MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNGHOÁ NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY XNK MÁY HÀ NỘI

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ
TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNGHOÁ NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY
XNK MÁY HÀ NỘI
I - Đánh giá khái quát thực trạng công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa
nhập khẩu tại công ty :
Mặc dù chỉ mới có tư cách độc lập và phát triển trong 3 năm, Công ty XNK
Máy Hà Nội đã không ngừng lớn mạnh cả về quy mô lẫn chất lượng kinh doanh,
nhất là trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu. Trong môi trường kinh doanh tuy
bình đẳng mà gay gắt, Công ty đã có không ít khó khăn vì gặp phải sự cạnh tranh
không chỉ của các công ty trong cùng Tổng Công ty mà còn phải đương đầu với
các đơn vị kinh doanh khác cùng ngành như: các Công ty XNK Máy của những
văn phòng nước ngoài, các Công ty trực thuộc Bộ Công Nghiệp, các Công ty kinh
doanh tổng hợp,…đây là những Công ty xuất nhập khẩu đã hoạt động lâu năm, có
uy tín, vị thế và nguồn lực vượt trội so với sự non trẻ của Công ty. Nhận thức được
vấn đề đó, Công ty tổ chức nghiên cứu kỹ nhu cầu thị trường, tạo sự liên kết chặt
chẽ với các bạn hàng truyền thống cả trong và ngoài nước, mặt khác luôn tìm kiếm
những đối tác và khách hàng mới. Thị trường nước ngoài và nội địa ngày càng
được mở rộng, bước đầu Công ty đã khắc phục được khó khăn và vượt qua được
những thử thách ban đầu trong cơ chế thị trường, từng bước hoàn thiện mình để trở
thành một Công ty có vị thế trên thị trường trong nước và thế giới.
Nhìn chung, Công ty đã xây dựng được một mô hình quản lý khá khoa học,
phù hợp với yêu cầu đặt ra của cấp trên và của cơ chế thị trường. Tổ chức bộ máy
của Công ty khá gọn nhẹ, các phòng ban được phân công phân nhiệm rõ ràng,
không có sự chồng chéo giữa các phòng ban này. Một mặt đảm bảo tính độc lập
tương đối của các phòng ban, mặt khác tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng giữa các
phòng ban để thực hiện kế hoạch kinh doanh của Công ty. Chẳng hạn, để thực hiện
việc nhập khẩu một loại hàng nào đó, thì trước đó phòng kinh doanh đã nghiên cứu
nhu cầu trên thị trường về loại hàng đó, sau đó thông báo cho phòng kế toán và
chịu trách nhiệm hoàn tất các thủ tục pháp lý cần thiết để nhập hàng, đồng thời
chuyển các chứng từ có liên quan tới phòng kế toán. Còn phòng kế toán có trách
nhiệm huy động và tạo nguồn vốn kịp thời cho hoạt động nhập khẩu, đồng thời

theo dõi, giám sát chặt chẽ quá trình nhập hàng thông qua việc ghi chép, phản ánh
trên sổ sách kế toán căn cứ vào những chứng từ đã nhận được trong một thương vụ
kinh doanh nhất định.
Bên cạnh những ưu điểm trong công tác tổ chức kinh doanh và quản lý, công
tác kế toán của Công ty cũng có những thành công nhất định. Sau đây là một số ưu,
nhược điểm trong công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại Công ty
Xuất nhập khẩu Máy Hà Nội .
1- Những ưu điểm :
Bên cạnh những mặt nổi lên trong công tác quản lý kinh doanh, ta không thể
không nói đến những ưu điểm của công tác kế toán NK hàng hóa của công ty. Đó
là :
1.1- Tổ chức bộ máy kế toán
Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh và tổ chức hệ thống kinh doanh của mình,
Công ty XNK Máy Hà Nội đã lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập
trung. Công ty tổ chức kế toán một cách khoa học có kế hoạch sắp xếp chỉ đạo từ
trên xuống dưới, toàn Công ty chỉ có một phòng kế toán duy nhất, các cửa hàng,
nhà kho và ban đại diện Hải phòng hạch toán phụ thuộc nghĩa là các đơn vị trực
thuộc này định kỳ phải lập báo cáo đơn giản kèm theo chứng từ gốc gửi về phòng
kế toán để tổng hợp lên các báo cáo tài chính của toàn Công ty. Hình thức này đảm
bảo sự lãnh đạo thống nhất tập trung cao đối với công tác kế toán. Công tác tổng
hợp số liệu được thực hiện một cách nhanh chóng, kịp thời thuận tiện cho việc áp
dụng các phương tiện tính toán hiện đại vào trong công tác kế toán. Đồng thời làm
cho bộ máy kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm được chi phí hạch toán.
Việc bố trí cán bộ kế toán và phân định công việc trong bộ máy kế toán của
Công ty là phù hợp với khả năng, trình độ của từng kế toán viên đảm bảo phát huy
được thế mạnh của mỗi người, đồng thời đáp ứng yêu cầu của quản lý đặt ra về
khối lượng công việc góp phần nâng cao được hiệu quả của công tác kế toán. Đội
ngũ kế toán của Công ty có trình độ nghiệp vụ thành thạo, có kinh nghiệm lâu năm
trong công tác kế toán nói chung và trong công tác kế toán nhập khẩu nói riêng, có
trách nhiệm, năng động, nhiệt tình trong công việc được giao, khả năng về ngoại

ngữ tốt, nhất là tiếng Anh. Mặt khác,họ luôn được tạo điều kiện bồi dưỡng để nâng
cao nghiệp vụ cho phù hợp với điều kiện mới, được tổ chức hướng dẫn những
thông tư mới liên quan tới công tác kế toán. Đặc biệt, kế toán trưởng Công ty là
người có kinh nghiệm trong nghề, hiểu biết sâu, rộng về chế độ tài chính kế toán,
có kinh nghiệm trong nghiệp vụ ngoại thương. Do đó, việc tổ chức chỉ đạo các
hoạt động kế toán của Công ty luôn chính xác, đảm bảo được yêu cầu quản lý tránh
cho Công ty những bất lợi trong thanh toán và kinh doanh.
Song song đó, công ty cũng luôn đào tạo , nâng cao trình độ của đội ngũ cán
bộ nhân viên kế toán tại công ty, nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho phù hợp với
điều kiện mới, luôn tổ chức hướng dẫn những thông tư mới liên quan tới công tác
kế toán. Hoạt động kế toán được phân ra theo từng mảng nghiệp vụ kế toán kinh
doanh XNK, kế toán thanh toán đối ngoại… phù hợp khối lượng công việc và đáp
ứng được yêu cầu quản lý đặt ra.
1.2- Hệ thống chứng từ
Công ty đã thực hiện tổ chức tốt hạch toán ban đầu ở tất cả các bộ phận, các
khâu trong đơn vị và có chương trình luân chuyển chứng từ hợp lý. Hoạt động kinh
doanh ở công ty có liên quan đến mọi bộ phận, vì vậy, tổ chức tốt hạch toán ban
đầu ở các bộ phận sẽ thu được đầy đủ, kịp thời thông tin về toàn bộ các nghiệp vụ
kinh tế-tài chính phát sinh trong công ty. Mặt khác, hạch toán ban đầu là công việc
khởi đầu của toàn bộ công việc ghi chép kế toán, nhưng lại không do cán bộ kế
toán trực tiếp thực hiện mà đại bộ phận công việc hạch toán ban đầu do cán bộ
nghiệp vụ (cán bộ phòng kinh doanh), cán bộ quản lý ở các bộ phận trong doanh
nghiệp thực hiện theo sự hướng dẫn của phòng kế toán. Vì vậy, để thực hiện tốt
khâu này, phòng kế toán đã có sự phân công cụ thể cho các cán bộ kế toán chịu
trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra hạch toán ban đầu ở các bộ phận trong doanh
nghiệp, thu nhận, kiểm tra chứng từ ban đầu và luân chuyển chứng từ ban đầu kịp
thời để đảm báo cho việc ghi sổ kế toán được kịp thời. Thực hiện tốt khâu này
chính là đã tạo tiền đề cho các khâu kế toán khác trong công ty, bởi tính trung thực
và chính xác của hạch toán ban đầu có ý nghĩa quyết định đối với tính trung thực
và chính xác của toàn bộ tài liệu kế toán của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, các chứng từ sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu đều
phù hợp với yêu cầu kinh tế và pháp lý của nghiệp vụ phát sinh, đúng với mẫu do
Bộ Tài chính ban hành. Nhữmg thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều
được ghi chép một cách đấy đủ chính xác vào chứng từ, tạo điều kiện cho việc
kiểm tra đối chiếu giữa số liệu thực tế và số liệu trên sổ kế toán, các chứng từ đều
được giám sát kiểm tra chặt chẽ. Quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện
theo đúng quy định phù hợp với yêu cầu của nghiệp vụ ngoại thương. Các chứng
từ được lưu trữ cẩn thận theo từng hợp đồng, khách hàng, khoản mục thuận lợi cho
việc tìm kiếm, kiểm tra và đối chiếu khi cần thiết.
1.3- Hệ thống tài khoản sử dụng
Công ty đã vận dụng hệ thống tài khoản thống nhất với chế độ nhưng lại linh
hoạt . Công ty đã căn cứ vào nội dung hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị
mình và hệ thống tài khoản thống nhất của ngành để xác định danh mục tài khoản
kế toán tổng hợp, các tiểu khoản, tiết khoản cần phải sử dụng đủ để phản ánh toàn
bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Hệ thống tài khoản sử dụng trong
hạch toán nghiệp vụ NK được chi tiết tương đối phù hợp với đặc điểm kinh doanh
của công ty, đồng thời, đáp ứng được yêu cầu quản lý kinh tế tài chính trong nội bộ
công ty. Đa số các tài khoản của Công ty đều được mở chi tiết, chẳng hạn:
- Xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty là chuyên hoạt động
kinh doanh xuất nhập khẩu, mật độ giao dịch trong thanh toán qua ngân hàng lớn,
số lượng tương đối nhiều, sử dụng nhiều loại ngoại tệ ( GBP, USD, EUR, DEM,
AUD, JPY,…) nên tài khoản 112 được chi tiết thành hai tài khoản TK1121 và
TK1122 và chi tiết theo từng loại ngoại tệ và theo từng ngân hàng mà Công ty
XNK Máy Hà Nội mở tài khoản.
- Các tài khoản công nợ cũng được chi tiết theo từng đối tượng khách hàng
(trong ngành và ngoài ngành) và chi tiết cho từng khách hàng.
- Các tài khoản doanh thu được chi tiết theo doanh thu kinh doanh hàng nhập
khẩu (TK 5111), doanh thu ủy thác hàng nhập khẩu (TK 5112), doanh thu dịch vụ
(TK 5113), doanh thu khác (TK 5114).
- Đặc biệt TK 642 của Công ty không chỉ chi tiết đến tài khoản cấp 2 mà còn

được chi tiết theo từng mục đích chi.
Tiêu biểu là TK 112- Tiền gửi ngân hàng, xuất phát từ đặc điểm kinh doanh
NK, mật độ giao dịch trong thanh toán qua ngân hàng lớn, số lượng ngân hàng giao
dịch tương đối nhiều, các loại ngoại tệ được sử dụng để thanh toán đa dạng nên TK
112 được chi tiết theo ngân hàng có tham gia thanh toán trong quá trình NK, theo
ngoại tệ và tiền Việt Nam, theo loại ngoại tệ. Cụ thể như :
TK 1121V – Tiền gửi ngân hàng bằng Việt Nam đồng ở Vietcombank
TK 1122VGJ – Tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ đồng Yên, Nhật ở
Vietcombank
TK 1122VGU – Tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ đôla Mỹ ở Vietcombank.
Việc chi tiết các tiểu khoản hợp lý này đã tạo điều kiện thuận lợi cho cả hoạt
động nhập hàng lẫn nghiệp vụ tiêu thụ hàng nhập, từ đó góp phần nâng cao hiệu
quả kinh doanh của công ty.
1.4- Hệ thống sổ sách kế toán
Hình thức ghi sổ kế toán hiện đang áp dụng ở Công ty là hình thức Nhật ký
chứng từ. Đây là hình thức kế toán khó áp dụng kế toán máy nhưng Công ty đã biết
ứng dụng chương trình CADS trong công tác kế toán của đơn vị mình để giảm bớt
khối lượng công việc. Ưu điểm của chương trình này là được thiết kế với các mẫu
sổ đơn giản, dễ ghi chép và không bị trùng lắp, đặc biệt kế toán của Công ty chỉ
cần nhập các số liệu trên sổ chi tiết là máy có thể tự tổng hợp số liệu trên các sổ
tổng hợp. Hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Công ty thực hiện trên cơ sở các
hợp đồng, việc mua bán thực hiện theo từng lô hàng và hàng nhập khẩu về được
vận chuyển đến tận kho của khách hàng hoặc giao ngay tại cảng nên phương pháp
tính giá theo giá thực tế đích danh dùng để xác định giá vốn hàng bán là đơn giản
và chính xác.
Với quy mô và đặc điểm hoạt động kinh doanh như công ty, các nghiệp vụ
phát sinh có tần suất lớn, có giá trị cao, đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán có trình
độ chuyên môn cao thì việc lựa chọn hình thức ghi sổ “Nhật ký – chứng từ “ để
hạch toán là phù hợp. Bởi sự kết hợp trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình
tự ghi sổ phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế cùng loại đã giảm bớt đáng

kể khối lượng công việc ghi sổ kế toán so với các hình thức khác, đồng thời, cơ sở
chứng từ để ghi sổ kế toán rõ ràng không bị trùng lặp, công việc kiểm tra, đối chiếu
số liệu được dàn đều trong tháng. Mặt khác, tuy hình thức này có kết cấu mẫu sổ
phức tạp nhưng lại được lựa chọn và được chứng minh là sử dụng phù hợp, điều
này chứng tỏ đội ngũ cán bộ kế toán phải có trình độ chuyên môn.
Áp dụng hình thức ghi sổ kế toán này, hệ thống sổ sách của công ty đã được
mở một cách thích hợp, hệ thống sổ chi tiết được mở hợp lý đối với tất cả các tài
khoản tổng hợp cần ghi chép chi tiết nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý và bảo vệ tài
sản, vật tư, tiền vốn ở công ty. Mẫu sổ kế toán chi tiết ở đơn vị đa dạng và phù hợp
với từng đối tượng kế toán cụ thể cần theo dõi chi tiết. Như sổ chi tiết công nợ
được theo dõi theo từng đối tượng cụ thể để biết được diễn biến tăng giảm công nợ
đối với đối tượng đó, từ đó có những xử lý đúng đắn kịp thời trong hoạt động
thanh toán.
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm kể trên, thì sổ sách của Công ty còn tồn
tại một số nhược điểm cần phải xem xét, để khắc phục và sửa chữa nhằm tránh
những sai sót không đáng có.
1.5 – Tổ chức hạch toán hàng hóa NK
Về tổ chức hạch toán hàng NK: với hoạt động NK diễn ra tại công ty khá
thường xuyên và giá trị trên từng hợp đồng là khá lớn, lại chủ yếu thực hiện NK
giao bán thẳng không qua kho nên việc công ty áp dụng phương pháp kê khai
thường xuyên trong hạch toán lưu chuyển hàng hóa NK là thích hợp. Phương pháp
này đảm bảo cung cấp thông tin một cách thường xuyên liên tục, chính xác về tình
hình biến động của hàng hóa NK trên các mặt nhập hàng, tiêu thụ, giúp cho việc
bảo quản và quản lý hàng hoá tốt cả về giá trị và số lượng. Mặt khác, sử dụng
phương pháp kê khai thường xuyên đã được công ty vận dụng một cách linh hoạt
đối với những mặt hàng không qua kho, nhập về giao bán thẳng, kế toán vẫn lập
phiếu nhập và phiếu xuất kho hàng kinh doanh giao nhận thẳng để vẫn có thể theo
dõi số lượng hàng hóa cũng như giá vốn hàng hóa bán ra. Bên cạnh đó, việc lựa
chọn nguyên tắc hạch toán ngoại tệ theo tỷ giá thực tế hàng nhập theo tỷ giá nào thì
bán theo tỷ giá ngày nhập đó là cũng phù hợp với điều kiện của công ty. Tỷ giá thực tế

hàng ngày được kế toán thanh toán ngoại qua các ngân hàng nhận giấy báo tỷ giá cập nhật
thường xuyên.
2– Những tồn tại :
Cùng với những ưu điểm mà công ty đã đạt được trong tổ chức quản lý cũng như
trong tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán hàng NK thì tại công ty vẫn còn một số
tồn tại đồi hỏi cần phải được quan tâm, xem xét nhằm không ngừng hoàn thiện công tác kế
toán hàng NK, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty và thực hiện đúng với
chế độ tài chính kế toán hiện hành.
2.1- Tồn tại trong việc sử dụng TK và phương pháp hạch toán ngoại tệ của
Công ty
- Chưa sử dụng TK 007: Theo chế độ kế toán hiện hành, đối với các nghiệp
vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ khi hạch toán phải được theo dõi nguyên tệ
tăng giảm trên tài khoản ngoài bảng TK 007- Nguyên tệ các loại, để thông báo tình
hình tăng giảm ngoại tệ cũng như để giúp cho kế toán dễ dàng điều chỉnh theo tỷ
giá khi có phát sinh tăng giảm tỷ giá ngoại tệ từ đó có thể cung cấp những thông
tin kịp thời và chính xác.
Công ty XNK Máy Hà Nội là Công ty chuyên kinh doanh hàng hóa xuất
nhập khẩu, có quan hệ kinh tế, thương mại với nhiều nước trên thế giới. Chính vì
vậy, có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày liên quan đến ngoại tệ và sử
dụng nhiều loại ngoại tệ khác nhau trong thanh toán quốc tế như: GBP, EUR, USD,
DEM, AUD, JPY,...thế nhưng kế toán Công ty không sử dụng TK007 để theo dõi
ngoại tệ, điều này sẽ gây khó khăn trong việc kiểm soát các loại ngoại tệ của doanh
nghiệp.
- Việc sử dụng tỷ giá thực tế để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có
liên quan đến ngoại tệ là chưa hợp lý. Sử dụng tỷ giá thực tế để hạch toán các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến ngoại tệ sẽ gây khó khăn bất lợi và tốn
thời gian cho kế toán Công ty vì mật độ nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ của công
ty là lớn nên mỗi ngày việc đầu tiên là kế toán Công ty phải ra ngân hàng theo dõi
tỷ giá ngày hôm đó rồi sau đó mới có thể về cơ quan nhập vào máy các nghiệp vụ
nhập khẩu trong ngày. Công ty có thể sử dụng tỷ giá hạch toán để hạch toán các

nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ. Việc sử dụng tỷ giá hạch toán để hạch
toán các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ sẽ giúp kế toán tránh phải thường xuyên
ra ngân hàng theo dõi tỷ giá mỗi ngày, cuối quý-năm sẽ thực hiện điều chỉnh tỷ
giá , điều này sẽ giảm bớt công việc cho kế toán nhưng vẫn thu được những thông
tin kế toán chính xác. Mặt khác, việc sử dụng tỷ giá hạch toán cũng giúp kế toán
xác định và tìm ra giá trị một số đồng tiền mạnh hợp lý thuận lợi hơn cho kế toán
trong quá trình thanh toán và giao dịch của công ty cũng như trong quản lý ngoại
tệ.
2.2- Tồn tại trong việc sử dụng TK để hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực
tiếp của Công ty
- Chưa sử dụng tài khoản 151: Theo chế độ kế toán hiện hành, đối với hàng mua
đã thuộc quyền sở hữu của công ty nhưng chưa về cảng, chưa về kho, hoặc về cảng
nhưng có rắc rối về thủ tục hải quan phải lưu kho cảng chờ giải quyết thì phải hạch
toán vào TK 151-Hàng mua đang đi đường nhằm quản lý chặt về hàng NK.
Nhưng tại công ty, trong quá trình nhập khẩu hàng hoá, tuy phòng kế toán
mới chỉ được phòng kinh doanh thông báo hàng đã về cảng và nhận được đầy đủ
chứng từ về lô hàng này, kế toán Công ty lại hạch toán ngay vào tài khoản 156
(Chi tiết tài khoản 1561), nhưng thực chất số hàng hóa này chưa được chuyển đến
kho của Công ty (lô hàng còn nằm ở cảng Hải phòng và Công ty cũng không thuê
kho tại đây). Hoặc có khi hàng đã về cảng nhưng cuối kỳ thủ tục chưa giải quyết
xong thì cũng không được hạch toán trên tài khoản nào mà chỉ lưu vào một hồ sơ
riêng. Hoặc với trường hợp giao bán thẳng không qua kho thì kế toán vẫn phải
thông qua TK 156 sau đó mới kết chuyển ghi giá vốn. Cách hạch toán như vậy là
làm sai quy định chế độ kế toán nước ta , cũng như làm các thông tin kế toán
không được phản ánh chính xác.
- Chưa sử dụng tài khoản 1562: Theo chế độ đây là tài khoản phản ánh chi phí
thu mua hàng nhập khẩu song tài khoản này không được Công ty sử dụng. Để phản
ánh chi phí thu mua hàng nhập khẩu phát sinh, kế toán Công ty đã sử dụng tài
khoản khác: TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp (được mở chi tiết). Điều đó có
nghĩa là các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng nhập khẩu của Công

ty đã bị phản ánh sai nguyên tắc kế toán. Mặt khác, việc hạch toán này không
những không đúng với quy định của chế độ mà còn làm cho Công ty không xác
định được trị giá vốn thực tế của hàng hóa bán ra, dẫn đến không xác định được
chính xác kết quả kinh doanh của từng mặt hàng, từng kỳ kinh doanh.
2.3 – Tồn tại về nội dung và phương pháp hạch toán chi phí kinh doanh và
chi phí quản lý kinh doanh
Theo quy định của Bộ Tài chính, trong chế độ kế toán mới thì những khoản
chi phí phát sinh liên quan đến phí lưu thông, tiếp thị, quảng cáo phát sinh trong
quá trình tiêu thụ hàng hóa thì hạch toán TK 641- Chi phí bán hàng. Những chi phí
chung liên quan đến hoạt động quản lý chung của doanh nghiệp thì phải hạch toán
vào TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Nhưng trên thực tế tại công ty:
- Tài khoản 641: không được sử dụng nhưng thực tế, công ty NK trực tiếp hàng
hóa về chủ yếu để kinh doanh tiêu thụ , đây là một mặt mạnh của công ty, vì vậy
trong quá trình NK hàng hóa cho đến lúc tiêu thụ hàng hóa NK các chi phí phát
sinh liên quan đến chi phí lưu thông, tiếp thị, quảng cáo chiếm tỷ trọng tương đối
trong tổng chi phí. Việc không hạch toán chi phí bán hàng riêng mà hạch toán
chung trên TK 642 sẽ gây khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả các chi phí bỏ ra
để tiêu thụ hàng hóa và để lập các kế hoạch, chiến lược kinh doanh.
- Tài khoản 642: TK 642 tại công ty được dùng để theo dõi tất cả các khoản chi
phí mua hàng, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Tài khoản này
của Công ty tuy có ưu điểm là được mở chi tiết cho từng mục đích chi song nội
dung nghiệp vụ hạch toán vào đây là không đúng quy định của Bộ Tài chính.
2.4-Tồn tại trong việc sử dụng TK và hạch toán nghiệp vụ nhận nhập khẩu uỷ thác của
Công ty
Mấy năm gần đây, do chính sách của Nhà nước ta không khuyến khích hàng
nhập khẩu và việc ban hành Nghị định 57/CP xóa bỏ giấy phép nhập khẩu, cho
phép tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế được nhập khẩu các
mặt hàng đăng ký kinh doanh trong nước làm cạnh tranh trên thị trường nhập khẩu
này ngày càng trở nên gay gắt. Đứng trước tình hình đó Công ty đã tăng cường làm

dịch vụ nhận nhập khẩu uỷ thác cho các Công ty ngoài ngành nhằm nâng cao
doanh thu. Tuy nhiên, trong hạch toán của Công ty về hoạt động này còn mắc phải
nhược điểm sau:
Việc nhập hàng và giao trả hàng cho bên giao uỷ thác kế toán Công ty không sử
dụng tài khoản 002 để phản ánh, đối với những lô hàng nhập uỷ thác hộ đến cuối
kỳ hạch toán, kế toán Công ty cũng vẫn hạch toán theo cách hạch toán hàng hóa
nhập khẩu trực tiếp tức là đã hạch toán khống vào tài khoản 1561 số hàng Công ty
nhận nhập ủy thác, như vậy là vi phạm nguyên tắc sở hữu tài sản vì số hàng đó
không thuộc quyền sở hữu của Công ty.
2.5- Tồn tại trong sử dụng TK 151, 157 để theo dõi hàng đi tiêu thụ
Do không sử dụng TK151, TK 157 nên trong nghiệp vụ kế toán tiêu thụ hàng
nhập khẩu ở Công ty hàng giao bán tay ba hay hàng chuyển bán thẳng tới kho của
người mua, hàng bán vận chuyển chưa đến kho bạn hàng, và hàngbán qua kho, kế
toán đều hạch toán giống nhau. Điều này gây nên sự nhầm lẫn không biết đâu là
hàng bán giao tay ba, hàng bán buôn vận chuyển thẳng và đâu là bán tại kho. Để
quản lý tốt hàng hóa nhập khẩu, kế toán cần phải xem xét lại cách hạch toán của
mình sao cho ba phương thức tiêu thụ hàng nhập khẩu trên phải được hạch toán rõ
ràng trên sổ sách nhằm phục vụ tốt hơn cho công tác kiểm tra, giám sát hàng hóa
nhập khẩu và công tác lập kế hoạch của Công ty.
2.6- Tồn tại trong việc sử dụng tài khoản theo dõi công nợ
Theo chế độ đối với công nợ phải thu của khách hàng sử dụng TK 131 để theo
dõi quá trình thanh toán. Nhưng tại công ty, khi sử dụng tài khoản để theo dõi công
nợ thanh toán với khách hàng, chỉ đối với những khách hàng mua mặt hàng phim
X quang thì kế toán theo dõi thanh toán công nợ trên TK 131, còn với những khách
hàng mua các mặt hàng khác thì kế toán sử dụng TK 3388- Phải trả khác để theo
dõi. Song TK 3388 cũng đồng thời được sử dụng để theo dõi các đối tượng giao
cho công ty nhập khẩu uỷ thác hộ. Điều này gây khó khăn trong việc xác định đâu
là công nợ còn phải thu, phải trả phát sinh cho hoạt động kinh doanh, đâu là công
nợ còn phải thu, phải trả phát sinh cho hoạt động NK uỷ thác.
Mặt khác, doanh thu từ bán mặt hàng phim X quang của công ty chỉ chiếm tỷ

lệ rất nhỏ trên tổng doanh thu, còn chủ yếu doanh thu của công ty từ thu nhập bán
các mặt hàng NK khác hoặc từ thu nhập hoạt động NK uỷ thác, như vậy thanh
toán trên TK 3388 là hoạt động ra vào thường xuyên của thanh toán với khách
hàng mua hàng NK kinh doanh và thanh toán với khách hàng nhờ NK uỷ thác. Vì
vậy, khi muốn phân tích hiệu quả kinh doanh , hiệu quả thanh toán của các đối
tượng khách hàng mua hàng kinh doanh và khách hàng giao nhập uỷ thác là rất
phức tạp, dễ bị trùng lặp hoặc khó phân định đối tượng khách hàng. Mặt khác, vì
nội dung của tài khoản này chỉ để ghi chép các khoản Công ty phải trả hoặc đã trả
các cá nhân, tổ chức bên ngoài doanh nghiệp, từ đó dễ dẫn đến sự nhầm lẫn trên
bảng cân đối kế toán làm cho người xem hiểu nhầm đây là khoản tiền Công ty
chưa thanh toán.
2.7 – Tồn tại về hạch toán dự phòng phải thu khó đòi
Do công ty nhập khẩu chủ yếu những mặt hàng chuyên dụng như máy móc,
dây chuyền sản xuất thường có đơn đặt hàng trước hoặc nhập khẩu theo nhu cầu
chấp nhận hàng về mua ngay nên hàng về thường không nhập kho mà giao bán
thẳng, số lượng nhập kho rất ít, giá trị không lớn nên việc hạch toán dự phòng
giảm giá hàng tồn kho là không cần thiết. Nhưng đối với các hợp đồng ký kết mua
bán máy móc, dây chuyền sản xuất, giá trị hợp đồng lớn, rủi ro tổn thất cao, thời
gian hoàn thành hợp đồng dài, nợ phải thu lớn nên cần thiết phải lập dự phòng nợ
phải thu khó đòi. Đây là phương pháp thể hiện nguyên tắc thận trọng trong kinh
doanh. Dự phòng phải thu khó đòi nếu được lập hợp lý sẽ làm tăng chi phí, do vậy
tạm thời làm giảm thu nhập ròng của niên độ báo cáo-niên độ lập dự phòng. Nhưng
dự phòng lại chính là một công cụ tài chính cần thiết để duy trì doanh nghiệp, hạn
chế bớt những thiệt hại và chủ động hơn về tài chính trong trường hợp xảy ra các
rủi ro do các nguyên nhân khách quan.
Mặt khác, số công nợ tồn còn phải thu của khách hàng tại công ty cuối mỗi kỳ
hạch toán thường chiếm đến 30-40% tổng nợ phải thu, trong đó có nhiều khoản nợ
đã quá hạn hoặc đã kéo ra hạn nợ, một số khách hàng có tình hình tài chính bấp
bênh, điều này làm cho vốn lưu động của công ty chu chuyển chậm, điều này cho
thấy một số khoản nợ khó đòi có thể phát sinh. Vì vậy công ty cần phải lập dự

phòng phải thu khó đòi.
2.8- Tồn tại trong tổ chức hệ thống sổ
Việc sử dụng sổ sách kế toán chưa thống nhất, mặc dù một mặt Công ty đã áp dụng kế
toán máy nhưng kế toán công ty vẫn sử dụng sổ sách để ghi chép điều đó chứng tỏ công
tác kế toán chưa được cơ giới hóa hoàn toàn. Hơn nữa, nhiều loại sổ sách dùng sai đối
tượng như tại công ty sử dụng nhật ký chứng từ số 5 để theo dõi tổng hợp công nợ cả phải
thu và phải trả cho cả TK 131,TK 331, TK3388 là sai chế độ. Theo chế độ NK-CT5 chỉ
được dùng để theo dõi tổng hợp công nợ phải trả cho đối tượng nhà cung cấp TK331.
Mặt khác, kết cấu sổ của công ty nhiều loại sổ còn chưa hợp lý chẳng hạn như NK-CT
số 8 của công ty dùng để phản ánh số phát sinh bên Có của đồng thời các TK
156,131,511,632 nhưng lại không thể hiện các cột chỉ tiêu ghi TK Có của các TK
642,711,721,811,821,911. Thực tế tại công ty các nghiệp vụ phát sinh liên quan các TK
642,711,721,811,821 được theo trên sổ chi tiết của các TK sau đó được tổng hợp vào bảng
tổng hợp phát sinh tài khoản và từ đó vào thẳng sổ chi tiết TK 911mà không vào sổ NK-
CT số 8 như chế độ quy định. Tuy công ty đã thực hiện đơn giản hoá kết cấu chỉ tiêu cột
nhưng với mẫu sổ như vậy thì thông tin kinh tế lại chưa được thể hiện chính xác cũng như
các quan hệ đối ứng chưa được thể hiện đúng theo chế độ quy định.
2.9- Tồn tại trong một số công tác quản lý và tổ chức xung quanh vấn đề
nhập khẩu
- Thứ nhất: Việc luân chuyển chứng từ trong nhiều thương vụ còn chậm chễ gây tồn đọng
đến ngày cuối tháng, làm công việc kế toán vào những ngày này trở nên hết sức bận rộn,
dẫn đến việc lập báo cáo kế toán bị chậm trễ. Một số chứng từ phòng kế toán còn lập chậm
hơn so với quy định vì các công văn, hồ sơ gửi đến phòng không đúng thời hạn ví dụ như
khi hàng nhập khẩu được vận chuyển thẳng đến kho người mua theo hợp đồng mua bán đã
ký kết từ trước thì kế toán sau khi nhận được công văn yêu cầu và các chứng từ hợp lệ phải
lập ngay hóa đơn bán hàng cho người mua nhưng do sự chậm chễ của các phòng kinh
doanh nên có một số thương vụ hóa đơn bán hàng lập rất muộn gây nhiều phiền toái cho
khách hàng vì trên đường vận chuyển nếu không có hóa đơn bán hàng số hàng hóa đó bị
coi như là hàng nhập lậu.