THỰC TRẠNG VỀ TÌNH HÌNH CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP XÂY LẮP 9

Chuyên đề tốt nghiệp Tháng 6/2001Trường Cao đẳng quản trị kinh doanh
Tháng 6/2001
THỰC TRẠNG VỀ TÌNH HÌNH CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN
NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP XÂY LẮP 9
I) Đặc điểm tình chung của xí nghiệp:
1) Quá trình hình thành và phát triển :
Xây dựng cơ sở hạ tầng đang là 1 yêu cầu bức thiếp để thúc đẩy sự phát
triển của nền kinh tế theo đường lối nghị quyết TW2 của Đảng. Để đáp ứng
yêu cầu đó ngành XDCB đã được phát triển và mở rộng về mọi mặt góp phần
xây dựng cơ sở hạ tầng đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế.
Trong bối cảnh đó nhiều công ty trong ngành đã ra đời và khẳng định vị
trí của mình trong nền kinh tế. Công ty xây dựng 319 tiền thân là sư đoàn 319
- quân khu 3, được thành lập theo quyết định số 231/QĐQP ngày 7/3/1979
của Bộ trưởng bộ quốc phòng với nhiệm vụ chủ yếu là huấn luyện quân dự bị
động viên. Sau đó để phục vụ yêu cầu của quân đội trong tình hình mới, ngày
27/9/1980 bộ trưởng bộ quốc phòng ra quyết định sô 579/QĐ-QP chuyển sư
đoàn 319 - quân khu 3 sang làm kinh tế, trực tiếp xây dựng 26 hạng mục công
trình tại nhà máy nhiệt điện Phả Lại và một số công trình quốc phòng khác
trong kế hoạch của nhà nước giai đoạn 1980-1985. năm 1984 sau khi hoàn
thành xuất sắc nhiệm vụ xây dựng nhà nước nhiệt điện Phả Lại đơn vị đã
chuyển trụ sở về thị trấn Gia Lâm - Hà Nội.
Tại quyết định số 531/QĐQP ngày 27/7/1993 công ty xây dựng 319
được thành lập theo nghị định 388/HĐBT ngày 20/11/1991 của hội đồng bộ
trưởng nay là chính phủ.
Thực hiện nghị quyết số 06/NQQĐUTW ngày 10/1/1995 của đảng uỷ
quân sự TW về việc sắp xếp lại các doanh nghiệp chuyên làm kinh tế. Công
ty xây dựng 319 đã được thành lập theo quyết định số 564/QĐQP ngày
22/4/1996 trên cơ sở sát nhập 5 doanh nghiệp khác và mẫu mang tên truyền
thống là công ty xây dựng 319-Bộ quốc phòng.
 1
 

1
Chuyên đề tốt nghiệp Tháng 6/2001Trường Cao đẳng quản trị kinh doanh
Tháng 6/2001
Sau gần 25 năm xây dựng và trưởng thành, hàng năm công ty luôn đạt
và vượt mức chỉ tiêu kế hoạch sản xuất với tốc độ tăng trưởng từ 1,15 - 1,20
lần với số công trình từ 150 - 240 công trình thuộc các công trình kinh tế quốc
dân và quốc phòng, trong phạm vi cả nước. Các công trình do công ty thi
công đều đảm bảo chất lượng kỹ thuật, mỹ thuật, giữ được chữ tín với khách
hàng thích ứng với cơ chế thị trường.
Xí nghiệp 9 là xí nghiệp trực thuộc công ty 319, được thành lập theo
quyết định số 564/QĐQP ngày 22/4/1996 có trụ sở giao dịch tại Gia Lâm -
Hà Nội. Xí nghiệp chịu sự lãnh đạo và quản lý trực tiếp, toàn diện cuả Đảng
uỷ, ban giám đốc công ty xây dựng 319.
Để thực hiện nhiệm vụ của mình tính đến thời điểm hiện nay biên chế
của xí nghiệp là 48 người cán bộ công nhân viên trong biên chế và hợp đồng
dài hạn. Trong đó có 29 kỹ sư. Quân số hợp đồng thời vụ khoảng 250 người.
Tính đến ngày 31/12/2000 tổng số vốn kinh doanh của xí nghiệp là
2.294.596.798
VNĐ
trong đó:
Vốn cố định là: 1.688.596.798
VNĐ
Vốn lưu động là 606.000.000
VNĐ
Sau đây là một số chỉ tiêu mà xí nghiệp đã đạt được sau 3 năm vừa qua:
( vẽ bảng)
2) Đặc điểm về tổ chức kinh doanh:
a) Chức năng và nhiệm vụ chính của xí nghiệp:
Xí nghiệp 9 hành nghề theo giấy phép của công ty 319 và đăng ký kinh
doanh theo số 305858 ngày 25/10/1996 do uỷ ban kế hoạch thành phố Hà Nội

cấp, nhiệm vụ chính của xí nghiệp như sau:
khảo sát thiết kế và xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp
xây dựng các công trình giao thông thuỷ lợi.
 2
 
2
Chuyên đề tốt nghiệp Tháng 6/2001Trường Cao đẳng quản trị kinh doanh
Tháng 6/2001
Trong quá trình hoạt động xí nghiệp được công ty trao quyền tự chủ trong
quan hệ tìm kiếm việc làm, khai thác vật tư, lao động. Được uỷ quyền của
giám đốc công ty trong việc kí kết các hợp đồng kinh tế, mở tài khoản tiền
gửi, tiền vay để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, giải
quyết đúng đắn 3 lợi ích trong đó có lợi ích của người lao động.
Thực hiện tốt công tác trả lương trong quá trình sản xuất.
Phương hướng sản xuất kinh doanh của xí nghiệp
Năm 2000 là năm đầu tiên của kế hoạch 2 năm 2000-2001, nó đánh dấu
sự thay đổi vật chất của xí nghiệp. Thực hiện nghị quyết chi bộ ban giám đốc
xí nghiệp định hướng phát triển 2 năm với một số mục tiêu quan trọng sau:
* Tư tưởng chỉ đạo : Đoàn kết, năng động, tự chủ, đổi mới phát huy sức
mạnh tổng hợp của toàn xí nghiệp, quyết tâm thực hiện thắng lợi nhiệm vụ
năm 2001 tạo đà cho những năm tiếp theo.
* Kiện toàn tổ chức biên chế: bố trí, sắp xếp điều chỉnh kiện toàn ban giám
đốc xí nghiệp với năng lực để hoàn thành nhiệm vụ của công ty giao. Tiếp tục
bổ sung bồi dưỡng cán bộ nhất là các trưởng phó phòng các nhân viên chủ
chốt, ổn định biên chế cấp đội viên chủ chốt.
Căn cứ vào nhiệm vụ năm 2001 xí nghiệp có ý định sẽ thành lập thêm một
số đội xây dựng để có thể hoàn thành nhiệm vụ công ty giao.
* Công tác điều hành sản xuất: ban giám đốc và các phòng ban chức năng có
nhiệm vụ, trách nhiệm điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu qủa.
Chi bộ xí nghiệp lãnh đạo việc thực hiện nhiệm vụ của xí nghiệp bằng nghị

quyết của chi bộ theo nguyên tắc tập trung dân chủ dưới sự chỉ đạo trực tiếp
của đảng uỷ công ty.
* Tăng cường công tác kiểm tra, thanh tra về mọi mặt hoạt động xây dựng xí
nghiệp vững mạnh để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ. Mở rộng quan hệ, tìm
kiếm thị trường, để từ đó có thể mở rộng qui mô của xí nghiệp. Ban giám đốc
 3
 
3
Chuyên đề tốt nghiệp Tháng 6/2001Trường Cao đẳng quản trị kinh doanh
Tháng 6/2001
chủ động khai thác tìm kiếm việc làm giao cho đội thực hiện đồng thời có
chính sách ưu đãi cụ thề, dùng đòn bẩy kinh tế để khuyến khích người lao
động. Ban giám đốc cùng với phòng ban chức năng và các đội tập trung chỉ
đạo đẩy nhanh tiến độ thi công các công trình.
* Lập kế hoạch đổi mới trang thiết bị phục vụ cho thi công, công trình đảm
bảo tiến độ, chất lượng, an toàn hiệu quả.
Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh:
Ngành nghề sản xuất kinh doanh chính của xí nghiệp là khảo sát thiết
kế và xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng, các công trình xí
nghiệp thi công đều đảm bảo kỹ thuật và mỹ thuật theo thiết kế. Một số công
trình xây dựng tiêu biểu như:
Nhà máy nhiệt điện Phả Lại.
Nhà hát kịch nói trung ương.
Viện trung ương quân đội 108.
Viện thiết kế vũ khí bộ quốc phòng.
Và nhiều công trình xây dựng đường giao thông thuộc đặc khu
Quảng Ninh và các công trình quân sự thuộc tuyến đảo Đông Bắc.
3) Đặc điểm về tổ chức công tác bộ máy quản lý:
3.1 Bộ máy quản lý của xí nghiệp.
* Ban giám đốc gồm có 2 người:

Giám đốc xí nghiệp: là người quản lý trực tiếp và điều hành chung mọi
công việc trong xí nghiệp chịu trách nhiệm chỉ đạo thực hiện pháp kinh doanh
có hiệu quả đồng thời điều động sắp xếp biên chế tổ chức quy định các hình
thức dtrả lương sao cho phù hợp, quyết định cấp kinh phí, chỉ tiêu sử dụng tài
chính cho sản xuất kinh doanh và các hoạt động sản xuất của đơn vị, ký kết
các hợp đồng kinh tế, giao dịch các cơ quan, các chủ đầu tư trực tiếp chỉ đạo
các đội thành viên.
 4
 
4
Chuyên đề tốt nghiệp Tháng 6/2001Trường Cao đẳng quản trị kinh doanh
Tháng 6/2001
Phó giám đốc xí nghiệp kiêm bí thư đảng uỷ phụ trách công tác đảng
công tác chính trị và công tác nội chính của xí nghiệp và là người bổ trợ cho
giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc về vi phạm lĩnh vực mình được
phân công.
* Các phòng ban chuyên môn:
Gồm có 3 phòng :
1. Phòng kế toán tài chính: là phòng làm công tác tham mưu giúp việc
cho giám đốc quản lý và sử dụng tài chính trong toàn xí nghiệp sao cho đúng
nguyên tắc, đúng chế độ của nhà nước, lập kế hoạch đảm bảo đủ vốn cho sản
xuất kinh doanh, tổ chức hạch toán kế toán, lập sổ sách bảng biểu theo dõi
quá trình sản xuất kinh doanh có trách nhiệm kiểm tra, hướng dẫn quản lý tài
chính của các đội đúng nguyên tắc cùng với giám đốc chịu trách nhiệm trước
cấp trên và nhà nước.
2. Phòng kế hoạch kỹ thuật: là phòng lập kế hoạch kiểm tra theo dõi
việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của toàn xí nghiệp và các đội
chịu trách nhiệm xử lý công tác kỹ thuật đồng thời điều phối xe vận chuyển
và máy móc thiết bị tới thi công, công trình.
3. Văn phòng xí nghiệp: Có nhiệm vụ giúp việc cho ban giám đốc điều

hành và tổ chức thực hiện các văn bản. các quyết định, các chế độ của nhà
nước và quân đội ban hành, hướng dẫn thực hiện trong phạm vi xí nghiệp,
đồng thời phụ trách về công tác đời sống của các bộ công nhân trong xí
nghiệp.
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý xí nghiệp như sau:
 5
 
5
Văn phòngPhòng KH- KT Phòng TC-KT
Phó giám đốc xí nghiệp
Giám đốc xí nghiệp
Đội xây dựng 95
Đội xây dựng 93Đội xây dựng 91Xưởng thiết kế Đội xây dựng 92 Đội xây dựng 94
Chuyên đề tốt nghiệp Tháng 6/2001Trường Cao đẳng quản trị kinh doanh
Tháng 6/2001
SƠ ĐỒ :
TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA XÍ NGHIỆP
3.2 Thực trạng công tác kế toán vật liệu tại xí nghiệp 9 thuộc công ty xây
dựng 319:
a) Tình hình chung về công tác kế toán ở xí nghiệp 9:
Xuất phát từ đặc thù của xí nghiệp là một xí nghiệp sản xuất công
nghiệp kết hợp xây lắp do vậy công tác kế toán được thực hiện tại phòng tài
chính kế toán của xí nghiệp và ở các đội xây dựng. Để thực hiện nhiệm vụ của
mình phòng tài chính tổ chức ra bộ máy kế toán gồm 9 người trong đó có 1 kế
toán trưởng, 1 kế toán tổng hợp, 1 kế toán quĩ và 5 kế toán đội cộng với 1 kế
toán xưởng thiết kế.
Sơ đồ bộ máy kế toán của xí nghiệp như sau:
 6
 
6

Chuyên đề tốt nghiệp Tháng 6/2001Trường Cao đẳng quản trị kinh doanh
Tháng 6/2001
 7
 
7
Kế toán trưởng
Kế toán đội xây dựng xưởng thiết kế
Kế toán quỹ Kế toán tổng hợp
Chuyên đề tốt nghiệp Tháng 6/2001Trường Cao đẳng quản trị kinh doanh
Tháng 6/2001
SƠ ĐỒ :TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN:
Kế toán trưởng: là người phụ trách chung về công:
Tác quản lý và tổ chức hạch toán toàn xí nghiệp, kiểm tra đôn đốc
hướng dẫn từng trợ lý, nhân viên nghiệp vụ theo các phần công việc phân
công, đồng thời báo cáo đúng lúc với giám đốc xí nghiệp về tình hình hoạt
động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp trong từng thời kỳ. Chịu trách nhiệm
tổng hợp các báo cáo kế toán.
Kế toán tổng hợp kiêm TSCĐ, kế toán nguyên vật liệu: tổng hợp toàn
bộ các nhiệm vụ kinh tế phát sinh trong thời kỳ, phản ánh vào sổ tổng hợp,
lập báo cáo tài chính, hạch toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản
phẩm, xác định kết quả cuả công trình trong toàn xí nghiệp.
Kế toán quĩ kiêm kế toán thuế và các khoản trích theo lương, ghi chép
phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng tiền mặt đồng thời theo dõi các
khoản trích theo lương và tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước.
Kế toán đội, xưởng thiết kế có nhiệm vụ theo dõi, tập hợp các khoản
chi phí phát sinh tại các đội, xưởng và tổng hợp số liệu của đội, xưỏng mình
gửi lên phòng tài chính kế toán của xí nghiệp.
* Hình thức kế toán áp dụng: Do đặc thù của xí nghiệp cho nên xí nghiệp đã
và đang sử dụng hệ thống chứng từ ghi sổ phù hợp với qui định mà bộ tài
chính đã ban hành. Hiện nay xí nghiệp đang áp dụng phương pháp hạch toán

hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Để phù hợp với yêu
 8
 
8
Sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp số liệu chi tiết
Chứng từ gốc
Sổ quỹ
Sổ cái
Chứng từ ghi sổ
Báo cáo tài chính
Bảng cân đối số phát sinh
Chuyên đề tốt nghiệp Tháng 6/2001Trường Cao đẳng quản trị kinh doanh
Tháng 6/2001
cầu quản lý của xí nghiệp cho nên xí nghiệp áp dụng hệ thống tài khoản thống
nhất cho các doanh nghiệp xây lắp ban hành theo quyết định 1864/1998/QĐ-
BTC ngày 16/12/1998 của Bộ tài chính.
Trình tự luân chuyển chứng từ tại xí nghiệp được biểu hiện qua sơ đồ sau:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhận được, nhân viên kế toán tiến
hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ rồi phân loại chứng từ và ghi vào sổ chứng
từ. Những chứng từ cần phải hạch toán chi tiết thì kế toán ghi vào sổ chi tiết
có liên quan.
Theo định kỳ từ 3-5 ngày, căn cứ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại chứng
từ ghi sổ. Kế toán tổng hợp sẽ ghi vào sổ đăng kí chứng từ ghi sổ và sổ cái
của từng tài khoản. mỗi tài khoản cấp một, cấp 2 đều được mở một trang sổ
riêng. Cuối tháng căn cứ vào các số dư tại các sổ chi tiết và sổ cái, kế toán

tổng hợp tiến hành lập tờ chi tiết các số dư các tài khoản cần thiết.
Kế toán có thể theo dõi đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết và sổ cái cũng như
báo cáo kế toán và bảng cân đối kế toán để kiểm tra các số liệu.
 9
 
9
Chuyên đề tốt nghiệp Tháng 6/2001Trường Cao đẳng quản trị kinh doanh
Tháng 6/2001
Đặc điểm chi phối công tác quản lý, tổ chức sản xuất :
Do đặc điểm của ngành xây dựng mang tính đơn chiếc, địa bàn hoạt
động xây dựng thi công phức tạp, chịu sự tác động ảnh hưởng của nhiều yếu
tố. Vì vậy việc tổ chức quản lý sản xuất cũng chịu sự choi phối và ảnh hưởng
của nhiều nhân tố khác nhau cà chi phối việc thực hiện nhiệm vụ trong quá
trình thi công xây dựng và thời gian xây dựng công trình.
Bên cạnh đó trong quá trình thi công địa thế thi công, công trình thuận
lợi hay khó khăn, vị trí của công trình hti công cao hay thấp nó đều ảnh hưởng
đến việc tổ chức thi công. Do những đặc điểm chi phối trên nên công tác kế
toán phải có hình thức và biệm pháp tổ chức quản lý, hạch toán sao cho phù
hợp,tạo điều kiẹn nang lại hiệu quả cao nhất cho sản xuất kinh doanh.
Quá trình tổ chức thi công xây dựng chịu ảnh hưởng bởi những yếu tố
và đặc điểm của các công trình chi phối.Vì vậy nó nẩy sinh ra nhiều các
nghiệp vụ phát sinh kế toán khác nhau. Để thực hiện việc hạch toán các
nghiệp phát sinh đó thì công tác kế toán phải được tiến hành một cách phù
hợp với việc tổ chức quản lý thi công, công trình. Do vị trí của mỗi công trình
thi công ở những nơi xa nên công tác quản lý kế toán của xí nghiệp phải nắm
bắt và cung cấp thông tin một cách kịp thời. Hàng ngày kế toán đội phải tập
hợp các chứng từ, hóa đơn và các tài liệu ghi chép thống kê ban đầu, các báo
cáo nhập xuất, tồn nguyên vật liệu tập hợp cho đồng chí kế toán theo dõi về
xuất nhập tồn vật liệu của phòng kế toán xí nghiệp để xử lý và tổ chức hạch
toán ghi chép theo chế độ. Đồng thời phòng kế toán phải nắm bắt được

thường xuyên, kịp thời về các số liệu kế toán của từng đội thi công, công trình
để từ đó đề ra các biện pháp sát thực trong quá trình quản lý. Từ đó đẩy hiệu
quả sản xuất kinh doanh cuả từng đội cũng như trong phạm vi toàn xí nghiệp.
Đặc điểm vật liệu của xí nghiệp:
 10
 
10
Chuyên đề tốt nghiệp Tháng 6/2001Trường Cao đẳng quản trị kinh doanh
Tháng 6/2001
Xí nghiệp 9 với nhiệm vụ chủ yếu là khảo sát, thiết kế và thi công các
công trình xây dựng nên vật liệu sử dụng trong vật liệu sản xuất có những đặc
điểm riêng:
Để tiến hành xây dựng các công trình thì xí nghiệp phải sử dụng một khối
lượng rất lớn nguyên vật liệu, mỗi loại có một đơn vị tính qui cách và đặc
điểm khác nhau như: xi măng, sắt, thép, gạch, cát, vôi... Hầu hết các loại vật
liệu sử dụng đều trực tiếp cấu thành nên công trình, chi phí nguyên vật liệu
chiếm một tỷ trọng khá lớn trong tổng chi phí xây dựng công trình. Từ đó ta
có phần nào thấy được tầm quan trọng của vật liệu trong quá trình sản xuất
kinh doanh, quá trình thu mua nguyên vật liệu có những vật liệu có thể mua
ngay tại nơi thi công xây dựng nhưng cũng có những loại vật liệu phải mua ở
ngoài.
Việc bảo quản vật liệu đối với từng loại cũng khác nhau có những vật
liệu có thể bảo quản trong kho như :xi măng ... nhưng cũng có loại vật liệu
phải để ở ngoài như cát, sỏi, gạch ... Do vậy chúng gây không ít khó khăn
trong việc bảo quản và quản lý. Từ những đặc điểm trên cho thấy việc quản lý
nguyên vật liệu ở xí nghiệp 9 nói riêng và các doanh nghiệp trong ngành xây
dựng cơ bản nói chung rất phức tạp do đó xí nghiệp cần phải tăng cường các
biện pháp quản lý, sử dụng nguyên vật liệu cần tiết kiệm và có hiệu quả.
Phân loại nguyên vật liệu tại xí nghiệp:
Do đặc điểm riêng của ngành xây lắp nên vật liệu được sử dụng trong sản

xuất cũng có những đặc thù riêng. Cũng như các doanh nghiệp khác trong
ngành, để xây dựng các công trình xí nghiệp phải sử dụng rất nhiều các loại
vật liệu như: xi măng, sắt thép, gạch, cát, vôi ... và nhu cầu của chúng cũng
khác nhau.
Trong các ngành sản xuất nói chung đặc biệt là trong ngành xây dựng.
 11
 
11