TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN XÂY DỰNG GIAO THÔNG 8

TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN XÂY
DỰNG GIAO THÔNG 8
1. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
Kế toán trong bất cứ một doanh nghiệp nào đều đóng vai trò rất quan trọng.
Là huyết mạch hoạt động tài chính cho doanh nghiệp đó. Vì vậy phòng tài chính kế
toán của Công ty cổ phần xây dựng giao thông 8 cũng như tất cả các phòng tài
chính kế toán khác trong cùng ngành thì cơ bản có nhiệm vụ quản lý và thực hiện
chức năng cụ thể như sau:
- Mở và ghi chép sổ sách kế toán theo quy định của Bộ tài chính. Việc ghi chép
được tiến hành thường xuyên theo đúng trình tự các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, số
liệu đảm bảo chính xác, trung thực rõ ràng, không tẩy xoá.
- Tiếp nhận, kiểm tra, thanh toán, hạch toán và lưu trữ chứng từ kế toán. Các
chứng từ kế toan sau khi được tiếp nhận đều phải được kiểm tra tính chính xác,
tính hợp lý trình lãnh đạo phê duyệt thanh toán. Kế toán sau khi tiến hành thanh
toán và hạch toán kế toán theo đúng nội dung kinh tế phát sinh sau khi đã có ý kiến
phê duyệt của lãnh đạo Công ty, đồng thời lưu trữ chứng từ kê toán theo quy định.
- Lập báo cáo tài chính quý, năm.
Do đặc thù của ngành tư vấn xây dựng và xây dựng các công trình nên Công
ty đang hình thức tổ chức kế toán theo hình thức phân tán. Mỗi một phần hành kế
toán được giao cho từng người và mỗi người khi phụ trách phần hành mình làm thì
phải chịu trách nhiệm về phần hành mà mình làm.
Phòng tài chính kế toán của Công ty bao gồm có 6 người cùng với trang thiết
bị, phương tiện kỹ thuật tính toán để thực hiện toàn bộ công tác kế toán của Công
ty, và được tổ chức theo sơ đồ như sau:

Biểu 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
cổ phần tư vấn xây dựng giao thông 8
Kế toán
tổng hợp
Kế toán thanh toán.
Kiêm TSCĐ

Kế toán lương
TGNH
Thủ quỹ
Kế toán thuế
- Kế toán trưởng (kiêm trưởng phòng tài chính kế toán): kế toán trưởng là người
chịu trách nhiệm trước giám đốc và các cơ quan pháp luật, Nhà nước về toàn bộ
Kế Toán Trưởng
(Kiêm trưởng phòng
Tài chính kế toán)
công việc của mình cũng như toàn bộ thông tin cung cấp. Hay nói cách khác kế
toán trưởng là người tổ chức điều hành công tác kế toán tài chính, kiểm tra kiểm
soát và sử lý mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến hoạt động sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp, tổ chức hạch toán tổng hợp các thông tin tài chính
của Công ty thành báo cáo có ý nghĩa giúp cho việc xử lý và ra quyết định của Ban
giám đốc.
- Kế toán tổng hợp: kế toán tổng hợp dựa vào các chứng từ từ các phần hành gửi
đến để vào sổ tổng hợp. Cuối tháng tính ra số tiền phát sinh, số dư đối chiếu với
các sổ chi tiết để làm căn cứ lập báo cáo tài chính. Cụ thể hơn là kế toán tổng hợp
sẽ hạch toán tổng hợp tức là tổng hợp các số liệu về thu chi và các nghiệp vụ khác
ở các kế toán viên khác để có thể tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm, công
trình cũng như để lập các báo cáo cần thiết.
- Kế toán thanh toán: kế toán thanh toán có nhiệm vụ phải ghi chép kịp thời, đầy đủ
trên hệ thống chứng từ sổ sách chi tiết, sổ tổng hợp của phần hành các khoản nợ
phải thu, phải trả.
Đối với các khoản thanh toán nội bộ : kế toán thanh toán theo dõi các khoản
ứng trước và kiểm tra hồ sơ chứng từ quyết toán của Công ty với từng phòng ban,
cá nhân cụ thể.
- Đối với các khoản thanh toán với người mua, người bán : thì kế toán theo
dõi, đối chiếu, kiểm tra tài khoản tiền mặt và tài khoản tiền gửi ngân hàng với tình
hình thanh toán với người mua, người bán.

- Kế toán ngân hàng : phản ánh theo dõi tình hình biến động của tài khoản tiền
gửi ngân hàng thông qua các sổ sách chứng từ. Cuối tháng tính ra số tiền phát sinh, số
dư cuối tháng rồi đối chiếu với các sổ chi tiết để làm cơ sở cho hoạt động tài chính của
công ty cũng như làm cơ sở cho việc lập các báo cáo tài chính.
- Kế toán thuế : phản ánh và theo dõi các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến
thuế. Kế toán thuế phải đặc biệt chú ý đến các loại thuế cũng như các cách tính
thuế vì nó liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của công ty. Điều đó là rất quan
trọng đối với tất cả các doanh nghiệp.
- Thủ quỹ : thủ quỹ có hai nhiệm vụ chính sau đây:
Bảo quản tiền mặt, nhận tiền và chi tiền theo lệnh, chịu sự điều hành của kế
toán trưởng và các kế toán phần hành có liên quan.
Quản lý, vận chuyển công văn giấy tờ. Thủ quỹ còn chịu trách nhiệm ghi chép
và lưu giữ các hợp đồng kinh tế của Công ty.
2. TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN
2.1. Các chính sách kế toán chung
Công ty cổ phần tư vấn xây dựng giao thông 8 hoạt động trong lĩnh vực xây
dựng cơ bản nên chế độ của Công ty được quy định theo những văn bản pháp quy
trong lĩnh vực này như Quyết định số 15 / 2006 / QĐ - BTC ngày 20 tháng 3 năm
2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính về việc ban hành chế độ kế toán áp dụng cho các
loại hình doanh nghiệp trong đó có loại hình doanh nghiệp kinh doanh xây lắp.
Trong đó ta có thể thấy các chính sách kế toán được áp dụng trong Công ty như :
- Niên độ được sử dụng trong kỳ kế toán là 6 tháng hoặc một năm.
- Đồng tiền được sử dụng chính thức trong các giao dịch và thanh toán của Công ty
là đồng Việt Nam.
- Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng là phương pháp khấu trừ. Vì vậy mọi nghiệp
vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thuế giá trị gia tăng đều được Công ty áp dụng
theo đúng các quy định về thuế của Nhà nước.
- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ trong công ty là phương pháp khấu hao đều hay
còn gọi là khấu hao đường thẳng.
- .......

Như vậy ta có thể thấy các chính sách kế toán chung mà Công ty áp dụng
đều là các chính sách do Nhà nước ban hành theo quyết định mới nhất và Công ty
thực tế áp dụng rất đúng các chính sách đó.
2.2. Hệ thống chứng từ sử dụng.
Hệ thống chứng từ sử dụng ở công ty nhìn chung đều theo đúng biểu mẫu
mà Nhà nước quy định. Hệ thống chứng từ mà công ty sử dụng bao gồm:
- Chứng từ về lao động tiền lương như : Bảng chấm công mẫu số 01a - LĐTL, bảng
thanh toán tiền lương mẫu số 02 - LĐTL, bảng thanh toán tiền thưởng mẫu số 03 -
LĐTL, bảng thanh toán tiền làm thêm giờ mẫu số 06 – LĐTL…
- Chứng từ về bán hàng
- Chứng từ về mua hàng
- Chứng từ về tài sản cố định như biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý
TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ.
- Chứng từ về tiền tệ như phiếu thu, phiếu chi…
- Chứng từ về thuế như các bảng kê khai thuế hàng tháng, các hoá đơn mua hàng
giá trị gia tăng…
- Chứng từ về giao khoán như hợp đồng giao khoán, biên bản thanh lý( nghiệm
thu) hợp đồng giao khoán, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành do
Bộ tài chính ban hành ngày 20 - 3 – 2006.
- Ngoài ra do điều kiện cụ thể cũng như đặc thù riêng biệt của công ty mà công ty
còn sử dụng một số biểu mẫu chứng từ tự thiết kế phù hợp với lĩnh vực kinh doanh
của công ty khác như phiếu yêu cầu mua sắm vật tư trang thiết bị, hàng hoá, phiếu
đánh giá nhà cung cấp trước khi mua, phiếu theo dõi đánh giá nhà cung cấp, danh
sách các nhà cung cấp được phê duyệt.
2.3. Hệ thống tài khoản sử dụng
Cũng như tất cả các công ty khác hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản,
đặc biệt là một Công ty tư vấn thiết kế trong lĩnh vực này, hơn nữa Công ty lại
đang bước đầu tiến hành các công trình xây dựng cơ bản nên hệ thống tài khoản sử
dụng của Công ty tuy không nhiều nhưng cũng khá phong phú.
Hệ thống tài khoản sử dụng của Công ty khoảng 42 tài khoản.

Dưới đây là hệ thống tài khoản mà công ty sử dụng:
Loại tài khoản Tài khoản sử dụng
Tiền, tài sản lưu động và đầu tư
ngắn hạn
111, 112, 131, 133, 138, 141(1411, 1413 ),
142, 144, 152, 153, 154
Tài sản cố định và đầu tư dài hạn 211, 213, 214, 221,242
Công nợ và các khoản phải trả
311, 331, 333(3331, 3334, 3335, 3337), 334,
335, 336, 338(3382, 3383, 3384, 3387)
Nguồn vốn chủ sở hữu 411, 414, 415, 421, 431
Doanh thu và chi phí 511, 515, 621, 622, 627, 635, 642, 711, 811
Xác định kết quả kinh doanh 911
Tuỳ theo yêu cầu mà Công ty có thể mở chi tiết tài khoản cấp 2. Ví dụ như
tài khoản 333 là “ Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước” thì xuất phát từ đặc
điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty nên kế toán mở thêm các tài
khoản cấp 2 là TK 3331 “ Thuế giá trị gia tăng phải nộp”; TK 3334 ” Thuế thu
nhập doanh nghiệp”; TK 3335 ” Thu trên vốn”; TK 3337 ” Thuế nhà đất, tiền thuê
đất”. Với việc chi tiết các loại thuế phải nộp cho Nhà nước việc hạch toán các
khoản phải nộp cho Nhà nước sẽ dễ dàng và rõ ràng hơn rất nhiều.
2.4. Hệ thống sổ kế toán
Công ty cổ phần tư vấn xây dựng giao thông 8 là Công ty hoạt động chủ yếu
trong lĩnh vực tư vấn xây dựng cơ bản nên khối lượng nghiệp vụ không nhiều. Tuy
hiện tại có tổ chức xây dựng các công trình giao thông nhưng thật sự chưa phong
phú, ngoài ra xuất phát từ đặc điểm hoạt động của Công ty cũng như để thuận lợi
cho công tác hạch toán kế toán bằng máy tính kế toán ghi sổ theo hình thức chứng
từ ghi sổ. Việc ghi sổ theo hình thức này rất phù hợp với đặc điểm quy mô sổ sách
đơn giản và dưới ứng dụng của phần mềm máy tính.
Hình thức chứng từ ghi sổ có đặc điểm:
- Căn cứ ghi sổ kế toán tổng hợp là “ Chứng từ ghi sổ”. Mỗi một chứng từ ghi sổ

được đánh số theo thứ tự và được coi là một định khoản. Vì vậy việc tìm các số
liệu khi cần đối chiếu và kiểm tra rất nhanh và đơn giản.
- Việc ghi sổ kế toán bao gồm : ghi theo trình tự thời gian trên các chứng từ ghi sổ
và ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái.
- Các loại sổ sử dụng trong hình thức chứng từ ghi sổ là:
Các chứng từ ghi sổ
Sổ cái tài khoản.
Sổ tổng hợp các tài khoản
Sổ kế toán chi tiết theo đối tượng
Tổ chức kế toán ở Công ty được tổ chức kết hợp cả kế toán thủ công và cả
bằng máy tính. Với cả hai cách thức tổ chức như vậy các số liệu được ghi chép
kiểm, đối chiếu sẽ không bị bỏ sót nghiệp vụ, hơn nữa việc tổ chức như vậy sẽ
giúp cho kế toán dễ kiểm tra và phát hiện ra sai sót. Tất cả các sổ chi tiết đều được
tổ chức theo theo kiểu tờ rời, mỗi đối tượng theo dõi trên một tờ sổ và được hiển
thị trên máy tính tương ứng là một trang trên file dữ liệu.
Từ các chứng từ gốc và các bảng tổng hợp chứng từ gốc các nghiệp vụ kinh
tế được ghi vào các chứng từ ghi sổ ( theo từng phần hành), sau đó các chứng từ
ghi sổ sẽ được kế toán tổng hợp thực hiện bằng tay. Sau khi được kế toán trưởng
thông qua thì kế toán tổng hợp sẽ tiến hành định khoản và ghi các định khoản vào
các sổ sách tương ứng và vào máy tính. Các phần hành khi thực hiện trên máy tính
được thực hiện rất đơn giản do việc áp dụng phần mềm vào kế toán. Khi nhập các
thông tin cần thiết vào phần mềm kế toán thì chỉ cần có lệnh, số liệu khi nhập vào
sẽ được chuyển sang các sổ cái, các báo cáo tổng hợp rất nhanh chóng. Tổ chức
hạch toán theo phương pháp chứng từ ghi sổ rất thuận lợi cho việc phân công lao
động theo phần hành và cách ghi chép vào sổ cũng rất đơn giản.
Trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ :
Biểu 4: Trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ
Chứng từ gốc
Sổ, thẻ kế toán
Chi tiết

Sổ quỹ
Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
Nhập số liệu vào máy
Sổ cái
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo
tài chính


: Ghi hàng ngày.
: Ghi cuối tháng
: Đối chiếu
: Chuyển sổ
2.5. Hệ thống báo cáo tài chính
Hệ thống báo cáo của Công ty được lập theo đúng mẫu quy định theo quyết
định số 15 /2006/QĐ- BTC của Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành ngày 20/3/2006, bao
gồm các báo cáo tổng hợp sau:
- Bảng cân đối kế toán (mẫu số B 01 – DN) : là bảng phản ánh tình trạng tài sản,
nguồn vốn của công ty tại thời điểm lập báo cáo.Bảng cân đối kế toán thường được
lập vào thời điểm giữa năm hoặc cuối mỗi năm tài chính.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh( mẫu số B 02 – DN : là báo cáo tổng hợp
phản ánh doanh thu, chi phí, và kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong
một thời kì nhất định, thường là 6 tháng hay một năm tài chính.
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (mẫu số B 03 – DN) : là báo cáo phản ánh sự lưu
chuyển của dòng tiền (dòng tiền ra và dòng tiền vào) trong Công ty trong một kỳ
kinh doanh.

- Thuyết minh báo cáo tài chính( mẫu số B 09- DN ) : là báo cáo trình bày hay giải
trình cho những người sử dụng báo cáo tài chính của Công ty hiểu rõ số liệu, nội
dung được trình bày trên các báo cáo trên.
Tuỳ theo yêu cầu quản lý hệ thống báo cáo tổng hợp có thể được lập thành
nhiều bản và được gửi cho các đơn vị có liên quan theo đúng yêu cầu quy định của
pháp luật. Thời gian lập báo cáo của Công ty là 6 tháng một lần và một năm một
lần vào thời điểm cuối năm. Các báo cáo tài chính tổng hợp của Công ty đều phản
ánh một cách khái quát tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty và qua các kết
quả đó cho ta biết được hiệu quả hoạt động cũng như xu hướng phát triển trong
những năm tới của Công ty.
3. TỔ CHỨC KẾ TOÁN MỘT SỐ PHẦN HÀNH CƠ BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ
VẤN XÂY DỰNG GIAO THÔNG 8
3.1.Kế toán tiền lương.
3.1.1.Cách tính lương ở công ty cổ phần tư vấn xây dựng giao thông 8
Công ty cổ phần tư vấn xây dựng giao thông 8 hiện nay quản lý nguồn nhân
lực căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của Công ty, dựa trên bốn nhiệm vụ chủ yếu
là : khảo sát thiết kế, thí nghiệm xây dựng thực nghiệm, tư vấn giám sát và xây
dựng các công trình giao thông. Trên cơ sở đó xác định thành phần cán bộ bao
gồm: cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật, nhân viên kỹ thuật và công nhân lành nghề.
Từ những nội dung trên, Công ty cũng tổ chức hạch toán tiền lương theo từng bộ
phận, từng khối. Đối với cán bộ quản lý, tiền lương được tính theo thời gian tức là