Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu thủy sản an giang

TRƢỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ
CHU TRÌNH BÁN HÀNG –THU TIỀN TẠI
CƠNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU
THỦY SẢN AN GIANG

VÕ THỊ MAI NHI

AN GIANG, THÁNG 04 NĂM 2018


TRƢỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ
CHU TRÌNH BÁN HÀNG –THU TIỀN TẠI
CƠNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU THỦY
SẢN AN GIANG

SVTH: VÕ THỊ MAI NHI
MÃ SỐ SV: DKT142026
GVHD: Ths. TRẦN KIM TUYẾN

AN GIANG, THÁNG 04 NĂM 2018

CHẤP NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG
Khóa luận “Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng
- thu tiền tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Thủy sản An Giang”, do
sinh viên Võ Thị Mai Nhi thực hiện dƣới sự hƣớng dẫn của ThS. Trần Kim
Tuyến. Tác giả đã báo cáo kết quả nghiên cứu và đƣợc Hội Đồng khoa và Đào
tạo thông qua ngày………
Thƣ ký

Giảng viên:…………………..

Phản biện 1

Phản biện 2

Giảng viên:……………

Giảng viên:……………….

Giảng viên hƣớng dẫn

Giảng viên:………………

Chủ tịch Hội đồng

Giảng viên:……………………

i

LỜI CẢM ƠN
Trong khoảng thời gian thực tập tại công ty, để tơi có cơ hội áp dụng
những kiến thức học đƣợc tại trƣờng và học hỏi nhiều kinh nghiệm thực tế tại
công ty chỉ dựa vào bản thân tôi là chƣa đủ mà còn nhờ vào sự giúp đỡ nhiệt
tình của Cơ, Chú, Anh, Chị trong đơn vị thực tập, Giảng viên hƣớng dẫn của
tôi. Sau đây, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến:
Ban Giám đốc và các anh chị trong phịng kế tốn tài vụ của Công ty
Cổ Phần Xuất Nhập khẩu Thủy sản An Giang. Đặc biệt là anh Huỳnh Xuân
Vinh - Trƣởng phòng kế tốn đã tạo điều kiện cho tơi có những trải nghiệm
thực tế, hỗ trợ cho tôi về số liệu, chứng từ và giải đáp những thắc mắc để tơi
hồn thành bài báo cáo này.
Quý Thầy, Cô Khoa Kinh tế- QTKD đặc biệt là giảng viên hƣớng dẫn
của tôi Cô Trần Kim Tuyến đã tận tình hƣớng dẫn, có những góp ý q báu để
tơi hồn thành đề tài khóa luận tốt nghiệp này.
Trong q trình làm bài khóa luận tốt nghiệp, do thời gian có hạn và
kiến thức bản thân cịn nhiều hạn chế khó tránh khỏi sai sót, rất mong nhận ý
kiến đóng góp từ Thầy, Cơ, Anh, Chị để tơi có thể hồn thành bài khóa luận
tốt nghiệp tốt hơn.
Kính chúc sức khỏe q Thầy, Cơ, Ban Giám đốc và các Anh, Chị
Phịng kế tốn tài vụ của Công ty Cổ Phần Xuất Nhập khẩu Thủy sản An
Giang dồi dào sứa khỏe, thành công trong công việc và cuộc sống.
Trân trọng cảm ơn!
An Giang, ngày 16 tháng 04 năm 2018
Ngƣời thực hiện

Võ Thị Mai Nhi

ii

TĨM TẮT
Trong q trình hoạt động SXKD, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đều
mong muốn sẽ đạt lợi nhuận. Tuy nhiên, trong q trình hoạt động của các
doanh nghiệp ln tiềm ẩn những rủi ro từ bên trong lẫn bên ngồi gây ra thiệt
hại cho lợi ích của doanh nghiệp. Do đó, để đạt đƣợc những mục tiêu đã đề ra
doanh nghiệp cần phải có một hệ thống kiểm sốt nội bộ phù hợp, linh hoạt và
ngày càng hoàn thiện. HTKSNB phù hợp giúp cho nhà quản lý kiểm tra, giám
sát đƣợc các hoạt động đang diễn ra tại doanh nghiệp, hạn chế rủi ro, gây tổn
thất, hƣ hỏng… Trong đó việc kiểm sốt chu trình bán hàng – thu tiền là một
nội dung quan trọng cần đƣợc nhà quản lý quan tâm. Bởi lẽ, kiểm sốt chu
trình bán hàng – thu tiền nhằm đảm bảo công ty thu hồi các khoản tiền bán
hàng, cung cấp sản phẩm chất lƣợng phù hợp yêu cầu khách hàng và nâng cao
sức cạnh tranh trên thị trƣờng của cơng ty.
Do đó để làm rõ những vấn đề trên, tôi đã chọn đề tài cho khóa luận tốt
nghiệp của mình là “Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ chu trình bán
hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Thủy sản An
Giang”, khóa luận sẽ tập trung tìm hiểu các vấn đề sau:
Chƣơng 1: Giới thiệu gồm các nội dung lý do chọn đề tài, mục tiêu
nghiên cứu, đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu, phƣơng pháp nghiên cứu và ý
nghĩa đề tài.
Chƣơng 2: Cơ sở lý luận về kiểm sốt nội bộ và kiểm sốt nội bộ chu
trình bán hàng- thu tiền trình bày các nội dung về những khái niệm và lý
thuyết của các yếu tố cấu thành KSNB, nội dung chu trình bán hàng – thu tiền
nhƣ: đặc điểm của chu trình, các hoạt động kinh tế, tổ chức cơng tác kế tốn
trong chu trình, thủ tục kiểm sốt hệ thống thơng tin,…
Chƣơng 3: Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu
Thủy sản An Giang gồm các nội dung cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ
của từng bộ phận, giới thiệu về bộ máy kế tốn, chính sách và chế độ kế tốn.
Chƣơng 4: Thực trạng kiểm sốt chu trình bán hàng- thu tiền tại
Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Thủy sản An Giang trình bày các nội

dung thực trạng HTKSNB tại cơng ty, phân tích các bộ phận cấu thành
HTKSNB; chu trình bán hàng – thu tiền tại cơng ty và HTKSNB trong chu
trình.
Chƣơng 5: Nhận xét - Khuyến nghị và Kết luận. Nhận xét về cơng tác
kế tốn, qui trình làm việc của các bộ phận trong chu trình bán hàng – thu tiền
và đƣa ra các giải pháp nhằm hồn thiện HTKSNB trong chu trình bán hàng –
thu tiền tại Công ty.
iii


MỤC LỤC
Trang
LỜI CẢM ƠN .................................................................................................... ii
TÓM TẮT ........................................................................................................ iiii
MỤC LỤC .........................................................................................................v
DANH MỤC BẢNG ..................................................................................... viii
DANH MỤC HÌNH ẢNH ........................................................................... viiix
DANH MỤC LƢU ĐỒ ......................................................................................x
DANH MỤC SƠ ĐỒ ....................................................................................... xi
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT .......................................................................... xii
Chƣơng 1: GIỚI THIỆU .....................................................................................1
1.1

Lý do chọn đề tài .......................................................................................1

1.2

Mục tiêu nghiên cứu ..................................................................................2

1.2.1 Mục tiêu tổng quát ....................................................................................2

1.2.2 Mục tiêu cụ thể .........................................................................................2
1.3

Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu .............................................................3

1.3.1 Đối tƣợng nghiên cứu ...............................................................................3
1.3.2 Phạm vi nghiên cứu ..................................................................................3
1.4

Phƣơng pháp nghiên cứu ...........................................................................3

1.4.1 Phƣơng pháp thu thập dữ liệu ...................................................................3
1.4.2 Phƣơng pháp xử lý dữ liệu........................................................................4
1.5 Ý nghĩa........................................................................................................4
1.6

Kết cấu của khóa luận ...............................................................................4

Chƣơng 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SỐT
NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN ............................................5
2.1 Những vấn đề cơ bản của kiểm soát nội bộ ................................................5
2.1.1 Định nghĩa .................................................................................................5
2.1.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB .......................................................6
2.1.3 Vai trò và trách nhiệm của các đối tƣợng có liên quan đến KSNB .........12
2.1.4 Những hạn chế tiềm tàng của HTKSNB .................................................13
2.1.5 Kiểm soát HTTTKT ................................ Error! Bookmark not defined.
2.2 Kiểm sốt chu trình hán hàng- thu tiền.......................................................33
2.2.1 Đặc điểm của chu trình ............................................................................33
iv

2.2.2 Các hoạt động trong chu trình .................................................................34
2.2.3 Tổ chức kế tốn trong chu trình ...............................................................36
2.2.4 Tổ chức theo dõi cơng nợ phải thu ..........................................................38
Chƣơng 3:TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY CỐ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU
THỦY SẢN AN GIANG ..................................................................................40
3.1 Lịch sử hình thành và phát triển .................................................................40
3.2 Cơ cấu tổ chức công ty ...............................................................................41
3.2.1 Cơ cấu tổ chức tại công ty .......................................................................41
3.2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại cơng ty .............................................42
3.3 Tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty ..........................................................44
3.3.1 Tổ chức bộ máy kế tốn.......................................................................... 44
3.3.2 Chính sách và chế độ kế tốn ................................................................. 47
3.3.3 Hệ thống kế tốn quản trị ........................................................................50
3.4 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2016-2017 ...............50
3.5 Thuận lợi, khó khăn trong q trình hoạt động và định hƣớng phát triển
của công ty ........................................................................................................51
3.5.1 Thuận lợi ..................................................................................................51
3.5.2 Khó khăn ..................................................................................................52
3.5.3 Định hƣớng .............................................................................................52
Chƣơng 4: THỰC TRẠNG KIỂM SỐT CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU
TIỀN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU THỦY SẢN AN
GIANG .............................................................................................................54
4.1 Thực trạng về hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Cơng ty Cổ phần Xuất Nhập
khẩu Thủy sản An Giang ..................................................................................54
4.1.1 Mơi trƣờng kiểm sốt ..............................................................................54
4.1.2 Đánh giá rủi ro .........................................................................................58
4.1.3 Hoạt động kiểm sốt ................................................................................60
4.1.4 Thơng tin và truyền thơng........................................................................63
4.1.5 Giám sát ...................................................................................................64

4.2 Chu trình bán hàng- thu tiền tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Thủy
sản An Giang.....................................................................................................64
4.2.1 Đặc điểm của chu trình ............................................................................65
4.2.2 Các hoạt động kinh tế trong chu trình bán hàng - thu tiền ......................66
4.2.3 Chứng từ sử dụng trong chu trình ............................................................71
4.2.4 Các kiểu tổ chức theo dõi khoản phải thu ...............................................72
4.2.5 Tổ chức tài khoản sử dụng trong chu trình ..............................................72
v


4.2.6 Sổ sách trong chu trình ............................................................................74
4.2.7 Các báo cáo ..............................................................................................79
4.3 Hệ thống kiểm sốt nội bộ trong chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty
Cổ phần Xuất Nhập khẩu Thủy sản An Giang ................................................83
4.3.1 Kiểm soát hoạt động ................................................................................83
4.3.2 Kiểm sốt hệ thống thơng tin kế tốn ......................................................89
Chƣơng 5: NHẬN XÉT, KHUYẾN NGHỊ VÀ KẾT LUẬN ..........................97
5.1 Nhận xét ......................................................................................................97
5.1.1 Hệ thống kiểm soát nội bộ tại tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Thủy
sản An Giang ....................................................................................................97
5.1.2 Chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Thủy
sản An Giang.................................................................................................. 102
5.1.3 HTKSNB trong chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Xuất
Nhập khẩu Thủy sản An Giang ...................................................................... 103
5.2 Khuyến nghị............................................................................................. 107
5.2.1 Hệ thống kiểm soát nội bộ tại tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Thủy
sản An Giang ................................................................................................. 107
5.2.2 Chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Thủy
sản An Giang................................................................................................... 110
5.2.3 HTKSNB trong chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Xuất

Nhập khẩu Thủy sản An Giang ....................................................................... 110
5.3 Kết luận ..................................................................................................... 112
TÀI LỆU THAM KHẢO................................................................................ 114
PHỤ LỤC ....................................................................................................... 115

vi


DANH MỤC BẢNG
Bảng 1: Nhân sự của Ban Giám đốc và bộ phận kế tốn của cơng ty .............47
Bảng 2: Bảng khái qt tình hình KQHDKD của cơng ty từ năm
2016- 2017 ..................................................................................................... 50
Bảng 3: Trích Sổ chi tiết Doanh thu bán hàng hóa...........................................75
Bảng 4: Trích Sổ chi tiết Doanh thu bán thành phẩm. .....................................76
Bảng 5: Trích Sổ chi tiết Giá vốn hàng bán của hàng hóa. ..............................77
Bảng 6: Trích sổ chi tiết tài khoản Tiền gửi ngân hàng ....................................78
Bảng 7: Trích sổ tổng hợp phải thu của khách hàng – cơng ty An Châu .........80
Bảng 8: Trích sổ tổng hợp nợ phải thu của khách hàng ...................................81

vii


DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1: Phần mềm kế tốn báo lỗi khi chƣa nhập đầy đủ thơng tin .................91
Hình 2: Giao diện phần mềm khi hạch tốn chứng từ hóa đơn bán hàng ........91
Hình 3: Phần mềm phản ánh những chứng từ ghi nhận trong ngày 28/02/2018
..........................................................................................................................92
Hình 4: Thơng báo truy cập vào phần mềm kế tốn .........................................92
Hình 5: Giao diện kế toán viên đăng nhập vào phần mềm kế tốn ..................93
Hình 6: Phân quyền và quản lý ngƣời dùng .....................................................94

Hình 7: Giao diện phần mềm kế tốn tổng hợp hóa đơn bán hàng .................95

viii


DANH MỤC LƢU ĐỒ
Lƣu đồ 1: Lƣu đồ Quá trình luân chuyển chứng từ của các bộ phận tham
gia vào chu trình ..............................................................................................68
Lƣu đồ 2: Lƣu đồ Hoạt động thu tiền mặt và tiền chuyển khoản của khách
hàng ..................................................................................................................69

ix


DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức của công ty ..................................................................42
Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty ..........................................42
Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ...........................................................45
Sơ đồ 4: Quy trình ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn trên máy tính .........49

Sơ đồ 5: Sơ đồ thay đổi cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty ........... 108

x


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
AGIFISH; AGF

An Giang Fisheries Import Export Join
Stock Company

BCKT

Báo cáo kiểm tốn

BCTC

Báo cáo tài chính

BHXH

Bảo hiểm xã hội

BIDV

Joint Stock Commercial Bank for
Investment and Development of Vietnam

CCDC

Công cụ dụng cụ

CNTT

Công nghệ thông tin

ĐBSCL

Đồng bằng sông Cửu Long

DL

Dữ liệu

DN

Doanh nghiệp

ERP

Enterprise Resource Planning

GTGT

Giá trị gia tăng

GVHB

Giá vốn hàng bán

HĐQT

Hội đồng quản trị

HTK

Hàng tồn kho

HTKS

Hệ thống kiểm soát

HTKSNB

Hệ thống kiểm soát nội bộ

HTTT

Hệ thống thơng tin

HTTTKT

Hệ thống thơng tin kế tốn

KQHĐKD

Kết quả hoạt động kinh doanh

KSNB

Kiểm soát nội bộ

KTV

Kiểm toán viên

LNST

Lợi nhuận sau thuế

PG

Petrolimex Group

SXKD

Sản xuất kinh doanh

TK

Tài khoản

TNDN

Thu nhập doanh nghiệp

TP. HCM

Thành phố Hồ Chí Minh

TSCĐ

Tài sản cố định

xi


CHƢƠNG 1
GIỚI THIỆU
Chương này trình bày các nội dung về lý do chọn đề tài, mục tiêu

nghiên cứu, đối tượng và phạm vi nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu, ý
nghĩa của đề tài đối với bản thân người nghiên cứu và đối với đơn vị thực tập
và phần cuối của chương là kết cấu khóa luận.
1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Hiện nay, với sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trƣờng cũng nhƣ những
khó khăn từ nội lực của doanh nghiệp, các doanh nghiệp ngày càng quan tâm
nhiều hơn đến quản trị rủi ro, nâng cao năng lực quản lý, xây dựng những
chiến lƣợc phát triển phù hợp để giúp cho doanh nghiệp hạn chế những nguy
cơ, giải quyết những khó khăn thách thức của kinh tế thị trƣờng. Tuy nhiên,
thực trạng khá phổ biến hiện nay là phƣơng pháp quản lý của nhiều công ty áp
dụng chƣa đem lại hiệu quả nhƣ mong muốn. Khi các công ty nhỏ đƣợc quản
lý theo mơ hình cơng ty gia đình, cịn những cơng ty lớn thì lại phân quyền
điều hành cho cấp dƣới thiếu sự kiểm tra đầy đủ.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải đối mặt với những rủi ro từ bên ngoài
lẫn bên trong nhƣ: sự cạnh tranh của đối thủ, sự thay đổi thị hiếu của ngƣời
tiêu dùng, những tiến bộ cơng nghệ làm thay đổi quy trình vận hành đến việc
làm gian dối, không minh bạch hay tài sản bị mất mát,… Để tránh bị thiệt hại
do các tác động từ yếu tố bên trong lẫn bên ngoài, doanh nghiệp cần thƣờng
xuyên xác định mức độ rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn, phân tích ảnh hƣởng của
chúng và đƣa ra các biện pháp quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng. Do đó,
hệ thống kiểm sốt nội bộ của công ty cần đƣợc tổ chức sao cho có thể bảo
đảm tính chính xác, kịp thời, đầy đủ, xác thực, dễ nắm bắt và đến đúng ngƣời
có trách nhiệm.
Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp sẽ giúp cho nhà quản
lý kiểm tra, giám sát đƣợc quá trình hoạt động của doanh nghiệp, hạn chế tối
thiểu rủi ro, ngăn chặn tổn thất, mất mát, hƣ hỏng,… nhằm tạo ra môi trƣờng
làm việc chuyên nghiệp, nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ nhân viên.
Đồng thời, nó cũng mang lại kết quả tốt để đạt đƣợc những mục tiêu mà doanh
nghiệp đã đề ra về chất lƣợng sản phẩm, chi phí tối ƣu, sử dụng hiệu quả các

nguồn nhân lực và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trƣờng nội địa và
quốc tế.
Hiện nay, Công ty cổ phần Xuất Nhập khẩu Thủy sản An Giang là
cơng ty có ngành nghề về xuất khẩu thủy sản là chính. Hiện tại, trên thị trƣờng
1


có rất nhiều đối thủ cạnh tranh lớn mạnh địi hỏi cơng ty phải có những chính
sách và biện pháp nhằm gia tăng lợi nhuận, giảm thiểu rủi ro, gian lận để có
thể cạnh tranh với các đối thủ, chiếm lĩnh thị trƣờng và có thể mở rộng sang
các khu vực lân cận. Mặt khác, số lƣợng khách hàng ngày một đơng, tình hình
mua bán hằng ngày thƣờng xun và liên tục nên rất khó tránh khỏi sai sót và
gian lận. Để vƣợt qua thách thức mang tính cạnh tranh khốc liệt này địi hỏi
cơng ty khơng chỉ dừng lại ở việc áp dụng kỹ thuật công nghệ hiện đại, nâng
cao chất lƣợng, đa dạng hóa sản phẩm,… mà cịn phải sử dụng các phƣơng
pháp để kiểm soát tốt chi phí, giảm thiểu rủi ro trong doanh thu nhằm nâng
cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Từ đó, hệ thống kiểm sốt nội bộ đƣợc hình thành và phát triển mang
lại nhiều lợi ích. Hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp đều
trải qua nhiều q trình, mỗi q trình có mối quan hệ mật thiết với nhau nhƣ:
chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình sản xuất, chu trình nhân sự,…
Một trong những chu trình quan trọng của doanh nghiệp là chu trình bán hàng
– thu tiền. Việc kiểm sốt chu trình bán hàng - thu tiền là một nội dung quan
trọng đƣợc các nhà quản lý đặc biệt quan tâm. Vì chu trình tạo ra thu nhập, lợi
nhuận cho cơng ty, kiểm sốt chu trình này đảm bảo cơng ty thu hồi các khoản
doanh thu bán hàng, cung cấp cho khách hàng những sản phẩm chất lƣợng,
giảm thiểu những rủi ro làm thiệt hại từ đầu đến cuối chu trình bán hàng- thu
và nâng cao uy tín, sức cạnh tranh của cơng ty trên thị trƣờng.
Vì vậy, với đề tài “Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ chu trình
bán hàng – thu tiền cho Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Thủy sản An

Giang” có ý nghĩa thiết thực trong việc hồn thiện cơng tác quản lý của cơng
ty nhằm đƣa ra những giải pháp giúp giảm giảm bớt nguy cơ rủi ro, gian lận
sai sót. Bảo vệ tài sản khỏi bị mất mát, hƣ hỏng, trộm cắp. Đảm bảo tổ chức
hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ƣu các nguồn lực và đạt đƣợc mục tiêu đặt ra
tại công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Thủy sản An Giang.
1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
1.2.1 Mục tiêu tổng quát

Tìm hiểu, đánh giá và đƣa ra một số giải pháp để hồn thiện hệ thống
kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập
khẩu Thủy sản An Giang ngày càng hiệu quả hơn.
1.2.2 Mục tiêu cụ thể

- Đánh giá hiệu quả của HTKSNB đang áp dụng tại công ty Cổ phần
Xuất Nhập khẩu Thủy sản An Giang;

2


- Tìm hiểu nguyên nhân ảnh hƣởng đến hiệu quả của hệ thống kiểm
sốt chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Thủy
sản An Giang;
- Đƣa ra một số giải pháp để hoàn thiện hệ thống kiểm sốt chu trình
bán hàng- thu tiền tại công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Thủy sản An Giang;
1.3 ĐỐI TƢỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
1.3.1 Đối tƣợng nghiên cứu

Tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội bộ và các hoạt động kinh tế trong chu
trình bán hàng - thu tiền tại công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Thủy sản An
Giang.

1.3.2 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi về nội dung
Tìm hiểu các nội dung cơ bản của cơng tác kế tốn bán hàng- thu tiền
(chủ yếu trình bày phần bán hàng nội địa của công ty) và tập trung tìm hiểu
HTKSNB của chu trình bán hàng- thu tiền tại công ty Cổ phần Xuất Nhập
khẩu Thủy sản An Giang.
Phạm vi về thời gian
- Thời gian thực hiện đề tài: từ 03/01/2018 đến ngày 14/05/2018;
- Thu thập dữ liệu, số liệu liên quan đến nội dung của đề tài trong năm
2017.
Phạm vi về không gian
Đề tài đƣợc thực hiện tại công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu Thủy sản
An Giang.
1.4 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
1.4.1 Phƣơng pháp thu thập dữ liệu

Dữ liệu thứ cấp
- Tìm hiểu tài liệu lý thuyết liên quan về HTKSNB và chu trình bán
hàng- thu tiền;
- Thu thập số liệu từ Báo cáo tài chính trong kỳ kế toán từ 01/04/2017
đến 30/06/2017;
- Tham khảo những nội dung liên quan qua các khóa luận của những
năm trƣớc, qua mạng internet, bài báo,…
Dữ liệu sơ cấp
3


- Phỏng vấn nhân viên và ban lãnh đạo công ty bằng bảng câu hỏi để
thu thập thông tin cho đề tài;

- Quan sát thực tiễn các hoạt động kiểm sốt, cơng tác thực hiện của kế
tốn của cơng ty.
1.4.2

Phƣơng pháp xử lý dữ liệu

- Để thực hiện đề tài và thực hiện việc nghiên cứu cần hiểu rõ và áp
dụng lý thuyết đã học vào thực tiễn tại công ty;
- Tổng hợp thông tin, dữ liệu thực tế và sổ sách, báo cáo tài chính trong
kỳ kế tốn từ 01/04/2017 đến 30/06/2017 để so sánh, đối chiếu trong thực tế
để đƣa ra nhận xét.
1.5 Ý NGHĨA
Đối với bản thân: Qua đề tài nghiên cứu giúp ngƣời nghiên cứu hiểu
biết thêm về các hoạt động kiểm sốt trong chu trình bán hàng- thu tiền tại
công ty, nhận thấy đƣợc tầm quan trọng của HTKSNB đối với các doanh
nghiệp và tại cơng ty nói riêng.
Đối với đơn vị: Qua việc nghiên cứu giúp cơng ty có thể phân tích và
đánh giá đƣợc sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát trong chu trình bán hàng thu tiền. Bên cạnh đó, cơng ty có thể phát hiện ra những mặt chƣa hợp lý của
HTKSNB cùng với những ý kiến giải pháp riêng của ngƣời nghiên cứu đề tài
để hoàn thiện hệ thống kiểm sốt chu trình bán hàng- thu tiền hiệu quả hơn.
1.6 KẾT CẤU CỦA KHÓA LUẬN
Chƣơng 1: Giới thiệu
Chƣơng 2: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ và kiểm sốt nội bộ chu
trình bán hàng- thu tiền
Chƣơng 3: Giới thiệu về Công ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu thủy sản An
Giang
Chƣơng 4: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán
hàng- thu tiền tại Cơng ty Cổ phần Xuất Nhập khẩu thủy sản An Giang
Chƣơng 5: Nhận xét - Khuyến nghị và Kết luận.

4


CHƢƠNG 2
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SỐT
NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN
Chương này trình bày nội dung về những vấn đề cơ bản của KSNB, các
định nghĩa, các lý thuyết liên quan đến các yếu tố cấu thành của KSNB, vai trị
và trách nhiệm của các đối tượng có liên quan đến KSNB, những hạn chế tiềm
tàng của HTKSNB, trình tự nghiên cứu KSNB và nội dung chu trình bán hàngthu tiền (chu trình doanh thu) như: đặc điểm của chu trình, các hoạt động kinh
tế, tổ chức cơng tác kế tốn của chu trình, đặc điểm mơi trường máy tính ảnh
hưởng đến kiểm soát nội bộ, thủ tục kiểm soát hệ thống thơng tin,….
Nội dung chương này được trình bày theo giáo trình Kiểm tốn xuất
bản lần 6, Nhà xuất bản kinh tế TP.HCM, 2015 và giáo trình Hệ thống thơng
tin kế tốn tập 2, Nhà xuất bản Phương Đơng, 2012.
2.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ
2.1.1 Định nghĩa

Q trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm sốt nội bộ đã dẫn đến sự
hình thành các định nghĩa khác nhau từ giản đơn đến phức tạp HTKSNB. Đến
nay, định nghĩa về HTKSNB của COSO 2013 (Committee of Sponsoring
Organizations of the Treadway Commission) đƣợc chấp nhận rộng rãi là:
“Kiểm soát nội bộ là quá một quá trình, chịu ảnh hƣởng bởi Hội đồng
Quản trị, ngƣời quản lý và các nhân viên của đơn vị, đƣợc thiết lập để cung
cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm đạt đƣợc các mục tiêu về hoạt động, báo cáo
tài chính và tn thủ”.
Trong định nghĩa trên, có bốn nội dung cơ bản cần lƣu ý, đó là: q
trình, con ngƣời, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. Chúng đƣợc hiểu nhƣ sau:
Kiểm soát nội bộ là một quá trình. Kiểm sốt nội bộ bao gồm một
chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và đƣợc kết

hợp với nhau thành một thể thống nhất. Q trình kiểm sốt là phƣơng tiện để
giúp cho đơn vị đạt đƣợc những mục tiêu của mình.
Kiểm sốt nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người: Kiểm sốt
nội bộ khơng chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục,… mà phải bao gồm
cả những con ngƣời trong tổ chức nhƣ Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc, các
nhân viên,… Chính con ngƣời định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở
mọi nơi và vận hành chúng. Ngƣợc lại, KSNB cũng tác động đến hành vi của
con ngƣời. Mỗi cá nhân có một khả năng, suy nghĩ và ƣu tiên khác nhau khi
5


làm việc và họ không phải luôn luôn hiểu rõ nhiệm vụ cũng nhƣ trao đổi và
hành động một cách nhất quán. KSNB sẽ tạo ra ý thức kiểm soát ở mỗi cá
nhân và hƣớng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của tổ chức.
Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: KSNB cung cấp
một sự đảm bảo hợp lý, chứ không đảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ đạt
đƣợc. Vì khi vận hành HTKS, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm
của con ngƣời… nên dẫn đến không đạt đƣợc các mục tiêu. KSNB có thể ngăn
chặn và phát hiện sai phạm nhƣng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ
xảy ra. Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đƣa ra quyết định quản lý
là chi phí cho q trình kiểm sốt khơng thể vƣợt q lợi ích đƣợc mong đợi từ
q trình kiểm sốt đó. Do đó, tuy ngƣời quản lý có thể nhận thức đầy đủ về
các rủi ro, nhƣng nếu chi phí cho q trình kiểm sốt q cao thì họ vẫn khơng
áp dụng các thủ tục để kiểm sốt rủi ro.
Các mục tiêu của KSNB
- Đối với báo cáo tài chính, KSNB phải bảo đảm tính trung thực và
đáng tin cậy, bởi vì chính ngƣời quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo
cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
- Đối với tính tuân thủ, KSNB trƣớc hết phải đảm bảo tính hợp lý việc
chấp hành luật pháp và các quy định. Điều này xuất phát từ trách nhiệm của

ngƣời quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. Bên cạnh
đó, KSNB cịn phải hƣớng mọi thành viên trong đơn vị phải tuân thủ các chính
sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt đƣợc những mục tiêu
của đơn vị.
- Đối với mục tiêu sự hiện hữu và hiệu quả của các hoạt động, KSNB
giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thơng tin, nâng
cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các hoạt động kinh doanh.
(Tập thể tác giả bộ mơn Kiểm tốn, 2015, trang 30-31)
2.1.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB

Theo báo cáo COSO (2013) cho rằng: Dù có sự khác biệt đáng kể về tổ
chức hệ thống KSNB giữa các đơn vị do chúng phụ thuộc vào nhiều yếu tố
nhƣ quy mơ, tính chất hoạt động, mục tiêu,… của từng nơi, thế nhƣng bất cứ
hệ thống KSNB nào cũng bao gồm những bộ phận cơ bản. Theo quan điểm
phổ biến này, KSNB bao gồm những bộ phận sau:
2.1.2.1 Môi trường kiểm sốt

Mơi trƣờng kiểm sốt đƣợc biểu hiện thơng qua các chuẩn mực, quy
trình và cơ cấu tổ chức, trong đó hƣớng dẫn mọi thành viên trong đơn vị ở các
6


cấp khác nhau trong việc thực hiện trách nhiệm và ra quyết định. Nó thể hiện
thái độ chung của Hội đồng quản trị, nhà quản lý cấp cao về các vấn đề kiểm
soát, chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị là nền tảng đối
với các bộ phận khác của KSNB.
Sự trung thực và giá trị đạo đức. Sự hiện hữu của hệ thống KSNB
trƣớc tiên phụ thuộc vào tính trung thực và việc tơn trọng các giá trị đạo đức
của những ngƣời liên quan đến các q trình kiểm sốt. Để đáp ứng nhu cầu
này, các nhà quản lý cấp cao phải xây dựng những chuẩn mực đạo đức trong

đơn vị đến ngăn chặn ngăn cho các thành viên có hành vi thiếu đạo đức hoặc
phạm pháp. Bên cạnh đó, nhà quản lý cần làm gƣơng cho cấp dƣới về việc
tuân thủ các chuẩn mực đạo đức và cần phải phổ biến những quy định đến mọi
thành viên bằng các thể thức thích hợp.
Đảm bảo về năng lực. Là đảm bảo cho nhân viên có đƣợc những kỹ
năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện đƣợc nhiệm vụ của mình, nếu khơng
chắc họ sẽ thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao không hữu hiệu và hiệu quả. Do đó,
nhà quản lý nên tuyển dụng các nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm phù
hợp với nhiệm vụ đƣợc giao, phải giám sát và huấn luyện họ đầy đủ và thƣờng
xuyên.
Hội đồng quản trị và Uỷ ban kiểm toán. Nhiều nƣớc trên thế giới yêu
cầu các cơng ty cổ phần có niêm yết phải thành lập Uỷ ban Kiểm toán. Đây là
Uỷ ban gồm một số thành viên không tham gia vào việc điều hành đơn vị,
nhƣng có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn
vị. Do có những chức năng quan trọng, nên hoạt động hữu hiệu của Uỷ ban
Kiểm tốn và Hội đồng Quản trị có ảnh hƣởng lớn đến mơi trƣờng kiểm sốt.
Ở Việt Nam, Luật Doanh nghiệp quy định một số loại hình cơng ty phải có
Ban Kiểm sốt do Đại hội đồng cổ đơng bầu ra và đóng vai trị tƣơng tự nhƣ
Uỷ ban Kiểm toán.
Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý. Triết lý quản
lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của ngƣời quản lý, phong cách điều
hành lại thể hiện qua cá tính, tƣ cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị.
Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hƣởng lớn
đến mơi trƣờng kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn
vị. Triết lý quản lý và phong cách điều hành cũng đƣợc phản ánh trong cách
thức nhà quản lý sử dụng các kênh thông tin và quan hệ với cấp dƣới.
Cơ cấu tổ chức. Về thực chất đây là sự phân chia trách nhiệm và quyền
hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt đƣợc các
mục tiêu. Một cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm
7

soát và giám sát các hoạt động. Ngƣợc lại, khi thiết kế khơng đúng, cơ cấu tổ
chức có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng.
Cách thức phân chia quyền hạn và trách nhiệm. Phân chia quyền hạn
và trách nhiệm đƣợc xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức. Nó cụ thể hóa
về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn
vị, giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rõ nhiệm vụ cụ thể và từng hoạt động
của họ sẽ ảnh hƣởng nhƣ thế nào đến ngƣời khác trong việc hồn thành mục
tiêu. Do đó, khi mơ tả cơng việc, đơn vị cần phải thể chế hóa bằng văn bản về
những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và quan hệ giữa họ
với nhau.
Chính sách nhân sự. Là các chính sách của nhà quản lý về việc tuyển
dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thƣởng và kỷ luật
các nhân viên trong đơn vị. Chính sách nhân sự và việc áp dụng vào thực tế có
ảnh hƣởng đáng kể đến sự hiện hữu của mơi trƣờng kiểm sốt thơng qua việc
tác động đến các nhân tố khác trong môi trƣờng kiểm soát nhƣ đảm bảo về
năng lực, sự trung thực và các giá trị đạo đức.
(Tập thể tác giả bộ môn Kiểm toán, 2015, trang 32-34)
2.1.2.2 Đánh giá rủi ro

Mọi hoạt động của một đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó
có thể kiểm sốt tất cả. Để giới hạn đƣợc rủi ro ở mức chấp nhận đƣợc, ngƣời
quản lý phải dựa trên những mục tiêu đã đƣợc xác định của đơn vị, nhận dạng
và phân tích rủi ro, từ đó mới có thể quản trị đƣợc rủi ro.
Cụ thể hóa mục tiêu của đơn vị. Mục tiêu không phải là một bộ phận
của KSNB nhƣng việc xác định nó là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro.
Bởi lẽ một sự kiện có thể trở thành một rủi ro quan trọng đối với đơn vị hay
không sẽ phụ thuộc vào mức độ tác động tiêu cực của nó đến mục tiêu của đơn
vị. Trong quá trình đánh giá rủi ro, nhà quản lý cần dựa vào mục tiêu chung đã

đƣợc thiết lập đến cụ thể hóa thành các mục tiêu và phổ biến để từng bộ phận,
từng hoạt động có thể nhận dạng rủi ro.
Nhận dạng rủi ro. Rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn
đơn vị hay chỉ ảnh hƣởng đến từng hoạt động cụ thể. Ở mức độ tồn đơn vị,
các nhân tố có thể làm phát sinh rủi ro đó là sự đổi mới kỹ thuật, nhu cầu
khách hàng thay đổi, sự cải tiến của đối thủ cạnh tranh, sự thay đổi chính sách
của Nhà nƣớc, trình độ nhân viên không đáp ứng yêu cầu hoặc thay đổi cán bộ
quản lý. Để nhận dạng rủi ro, ngƣời quản lý có thể sử dụng nhiều phƣơng pháp
khác nhau, từ việc sử dụng phƣơng tiện dự báo và phân tích các dữ liệu quá

8


khứ cho đến việc rà soát thƣờng xuyên các hoạt động.
Phân tích rà sốt và đánh giá rủi ro. Vì rủi ro rất khó định lƣợng nên
đây là một cơng việc khá phức tạp và nhiều phƣơng pháp khác nhau. Tuy
nhiên, một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro thƣờng bao gồm những bƣớc
sau đây: Ƣớc lƣợng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hƣởng có thể có của nó đến mục
tiêu của đơn vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử
dụng đề ứng phó với rủi ro. Trong lĩnh vực kế tốn, có thể kể những rủi ro đe
dọa sự trung thực và hợp lý của BCTC nhƣ ghi nhận các tài sản khơng có thực
hoặc khơng thuộc quyền sở hữu của đơn vị, đánh giá tài sản và các khoản nợ
phải trả không phù hợp với các chuẩn mực, chế độ kế tốn; khai báo khơng
đầy đủ thu nhập và chi phí; trình bày thơng tin tài chính không phù hợp với
yêu cầu của chuẩn mực và chế độ kế tốn.
(Tập thể tác giả bộ mơn Kiểm tốn, 2015, trang 34-35)
2.1.2.3 Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là các hành động cần thiết để đảm bảo các chỉ thị
của nhà quản lý về đối phó rủi ro đe dọa đến việc đạt đƣợc các mục tiêu của tổ

chức đƣợc thực hiện. Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi bộ phận và mọi cấp
độ tổ chức trong một đơn vị.
Hoạt động kiểm sốt bao gồm các chính sách kiểm sốt và thủ tục kiểm
sốt. Chính sách kiểm soát là những nguyên tắc chung làm cơ sở cho việc thực
hiện các thủ tục kiểm sốt. Cịn thủ tục kiểm soát là những quy định cụ thể để
thực thi chính sách kiểm sốt. Chính sách kiểm sốt đƣợc tài liệu hóa một cách
đầy đủ và hệ thống hoặc lƣu hành theo kiểu truyền miệng. Bởi lẽ trong một
đơn vị nhỏ, ít cấp quản lý trung gian, có sự gần gũi giữa ngƣời quản lý và nhân
viên, có sự giám sát tốt, chính sách bất thành danh vẫn phát huy tác dụng.
Điều quan trọng là các chính sách kiểm sốt cần đƣợc áp dụng một cách nhất
quán với sự nhận thức đầy đủ của những cá nhân thực hiện chính sách hơn là
hình thức lƣu trữ của bản thân chính sách.
Phân loại hoạt động kiểm sốt:
Xét về mục đích, có thể chia hoạt động kiểm soát thành hai loại:
Kiểm soát phịng ngừa: là hoạt động kiểm sốt đƣợc thiết kế trƣớc khi
hoạt động bắt đầu nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu khả năng xảy ra nhầm lẫn và
gian lận ảnh hƣờng đến việc đạt đƣợc các mục tiêu của đơn vị.
Kiểm soát phát hiện: là hoạt động kiểm soát đƣợc thiết kế nhằm phát
hiện nhầm lẫn và gian lận sau khi các hoạt động đã đƣợc thực hiện.

9


Xét về chức năng, các hoạt động kiểm soát phổ biến trong đơn vị
bao gồm:
Soát xét của người quản lý cấp cao. Là việc soát xét của lãnh đạo cấp
cao trong đơn vị nhƣ so sánh kết quả thực hiện với dự toán, với dự báo, với kỳ
trƣớc hay của các đơn vị khác. Các chƣơng trình quan trọng của đơn vị phải
đƣợc soát xét để xác định mức độ hồn thành. Thí dụ, chƣơng trình tiếp thị,
chƣơng trình cải tiến quy trình sản xuất, chƣơng trình tiết kiệm chi phí,

chƣơng trình phát triển sản phẩm mới… Nói cách khác, việc soát xét các kết
quả trên đƣợc coi là một loại hoạt động kiểm soát trong đơn vị.
Phân chia trách nhiệm hợp lý
Một là, không để cho một cá nhân/ bộ phận nắm tất cả các khâu của một quy
trình nghiệp vụ từ khi phát sinh cho đến khi kết thúc.
Hai là, phải tách biệt giữa các chức năng sau đây:
- Chức năng xét duyệt/ phê chuẩn nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài
sản. Tức là ngƣời có thẩm quyền xét duyệt, đồng ý cho phép thực hiện nghiệp
vụ không đƣợc đồng thời là ngƣời nắm giữ các tài sản có liên quan để tránh
khả năng gian lận.
- Chức năng kế toán và chức năng bảo quản tài sản. Nghĩa là khơng để
ngƣời ghi chép sổ sách kế tốn lại kiêm luôn việc bảo quản các tài sản này.
- Chức năng xét duyệt/ phê chuẩn nghiệp vụ và chức năng kế tốn. Tức
là khơng để ngƣời có thẩm quyền xét duyệt, đồng ý cho phép thực hiện nghiệp
vụ kiêm ln việc ghi sổ kế tốn.
Kiểm sốt vật chất. Đây là hoạt động “Kiểm soát cứng”, một hoạt động
kiểm soát thƣờng đƣợc mọi ngƣời nghĩ tới nhất khi nói về KSNB trong đơn vị.
Cụ thể kiểm soát vật chất là các hoạt động kiểm soát nhằm đảm bảo cho tài
sản của đơn vị nhƣ máy móc, nhà xƣởng, tiền bạc, hàng hóa, cổ phiếu, trái
phiếu và các tài sản khác đƣợc bảo vệ một cách chặt chẽ. Ngoài ra, hoạt động
kiểm sốt vật chất cịn bao gồm việc định kỳ tiến hành kiểm kê tài sản và đối
chiếu với số liệu trên sổ sách. Bất kỳ sự chênh lệch nào cũng cần đƣợc giải
trình và xử lý thỏa đáng.
Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin. Nhiều hoạt động kiểm sốt cần
đƣợc thực hiện nhằm đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và phê chuẩn đúng đắn
cho các nghiệp vụ diễn ra trong doanh nghiệp. Kiểm sốt q trình xử lý thơng
tin đóng một vai trị quan trọng trong hoạt động kiểm sốt nói chung. Các hệ
thống thơng tin ngày nay đƣợc xử lý phần lớn bằng các chƣơng trình bằng
máy tính kết hợp với một số thủ tục đƣợc xử lý thủ công bởi con ngƣời.
10

(Tập thể tác giả bộ mơn Kiểm tốn, 2015, trang 35-40)
2.1.2.4 Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết
lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm sốt trong đơn vị thơng qua việc hình
thành các báo cáo để cung cấp thơng tin về hoạt động, tài chính và sự tn thủ,
bao gồm cả cho nội bộ và bên ngồi.
Thơng tin cần thiết cho mọi cấp của một tổ chức vì giúp cho việc đạt
đƣợc các mục tiêu kiểm sốt khác nhau. Thông tin đƣợc cung cấp thông qua
hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin của đơn vị đƣợc xử lý trên máy tính,
qua hệ thống thủ cơng hoặc kết hơp cả hai, đảm bảo các yêu cầu chất lƣợng
thơng tin là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện.
Truyền thông là một phần của hệ thồng thông tin nhƣng đƣợc nêu ra để
nhấn mạnh vai trị của việc truyền đạt thơng tin. Liên quan đến vấn đề này cần
chú ý các khía cạnh sau:
- Mọi thành viên trong đơn vị phải hiểu rõ cơng việc của mình, tiếp
nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các
thành viên khác và sử dụng đƣợc phƣơng tiện truyền thông trong đơn vị.
- Các thông tin từ bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng…)
cũng phải đƣợc tiếp nhận và ghi nhận một cách trung thực và đầy đủ, nhờ đó
đơn vị mới có thể có những phản ứng kịp thời, phù hợp với yêu cầu của pháp
luật.
Trong hệ thống thông tin, HTTTKT là một phân hệ quan trọng. Các
mục tiêu chủ yếu mà HTTTKT phải đạt đƣợc nhƣ sau:
- Xác định và ghi chép tất cả nghiệp vụ có thật;
- Ghi nhận và diễn giải các nghiệp vụ một cách đầy đủ, chi tiết và phân
loại đúng đắn các nghiệp vụ;
- Đo lƣờng giá trị của các nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị;

- Xác định đúng kỷ hạn của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để ghi chép
đúng kỳ;
- Trình bày đúng đắn và công bố đầy đủ thông tin cần thiết trên BCTC.
Để đạt đƣợc các điều trên, cần phải chú ý đến hai bộ phận quan trọng
trong hệ thống đó là chứng từ và sổ sách kế tốn.
Chứng từ:

11


- Chứng từ cho phép kiểm tra, giám sát tỉ mỉ từng hành vi kinh tế thông
qua thủ tục lập chứng từ;
- Giúp ngăn chặn kịp thời các hành vi sai phạm để giúp bảo vệ tài sản
của đơn vị;
- Giải quyết tranh chấp giữa các đối tƣợng, kể cả bên trong và bên ngồi
đơn vị.
Sổ sách kế tốn: đƣợc xem nhƣ là bƣớc trung gian tiếp nhận thông tin
ban đầu trên chứng từ để xử lý nhằm hình thành thông tin tổng hợp trên BCTC
và BCKT quản trị. Một hệ thống sổ sách chi tiết và khoa học cho những đối
tƣợng kế tốn sẽ góp phần đáng kể trong việc bảo vệ tài sản nhờ chức năng
kiểm tra, giám sát ngay trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.
Nhƣ vậy, truyền thông đúng đắn cũng đem đến cho các nhân viên sự
hiểu biết về vai trò và trách nhiệm của họ có liên quan đến q trình lập
BCTC. Các nhân viên xử lý thông tin sẽ hiểu rằng công việc của họ có liên
quan nhƣ thế nào đến ngƣời khác và họ đƣơc yêu cầu phải báo cáo ngay
những tình huống bất thƣờng cho cấp trên.
(Tập thể tác giả bộ mơn Kiểm tốn, 2015, trang 40-42)
2.1.2.5 Giám sát

Giám sát là quá trình mà ngƣời quản lý đánh giá chất lƣợng của

HTKSNB. Điều quan trọng là trong giám sát là phải xác định KSNB có vận
hành đúng nhƣ thiết kế hay khơng và có cần thiết phải sửa đổi chung cho phù
hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không. Để đạt kết quả, nhà
quản lý cần thực hiện giám sát thƣờng xuyên hoặc định kỳ.
Giám sát thường xuyên đạt đƣợc thông qua việc tiếp nhận các ý kiến
góp ý của khách hàng, nhà cung cấp,… hoặc xem xét các báo cáo hoạt động
và phát hiện các biến động thất thƣờng.
Giám sát định kỳ đƣợc thực hiện thông qua chƣơng trình đánh giá nội
bộ định kỳ, các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộ, hoặc do
kiểm toán viên độc lập thực hiện.
(Tập thể tác giả bộ mơn Kiểm tốn, 2015, trang 43)
2.1.3 Vai trị và trách nhiệm của các đối tƣợng có liên quan đến KSNB

Mức độ hữu hiệu của HTKSNB phụ thuộc rất nhiều vào sự tham gia và
đóng góp của các đối tƣợng bên trong và bên ngoài đơn vị.
Đối với những đối tƣợng bên trong, họ có vai trị và trách nhiệm liên
quan đến HTKSNB nhƣ sau:
12