Lý luận chung về kế toán nguyên liệu, vật liệu.

Chơng 1
Lý luận chung về tổ chức công tác
kế toán nguyên vật liệu
1.1.Sự cần thiết phải tổ chức kế toán nguyên vật liệu
1.1.1.Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu là đối tợng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản trong quá
trình sản xuất kinh doanh.
Nguyên vật liệu tham gia vào một chu kỳ sản xuất và không giữ nguyên hình
thái vật chất ban đầu của nó.
Giá trị của nguyên vật liệu bị hao mòn toàn bộ trong quá trình sử dụng cho
nên nó đợc chuyển dịch toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh theo kỳ.
1.1.2.Vai trò, vị trí của nguyên vật.
Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản
của quá trình sản xuất kinh doanh và là cơ sở vật chất chính hình thành lên sản phẩm.
Do đặc điểm nó chỉ tham gia vào một quá trình sản xuất và đợc tiêu dùng toàn bộ
không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu, giá trị của nó đợc chuyển dịch toàn bộ
một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Cho nên, có thể nói nguyên vật liệu là một
trong những yếu tố không thể thiếu đợc ở bất kỳ quá trình sản xuất nào. Dới hình thái
giá trị nó đợc biểu hiện bằng vốn lu động. Chính vì lý do này nguyên vật liệu đợc
quản lý tốt tức là đã quản lý tốt vốn sản xuất kinh doanh và tài sản của doanh nghiệp.
1.1.3.Đặc điểm yêu cầu quản lý nguyên vật liệu.
Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất
kinh doanh đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị ở mọi
khâu, từ khâu thu mua, bảo quản dự trữ, đến khâu sử dụng.
Để có đợc nguyên vật liệu đáp ứng kịp thời quá trình sản xuất kinh doanh
trong doanh nghiệp thì nguồn chủ yếu là thu mua. Do đó, ở khâu này cần quản lý
chặt chẽ về số lợng, chất lợng, quy cách, chủng loại, giá mua, chi phí mua, thực hiện
kế hoạch thu mua đúng tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp.
Đối với khâu bảo quản, doanh nghiệp cần phải tổ chức tốt hệ thống kho tàng,
bến bãi, trang bị đầy đủ các phơng tiện cân, đo, đong đếm cũng nh thực hiện đầy đủ

chế độ bảo quản hợp lý đối với nguyên vật liệu để tránh h hỏng mất mát.
Trong khâu sử dụng, phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm có hiệu quả.
Việc tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời giá trị nguyên vật liệu xuất dùng trên cơ sở
định mức tiêu hao, dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc giảm chi phí, hạ
giá thành từ đó tăng tích luỹ cho doanh nghiệp.
Đối với khâu dự trữ, đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định đợc định mức dự trữ
tối đa và mức dự trữ tối thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc tiến
hành bình thờng, không bị ngừng trệ, gián đoạn do công việc cung ứng nguyên vật
liệu không kịp thời hoặc gây ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều.
Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức tiêu hao và dự toán chi phí
có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất (giá thành sản phẩm) làm
cho lợi nhuận tăng và phần tích luỹ của doanh nghiệp cũng tăng lên. Do vậy, trong
khâu sử dụng nguyên vật liệu cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình
xuất dùng sử dụng cũng nh khoản chi phí nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất sản
phẩm, nhằm tìm ra nguyên nhân dẫn đến việc tăng hoặc giảm chi phí nguyên vật liệu
cho một đơn vị sản phẩm.
Nh vậy, quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng
là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý và luôn đuợc các nhà
quản lý doanh nghiệp quan tâm.
1.1.4.Nhịêm vụ của kế toán nguyên vật liệu.
Để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý, kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
cần phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Tổ chức đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu
quản lý của nhà nớc và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.
- Tổ chức phân loại chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp
hạch toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu về
tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của nguyên vật liệu trong quá trình sản
xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá
thành sản phẩm.
- Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua cũng

nh tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất nhằm thúc đẩy nhanh
quá trình chuyển hoá của nguyên vật liệu, hạn chế ứ đọng nguyên vật liệu để rút
ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh.
1.2- Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu.
1.2.1- Phân loại nguyên vật liệu.
Trong mỗi doanh nghiệp, do tính chất đặc thù trong hoạt động sản xuất kinh
doanh nên phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Mỗi loại nguyên vật
liệu lại có vai trò, công dụng, tính chất lý, hoá học khác nhau. Do đó, việc phân loại
nguyên vật liệu có cơ sở khoa học là điều kiện quan trọng để có thể quản lý một
cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phục vụ cho yêu cầu quản
trị doanh nghiệp.
Phân loại nguyên vật liệu là việc nghiên cứu, sắp xếp các loại nguyên vật liệu
theo từng nội dung, công dụng, tính chất thơng phẩm của chúng, nhằm phục vụ cho
yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.
*) Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp thì nguyên
vật liệu đợc chia thành các loại sau:
+ Nguyên vật liệu chính: là đối tợng lao động cấu thành nên thực thể của sản
phẩm. Các doanh nghiệp khác nhau thì nguyên vật liệu chính không giống nhau nh
sắt, thép, xi măng, gạch trong doanh nghiệp xây dựng cơ bản; vải trong doanh
nghiệp may mặcĐối với các doanh nghiệp mà tiếp tục sản xuất kinh doanh từ
những bán thành phẩm mua ngoài thì những bán thành phẩm đó cũng đợc coi là
nguyên vật liệu chính nh dây nhôm, cột điện trong đơn vị sản xuất kinh doanh
điện.
+ Vật liệu phụ: Là các loại vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng làm tăng chất
lợng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất,
bao gói sản phẩm nh thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhờn,
+ Nhiên liệu: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lợng trong quá
trình sản xuất kinh doanh gồm: xăng, dầu, than, củi, khí gas đợc sử dụng để phục
vụ cho công nghệ sản xuất, cho phơng tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt động trong
quá trình sản xuất kinh doanh.

+ Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng, chi tiết đợc sử dụng để thay thế, sửa
chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải, phơng tiện truyền dẫn.
+ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị cần lắp và
thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ, vật kết cấu dùng cho công tác xây lắp, xây
dựng cơ bản.
+ Vật liệu khác: Là các loại vật liệu không đợc xếp vào các loại kể trên, các
loại vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra, phế liệu thu hồi từ việc thanh lý tài sản
cố định
Cách phân loại này là cơ sở để xác định định mức tiêu hao, định mức dự trữ
cho từng loại, từng thứ từng nhóm nguyên vật liệu. Và là cơ sở để hạch toán chi tiết
nguyên vật liệu trong doanh nghiệp (theo dõi số lợng, giá trị).
*) Căn cứ vào nguồn hình thành: Nguyên vật liệu đợc chia thành hai nguồn:
+ Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: Do mua ngoài, nhận vốn góp liên doanh,
nhận biếu tặng,
+ Nguyên vật liệu tự chế: do doanh nghiệp tự gia công chế biến hay còn gọi là
nguyên vật liệu tự chế.
Cách phân loại này làm căn cứ cho việc lập kế hoạch thu mua và kế hoạch sản
xuất nguyên vật liệu, là cơ sở để xác định trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập
kho.
*) Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu có thể chia nguyên vật
liệu thành:
- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh gồm:
+ Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm.
+ Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xởng, dùng cho bộ phận bán
hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp.
- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: Nhợng bán; đem góp vốn liên
doanh; đem quyên tặng.
*) Các đối tợng quản lý có liên quan đến việc tổ chức kế toán nguyên vật liệu
cần thiết phải tiến hành mã hoá nh:
- Mã hoá các loại nguyên vật liệu bao gồm: Các loại nguyên vật liệu chính,

các loại nguyên vật liệu phụ, các loại nguyên vật liệu khác.
- Mã hóa các kho chứa
- Mã hóa hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp sử dụng
- Mã hoá các đơn vị cung cấp nguyên vật liệu cho doanh nghiệp.
*) Đối với các doanh nghiệp tổ chức kế toán nguyên vật liệu trên máy tính.
Hiện nay trong các doanh nghiệp, nguyên vật liệu có rất nhiều chủng loại
phong phú và biến động thờng xuyên. Do đó, để tổ chức kế toán nguyên vật liệu đợc
chặt chẽ, hợp lý yêu cầu đặt ra là phải quản lý tới từng loại, từng nhóm, và từng thứ,
từng danh điểm. Với yêu cầu này, đòi hỏi phải mã hoá đối tợng kế toán nguyên vật
liệu đến từng danh điểm. Vì vậy danh mục nguyên vật liệu đợc xây dựng chi tiết từng
danh điểm và khi kết hợp với TK hàng tồn kho (TK 152) sẽ tạo ra hệ thống sổ chi tiết
từng nguyên vật liệu. Khi nhập dữ liệu nhất thiết phải chỉ ra danh điểm nguyên vật
liệu và để tăng cờng tính tự động hoá, có thể đặt sẵn mức thuế suất thuế GTGT của
từng nguyên vật liệu ở phần danh mục.
1.2.2- Đánh giá nguyên vật liệu.
Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của nguyên vật liệu ở những
thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc nhất định.
1.2.2.1-Khi đánh giá nguyên vật liệu phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
*) Nguyên tắc giá gốc : Là một bộ phận của hàng tồn kho nên khi đánh giá
nguyên vật liệu cần thiết phải tuần thủ nguyên tắc giá gốc theo chuẩn mực 02- hàng
tồn kho.Giá gốc hay đợc gọi là trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu; là toàn bộ các
chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có đợc nguyên vật liệu đó ở địa điểm và trạng
thái hiện tại.
*) Nguyên tắc thận trọng : Nguyên vật liệu đợc đánh giá theo giá gốc, nhng tr-
ờng hợp giá trị thuần có thể thực hiện đợc thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần
có thể thực hiện đợc.
*) Nguyên tắc nhất quán: Các phơng pháp kế toán áp dụng trong đánh giá
nguyên vật liệu phải đảm bảo tính nhất quán ít nhất là trong một niên độ kế toán.
Ngoài các nguyên tắc trên thì khi đánh giá nguyên vật liệu vẫn còn phải tuân
thủ thêm nguyên tắc hoạt động liên tục. Nguyên tắc này đòi hỏi mọi loại tài sản

trong đó có nguyên vật liệu phải đợc ghi nhận theo giá gốc.
1.2.2.2- Đánh giá nguyên vật liệu.
a. Xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho.
Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho đợc xác định theo từng nguồn
nhập:
*) Nhập kho do mua ngoài: trị giá vốn thực tế nhập kho bao gồm : giá mua,
các loại thuế không đợc hoàn lại, chi phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản trong quá
trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua nguyên vật
liệu, trừ đi các khoản chiết khấu thơng mại và giảm giá hàng mua do không đúng
quy cách, phẩm chất.
Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì giá mua
ghi trên hoá đơn là giá cha có thuế GTGT.
Còn đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hoặc
không thuộc đối tợng nộp thuế GTGT thì giá ghi trên hoá đơn là giá gồm cả thuế
GTGT.
*) Nhập do tự sản xuất, chế biến: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thành sản
xuất của nguyên vật liệu tự sản xuất, chế biến.
*) Nhập do thuê ngoài gia công chế biến: nh thép phục vụ cho sản xuất chế tạo
xe máy, xe đạp. Trị giá thực tế nhập kho là trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho để
thuê ngoài gia công chế biến cộng số tiền phải trả cho ngời nhận gia công chế biến
cộng các chi phí vận chuyển bốc dỡ khi giao nhận.
*) Nhập nguyên vật liệu do nhận vốn góp liên doanh: Trị giá vốn thực tế của
nguyên vật liệu nhập kho là giá do hội đồng liên doanh thoả thuận cộng với các chi
phí khác phát sinh khi tiếp nhận nguyên vật liệu.
*) Nhập nguyên vật liệu do đợc cấp: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá ghi
trên biên bản giao nhận cộng các chi phí phát sinh khi nhận.
*) Nhập nguyên vật liệu do đợc biếu tặng, đợc tài trợ: trị giá vốn thực tế nhập
kho là giá trị hợp lý công các chi phí khác phát sinh.
*) Nhập nguyên vật liệu do thu hồi phế liệu từ sản xuất, thanh lý TSCĐ, công
cụ dụng cụ: đợc đánh giá theo giá ớc tính (giá thực tế có thể sử dụng đợc hoặc bán đ-

ợc).
*) Trong điều kiện áp dụng máy vi tính:
Trong điều kiện áp dụng máy vi tính, các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu cần
thiết phải nhập dữ liệu về giá mua, các chi phí mua đợc tính vào giá vốn hàng nhập
kho. Trờng hợp nhập cùng một phiếu nhiều loại nguyên vật liệu thì chơng trình cũng
cho phép nhập cùng nhng phải cùng kho. Nếu phát sinh chi phí thu mua, cần phân bổ
chi phí cho từng loại nguyên vật liệu nhập kho để làm căn cứ tính giá vốn xuất kho.
Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhập các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu cần thiết
xây dựng danh mục chi tiết các chứng từ nhập nh: phiếu nhập vật liệu, phiếu nhập vật
liệu mua nhập khẩu, Yêu cầu đối với chơng trình là không chỉ quản lý đợc nguyên
vật liệu nhập kho mà còn phải tổng hợp các nghiệp vụ nhập để trình bày trên tờ khai
thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ. Bên cạnh đó, để tăng cờng tính tự động hoá khi
nhập dữ liệu, chơng trình phải tự động tính thuế GTGT khi nhập giá mua, mức thuế
suất thuế GTGT và điền vào bút toán.
b. Xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho.
Nguyên vật liệu đợc nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, ở nhiều thời điểm
khác nhau nên có nhiều giá khác nhau. Do đó, khi xuất kho nguyên vật liệu tuỳ thuộc
vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu, trình độ quản lý và điều kiện trang bị phơng tiện kĩ
thuật tính toán ở từng doanh nghiệp có thể xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật
liệu xuất kho theo một trong bốn phơng pháp đợc quy định trong chuẩn mực hàng
tồn kho ( chuẩn mực số 02) sau:
*) Ph ơng pháp tính theo giá đích danh
Nội dung: Theo phơng pháp này khi xuất kho nguyên vật liệu thì căn cứ vào số
lợng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của
nguyên vật liệu xuất kho.
Điều kiện áp dụng: phơng pháp này đựoc áp dụng cho những doanh nghiệp có
ít chủng loại nguyên vật liệu, giá trị của từng loại nguyên vật liệu tơng đối lớn có thể
nhận diện đợc từng lô hàng.
Nhợc điểm: phơng pháp này trở nên phức tạp khó theo dõi nếu doanh nghiệp
có nhiều chủng loại nguyên vật liệu.

*) Ph ơng pháp giá bình quân gia quyền.
Nội dung: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho đợc tính căn cứ vào
số lợng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền, theo công thức:
Trị giá vốn thực tế
nguyên vật liệu xuất
kho
=
số lợng nguyên vật liệu
xuất kho
X
đơn giá bình quân
gia quyền
Đơn giá
bình quân
=
Trị giá thực tế nguyên vật
liệu tồn đầu kỳ
+
trị giá vốn thực tế
nguyên vật liệu nhập
trong kỳ
số lợng nguyên vật liệu
tồn đầu kỳ
+
số lợng nguyên vật liệu
nhập trong kỳ
- Đơn giá bình quân thờng đợc tính cho từng thứ nguyên vật liệu.
- Đơn giá bình quân có thể xác định cho cả kỳ ( đợc tính vào cuối kỳ kế toán)
đợc gọi là ĐGBQ cả kỳ hay ĐGBQ cố định. Theo cách tính này khối lợng tính toán
giảm nhng chỉ tính đựoc trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu vào thời điểm cuối kỳ

nên không thể cung cấp thông tin kịp thời.
- Đơn giá bình quân có thể xác định sau mỗi lần nhập hoặc tính vào thời điểm
trớc mỗi lần xuất đợc gọi là ĐGBQ liên hoàn hay ĐGBQ di động. Theo cách tính
này, xác định đợc trị giá vốn thực tế hàng ngày cung cấp thông tin đợc kịp thời. Tuy
nhiên, khối lợng công việc tính toán sẽ nhiều hơn nên phơng pháp này rất thích hợp
với những doanh nghiệp có chủng loại nguyên vật liệu không nhiều, hoặc có chủng
loại nguyên vật liệu nhiều nhng đã làm kế toán trên máy.
*) Ph ơng pháp nhập tr ớc xuất tr ớc (FIFO )
Nội dung: Phơng pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập trớc sẽ đợc xuất tr-
ớc và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Do vậy, trị giá vốn thực tế của hàng tồn
kho cuối kỳ đợc tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng.
Điều kiện áp dụng: Phơng pháp này áp dụng thích hợp với những doanh
nghiệp sử dụng nhiệu loại nguyên vật liệu theo dõi đợc số lợng, đơn giá của từng lần
nhập.
*) Ph ơng pháp nhập sau xuất tr ớc. (LIFO ).
Nội dung: Theo phơng pháp này giả định hàng nào nhập sau sẽ đợc xuất trớc,
lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập của nhãng lần nhập sau cùng. Do vậy, trị giá vốn
thực tế của hàng tồn cuối kỳ đợc tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên.
Điều kiện áp dụng: Phơng pháp này áp dụng thích hợp với những doanh
nghiệp sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu, theo dõi đợc số lợng, đơn giá của từng lần
nhập.
Nhợc điểm của phơng pháp này là khối lợng tính toán nhiều, phức tạp dễ xảy
ra sai sót nếu đơn vị nào tính toán thủ công. Vì vậy, sẽ phù hợp hơn với doanh nghiệp
nào thực hiện kế toán trên máy.
* Các phơng pháp khác: Trong thực tế ngoài các phơng pháp tính trị giá vốn thực tế
của nguyên vật liệu theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho quy định thì các doanh
nghiệp còn áp dụng các phơng pháp sau: