THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH VĂN MINH

THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP
KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH VĂN MINH
1. Thực trạng hạch toán Nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại công ty TNHH
Văn Minh
a. Đặc điểm kinh tế nghiệp vụ nhập khẩu:
Do đặc thù về loại hình công ty, chế độ quản lý, chủng loại hàng hoá mà
hoạt động kinh doanh nhập khẩu của công ty có nhiều đặc điểm riêng như: đặc
điểm về hàng hoá kinh doanh nhập khẩu, đặc điểm về điều kiện kinh doanh
nhập khẩu và phương thức nhập khẩu hàng hoá, đặc điểm về phương thức thanh
toán, đặc điểm về tính giá hàng nhập khẩu... Chúng có ảnh hưởng lớn tới công
tác kế toán LCHHNK tại công ty. Điều đó được thể hiện như sau:
Đặc điểm về hàng hoá KD NK : Công ty TNHH VM chuyên kinh doanh
các loại mặt hàng hoá chất, thiết bị, dụng cụ... là những loại mặt hàng mà trong
nước không sản xuất được. Việc tiêu thụ các loại mặt hàng này luôn nằm trong
các quy định chặt chẽ của Nhà nước về số lượng và chủng loại do vậy việc nhập
khẩu hàng hoá của công ty không được tràn lan. Công ty luôn phải tuân theo
mọi quy định của pháp luật, không kinh doanh các loại hoá chất nghiêm cấm
trong nghị định 02/CP của chính phủ. Đối với những mặt hàng được quy định
trong hạn nghạch của Nhà nước thì DN phải xin giấy phép nhập khẩu theo hạn
mức hoặc theo giấy phép của Bộ Thương Mại hay cơ quan chủ quản như: Acid
Acetic, Acetic Anhydrit, Aceton, Toluene...
Hàng hoá công ty kinh doanh là các mặt hàng hoá chất, thiết bị, dụng cụ
được chia thành 2 nhóm chính là nhóm 1: Nhóm vật tư và nhóm 2: Nhóm thiết
bị, dụng cụ. Trong mỗi nhóm các loại mặt hàng lại được ký hiệu mã số theo chữ
cái đầu của tên hàng rất đơn giản, dễ hiểu, dễ tra cứu và vào chứng từ, sổ sách.
Danh mục hàng hoá của công ty TNHH VM:
- Nhóm 1: Nhóm vật tư
1A: hoá chất có vần A
1A01 - 104 : Acetol - TK
1A01 - 3 : Acetol - CN
1A02 : Acid Asobic

1A04 : Acid Boric
. . .
1B: hoá chất có vần B
1B01 : Bạc Sunfat
1B02 : Bari Clorua
1B03 : Benzen
1B04 : Benzoat Mỹ
. . .
1C: hoá chất có vần C
1C03 : Cadimi KL
1C04 : Canxi Cacbonat
1C05 : Catrion
. . .
1D: hoá chất có vần D
1D01 : Đồng Cloride
1D03 : Dung môi hữu cơ
1D04 : Đồng ôxit
1D05 : Dibutil Phtalate
. . .
1E: hoá chất có vần E
1E01 : EDTA
1E02 : Ethanol TK
. . .
1F: hoá chất có vần F
1K: hoá chất có vần K
1N: hoá chất có vần N
. . .
- Nhóm hàng 2: thiết bị thuỷ tinh
2A: thiết bị có vần A
2A02 : Ẩm kế

. . .
2B: thiết bị có vần B
2B01 : Bình định mức
2B03 : Bình hút ẩm
2B04 : Bình tam giác
. . .
2C: thiết bị có vần C
2C02 : Cân phân tích
2C03 : Côc đốt
2C04 : Cân kỹ thuật
. . .
2D: thiết bị có vần D
2G: thiết bị có vần G
2H: thiết bị có vần H
2T: thiết bị có vần T
. . .
Đặc điểm về điều kiện kinh doanh hàng nhập khẩu và phương thức
nhập khẩu hàng hoá: Công ty TNHH VM là một doanh nghiệp thuộc thành
phần kinh tế vừa và nhỏ. Công ty đã đăng ký mã số doanh nghiệp KD NK tại
cục Hải quan thành phố Hà Nội do vậy có quyền thực hiện nhập khẩu trực tiếp
hoặc uỷ thác. Do sự am hiểu về thị trường, về hàng hoá nhập khẩu đồng thời
công ty có mối quan hệ khá chắc chắn với các nhà cung cấp nên thường giao
dịch trực tiếp về việc nhập khẩu hàng hoá với họ. Nhân viên của phòng kinh
doanh và phòng xuất nhập khẩu thường xuyên ra nước ngoài để giao dịch,
nghiên cứu thị trường và kiêm luôn việc thực hiện các thủ tục nhập khẩu hàng
hoá từ các Cửa khẩu và áp tải hàng về kho. Chính vì vậy phương thức nhập
khẩu hàng hoá của công ty là nhập khẩu trực tiếp. Việc nhập khẩu trực tiếp này
làm cho công tác kế toán đơn giản và gọn nhẹ hơn nhiều. Công ty thường nhập
khẩu hàng hoá từ các nhà cung cấp ở các nước như: Trung Quốc, Xingapo, Mỹ,
Anh...

Đặc điểm về phương thức thanh toán: Trong NK HH có 4 phương thức
thanh toán là phương thức chuyển tiền, Phương thức mở thư tín dụng, phương
thức mở sổ hay mở tài khoản, phương thức nhờ thu trong đó doanh nghiệp
thường sử dụng hai phương thức đầu tiên. Hình thức chuyển tiền thường thực
hiện trong các hợp đồng mua bán hàng nhập khẩu với các nhà cung cấp thường
xuyên, quen thuộc , lâu năm dựa trên sự tin tưởng lẫn nhau trong quan hệ làm
ăn. Phương thức mở thư tín dụng thì đảm bảo cho việc thanh toán mua bán
diễn ra theo đúng hợp đồng, bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên. Thư tín dụng là
văn thư của một Ngân hàng (Ngân hàng phát hành) gửi cho một Ngân hàng
khác (Ngân hàng thông báo ) để căn cứ theo yêu cầu của người nhập khẩu
(người yêu cầu mở tín dụng) cam kết trả tiền cho người xuất khẩu (người hưởng
tín dụng) cam kết trả tiền cho người xuất khẩu (người hưởng tín dụng) với điều
kiện người xuất khẩu phải xuất trình những chứng từ thoả mãn các yêu cầu đề
ra trong thư tín dụng. Do DN có tài khoản tại nhiều ngân hàng giao dịch nên để
hạch toán việc ký quỹ mở L/C tại các ngân hàng kế toán sử dụng các TK chi
tiết của TK tiền gửi như: TK 1122.8-Tiền VNĐ ký quỹ L/C tại ngân hàng
Ngoại Thương Hà Nội, TK 1122.15- USD ký quỹ ngân hàng Ngoại Thương
HN, TK 1122.17- USD ký quỹ ngân hàng Nông nghiệp HN... Doanh nghiệp
không sử dụng TK 144- ký quỹ, ký cược ngắn hạn.
Đặc điểm về đồng tiền thanh toán: thường là theo sự thoả thuận của hai
bên, có thể là ngoại tệ của nước xuất khẩu hoặc USD. Việc thanh toán bằng
ngoại tệ thường gây ra chênh lệch tỷ giá ngoại tệ do thời điểm ghi nhận nợ và
thanh toán khác nhau mà tỷ giá ngoại tệ lại có sự thay đổi thường xuyên. KT
không phản ánh chênh lệch ngoại tệ vào TK 625, TK 515 như quy định mới
của chế độ kế toán mà phản ánh chúng vào TK 413, rồi cuối kỳ kết chuyển sang
TK 711, TK 811.
Đặc điểm tính giá hàng NK: Giá thực tế hàng mua nhập kho tính theo
giá CIF, các khoản thuế NK, thuế GTGT hàng nhập khẩu... Chi phi thu mua
hàng NK gồm chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng NK như chi
phí tìm kiếm nguồn hàng, ký kết hợp đồng, lệ phí hải quan...các chi phí này kế

toán không hạch toán vào TK 1562- Chi phí mua hàng mà hạch toán vào TK
641- Chi phí bán hàng.
Công thức:
Giá
thực
tế của
hàng
nhập
khẩu
=
Giá
mua
của
hàng
nhập
khẩu
(CIF)
+
Thuế
nhập
khẩu
+
Thuế
TTĐB
của
hàng
nhập
khẩu
(nếu
có)

-
Giảm
giá,
CKT
M
(nếuc
ó)
= Giá + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo hiểm
Giá
CIF
mua
hàng
hóa
bằng đường hàng không, đường biển
hay đường bộ
Thuế NK
phải nộp
= Số lượng
hàng NK
* Đơn giá tính
thuế NK
* Thuế suất
thuế NK

b. Kế toán nghiệp vụ NK HH:
b1. Các chứng từ thường sử dụng trong nhập khẩu hàng hoá:
Khi mua hàng nhập khẩu các chứng từ mà công ty sử dụng chính là bộ
hồ sơ nhập khẩu bao gồm: Hợp đồng kinh tế, Hoá đơn thương mại, Tờ khai hải
quan, Vận đơn đường biển, Giấy chứng nhận phẩm chất, Giấy chứng nhận xuất
xứ, Phiếu đóng gói, Tờ khai hàng hoá nhập khẩu... Trong đó Hợp đồng kinh tế

và Hoá đơn thương mại là căn cứ để kế toán ghi sổ. Khi hàng hoá được trở từ
các Cửa khẩu về kho thì cần thêm các chứng từ là Phiếu nhập khi, Thẻ kho. Khi
vào phần mềm KTM thì có các chứng từ tương ứng là Phiếu nhập kho hàng
mua trong nước, Phiếu nhập kho hàng mua nhập khẩu. Hai chứng từ này chỉ
khác nhau ở phần hạch toán thuế nhập khẩu.
Quá trình luân chuyển chứng từ nhập hàng như sau: Phiếu nhập kho do
người mua hàng lập thành 2 liên, đặt giấy than viết một lần và phụ trách ký.
Người nhập mang phiếu để nhập vật tư. Nhập xong thủ kho ghi ngày, tháng,
năm nhập kho và cùng người nhập ký vào thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế
toán để ghi sổ kế toán. Liên 1 lưu ở nơi lập phiếu. Thẻ kho: Căn cứ vào phiếu
nhập kho thủ kho ghi thẻ kho. Mỗi phiếu nhập kho ghi một dòng, cuối ngày tính
số tồn kho.
b2. Tài khoản sử dụng trong nghiệp vụ NK HH:
- Các tài khoản chủ yếu sử dụng cho hạch toán quá trình nhập kho hàng
hóa bao gồm:
- TK1561: Giá mua hàng hoá .
- TK331: Phải trả người bán
- TK3333: Thuế nhập khẩu
- TK3331: Thuế GTGT
- TK33311: Thuế GTGT đầu ra
- TK33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu
- TK1122: (chi tiết) Tiền gửi ngân hàng
- TK133: Thuế GTGT được khấu trừ
- TK1331:Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ mua
vào
- TK1332:Thuế GTGT được khấu trừ của phí
- TK1334:Thuế GTGT được khấu trừ của hàng nhập khẩu
b3. Hạch toán ban đầu nghiệp vụ NK HH:
Quá trình mua hàng nhập khẩu được thực hiện trước hết bằng việc ký
kết hợp đồng ngoại thương sau đó đi đến thực hiện hợp đồng ngoại thương.

Hợp đồng mua bán ngoại thương là sự thoả thuận giữa các đơn sự có trụ sở kinh
doanh ở các nước khác nhau theo đó bên xuất khẩu (bên bán hàng) có nghĩa vụ
chuyển quyền sở hữu một tài sản nhất định (gọi là hàng hoá) cho bên nhập khẩu
(bên mua hàng). Bên mua có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền hàng. Phòng kinh
doanh nghiên cứu kế hoạch nhập khẩu hàng hoá và kết hợp với phòng xuất
nhập khẩu thực hiện việc lập kế hoạch nhập khẩu trình lên ban giám đốc. Kế
hoạch này xuất phát từ đơn đặt hàng của khách hàng trong nước hay đơn chào
hàng của nhà cung cấp nước ngoài hay nhu cầu thị trường trong nước lớn...
Hàng hoá nhập khẩu phải đáp ứng quá trình tiêu thụ của công ty và không để số
lượng hàng tồn kho quá nhiều. Khi giám đốc duyệt kế hoạch nhập khẩu thì
công việc tiếp theo là cùng với nhà cung cấp lập hợp đồng mua bán, thoả thuận
và ký kết. Việc ký kết có thể qua đàm phán giao dịch trực tiếp hay qua Fax. Các
hợp đồng kinh tế được lập thành 4 bản, mỗi bên giữ 2 bản. Hợp đồng kinh tế
phải có đủ các điều kiện sau và có đóng dấu, chữ ký của giám đốc hoặc phó
giám đốc của cả 2 bên: Điều kiện cơ sở giao hàng, Điều kiện tên hàng, Điều
kiện phẩm chất, Điều kiện số lượng, Điều kiện bao bì, Điều kiện giá cả, Điều
kiện giao hàng, Điều kiện thanh toán, trả tiền, Điều kiện khiếu nại, Điều kiện
bảo hành, Điều kiện về trường hợp miễn trách, Điều kiện trọng tài, Điều kiện
vận tải. . .
Sau khi ký kết hợp đồng mua bán ngoại thương 2 bên đi đến thực hiện
hợp đồng ngoại thương. Quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu bắt đầu bằng
việc cán bộ phòng XNK phải xin giấy phép nhập khẩu đối với những mặt hàng
hoá chất mà nhà nước hạn chế (với những mặt hàng không bị hạn chế thì có thể
bỏ qua giai đoạn này). Nếu hình thức thanh toán trong hợp đồng là thư tín dụng
thì cán bộ XNK tiến hành mở L/C tại các Ngân hàng mà công ty mở tài khoản.
Bộ thủ tục L/C bao gồm đơn xin mở L/C, Hợp đồng mua bán và 2 Uỷ nhiệm
chi (1 để ký quỹ mở L/C và 1 để trả phí cho Ngân hàng về việc mở L/C). Khi
bộ chứng từ gốc từ nước ngoài gửi đến, Ngân hàng sẽ kiểm tra và yêu cầu cán
bộ công ty kiểm tra lại, nếu bên công ty thấy hợp lý thì sẽ đồng ý trả tiền và
nhận chứng từ gốc kèm theo chữ ký hậu của Ngân hàng để nhận hàng. Sau đó

Ngân hàng sẽ thanh toán tiền cho người bán hàng. Nếu thanh toán bằng hình
thức chuyển tiền thì không cần các thủ tục trên, DN có thể thanh toán một phần
hoặc toàn bộ tiền hàng trước hoặc sau khi nhận hàng qua ngân hàng. Khi hàng
đến Cửa khẩu Hải quan cán bộ phòng kinh doanh phải điền vào tờ khai hải quan
đầy đủ các thông tin về các chỉ tiêu loại hàng hoá, tên hàng hoá, số lượng, giá
trị, phương tiện vận tải, nhập khẩu từ nước nào... theo đúng quy định của Nhà
nước và Tổng cục Hải quan. Sau đó cán bộ phòng kinh doanh cầm tờ Vận đơn
hoặc Lệnh giao hàng để tiến hành nhận hàng và kiểm tra hàng. Nếu hàng hoá
được kiểm tra đạt đúng theo các tiêu chuẩn, đặc điểm trong hợp đồng thì sẽ tiến
hành vận chuyển về kho của công ty hoặc bán ngay. Kết thúc việc giao hàng
công ty phải tiến hành trả tiền cho ngân hàng đã mở L/C. Nếu hàng hoá có thiếu
hụt hoặc sai sót mà 2 bên không thoả thuận được thì công ty có quyền khiếu nại
đến cơ quan hành pháp của nước Việt Nam .
Thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao gồm các khâu công việc được
tóm tắt như sau: Xin giấy phép nhập khẩu  Mở L/C  Làm thủ tục hải quan
 Nhận hàng từ tàu trở hàng  Kiểm tra hàng hoá  Giao hàng cho đơn vị đặt
hàng  Nhập kho  Làm thủ tục thanh toán  Khiếu nại về hàng hoá thiếu
hụt (nếu có)
b4. Hạch toán tổng quát nghiệp vụ mua hàng NK:
Các loại sổ được sử dụng trong quá trình mua hàng NK bao gồm: Sổ
NK chung, Sổ cái TK 1561, TK 331, TK 112, TK 1122, TK 413, TK 133, TK
3333... Sổ chi tiết vật tư hàng hoá, Sổ chi tiết TK 331, Thẻ kho, Sổ quỹ, Sổ tiền
gửi...
Trình tự hạch toán nghiệp vụ mua hàng NK là quá trình hạch toán được
thực hiện trên Phần mềm Kế Toán Máy:
Khi hàng qua nhập khẩu từ nước ngoài tới biên giới hay cảng hay cửa
khẩu nước ta hàng có thể được bán ngay hoặc nhập kho. Nếu hàng chuyển bán
ngay thì căn cứ vào giấy nhận hàng và Hoá đơn GTGT để nhập dữ liệu vào
Phiếu bán hàng trên phần mềm KTM. Nếu hàng NK được nhập kho thì căn cứ
phiếu nhập kho kế toán nhập dữ liệu vào chứng từ là Phiếu nhập kho hàng

mua nhập khẩu. Phiếu nhập kho hàng mua nhập khẩu chỉ khác Phiếu bán hàng
ở chỗ có hạch toán qua kho (qua TK 1651) hay không (hạch toán thẳng vào TK
632). Chương trình phần mềm sẽ tự tính và phân bổ thuế nhập khẩu cho hàng
hoá chịu thuế nhập khẩu trên cơ sở số tiền hàng phát sinh. Hai Phiếu này được
coi như một lệnh khởi đầu của chương trình kế toán mua hàng. Trên phiếu này
có 3 lệnh: Vật tư chi tiết, Thuế GTGT, Lập bút toán. Khi vào lệnh vật chi tiết:
kế toán nhập dữ liệu của từng mặt hàng nhập: số lượng, đơn giá. Máy tính sẽ tự
tính tổng giá mua. Khi vào lệnh thuế GTGT kế toán nhập dữ liệu cho cột thuế
xuất máy sẽ tự tính số thuế phải nộp. Khi vào lệnh lập bút toán các bút toán xác
định giá nhập hàng hoá, thuế GTGT, thuế nhập khẩu (nếu có) sẽ tự thực hiện.
Sau khi nhập dữ liệu từ hoá đơn mua hàng vào máy, chương trình kế toán máy
sẽ tự động lập các bút toán trên và vào sổ kế toán tổng hợp và chi tiết các tài
khoản có liên quan. Đến cuối kỳ lấy số liệu trên sổ cái để lập Bảng cân đối số
phát sinh rồi lập các Báo cáo tài chính.
+ Sổ NK chung phản ánh theo trình tự thời gian và cũng chính là trình tự vào
các hoá đơn mua hàng trên.
+ Sổ cái TK 1561: giá mua hàng hoá. Sổ này phản ánh giá mua hàng hoá trên
từng hoá đơn.
+ Sổ cái TK 1331: thuế GTGT được khấu trừ. Sổ này phản ánh số thuế đầu vào
được khấu trừ của từng hoá đơn và tổng cộng lại
+ Sổ cái TK 3333: thuế nhập khẩu. Sổ này phản ánh số thuế nhập khẩu phải
nộp, đã nộp và còn phải nộp
+ Sổ cái TK 331: phải trả nhà cung cấp. Sổ nàyphản ánh số tiền hàng phải trả,
số tiền ứng trước cho nhà cung cấp, số tiền đã trả nhà cung cấp và số tiền còn
phải trả nhà cung cấp
+ Sổ cái TK 1122: tiền ngoại tệ gửi ngân hàng. Sổ này phản ánh số tiền ngoại
tệ doanh nghiệp đã mở tại các ngân hàng.
+ Sổ cái TK 413: chênh lệch tỉ giá. Sổ này phản ánh lãi/ lỗ chênh lệch tỉ giá của
từng nghiệp vụ thanh toán. cuối kỳ kế toán mới tính số phát sinh, số dư để lập
báo cáo tài chính. Nếu lãi thì TK 413 sẽ được kết chuyển sang TK 711 (thu

nhập khác), nếu lỗ thì TK 413 sẽ được kết chuyển sang TK 811 (chi phí khác).
sau đó từ TK 711 hoặc TK 811 sẽ kết chuyển vào TK 911 (xác định kết quả
kinh doanh) để xác định lợi nhuận của doanh nghiệp
+ Sổ chi tiết nhập mua hàng hoá: dùng để theo dõi chi tiết hàng hoá dịch vụ
mua hàng trên từng hoá đơn và tổng cộng từng tháng, từng quý, từng năm ở
từng kho. Mỗi mặt hàng được phản ánh trên một hoặc một vài tờ sổ.
+ Thẻ kho là sổ dành cho các thủ kho theo dõi về mặt số lượng hàng hoá thực tế
tồn tại trong kho và trên sổ sách dựa vào các Phiếu NK, Phiếu XK... Cuối
tháng thủ kho tiến hành kiểm kê lượng hàng hoá tồn thực tế tại kho và điều
chỉnh số lượng cho khớp đúng với thẻ kho.
+ Sổ chi tiết TK 331 (mở chi tiết cho từng nhà cung cấp thường xuyên và nhóm
nhà cung cấp không thường xuyên) nhằm theo dõi chi tiết số nợ phải trả các
nhà cung cấp, đã trả, còn phải trả.
+ Báo cáo mua hàng: sau khi sổ chi tiết nhập mua hàng hoá được lập cuối tháng
tổng hợp lại trên báo cáo mua hàng. Mỗi mặt hàng của từng tháng sẽ được
phản ánh vào một dòng của báo cáo mua hàng
SƠ ĐỒ 5:
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG
NGHIỆP VỤ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH VĂN MINH.
Chứng từ gốc:
Phiếu nhập kho
Hoá đơn mua hàng
Số kế toán chi tiết vật tư hàng
hoá, thẻ kho, Sổ chi tiêt TK 331,
Sổ quỹ, Sổ TGNH
Sổ nhật ký chung

Ghi hàng ngày :
Ghi cuối tháng và định kỳ :
Đối chiếu, kiểm tra :

CÔNG TY chỉ sử dụng hình thức NK trực tiếp hàng hoá từ nước ngoài. Sau đây
làví dụ 1: ví dụ về Hợp đồng nhập khẩu mặt hàng Polyester Resin trong hợp
đồng ngoại ngày 12/4/2004 ký hiệu EC - 040412-1 giữa Công ty TNHH Văn
Minh và Công ty hoá chất công nghiệp Enchuan (Enchuan chemical industries
co., ltd). Công ty nhập lô hàng này để về bán cho Công ty TNHH An Cơ Bình
Dương theo Hợp đồng nội số 1004/HĐ ký kết ngày 10/04/2004.
Tóm tắt quá trình nhập khẩu lô hàng trên:
- Từ ngày 5/4/2004 thực hiện ký kết hợp đồng nội số 1004/HĐ (biểu 1)
với Công ty TNHH An Cơ Bình Dương (gọi tắt là Công ty An Cơ) để cung
cấp cho Công ty này 35 200 kg Polyester Resin.
- Ngày 12/04/2004 thực hiện ký kết Hợp đồng ngoại (biểu 2) nhập khẩu
mặt Polyester Resin của Công ty Enchuan.
Bảng tổng hợp N-X-T, Bảng tổng
hợp chi tiết Phải trả người bán
Sổ cái TK 1561, TK 331,
TK 111, TK 112, TK 133,
TK 3333...
Bảng cân đối số phát
sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH