MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ

MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN
CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ
1. Nhận xét công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần
Bánh kẹo Hải Hà
1.1. Ưu điểm
Bộ máy tổ chức kế toán theo hình thức tập trung phù hợp với đặc điểm và
nhu cầu quản lý của Công ty. Đội ngũ cán bộ kế toán tuy còn trẻ nhưng trình độ
chuyên môn rất vững vàng, có trình độ từ đại học trở lên. Các cán bộ kế toán
luôn không ngừng tự bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ, có tinh thần trách nhiệm
cao trong công việc, làm việc một cách linh hoạt. Bộ máy làm việc khoa học,
chuyên nghiệp, vận dụng và lập chứng từ phù hợp với chế độ kế toán, cập nhật
những thay đổi về chế độ kế toán để nhanh chóng áp dụng: hệ thống tài khoản,
sổ sách theo quyết định số 15: QĐ 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006, báo cáo
kết quả kinh doanh theo thông tư 38/2007/TT/BTC ban hành ngày 18 tháng 04
năm 2007 của Bộ tài chính.
Trong phòng kế toán tài chính, sự phân công phân nhiệm rõ ràng giữa các
phần hành kế toán, không chồng chéo, luôn có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các
phần hành khi cần thiết. Công việc được kế toán trưởng điều hành và sự chỉ đạo
chặt chẽ của phó tổng giám đốc tài chính. Công tác kế toán trong doanh nghiệp
đã được vi tính hoá, mỗi kế toán viên được trang bị một máy tính hiện đại. Đặc
biệt, không chỉ các máy tính riêng trong phòng kế toán được nối với nhau mà
các máy tính của phòng Kế hoạch - Thị trường, phòng Vật tư và phòng Kế toán
tài chính cũng được nối mạng với nhau phục vụ cho việc cung cấp thông tin
chính xác và hiệu quả. Phần mềm kế toán hiện nay công ty đang sử dụng là VC
2001. Phần mềm được thiết kế phù hợp với hình thức ghi sổ và đặc điểm kế
toán của Công ty bởi một công ty phần mềm. Chính vì vậy, phần mềm này hỗ
trợ rất nhiều cho công tác kế toán của Công ty trong việc ghi chép, tính toán, lên
sổ. Kế toán nhập dữ liệu vào máy, cho chương trình chạy, máy tính sẽ tự phân
bổ và nhặt dữ liệu lên các sổ. Công tác kế toán vật tư trước đây do có rất nhiều
loại nguyên vật liệu nên khối lượng công việc lớn. Nhưng do áp dụng phần

mềm VC 2001 đã giảm thiểu công việc của kế toán vật tư. Các loại nguyên vật
liệu được mã hoá và việc xử lý các chứng từ trên máy đã giúp kế toán vật tư
không chỉ dễ dàng hơn trong công tác quản lý và hạch toán mà còn trở lên đơn
giản hơn và chính xác hơn, nhất là việc tính giá trị nguyên vật liệu xuất kho.
1.1.1. Công tác quản lý vật tư
Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trong rất lớn trong chi phí giá thành sản
xuất sản phẩm nên nếu sử dụng tiết kiệm, hiệu quả nguyên vật liệu là biện pháp
hữu hiệu giảm chi phí giá thành mà còn đảm bảo được chất lượng sản phẩm.
Công ty rất chú trọng công tác quản lý nguyên vật liệu không chỉ ở khâu sản
xuất mà ở tất cả các khâu: thu mua, sử dụng, bảo quản và dự trữ. Công ty xây
dựng hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm một
cách tương đối chính xác. Hệ thống này được xây dựng lên bởi các phân tích
thông số kỹ thuật phức tạp và kinh nghiệm sản xuất nhiều năm. Phòng vật tư
dựa vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho các loại sản phẩm xây dựng nên
kế hoạch thu mua và thực hiện công tác cung ứng vật tư cho sản xuất. Vật liệu
trước khi nhập kho được tiến hành kiểm tra chặt chẽ bởi phòng KCS về tất cả các
mặt: số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại. Nhờ đó, nguyên vật liệu sản xuất
luôn đảm bảo chất lượng, giúp cho quá trình sản xuất tại Công ty luôn được tiến
hành liên tục, đều đặn theo đúng kế hoạch.
Việc bảo quản vật tư của Công ty được tiến hành ở 5 kho: kho ANH, kho
THAT, kho BICH, kho THU, kho KT. Các kho của Công ty đã đảm bảo đủ các
tiêu chuẩn kỹ thuật của một kho hàng: rộng rãi, thoáng mát, có hệ thống phòng
chống cháy nổ, có thiết bị bảo quản… Các kho chịu sự quản lý trực tiếp của các
thủ kho. Các thủ kho của Công ty đều là những nhân viên có trình độ chuyên
môn nghiệp vụ lại có kinh nghiệm làm việc lâu năm. Công tác bảo quản vật tư
của Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà được thực hiện rất tốt, luôn đảm bảo cho
quá trình sản xuất.
Tình hình thực hiện định mức do phòng vật tư theo dõi. Từ đó tính ra tiết
kiệm hay lãng phí. Nếu việc sử dụng nguyên vật liệu là tiết kiệm mà vẫn đảm
bảo chất lượng thì Công ty sẽ tiến hành khen thưởng. Ngược lại, nếu nguyên

vật liệu bị sử dụng một cách lãng phí, có mất mát, thất thoát, tuỳ theo nguyên
nhân mà Công ty tiến hành kỷ luật, truy cứu trách nhiệm bồi thường. Đây là
phương pháp quản lý một cách hợp lý, giúp cho doanh nghiệp sản xuất vẫn
đảm bảo chất lượng mà không bị cố tình giảm thiểu số vật tư sử dụng để thu
lợi.
Phòng vật tư xây dựng định mức dự trữ cho tất cả các loại nguyên vật liệu
dựa trên đặc điểm của nguyên vật liệu: nguyên vật liệu chính hay phụ, số lượng
nhiều hay ít… nhu cầu sản xuất sản phẩm của kỳ sau, sự biến động giá cả của
nguyên vật liệu trên thị trường và căn cứ vào tình hình tài chính của Công ty.
Việc xây dựng định mức tồn kho để đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục,
không bị gián đoạn thiếu nguyên vật liệu không thu mua được hoặc có sự biến
động quá cao của giá nguyên vật liệu làm đội chi phí giá thành, đồng thời cũng
tránh việc dự trữ quá nhiều làm ứ đọng vốn, mất thêm chi phí kho tàng, bến
bãi…
1.1.2 Về tổ chức chứng từ ban đầu
Tổ chức hạch toán ban đầu được thiết kế tốt, đảm bảo các nghiệp vụ phát
sinh liên quan đến nhập - xuất chặt chẽ. Nhờ đó cung cấp thông tin cho quá
trình quản lý cũng như công tác kế toán. Việc lưu trữ chứng từ theo đúng chế độ
kế toán hiện hành: luân chuyển chứng từ giữa phòng Kế hoạch thị trường,
phòng vật tư, phòng kế toán và kho được thực hiện khá nhịp nhàng. Các nghiệp
vụ hàng ngày thủ kho theo dõi chi tiết trên sổ xuất vật tư, đồng thời xí nghiệp
theo dõi số lượng nguyên vật liệu lĩnh hàng ngày trên sổ lĩnh vật tư. Công ty sử
dụng phương pháp thẻ song song giúp đối chiếu số liệu dễ dàng. Các loại vật tư
được mã hoá theo tên kho và số đếm giúp kế toán dễ dàng theo dõi tình hình
nhập - xuất nguyên vật liệu.
1.1.3 Hạch toán nguyên vật liệu
Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên
vật liệu. Phương pháp này giúp kế toán có sự đối chiếu dễ dàng.
Công ty hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai
thường xuyên phù hợp với doanh nghiệp có số lượng nguyên vật liệu nhiều, các

nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên, liên tục.
Phương pháp tính giá xuất vật tư theo phương pháp bình quân kỳ dự trữ.
Ưu điểm của việc tính giá bình quân gia quyền tháng là đơn giản, dễ làm, giảm
bớt được việc hạch toán chi tiết.
Những phương pháp Công ty sử dụng đều phù hợp với đặc điểm sản xuất
kinh doanh của Công ty.
1.2 Hạn chế
Tuy vậy, bên cạnh những ưu điểm trên vẫn còn một số mặt tồn tại. Phần lớn
các phiếu xuất kho nguyên vật liệu chỉ được lập vào cuối tháng còn các nghiệp
vụ hàng ngày thủ kho theo dõi chi tiết trên sổ xuất vật tư. Các chứng từ vật tư
rất nhiều nhưng phần lớn cuối tháng mới được gửi lên phòng kế toán, có độ trễ
về mặt thời gian. Công việc của kế toán luôn bị dồn vào cuối tháng, cuối quý
dẫn đến ảnh hưởng không những phần hành kế toán nguyên vật liệu, mà còn
ảnh hưởng tới các phần hành khác như kế toán tiêu thụ và xác định kết quả. Do
báo cáo vật tư gửi lên trễ nên kế toán không dùng để ghi sổ mà hạch toán chi
tiết nguyên vật liệu cho từng sản phẩm theo định mức. Như vậy không phản ánh
đúng chi phí nguyên vật liệu thực tế xuất dùng cho sản phẩm.
Mặt khác, đối với hàng mua đang đi đường, hoá đơn đã về nhưng cuối
tháng hàng vẫn chưa về công ty không phản ánh qua TK 151. Việc không phản
ánh dẫn đến không phản ánh đúng tình hình biến động của tài sản, tình hình
thanh toán với nhà cung cấp phát sinh trong tháng.
Công ty có một số Nhà máy và chi nhánh ở xa là một khó khăn cho công
tác quản lý vì khoảng cách địa lý sẽ không thuận lợi cho công tác quản lý, việc
chuyển hoá đơn, chứng từ về chậm, gây khó khăn cho công tác hạch toán.
Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà không chỉ sử dụng một loại nguyên vật
liệu nhất định mà sử dụng rất nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau (khoảng
1500 loại). Để quản lý và phục vụ công tác hạch toán, Công ty đã mã hoá tất cả
các loại nguyên vật liệu. Mỗi mã vật tư bao gồm 2 phần: tên kho và số đếm.
Nhưng việc mã hoá này lại không thống nhất về hình thức như có một số mã thì
tên kho rồi đến số đếm: ANH 15, BICH 34… nhưng một số mã khác thì số đếm

rồi mới tới tên kho: 7 THU, 57 THAT… giữa tên kho và số khi thi viết liền khi
thì dấu cách giữa. Phần mềm kế toán máy đòi hỏi mã vật tư phải chính xác,
thống nhất thì máy mới hiểu và thực hiện đúng. Điều này cũng gây khó khăn
khi tìm lọc mã vật tư. Việc mã vật tư khác nhau sẽ gây khó khăn cho công tác
thực hiện và đối chiếu vừa mất thời gian vừa dễ gây nhầm lẫn.
Hàng tháng, các Xí nghiệp đều gửi Báo cáo vật tư của từng sản phẩm lên
phòng kế toán tài chính. Báo cáo vật tư này được lập nhằm theo dõi số lượng
nguyên vật liệu thực tế xuất dùng cho mỗi sản phẩm. Nhưng do các Báo cáo này
thường được gửi lên muộn nên không được kế toán vật tư dùng để ghi sổ mà
thường chỉ được sử dụng để đối chiếu: định mức của từng loại nguyên vật liệu
để sản xuất sản phẩm mà phòng kế toán nhận được từ phòng vật tư phải khớp
với các định mức trên các “Báo cáo sử dụng vật tư”, cũng như so sánh tổng số
lượng của từng loại nguyên vật liệu xuất cho sản xuất giữa “Phiếu nhập kho”
và tổng số lượng từng loại nguyên vật liệu tiêu hao thực tế trên “Báo cáo sử
dụng vật tư” phải khớp với nhau.
Trên phiếu xuất kho thường có nội dung “Lý do xuất kho” và thông tin này
thường bị bỏ trống. Như vậy gây khó khăn cho kế toán vật tư khi ghi sổ, kế toán
vật tư sẽ căn cứ vào tên Xí nghiệp và tên kho, mã vật tư ghi trên phiếu xuất kho
để ghi sổ. Điều này đòi hỏi kế toán vật tư vật tư phải rất có kinh nghiệm, thông
thuộc hiểu rõ quy trình sản xuất và nguyên vật liệu tạo lên từng loại sản phẩm.
2. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hạch toán kế toán nguyên
vật liệu tại Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà
2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu
Trong doanh nghiệp sản xuất như Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà,
nguyên vật liệu chiếm tới 70% - 80% giá trị sản phẩm. Vì vậy, muốn hạ giá
thành mà lại nâng cao chất lượng sản phẩm để có thể đạt được lợi nhuận cao,
một trong những biện pháp mà Công ty luôn hướng tới là quản lý nguyên vật
liệu một cách chặt chẽ. Để làm được điều đó đòi hỏi sự kết hợp đồng bộ của
nhiều biện pháp trong đó biện pháp rất quan trọng là tổ chức tốt công tác kế
toán nguyên vật liệu. Muốn thực hiện tốt công tác phải tuỳ thuộc vào đặc điểm

nguyên vật liệu, đặc điểm của sản phẩm và yêu cầu của quản lý. Từ đó, doanh
nghiệp lựa chọn tiêu thức phân loại nguyên vật liệu, phương pháp hạch toán,
phương pháp tính giá phù hợp với doanh nghiệp mình. Công tác kế toán nguyên
vật liệu thực hiện tốt sẽ là cơ sở cho các hoạt động đối chiếu kiểm tra và xây
dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh.
Kế toán nguyên vật liệu là phần hành phức tạp nhất cũng là phần hành quan
trọng nhất của một doanh nghiệp sản xuất. Do đó, nâng cao và hoàn thiện công
tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng là vô cùng cần thiết.
Công việc này giúp doanh nghiệp đạt tới mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận đồng
thời cũng khẳng định được vị thế của doanh nghiệp trên thị trường.
2.2 Phương hướng và nguyên tắc hoàn thiện