Quy trình bán hàng và thu tiền tại công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên xăng dầu an giang

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Tên báo cáo: QUY TRÌNH BÁN HÀNG VÀ
THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH MTV
XĂNG DẦU AN GIANG

SINH VIÊN THỰC HIỆN: NGUYỄN THỊ HỒNG HẠNH
MSSV: DKT141999
LỚP: DH15KT1
NGÀNH: KẾ TOÁN

An Giang, Ngày 11 Tháng 04 năm 2018

1


TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Tên báo cáo: QUY TRÌNH BÁN HÀNG VÀ
THU TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH MTV
XĂNG DẦU AN GIANG

SINH VIÊN THỰC HIỆN: NGUYỄN THỊ HỒNG HẠNH
MSSV: DKT141999
LỚP: DH15KT1

NGÀNH: KẾ TOÁN
GVHD: TH.S NGUYỄN THỊ THANH THỦY

An Giang, Ngày 11 Tháng 04 năm 2018

2


ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO THỰC TẬP
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................

..............................................................................................................................
..............................................................................................................................

i


LỜI CẢM ƠN
Thời gian thấm thốt trơi nhanh, chớp mắt đã bốn năm đại học trôi qua
trong vô vàng những cảm xúc và kỷ niệm. Và trong hai tháng thực tập tại công
ty TNHH MTV xăng dầu An Giang, em đã học hỏi được rất nhiều kiến thức
về chuyên môn cũng như kinh nghiệm sống thực tế trong môi trường làm viêc.
Trong q trình hồn thành và để luận văn này đạt kết quả tốt đẹp, em đã nhận
được sự hỗ trợ, giúp đỡ nhiệt tình của q Cơng ty, giảng viên hướng dẫn và
bạn bè tại đơn vị thực tập. Với tình cảm sâu sắc, chân thành, cho phép em
được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến tất cả các cá nhân và cơ quan đã tạo điều
kiện giúp đỡ em trong quá trình học tập và nghiên cứu đề tài.
Trước hết em xin gởi lời cám ơn sâu sắc tới các anh chị phịng Tài chính –
Kế tốn cũng như phịng Kinh doanh tại cơng ty TNHH MTV Xăng dầu An
Giang. Đặc biệt là anh Nguyễn Nhựt Tân – Phó trưởng phịng đã tạo điều kiện
cho em được tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế tại đơn vị cũng như
hướng dẫn và cung cấp tài liệu cho em hồn thành bài báo cáo của mình.
Tiếp theo, em xin chân thành cám ơn Ban giám hiệu, tập thể giảng viên
trường Đại học An Giang, quý Thầy, cô khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh đã
truyền đạt những kiến thức quý báo cho em trong suốt bốn năm học. Và đặc
biệt, em xin gửi lời biết ơn sâu sắc đến Cô Nguyễn Thị Thanh Thủy đã quan
tâm, tận tình hướng dẫn, giúp đỡ cũng như truyền đạt những kinh nghiệm thực
tiễn giúp em hoàn thành bài báo cáo của mình một cách tốt đẹp nhất.
Cuối cùng, em xin cám ơn gia đình, bạn bè ln tạo điều kiện cho em về
vật chất cũng như tinh thần trong thời gian em làm báo cáo thực tập.
Với điều kiện thời gian cũng như kinh nghiệm còn hạn chế của một sinh

viên, báo cáo này không thể tránh được những thiếu sót. Em rất mong nhận
được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy cơ để em có điều kiện bổ sung,
nâng cao ý thức của mình, phục vụ tốt hơn công tác thực tế sau này. Lời cuối
xin được kính chúc q Thầy Cơ, Ban lãnh đạo nhà trường và các cô, chú,
anh, chị trong Công ty TNHH MTV Xăng dầu An Giang cùng các bạn sinh
viên thật nhiều sức khỏe và thành công trong cuộc sống.
Xin chân thành cảm ơn!
Long xuyên, ngày tháng

năm 2018

Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Hồng Hạnh

ii


MỤC LỤC
ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO THỰC TẬP................................................................ i
LỜI CẢM ƠN .................................................................................................... ii
DANH MỤC BẢNG........................................................................................... v
DANH MỤC LƯU ĐỒ ..................................................................................... vi
DANH MỤC SƠ ĐỒ .......................................................................................... vii
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ............................................................................ viii
DANH MỤC KÝ HIỆU LƯU ĐỒ .................................................................... ix
NỘI DUNG ......................................................................................................... 1
1 LỊCH LÀM VIỆC CÓ NHẬN XÉT VÀ KÝ XÁC NHẬN CỦA GVHD
MỖI TUẦN ......................................................................................................... 1
2 GIỚI THIỆU ĐƠN VỊ THỰC TẬP .............................................................. 3
2.1 Vài nét sơ lược về công ty ............................................................................ 3

2.2 Cơ cấu tổ chức ............................................................................................. 4
2.3 Nhân sự ......................................................................................................... 5
2.4 Chính sách và chế độ kế tốn cơng ty áp dụng ........................................ 6
2.5 Hình thức ghi sổ kế tốn.............................................................................. 7
3 BÁO CÁO KẾT QUẢ TÌM HIỂU VỀ QUY TRÌNH BÁN HÀNG VÀ
MƠI TRƯỜNG LÀM VIỆC TẠI CƠNG TY TNHH MTV XĂNG DẦU
AN GIANG ......................................................................................................... 8
3.1 Thực tế về hoạt động bán hàng ................................................................. 8
3.1.1 Đặc điểm loại hình kinh doanh của cơng ty .............................................. 8
3.1.2 Chứng từ sử dụng........................................................................................ 9
3.1.3 Tài khoản sử dụng ...................................................................................... 9
3.1.4 Phương pháp tính giá vốn .......................................................................... 9
3.1.5 Sơ đồ hạch tốn .......................................................................................... 10
3.1.6 Khái quát chung về quá trình bán hàng, thu tiền ...................................... 12
3.1.7 Nhiệp vụ kinh tế phát sinh thực tế tại công ty ............................................ 16
3.2 Môi trường làm việc của đơn vị.................................................................. 19
iii


3.2.1 Về cơ sở vật chất ......................................................................................... 19
3.2.2 Mối quan hệ giữa lãnh đạo với nhân viên .................................................. 19
3.2.3 Quan hệ giữa các nhân viên với nhau ........................................................ 19
3.2.4 Phong cách lãnh đạo, chế độ chính sách thăng tiến, đãi ngộ .................... 19
3.3 Nhận xét ........................................................................................................ 19
3.3.1 Ưu điểm ...................................................................................................... 20
3.3.2 Nhược điểm ................................................................................................ 20
4. NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CÔNG....................................... 21
5. PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CÔNG ..... 21
6. KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC QUA ĐỢT THỰC TẬP ....................................... 22
6.1 Những nội dung, kiến thức được củng cố .................................................. 22

6.1.1 Kiến thức về chuyên ngành kế toán ............................................................ 22
6.1.2 Kiến thức về kế toán bán hàng ................................................................... 22
6.1.3 Kiến thức về cách xử lý các nghiệp vụ trên phần mềm .............................. 23
6.2 Những kỹ năng cá nhân và thực hành nghề nghiệp học hỏi được .......... 23
6.2.1 Kỹ năng tin học ........................................................................................... 23
6.2.2 Kỹ năng chuyên ngành ................................................................................ 24
6.2.3 Kỹ năng thu thập, xử lý dữ liệu ................................................................... 24
6.2.4 Kỹ năng quản lý thời gian........................................................................... 24
6.2.4 Kỹ năng giao tiếp ........................................................................................ 24
6.2.5 Kỹ năng làm việc nhóm............................................................................... 24
6.3 Những kinh nghiệm và bài học thực tiễn tích lũy được ........................... 25
6.3.1 Kinh nghiệm trong giao tiếp ứng xử với cấp trên....................................... 25
6.3.2 Bài học về sự tự tin và chủ động ................................................................. 25
6.3.3 Kinh nghiệm về việc xin thực tập ................................................................ 25
6.4 Chi tiết kết quả cơng việc đã đóng góp cho đơn vị thực tập .................... 25
TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................. 27
PHỤ LỤC............................................................................................................ 28

iv


DANH MỤC BẢNG
Bảng 1: Bảng lịch làm việc .............................................................................................. 1
Bảng 2: Sổ chi tiết TK 5111 – Doanh thu bán hàng tháng 11/2017 ................... 17
Bảng 3: Sổ chi tiết TK 632 – Giá vốn hàng bán tháng 11/2017 .......................... 18
Bảng 4: Sổ chi tiết TK 131 – Phải thu của khách hàng tháng 11/2017 .............. 18

v

DANH MỤC LƯU ĐỒ
Lưu đồ 1: Lưu đồ luân chuyển chứng từ bán hàng, lập hóa đơn ..................... 12

vi


DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty ....................................................... 4
Sơ đồ 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy kế tốn cơng ty TNHH MTV Xăng dầu
An Giang ............................................................................................................ 6
Sơ đồ 3: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế tốn trên máy vi tính ............. 7
Sơ đồ 4: Hạch toán doanh thu bán hàng và dịch vụ ........................................ 10
Sơ đồ 5: Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu .......................................... 11
Sơ đồ 6: Hạch toán giá vốn hàng bán .............................................................. 11
Sơ đồ 7: Quy trình bán lẻ xăng dầu tại cửa hàng xăng dầu ............................. 14
Sơ đồ 8: Sơ đồ quy trình thu tiền tại Cơng ty .................................................. 15

vii


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
BH và CCDV

Bán hàng và cung cấp dịch vụ

BH

Bán hàng

BTC

Bộ tài chính

CKTM

Chiết khấu thương mại

CKTT

Chiết khấu thanh tốn

CL

Chênh lệch

CP

Chi phí

CPBH

Chi phí bán hàng

CPQLDN

Chi phí quản lý doanh nghiệp

CH

Cửa hàng

DN

Doanh nghiệp

DT

Doanh thu

PĐH

Phiếu đặt hàng

GGHB

Giảm giá hàng bán

GTGT

Giá trị gia tăng

GVHB

Giá vốn hàng bán

HĐ

Hóa đơn

K/C

Kết chuyển

KQ

Kết quả

KQKD

Kết quả kinh doanh

LN

Lợi nhuận

KH

Khách hàng

viii


DANH MỤC KÝ HIỆU LƯU ĐỒ
Hệ thống ký hiệu lưu đồ chứng từ
Đầu vào

Đầu ra

Xử lý

Chứng từ

Xử lý thủ
công

Sổ sách/Báo
cáo

Chứng từ
nhiều liên

Lưu trữ

Kết nối

N

A

N: theo
sổ thứ tự
D: theo
ngày
A: theo
tên

Điểm nối
cùng trang
1

Điểm nối
sang trang

Các ký hiệu sử dụng của lưu đồ hệ thống
Dòng luân chuyển
Cơ sở dữ liệu

Đầu ra

Nhập liệu

Xử lý máy tính

ix

Khác

Bắt
đầu/Kết
thúc/Đối
tượng bên
ngồi


NỘI DUNG
1. LỊCH LÀM VIỆC CÓ NHẬN XÉT VÀ KÝ XÁC NHẬN CỦA GIẢNG
VIÊN HƯỚNG DẪN MỖI TUẦN
Bảng 1: Bảng lịch làm việc
Thời Gian
Tuần 1

(22/1- 28/1/2018)

Nội Dung Công Việc
-

-

-

Tuần 3
(5/2 – 11/2/2018)

-

-

-

Tiếp xúc với doanh nghiệp, quan
sát tìm hiểu mơi trường làm việc
cũng như làm quen với cơ cấu tổ
chức trong phịng ban của cơng
ty.
Giới thiệu bản thân và làm quen
với anh/chị trong phòng ban, đặc
biệt là người hướng dẫn mình.
Quan sát cơng việc hằng ngày
của các anh/chị cũng như cách
ứng xử nói chuyện của các
anh/chị để dễ dàng hơn trong

việc giao tiếp.
Ln giữ thái độ vui vẻ hịa đồng
với mọi người.
Cố gắng làm tốt những công việc
được giao dù là nhỏ nhặt.
Quan sát anh/chị phụ trách mảng
liên quan đến kế tốn bán hàng
và ghi chép cơng việc liên quan
đến chủ đề làm báo cáo.
Chủ động giúp đỡ các anh/chị
trong quá trình sắp xếp chứng từ,
nhập số liệu bán hàng vào phần
mềm,…Từ những việc đơn giản
đó rút ra kinh nghiệm cho bản
thân.
Thu thập thông tin trên trang
web và trực tiếp hỏi các anh/chị
về chu trình bán hàng và thu tiền
của doanh nghiêp gồm những
bước nào và cách thức thực hiện
như thế nào.

1

Xác nhận của giảng
viên hướng dẫn


Tuần 4

-

(26/2 – 4/3/2018)

-

Tuần 5

-

Từ những thông tin thu thập
được, sau đó tìm hiểu sâu hơn về
chu trình bán hàng và thu tiền tại
doanh nghiệp để có thể rút ra sự
khác biệt giữa lý thuyết và thực
tế.

-

Từ sự khác biệt đó đưa ra nhận
định của bản thân về quy trình
bán hàng và thu tiền của doanh
nghiệp.

-

Tổng hợp và lựa chọn những
thông tin phù hợp để chuẩn bị
viết bản nháp.
Viết bản nháp báo cáo thực tập.

(5/3 – 11/3/2018)

Tuần 6
(12/3 – 18/3/2018)

Tuần 7
(19/3 – 25/3/2018)

Tuần 8

Chủ động nhờ các anh/chị giao
việc và hướng dẫn những công
việc liên quan đến đề tài báo cáo
thực tập. Ví dụ như: lập phiếu
xuất kho những nghiệp vụ đơn
giản, giúp các anh/chị kiểm tra
đối chiếu số liệu mua bán hàng
trên phần mềm với số liệu trên
kho.
Xin các anh/chị một vài số liệu
liên quan đến quy trình bán hàng
như hóa đơn, phiếu xuất kho,
phiếu thu, sổ sách,…để làm rõ
hơn cho bài báo cáo.

-

-

(26/3 – 1/4/2018)
-

Hoàn thành và nộp bản nháp báo
cáo thực tập.
Trong thời gian chờ nhận xét của
cô, thu thập thêm những thông
tin cần thiết và hữu ích cần bổ
sung cho bài báo cáo.
Tổng hợp lại những thông tin đã
thu thập được trong 7 tuần qua
để chuẩn bị hoàn chỉnh báo cáo
thực tập.
Gửi lời trực tiếp cám ơn đến
giám đốc cơng ty và các anh/chị
trong phịng ban đã tạo điều kiện
giúp đỡ bản thân hoàn thành báo
cáo thực tập.
2


2. GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP
2.1 vài nét sơ lược về công ty TNHH MTV Xăng dầu An Giang
Sơ lược về công ty
 Tên công ty viết bằng tiếng Việt: Công ty TNHH MTV Xăng dầu An
Giang.
 Tên công ty viết bằng tiếng Anh: Petrolimex An Giang.
 Mã số thuế: 1600184590.
 Trụ sở chính: Số 145/1 đường Trần Hưng Đạo, phường Mỹ Phước,
thành phố Long Xuyên, tỉnh An Giang.

 Số điện thoại: (076) 394-3727, (076) 394-3563.
 Số Fax: (076) 394-3066.
 Email:
 Website: />
 Logo công ty:

 Ngành nghề kinh doanh
Công ty TNHH MTV Xăng dầu An Giang kinh doanh xăng dầu, các sản
phẩm hóa dầu (gas dân dụng, gas công nghiệp, dầu nhờn, nhựa đường), vật
tư, thiết bị chuyên ngành xăng dầu).
Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH MTV Xăng dầu An Giang là doanh nghiệp 100% vốn
Nhà nước trực thuộc Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam. Tiền thân là Công ty
Xăng dầu mở, được thành lập năm 1975 trực thuộc Ty Thương nghiệp tỉnh
Long Châu Hà; thánh 5 năm 1976 sát nhập với Ty Vật tư An Giang thành
Công ty Vật tư Tổng hợp An Giang, trực thuộc Tổng cục Vật tư Miền Nam;
đến 01/01/1977 trực thuộc Bọp Vật Tư.
Thực hiện Nghị định số 338/NĐ-CP của Thủ tướng Chính phủ, cơng ty
được thành lập lại theo Quy định 331/QĐ-UB ngày 03/6/1994 của UBND tỉnh
An Giang về trực thuộc Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam. Tháng 7/2010,
3


công ty được chuyển đổi sang hoạt động theo mô hình Cơng ty TNHH MTV
100% vốn Nhà nước, trực thuộc Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam – Bộ Công
thương (nay là Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam) theo Nghị định 25/2010/NĐ-CP
của Thủ trưởng Chính phủ.
Cơng ty TNHH MTV Xăng dầu An Giang đã trở thành một doanh
nghiệp lớn trên địa bàn tỉnh. Với nguồn hàng cung ứng đảm bảo chất lượng,
dồi dào về số lượng của Tập đoàn với các hãng xăng dầu nổi tiếng trên thế

giới, công ty xăng dầu An Giang giữ vai trò quan trọng trong việc đảm bảo
điều hòa cân đối cung cầu trên thị trường, tuyệt đối không để xảy ra cơn sốt
xăng dầu kể cả trong những thời kỳ giá xăng dầu trên thế giới tăng đột biến.
Đồng thời công ty luôn thực hiện nghiêm túc cơ chế quản lý giá của tổng công
ty, đảm bảo giá bán ra ở các vùng sâu, vùng xa bằng giá bán ở đồng bằng và
thành thị.
Tương lai của ngành nói chung và Cơng ty TNHH MTV Xăng dầu An
Giang nói riêng đang đặt ra nhiệm vụ to lớn là phải nhanh chóng đổi mới cơng
nghệ, áp dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật vào hoạt động sản xuất kinh
doanh để không bị tụt hậu so với các doanh nghiệp trong ngành.
2.2 Cơ cấu tổ chức
BAN GIÁM
ĐỐC

PGĐ Kinh Doanh

Phịng
KD Tổng
Hợp

Đội Vận
Tải

Phịng
Kinh
Doanh

PGĐ Kỹ Thuật

P. Tổ

chức
Hành
Chính

Hệ thống
Các CHXD

P. Tài
Chính Kế
Tốn

Hệ thống
CHKD khác

Kho XD
Vịnh Tre

Sơ đồ 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty
4

P. Quản
lý Kỹ
Thuật

Kho
XD LX


Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo:
Quan hệ nghiệp vụ hỗ trợ:

(Nguồn: Phịng tài chính – Kế tốn)
2.3 Nhân sự
Bộ máy tổ chức của Công ty bao gồm:
- Ban Giám Đốc Cơng ty
- 05 Phịng nghiệp vụ: Phịng Tổ chức - Hành chính, Phịng Tài chính Kế tốn, Phịng Kinh doanh, Phòng Kinh doanh Tổng hợp, Phòng Quản
lý Kỹ thuật.
- Đội vận tải (thuộc phòng Kinh doanh)
- 01 Kho Xăng dầu Vịnh Tre
- 42 Cửa hàng xăng dầu bán lẻ xăng dầu
- 03 Cửa hàng chuyên doanh (CH Thiết bị xăng dầu và Sản phẩm
Petrolimex, CH Gas và Sản phẩm Petrolimex, Chi nhánh CH Gas
Petrolimex)
- Số lượng CB.CNV đến ngày 31/12/2017 là 248 người.
- Về trình độ lao động:
 Đại học: 50 người
 Cao đẳng: 14 người
 Trung cấp : 70 người
 Công nhân kỹ thuật, sơ cấp nghề đến cao đẳng nghề: 113 người
 Chưa đào tạo: 1 người
- Về cơ cấu lao động:
 Lao động văn phòng: 44 người trong đó phục vụ 01 người.
 Lao động trực tiếp: 204 người
 Lao động CHXD: 159 người
 Lao động thủ kho, kho xăng dầu: 14 người
 Lao động khác: 31 người.

5


Bộ máy kế tốn của Cơng ty:

KẾ TỐN TRƯỞNG

Kế Tốn:

Kế Tốn:

Kế Tốn:

Kế Tốn:

- TSCĐ

- Hàng hóa

- Chi phí

- XDCB

-Tiền lương

- Vốn
bằng tiền.

- Vật tư

- BHXH

- Công nợ
mua bán

- Vốn chủ
sở hữu

Kế tốn
Tổng Hợp

CÁC NHÂN VIÊN KẾ TỐN Ở CÁC CỬA HÀNG TRỰC THUỘC
Sơ đồ 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy kế tốn cơng ty TNHH MTV
Xăng dầu An Giang
(Nguồn: Phịng tài chính – Kế tốn)
2.4 Chính sách và chế độ kế tốn cơng ty áp dụng
Cơng ty áp dụng chế độ kế tốn doanh nghiệp theo thơng tư
200/2014/TT-BTC, ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính về “Hướng dẫn
chế độ kế toán doanh nghiệp”
Phương pháp kê khai và nộp thuế GTGT: Cơng ty sử dụng tính theo
phương pháp khấu trừ
Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 hàng
năm
Kỳ của kế toán: Quý
Đơn vị tiền tệ: Đồng Việt Nam (VNĐ).

6


2.5 Hình thức ghi sổ kế tốn
Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn Nhật ký chung trên máy vi tính. Phần mềm
kế tốn cơng ty sử dụng là phần mềm SAP và BFO.

Chứng từ kế
tốn

Sổ kế tốn:

PHẦN
MỀM KẾ
TỐN

Bảng tổng hợp
chứng từ kế
tốn cùng loại

MÁY VI TÍNH

- Sổ tổng hợp
- Sổ chi tiết

- Báo cáo tài
chính
- Báo cáo kế
tốn quản trị

Sơ đồ 3: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế tốn trên máy
vi tính
Ghi chú: Nhập số liệu hằng ngày:
In sổ, báo cáo quí, năm:
Đối chiếu kiểm tra:
(Nguồn: Phịng tài chính – Kế tốn)
Hằng ngày, kế tốn căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ,
xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để nhập vào máy tính theo bảng,

biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn.
Theo qui trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được nhập vào sổ kế
tốn tổng hợp (Sổ cái hoặc nhật ký sổ cái) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên
quan.
Cuối quý hoặc cuối năm kế tốn thực hiện thao tác khóa sổ và lập báo
cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với sổ liệu chi tiết được
thực hiện tư động và ln đảm bảo chính xác, trung thực theo thơng tin đã
được nhập trong kỳ.
Thực hiện các thao tác để in ra báo cáo tài chính theo quy định.
7


Cuối quý hoặc năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết được in ra
giấy, đóng thành quyển và thực hiện thủ tục theo quy định của kế tốn ghi
bằng tay.
3. BÁO CÁO KẾT QUẢ TÌM HIỂU VỀ QUY TRÌNH BÁN HÀNG VÀ
MƠI TRƯỜNG LÀM VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH MTV XĂNG DẦU
AN GIANG
3.1 Thực tế về hoạt động bán hàng
3.1.1 Đặc điểm loại hình kinh doanh của công ty
Doanh thu của công ty được tập hợp từ các doanh thu các mặt hàng xăng dầu,
doanh thu bán xe gắn máy, doanh thu bán các hàng hóa khác. Nhưng doanh
thu chủ yếu và chiếm tỷ trọng lớn nhất là doanh thu từ các mặt hàng xăng dầu
như: xăng RON 92 (xăng 92), xăng RON95 (xăng 95), dầu hỏa (dầu KO), dầu
Điêzen (dầu DO) từ hệ thống đại lý và các cửa hàng trực thuộc.
Công ty áp dụng ba phương thức bán hàng như sau:
Bán trực tiếp: Phục vụ nhóm khách hàng có nhu cầu tiêu thụ trực tiếp cho sản
xuất, đa dạng các đối tượng như: doanh nghiệp sản xuất, đơn vị vận tải,…
Bán thông qua đại lý: Là phương thức bán xăng dầu cho các khách hàng có
cửa hàng bán lẻ xăng dầu và hưởng mức hoa hồng nhất định trên hàng hóa bán

ra tại từng thời điểm.
Bán lẻ: Đây là phương thức bán hàng thông dụng nhất của các cửa hàng xăng
dầu. Chủ yếu là khách hàng mua với số lượng nhỏ và không thường xun.
Có 3 hình thức bán lẻ:
- Bán theo giá bán lẻ và thu tiền ngay
- Bán theo giá bán lẻ cho khách hàng có ký hợp đồng với các hình thức
thanh toán linh hoạt thuận lợi cho khách hàng.
- Bán hàng thanh toán bằng thẻ Flexicard, khách hàng được hưởng các
chính sách ưu đãi.
Hình thức thanh tốn áp dụng tại Cơng ty
Cơng ty áp dụng 2 hình thức thanh tốn cơ bản là chuyển khoản và thanh toán
bằng tiền mặt.
+ Đối với bán hàng thơng qua hợp đồng thì việc thanh toán sẽ tùy theo
thỏa thuận đã ký kết giữa hai bên trong hợp đồng kinh tế, do hợp đồng thường
có giá trị lớn nên việc thanh tốn chủ yếu là chuyển khoản.
+ Đối với bán hàng thông qua đại lý thì việc thanh tốn sẽ tùy theo thoản
thuận đã ký kết giữa hai bên trong hợp đồng, trong hợp đồng có chính sách
8


chiết khấu hoa hồng đại lý được hưởng nhưng phải bán đúng giá Cơng ty quy
định .
+ Cịn đối với khách hàng nhỏ lẻ thì Cơng ty áp dụng hình thức thanh
toán bằng tiền mặt và thanh toán ngay sau khi nhận hàng.
3.1.2. Chứng từ sử dụng
-

-

Hóa đơn giá trị gia tăng: gồm 3 liên, liên 1 lưu tại quyển hóa đơn, liên 2

giao cho khách hàng, liên 3 lưu trong hồ sơ bán hàng.
Phiếu xuất kho: gồm 3 liên, liên 1 lưu ở bộ phận lập phiếu, liên 2 giao
cho cửa hàng xăng dầu và làm chứng từ trong q trình đi đường, liên 3
giao cho kế tốn hàng hóa theo dõi đối chiếu.
Phiếu thu: gồm 2 liên, liên 1 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho
bộ phận kế toán ghi sổ, liên 2 giao cho người nộp tiền.
Sổ sách kế toán: Sổ chi tiết, sổ cái.

3.1.3 Tài khoản sử dụng
-

Tài khoản 156: Hàng hóa
Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Tài khoản 521: Các khoản giảm trừ doanh thu
Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán.
Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng.
Và một số tài khoản khác

3.1.4 Phương pháp tính giá vốn
Công ty áp dụng phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Áp dụng dựa
trên giả định là giá trị hàng tồn kho được mua hoặc được sản xuất trước thì
được xuất trước, và giá trị hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là giá trị hàng tồn kho
được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá
trị hàng xuất kho được tính theo giá lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc
gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo giá của hàng nhập
kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ cịn tồn kho.
(Thơng tư 200 Bộ Tài chính, 2014, điều 23)

9

3.1.5 Sơ đồ hạch toán
Tài khoản 511

911

511

Kết chuyển

111, 112, 131

521

DTBH & CCDV DT hàng bán bị
trả lại, bị giảm giá, CKTM

DTT BH & CCDV

33311

Thuế GTG
đầu ra
Thuế GTGT hàng bán bị trả lại,
bị giảm giá, CKTM

Kết chuyển DT hàng bán bị trả lại, bị giảm giá, CKTM

Sơ đồ 4: Hạch toán doanh thu bán hàng và dịch vụ
(Hà Xuân Thạnh, 2015, 220)

10


Sơ đồ tài khoản 521
111, 112, 131

521

511

Các khoản CKTM,
GGHB, hàng bán bị trả lại

3331

K/c CKTM, GGHB,
hàng bán bị trả lại

Giảm các khoản
thuế phải nộp

Sơ đồ 5: Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu
(Thơng tư 200 Bộ Tài chính, 2014, điều 81, khoản 1,2)
Sơ đồ tài khoản 632
331,111

911

632

Mua xong bán ngay

Kết chuyển giá vốn
hàng đã bán trong kỳ

157
Mua xong
gửi bán

Hàng gởi bán
đã bán được

155, 156
Gởi bán
Xuất kho bán trực tiếp
Hàng hóa đã bán bị trả lại

Sơ đồ 6: Hạch tốn giá vốn hàng bán
(Thơng tư 200 Bộ Tài chính, 2014, điều 23)

11


3.1.6 Khái quát chung về quá trình bán hàng, thu tiền
Bộ phận bán hàng

Bộ phận lập HĐ

Bộ phận giao hàng

Kế toán phải thu

3

Khách hàng

A

Phiếu XK

B

3

Giấy giao hàng
Phiếu đặt hàng

1
3

Phiếu XK
Lập phiếu
XK

Lập giấy
giao hàng

1

Kiểm

tra đối
chiếu

3
2

2

1

HĐ GTGT

Phiếu XK
Nhập liệu
N

3

1

Phiếu XK

3

Giấy giao
hàng

2

B

1

Phần mềm xử lý

HĐ GTGT
Phiếu đặt
hàng

A

3

3

Phiếu XK

N

Khách hàng

Khách hàng
N

Giấy giao hàng

N

Nhật
ký BH

Khách hàng

3

HĐ GTGT

N

Lưu đồ 1: Lưu đồ luân chuyển chứng từ bán hàng
Nguồn: Phịng tài chính – Kế tốn

12


Quy trình bán hàng, lập hóa đơn tại Cơng ty
 Khi phát sinh nhu cầu mua hàng, khách hàng gửi yêu cầu đặt hàng cho
nhân viên bán hàng. Dựa vào phiếu đặt hàng, phòng kinh doanh (bộ
phận bán hàng) lập phiếu xuất kho (3 liên – liên 1 lưu tại công ty, liên 2
giao khách hàng, liên 3 lưu tại kho hàng).
 Bộ phận giao hàng căn cứ vào phiếu xuất kho, lập giấy giao hàng (3
liên – liên 1 lưu tại công ty, liên 2 giao cho khách hàng và liên 3
chuyển đến bộ phận lập hóa đơn), tiến hành xuất kho giao hàng, cho
khách hàng ký nhận.
 Bộ phận lập hóa đơn căn cứ vào giấy giao hàng và phiếu xuất kho, tiến
hành kiểm tra, đối chiếu và lập hóa đơn GTGT (3 liên – liên 1 lưu tại
công ty, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 chuyển đến kế toán phải
thu).
 Kế toán phải thu (Kế tốn tiền) căn cứ vào hóa đơn GTGT từ bộ phận
lập hóa đơn chuyển sang, tiến hành nhập liệu và ghi sổ.

13


Quy trình bán hàng của nhân viên bán lẻ xăng dầu
Bước 1
Hướng dẫn khách hàng vào vị trí thuận tiện và nhìn
rõ số đồng hồ trụ bơm
Chào hỏi, nhắc nhở KH tắt máy xe, tắt thuốc

Bước 2
Hỏi khách hàng nhu cầu mua hàng
Nhắc cị bơm, kiểm tra màn hình
hiển thị số tiền, số lít về bằng 0

Bước 3
Bơm hàng đúng, đủ theo u cầu của khách hàng
Bóp cị bơm xuất hàng cho KH
Ngưng bơm khi màn hình thể hiện đủ số lượng, số tiền KH mua

Bước 4

Bước 5

Mời khách hàng xác nhận
màn hình cột bơm trước khi
thanh tốn

Nhận và xác nhận số tiền,
cảm ơn khách hàng

Sơ đồ 7: Quy trình bán lẻ xăng dầu tại cửa hàng xăng dầu
(Nguồn: Phòng tài chính – Kế tốn)

14