HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CPSX VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM Ở CÁC DNSXDP TRONG ĐIỀU KIỆN ÁP DỤNG KẾ TOÁN MÁY

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CPSX VÀ TÍNH GIÁ
THÀNH SẢN PHẨM Ở CÁC DNSXDP TRONG ĐIỀU KIỆN ÁP DỤNG
KẾ TOÁN MÁY.
Từ các phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán CPSX, giá
thành sản phẩm trong điều kiện áp dụng kế toán máy ở các DNSXDP ta nhận
thấy còn nhiều DN chưa áp dụng kế toán máy (nhất là các DNSXDP ở các địa
phương) và kể cả những DN đã áp dụng kế toán máy thì vẫn còn nhiều bất cập.
Chương trình cũng như bộ phận sử dụng chương trình chưa thật sự hoàn chỉnh
và đồng bộ. Điều đó làm giảm đi tính hiệu quả của việc ứng dụng chương trình
kế toán trên máy. Kế toán máy không thể thay thế hoàn toàn cho con người
trong công việc kế toán, nó chỉ là phương tiện trợ giúp cho kế toán viên trong
việc tính toán, xử lý và cung cấp thông tin kế toán với điều kiện phải có một
chương trình kế toán máy phù hợp. Sử dụng kế toán máy là cần thiết và điều
quan trọng hơn là phải biết hoàn thiện nó để có thể ứng dụng được trong một
thời gian dài. Vì thế bản thân DN áp dụng kế toán máy cũng như các nhà cung
cấp phần mềm và các cơ quan quản lý Nhà nước phải biết đề ra các biện pháp
hữu hiệu để hoàn thiện công tác kế toán nói chung và công tác kế toán CPSX,
giá thành sản phẩm nói riêng.
Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài này, tôi xin đề cập đến một số vấn đề cơ
bản cần phải hoàn thiện và phương hướng hoàn thiện công tác kế toán CPSX và
tính giá thành sản phẩm ở các DNSXDP trong điều kiện áp dụng kế toán máy.
3.1 Đối với DN áp dụng kế toán máy
Nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển, nghiệp vụ kinh tế phát sinh ngày
càng nhiều, độ phức tạp cao thì việc áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán là
một yêu cầu khách quan. Để kế toán máy thực sự đáp ứng được yêu cầu của DN
trong tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán CPSX, giá thành sản phẩm
nói riêng cần đặc biệt chú ý tới các vấn đề sau:
3.1.1 Tổ chức mã hóa tài khoản kế toán
Bất kỳ tổ chức công tác kế toán như thế nào, các DN đều phải xây dựng cho
mình một hệ thống tài khoản kế toán để sử dụng. Trong điều kiện áp dụng kế
toán máy, hệ thống kế toán quản trị có khả năng đáp ứng, cung cấp thông tin chi

tiết hơn về tình hình chi phí, các khoản mục chi phí cụ thể…Muốn vậy, phải tổ
chức hệ thống tài khoản kế toán chi tiết cho phù hợp. Do đặc điểm của máy tính
là nhận dạng đối tượng qua từ mã mà không biết nghĩa của các chữ, số thì các tài
khoản phải được thể hiện qua từ mã của tài khoản đó. Tất cả các đối tượng cần
quản lý trong chương trình cần phải mã hóa bởi vì việc trao đổi và xử lý thông
tin trên máy phải phù hợp với ngôn ngữ của máy tính. Có nhiều phương pháp mã
hóa các đối tượng (Ví dụ như: Phương pháp mã hóa theo đăng ký thứ tự, đồng
nhất trong phạm vi phân loại, phân loại và đồng nhất tách biệt, đăng ký thự tự
theo lô, mã hóa kết hợp…) , việc DN lựa chọn phương pháp nào thì tùy thuộc
vào yêu cầu quản lý cụ thể của DN đối với đối tượng đó, tuy nhiên, việc mã hóa
phải tôn trọng nguyên tắc:
- Phân cấp.
- Phải đảm bảo khả năng bao quát tất cả các đối tượng đã xác định trong toàn bộ
hệ thống chứ không chỉ của một phân hệ.
- Phải có khả năng mở rộng để có thể bổ sung thêm các thông tin chi tiết về đối
tượng.
- Không có sự trùng mã đối tượng.
- Ký hiệu mã cho tất cả các đối tượng trong cùng hệ thống phải giống nhau.
- Các tài khoản khác nhau phải có mã khác nhau.
- Đơn giản, có thể dễ nhớ như là một quy luật, dễ khai thác trên máy.
Việc mở tài khoản kế toán chi tiết đến cấp nào là phụ thuộc yêu cầu kiểm tra,
chỉ đạo chuyên môn, nghiệp vụ của các nhà quản trị DN nhưng phải đảm bảo
thống nhất trong việc sử dụng hệ thống mã hóa trong toàn DN và nhất thiết phải
ghi định khoản đúng quy định trên các chứng từ kế toán được lập.
Sau khi xây dựng xong hệ thống tài khoản kế toán tổng hợp và chi tiết, phải
lập một tệp dữ liệu riêng với tư cách là một tệp từ điển để tra cứu trong quá trình
sử dụng, gồm hai thuộc tính: Số hiệu tài khoản và tên tài khoản để ghi lại các tài
khoản cần sử dụng. Tệp này phải có khả năng bổ sung thêm hoặc loại bỏ các bản
ghi.
3.1.2 Tổ chức mã hóa các đối tượng quản lý liên quan đến CPSX và giá thành

sản phẩm.
Nguyên tắc chung để mã hóa các đối tượng quản lý là: Từ mã tài khoản tổng
hợp ta bổ sung thêm các nhóm ký tự là chữ hoặc số để thành mã của tài khoản
chi tiết.
Sau khi xây dựng xong bộ mã, phải lập một tệp từ điển tương tự như khi mã
hóa tài khoản.
Song song với các đòi hỏi trong chương trình kế toán phải đạt được, DN phải
thông báo sử dụng thống nhất bộ mã đến tất cả các cá nhân, bộ phận có liên quan
tới bộ mã trong DN, quy định ngày áp dụng cụ thể. Nghiêm cấm mọi hành vi tự
ý sửa chữa, thay đổi các từ mã trong bộ mã. Trong trường hợp cần thiết phải có
sự thay đổi trong bộ mã, phải thông báo tới từng cá nhân, bộ phận có liên quan
về sự thay đổi đó.
Vấn đề mã hóa các đối tượng quản lý là bắt buộc phải thực hiện khi áp dụng
kế toán máy vào công tác kế toán, đặc biệt kế toán CPSX, giá thành sản phẩm.
Việc mã hóa trực tiếp cho các đối tượng quản lý quyết định trực tiếp tới khả
năng cung cấp thông tin kế toán quản trị ở DN trong điều kiện áp dụng kế toán
máy.
Các đối tượng quản lý liên quan đến CPSX, giá thành sản phẩm bao gồm:
nguyên vật liệu, TSCĐ, cán bộ công nhân viên, phân xưởng, thành phẩm…
Đối với hệ thống đối tượng có số lượng đối tượng cần theo dõi ít thì có thể sử
dụng hệ thống tài khoản rồi hệ thập phân để chi tiết hoặc kết hợp với chữ cái gợi
nhớ tên đối tượng (+) hệ thập phân. (Ví dụ: Trích mã hóa tài khoản chi tiết của
công ty Cổ Phần TRAPHACO- phụ lục 3).
Đối với danh mục công nhân viên, vật tư, tài sản cố định…phải yêu cầu lập
báo cáo theo nhóm đối tượng thì sử dụng mã phân cấp, mức độ phân cấp và độ
dài các cấp tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và số lượng đối tượng trong nhóm.
3.1.3 Hoàn thiện các yếu tố của chứng từ kế toán và quy trình luân chuyển, xử
lý chứng từ.
Hệ thống chứng từ bắt buộc của Nhà nước ban hành chỉ phù hợp với tổ chức
công tác kế toán thủ công, khi xử lý bằng máy tính ta thấy có nhiều bất cập

(chủng loại chứng từ kế toán khá nhiều gây khó khăn cho khâu nhập chứng từ và
khâu xử lý chứng từ, các yếu tố của chứng từ rất thiếu thông tin khi cung cấp các
thông tin quản trị, đặc biệt là rất khó phân loại để tập hợp theo đối tượng quản lý
vì ít dùng mã đối tượng, gây ra sự lộn xộn khi nhận dạng đối tượng). Khi áp
dụng kế toán máy cần tìm cách giảm bớt các nhược điểm đó. Cụ thể:
- Những chứng từ có mẫu tương tự nhau có thể ghép thành một nhóm và bổ sung
thêm thông tin nhận dạng từng loại chứng từ ngay trong yếu tố “số chứng từ”.
- Trên mỗi chứng từ kế toán sau khi xử lý nghiệp vụ phải có thông tin cơ bản
sau: Số chứng từ, ngày lập chứng từ, nội dung chứng từ, định khoản nợ- có, số
tiền.
Ngoài ra, để mở các sổ chi tiết tập hợp CPSX, tính giá thành sản phẩm cần bổ
sung thêm các thông tin sau (nếu còn thiếu): mã nợ (có): ghi mã đối tượng theo
chi tiết gắn với tài khoản nợ (có); vụ việc, sản phẩm.
Riêng với các đối tượng kế toán là nguyên vật liệu, sản phẩm hàng hóa thì cần
phải có thêm các thông tin: mã vật tư (hàng hóa), đơn vị tính, khối lượng, đơn
giá, %VAT, tài khoản thuế, mã kho nhập/xuất.
Khi lập các chứng từ phải ghi đầy đủ các yếu tố trên chứng từ, trong đó các
yếu tố dùng mã bắt buộc phải ghi đúng theo hệ thống mã đã được xây dựng và
đã ban hành trong DN (gồm mã tài khoản, mã đối tượng).
Dù làm kế toán thủ công hay kế toán máy thì quy trình luân chuyển chứng từ
vẫn dựa trên nền là quy trình luân chuyển chứng từ khi thực hiện kế toán theo
kiểu thủ công. Để dung hòa 2 cách làm kế toán bằng thủ công và bằng máy, có
thể thiết kế một quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tập hợp CPSX, tính giá
thành sản phẩm cho một DN sản xuất độc lập theo quy trình ở Phụ lục 10.
Nên tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán theo mô hình: Các chứng từ kế
toán được lập, dùng hai liên cho bộ phận kế toán. Một liên của tất cả các chứng
từ được đưa về một bộ phận kế toán gọi là bộ phận nhập dữ liệu- để nhập toàn
bộ các chứng từ này vào máy chủ trong mạng, còn một liên kia dùng để kiểm tra
quá trình nhập có sai sót không. Tổ chức kiểm tra có thể do kế toán ở các bộ
phận tự kiểm tra các chứng từ kế toán của mình thực hiện hoặc thành lập một bộ

phận riêng để thực hiện việc này.
Việc luân chuyển chứng từ kế toán như hiện nay gây ra sự trùng lắp thông tin,
do đó phải tổ chức khử thông tin trùng lắp. Có nhiều cách để làm việc này song
chủ yếu là hai cách sau:
Cách 1: Khử trùng thủ công- Để tránh trùng lắp phải khử trùng trước khi nhập
dữ liệu vào máy, tức là chọn ra các chứng nào được nhập vào máy, chứng từ nào
không nhập để tránh trùng lắp.
Theo cách này, thường người ta quy định chỉ nhập vào máy các chứng từ nào
liên quan đến số phát sinh phải ghi có của tài khoản liên quan trong định khoản
kế toán. Sau khi nhập xong chứng từ, phải tổ chức kiểm tra việc nhập có sai sót
không, nếu có phải tiến hành sửa chữa ngay rồi mới tiến hành xử lý và lưu trữ.
Cách 2: Khử trùng bằng máy tính nhờ chương trình - Theo cách này, ở mỗi bộ
phận kế toán đều nhập mọi chứng từ thuộc phần hành của mình vào máy giống
như làm thủ công. Tất cả các chứng từ được nhập vào máy đều được lưu trữ tập
trung tại máy chủ. Sau đó dùng kỹ thuật lập trình để loại các chứng từ trùng lắp.
Việc nhận dạng các chứng từ trùng nhau dựa vào số chứng từ nên khi nhập số
chứng từ phải đặc biệt chú ý để tránh sai sót.
Quy trình xử lý chứng từ thể hiện trong phụ lục 11.
3.1.4 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán tại DN
Để tổ chức tốt công tác kế toán nói chung và kế toán CPSX, giá thành sản
phẩm nói riêng trong điều kiện áp dụng kế toán máy thì cần thực hiện phân
quyền sử dụng. Theo cách quản lý chung hiện nay, các bộ phận kế toán thực
hiện các phần hành kế toán khác nhau đều phải tiến hành các công việc từ việc
kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ, nhập chứng từ vào máy đến khâu kết xuất thông
tin từ máy ra thuộc phần hành kế toán được giao. Riêng kế toán tổng hợp, kiểm
toán nội bộ, kế toán trưởng được phép truy nhập để nhận thông tin từ các bộ
phận kế toán khác của DN. Có thể phân nhiệm ở phòng kế toán thành các bộ
phận như sau:
- Kế toán trưởng.
- Bộ phận kế toán tổng hợp.

- Bộ phận kế toán CPSX và giá thành sản phẩm.
- Bộ phận kế toán thanh toán.
- Bộ phận kế toán vốn bằng tiền.
- Bộ phận kế toán vật tư.
- Bộ phận kế toán TSCĐ.
3.1.5 Hoàn thiện hình thức kế toán và tổ chức hệ thống sổ kế toán.