Tổ chức công tác kế toán ở một số phần hành cơ bản tại xí nghiệp

PHẦN III
TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÁC PHẦN HÀNH KẾ
TOÁN TẠI XNDPTW2
I. KẾ TOÁN CÁC PHẦN HÀNH KẾ TOÁN CHỦ YẾU
1. Kế toán nguyên vật liệu
a. Hệ thống chứng từ
Theo chế độ kế toán quy định tất cả các loại vật liệu khi về đến xí nghiệp
phải làm thủ tục kiểm nhận, nhập kho. Đặc biệt với thuốc là sản phẩm có liên
quan, ảnh hưởng trực tiếp đến sức khoẻ, tính mạng của con người. Do vậy đòi
hỏi nguyên vật liệu trước khi nhập kho đều phải qua khâu kiểm tra về chất
lượng, quy cách,... nghiêm ngặt và ghi vào phiếu kiểm nghiệm vật tư
Dựa trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư,
phòng cung ứng lập phiếu nhập kho thành 2 liên có đầy đủ thông tin, chữ kí
của những người có liên quan như : thủ kho, người nhận, người phụ trách
phòng cung ứng.... Sau đó một liên thủ kho giữ để vào thẻ kho, cuối tháng
chuyển cho kế toán nguyên vật liệu vào sổ kế toán. Một liên chuyển cho
phòng tiếp liệu làm bảng kê thanh toán sau đó cuối tháng chuyển cho kế toán
thanh toán.
Căn cứ vào phiếu nhập kho thủ kho tiến hành kiểm nhận nguyên vật liệu
nhập kho ghi sổ thực nhập
Với nguyên vật liệu thuê ngoài, chế biến nhập kho: Khi nhập kho căn cứ vào
các chứng từ, bộ phận cung ứng lập “ Phiếu nhập vật tư thuê ngoài chế biến”
Thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loại vật tư theo các kho. Kho NVL
chính, kho phụ liệu, kho bao bì, kho cơ khí, kho xăng dầu
Để sử dụng NVL hợp lý và có hiệu quả, hàng tháng phòng kế hoạch cung
ứng căn cứ vào kế hoạch sản xuất sản phẩm và nhu cầu NVL để lập định mức
cho từng phân xưởng, phòng ban. Phòng kế hoạch lập “Phiếu lĩnh vật tư hạn
mức làm 2 liên và ghi số hạn mức vật tư được lĩnh, một liên giữ lại, một liên
1
giao cho phân xưởng sử dụng. Khi thực hiện lĩnh vật tư phân xưởng đem
phiếu xuống kho, thủ kho ghi số NVL thực xuất trong kì và kí

Cuối tháng hoặc khi hết hạn mức, thủ kho thu lại phiếu của phân xưởng lĩnh
tính ra tổng số NVL đã xuất và số hạn mức còn lại cuối tháng rồi kí vào 2 liên
sau đó trả một liên cho phaan xưởng lĩnh để lập báo cáo sử dụng NVL, một
liên chuyển cho kế toán NVL để làm căn cứ ghi sổ
Đối với một số NVL mà nhu cầu sử dụng không cao khi phát sinh nhu cầu
thủ kho lập “ Phiếu xuất vật tư” làm 2 liên, một giao cho người lĩnh vật tư,
một thủ kho giữ làm căn cứ ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán NVL làm
căn cứ ghi sổ
b, Các tài khoản sử dụng
TK1521 : NVL chính
TK1522 : NVL phụ
TK1523 : Nhiên liệu
TK1524 : Phụ tùng
TK1525 : Vật liệu cho XDCB
TK1527 : Bao bì
TK153 : Vật rẻ tiền mau hỏng
Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản khác như : TK331, TK 133, TK621,
627...
c, Hạch toán chi tiết NVL
XNDPTW2 hạch toán chi tiết NVL được thực hiện theo phương pháp thẻ
song song, trình tự tiến hành như sau:
- Tại kho: Thủ kho mở thẻ kho để theo dõi chi tiết cho từng loại NVL và chỉ
theo dõi về mặt số lượng. Hàng ngày, khi NVL mua về thì tiến hành công
tác kế toán nhập kho ( cho những NVL kiểm tra đã đủ tiêu chuẩn). Thủ
kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất NVL, ghi sổ thực nhập, thực xuất
vào các thẻ có liên quan và tính ra số tồn. Định kì sau khi đã ghi chép đầy
đủ thủ tục, thủ kho chuyển chứng từ nhập, xuất giao cho kế toán NVL
2
- Tại phòng kế toán: Sau khi nhận được chứng từ của thủ kho, kế toán NVL
sé phân loại phiếu nhập, phiếu xuất riêng

+ Đối với phiếu nhập : Kế toán NVL tiến hành ghi sổ chi tiết NVL theo giá
thực tế ghi trên hoá đơn, theo dõi cả về số lượng và gía trị NVL nhập kho. Sổ
chi tiết này theo dõi riêng cho từng kho, mỗi kho một quyển sổ và mỗi loại
được theo dõi trên một trang sổ riêng. Trên sổ chi tiét vật tư kế toán ghi số
lượng và giá trị sau mỗi lần nhập trong tháng. Còn với lần xuất chỉ ghi số
lượng. Đến cuối tháng, tính giá bình quân cả kì dự trữ và tính tồn kho NVL
cuối tháng. Khi cộng sổ chi tiết tính ra số nhập, xuất, tồn từng loại NVL đối
chiếu với thẻ kho của thủ kho, sau đó vào bảng tổng hợp nhập vật tư thưo
từng tháng và phản ánh số lượng và giá trị NVL nhập kho theo giá ghi trên
hoá đơn
+ Đối với phiếu xuất kho, kế toán NVL dựa trên phiếu xuất kho để ghi số
lượng và giá vật liệu vào sổ chi tiễtuất vạt tư theo giá bình quân cả kì dự trữ
vào cuối tháng, số lượng NVL xuất kho trên sổ chi tiết vào đầu kì hoặ hàng
tháng sé đối chiếu với thẻ kho của thủ kho, sau đó lập “ Bảng kê xuất vật tư “
trong tháng treo từng loại NVL. Cuối tháng, trên cơ sở tổng hợp nhập và bảng
kê xuất vật tư, kế toán vào sổ số dư ở XNDPTW2 (Sổ số dư thực chất là tài
khoản chữ T chi tiết cho từng loại NVL để phản ánh tổng hợp giá trị NVL
nhập và phân bổ cho từng đối tượng chứ không phải là sổ số dư theo mẫu quy
định của Bộ tài chính)
3
Sơ đồ 7: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL tại XNDPTW2
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối kì
: Kiểm tra, đối chiếu
d, Hạch toán tổng hợp
Xí nghiệp áp dụng công tác kế toán theo hình thức Nhật kí- Chứng từ. Trình
tự ghi sổ của kế toán NVL được thực hiện như sau :
4
Thẻ kho

Phiếu nhập kho
PHIẾU
Sổ chi tiết vật tư
SỔ TỔNG
Bảng kê xuất kho
Sổ số dư
Sơ đồ 8: Sơ đồ hạch toán NVL theo hình thức NK-CT

Ghi chú: : Ghi hàng ngày
: Ghi định kì
: Đối chiếu
2. Kế toán tiền lương
a, Hệ thống chứng từ sử dụng
- bảng chấm công
- bảng thanh toán tiền lương
- phiếu nghỉ hưởng BHXH
- bảng thanh toán BHXH
- bảng thanh toán tiền thưởng
5
Chứng từ gốc
Sổ chi tiết thanh
toán với người
bán
NKCT số 5
Sổ chi tiết vật tư
Sổ tổng hợp nhập
bảng kế xuất
Sổ số dư
Bảng kê số 4,5,6
NKCT số

1,2,4,8,10
NKCT số 7
Sổ cái TK 152
Báơ cáo tài
chính
- phiếu báo làm thêm giờ
b, Hệ thống tài khoản sử dụng
TK 334: Mở chi tiết cho từng phân xưởng
TK 338: Phải trả, phải nộp khác
TK 3382: kinh phí công đoàn
TK 3383: Bảo hiểm xã hội
TK 3384: Bảo hiểm y tế
TK 111: Tiền mặt
c, Hạch toán chi tiết
• Hình thức trả lương
Hiện nay, xí nghiệp áp dụng 2 hình thức trả lương là: lương theo thời gian và
lương theo sản phẩm
- Đối với công nhân làm việc tai phân xưởng viên, phân xưởng hoá,phân
xưởng cơ khí và các phòng ban có chức năng khác nhau được tính theo
thời gian
- Đối với công nhân làm ở phân xưởng tiêm được trả lương theo sản phẩm
bằng cách căn cứ vào sản phẩm giao cuối cùng để xác định giá khoán lợi
nhuận được tính chung cho toàn phân xưởng, sau đó chia cho ngày công
của từng công nhân sản xuất
Ngoài tiền lương công nhân còn được nhận các khoản phụ cấp như: Phụ cấp
độc hại, nguy hiểm, phụ cấp chức vụ. Bên cạnh các khoản tiền lương phải trả,
xí nghiệp còn trích nộp theo lương các khoản BHXH, BHYT,KPCĐ theo các
tỷ lệ trích quy định
Sau khi trừ đi các khoản phải trả, phải nộp, thu nhập của công nhân viên sẽ
được trả làm 3 đợt:

Đợt 1: vào ngày 30 của tháng này trả 50% lương
Đợt 2: vào ngày 10 của tháng sau sẽ thanh toán 50% lương còn lại
Đợt 3: vào ngày 20 của tháng này sẽ trả tiền thưởng nếu có
6
Sơ đồ 9: Quy trình luân chuyển các chứng từ
Hàng ngày, tại các tổ sản xuất nhân viên thống kê theo dõi số lượng công
nhân và thời gian lao động của từng người để lập bảng chấm công, bảng theo
dõi sản lượng, sau đó chuyển lên phòng tổ chức duyệt lại xong mới chuyển
cho kế toán lương. Kế toán lương có nhiệm vụ lập bảng thanh toán lương,
thưởng, BHXH từ đó lập bảng tổng hợp tiền lương, bảng phân bổ tiền lương
cho từng phân xưởng.
d, hạch toán tổng hợp Sơ đồ

: Ghi hàng ngày
: Ghi định kì
Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương, thưởng, BHXH.... hàng tháng kế toán
lương theo dõi tình hình thanh toán tiền lương cho người lao động theo từng
7
Bảng theo dõi số lượng thời gian
lao động của từng phân xưởng
Phân xưởng lập bảng chấm công,
bảng theo dõi sản lượng
Kế toán lương lập bảng thanh toán lương,
thưởng, BHXH, và tổng hợp tiền lương vào
bảng phân bổ tiền lương
Phòng tổ chức duyệt
Chứng từ lao động, tiền lương
Bảng phân bổ tiền lương và BHXH
BẢNG KÊ SỐ
NKCT số 7

Sổ cái TK 334,338
Báo cáo tài chính
NKCT số 12
Bản cân đối số phât sinh
Sổ chi tiết TK
334,338
Tổng hợp phát sinh
của TK 334,338
đợt và ghi vào NK-CT số 1,2. Hàng tháng lên sổ cái tài khoản 334,338. Cuối
quý kế toán tổng hợp lên báo cáo tài chính
3. Kế toán TSCĐ
a, Các chứng từ sử dụng
- Biên bản giao nhận TSCĐ
- Giấy đề nghị thanh toán
- Thẻ TSCĐ
- Biên bản giao nhận sửa chữa lớn hoàn thành
- Biên bản đánh giá TSCĐ
- Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ
- Biên bản thanh lý TSCĐ
b, Các tài khoản sử dụng
TK 211: TSCĐ hữu hình
TK 213: TSCĐ vô hình
TK 214: Khấu hao TSCĐ
XNDPTW2 tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng. Tỷ lệ khấu
hao được áp dụng như sau:
- trước năm 1996: Nhà xưởng 4%
máy móc thiết bị 8%
- hiện nay
+ Với máy móc thiết bị mới mua về đánh giá sử dụng được bao nhiêu
năm rồi tính số khấu hao theo số năm sử dụng

Tỷ lệ khấu hao = NG chia cho số năm dự kiến
+ Với máy cũ: Đánh giá theo giá trị còn lại với tài sản khung giới hạn
từ 5-12 năm
+ Khấu hao sửa chữa lớn : không tính theo tỷ lệ mà kế toán TSCĐ căn
cứ vào thực tế sửa chữa hàng tháng để tính
c, Hạch toán tổng hợp
8
Sơ đồ 11: Sơ đồ ghi sổ theo hình thức NK-CT của TSCĐ
4.Kế toán chi phí và tính giá thành
a, kế toán chi phí sản phẩm
- Đối tượng và phương pháp kế toán chi phí
Để phù hợp với quy trinh công nghệ giản đơn, liên tục, chu kì sản xuất ngắn,
chuyên môn hoá theo sản phẩm. Trong cùng một dây chuyền sản xuất, ra
nhiều loại sản phẩm và sử dụng nhiều loại vặt tư khác nhau. Mỗi phân xưởng
đảm trách một số mặt hàng có cùng một tính chất và bao trọng từ đầu đến khi
tạo ra sản phẩm. XNDPTW2 đã lựa chọn đối tượng tập hợp chi phí sản xuất
theo từng phân xưởng
phương pháp kế toán chi phí được áp dụng ở xí nghiệp là phương pháp kê
khai thường xuyên, toàn bộ chi phí sản xuất phát sinh được tập hợp và phân
bổ theo từng loại sản phẩm, bán thành phẩm trong kì, kì kế toán chi phí sản
xuất của xí nghiệp là hàng tháng
Do áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên nên để tập hợp chi phí sản
xuất xí nghiệp sử dụng các tài khoản sau:
- Tk 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
TK này được mở chi tiết cho từng phân xưởng
9
Chứng từ tài giảm và khấu hao TSCĐ
Thẻ TSCĐ
SỔ CHI
TIẾT TSCĐ

Bản tổng hợp chi
tiết tăng giảm
TSCĐ
NKCT số 1,2,5
Sổ cái TK
211,213,214
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
+ TK 6211: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của phân xưởng tiêm
+ TK 6212: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của phân xưởng viên
+ TK 6213: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của phân xưởng chế phẩm
- TK 622: chi phí nhân công trực tiếp
TK này được mở chi tiết cho từng phân xưởng
+ TK 6221: Chi phí nhân công trực tiếp của phân xưởng tiêm
+ TK 6222: Chi phí nhân công trực tiếp của phân xưởng viên
+ TK 6223: Chi phí nhân công trực tiếp của phân xưởng chế phẩm
- TK 627: Chi phí sản xuất chung
TK này cũng được mở chi tiết các TK cấp 3 cho từng phân xưởng
- TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
+ TK 1541: tập hợp chi phí sản xuát ở phân xưởng tiêm
+ TK 1542: tập hợp chi phí sản xuát ở phân xưởng viên
+ TK 1543: tập hợp chi phí sản xuát ở phân xưởng chế phẩm
+ TK 1544: tập hợp chi phí sản xuát ở phân xưởng cơ điện
+ TK 1547: tập hợp chi phí quản lý công trình, XDCB, sửa chữa nhà
xưởng
+ TK 1548: tập hợp chi phí giặt may
Đặc biệt TK 1544 dùng để tập hợp chi phí phát sinh ở phân xưởng cơ điện
như : tiền lương, NVL, khấu hao TSCĐ ở phân xưởng cơ điện. Sau đó mới
phân bổ cho từng phân xưởng chính để đưa vào chi phí NVL trực tiếp, chi phí
nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cho từng phân xưởng đó
ngoài ra để phục vụ cho công tác tính giá thànhk, kế toán xí nghiệp đã sử

dụng các TK khác có liên quan: TK152, TK153, TK334, TK 338
- Tập hợp chi phí sản xuất toàn xí nghiệp và đánh giá sản phẩm dở dang
Để phục vụ cho công tác tính giá thành, cuối kì kế toán tiến hành kết chuyển
các chi phí sản xuất bao gồm: chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công trực
tiếp, chi phí sản xuất chung vào bên nợ TK154 “ chi phí sản xuất kinh doanh
dở dang”. TK 154 được mở chi tiết cho từng phân xưởng. Từ đó kế toán giá
10
thành hạch toán chi phí vào bảng kê số 4, NKCT số 7 theo từng khoản mục
chi phí, cuối cùng kế toán vào sổ cái TK 154
Tại XNDPTW2, sản phẩm dở dang cuối kì ở các phân xưởng sản xuất mang
đặc điểm khác nhau cho nên phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang cuối kì
cũng khác nhau
+ ở phân xưởng Viên, NVL chính có trong sản phẩm chiếm tỷ trọng lớn
trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm dở dang có đặc điểm là lô sản phẩm đã
pha chế nhưng chưa dập viên ( hoặc đã dập viên) chưa đóng bao gói, dập viên
nên sản phẩm dở dang. Phân xưởng này được đánh giá theo chi phí NVL
chính
+ ở phân xưởng tiêm sản phẩm có đặc điểm là chi phí bao bì ( ống tiêm) lớn
do đó sản phẩm dở dang cuối kì của phân xưởng này được đánh giá theo chi
phí ống
b, Tính giá thành sản phẩm sản xuất
- Đối tượng tính giá thành
Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của xí nghiệp là quy trình sản xuất
giản đơn, liên tục, các bán thành phẩm của từng giai đoạn lại sử dụng ngay
cho bước chế biến tiếp sau tiếp sau tại phân xưởng. Do vậy đối tượng tính giá
thành của xí nghiệp là sản phẩm cuối cùng theo từng mặt hàng
- Phương pháp tính giá thành sản phẩm được áp dụng là phương pháp trực
tiếp
- Kì tính giá thành là hàng tháng và vào thời điểm cuối tháng
- Quy trình luân chuyển chứng từ

+ Đối với sản phẩm được sản xuất thường xuyên
Hàng ngày hoặc hàng tháng các phân xưởng, các kho lập các chứng từ như:
phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng chấm công, phiếu báo làm thêm giờ,
biên bản nghiệm thu TSCĐ.... sau đó chuyển lên cho kế toán các phần hành
tương ứng. Căn cứ vào đó kế toán các phần hành phân bổ, ghi sổ các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh và lập các bảng phân bổ NVL, CCDC, bảng thanh toán
11
tiền lương và BHXH để tập hợp chi phí làm căn cứ tính giá cho từng loại
thuốc
+ Đối với sản phẩm mới sản xuất
Xuất phát từ nhu cầu mặt hàng mới của phòng thị trường ( về chất lượng
thuốc, mẫu mã, bao bì....), chuyển qua phòng nghiên cứu tiến hành nghiên
cứu xem có thể sản xuất được không, cần những NVL gì để làm, khối lượng,
chất lượng NVL đòi hỏi như thế nào? tất cả chi phí phục vụ mới được lập và
chuyển cho kế toán giá thành tính giá sản phẩm mới
d, Sổ tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm
Sơ đồ 12: Trình tự hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm theo
hình thức NK-CT
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng
: Đối chiếu
12
Chứng từ gốc
Bản kê số 4
Bảng kê số 5
Bảng kê số 6
NKCT số 7
Sổ cái TK
621,622,627,154

Báo cáo tài chính
Sổ chi tiết TK
621,622,627,154
Bảng tính giá thành
5. Kế toán tiêu thụ và thành phẩm
a, Kế toán thành phẩm
- Chứng từ sử dụng: + Chứng từ nhập, xuất kho
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Tài khoản sử dụng: TK 155: “ thành phẩm”
- Quy trình luân chuyển chứng tư nhập kho
Sản phẩm sau khi hoàn thành được phòng kiểm tra chất lượng kiểm tra đạt
yêu cầu mới chuyển cho tổ giao nhận của từng phan xưởng, sau đó mới
chuyển cho phòng thị trường đóng gói rồi mới nhập kho hoặ chuyển bán
ngay. Nhân viên phân xưởng lập phiếu nhập kho chỉ ghi số lượng nhập mà
không ghi giá trị rồi chuyển cho thủ kho (ở phòng thị trường). Thủ kho nhập
phiếu nhập kho, kiểm nhận hàng và nhập kho. Sau đó cùng người nhập kí vào
phiếu nhập. Thủ kho giữ lại một liên để ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế
toán thành phẩm một liên để ghi đơn gia, tính tiền và ghi sổ
b, Kế toán tiêu thụ
- Các chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT, bảng tiêu thụ tháng
- Các tài khoản sử dụng: TK 5111: Doanh thu bán các vật tư nhiên liệu
TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm
TK 641: Chi phí bảo hiểm
TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
TK 6321: Giá vốn vật tư, nhiên liệu nhượng bán
TK 6322: Giá vốn hàng bán
Hiện nay, thị trường tiêu thụ của XNDPTW2 chủ yếu là trong nước theo các
hình thức tiêu thụ : Bán trực tiếp, bán buôn, bán lẻ hoặc bán dưới hình thức
gửi bán ( nhưng trường hợp này rất ít xảy ra)
13

Phân xưởn sản xuất
hoàn thành sản
phẩm( đã được kiểm
tra)
Phòng thị trường
đóng gói và nhập
kho
Kế toán thành
phẩm ghi sổ