kg
002 Gas dân dụng 03 Gas dân dụng 48 Kg
002 Gas dân dụng 04 Gas dân dụng 12PVGC
003 Phụ kiện van V01
004 Phụ kiện van V02
005 Phụ kiện van V03
006 Phụ kiện D01
Việc khai báo danh mục vật tư, sản phẩm, hàng hóa được thực hiện
ngay khi đưa chương trình vào sử dụng tại chi nhánh. Tuy nhiên trong quá
trình sử dụng, nếu có phát sinh thêm vật tư, sản phẩm, hàng hóa mới, phần
mềm này cũng cho phép kế toán có thể khai báo thêm bàng cách nhấn tổ hợp
phím Ctrl+N trong màn hình “Danh mục vật tư, sản phẩm, hàng hóa”
Để sửa ấn tổ hợp phím Ctrl+S.
Trần Thị Thu Thủy Lớp K39-
21.13

7
7
Luận văn tốt nghiệp Học viện tài
chính
- Danh mục khách hàng: được dùng để quản lý chung các khách hàng
có quan hệ mua bán với công ty. Mỗi khách hàng được nhận diện bằng một
mã hiệu riêng gọi là mã khách hàng. Bên cạnh mã hiệu, mỗi khách hàng còn
được mô tả chi tiết thông qua các thuộc tính khác như tên khách hàng, địa
chỉ, mã số thuế.
Việc khai báo danh mục khách hàng cũng được thực hiện ngay từ khi
đưa phần mềm vào sử dụng. Và trong quá trình sử dụng, kế toán viên có thể
khai báo thêm cho các khách hàng mới bằng cách ấn tổ hợp phím Ctrl+N.
Để tránh việc nhập dữ liệu trùng, trong phần mềm kế toán này, hạch
toán doanh thu bán hàng, chi nhánh sử dụng tài khoản 131. Vì vậy, khi mã
hóa, các khách hàng được chia thành : khách hàng trả ngay và khách hàng trả
chậm để thuận tiện cho việc theo dõi công nợ.
Các khách hàng trả ngay được mã hóa với số hiệu là 01, còn các khách
hàng trả chậm được mã hóa với số hiệu là 02.
Các khách hàng cụ thể trong khách hàng trả chậm được đánh số theo
thứ tự tăng dần từ 001…
Ví dụ, trong hệ thống khách hàng trả chậm, các khách hàng được mã
hóa như sau:
02 001: Công ty Thạch Bàn
02 002: Công ty Thủy tinh
02 003: Công ty Hòa Phát
….
02 021 Công ty Quang Vinh (Bát Tràng)
….
- Danh mục tài khoản: việc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán của
chi nhánh Dầu khí Hà Nội được tuân theo hệ thống tài khoản do Bộ Tài

chính quy định, các tài khoản cấp I, cấp II được mã hóa theo đúng số hiệu tài
khoản. Khi khai báo hệ thống tài khoản, kế toán tiến hành nhập các thông tin
về số hiệu tài khoản, tên tài khoản, loại tiền, tài khoản cấp I…
- Danh mục kho: được dùng để quản lý các kho của chi nhánh.
Tại chi nhánh, khi nhập xuất hàng hóa, tiến hành nhập xuất từ hai kho
là kho Yên Viên và kho Văn phòng.
Khi bạn nhập số hiệu của tài khoản cần khai báo, phần mềm sẽ đề nghị
bạn nhập tiêu thức quản lý: số lượng cấp, tiêu thức quản lý, đơn vị tính, giá
bán dự kiến, giá vốn kế hoạch, mã số thuế cho từng tài khoản.
Trần Thị Thu Thủy Lớp K39-
21.13
8
8
Luận văn tốt nghiệp Học viện tài
chính
Khi muốn khai báo một mã cấp hoặc bổ sung thêm mã cấp của một tài khoản
nào đó, đưa con trỏ đến phần “ Chi tiết tài khoản”, sau đó nhập số hiệu tài
khoản và tiêu thức quản lý khác. Khi khai báo lần đầu hoặc khai báo bổ sung
thêm mã cấp nào đó thì nhấn tổ hợp phím Ctrl+N máy sẽ hiện ra cửa sổ nhập
các mã cấp.
Ngoài việc khai báo các danh mục trên, khi bắt đầu chi nhánh đưa
phần mềm vào sử dụng, các kế toán còn tiến hành khai báo một số vấn đề
khác như: khai báo phương pháp tính thuế và thuế suất thuế GTGT và khai
báo phương pháp tính trị giá vốn thực tế. Tại chi nhánh, giá bán nhập vào
máy là giá bán chưa có thuế.
2.2.2 Phương thức bán hàng áp dụng tại chi nhánh
Là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại nên việc xác định cho
mình một phương thức bán hàng hợp lý là rất quan trọng, từ đó quyết định
đến lợi nhuận, kết quả kinh doanh của chi nhánh. Các phương thức bán hàng
truyền thống được chi nhánh sử dụng rất linh hoạt và khai thác triệt để, bên

cạnh đó còn áp dụng những chính sách sau bán hàng để không ngừng mở
rộng thị trường tiêu thụ, khẳng định thương hiệu “HP” trên thị trường.
Hiện nay, chi nhánh Dầu khí Hà Nội có cửa hàng trên địa bàn Hà Nội,
các cửa hàng này thực hiện hai chức năng: vừa bán buôn vừa bán lẻ. Bên
cạnh đó còn có các tổng đại lý lớn như tổng đại lý Quang Vinh, tổng đại lý
Thành Tâm… và các đại lý tư nhân không chính thức khác ở nhiều tỉnh
thành khu vực phía Bắc.
Chi nhánh đang áp dụng 3 phương thức bán hàng chính
* Phương thức bán hàng trực tiếp
Theo hình thức này, khi khách hàng có nhu cầu, chinh nhánh tiến hành
giao hàng cho khách hàng tại kho của chi nhánh, khách hàng ký xác nhận
vào chứng từ bán hàng. Khi đó phòng kinh doanh sẽ tiến hành xuất hóa đơn
GTGT, doanh thu được ghi nhận.
* Phương thức bán buôn:
Đối tượng bán buôn của chi nhánh là các tổng đại lý và các đại lý tư
nhân trên 21 tỉnh thành phía Bắc. Đây là các đại lý mua đứt bán đoạn, các đại lý
được hưởng giá bán buôn và phân phối đến các đại lý nhỏ hoặc người tiêu dùng
theo giá mà họ quy định nhưng vẫn phải nằm trong khung giá mà chi nhánh quy
định.
Có hai phương thức giao hàng:
+ Thứ nhất: Chi nhánh tiến hành giao hàng trực tiếp tại kho của chi
nhánh.
Trần Thị Thu Thủy Lớp K39-
21.13
9
9
Luận văn tốt nghiệp Học viện tài
chính
+ Thứ hai: Đội xe sẽ tiến hành vận chuyển đến tận địa điểm mà khách
hàng yêu cầu. Khi đó, hóa đơn GTGT do phòng kinh doanh lập sẽ được giao

cho lái xe, lái xe vận chuyển đến kho của khách hàng và giao một liên hóa
đơn GTGT cho các đại lý làm căn cứ thanh toán. Khi đó các đại lý trả tiền
hoặc chấp nhận thanh toán, doanh thu được ghi nhận.
* Phương thức bán lẻ
Việc bán lẻ được thực hiện tại các cửa hàng của chi nhánh.Chi nhánh
tiến hành gửi hàng cho các cửa hàng trên địa bàn Hà Nội, hàng gửi đi vẫn
thuộc quyền sở hữu của chi nhánh. Khi phòng kinh doanh viết phiếu xuất
kho kiêm vận chuyển nội bộ, thủ kho căn cứ vào đó tiến hành xuất hàng cho
các cửa hàng. Khi các cửa hàng bán hàng cho khách hàng sẽ tiến hành lập
luôn Hóa đơn GTGT, sau đó theo định kỳ 3 ngày sẽ tiến hành nộp tiền, Hóa
đơn về phòng kế toán của chi nhánh.
Đối với các cửa hàng bán lẻ, họ bán hàng thường 2 hình thức chủ yếu
là: bán lẻ tại cửa hàng và bán lẻ không qua cửa hàng mà nổi bật là bán hàng
cá nhân.
- Đối với hình thức bán lẻ tại cửa hàng: đây là hình thức bán lẻ thụ
động và thường áp dụng đối với các khách hàng mua lần đầu, còn các lần
tiếp theo họ chỉ cần gọi điện thoại đến cửa hàng để đổi binh Gas.
- Đối với hình thức bán hàng cá nhân: Đó là việc bán hàng bằng cách
tiếp xúc trực tiếp với khách hàng nhằm thuyết phục họ mua hàng của chi
nhánh trong khoảng thời gian ngắn nhất.
Ngoài việc lựa chọn các phương thức bán hàng phù hợp, chi nhánh
cũng quan tâm đến việc đa dạng hóa các hình thức thanh toán sao cho thuận
tiện nhất đối với khách hàng. Khách hàng có thể thanh toán theo nhiều hình
thức khác nhau như tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, có thể trả tiền ngay hoặc trả
chậm.
2.2.3 Kế toán doanh thu bán hàng trên máy vi tính tại chi nhánh Dầu khí Hà
Nội.
2.2.3.1 Nội dung doanh thu bán hàng
Doanh thu bán hàng của chi nhánh là tổng lợi ích kinh tế mà chi nhánh
thu được từ việc bán hàng hóa. Nó bao gồm doanh thu bán Gas công nghiệp

và doanh thu bán Gas dân dụng.
Chi nhánh Dầu khí Hà Nội là một đơn vị kinh doanh thương mại nộp
thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Vì vậy, doanh thu bán hàng của chi
nhánh là toàn bộ số tiền thu được từ việc bán hàng hóa không bao gồm thuế
GTGT.
Trần Thị Thu Thủy Lớp K39-
21.13
10
10
Luận văn tốt nghiệp Học viện tài
chính
2.2.3.2 Chứng từ kế toán sử dụng
Để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến quá trình
bán hàng, kế toán sử dụng các chứng từ gốc sau:
- Hóa đơn GTGT
- Phiếu thu
- Giấy báo có của Ngân hàng
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Hóa đơn GTGT được sử dụng khi chi nhánh xuất bán hàng trực tiếp
cho khách hàng, hoặc giao hàng cho các đại lý mua đứt bán đoạn.
* Quy trình luân chuyển chứng từ
Khi xuất kho hàng hóa bán trực tiếp cho khách hàng, phòng kinh
doanh sẽ tiến hành viết hóa đơn GTGT, lập làm 3 liên, một liên màu nâu đen
dùng để lưu, một liên màu xanh giao cho kế toán ghi sổ, một liên màu đỏ
giao cho lái xe của chi nhánh để lái xe khi vận chuyển hàng cho khách hàng
sẽ giao lại cho khách hàng.
Phần mềm kế toán AC Soft mà chi nhánh đang sử dụng không thiết kế
các chứng từ điện tử mà kế toán căn cứ trực tiếp vào các chứng từ gốc để
nhập liệu.
Mẫu hóa đơn như sau( Biểu số 1)

HÓA ĐƠN GTGT Mẫu số:01 GTKT-3LL
Liên 3: giao nội bộ LS/2004B
Ngày 31 tháng 12 năm 2004
Đơn vị bán hàng:…...
Địa chỉ:…………......
Số tài khoản…………
Điện thoại………MS
Trần Thị Thu Thủy Lớp K39-
21.13
CN Công ty TNHH Hồ Tây 1 thành viên
Dầu khí Hà Nội- HANOI PETRO-HP
Nhà 1-Khu biệt thự Tây Hồ-Đặng Thai Mai- Tây
Hồ-HN
MST:01101516344-004
11
11
Luận văn tốt nghiệp Học viện tài
chính

Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hùng
Địa chỉ: Xóm 17, Như Quỳnh, Mỹ Văn, Hưng Yên
Hình thức thanh toán: Trả ngay
ST
T
Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn
giá
Thành tiền
Gas dân dụng bình 45 kg Bình 36Kg 9200 331200
Cộng tiền hàng 331200
Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 33120

Tổng cộng tiền thanh toán 364320
Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm sáu tư nghìn ba trăm hai mươi đồng chẵn
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
2.2.3.3 Tài khoản kế toán sử dụng
Chi nhánh Dầu khí Hà Nội sử dụng tài khoản 511- Doanh thu bán
hàng và cung cấp dịch vụ để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của công
ty trong một kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh.
Tài khoản 511 gồm 2 tài khoản cấp II:
TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa
TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ
TK5111 có thể có những chi tiết sau:
+ Cấp 1 gồm có: 001 = Doanh thu bán gas công nghiệp
002 = Doanh thu bán gas dân dụng …
Trong cấp 1 “ Doanh thu gas dân dụng” có các cấp 2 sau:
01 = Doanh thu bán gas dân dụng 12 Kg
02 = Doanh thu bán gas ân dụng 45 Kg
Để tránh trùng lắp trong việc ghi nhận doanh thu bán hàng, theo dõi
thanh toán thực tế tại chi nhánh, khi tổ chức bán hàng, phần mềm kế toán AC
Soft đã quy định việc theo dõi thanh toán với người mua, ghi nhận doanh thu
bán hàng đều được theo dõi qua TK 131 cho dù bán hàng thu tiền ngay.
Trần Thị Thu Thủy Lớp K39-
21.13
12
12
Luận văn tốt nghiệp Học viện tài
chính
Do vậy, ngoài TK 511, kế toán còn sử dụng TK 131- Phải thu của
khách hàng và TK 33311- Thuế GTGT đầu ra phải nộp để phản ánh các
nghiệp vụ bán hàng phát sinh.
2.2.3.4 Quy trình nhập liệu

Tại chi nhánh, khi xuất bán trực tiếp cho khách hàng đều xuất luôn
Hóa đơn GTGT, khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền, doanh thu được
ghi nhận ngay. Đối với những Hóa đơn đủ điều kiện, kế toán tiến hành nhập
liệu vào máy.
Đối với trường hợp xuất hàng cho các đại lý, chi nhánh không tiến
hành theo dõi qua TK 157, phòng kinh doanh lập Hóa đơn giao cho lái xe,
khi lái xe giao HĐ do phòng kinh doanh lập cho các đại lý, các đại lý thanh
toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán tiền thì doanh thu được ghi nhận.
Ví dụ, căn cứ vào nội dung ghi trong Hóa đơn GTGT (Biểu 01), kế
toán thực hiện nhập liệu vào máy.
Vào giao diện của AC Soft, chọn “ Kế toán chi tiết”
Trong “ Kế toán chi tiết” tiếp tục chọn “ Hàng hóa, nguyên vật liệu”,
sau đó chọn “ Hàng hóa”, chọn “ Xuất bán”, khi đó sẽ hiện lên giao diện “
Xuất kho bán hàng” để kế toán nhập dữ liệu. Để nhập dữ liệu, bấm chuột vào
phím “ Xuất” trên thanh công cụ.
Trong màn hình giao diện “ Xuất kho bán hàng”, kế toán tiến hành
nhập các thông tin sau:
- Ngày: máy hiện lên ngày làm việc hiện thời, sửa lại ngày theo ngày
của nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên hóa đơn.
- Số chứng từ: Nhập số chứng từ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Ký hiệu HĐ: Nhập ký hiệu Hóa đơn làm căn cứ nhập liệu.
- Họ tên: Nhập tên của khách hàng. Nếu là khách hàng thường xuyên
thì mã khách đã được khai báo trong danh mục khách hàng. Do vậy, kế toán
chỉ cần lựa chọn mã khách trong danh mục khách hàng.
- Nội dung: Nhập nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh: xuất kho
bán hàng
- TK có: Nhập tài khoản có của nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi trong
HĐ GTGT. Tài khoản này lấy từ danh mục tài khoản đã khai báo. Tài khoản
này là tài khoản hàng hóa: TK 1561
Khi đó máy sẽ hỏi mặt hàng nào, thuộc kho nào. Ta chọn mặt hàng là

gas dân dụng, ở kho Yên Viên.(Biểu số 02)
Trần Thị Thu Thủy Lớp K39-
21.13
13
13
Luận văn tốt nghiệp Học viện tài
chính
- Số lượng:
Ngay sau khi chọn xong mặt hàng xuất kho, phần đơn vị tính sẽ được
máy tự đề xuất theo khai báo của chi nhánh. Phần số lượng hàng xuất được
máy đề xuất bằng chính số lượng của mặt hàng đó hiện còn tồn trong kho.
Kế toán tiến hành nhập số lượng hàng xuất bán ghi trong Hóa đơn, số lượng
hàng xuất không được lớn hơn số tồn.
- TK nợ: nhập tài khoản nợ đối ứng: TK 632: giá vốn hàng bán. Máy
sẽ hiện lên bảng mã cấp của kho, chọn kho tương ứng, sau đó cũng chọn mặt
hàng tương ứng.
- Giá vốn: Máy sẽ tự ngầm định
-TK nợ: nhập tài khoản nợ là TK 131, Sẽ hiện lên bảng mã cấp của
khách hàng đã khai báo trong phần khai báo hệ thống, chọn khách hàng
tương ứng.
- Giá bán: nhập giá bán chưa có VAT
- TK có: nhập tài khoản nợ là TK 5111- doanh thu bán hàng hóa. Tài
khoản này cũng được khai báo trong danh mục tài khoản.
Khi nhập mã số tài khoản, sẽ hiện ra một bảng mã cấp là doanh thu
của mặt hàng nào. Ta sẽ chọn mặt hàng tương ứng.
- TK nợ : Nhập mã Tk 131, chọn tên khách hàng trong danh mục đơn
vị khách hàng tương tự như trên
- Tổng vốn và tổng bán được máy tự tính theo công thức
Tổng vốn = Giá vốn x Số lượng
Tổng bán = Giá bán x Số lượng

- TK có: nhập mã TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
Chọn thuế suất 10% . Máy sẽ tự tính số tiền thuế :
Thuế VAT = Thuế suất(10%) x Giá bán( chưa có VAT)
- Tổng hóa đơn : Máy tự tính theo công thức
Tổng HĐ = Tổng bán + VAT
Nếu thực hiện chiết khấu giảm giá cho khách hàng thì bấm vào phím
“Chiết khấu” trên thanh công cụ, máy sẽ đề nghị nhập tỷ lệ chiết khấu trên
doanh thu bán hàng và sẽ hạch toán như sau:
Nợ TK 5211
Có TK 131
Trần Thị Thu Thủy Lớp K39-
21.13
14
14
Luận văn tốt nghiệp Học viện tài
chính
Sau khi đã nhập đủ các dữ liệu cần thiết, phím “Lưu” trên thanh công
cụ sẽ sáng lện. Nếu dữ liệu đúng, bấm phím “Enter”, nếu sai bấm phím
“Hủy”
Sau khi xuất song một mặt hàng, có thể nhập tiếp một mặt hàng khác
ở cùng số hóa đơn đó bằng cách ấn phím “Bổ sung” hoặc nhập tiếp phiếu
xuất khác bằng cách bấm phím “Xuất”.
Như vậy, máy sẽ tự động xử lý và phản ánh số liệu vào các sổ kế toán
có liên quan theo các định khoản sau( Biểu số 03):
Nợ TK 131 331200
Có TK 5111 331200
Nợ TK 131 33120
Có TK 33311 33120
Nợ TK 632 308088
Có TK 1561 308088

Với ví dụ này, đối tượng khách hàng là “khách trả ngay” nên sau khi
nhập xong dữ liệu cho Hóa đơn GTGT thì kế toán căn cứ vào Phiếu thu tiền
của khách hàng tiến hành nhập liệu cho phiếu thu này (phần nhập liệu cho
Phiếu thu này tương tự như phần nhập liệu cho Phiếu thu số 1006 ngày
31/12/2004 trong phần kế toán tình hình thanh toán với khách hàng) (Biểu số
04) theo định khoản sau:
Nợ TK 1111 364320
Có TK 131 364320
Cuối tháng, để phục vụ cho yêu cầu quản lý, sử dụng thông tin và lưu
trữ số liệu, khi có lệnh, chương trình sẽ cho phép in ra các sổ kế toán sau:
Biểu số 05: Báo cáo tổng hợp doanh thu
Nội dung: Phản ánh doanh số bán hàng đối với từng khách hàng theo
các chỉ tiêu: doanh thu, thuế GTGT và tổng tiền thanh toán.
Tác dụng: Báo cáo tổng hợp doanh số được in vào cuối tháng hoặc
cuối quý để kế toán và các nhà quản trị doanh nghiệp có thể theo dõi được
một cách tổng quát tình hình tiêu thụ đối với từng khách hàng trong tháng,
trong quý từ đó đề ra kế hoạch đẩy mạnh tiêu thụ trong tháng tới.
Biểu số 06 : Sổ chi tiết TK 511- doanh thu bán hàng hóa
Nội dung: Phản ánh toàn bộ doanh thu của chi nhánh theo số phát sinh
và tài khoản đối ứng trong một kỳ nhất định.
Trần Thị Thu Thủy Lớp K39-
21.13
15
15
Luận văn tốt nghiệp Học viện tài
chính
Biểu số 07 : Sổ cái kế toán 5111- Doanh thu bán hàng hóa
Nội dung: Phần mềm kế toán AC Soft thiết kế mẫu sổ cái TK chỉ theo
tài khoản đối ứng và ghi tổng số phát sinh, chứ không phản ánh theo trình tự
thời gian theo chứng từ và ngày tháng phát sinh.

Tác dụng: Cho biết tổng doanh thu trong kỳ kế toán.
Cuối tháng, kế toán thực hiện bút toán kết chuyển tự động để kết
chuyển toàn bộ doanh thu bán hàng trong kỳ phát sinh sang TK 911- Xác
định kết quả kinh doanh. Chương trình sẽ tự động xử lý và phản ánh vào sổ
cái kế toán tương ứng là 511 và 911.
Kết chuyển khoản chiết khấu thương mại
Nợ TK 5111
Có TK 521
Kết chuyển doanh thu thuần
Nợ TK 5111
Có TK 9111
Trần Thị Thu Thủy Lớp K39-
21.13
16
16