tình hình thực tế về công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành kinh doanh buồng ngủ ở công ty khách sạn du lịch kim liên

tình hình thực tế về công tác kế toán tập
hợp chi phí và tính giá thành kinh doanh
buồng ngủ ở công ty khách sạn du lịch kim
liên
i. đặc điểm chung của công ty khách sạn du lịch kim liên
.
Công ty Khách sạn Du lịch Kim Liên là một doanh nghiệp hoạt động kinh
doanh du lịch trực thuộc Tổng cục Du lịch Việt Nam với nhiệm vụ chính của
Công ty là cung cấp các dịch vụ nhằm đáp ứng những nhu cầu của khách du lịch
nh: tham quan, ăn uống, nghỉ ngơi, vui chơi, giải trí, phục vụ hội nghị và các dịch
vụ khác ...
1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty.
Đợc sự đồng ý của Thủ tớng Chính phủ ngày 12/05/1961 Cục Chuyên gia
đã ra quyết định số 49 TC-CCG trên cơ sở sát nhập Khách sạn Bạch Mai và Khách
sạn Bạch Đằng và lấy tên là Khách sạn Bạch Mai. Chức năng nhiệm vụ chủ yếu
của khách sạn là đảm bảo điều kiện ăn ở cho các chuyên gia và gia đình họ sang
công tác tại Việt Nam.
Đến năm 1971 tức là sau 10 năm đi vào hoạt động, Khách sạn Bạch Mai
đang trên đà đi vào ổn định trong việc phục vụ các chuyên gia thì đợc cấp trên
quyết định cho đổi tên thành Khách sạn Chuyên gia Kim Liên. Lúc này nhiệm vụ
của khách sạn chủ yếu cũng để phục vụ các chuyên gia.
Vào đầu năm 1993 Cục Chuyên gia sát nhập Khách sạn Chuyên gia Kim
Liên vào Tổng cục Du lịch Việt Nam theo quyết định của Chính phủ. Cũng từ đây
khách sạn Chuyên gia Kim Liên sau 32 năm phục vụ chuyên gia nay đã tiến sang
một bớc ngoặt mới, hoạt động trong ngành du lịch và trực thuộc quyền quản lý
trực tiếp của Tổng cục Du lịch Việt Nam. Vào ngày 19/7/1993, Tổng cục Du lịch
Việt Nam đã quyết định đổi tên thành Công ty Du lịch Bông Sen Vàng (QĐ
276/QĐ-TCDL). Lúc này nhiệm vụ của Công ty có khó khăn và phức tạp hơn do
sự chuyển đổi cơ chế kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế kinh tế thị tr-
ờng. Mặc dù vậy tập thể cán bộ công nhân viên Công ty đã không ngừng phấn đấu
vơn lên và lúc này Công ty Du lịch Bông Sen Vàng không còn phục vụ chuyên gia

nữa mà bớc vào một thời kỳ mới, đó là phục vụ khách du lịch.
Để thực hiện truyền thống của Công ty đồng thời thể hiện đợc nhiệm vụ tr-
ớc mắt và lâu dài của Công ty, ngày 16/10/1996 lãnh đạo Tổng cục Du lịch đã
quyết định đổi tên thành Công ty Khách sạn Du lịch Kim Liên theo quyết định số
454/QĐ - TCDL. Với mục tiêu đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của khách
hàng, Công ty đã tổ chức, sắp xếp, hoàn thiện bộ máy quản lý và nâng cao chất l-
ợng phục vụ với đội ngũ nhân viên ân cần, chu đáo trong công việc.
Công ty Khách sạn Du lịch Kim Liên tổ chức kinh doanh những nhóm
nghiệp vụ sau:
*. Kinh doanh các dịch vụ lu trú (buồng ngủ). Để thực hiện dịch vụ này có
các tổ nh tổ trực buồng, lễ tân ...
*. Kinh doanh các dịch vụ ăn uống. Để thực hiện dịch vụ này có các tổ nh
tổ bàn, tổ bếp ...
*. Kinh doanh các dịch vụ vận chuyển. Để thực hiện dịch vụ này có các bộ
phận chuyên chở ...
*. Kinh doanh các dịch vụ khác nh dịch vụ cho thuê kiốt, dịch vụ điện
thoại, dịch vụ tenis, giặt là cho khách, masage ...
Trong bốn nhóm nghiệp vụ trên, nghiệp vụ kinh doanh buồng ngủ là hoạt
động kinh doanh chủ yếu của Công ty. Doanh thu chủ yếu của nghiệp vụ kinh
doanh buồng ngủ chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu của khách sạn và
lợi nhuận thu đợc cao hơn hẳn các nghiệp vụ khác.
Trong cơ chế thị trờng, khách hàng là thợng đế, vì vậy để đáp ứng nhu cầu
của khách hàng, Công ty không ngừng nâng cấp phòng ở, cải tạo nội thất trong
các phòng và khu vệ sinh khép kín, trang bị thêm các thiết bị ngoại nhập và lắp
thêm các phơng tiện hiện đại nh: tivi màu, điều hoà nhiệt độ, điện thoại, sopanh,
tủ lạnh, đệm ... Từ những phòng bình thờng, Công ty đã nâng cấp dần lên thành
những phòng hiện đại phục vụ khách nớc ngoài để thu ngoại tệ. Chỉ tính riêng
trong hai năm 1991 - 1992 Công ty đã nâng cấp đợc hơn 100 phòng. Nhờ có sự
đổi mới nh vậy nên hiện nay Công ty đã có khu A (gồm 3 khu vực) phục vụ khách
quốc tế và đợc Tổng cục Du lịch Việt Nam công nhận là khách sạn 3 sao. Hiện

nay Công ty có 379 phòng cho thuê đợc chia làm 3 loại:
Phòng đặc biệt (giành cho khách quốc tế) gồm 52 phòng.
Phòng loại I gồm 185 phòng.
Phòng loại II gồm có 135 phòng.
Công ty luôn đặt mục tiêu hàng đầu là lấy thu bù chi và có lãi nên giá cả
cho thuê rất mềm dẻo, phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
Khách đến (đăng ký)
Quầy lễ tân (làm thủ tục) Đưa khách lên phòng Thanh toán và tiễn khách
Giá phòng đặc biệt là 500.000 VNĐ/1 phòng/ 1 ngày đêm.
Bình quân các phòng còn lại giá từ 140.000đ/ 1 phòng/ 1 ngày đêm
Trong năm 2001 nghiệp vụ kinh doanh buồng ngủ ở Công ty đã hoạt động
với công suất là 75,25% và số khách lu trú tại khách sạn trung bình là hai ngày.
Tính chất hoạt động của Công ty Khách sạn Du lịch Kim Liên cũng giống nh các
khách sạn khác là thời gian kéo dài suốt cả ngày lẫn đêm, kể cả ngày lễ và ngày
chủ nhật. Do đó, Công ty đã tính toán để bố trí các ca làm việc phù hợp, đảm bảo
việc phục vụ khách một cách thuận lợi nhất tại mọi thời điểm.
Hiện nay, tổng số cán bộ công nhân viên trong Công ty là 451 ngời trong
đó 40 ngời là lao động gián tiếp còn 411 ngời là lao động trực tiếp. Hầu hết nhân
viên phục vụ đã đợc đào tạo qua trờng lớp nghiệp vụ nên có trình độ chuyên môn
cao, năng động trong công việc, phục vụ khách tận tình chu đáo cùng với đội ngũ
lãnh đạo Công ty luôn đôn đốc, trực tiếp xuống các phòng ban để nắm bắt tình
hình hoạt động kinh doanh của Công ty để từ đó có biện pháp thích hợp, không
ngừng đa Công ty ngày càng đi lên phù hợp với nhu cầu của thị trờng. Nhờ vậy
mà trong năm 2001 Công ty đã đạt doanh thu là 33.023.900.000đ tăng 20% so với
năm trớc trong đó doanh thu buồng ngủ là 13.542.773.543đ chiếm 41% tổng
doanh thu của Công ty và lợi nhuận sau thuế là 1.049.218.305đ. Hiện nay Công ty
đang đợc xếp 1 trong 10 doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả của Tổng cục Du lịch
Việt Nam.
2 Đặc điểm quy trình kinh doanh buồng ngủ của Công ty.
Quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh buồng ngủ của Công ty theo các

giai đoạn sau:
Cụ thể nội dung các giai đoạn trên nh sau:
Khách đến: đây là giai đoạn gặp gỡ, đón tiếp và sắp xếp chỗ ở cho
khách. Giai đoạn này đóng vai trò quan trọng trong toàn bộ quá trình
phục vụ khách vì đây là bớc đầu tiên gây thiện cảm với khách.
Quầy lễ tân: Khách đến sẽ tiến hành đăng ký tại quầy lễ tân, quầy lễ tân
đón khách với các nhân viên tổ lễ tân trẻ, đẹp, ân cần lịch sự và sắp xếp
chỗ ở theo yêu cầu của khách. ở Công ty khách sạn Du lịch Kim Liên
đối với khách lẻ (không đi theo đoàn) việc thanh toán tiền phòng đợc
tiến hành luôn ở giai đoạn này. Số tiền khách phải thanh toán căn cứ vào
loại phòng khách thuê và số ngày khách lu lại. Còn đối với khách đi
theo đoàn, thì công việc đầu tiên là đại diện của đoàn khách với khách
sạn tiến hành làm hợp đồng trong đó ghi rõ số lợng phòng, loại phòng
khách sử dụng, thời gian khách lu lại, phơng thức thanh toán và các yếu
tố cần thiết khác. Sau đó quầy lễ tân lập một phiếu giao cho tổ buồng.
Đa khách lên phòng: giai đoạn này do tổ buồng thực hiện từ việc đa
khách lên phòng đến việc phục vụ các yêu cầu của khách trong thời gian
khách lu lại. Đây là giai đoạn quan trọng nhất quyết định sự tồn tại và
phát triển của Công ty cho nên ngoài việc đáp ứng yêu cầu, Công ty còn
tìm kiếm nhu cầu, thị hiếu, sở thích của từng đối tợng khách để ngày
càng nâng cao chất lợng phục vụ, xứng đáng với niềm tin yêu của
khách.
Thanh toán và tiễn khách: Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình tổ
chức phục vụ khách. Công việc chủ yếu trong giai đoạn này là tiễn
khách và thanh toán với khách theo phơng thức thanh toán đã ghi trong
hợp đồng. Sau khi khách trả phòng, nhân viên phục vụ kiểm tra phòng
và viết phiếu báo trả phòng đa cho khách, sau đó khách nộp qua phòng
lễ tân. Công đoạn tiễn khách do bộ phận lễ tân thực hiện.
3 Đặc điểm tổ chức kinh doanh và tổ chức quản lý của Công
ty.

a. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty.
Hoạt động kinh doanh của Công ty Khách sạn Du lịch Kim Liên là hoạt
động kinh doanh dịch vụ du lịch. Ngành nghề kinh doanh chính của Công ty bao
gồm :
1. Kinh doanh lu trú (buồng ngủ).
2. Kinh doanh ăn uống.
3. Kinh doanh hớng dẫn du lịch.
4. Kinh doanh bán hàng.
5. Kinh doanh vận chuyển.
6. Kinh doanh cho thuê phòng làm việc, nhà ở , kiốt.
7. Kinh doanh dịch vụ tennis, bóng bàn, bể bơi, masage ...
b. Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty.
Công ty khách sạn Du lịch Kim Liên là đơn vị hạch toán độc lập với hệ thống
bộ máy quản lý của Công ty đợc tổ chức thành phòng ban, thực hiện chức năng
quản lý nhất định.
ban giám đốc
Phòng tổ chức hành chínhPhòng kế hoạchPhòng kế toánBộ phận buồngBộ phận lễ tânBộ phận tu sửaBộ phận giặt làBộ phận nhà ănBộ phận bảo vệTrung tâm công nghệ TT
Ban giám đốc: chịu trách nhiệm chỉ đạo chung toàn bộ hoạt động của
Công ty và quyết định mọi hoạt động của Công ty theo đúng kế hoạch
đợc Tổng cục Du lịch phê duyệt.
Phòng tổ chức hành chính: chịu trách nhiệm tổ chức quản lý cán bộ, giải
quyết chế độ chính sách về tiền lơng, bảo hiểm xã hội và các chế độ
khác cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
Phòng kế hoạch: có chức năng lập kế hoạch kinh doanh cho giám đốc
Công ty và giao nhiệm vụ cho các bộ phận thực hiện theo dõi tình hình
thực hiện kế hoạch đề ra.
Phòng kế toán: chịu trách nhiệm quản lý tiền vốn, tài sản của Công ty,
tổ chức hạch toán kế toán theo đúng chế độ thống kê của Nhà nớc, giúp
cho giám đốc thực hiện công tác giám đốc tài chính đảm bảo cho Công
ty hoạt động ngày càng có hiệu quả.

Bộ phận buồng: có trách nhiệm chăm lo nghỉ ngơi cho khách trong thời
gian khách nghỉ tại Công ty.
Bộ phận lễ tân: chịu trách nhiệm quan hệ trực tiếp với khách hàng để
đáp ứng nhu cầu của khách và là cầu nối giữa khách với các bộ phận
trực tiếp khác nh nhà buồng, chế biến ....
Bộ phận tu sửa: chịu trách nhiệm sửa chữa những tài sản, thiết bị của
Công ty khi bị hỏng.
Bộ phận giặt là: chịu trách nhiệm giặt là cho khách khi có yêu cầu.
Bộ phận bảo vệ: chịu trách nhiệm về sự an toàn cho khách và tài sản của
Công ty.
Bộ phận nhà ăn: Bộ phận này phục vụ nhu cầu ăn uống, các cuộc liên
hoan, tiệc cới, hội nghị ... theo yêu cầu của khách.
Trung tâm công nghệ thông tin: có chức năng tham mu cho giám đốc,
nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin, quản lý sử dụng các thiết bị
điện tử, hệ thống điện, tổng đài, mạng vi tính để đảm bảo thông tin
thông suốt trong quá trình hoạt động của Công ty.
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
ii. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở công ty.
Công ty Khách sạn Du lịch Kim Liên là một doanh nghiệp Nhà nớc có t
cách pháp nhân, tự chủ trong kinh doanh tài chính, đợc sử dụng con dấu riêng và
hạch toán kế toán thống nhất theo sự hớng dẫn của Bộ tài chính, đợc sự hớng dẫn
của Bộ tài chính và Tổng cục Du lịch Việt Nam. Trong quá trình kinh doanh,
Công ty luôn tuân thủ nguyên tắc lấy thu bù chi, trả lơng cho ngời lao động tại
Công ty theo kết quả kinh doanh (700đ tiền lơng/1000đ tiền lãi) và thực hiện đầy
đủ nghĩa vụ với Nhà nớc.
1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán của Công ty.
Công ty Khách sạn Du lịch Kim Liên là một doanh nghiệp du lịch kinh
doanh dịch vụ cho nên các mặt hàng kinh doanh của Công ty rất đa dạng. Công ty
luôn coi trọng công tác tổ chức sắp xếp đội ngũ kế toán phù hợp với chức năng
nhiệm vụ nhằm phát huy hết vai trò của kế toán nói chung và khả năng của từng

nhân viên kế toán nói riêng. Để quản lý tốt các hoạt động sản xuất kinh doanh đạt
đợc hiệu quả cao nhất, Công ty đã áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập
trung. Theo hình thức này, toàn bộ công tác kế toán tổng hợp đợc thực hiện tại
phòng kế toán từ ghi sổ kế toán, lập báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết đến việc
phân tích kiểm tra kế toán. Còn các bộ phận kinh doanh ăn uống có các nhân viên
kế toán chịu trách nhiệm tập hợp chứng từ ban đầu sau đó tổng hợp số liệu và gửi
về phòng kế toán của Công ty. Về mặt nhân sự, nhân viên kế toán ở các bộ phận
này chịu sự quản lý của phòng kế toán.
Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung ở Công ty đảm bảo nguyên tắc
tập hợp số liệu chính xác tạo điều kiện cho phòng kế toán tập hợp đợc các số liệu
kịp thời phục vụ cho công tác quản lý cũng nh hoạt động kinh doanh của Công ty.
2. Hình thức kế toán áp dụng.
Để đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý kinh tế tài chính và phù hợp với
điều kiện kinh doanh của Công ty nhất là trong điều kiện hiện nay Công ty trang
bị máy vi tính phục vụ cho công tác kế toán đồng thời để phù hợp với quy mô, đặc
điểm hoạt động kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế
toán, Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung và phơng pháp kế toán hàng tồn
kho mà Công ty đang áp dụng là phơng pháp kê khai thờng xuyên với hệ thống sổ
chi tiết, sổ tổng hợp, báo cáo kế toán đầy đủ theo quy định của Bộ Tài chính và
pháp lệnh thống kê của Nhà nớc.
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty.
Bộ máy kế toán của Công ty có nhiệm vụ tổ chức, thực hiện và kiểm tra
toàn bộ công tác kế toán trong phạm vi Công ty, giúp lãnh đạo Công ty thực hiện
hạch toán kinh tế, phân tích kinh tế và quản lý kinh tế tài chính. Để thực hiện đầy
đủ các nhiệm vụ, đảm bảo sự lãnh đạo và chỉ đạo tập trung, thống nhất mọi hoạt
động thì bộ máy kế toán của Công ty đặt dới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán tr-
ởng.
Nhiệm vụ của từng bộ phận ở phòng kế toán nh sau:
Kế toán trởng: chịu trách nhiệm chỉ đạo chung mọi công việc của
phòng kế toán đồng thời chịu trách nhiệm trớc giám đốc về toàn bộ

công tác kế toán của Công ty.
Phó phòng kế toán (kế toán tổng hợp): chịu trách nhiệm tổng hợp tất cả
số liệu do kế toán viên cung cấp, định kỳ lập báo cáo tài chính theo yêu
cầu của các cơ quan quản lý. Ngoài ra còn theo dõi toàn bộ giá thành và
vốn chủ sở hữu của Công ty.
Kế toán tiền mặt: chịu trách nhiệm thu chi tiền mặt và thực hiện phần
hành kế toán với ngân hàng nh vay vốn, trả nợ.
Kế toán hàng tồn kho và công nợ: với nhiệm vụ chính là theo dõi tình
hình tăng, giảm nhập xuất kho hàng hoá, hàng tồn kho và tình hình công
nợ của Công ty.
Kế toán TSCĐ, CCLĐ nhỏ, vật rẻ tiền: có nhiệm vụ chủ yếu là theo dõi
tình hình tăng giảm, nhập xuất và quá trình sử dụng các loại tài sản,
công cụ lao động nhỏ, vật rẻ tiền của Công ty.
Kế toán theo dõi chi phí nhà hàng và kinh doanh buồng ngủ: có nhiệm
vụ tập hợp tất cả các khoản chi phí phát sinh ở nhà hàng và ở phòng
ngủ.
Kế toán theo dõi các dịch vụ khác: có nhiệm vụ tập hợp tất cả các chi
phí phát sinh ở các dịch vụ khác nh dịch vụ điện thoại, cho thuê kiôt,
dịch vụ tennis, giặt là cho khách ...