Tiểu luận: Phân tích hệ thống thông tin quản lý khách sạn minh toàn galaxy

I)

Giới thiệu hệ thống
1. Giới thiệu sơ lược
− Minh Toàn Galaxy là khách sạn quốc tế 4 sao, tọa lạc tại 306, đường 2/9, quận Hải
Châu, thành phố Đà Nẵng. Khách sạn Minh Tồn Galaxy nằm ở vị trí lí tưởng
ngay tại trung tâm thành phố Đà Nẵng, chỉ cách sân bay thành phố Quốc Tế Đà
Nẵng 5 phút di chuyển và gần với các địa diểm nổi tiếng như Cổ Viện Chàm, chợ
Hàn và bãi biễn Mỹ Khê- một trong những bãi biển nổi tiếng nhất thế giới, cách
bảo tàng Chăm 1,8 km, cầu Sông Hàn và bãi biển Mỹ An cách khách sạn 3,5 km.
− Minh toàn galaxy với đẳng cấp 4 sao với dịch vụ lưu trú hoàn hảo , với cơ sở vật
chất hiện đại và các dịch vụ chuyên nghiệp. Sự hòa quyện giữa kiến trúc Châu Âu
va Châu Á khiến Minh Toàn galaxy là một khách sạn đặc biệt nổi bật giữa thành
phố.
− Minh Tồn galaxy có tất cả 175 phịng được thiết kế trang nhã với tầm nhìn hướng
thẳng ra dịng sơng Hàn thơ mộng và trung tâm Đà Nẵng. Các phòng lưu trú cũng
rất đa dạng , từ tiêu chuẩn sang trọng cho đến phòng Tổng Thống mang tầm cỡ
quốc tế và chuỗi các căn hộ phù hợp với các chuyến công tác và nghỉ dưỡng. Các
phòng và suit máy lạnh đi kèm sàn lát gỗ, wifi miễn phí, két an tồn điện tử và tủ
quần áo và truyền hình cáp màn hình phẳng. Minibar và ấm đun nước điện cũng
được cung cấp. Phịng tắm riêng có tiện nghi vịi sen, máy sấy tóc và áo chồng
tắm....
− Đặc biệt có hồ bơi ngồi trời và với tiêu chí đẳng cấp quốc tế, khách sạn Minh
Toàn Galaxy cũng trang bị một chuổi các dịch vụ giải trí, chăm sóc sức khỏe đa
dạng như phịng tập Gym, spa và massage, đến phịng xơng hơi và bể sục.. đội ngũ
−

nhân viên làm việc 24/24, hết sức thân thiện và giúp đỡ khách hàng..
Khách sạn Minh Tồn Galaxy có nhà hàng đại sảnh với sức chứa 300 khách, 5

sảnh hội nghị tiệc cưới với sức chứa 300 đến 900 người/ 1 sảnh

2. Cấu trúc bộ phận đặt và trả phòng của khách sạn
 Nhân viên lễ tân
+

Giao tiếp với khách thông qua các hoạt động như nhận đặt phịng và trả
phịng từ phía khách.


Đầu mỗi ngày gửi 1 list sắp xếp phòng đặt trước cho bộ phận dịch vụ, báo

+

cho bộ phận dịch vụ khi có th và trả phịng.
+

Thanh tốn các hóa đơn trả phịng của khách cho bộ phận Kế tốn.

+

Tiếp nhận khiếu nại cũng như giải đáp thắc mắc, hoặc đáp ứng yêu cầu của
khách.

 Bộ phận dịch vụ

Thường xuyên kiểm tra các phòng, chịu trách nhiệm chuẩn bị trang thiết bị

+

trong phịng khi có u cầu từ Lễ tân, nếu có trục trặc phải báo cho Lễ tân.
+

Thơng báo cho Lễ tân về tình trạng phịng trống.

+

Cung cấp thơng tin về các dịch vụ mà khách hàng đã sử dụng cho bộ phận lễ
tân

 Bộ phận kế toán
+

Kiểm soát chi phí buồng phịng. Bộ phận dịch vụ phải có trách nhiệm báo
cho bộ phận kế toán về vấn đề này vào mỗi tháng.

+

Quản lí tài chính, thanh tốn với Lễ tân các khoản tiền thuê phòng và các
khoản dịch vụ khác, tổng hợp doanh thu, chi phí của khách sạn hàng tháng,
quý, năm.

 Cơ quan chức năng:
+

Xử lý việc đăng kí tạm trú cho khách hàng.

II) Giới thiệu quá trình nhận phịng và trả phịng của Minh Tồn Galaxy:
−

Khi khách hàng có nhu cầu đặt phịng tại khách sạn thì khách hàng có thể đặt
phịng

thơng

qua

website

trực

tuyến

của

khách

sạn

hoặc có thể đặt ngay tại bộ phận lễ tân của
khách sạn khi khách hàng đến trực tiếp khách sạn:


+

Đối với khách hàng đặt phịng qua website thì khách hàng sẽ truy cập vào trang
web sau đó tra cứu thơng tin về loại phịng,
giá phịng, số lượng phịng trống. Tiếp đến khách hàng sẽ vào mục đặt phòng và
điền các thông tin bao gồm: họ và tên, ngày sinh, địa chỉ, quê quán, số điện thoại,
CMND, email, ngày đến, ngày đi, loại phòng muốn đặt, số lượng phòng, số lượng
người,… Thông tin được chyển đến bộ phận lễ tân, sau đó lễ tân sẽ xác nhận
khách hàng đã

đặt phịng thành cơng.

−

Sau khi khách hàng đặt phịng trực tuyến thành công, bộ phận lễ tân sẽ gửi mail tới
cho khách hàng thông báo khách hàng kèm theo thông tin phòng đặt, bảng giá
phòng, số lượng khách hàng người lớn và trẻ em, số đêm đồng thời lưu lại thông
tin khách hàng vào phiếu đặt phòng. Phiếu đặt phòng bao gồm các thơng tin như
sau: mã số phiếu đặt phịng, mã khách hàng, họ và tên, địa chỉ, số điện thoại, ngày
sinh, quốc tịch, email (nếu có), CMND/Passport, ngày đến, ngày đi, số lượng
khách, mã phòng, số lượng phòng, loại phòng, số tiền đặt cọc,…

−

Đối với khách hàng đặt phòng trực tiếp tại khách sạn, khách hàng đưa ra thông tin
yêu cầu đặt phòng tại bộ phận lễ tân. Bộ phận lễ tân sẽ kiểm tra tình trạng phịng


(cần phải tra cứu tập tin danh sách phòng trống). Nếu đáp ứng được yêu cầu khách
hàng thì lễ tân điền thơng tin khách hàng vào phiếu đặt phịng. Phiếu đặt phòng
được lưu lại tại bộ phận lễ tân. Nếu không đáp ứng được, lễ tân sẽ đưa ra gợi ý
thơng tin u cầu đặt phịng mới với và gửi tới khách hàng. Khách hàng xem xét
yêu cầu, nếu khách hàng chấp nhận với thơng tin u cầu đặt phịng mới thì lễ tân
điền thơng tin khách hàng vào phiếu đặt phòng.
−

Phiếu đặt phòng được lưu lại tại bộ phận lễ tân. Nếu khách hàng khơng chấp nhận
thì bộ phận lễ tân sẽ giới thiệu cho khách hàng một khách sạn phù hợp hoặc lập
phiếu hẹn gửi tới khách hàng và hẹn một dịp khác.

 Q trình nhận phịng :
+

Khi khách hàng đến nhận phòng, nhân viên lễ tân yêu cầu khách hàng cung cấp
thơng tin và trình CMND/Passport. Nhân viên lễ tân căn cứ vào đó và hồ sơ phiếu
đặt phịng để đối chiếu và kiểm tra thơng tin của khách hàng.

+

Nếu hợp lệ thì nhân viên lễ tân làm thủ tục nhận phòng cho khách hàng, lập Phiếu
nhận phòng (Mã phiếu, Mã khách hàng, Tên khách hàng, Ngày nhận, Mã phòng,
số lượng phòng, đơn giá) thành 2 bản - bản chính lưu vào tệp Phiếu nhận phịng,
một bản sao giao cho khách hàng. Nếu khơng hợp lệ thì nhân viên lễ tân kiểm tra
lỗi, sau khi phát hiện lỗi nhân viên lễ tân cung cấp một phòng khác cho khách
hàng và cập nhật thơng tin hợp lệ.

+

Sau đó nhân viên lễ tân tiến hành lập giấy tạm trú và gửi đến cơ quan chức năng

 Quá trình trả phịng và thanh tốn :
+

Khi khách hàng trả phịng, khách hàng phải thanh toán tiền tại bộ phận lễ tân. Lễ
tân thông báo cho Bộ phận dịch vụ xác định các khoản chưa thanh tốn. Sau đó, lễ
tân lập Phiếu trả phòng (mã phiếu, mã khách hàng, tên khách hàng, ngày trả, mã
phịng, số lượng phịng, đơn giá), sau đó tổng hợp các phiếu và hóa đơn chưa
thanh tốn, sau khi tổng hợp lập Hố đơn thanh tốn (mã hóa đơn, mã số thuế,
mã khách hàng, tên khách hàng, mã phòng, loại phòng, số lượng phòng, đơn giá,

số ngày ở, tỷ lệ CK, tổng tiền thanh toán) dựa vào Bảng giá phòng và dịch vụ và
phiếu dịch vụ chưa thanh toán để khách hàng thanh toán.
Sau khi đã trừ các khoản tạm ứng, lễ tân sẽ giao cho khách hàng Hoá đơn thanh

+

toán, khách hàng thực hiện việc thanh toán cho lễ tân bằng tiền mặt hoặc qua thẻ
tín dụng. Sau khi khách hàng thanh tốn, lễ tân đóng dấu xác nhận hố đơn đã
thanh tốn. Hóa đơn thanh tốn này đều có 3 liên, một liên cho khách hàng và 2
liên còn lại được gửi cho Phịng Kế tốn.
 Giờ đặt phịng và trả phịng của khách sạn Minh Tồn Galaxy


Giờ nhận phịng 14:00



Giờ trả phịng 12:00

III) Dữ liệu đầu vào và đầu ra

I.

Dữ liệu đầu vào

- Yêu cầu đặt phòng
- Yêu cầu nhận phòng
- Yêu cầu trả phịng
- Phiếu dịch vụ chưa thanh tốn

II.

Dữ liệu đầu ra

- Phiếu nhận phịng
- Phiếu nhận đặt phịng
- Hóa đơn thanh tốn
- Phiếu đăng ký tạm trú.
IV.

Mơ tả các quy trình bằng các cơng cụ mơ tả quy trình

a. Lưu đồ công việc





b. Lưu đồ logic


◦

Mơ tả q trình nhận u cầu đặt phịng:


◦ Mơ tả q trình nhận phịng:


◦ Mơ tả q trình trả phịng và thanh tốn:

c. Bảng quyết định
 Quy trình chiết khấu cho khách hàng đến đặt phòng khách sạn:
− Đối với khách đến là khách đoàn được hưởng chiết khấu 10%, đối với khách lẻ thì

0%.
− Khách đồn đến ở từ 3 đêm trở lên được hưởng chiết khấu 20%, khách lẻ được
hưởng 25%, cịn lại thì 0%.
− Khách ở tại khách sạn từ 3 đêm trở lên nếu thanh toán trước 50% tiền phịng trở
lên thì được hưởng chiết khấu 7%, cịn lại hưởng chiết khấu 5%. Khách hàng chưa
thanh toán hoặc thanh tốn dưới 50% thì khơng được hưởng chiết khấu .
 3 điều kiện chiết khấu
Đồn

Chiết khấu 10%

Lẻ

Khơng chiết khấu

Khách hàng

Khách đoàn

Chiết khấu 20%

Khách lẻ

Chiết khấu 25%

Từ 3 đêm trở lên
Thời gian ở
Dưới 3 đêm

Không chiết khấu

Ở từ 3 đêm trở lên

Chiết khấu 7%

Dưới 3 đêm

Chiết khấu 5%

Trước 50%
Thanh toán
Trước dưới 50%

Không chiết khấu


 Bảng quyết định chiết khấu

Loại khách Khách đoàn
hàng
Thời gian ở
Từ 3 đêm trở Dưới 3 đêm
lên
Thanh toán

Trước Trước Trước Trước
50%
dưới
50%
dưới
50%
50%
Chiết khấu:
10+20+7=37
X
%
X
10+20+0=30
X
%
10+0+7=17%
X
10+0+0=10%
0+25+7=32%
0+25+0=25%
0+0+7=7%
0+0+0=0%

V.
a.

Khách lẻ
Từ 3 đêm trở Dưới 3 đêm
lên
Trước Trước Trước Trước

50%
dưới
50%
dưới
50%
50%

X
X

Sơ đồ cấu trúc của hệ thống và sơ đồ dòng chảy dữ liệu
Sơ đồ cấu trúc

X
X


1
a

…………………………………………………………………………………………………

Sơ đồ cấu trúc của hệ thống và sơ đồ dòng chảy dữ liệu
Sơ đồ cấu trúc


b

Sơ đồ dịng chảy dữ liệu
• Sơ đồ ngữ cảnh

Hóa đơn thanh tốn
Phiếu nhận phịng

BỘ PHẬN KẾ TỐN

KHÁCH
HÀNG
u cầu đặt phịng
u cầu nhận
u cầu trả
phịng

00
HỆ THỐNG ĐẶT
VÀ TRẢ PHỊNG
TẠI KHÁCH SẠN
HOLIDAY BEACH

Phiếu DV chưa thanh toán

CƠ QUAN
CHỨC NĂNG

c

DỊCH VỤ

Yêu cầu trả phịng

Giấy ĐK tạm
trú

BỘ PHẬN

sơ đồ ngữ cảnh
• sơ đồ mức 0

1.0

Yêu cầu đặt phòng

D1

DS phòng trống

Nhận yêu cầu
đặt phịng
BP. KẾ TỐN


D2

Phiếu đặt phòng
D3

Phiếu nhận phòng

KHÁCH HÀNG

Yêu cầu nhận
phòng

2.0

Phiếu nhận phòng

Giấytạm trú

Giao phòng cho
khách

CƠ QUAN
CHỨC NĂNG

Các khoản KH đã ứng

D5

D4 Bảng giá phịng và DV

Hóa đơn thanh tốn
u cầu trả phịng

3.0

Trả phịng và
thanh tốn

Hóa đơn đã thanh tốn

Phiếu dv chưa thanh tốn

sơ đồ mức 1:
Q trình đặt phịng

u cầu trả phịng
KHÁCH HÀNG

TTYC đặt
phịng

1.1

Duyệt u cầu
KH
Điền
thơng tin
KH và lập phiếu
TTYC đặt
phịng được
chấp nhận

BP. DỊCH VỤ


D1

DS phòng trống

Kiểm tra1.2hệ thống
phòng trống

Danh sách phòng đặt
D2

Phiếu đặt phòng
1.3
1.3
111111


Q trình nhận phịng


•


KHÁCH HÀNG
TTYC nhận phịng
2.1
Kiểm tra
Thơng tin KH

Phiếu nhận phịng

TT khách hàng
D2

D3

Phiếu đặt phòng

Phiếu nhận phòng

2.3

Tiến hành thủ
tục nhận phòng

2.2
Phiếu tạm trú
Lập phiếu tạm trú
CƠ QUAN CHỨC NĂNG

Q trình trả phịng và thanh toán


KHÁCH HÀNG
TTYC trả phòng
3.1

NhậnNhận
yêu cầu
trảcầu
phòng
yêu
trả phòng

TTYC trả phòng

TTYC trả phòng được chấp nhận
3.2tra DV
Kiểm
Phiếu DV chưa thanh toán
đã3.2
sử dụng
BP DỊCH VỤ
D4

Bảng giá phịng và DV và
DV đã sử dụng
3.3

Lập hóa
đơn thanh
tốn
HĐ thanh tốn chưa ghi nhận
Các khoản tạm ứng

D5

3.4
llll

Hóa đơn thanh tốn

Xác định
thanh tốn

Hóa đơn thanh tốn
BP KẾ TỐN


VI) Áp lực cạnh tranh
− Ngành du lịch ở Việt Nam nói chung và ở Đà nẵng nói riêng đang trở thành một

ngành kinh tế mũi nhọn. Đà nẵng trở thành 1 điểm rất hấp dẫn khách du dịch một
phần của: Hệ thống lưu trú ở đây rất đảm bảo. Đà Nẵng có rất nhiều khách sạn,
nhà nghỉ đảm bảo tiêu chuẩn phụ vụ khách du lịch vào tất cả các dịp trong năm.
Khách sạn gần sân bay Đà nẵng, Khách sạn gần trung tâm, khách sạn ven biển đà
nẵng, khách sạn hai bên bờ sông Đà nẵng, các resort nghỉ dưỡng, resort cao cấp
đạt chuẩn quốc tế….rất nhiều lựa chọn cho du khách khi đến Đà Nẵng.
+ Hiện tại, thành phố có khoảng 390 khách sạn với hơn 13.600 phịng, trong đó

số lượng khách sạn ở Đà Nẵng đạt chuẩn từ 3 sao trở lên đang tăng dần trong
các năm gần đây. Các thương hiệu lớn như InterContinental Danang Sun
Peninsula Resort, Novotel, Hyatt Regency Danang Resort and Spa, Vinpearl,
Pullman, Minh Toàn Galaxy… lần lượt đến với thành phố đã làm gia tăng chất
lượng dịch vụ phục vụ khách du lịch.
− Chính lý do trên đã làm cho áp lực cạnh tranh của các khách sạn trở nên rất gây

gắt, các khách sạn đang thay đổi và tăng chất lượng phục phụ để có thể cạnh
tranh với nhau.
− Hiện nay có khoảng 27% khách sạn đặt tiêu chuẩn 4 sao trong tổng số các

khách sạn ở Đà nẵng, Minh Toàn Galaxy nằm trong tổng số đó. Các khách sạn
cạnh tranh với trực tiếp với Minh Toàn Galaxy như: Samdi, Avatar, Cicilia,
Vanda, A La Carte,…Các đối thủ này đều nằm trong top 7 khách sạn 4 sao

được đánh giá cao nhất ở Đà Nẵng.
−

Nhưng Minh Tồn Galaxy Hotel Da Nang có những thuận lợi nhất định như:
tọa lạc tại khu vực Hải Châu, Đà Nẵng, là lựa chọn nổi tiếng dành cho khách


du lịch. Từ đây, khách có thể dễ dàng tiếp cận được nét đẹp sống động của
thành phố ở mọi góc cạnh. Với vị trí thuận lợi, khách sạn dễ dàng tiếp cận
những điểm tham quan du lịch nổi tiếng của thành phố.

VII)

Xác định thực thể và các thuộc tính:

KHÁCH HÀNG: (Mã khách hàng#, Tên khách hàng, địa chỉ, ngày sinh, quốc tịch,
quê quán, số điện thoại hoặc fax (nếu có), email (nếu có), thơng tin định danh, Ngày đến,
ngày đi, số lượng khách, Mã đặt phòng, Mã phòng, số lượng phịng, loại phịng, Phương
thức thanh tốn, số tiền đặt cọc)
NHÂN VIÊN (Mã nhân viên#, Họ và tên, CMND, SĐT)
PHIẾU ĐẶT PHỊNG (Mã đặt phịng#, Mã khách hàng , Mã khách hàng#, Tên
khách hàng, địa chỉ, ngày sinh, quốc tịch, quê quán, số điện thoại hoặc fax (nếu có),
email (nếu có), thơng tin định danh, Ngày đến, ngày đi,Mã nhân viên ,họ và tên, CMND,
SĐT, Mã phòng, số phòng, Vị trí, loại phịng)
PHIẾU NHẬN PHỊNG (Mã phiếu#, Mã khách hàng, Mã khách hàng, Tên khách
hàng, địa chỉ, ngày sinh, quốc tịch, quê quán, số điện thoại hoặc fax (nếu có), email (nếu
có), thơng tin định danh, Ngày đến, ngày đi, Ngày nhận, Mã phòng, số lượng phòng, đơn
giá, Mã nhân viên, Họ và tên, CMND, SĐT, Mã phòng#, số phòng, Vị trí, loại phịng)
PHỊNG (Mã phịng#, số phịng, Vị trí, loại phịng, )
LOẠI PHỊNG ( Mã loại phịng#, Mã phịng , tên loại phịng, giá).

HĨA ĐƠN THANH TỐN (Mã hóa đơn#, ngày lập, Mã khách hàng, Mã số thuế,
Mã nhân viên, tên khách hàng, Mã phòng, loại phòng, số lượng phòng, đơn giá, Số ngày
ở, Tỷ lệ CK, Thành tiền)
DỊCH VỤ (Mã dịch vụ#, tên dịch vụ, Mô tả dịch vụ, giá)
BẢN KÊ ( Số bản kê#, Mã dịch vụ, Giá, Đớn tính, Số Lượng)