skkn Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán trường tiểu học

ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN
TRONG CƠNG TÁC KẾ TỐN
A. ĐẶT VẤN ĐỀ
Trong cuộc sống tất bật hiện nay, mọi việc đều được đơn giản và tối ưu hóa thời
gian thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin vào xử lý các công việc hàng ngày.
CNTT đã và đang phát triển, có mặt ở hầu hết tất cả các lĩnh vực đời sớng xã hợi,
khơng có lĩnh vực nào, khơng có nơi nào khơng có mặt của CNTT. Khơng nằm ngồi sự
phát triển đó hầu như trong các tổ chức, cơ quan ban ngành nói chung và đơn vị trường học
nói riêng thì việc ứng dụng CNTT trong cơng tác dạy học, quản lý điều hành đơn vị lại được
chú trọng và ứng dụng rất nhiều đặc biệt là trong cơng tác kế tốn.
Kế tốn là bộ phận quan trọng không thể thiếu ở bất kỳ cơ quan, đơn vị, tổ chức nào
nói chung và trường học nói riêng, kế toán là bộ phận tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực
hiện chức năng tổ chức, quản lý trong công tác Tài chính – Kế tốn theo chế độ Nhà nước
ban hành.Việc thực hiện chức năng này có tốt hay khơng, trước hết phụ thuộc vào tính
thường xun, kịp thời và chính xác của thơng tin. Theo đà phát triển của công nghệ thông
tin hiện nay, việc ứng dụng CNTT trong cơng tác kế tốn là vơ cùng cần thiết và mang tính
thiết yếu, khơng chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và cung cấp thơng tin nhanh chóng, thuận
lợi mà nó cịn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán, tạo cơ sở để tinh giản bộ
máy, nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán. Đó cũng là lý do tơi chọn đề tài “Ứng dụng cơng
nghệ thơng tin trong cơng tác kế tốn”.
B. NỘI DUNG
I. THỰC TRẠNG
1. Thuận lợi
- Luôn được sự quan tâm và chỉ đạo sâu sát của bộ phận kế toán Phòng GD-ĐT TX
Giá Rai.
- Được trang bị khá đầy đủ hệ thống máy vi tính, máy in và đường truyền Internet
nhằm hiện đại hóa trong trao đổi thơng tin và cũng để đáp ứng nhu cầu học tập, nâng cao
trình độ chuyên môn nghiệp vụ.

1

- Đa số cán bộ giáo viên nhân viên trong đơn vị đều sử dụng được vi tính tạo nhiều
thuận lợi cho việc ứng dụng CNTT trong phối hợp thực hiện thống kê, tổng hợp cáo nội bộ
hay báo cáo cấp trên...
- Bên cạnh đó, ngành cũng trang bị cho trường phần mềm kế toán MISA, phần mềm
quản lý tài sản. Phần mềm đã từng bước đáp ứng được nhu cầu hiện đại hóa hồ sơ, sổ sách.
2. Khó khăn
Vẫn cịn 1 số giáo viên cịn hạn chế về trình độ tin học nên những ứng dụng CNTT
trong báo cáo cần có sự phối hợp của giáo viên cịn gặp khơng ít khó khăn.
II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP THỰC HIỆN
Ngồi hoạt động cơ bản của cơng việc kế tốn như ghi chép, thu nhận, xử lý cung cấp
các thông tin tài chính của đơn vị thì việc thực hiện chế độ cho cán bộ giáo viên và học sinh
trong Đơn vị Trường học cũng rất quan trọng, phải được thực hiện đầy đủ và kịp thời. Đặc
biệt hơn do trường TH Phong Thạnh Đông nơi tôi công tác thuộc Xã khó khăn, nên CB-GV
học sinh được ưu ái hơn so với các đơn vị khác do được hưởng nhiều chế độ chính sách từ
Xã khó khăn, từ đó khối lượng công việc cũng tăng lên đặc biệt là việc thu thập, xử lý thông
tin và nhập liệu để thực hiện các chế độ cho học sinh rất lớn như: rà soát học sinh được cấp
thẻ BHYT, lên hồ sơ học sinh nghèo được hỗ trự chi phí học tập theo Nghị định
86/2015/NĐ-CP hoặc làm các chế độ cho giáo viên theo nghị định 76/2019/NĐ-CP từ đó
Tơi nhận thấy CNTT là công cụ hỗ trợ đắc lực. Bên cạnh những phần mềm được ngành
trang bị thì trong quá trình thực hiện nhiệm vụ tơi cũng ln tìm tịi, trao dồi kiến thức tin
học để tơi có thể vận dụng chúng trong thực hiện nhiệm vụ và dưới đây tôi xin chia sẽ một
số ứng dụng CNTT trong cơng tác kê tốn mà tơi tâm đắc nhất.
1. Sử dụng Google trang tính trên Google Drive để thu thập thông tin
Công cụ google trang tính là một ứng dụng tương tự giống Excel nhưng nó được
lập trình online, nó rất hữu ích cho cơng việc của chúng ta, có thể làm việc độc lập hoặc
làm việc nhóm .Trong q trính thưc hiện nhiệm vụ thường xun có những thơng tin, báo
cáo cần tổng hợp nhanh để gửi cấp trên hay có những thơng tin cần thu thập, đối chiếu với
giáo viên hoặc có những báo cáo cần thu thập thông tin từ học sinh quá nhiều cần đến sự
trợ giúp của đội ngũ giáo viên thì Google trang tính là phương tiện giúp tổng hợp báo cáo

2


nhanh nhất từ nhiều người. Tạo một Google trang tính trên Google drive để lấy số liệu từ
giáo viên, sau khi gửi mẫu này đi thì giáo viên nhập xong là ta có bảng dữ liệu khá hồn
chỉnh. Sau đây tơi xin chia sẽ ứng dụng google trang tính để thu thập danh sách học sinh có
thẻ BHYT thuộc đối tượng được nhà nước hỗ trợ 100% từ giáo viên để làm báo cáo lên cấp
trên. Cụ thể các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Đăng nhập vào Google drive
-

Trên giao diện gmail đăng nhập vào Google drive

1.Nhấp vào
các ô chấm

2.Chọn mục
Drive

Bước 2: Tạo mẫu trực tiếp trên Google trang tính hoặc tải các biểu mẫu từ Excel lên
Google drive rồi lưu dưới dạng google trang tính
• Tạo mẫu trực tiếp trên Google trang tính:

3


Click vào dấu cộng để vào
trang tính

-

Xuất hiện cửa sổ như hình dưới đây

Click vào google trang
tính tạo bảng tính mới

- Xuất hiện giao diện google trang tính như hình bên dưới và ta tiến hành lập các biểu
mẫu để thu thập thông tin (soạn thảo bảng biểu trên google trang tính giống như trên
Excel thơng thường)
4


•

Tải các biểu mẫu từ Excel lên Google drive:

-

Từ giao diện như hình bên dưới ta khơng chọn google trang tính mà ta chọn mục
“Thư mục” để tạo thư mục chứa tệp tải lên

Chọn thư mục

5


1.Đặt tên cho thư mục

2.Nhấn nút Tạo

-

Xuất hiện hộp thoại sau

Nhấp vào thư mục vừa tạo

6


Chọn mới

-

Xuất hiện hộp thoại sau

Chọn tải tệp lên

7


Chọn tệp cần tải lên và nhấn nút Open

2.Khi tải xong tệp được lưu dưới dạng Excel

1.Trạng thái đang tải
lên

Bước 3: Chuyển tệp mới tải về lưu lại dưới dạng google trang tính (Nếu tạo mẫu trực
tiếp trên trang tính thì ta có thể chia sẽ thẳng khơng phải chuyển sang google trang
tính)

8


•

Lưu ý: Để chia sẽ dữ liệu ta nên mở tệp Excel dưới dạng google trang tính và lưu
Google drive

-

Double click vào tệp Excel vừa tạo xuất hiện cửa sổ sau:

1.Sổ nút mũi tên xuống
2.Click chọn google trang tính

-

Xuất hiện hộp thoại sau
Click vào Tệp

2.Chọn Lưu dưới dạng google trang tính

9


Bước 4: Chia sẽ dữ liệu
Sau khi được lưu dưới dạng trang tính ta mở tệp vừa lưu dưới dạng google trang tính
xuất hiện hộp thoại sau:
Nhấp vào nút chia sẽ
2. Nhập địa chỉ người cần chia sẽ

(.docx)

3. Sổ nút mũi tến xuống click chọn người chỉnh sửa

4.Nhập nội dung cần
thu thập thơngtin
5. Nhấp gửi

•

Về phía người được chia sẽ:
-

Trên gmail trong hộp thư đến sẽ có thư mới gửi như sau:
Đây là gmail vừa được chia sẽ và người nhận
được sẽ mở gmail này lên

-

Xuất hiện cửa sổ sau:
10


Nhấp mở trang tính

-

Tiếp theo người được chia sẽ tiến hành nhập trực tiếp lên gmail vừa mở mà không
cần phải tải về (hoặc nếu không muốn nhập trực tiếp lên google trang tính ta có thể
nhập lên Excel rồi copy dán lên trang tính)

Người được chia sẽ tiến hành nhập
dữ liệu bình thường như trên Excel

Bước 5: Tiến hành khóa trang tính và tải trang tính về để tổng hợp báo cáo
•

Khóa trang tính:
- Sau khi hết thời hạn nhập báo cáo ta vào lại google trang tính đã chia sẽ để khóa trang

tính sau:

11


Nhấp chọn chia sẽ

-

Xuất hiện hộp thoại sau

Sổ nút Người chỉnh sửa sau đó
tích chọn lại Người xem

12


Nhấn lưu

- Sau khi chuyển từ chế độ Người chỉnh sửa sang Người xem thì lúc này người được

chia sẽ chỉ được xem chứ không thể nhập liệu vào google trang tính.
•

Tải trang tính:
Sau khi thực hiện khóa trang tính thì ta tải trang tính về để dưới dạng Excel để tiến hành

lập và gửi báo cáo .
- Vào google trang tính đã chia sẽ ta thực hiện các thao tác sau;

1. Nhấp vào tệp

3.Chọn Microsofl Excel
2.Nhấp chọn tải
xuống

13


1.Chọn nơi cần lưu

2.Đặt tên cho tệp cần
lưu

3.Chọn
Save

- Mở tệp vừa save lên ta tiến hành định dạng lại thể thức cho hồn chỉnh là ta có thể
hồn thành xong danh sách học sinh tham gia BHYT hoàn chỉnh

2. Tạo Form nhập nhanh dữ liệu trong Excel

14


Là một nhân viên kế tốn thì việc thống kê và nhập số liệu vào file Excel là chuyện khá
thường xuyên, và tôi nghĩ là chắc hẳn ai trong chúng ta cũng đều chán ngán với những con
số, hay tên họ và các thông tin dữ liệu ngày tháng năm....với hàng tá thông tin cần cập nhật,
đôi khi gặp nhiều sai xót, nhầm lẫn trong q trình nhập liệu vì thế tơi đã tạo Form nhập liệu
trên Microsoft Excel, nó hỗ trợ tôi thiết lập các thông tin trong bảng tính được chính xác và
dễ dàng hơn. Qua đó nâng cao hiệu suất làm việc trên ứng dụng Excel của mình và quan
trọng hơn là hạn chế thấp nhất việc nhầm lẫn khi nhập liệu. Sau đây tôi xin chia sẽ cách tạo
Form cũng như nhập liệu trên Form như sau:
Bước 1: Thiết lập công cụ tạo From ra ngoài Menu Tab Excel
- Mở ứng dụng Excel lên và thiết lập các tiêu đề mình cần có trong bảng tính như hình
dưới. Sau đó qt chọn/ bơi đen vùng tiêu đề => rồi click chọn Tab Insert => và
chọn Table.
2.Vào Insert

3.Chọn table

1.Tô đen tiêu đề

-Xuất hiện hộp thoại sau
15


1.Check vào ô My table has headers

2.Chọn OK

-

Tiếp theo ta vào File chọn Excel options

1.Chọn file

-

Xuất hiện của sổ mới ta tiến hành thực hiện các thao tác sau

16


2.Sổ nút mũi tên xuống chọn
Commands not in the Ribbon

1.Vào Customze

4.Chọn Add
3. Lăn thanh trượt chọn Form

5. Chọn OK

Bước 2: Nhập liệu trên From Excel
-

Chọn vùng tiêu đề => sau đó click vào Form.

2.Vào Form

1. nhấp vào tiêu đề

17


- Xuất hiên hộp thoại của Form bạn nhập các thông tin dữ liệu vào => rồi
click Criteria để dữ liệu tự động chuyển sang vào file Excel.

1. Nhập liệu vào các
dòng tương ứng 

2. nhấp Criteria 

1. Dữ liệu tự động nhập vào
trang Excel sau khi nhấn  
Criteria  ở hộp thoại trên

- Sau đó nhấn New để tiếp tục nhập những dữ liệu tiếp theo một cách đơn giản.

18


1. Nhấn new để nhập tiếp tục

-

Và đây là kết quả bảng tính Excel mà tơi nhập lên từ From.

19

III. KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC
Từ những giải pháp nêu trên cho tôi kết quả như sau:
- Nâng cao hiệu quả công việc, rút ngắn được rất nhiều thời gian trong q trình thực
hiện thống kê, báo cáo... giúp tơi hồn thành tốt nhiệm vụ được giao, tạo được sự tin tưởng
của lãnh đạo và các đồng nghiệp trong đơn vị.
- Việc ứng dụng CNTT giúp tôi cập nhật và khai thác thông tin rất nhanh, thực hiện
các báo cáo về tài chính hay thực hiện các chế độ chính sách cho CB-GV, học sinh nhanh
chóng, kịp thời.
- Ứng dụng CNTT giúp cho tôi tận dụng triệt để các nguồn lực từ đội ngũ giáo viên
hỗ trợ tơi để hồn thành tốt tất cả các báo cáo, thống kê dù lớn hay nhỏ dù phức tạp hay đơn
giản.
- Những ứng dụng CNTT tơi nêu trên nó cịn có thể áp dụng cho cơng tác chun
mơn và cả cơng tác văn phịng tại đơn vị chẳng hạn như: Thông qua chia sẽ google trang tính
văn phịng có thể lấy thơng tin học sinh nhanh nhất từ giáo viên để tổng hợp báo cáo lên cấp

20


trên.... Giáo viên có thể áp dụng Form Excel để nhập danh sách học sinh hoặc kết quả học
tập của học sinh...
IV. BÀI HỌC KINH NGHIỆM:
- Trang bị máy tính và hệ thống Internet với dung lượng lớn.
- Ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn là hết sức cần thiết, Kế toán cần
trang bị kiến thức về tin học. Có thể học qua sách, Internet, qua những đồng nghiệp giỏi tin
học...
- Thường xuyên đọc các bài viết về những ứng dụng tin học trong công tác kế tốn
trên các trang mạng để có thể học hỏi, áp dụng chúng cho cơng việc của mình.
- Ln ln trau dồi học hỏi, nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, Tìm tịi tài
liệu, sách báo, internet....
- Những ứng dụng CNTT nào cần có sự phối hợp của đội ngũ giáo viên thì phải tổ

chức hướng dẫn cho giáo viên cách thực hiện.
- Tham gia đầy đủ các lớp tập huấn nghiệp vụ chuyên môn do ngành đề ra.
- Tham gia đầy đủ các lớp tập huấn sử dụng phần mềm MISA, phần mềm quản lý tài
sản, và những ứng dụng CNTT nhiều hoat động khác...
C. KẾT LUẬN
Cùng với phần mềm kế tốn MISA được ngành trang bị thì việc ứng dụng CNTT giúp
cho tôi phần nào giảm bớt thời gian, gánh nặng và sự bộn bề trong công tác kế tốn đặc biệt
là cơng việc thu thập dữ liệu và nhập liệu đó là một khâu chiếm nhiều thời gian và cơng sức
nhất. Đơng thời cũng nhờ chính sự nổ lực không ngừng và tin thần tự học hỏi của bản thân
đã phần nào giúp tơi hồn thành tốt nhiệm vụ được phân công. Tuy nhiên, không dừng lại ở
đó tơi sẽ khơng ngừng tìm tịi học hỏi, tích lũy kinh nghiệm để từng ngày trang bị thêm
những kiến thức và kinh nghiệm mới cho mình để thực hiện thật tốt nhiệm vụ được giao.

21


XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG XÉT
DUYỆT SÁNG KIẾN, GIẢI PHÁP
TRƯỜNG

Phong Thạnh Đông, ngày 22 tháng 05 năm 2020
NGƯỜI VIẾT

Sơn Thị Thùa

XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG XÉT
DUYỆT SÁNG KIẾN, GIẢI PHÁP
PHÒNG GIÁO DỤC – ĐÀO TẠO

XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG XÉT DUYỆT

SÁNG KIẾN, GIẢI PHÁP THỊ XÃ

22