Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty bánh kẹo HảI hà

Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty
bánh kẹo HảI hà
2.1 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và đặc
điểm tổ chức công tác kế toán
2.1.1 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh
2.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty
Công ty bánh kẹo Hải Hà (tên giao dịch HAIHACO) là một doanh
nghiệp lớn thuộc Bộ Công nghiệp nhẹ. Với chức năng chính là doanh nghiệp
nhà nớc chuyên sản xuất, kinh doanh mặt hàng bánh kẹo phục vụ nhu cầu tiêu
dùng trong nớc và một phần xuất khẩu. Là một đơn vị sản xuất, công ty phải
đảm đơng một số nhiệm vụ đối với nền kinh tế xã hội.
Nghĩa vụ cao nhất của một đơn vị sản xuất là việc cung ứng ra thị trờng
những sản phẩm dân c cần (bánh kẹo các loại) phù hợp với thu nhập các tầng
lớp nhân dân. Thứ hai là đa dạng hoá sản phẩm trong nớc, góp phần mình tạo
xu thế ngời Việt nam dùng hàng Việt nam, đẩy mạnh cuộc cạnh tranh với
hàng ngoại trên cả hai vùng : trong và ngoài nớc; bảo vệ sản xuất trong nớc
trong quá trình hội nhập. Điều đó doanh nghiệp đang thực hiện từng bớc bằng
cách nâng cao chất lơng sản phẩm, cải tiến mẫu mã : từ kẹo cứng không nhân
những ngày đầu đến nay đã làm ra kẹo mềm, kẹo dẻo, bánh đang hớng tới mặt
hàng bánh tơi.
Đối với xã hội : Các doanh nghiệp nh công ty bánh kẹo Hải hà phải có
nghĩa vụ giúp giải quyết vấn đề việc làm cho những ngời lao động tại khu vực,
cải thiện mức sống và môi trờng sống cho họ, các khoá đào tạo bồi dỡng và
chế độ khen thởng khuyến khích đối với nhân viên và gia đình họ đã góp phần
nâng cao dân trí. Ngoài ra còn thực hiện tốt các chế độ chính sách của nhà nớc
đối với ngời có công, ngời lao động. Đồng thời công ty cũng hởng ứng công
cuộc Công nghiệp hoá- Hiện đại hoá của đất nớc bằng công tác nghiên cứu cải
tiến ứng dụng khoa học vào sản xuất.
Qua các chức năng, nhiệm vụ trên có thể thấy công ty cũng mang
những trách nhiệm trớc nền kinh tế xã hội nh bất cứ một doanh nghiệp sản
1 1

xuất nào khác. công ty là một bộ phận và là một đại diện đặc trng cho loại
hình đơn vị này.
2.1.1.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh
Công ty bánh kẹo Hải Hà là đặc trng tiêu biểu cho ngành công nghiệp
hiện nay. Công ty không ngừng năng động, chuyển đổi các sản phẩm nhằm tạo
thế và lực cạnh tranh mạnh trên thị trờng. Không chỉ chú trọng mở rộng thị tr-
ờng, doanh nghiệp còn cố gắng hiện đại hoá, nâng cao năng lực sản xuất của
máy móc và con ngời. Với kết quả phấn đấu không mệt mỏi, hiện nay các đơn
vị đã có một bộ mặt mới: có điều kiện cơ sở vật chất khang trang, hiện đại,
phong cách công nghiệp tuân thủ nghiêm ngặt có trách nhiệm, đã và đang tìm
hớng đầu t mới: mở các xí nghiệp thành viên, tham gia thành lập với các đối
tác nớc ngoài các công ty liên doanh. Doanh nghiệp đang trên đà phát triển
mạnh.
Bộ máy quản lý cho công ty đứng đầu là Tổng giám đốc, chịu trách
nhiệm về toàn bộ hoạt động cũng nh vốn của nhà nớc tại đơn vị. Giúp việc cho
ông là các giám đốc bộ phận. Các giám đốc liên doanh phụ trách phần vốn
tham gia liên doanh với nớc ngoài. Bộ phận này hoạt động theo luật đầu t dới
sự quản lý của Bộ kế hoạch và đầu t. Do vậy nó hơi tách ra so với các bộ phận
khác, chỉ chuyển phần lãi lỗ về công ty. Các giám đốc điều hành sản xuất là
ngời trực tiếp quản lý hoạt động chế biến tại các xí nghiệp. Các xí nghiệp
thành viên ở Việt Trì và Nam Định vốn là các đơn vị độc lập sát nhập vào, nên
chúng có cơ cấu tự quản lý khá hoàn chỉnh. Chúng nhận các chỉ thị tổng quát
tại công ty, tự điều phối, và báo cáo trở lại. Giữa các xí nghiệp này và các xí
nghiệp ở Hà Nội có sợi dây trao đổi hàng hoá khá chặt chẽ, thờng xuyên. các
đơn vị tại Hà Nội phát triển từ các phân xởng đi lên và chuyên sản xuất một
nhóm mặt hàng nhất định. Phòng kinh doanh là nơi nghiên cứu thị trờng, tìm
ra các nhu cầu sản phẩm mới. Từ đó nghiên cứu chế tạo thử tại phòng hoá
nghiệm. Nừu thực hiện tốt, phòng sẽ lậo kế hoạch sản xuất cho từng bộ phận,
đặt mua các nguyên liệu đầu vào, đa ra các định mức sử dụng cho từng loại.
Bộ phận gián tiếp tại các xí nghiệp thành viên sẽ lên kế hoạch cụ thể chi tiết

hơn, phân bổ lực lợng lao động, phân công ca kíp, tính lơng thởng chế độ cho
2 2
nhân viên, nhận các vật t từ kho và tiến hành sản xuất. Các đơn vị này đợc tự
xử lý các vấn đề phát sinh trong khâu này: nh bảo dỡng máy, mua ngoài các
vật t, công cụ... Bộ phận kho theo dõi và bảo quản các loại vật t, rồi sau đó, lại
tiếp tục nhận tích trữ thành phẩm chờ bán ra. Phòng kinh doanh quản lý trực
tiếp bộ phận kho, từ đó điều phối sản phẩm cho các bạn hàng, đại lý, hay các
cửa hàng giới thiệu sản phẩm. Phòng sẽ tiếp thị, mở rộng thị trờng trên phạm
vi toàn lãnh thổ. Phòng kế toán là đơn vị gián tiếp giúp cho phòng kinh doanh
quản lý các mối quan hệ với bên trong và bên ngoài về mặt tiền tệ, tham mu
cho họ trớc khi ra quyết định, đồng thời thông tin cho tổng giám đốc và các
đối tợng bên ngoài về tình hình hoạt động cũng nh quản lý vốn tại doanh
nghiệp. Ta thấy từng bớc từng hoạt động của công ty đều đợc quản lý, theo dõi
một cách cụ thể, sát sao. sự phân công phân nhiệm ở đây khá rõ ràng, tách
bạch làm cho các hoạt động ăn khớp đồng bộ với nhau. Mặc dù vậy, các bộ
phận vẫn có sự tự do, linh hoạt để phát huy hết tính năng động và sáng tạo của
mình trong sản xuất. Do các đơn vị này đợc tự do mua ngoài vật t phụ trợ nên
họ đều cố gắng mua với giá cả phù hợp, thoả mãn tốt đợc yêu cầu công việc
của họ.
Riêng về nguyên vật liệu, đây là yếu tố đầu vào quan trọng, ảnh hởng
trực tiếp đến chất lợng sản phẩm cũng nh tiến độ công việc, nên rất đợc chú
trọng quan tâm. phòng kinh doanh khá sát sao quản lý theo từng bớc hình
thành và sử dụng. Bắt đầu từ nguồn cung cấp nguyên vật liệu. Do các loại vật
liệu này là sản phẩm công nghiệp thực phẩm chế biến có yêu cầu vệ sinh kỹ
thuật khá cao, nên khi lựa chọn nguồn cung ứng, doanh nghiệp đều đặt tiêu
chuẩn này là quan trọng hàng đầu để xét duyệt, kể cả nguồn trong và ngoài n-
ớc. Doanh nghiệp cố gắng sử dụng nguồn trong nớc nhằm hạ thấp chi phí đầu
vào nhng vẫn phải trải qua các đợt kiểm nghiệm sát sao của phòng kiểm hoá.
đặc biệt đối với các loại vật liệu có tính độc hại cao nh các chất bảo quản, chất
tạo hơng, phẩm màu... Khi đã lựa chọn nguồn hàng, doanh nghiệp cũng xét

chọn cả thời điểm và số lợng đặt hàng nhằm tạo ra các khoản lợi do giảm giá
mang lại nh mua với số lợng lớn rồi tích trữ đờng khi giá rẻ trong năm vừa
qua. Cũng dựa vào kế hoạch sản xuất và mức độ biến động của nhu cầu sản
phẩm, phòng kinh doanh lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu. Theo kế hoạch
3 3
đó, nhân viên thu mua đợc cử đi thu gom. Khi về nhập kho, một lần nữa phải
qua kiểm duyệt của bộ phận KCS. Nếu đảm bảo chất lợng mới cho nhập kho.
Thủ kho phải sắp xếp, tuân thủ nghiêm ngặt chế độ bảo quản của từng loại.
Khi đa vào sản xuất phòng kinh doanh cũng quản lý rất chặt chẽ định mức sử
dụng của từng loại. Định mức tiêu hao và tỷ lệ các loại vật t trong sản phẩm đ-
ợc phòng đa ra khá tỉ mỉ dựa trên nhu cầu và khả năng chi trả của từng bộ
phận khách hàng sao cho chất lợng sản phẩm tơng ứng với giá của nó. Hàng
tháng, kế toán tập hợp chứng từ sử dụng, để tiến hành tổng hợp việc thực hiện
này. trên cơ sở đó, phát hiện nhanh chóng các sai lạc trong đó để sửa chữa kịp
thời vào tháng sau. Đối với các vật liệu có hàm lợng độc tố cao nh các chất
bảo quản, phẩm màu... bộ phận KCS luôn áp dụng tỷ lệ cho phép của bộ Y tế
hay các tiêu chuẩn kỹ thuật gắt gao của quốc tế. Nếu hàm lợng này cao hơn
quy định, sản phẩm sẽ bị loại thải, quay trở lại tái chế. Vậy ở đây, cả ba bộ
phận: phòng kinh doanh, phòng KCS, bộ phận kho đều rất chú trọng quản lý
đồng bộ nguyên vật liệu ở từng bộ phận. Chất lợng của nó là tiêu chuẩn hàng
đầu đợc tuân thủ nghiêm ngặt xuyên suốt quá trình hình thành và sử dụng.
Song không phải vì thế mà giá phí của nó bị xao lãng.
2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức công ty
4 4
Tổng giám đốc
liên doanh GĐ điều hành sản xuất
KOTOBUKI MIWON XNViệt trì Hà nội XNNam định
XN bánh XNkẹo XNkẹo XN phụ
cứng mềm trợ
GĐ kinh doanh GĐ tài chính quản trị hành chính

kho cửa hàng phòng tài vụ bảo vệ y tế nhà ăn VP.hành chính
2.1.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty bánh kẹo Hải Hà.
2.1.2.1 Vị trí và vai trò của tổ chức kế toán
Tổ chức kế toán có vai trò chủ yếu là bộ phận gián tiếp tham mu cho
tổng giám đốc, phòng kinh doanh quản lý hoạt động của các xí nghiệp thành
viên và mối quan hệ với bên ngoài về mặt giá trị tiền tệ. Nó theo dõi, ghi nhận
các hoạt động này về mọi mặt, lập các báo cáo tổng quan, đa ra các số liệu
minh chứng cho các ý kiến tham mu. nó cho phép các đối tợng bên ngoài có
cái nhìn tổng quan trung thực về tình hình của công ty để từ đó họ có các
quyết định đúng đắn trong mối hợp tác với doanh nghiệp.
2.1.2.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
Trớc cơ cấu tổ chức và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh nh trên,
công tác kế toán tại công ty đợc tổ chức khá chặt chẽ, hợp lý, hiệu quả, sẵn
sàng cung cấp thông tin quyết định nhờ hệ thống các chỉ tiêu phân tích kinh tế.
Do đặc điểm có nhiều thành viên hoạt động xa cách nhau về không gian
có tính chất hoạt động khác nhau nên công ty phân nhiệm tổ chức rất rõ ràng,
phù hợp với điều kiện cho phép. Hai liên doanh đăng ký hoạt động kinh doanh
5 5
đã hình thành pháp nhân độc lập nên bộ phận kế toán tại đây cũng tách riêng
khỏi kế toán chủ quản công ty. Đối với các xí nghiệp thành viên, doanh nghiệp
áp dụng hình thức tổ chức vừa tập trung vừa phân tán. do hai xí nghiệp Nam
Định và Việt Trì ở xa nên doanh nghiệp cho phép hạch toán độc lập riêng. Bộ
phận kế toán tổng hợp tại Hà Nội chỉ ra các quyết định, các hớng xử lý chỉnh
sửa cho bộ phận này. định kỳ về kiểm tra việc ghi chép chứng từ, phản ánh lên
các sổ. Hàng tháng, kế toán ở đây mỗi khi có nghiệp vụ phát sinh cũng ghi
nhận chứng từ phản ánh vào sổ riêng của họ. Cuối kỳ lập các báo cáo kế toán,
bộ phận gửi lên phòng trung tâm kèm với các chứng từ có liên quan nh biên
bản kiểm kê, hoá đơn trao đổi giữa công ty với các đơn vị này, bảng đối chiếu
công nợ giữa 2 bên. Các xí nghiệp tại Hà Nội lại đợc quản lý tập trung tại
phòng kế toán công ty. Bởi đây là các thành viên nhỏ từ phân xởng đi lên, lại

tập trung ở ngay sát bộ phận gián tiếp tổng điều hành chung. Nếu mở thêm các
nhân viên kế toán ở đây thì thực sự không cần thiết, còn làm tăng thêm chi phí
quản lý. Tại đây, chỉ có các nhân viên gián tiếp làm quản lý chung và thực
hiện hạch toán ban đầu hoặc ghi chép sơ bộ. Cuối kỳ, kế toán tập hợp các
thông tin lại để xử lý. Trong phòng kế toán các nhân viên bộ phận sẽ thực hiện
hạch toán riêng theo khu vực Hà Nội, ra số liệu tổng hợp rồi kế hợp với các
báo cáo của các xí nghiệp thành viên để lập các báo cáo cuối cùng của phần
mình phụ trách. Các kế toán tổng hợp, là những ngời có nhiều kinh nghiệm
trong nghề, sẽ bao quát tổng quát các bộ phận, kiểm soát thông tin và quá
trình hạch toán nội bộ, cũng nh tiến hành phân tích các chỉ tiêu kinh tế nhằm
đa ra ý kiến tham mu cuối cùng. Nh vậy là đối với các xí nghiệp ở xa, doanh
nghiệp áp dụng hình thức tổ chức kế toán phân tán. Đối với bốn xí nghiệp ở
Hà Nôi, doanh nghiệp áo dụng hình thức tập trung. Song dù ở hình thức nào,
các bộ phận này cũng đều đợc quản lý một cách chặt chẽ, thực thi các quy
định chung của công ty. Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng trên dới làm cho
việc quy trách nhiệm và quản lý đợc dễ dàng, công tác kế toán đợc thực hiện
ăn khớp, đồng bộ, thống nhất.
Đó là về nhân sự. Còn về nội dung, doanh nghiệp hạch toán theo chế độ
kế toán doanh nghiệp nhà nớc hiện hành áp dụng cho doanh nghiệp quy mô
lớn. Theo đó, chu kỳ kế toán xác định theo năm, tháng dơng lịch. Các chứng
6 6
từ bắt buộc của bộ và các chứng từ chứng minh liên quan dù ở dạng viết tay
hay in bằng máy đều cố gắng thoả mãn tốt các yêu cầu đầy đủ, tập trung, có
hệ thống, kịp thời. Có chứng từ không tiện sử dụng, doanh nghiệp đã đăng ký
xin thay thế nh hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm lu chuyển
nội bộ. Kế toán thực hiện theo phơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho
nhng lại tập hợp chứng từ vào cuối mỗi tháng. Việc tập hợp chứng từ của tháng
cùng với việc tính giá theo giá thực tế đích danh và thực tế bình quân gia
quyền, cho phép hoàn thiện chứng từ xuất trớc khi ghi nhận lên sổ sách. Vì thế
tuy cuối tháng mới bút toán nhng mọi nghiệp vụ đều có thể định khoản theo

phơng pháp kê khai thờng xuyên. Giá trị hàng xuất tính trên giá trung bình chứ
không đi từ hàng tồn. Bấy giờ chứng từ đợc vào sổ giấy hoặc máy làm t liệu
cho báo cáo tài chính. Các báo cáo bắt buộc kế toán tại đây thực hiện khá
thành thục. Báo cáo hớng dẫn còn đang trong giai đoạn thử nghiệm để lập luận
chứng cuối cùng trình bộ. Kế toán chủ yếu đợc thực hiện trên máy vi tính (hay
kế toán tự động) không còn nhiều kế toán thủ công. Các báo cáo này cũng đợc
lu rồi in trên máy sau khi đã kiểm tra đối chiếu cùng với các sổ nhật kí
chứng từ, các bảng kê. Đúng thời hạn kế toán doanh nghiệp nộp các báo cáo
tài chính lên cục thuế, tổng cục thống kê, cục quản lí vốn nhà nớc. Sau khi có
quyết toán doanh nghiệp đa chứng từ gốc vào lu trữ ở kho kế toán trong vòng
10 năm. Nh thế hình thức kế toán tại đơn vị là một hình thức chung khá phổ
biến trong nghành công nghiệp. Nó phù hợp với quy mô lớn với cách thức sử
dụng hầu hết các tài khoản, phân công cho từng bộ phận, từng phần hành công
việc cụ thể, mạch lạc.
7 7
Chøng tõ gèc
B¶ng kª B¶ng ph©n bæ Sæ chi tiÕt
NhËt lÝ chøng tõ

Sæ c¸i B¶ng tæng hîp sè ph¸t sinh
B¸o c¸o kÕ to¸n
8 8