Tập tài liệu giảng dạy Tin học văn phòng (dành cho lớp bồi dưỡng nghiệp vụ chức danh công chức văn phòng – thống kê xã khu vực trung du, miền núi và dân tộc)

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (3.51 MB, 20 trang )

(1)<div class='page_container' data-page=1>

BQNQIVV

TIN HOC VAN PHONG

•

TAp TAl

.

LIEU GIANG DAY

.

DANH eHO

LOP

BOI DUf1NG NGHIEP VU

emYe DANH eONG emYe VAN PHONG-THONG

KE

xX

KHU VVe TRUNG DU, MIEN NUl VA DAN TOe

(Ban hanh kem theo Quyit ainh s6: 348IQD-BNV ngily 19 thang 4 nam 2012

eua B(J truimg B(J N(Ji v~)

</div>
(2)<div class='page_container' data-page=2>

~
:..
~ ...
;..~
~ "*
MVCLVC

L '· .,. al gial t h·"I~U .

PHAN

I:

UNG DT/NG CNTT V

Ao

CONG TAc VAN THU

BAI 1. VAl

mo

vA

NlIiJNG

iJNG

Dl)NG CNTf V

Ao

CONG

TAc vAN

nID.

". d b ? ? " t' .... h

1. Nhung ~ nQl ung

ca

an cua cong ac van t

u

.

2. Th\lc tr~ngung dVng CNTT vao cong tac van thu .

3. Sg ec1n thiSt phai ling d\lI1g CNTT vao eong tae van thu. ~ .

4. Nhung ung d\lng CNTT trong cong tac van thu .

5. D'ng d\lng CNTT vao quan ly van ban .

6. T6 ehue, xay dgng h~ th6ng thong tin quan ly van ban .

6.1. Phdn tich h? th6ng thong tin qulm If w'in bim .

6.2. T6 chuc h? th6ng ca

sa

die li?u .

7. Huang d~ncai d~tchuang trinh Quan

Iy

van ban .

BAI 2. ~nrONG DAN

sir

DVNG CHUONG TRiNH QUAN L

Y

VAN BAN.

1 . ong quan ve p an mem uan T~ " h " " Q? l' ...,

y

van an b? .

2. Quan tri h~th6ng , .

2.1. Phdn quyJn truy c(zp h? th6ng .

' h .... h~ .

22G. . " lam sat ? t ong .

3. Cae ehue nang h~th6ng .

3.1. Tq,o h6 sa adu nam .

3.2. Khai bao nam .

3.3. Tq,o ltj,p dl! phong .

3.4. Khoi ph1:lc d1! phong... ... .

3.5. Can nhat danh muc · r · · ~ .

3.6. Phan lot;li thong tin .

3. 7. Thiit l(zp chi aQ ngdm ainh ~ .

~p nh" h" ·

4. C " ~ttong tIn ~ .

4.1. T6 chuc thong tin .

4.2. C(zp nh(zt thong tin van bim din : .

4.3. Xem thong tin toan van

4.4. Hi¢u chinh thong tin .

4.5. Ctj,p nhtj,t thong tin van ban di .

4.6. Xem thong tin toan van .

4. 7. Hi¢u chinh thong tin .

C~p

nh~t

vo~g

luan ehuy8n .' .

</div>
(3)<div class='page_container' data-page=3>

5.1. M1:lc aich,

y

nghia 
5.2. Phuong phap th1fc hi¢n

6. In mve Il;lC van ban

6.1. Gi6'i thi¢u chung

6.2. In mlfc IlfC wln bem ain

6.3. In m1:lc 11:lc van ban ai

k·t. h'" ·

7. T1m' lern tong tIn

7.1. Tim kiim tuan t1f

7.2. Tim kiim t6 hfJP :

8. Th6ng ke t6ng hgp ..

8.1. Thimg ke t6ng hf!p van bem ain 
8.2. Th6ng ke t6ng hfJp van blin ai

.
.
.
~ .. 
~ .. 
.
.
. 
. 
. 
.

pHANII: UNG DVNG CNTT VAO CONG TAc LUU TRU

BAI 3. VAl

TRO

vA NHiJNG UNG Dl)NG CNTf v Ao CONG TAc LlfU

mu

1. Nhfrng n9i dung ca ban Clla cong tae luu tru

1 1 1.T'h h '" , d· h ' · "1' '" I /'0loI

• • ~ u t q,p xac In gl trl tal If/U uu tru

1.2. Th6ng ke

1.3. Xay d1fng cac c6ng C1:l tra cUu khoa h9C

? ? , . / . ' "

14Bao quan tal

I

/'0loI

uu tru

.. If/U

2. ThlJc tr~ng ung d\lng CNTT vao cong tac luu tru

..

49

.

49

. 50

. 50

37
37

•

38 L'l

39 ~

40
42
42
42
45
46
48

49+87

49
49

49

3. Sv can thiSt phai lmg d\mg CNTT vao cong tac lUll trii . 51

4. Nhfrng ung dl;lng CNTT trong cong tac lUll tru . 51

4.1. Ung dlfng CNTI'viw thu thtjp xac ajnh gi trj tai li¢u luu tru .. 51

4.2. Ung dlfng CNTI'vao Th6ng ke .. 51

4.3. Ung dlfng CNTI' a~xdy d1!ng cae cong Clf tra cUu khoa h9c..: ..

52

4.4. Ung dlfng CNTT trong qulin If; kho blio qulin tai li¢u luu tru

U

ng d\lng CNTT vao quan ly tai li~u lUll trfr .

6. T6 chuc,

xay

d\f11g h~ th6ng thong tin quan ly tai li~u lUll tm

6.1. Xdy d1!ng chudn thong tin ..

6.2. Thong tin adu VaG cua cac loq.i hinh tai li¢u luu tru 
6.3. Thong tin adu ra cua cac loq.i hinh tai li¢u luu tru

Huang d~nbien m\lc phiSu tin tai li~u lUll tm

7. HuOng d~n cai d~tchuang trinh Quan ly tai li~u luu tm

BAI 4. HlJONG DAN

sir

DVNG CT QUAN LY TAl LI~ULUU TRU.

1. T6ng quan v@ h~ th6ng phful m@m Quan ly Tai li~u lUll trfr

2. ThiSt l~p h~ th6ng .

,.

.

52

.

52

: 56

63
88+111

84

.. 88

</div>
(4)<div class='page_container' data-page=4>

.J_

:- ..J

2.1. Khai bcw quy~n truy cc}p h¢ th6ng . 89

2.2. Quan trl· mq,ng .

90

2.3. Giam sat h¢ th6ng . 93

3 K ' . y h·" h" l~U tong tIn '. .

97

3.1. M¥c tlich

y

ngh'ia .

97

3.2. Phuangphap cg,p nhdt .

97

4. C~p nh~t

va

l(hai

thac

thong tin .

97

4.1. Ctj,p nhtj,t thong tin .

97

42C .A h.A h.A · v b?O h~

.. q,p n q,t tong tzn van an trong 0 sa .

103

4.3. 11m kiim thong tin ..

105

4.4. In m¥c lij,c .

108

</div>
(5)<div class='page_container' data-page=5>

Ph~n

rnQt:

UNG DVNG CONG NGH~ THONG TIN

vAo

CONG TAc VAN THU

: Ngay nay, cung v6i SlJ phcit trien cua nSn kinh tS xii hQi, cUQc cach m~ng

khoa hQc ky thu~t dang bu6c sang rnQt ky nguyen m6i, ky nguyen cua cong

ngh~ thong tin. V6i tinh nang da d~ngva hi~u qua tuc thi, Cong ngh~ thong tin

(CNTT) da va dang duQ'c nhiSu nganh quan tam nghien Clm va Ung d\lng.

Vi~c Ung d\lng CNTT vao cong tac van phong da lam cho mO" u6c vS m9t

van phong "tv dQng hoa" cua con nguai tra thanh hi~n th\lc. MQt trong nhfrng

ySu t6 de van phong t\1' dQng hoa la Ung d\lng CNTT vao cong tac van thu - lUll

trfr. Thgc ch~t cua vi~c Ung d\lng CNTT vao cong tac van thu - lUll tm la qua

trinh

xu

1y

ky thll~ttv dQng hoa cac khau nghi~p V\l cua cong tac van thu (xdy

d1:fflg va ban hanh van bim; quan ly van ban; quan ly con ddu) va cong tac qucin

ly,

tra tim tai li~ulUll trUe

Tuy nhien, qua thgc tS ta th~y, v6i th\1'c tiSn phat trien phong phu cua thong

tin lam cho kh6i lUQ'Ilg van

him

hinh thanh trong cac cO" quan ngay cang nhiSu.

Trong tiOO hinh do, nSu 'dung l~i

a

phuong phap thu cong thi khong the xu ly

cac thong tin kip thai, diSu do se d~ dSn sv qua Uti d6i v6i cong tac van thu. Vi '

thS, Ung d\lng CNTT la mQt t~t ySu, cAn thiSt de cac cO" quan du kha nang dap

Ung nhiing tAn

t~i

trong cong tac van thu - lUll trfr noi rieng va gop phAn vao sg

nghi~pdBi m6i cong tac van phong noi chung.

De dauh gia duQ'C vai tro, vi tri cua CNTT va OOfmg Ung d\lng CNTT trong

vi~c giai quySt nhfmg tAn t~i cua cong tac van thu - lUll trfr nhu thS nao, cimg

v6i m\lc dich nghien cUu la n~m viing nQi dung cong tac van thu - luu tm tu do

dua ra nhfrng thong tin c§n thiSt de trien khai Ung d\lng CNTT va xay d\Il1g cO"

sa

dfr li~u. Xu~t phat tu nhu cAu hi~n d~i hoa cong tac van thu t~i cac cO" quan,

v~n de dua CNTT vao trien khai (rng d\lng co hi~u qua va th6ng nh~ttren toan

qu6c

a

c~p xii la v~n dS cAn thiSt. Day la v~n dS d~t ra c§n duQ'c nghien cUu mQt

cach t6ng the, tren cO"

sa

do de trien khai Ung d\lng tren toan qu6c m9t cach

th6ng nh~t,phu 'hqp v6i yeu cAu th\1'c tS.

Vi~c Ung d\lng CNTT vao cong tac van thu, lUll trfr se giai quySt duQ'c v~ dS

quan ly, tra tim, cung c~p thong tin mQt cach thu~n ti~n, nhanh chong va dQ

:r oJ

chinh xac cao. Vi~c l~p cac bao cao tBng hqp theo timg HOO vvc tbvc hi~nthu~n

ti~n,

co the

t~o

l~p

OOiSu bieu

m~u

khac OOau.

De trien khai thlJC hi~n vi~c Ung d\lng CNTT vao cong tac van thu, luu trfr

a

c~pxa yeu cAu mQt s6 thiSt bi cong ngh~thong tin, bao gAm m~g may tinh, cac

thiSt bi dAu cu6i va quan trQng nh~t la ph§n mSm Quan ly van ban va phAn mSm

Quan ly Tai li~u lUll tm. Tuy theo yeu cAu su d\lng, co the xay d\Il1g phat trien .

</div>
(6)<div class='page_container' data-page=6>

Biti

rnQt:

VAl TRO

vA

NHUNG UNG DVNG CNTT V

Ao

CONG T

Ac

VAN THU

1. Nhfrng nQi dung CO' ban eua eong tae van thO'

Cong tac van thu Ia linh Vl,lC ho~t d<)ng ph\lc Y\l qmin

19

nha

nuac,

bao g6m

cac linh V\lC:

SO?11 thao va ban hanh van ban;

- T6

chuc, quan

19

va giai quySt van ban;

- Quan

19

va sir d\lng con dfiu.

S(J'il8 chuc nang Clla cong tac van thU'

~4t

- Xay d\Il1g van ban: thao van ball; duy~t ban thao; dfu.1h may van ban;

ky

</div>
(7)<div class='page_container' data-page=7>

- Quan 1y van ban: quan 1y va giai quySt van ban dSn; quan 1y van ban di;

l~p h6 sa va giao n9P h6 sa.

~ - Bao quan va sir dVng con dfiu: cac lo~i dfiu; bao quan dfiu; sir dVng con

d§u.

Trong ho~t d9ng nghi~p V\l cua cong tac van thu, qua phan tich quy trinh

xu

1y 'h~ th6ng thong tin, vi~c irng dvng CNTT vao cac khau nghi~p vv co thS irng

dVng tI1Jc tiSp vao toan b9 h~ th6ng.

2. Th\fc tr~ng rrng d\l~g CNTT vao cong tac van thO'

Nh~n thuc dugc vai tro quan trQng cua CNTT, ngay til nhung nam cu6i cua

thS ky 20, Nha nuac da xay dvng Chuong trinh qu6c gia vS CNTT- KS ho~ch

t6ng thS dSn nam 2000, dugc ban hanh theo QuySt djOO 211/TTg ngay

07/4/1995 cua Thu tuang ChiOO phu, da d~tra nhi~mvv cv thS vS: "Xay dvng

h~ th6ng may

tioo

va phuong ti~ntruySn thong dugc lien kSt vai OOau trong cac

m~ngvai cac cong cv ph~nmSm du m~OOva cac h~ thong tin, cO'

sa

du li~u, co

kha nang phvc vv ho~td9ng quan 1y Nha nuac va cac ho~td9ng huySt m~ch cua.

nSn kiOO tS. M9t s6 h~ thong tin dugc phep n6i vai cac m~ngthong tin qu6c tS ". .

Nhu v~y, Nha nuac da oo~ thfiy dugc t~m quan trQng cua CNTT va dS ra

phuong huang, dUOng 16i dS xay dvng, phcit triSn va irng dVng vao mQi linh V\lC.

Dung truac OOfmg chiOO sach d6i

mai

cua Dang va Nha nuac, cac nganh, cac

cfip, da va dang d6i

mai

cac liOO V\lC ho~t d9ng, trong do co d6i

mai

vS cong tac

van thu. Mu6n d6i

mai

dugc cong tac van thu, m9t trong OOfmg bi~n phap quan

trQng 1a irng dVng CNTT vao cong tac van thu. DS th6ng nhfit cho vi~cirng dVng >

CNTT trong cong tac van thu - luu trfr, C\lC Van thu va Luu tm Nha nu6'c ban

hanh van ban s6 608/LTNN -TTNC ngay 19/11/1999 vS: "Huang'dftn irng dVng

CNTT trong van thu - 1uu tm". Sau m9t thai gian triSn khai th\lc hi~n, Cvc Van

thu va Luu tm Nha nuac da t6ng kSt, rut kiOO nghi~m va ban hanh cllc van ban

mai phil hgp vai tiOO hinh th\lc tS, g6m cac van ban: Van ban vS irng dVng cong

ngh~ thong tin trong cong tac van thu va cong tac

lUll

trfr, Ban hanh kern thea

- wJ

Van ban s6 139/VTLTNN-TTTH ngay 14/3/2009 cua Cvc tru(m~Cvc Van thu

va Luu tm Nha nuac huang dftn quan 1y van ban di, van ban dS~ va l~p h6 sa

trong moi truang m~ng va Ban huang dftn vS irng dVng cong ngh~ thong tin

trong cong tac van thu va cong tac lUll tm, Ban hanh kern theo Huang dftn s6

169/HD-VTLTNN ngay 10/3/2010 cua C\le truOng C\lC Van thu va Luu tru Nha

</div>
(8)<div class='page_container' data-page=8>

Vi~c ung d\lng CNTT vao cong tac van thu chinh la qua trinh

xu

ly t\1 d9ng

hoa cac khau nghi~pV\l cua cong tac van thu.

Ngay tir khi may tiOO ra dai, vi~c Ung d\lng CNTT vao so~n thao, ban hanh

van ban da duQ'c triSn khai rQng rai va ngay nay da tra thanh thong d\lng va

=

khong thS thiSu duQ'c trong

ho~t

dQng

nghi~p

V\l. V6i kha nang luu gift thong tin

Clla may tinh, nQi dung van ban co thS su d\lIlg

l~i

nhiSu l§n,

thu~ ti~n

cho

vi~c

sua chua, sao nhan van ban, til do tang hi~u qua lao d9ng nha cac cong C\l ti~n

ich

nh~m t~o

ra nhfmg biSu

m~u,

khi c§n su d\lIlg, v6i cac thao tac

dan

gian

nguai dung da

t~o

ra duQ'c cac biSu

m~u

van ban phu hqp.

Trong

ho~t

dQng quan ly va giai quySt van ban, CNTT giup

ho~t

dQng quan

ly,

c~p nh~t

va xu ly van ban du<}c

ch~t

che, t6ng h<}p, thBng ke chinh xac tinh

hinh xu ly van ban, tra tim thong tin nhanh chong, theo d5i du<}c tiSn dQ giai

qUYlh van ban va chu trinh xu ly van ban.

Trong

ho~t

d9ng quan ly va su d\lng con

d~u, vi~c

triSn khai Ung d\lIlg co thS

th\lc

hi~n

duQ'c tuang dBi

thu~

l<}i. VS

m~t

cong

ngh~

cho phep triSn khai chii'

ky, con

d~u di~n

tu

b~ng

cach rna hoa thong tin. Nhung trong diSu

ki~n hi~n t~i,

vS

m~t

quan ly Nha nu6c, dAu tu trang thiSt bi va nang l\lc Clla dQi ngfi can bQ

cong chilc noi chung va

c~p

xii noi rieng,

vi~c

triSn khai lmg d\lng con

g~p

nhiSu

kho khan. Xet vS diSu

ki~n

ky

thu~t

va kha nang kinh tS,

hi~u

qua dua

l~i

nen

trong thai diSm

hi~n t~i vi~c

triSn khai lmg d\lIlg rQng rai dSn

timg c~p

xa con

chua kha thi. Vi v~y, khi ung d\lng CNTT vao cong tac van thu hi~n nay chi

dung l~i

a

hai linh VlJC la so~n thao va ban hanh van ban, quan ly van ban, con

nghi~pV\l

quan ly va su d\lng con

d~u

se triSn khai

ch~

han khi co diSu

ki~n.

Vi~c

ung dt,mg CNTT vao cong tac van thu, da hoan toan thay thS lao dQng

thil cong sang tlJ dQng hoa ho~c ban tlJ d9ng hoa cac nghiep V\l cua cong tac van

thu nhu:

So~nthao van ban

- Quan ly van ban

-

ChuySn giao van ban qua

m~g

may tinh

-

L~p

h6

sa

-

T6ng hQ'p va tra tim thong tin.

3.

S" cAn thi~t phai ung dyng

CNTT

vao cong tac van thO'

Tru6c day, khi

so~

thao van ban cac dan vi thuang

b~t

dAu thao tren

gi~y

nhap, sau do sua chfta

l~i

hoan chinh. Cong

vi~c

nay co khi phai tiSn hanh

r~t

nhiSu l§n, tBn thai gian va

gi~y

to.

Ben

do,

vi~c

dang ky vao s6 van ban di

- dSn hang ngay

m~c

du vS ca ban da theo d5i du<}c van ban di - dSn Clla dan vi

</div>
(9)<div class='page_container' data-page=9>

H~n chS trong vi~c th6ng ke, l~p m\lc l\lc phan lo~i van bim di - dSn, g'ay kho

khan trong

vi~c

thea d5i chi d(;lo cong

vi~c

cua Ianh

d~o.

:; H~n chS trong vi~c tra tim thong tin: dung cac s6 dang ky dS tra tim van ban

thgc hi~nch~m, t6n nhiSu thai gian, cong suc va dQ tin c~ythiSu chinh xac khi

cAn t6ng hgp, bao cao.

, V6i vi~cUng d\lng CNTT nhung h~n chS tren da duQ'c kh~c ph\lc va nang cao

hi~u

qua trong

vi~c

xu

If thong tin.

Vi~c Ung d\lng CNTT trong van thu khong thS tuy~t d6i hoa, vi nhu: trong

cong tac so~ thao van ban, vi~c ky duy~t van ban phai thS hi~n tren ban thao

bfulg gi~y, kS ca nhfrng van ban duQ'c thao tren may vi tinh ngay tir dAu v~n phai

in ra dS trinh lanh d~o duy~t va ky t~t ctia thti truOng

ca

quan. Vi v~y, cong vi~c

so~nthao van ban mQt s6 khau nghi~p V1) vS

ca

ban v~n ap d\lng phuang phap

thti congo Day la m~t thvc tS khi tieu chufut ky thu~tchua cho phep cac dan vj

th\fc

hi~n

quy trinh

so~n

thao van ban hoan toan t\f dQng hoa.

4. Nhfrng ung d\lng C~TT trong cong tac van thtr

Vi~c Ung d\lng CNTT trong so~nthao van ban la ph6 biSn nh~t, vi trong qua

trinh so~ thao, nguai thao van ban co thS sua chua, b6 sung cau chu ho~cthay ,

d6i phful do~n khac nhau trong van ban, t~o m9t van ban s~ch rna khong t6n

kern thai gian, van phong phfim. CNTT dfi nang nang cao trinh dQ van -minh van

phong, van minh hanh chinh.

Do CNTT la mQt nganh khoa hQc xu ly thong tin bfulg cong C\l la may tinh,

v6'i cac chuc nang

nh~n

thong tin,

xu

If thong tin, dua thong tin ra... nen

vi~c

ung d\lng CNTT vao quan If van ban se dem

I~i hi~u

qua, boi no khong chi

c~p

nh~t thong tin t~o thanh h~ th6ng

ca

sa

du li~u, rna con cho phep t6ng hgp, tra

tim van ban thea cac thuQc tinh khac nhau (theo tac gia, thea thai gian, ten

Io~i,

trich ySu ... ). Tir do, nang cao hi~u qua lao dQng, gop phAn vao. cai each nSn

hilllh chinh nu6cnha, tiSt ki~m gi~y

to'.

Tom l~i, vi~c triSn khai Ung d\lng CNTT vao cong tac van thu Ill. cAn thiSt,

nhfun nang cao 'hi~u qua cong tac, dap Ung yeu cdu cai cach hanh chinh. Vi~c

Iva chQn Ung d\lng vao thvc tS nghi~p V1) nao cful phan tich, dcinh gia cac ySu t6

di kern dS mang l~i hi~uqua t6t nh~t. Trong chuyen dS nay, nhom tac gia di sau

vao Ung d\lng CNTT vao quan If van ban.

5.

U

ng d1}ng CNTT vito quan

Iy

van ban

(ii, (i~n

NQi dung ca ban la quan ly va giai quySt van ban dSn, van ban di; l~p h6 sa.

Xay dlJl1g cac cong C\l tra tim m9t cach linh ho~t giup nguai su d\lng co thS tra

tim van ban thea nhiSu diSu ki~n khac nhau. ThiSt kS cac biSu m~u th6ng ke,

</div>
(10)<div class='page_container' data-page=10>

- TiSp nh~n, dang ky, chuy~n giao van ban dSn

- Ki~m tra, theo doi tiSn dQ giai quySt van ban

• T6 chuc phat himh van ban di

- Bao dam th~ thue van ban

- Danh may, in, dQe soat

- Trinh

kY,

dong d~u

- Dang

ky,

gui van ban di

•

L~p h6 sa nQP luu

- Xay d\l'Ilg danh m\lc h6 sa

- Ma

h6

sa

- S~p xSp van ban trong h6 sa

6.

TB

chtfc, xay d.,ng h~ thBng thong tin quan

Iy

van ban

6.1. Phan tich h? thang thong tin quan

Iy

van ban

Phan tieh quy trinh nghi~p V\l eua eong tae quan

Iy

van ban, v6i ffi\le dieh

danh gia kha nang dua CNTT vilO Ung d\lng, tren ca

sa

do danh gia vS muc dQ

anh huang dSn nghi~p V\l truySn th6ng, hi~u qua kinh tS, tac d9ng dSn nguai su

d\lng va quiin

IY.

Vi~c Ung d\illg CNTT co lam thay d6i nghi~p V\l truySn th6ng

eua eong tae quan

Iy

van ban til tru6e t6'i nay hay khong,

co

phil hgp v6i trinh<

dQ chuyen mon cua can bQ, diSu ki~n chu quan va khach quan khong, so

sarm

quy trinh nghi~pV\l,

Iva

ehQn

rno

hinh thich hgp.

Xac dinh cac d6i tu<;mg co quySn truy nh~p vao h~ th6ng va muc thfun nh~p.

Khi h~ th6ng thong tin ho~t dQng

a

chS dQ may dan

Ie,

v~n dS phan chia tai

nguyen va muc dQ truy nh~p khong c~n d~t ra vi can bQ van thu co trach nhi~m

diim bao toan bQ thong tin d~u vao va d~u ra, chiu trach nhi~m tru6c lanh d~o vS

toan bQ thong tin trong dan vi. Khi h~ th6ng thong tin ho~t dQng tren moi truang

m~ng, nSu khong co nhilng quy chS vS phan chia till nguyen va quySn truy nh~p

h~ th6ng thi b~t cu thanh vien nao n~m tren h~ th6ng m~ng dSu co th~ biSt duQ'c

cac thong tin. Xu~t phai tir bai toan bao m~t va an toan cho dii li~u' van thu,

nguai lam phan tich

h~

th6ng ban

d~u

phai xac dinh duQ'c quySn va muc truy

nh~peua m6i thanh vien tren m~ng.

Muc cao nh~t

a

day la muc danh cho nguai xu ly h~ th6ng hay con gQi la can ~~

bQ quiin tri

m~ng.

th~

nguai can bQ nay khong co' quySn duQ'c hiSt thong tin

vS dii li~u van thu cua don vi, song la nguai diSu ph6i va phan chia tai nguyen

nen c~n biSt d~ quiin ly ho~t dQng cua chuong trinh.

Muc ti~p theo co quySn truy c~p dii li~ud~y du la can bQ van thu, lanh d~o

don vi

(theo

S1!

phdn cong).

Khac v6i can bQ quan tri m~ng, cac d6i tu<;mg tren

co quySn c~p nh~t d~y du vao ca so dii li~u xong khong co quySn phan chia tai

</div>
(11)<div class='page_container' data-page=11>

Muc

th~p nh~t

a

day la cac can hQ chuyen vien. D6i v6i d6i tugng nay, quySn

truy

nh~p

cua hQ tren

rn~ng

chi vS IInh V\IC rna hQ tharn gia giai quySt C\l thS.

Nhu

v~y

chi nhUng thong tin rna can hQ co quySn xu Iy rn6i

hi~n

len, con cac

thong tin khac thi se hi che

khu~t.

Tu)' thuQc vao

timg

dan vi, rnuc phan chia cling co nhung diSrn khac nhau,

quySn truy

nh~p

khac nhau.

Qua trinh xu Iy,

so~n

thao cac van han va cac y kiSn vS xu Iy cac van han

a

day cling

c~n

dugc quy dinh ro rang. Chu trinh luan chuySn van han phai tuan

thu theo cac quy dinh cua nguai. lam

th6ng va theo nguyen

t~c

van thu. Co

nhu

v~y h~

th6ng rn6i dam hao dugc cac thong tin

ho~t

dQng thong su6t va dQ

an toan cao.

Til

rno hinh C\l thS dS chQn phuong an thiSt kS thich hgp. Khi thiSt kS rnQt

cO'

sa

dfr

li~u

(CSDL) quan

thuOng doi hoi phai chQn cac rno hinh lugc dB quan

h~. Vi~c

chQn cac lugc dB quan

nay co thS t6t han

ho~cx~u

han

t~p

cac lugc

dB khac d\Ia tren rnQt s6 tieu

chu~n

nao do. Do do, cfuI nghien cUu rnQt s6 tinh

ch~t cO'

han, cling nhu cac

thu~t

toan, dS co thS

nh~

dugc

t~p

cac lugc dB phil

hgp. TrQng tam cua

vi~c

thiSt kS cac lugc dB CSDL la ph\l thuQc dfr

li~u,

tuc la .

cac rn6i dang hUQc co thS gifra .cac gia tri

hi~n

hfru cua no. D\Ia tren rno hinh,

quy trinh

nghi~p V\l

cua hai toan quan Iy van han di, dSn,

vi~c

thiSt kS CSDL cua

th6ng hao gBrn cac quan

- Quan

h~ 1-1

(quan

tI'\IC tiSp): gifra hai

t~p

tin co rn6i quan

h~ 1-1

nSu

rn6i hQ trong

t~p

tin nay co quan

v6i rnQt hQ trong

t~p

tin kia va ngugc

I~i.

- Quan

I-N (quan

rnQt - nhiSu): gifra hai

t~p

tin RI va R

co rn6i quan

I-N nSu rn6i hQ trong

t~p

RIco quan

v6inhiSu bQ trong

t~pR2

nhung rn6i

t~p

trong R2 chi

co

quan h~ v&i mQt bQ trong t~p Rt •

- Quan

N-N (quan

nhiSu - nhiSu): Gifra hai

t~p

tin Rl v.a

co rn6i

quan

N-N nSu rn6i

t~p

trong hQ Rl co quan

,,6i nhiSu hQ trong

t~p

cua R2,

va ngugc

I~i

rn6i bQ trong

t~pR2

co quan

v6i nhiSu hQ trong

t~p

Rl.

- Quan

Van han di va cac quan

Danh rn\lc dan vi

so~n, nh~n

tBn

t~i

rn6i

quan h~ N-I.

- Quan

Van han di va quan

Danh rn\lc hB sa tBn

t~i

rn6i quan

N-N

(m6i van bim ili co thi luu trong nhiJu h6 sa khac nhau va ngu(1c 19i m9t h6 sa

co thi luu nhiJu van bim ili khac nhau). ~

- Quan

Van ban dSn va cac quan

Danh rn\lc nai

nh~,

nai gui tBn

t~i

rn6i quan

N-l.

- Quan

Van ban dSn va quan

Danh rn\lc hB

So'

tBn

t~i

rn6i quan

N-N.

Do

vi~c c~p nh~t

dfr

li~u (chen, lor;zi bo, thay il6i)

thuOng gay nen dj thuOng, ·

</div>
(12)<div class='page_container' data-page=12>

mAt thong tin. Qua trinh do gQi la qua trinh chuAn hoa cac lugc dB quan

h~.

Qua

trinh chufut hoa dugc thgc

hi~n

dga tren khai

ni~m

phl,l thuQc ham. Mo hinh

chuful hoa dfry du la mo hinh rna

a

day mBi thuQC tinh trong mBi quan

chi co

mQt phl,l thuQc ham tI"l,l'c tiSp vao khoa cua m6i quan

h~.

6.2.

r8

chuc h? thang

CO' siJ'

dii Ii?u

, 6.2.1.

Thiit ki t6ng thd chuang trinh

6.2.2. Thiit ki cac dJ m1:lc

- Chuc nang

th8ng

</div>
(13)<div class='page_container' data-page=13>

- Chfrc nang Quan

Iy

van ban di

</div>
(14)<div class='page_container' data-page=14>

6.2.3. ThiJt

ki

cac m¥c

- Cae thuQe tinh quan

Iy

trong van ban d~n

-.

... :':':-: -:.: <:i· "'~:;"'~". : , '

... :.. '.: ..

' . : . : : '": .... ~.:; ~ ~ .

. .,. .

i:i?:j:I;(T:t) (p:.:·Y:i ~.n

"---

--

----1;,!t!#~~ldg:~i---::--'-

.--- ----

~-'-

i.'.·.'·'2;i_i··i!1lt,.Oi'.

(;>:;\:~l;~:n.rllq:~t'··

..

<:': :,.: .:: :

:c.:···::;b~j"·-::<:::I:::::; .~..: .

::<::-::::}7FT:: IJ;~rl:;:.:Qgl .

.

·~·L·~.n:h:·;d·~lO

.

-· ..

··::·:·~t_lfli·JJ6·::S()'

so·

1

Chu giai: ThUJ vien la nai IUJu trfr. cac

danh mvc ten cac dan vi,

ho

sa ... de khi

c~p nh~tdCf li~u co the trlch rut thang tiP

d6 ra

rna

khong cfJn phai danh tiP ban

phirn VaO.

:::

7~

S

l.. I..

1. 0 den .

2. Ngay den .
3. So van ban .
4. Ngay van ban .
5. MLrc

do

m~t

.

__

6-L-MLr~_d~hAo

__

-o - 0

-7. Thai h~n giai quyet ...
8. Ban vi nh~n ...

9. Ten lo~i ...

10. NgU'oi nh~n ban sao.
11. Phan lo~i .

12. NO'i Qui .

13. Trinh lanh d~o ...

14. Tra lai van ban 56: ...

15. Van ban tra lai ...
16. Luan chuyen ·van ban
17. f)a xli' Iy ...

18. LU'u

h6

sa

so

</div>
(15)<div class='page_container' data-page=15>

- Cae thuQc tinh quan

Iy

trong van ban di

..,

1. So di ...

s6

ky hi~u van ban ...
3. Ngay van ban .
4. Mlrc

do

m~t

.

5. Mlrc

do

khan .

6. Thai h~n giai quyet ...

~-_.---.---- ---

T. uO'n VI 50~n . . .

9. Ten lo~i .
10. Phan lo~i .
11. NO'i nh~n .
12. NgU'ai

ky

.

13. Tra lai van ban so ...
14. Van ban tra lai ...
15. Da

xli'

Iy ...

16. LU'u

ho

sO' so ...

17. Tom

tat

noi dung ...

: . ' . : : ' . : '.. : .

1:;'.",{.:,;:'mh'tifuYI:e

n_

. .. :.; : :•.., .

-.N:dt:g(u'i

--- -- ··-'·'-=f)O'nvISO~lT-,-- -- -- ---- ---I~ --

-,..en

~q:~i

-Pha'n-:lo~i

i:i;3;j~~~~il~![;~····$Q···

1

Chu gill;: ThLf vi~n la nai luu trif ca 
danh m(Jc ten cac dan vi, ho sao. .. de kh··

c~p nh~t dCf li~u co the trich rut thang t'

d6 ra

ma

khong can phai danh tif

ba

</div>
(16)<div class='page_container' data-page=16>

- Cae thu{)e tlnh tim kiSm van ban liSn

1. So den .
2. Ngay den .

3. So van ban .
4. Ngay van ban .

5. MUG do m~t

.

6. MUG do khan .

7. Thai h~n giai quyet~.__~

--1- - .-.---- -.----.

8. f)an vi nh~n ...

9. Ten lo~i ...

10. NgU'ai nh~n ban sao
11. Phan lo~i .

12. NO'i QlI'i .

13. Trinh lanh d~o ...
14. Tra lai van ban so ...
15. Van ban tra lai ...
16. Luan chuyen van ban

17. £)a

Xli'

Iy ....

18.

LU'u

ho

sO' so ...

19. Tom

tat

nQi dung ...

20.

Y

kien giai quyet

:

:···· .. '.. ':.. .. I

;iI':tr;glup.·.·~---H:>::::: ..!: '~:.'>:.::":;. ... . ...

</div>
(17)<div class='page_container' data-page=17>

- Cae thuoe tinh tim

.

ki~m van ban di

1. So di ...

3. Ngay van ban

4. MlfC do m~t

2. So ky hieu van ban ... 
.

.

5. MlfC do khan .

-6.-

Th-M

t-l-a-R-fliai-q~--.. _ L - . _ . - - - . - - " - - -

7. BO'n

vi

50~n ...

9. Ten lo~i .

10. Phan lo~i .

11. NO'i nh~n .

12. NgU'CYi ky .

13. Tra ICYi van ban

so ...

14. Van ban tra ICYi ...

15. Da

xu

Iy ...

16.

LlJ'u

ho

sa so ...

17. T6m tat noi dung ...

:':: -,':::-~ :i .~::;::, ':[,: :1-:'::::;::' ~.>. ::,

,iidt~~Qr:b{~I":"

</div>
(18)<div class='page_container' data-page=18>

7. Hrro-ng din cai d~t phin m~m Qmln

Iy

van ban

- Cho rna CD chua chuang trinh vim

A

CD, tfen mim hinh

hi~n

fa nhu sau:

...

+Bfun chuQt vao

Next

(HI)

+Bfun chuQt vao m\lc

I accept agreement (H2).

+BAm chuQt

vao Next

(H3

+Man hinh

hi~n

ra nhu hinh du6i

day.

...

+Nh~p rna dang

ky

vao

2

ola:

112-1234567(H4).

+Nh~pten vaQ 0 You name: HUE.

+Nh~pten dan

vi vao

0 UBNDX VINHTAN

+Bfun chuQt vao

Next (H5)

dS tiSp t\lC

vi~c

cai

d~t

chuang trinh.

</div>
(19)<div class='page_container' data-page=19>

+B~m chuQt vao Next (R7)

de

ti@p t\lC

+B~m chuQt vao Continue (R8)

... fJi···:····.. :· ..·.. :·~···.····~···..··.. ···· .. ··· ··· ··· .. ··· ··· ..·..·.. ··· ·:i/..

+Bfun

chuQt vao OK (R9).

</div>
(20)<div class='page_container' data-page=20>

Sau khi cai d~t xong chuang trinh QLVB theo cac bu6c dff neu

a

tren, th\lC

hi~n cac buac tiSp thea nhu sau:

Copy toim bQ thu ml)c QLVB trong thu ml)c Thuvien sang B rna cUng (C:

ho~c D:), b6 tat ca cac thuQc tinh (Read Only), sau do m6' QLVB, kich chuQt

phai vao QLVB.EXE t~o mQt bieu tugng Shortcut ra ngoai man hinh Desktop de

thu~nti~n cho ch~ychuang trinh.

, M6' thu ml)c Thuvien\Hethong, sao chep tat ca cac t~p dfr li~u co trong thu

fi\lC vao

a

C:\WINDOWS\SYSTEM.

Phcln m~m Quan ly van ban do Trung tam Tin hQc-Ngo~i ngfr truang D~i hQc

NQi Vl) Ha NQi nghien CUu va phat trien tren cO' s6' Van ban huang dful cua Cl)C

Van thu va LUll trfr Nha nuac ban hanh. Phful m~m se do truang D~ihQc NQi V\l

Ha NQi cung cap va gift ban quy~n.Trong qua trinh trien khai ung dl)ng, nhfrng

phat sinh mai do yeu cau se dugc Nha tru6ng tiSp nh~ va nang cap thea yeu

cau cua nguai su dl)ng.

Biti 2:

HUONG DAN

sir

DVNG CHUONG TRINH QUAN

LV

VAN BAN

on~ ~ h" th~ h " ~ Q? I ' ow b ? - -

1 T . A quan ve ~ongp

an

memuany van an -"

Chuang trinh Quan ly van ban dugc viSt bAng ngon ngft Visual· FoxPro

version 9.0. Phcln m~m dugc thiSt kS ch~y tren may tinh ca nhan (PC) va tren h~

th6ng m~ng (LAN), trong moi truang WINDOWS. cau truc cua Co' s6' dft li~u

dugc thiSt kS thea mo hinh t~p trung tren may chu, xu ly thong tin thea mo hinh

phan tan (xu ly thong tin ngay tren may ca nhan). Vai phuang phap thiSt kS mo

hinh Co' s6' dft li~u t~p trung kSt hgp v&i phan tan se kh~cphl)c dugc nhfrng ySu

t6 chu quan dful dSn ho~t dQng cua h~ th6ng (m~ng khong thong). Do chuang

trinh ch~y trong moi truang m~g, nen d6ng thai co nhiSu nguai c:Ung thao tac

tren mQt Co' s6' dft li~u. DiSu nay d~c bi~t hfru ich trong vi~c quill ly mQt cach

th6ng nhat cac van ban dSn va di trong dan vi.

V&i giao di~n thu~n ti~n, cung nhiSu chuc nang, nhfun giup cho nguai su

dl)ng giam thieu thai gian c~p nh~t thong tin va quan ly van ban. Ben c~nhdo,

chuc nang huang d~n su dl)ng (Help) dugc g~n vao chuang trinh, giup nguai su

dl)ng t~i bat ky thai diem nao, ml)c nao dSu co the tra cUu huang ~~n su dl)ng

bAng phim (F 1).

Co' s6' dfr li~u Van ban dugc phan quySn troy c~p, do do de dang nh~p vao

CSDL yeu cau nguai su dl)ng phai dugc phan quySn. Kh6'i dQng chuang trinh,

tren man hinh se hien thi cua sB, yeu cau nguai su d\lllg vao

rna

hi~u, m~t khdu.

Trong truang hgp vao

rna

hi~u va m~t khdu khong chinh xac (cho phep nh~p 3

</div>

Tập tài liệu giảng dạy Tin học văn phòng (dành cho lớp bồi dưỡng nghiệp vụ chức danh công chức văn phòng – thống kê xã khu vực trung du, miền núi và dân tộc)

BQNQIVV

TIN HOC VAN PHONG

<i>TAp TAl </i>

.

<i>LIEU GIANG DAY</i>

.

.

LOP

KE

xX

I:

Ao

mo

vA

<i>iJNG </i>

Ao

TAc vAN

<i><sub>ca </sub></i>

<i><sub>u</sub></i>

<i><sub>. </sub></i>

<i>sa </i>

Iy

<i>sir </i>

Y

y

C~p

nh~t

vo~g

<i>y</i>

TRO

mu

<i>I</i>

49

49

49+87

49

52

U

xay

<i>sir </i>

,.

52

52

52

52

52

84

<b>90 </b>

<b>97 </b>

<i><b>y</b></i>

<b>97 </b>

<b>97 </b>

<b>va </b>

<b>thac </b>

<b>97 </b>

<b>97 </b>

<b>103 </b>

<b>105 </b>

<b>108 </b>

rnQt:

vAo

xu

1y

ly,

him

<i>a</i>

t~i

sa

<i>a</i>

<i>sa </i>

ti~n,

t~o

l~p

m~u

<i>a </i>

rnQt:

vA

Ao

Ac

=