Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng: Chương 4 - ThS. Nguyễn Văn Báu

<span class='text_page_counter'>(1)</span><div class='page_container' data-page=1>

Ch

<b>ươ</b>

ng 4

</div>
<span class='text_page_counter'>(2)</span><div class='page_container' data-page=2>

I. Công vi c chu n b

<b>ệ</b>

<b>ẩ</b>

<b>ị</b>

1. M c <b>ụ</b> _{đích c a các cu c h p}<b>ủ</b> <b>ộ</b> <b>ọ</b>

­ _{H p}_{ọ đ  trao}_ể _{đ i thông tin}_ổ

+ Cung c p thông tinấ
+ Thu th p thông tin ậ
+ Trao đ i thông tinổ

­ H p ọ đ  ki m sốt cơng vi cể ể ệ

+ Xác đ nh nh ng ho t ị ữ ạ đ ng c n thi t ộ ầ ế đ  ể đ t ạ đư c các ợ
m c tiêuụ

+ Xác đ nh nh ng ngu n l c c n thi t ị ữ ồ ự ầ ế đ  th c hi n ể ự ệ
các ho t ạ đ ng ộ đó

</div>
<span class='text_page_counter'>(3)</span><div class='page_container' data-page=3>

 Nguyên t c t  ch c cu c h p 

<b>ắ ổ</b>

<b>ứ</b>

<b>ộ</b>

<b>ọ</b>

­ B o ả đ m gi i quy t công vi c ả ả ế ệ đúng th m quy n và ẩ ề
ph m vi trách nhi m ạ ệ đư c phân công.ợ

­ H p ch  ti n hành khi th c s  c n thi t ọ ỉ ế ự ự ầ ế đ  ph c v  cho ể ụ ụ
công tác ch  ỉđ o, ạ đi u hành c a th  trề ủ ủ ư ng cở ơ quan trong 
vi c th c hi n ch c nệ ự ệ ứ ăng nhi m v  c a cệ ụ ủ ơ quan.

­ Xác đ nh rõ m c ị ụ đích, yêu c u, n i dung, thành ph n ầ ộ ầ
tham d , ự đê cao và th c hi n nghiêm túc ch  ự ệ ế đ  trách ộ
nhi m c a cá nhân trong vi c phân công và x  lý công ệ ủ ệ ử

vi c.ệ

</div>
<span class='text_page_counter'>(4)</span><div class='page_container' data-page=4>

Không nên t  ch c m t cu c h p n u:

<b>ổ</b>

<b>ứ</b>

<b>ộ</b>

<b>ộ</b>

<b>ọ</b>

<b>ế</b>

­ _{Khơng có m c}_{ụ đích rõ ràng}
­ _{Khơng c n ý ki n t p th}_ầ _{ế ậ} _ể

­ _{Có th  làm cách khác t t h}_ể _{ố ơn}
­ _{Ch  vì}_ỉ _{đ n}_{ế đ nh k  ph i h p}_ị _ỳ _{ả ọ}
­ _{V ng nh ng nhân v t chính}_ắ _ữ _ậ

</div>
<span class='text_page_counter'>(5)</span><div class='page_container' data-page=5>

2. Vi c chu n b  c a ng<b>ệ</b> <b>ẩ</b> <b>ị ủ</b> <b>ườ ổ</b>_{i t  ch c}<b>ứ</b>

<i>2.1. L p k  ho ch cu c h p<b>ậ</b></i> <i><b>ế</b></i> <i><b>ạ</b></i> <i><b>ộ</b></i> <i><b>ọ</b></i>

* Xác đ nh m c tiêu yêu c u cu c h p<b>ị</b> <b>ụ</b> <b>ầ</b> <b>ộ</b> <b>ọ</b>

Khi t  ch c cu c h p, c n xác đ nhổ ứ ộ ọ ầ ị

­ _{T i sao ph i t  ch c cu c h p này?}_ạ _{ả ổ} _ứ _ộ _ọ

­ _{Cu c h p này có ý nghĩa ntn đ i v i cquan?}_ộ _ọ _{ố ớ}
­ _{N u khơng t  ch c có  nh h}_ế _ổ _ứ _ả _ưở_{ng gì t i ho t}_ớ _ạ

đ ng chung? ộ

­ _{=> xác đ nh m c tiêu rõ ràng s  khơng có hi n}_ị _ụ _ẽ _ệ

</div>
<span class='text_page_counter'>(6)</span><div class='page_container' data-page=6>

­ N i dung cơng cu c h p này là gì?ộ ộ ọ

­ _{Hãy ch  ra các b}_ỉ _ướ_{c đê th c hi n công vi c đ}_ự _ệ _ệ _ượ_c

giao.

<b>+ Bư c 1:ớ</b> _{Tìm hi u nh ng thơng tin liên quan}ể ữ _{đ n}ế
n i dung cơng vi c.ộ ệ

+ <b>Bư c 2: ớ</b> Li t kê nh ng công vi c ph i làm theo th  ệ ữ ệ ả ứ
t  ( quan tr ng ho c th i gian)ự ọ ặ ờ

+ <b>Bư c 3: ớ</b> D  ki n th i gian, ự ế ờ đ a ị đi m, nhân s  và ể ự
kinh phí cho ho t ạ đ ng ộ đó.

</div>
<span class='text_page_counter'>(7)</span><div class='page_container' data-page=7>

*Xác đ nh cu c h p t  ch c   đâu, khi nào<b>ị</b> <b>ộ</b> <b>ọ ổ</b> <b>ứ ở</b>  

­ Cơng vi c đó th c hi n t i đâu? H i trệ ự ệ ạ ộ ường 

c  quan hay thuê h i trơ ộ ường

­ Cu c h p t  ch c khi nào (b t đ u và k t ộ ọ ổ ứ ắ ầ ế
thúc)

­ _{Ai đi u hành, ai chu n b , ( phân cơng ng}_ề _ẩ _ị _ườ_i

th c hi n t ng cơng vi c ch  chì, chu n b , ự ệ ừ ệ ủ ẩ ị
ki m tra, ghi biên b n…)ể ả

</div>
<span class='text_page_counter'>(8)</span><div class='page_container' data-page=8>

* _{D  trù kinh phí cho t ng ho t}<b>ự</b> <b>ừ</b> <b>ạ</b> _{đ ng}<b>ộ</b>

• Đ  t  ch c cu c h p, ngể ổ ứ ộ ọ ư i qu n tr   c n cờ ả ị ầ ăn 

c  vào quy mô và yêu c u t  ch c ứ ầ ổ ứ đ  l p d  ể ậ ự
tốn v  kinh phí ề

• _{Kinh phí trang trí}
• Kinh phí ph c vụ ụ
• _{Kinh phí ăn, u ng}_ố

</div>
<span class='text_page_counter'>(9)</span><div class='page_container' data-page=9>

2.2. L p ch

ậ

_{ương trình cu c h p}

ộ

ọ

­ Chương trình cu c h p là b n mô t  nh ng n i dung ộ ọ ả ả ữ ộ
s  di n ra trong cu c h p ẽ ễ ộ ọ

­ T ng n i dung di n ra trong cu c h p ph i xác ừ ộ ễ ộ ọ ả đ nh ị
đư c th i gian và t ng ngợ ờ ừ ư i ờ đ m nh n m t cách c  thả ậ ộ ụ ể
­ Chu n b  c u trúc th o lu n ẩ ị ấ ả ậ đ  gi i h n m c ể ớ ạ ụ đích, ch  ủ
đ  và ề đ nh hị ư ng cu c h p. ớ ộ ọ

</div>
<span class='text_page_counter'>(10)</span><div class='page_container' data-page=10>

<i>tin sau:</i>

­ _{N i dung chính}_ộ

­ _{Đ a}_{ị đi m, th i gian b t}_ể _ờ _{ắ đ u và k t thúc}_ầ _ế
­ _{Th i gian gi i lao (n u có)}_ờ _ả _ế

­ _{Tên ngư i ch  t a, tên ng}_ờ _{ủ ọ} _{ư i}_{ờ đi u khi n}_ề _ể

­ _{Tên các ch}_{ủ đ  s  trình bày, tên ng}_{ề ẽ} _{ư i trình bày}_ờ
­ _{Th i gian d  ki n cho các n i dung}_ờ _{ự ế} _ộ

­ _{Tính ch t m i ph n (QĐ, TB, l y ý ki n…)}_ấ _ỗ _ầ _ấ _ế
­ _{Tên ngư i ghi biên b n cu c h p}_ờ _ả _ộ _ọ

</div>

<!--links-->