Hệ thống quản lý bán hàng cho cửa hàng đồ ăn nhanh

LỜI NÓI ĐẦU
Con người chúng ta giờ đây chỉ cần ngồi một chỗ là có thể làm được mọi thứ từ
làm việc đến mua sắm, học tập, giải trí... Đặc biệt là công nghệ đã giúp con người giải
quyết tốt các vấn đề việc làm nhờ sự phát triển đa phương tiện.
Những năm gần đây, chúng ta có thể nhận thấy rất nhiều hệ thống quản lý đã
được xây dựng cho nhiều cơng việc, mục đích, giúp cho chúng ta trở nên dễ dàng hơn.
Trong các cơ quan hành chính, các doanh nghiệp, việc tin học hóa các cơng việc nhằm
mục đích nâng cao hiệu suất đã có những bước tiến vượt trội như: quản lý nhân sự,
quản lý lương … trong các cơ quan, quản lý chương trình đào tạo, quản lý điểm học
sinh sinh viên, quản lý thư viện trong các trường đại học, cao đẳng và trung học phổ
thông…
Em đã chọn đề tài Hệ thống quản lý bán hàng cho cửa hàng đồ ăn nhanh
với mong muốn có thể tìm ra 1 hệ thống tốt hơn, mang tính ứng dụng cao phục vụ cho
cơng việc quản lý kinh doanh nói riêng và cho cuộc sống nói chung. Cụ thể trong đề
tài này nhằm giúp cho việc quản lý bán hàng, quản lý nguyên liệu trở nên dễ dàng,
khoa học, chính xác, nhanh chóng và đảm bảo mọi nhu cầu của khách hàng cũng như
việc thống kê doanh thu cho chủ cửa hàng một cách chính xác và hiệu quả.

MỤC LỤC

1


Chương 1. Khảo sát hệ thống
1.1. Mô tả hệ thống
1.1.1. Nhiệm vụ cơ bản
-

Quản lý lập và thanh tốn hóa đơn cho khách hàng
Quản lý menu đồ ăn: tên món ăn, danh mục món ăn và giá tiền của món ăn
Quản lý nguyên liệu nhập kho, lập phiếu nhập và yêu cầu nhập kho khi cần

thiết
Báo cáo thống kê doanh thu

1.1.2. Cơ cấu tổ chức
2


Hệ thống bao gồm 3 bộ phận



-

Bộ phận quản lý
Quản lý nhân viên phân công các công việc trong cửa hàng hợp lý và chặt chẽ
Quản lý kho nguyên liệuThống kê báo cáo doanh thu
Duy trì các hoạt động của cửa hàng
Số lượng :2 người
Bộ phận thu ngân
Tiếp nhận yêu cầu đặt hàng và của khách
Lập hóa đơn thanh tốn
Nhận tiền khách hàng trả
Đưa hóa đơn của khách cho bộ phận phục vụ
Tiến hành bàn giao lại tiền cho bộ phận quản lý khi hết ca làm việc
Lập và thanh tốn hóa đơn mua hàng
Số lượng: 2 người
Bộ phận phục vụ
Chế biến món ăn theo đơn đặt hàng của khách
Khi chế biến xong chuyển cho khách hàng
Quản lý nguyên vật liệu trong bếp, các dụng cụ trong bếp

Lập phiếu yêu cầu nhập hàng đến bộ phận quản lý
Tiếp nhận và kiểm tra hàng khi hàng nhập vào kho
Lập phiếu nhập kho
Vận chuyển nguyên liệu vào kho
Dọn dẹp cửa hàng
Số lượng: 4 người

1.1.3. Quy trình xử lý và quy tắc quản lý
 Quy trình xử lý

Gọi đồ ăn

- Khi khách hàng đến cửa hàng. Khách hàng đến quầy đặt đồ
ăn.
- Khách hàng đến chỗ đặt món Bộ phận thu ngân sẽ đưa
menu đồ ăn(1)(MB1) cho khách hàng để khách hàng lựa
chọn,đợi khách hàng lựa chọn xong, hỏi khách hàng những
món ăn khách hàng muốn đặt ,giới thiệu những khuyến mãi
đặc biệt của nhà hàng và thơng tin về món ăn nếu khách hàng
u cầu các thơng tin được tích vào máy tính để lập hóa đơn
thanh tốn (2)(MB2) cho khách hàng .Lúc này khách hàng
muốn thêm , bớt đổi đồ ăn thì bộ phận thu ngân sẽ sửa lại hóa
đơn thanh toán(3 ). , Bộ phận thu ngân sẽ đọc lại thơng tin
hóa đơn cho khách hàng để kiểm tra .Khách hàng sẽ thanh
tốn hóa đơn.
- Bộ phận thu ngân nhận tiền, nhập số tiền khách đưa vào máy
và trả tiền thừa) (nếu có).
3

-Bộ phận thu ngân in hóa đơn thanh tốn (4) và chuyển hóa
đơn (5) cho bộ phận phục vụ. Đồng thời khách hàng đứng
tại quầy chờ món ăn từ bộ phận phục vụ
- Khi nhận yêu cầu chế biến bộ phận phục vụ sẽ chế biến
món ăn theo những món trong hóa đơn (6).
-Sau khi chế biến xong bộ phận phục vụ chuyển đồ ăn cho
khách hàng (7) đồng thời đưa hóa đơn đặt đồ ăn cho khách
hàng xem kiểm tra món ăn. Nếu thiếu thì bổ sung cho khách
hàng. Khi khách hàng xác nhận đủ.
- Khi khách hàng ăn xong bộ phận phục vụ dọn dẹp bàn ăn
(8).
Menu đồ ăn

-Bộ phận quản lý khi nhận yêu cầu, thay đổi giá bán, khuyến
mãi, danh mục, số lượng món từ chủ cửa hàng. Bộ phận quản
lý sẽ cập nhập danh mục, danh sách và giá bán của món ăn
(9). Lập lại menu mới (10) (MB1)
Nhập
nguyên - Khi kiểm tra kho nguyên liệu (11) gần hết hoặc hết rồi thì bộ
liệu
phận phục vụ sẽ lập, gửi phiếu yêu cầu nhập nguyên liệu (12)
(MB3) lên cho bộ phận quản lý
- Bộ phận quản lý thống kê các mặt hàng yêu cầu nhập (13)
- Bộ phận quản lý gửi yêu cầu nhà sản xuất báo giá các
nguyên liệu (14).
- Căn cứ vảo các báo giá, bộ phận quản lý chọn nhà cung cấp
(15).
- Bộ phận quản lý lập đơn hàng (16) (MB4) và gửi đơn hàng
(17) (MB4) tới nhà cung cấp được lựa chọn.
- Căn cứ vào đơn mua hàng nhà cung cấp thực hiện giao hàng

cùng với phiếu giao hàng (MB5) và hóa đơn mua
- Bộ phận phục vụ tiếp nhận nguyên liệu(18), kiểm tra
hàng(19), Sau đó bộ phận phục vụ lập phiếu nhập kho(20)
(MB7)và Vận chuyển nguyên liệu mới vào kho(21).
- Bộ phận thu ngân sẽ căn cứ hóa đơn mua và phiếu nhập kho
lập hóa đơn mua hàng(MB6)(22), thanh tốn cho nhà cung
cấp(23)(MB6); Lưu vào kho phiếu nhập kho(24)
Thống kê doanh - Bộ phận quản lý căn cứ các hóa đơn từ đó tổng hợp doanh
thu
thu (25) , sau đó ;lập báo cáo bán hàng chi tiết (26) gửi cho
chủ cửa hàng.
- Căn cứ hóa đơn mua hàng tổng hợp tiền thu chi (27) và gửi
cho chủ của hàng
- Thống kê lợi nhuận theo từng tháng (28) từng quý gửi cho
chủ cửa hàng
 Quy tắc quản lý
- Các bộ phận thực hiện tốt cơng việc của mình khơng tham gia vào công việc

của bộ phận khác.
4


-

-

-

Mọi việc bàn giao cần có xác nhận của người nhận vào sổ giao nhận.
Khi thanh toán tiền cho khách, không được để tiền vào túi hoặc tủ riêng, cũng

không được sử dụng tiền riêng để trả tiền cho khách. Nếu có, cần thơng báo và
được sự đồng ý của quản lý nhà hàng.
Với bất kì lý do nào, nhân viên khơng được thu thêm tiền của khách. Nếu trong
hóa đơn in thiếu thì phải xin lỗi khách và yêu cầu thu ngân ghi/in bổ sung, sau
đó mới thu thêm tiền của khách dựa trên hóa đơn đã sửa.
Chế biến món ăn theo cơng thức
Quản lý phân cấp, khi có gặp xử cố không tự xử lý được báo cáo cấp trên
Tính tiền các khoản thu

Tổng tiền thu= ∑ (số lượng*món ăn)
-

Tính tiền khoản thu

Tổng tiền chi= ∑ (số lượng*đơn giá)
-

Doanh thu

Tổng doanh thu= Tổng tiền thu- Tổng tiền chi
1.1.4. Mẫu biểu
 Menu (MB1)

5


 Hóa đơn thanh tốn (MB2)

CỬA HÀNG ĐỒ ĂN NHANH
HAHA

HĨA ĐƠN THANH TỐN
Ngày
Tên NV

STT

: ……………………………….

Số: ......................

:…………………………… ......

Tên món

ĐVT

SL

Thời gian:……….

Đơn giá

Thành tiền

Tổng số tiền :
Khách đưa :
Trả lại
Xin chân thành cảm ơn quý khách!

 Phiếu yêu cầu nhập nguyên liệu (MB3)

6

:


CỬA HÀNG ĐỒ ĂN NHANH HAHA
SĐT:
Địa chỉ:
PHIẾU YÊU CẦU NHẬP NGUYÊN LIỆU
Số:

Mã
STT hàng

Tên hàng

SL cần nhập

SL tồn Đơn
kho
tính

Ngày

tháng năm

Người lập

 Đơn hàng (MB4)

7

vị
Ghi chú


Phiếu giao hàng (MB5)

 Hóa đơn mua hàng (MB6)

8


CỬA HÀNG ĐỒ ĂN NHANH HAHA
SĐT:
ĐỊA CHỈ
HÓA ĐƠN MUA HÀNG
Số:
Nhà cung cấp
Địa chỉ

SĐT

Hình thức thanh
tốn
Theo phiếu giao
hàng
Ngày / /

STT

Tên hàng Đơn vị tính

Giá

SL

Tổng tiền

Người lập

 Phiếu nhập kho(MB7)

9

Thành tiền


CỬA HÀNG ĐỒ ĂN HAHA
Địa chỉ:…………
SĐT: …………….

PHIẾU NHẬP KHO
Số………………
Ngày…../…../…..
Nơi cung cấp:……………………………………… SĐT:……………
Địa chỉ: …………………………………………….
Theo đơn hàng số:………………… ngày…. tháng…… năm……….

STT

Tên hàng

Mã
hàng

ĐVT
Giao

Số lượng
Nhận

Ghi chú

Người lập
 Báo cáo bán hàng chi tiết (MB8)

CỬA HÀNG ĐỒ ĂN NHANH
HAHA
Địa chỉ:
10


BÁO CÁO CHI TIẾT DOANH THU
Từ ngày…./…/….. đến ngày…./…../……
STT

Tgian

Số hóa đơn

Tổng tiền

Ngày…tháng… năm……
Người lập báo cáo
1.2. Mơ hình hóa hệ thống
1.2.1. Mơ hình tiến trình nghiệp vụ
•

Kí hiệu
Bộ phận trong hệ thống:
Tên bộ phận
Chức năng 1
Chức năng 2
…

Tác nhân tác động vào hệ thống:

Luồng thơng tin:
•

Mơ hình

11


1.2.2. Biểu đồ hoạt động
 Kí hiệu

Bắt đầu/ Kết thúc:
12


Công việc

Điều kiện rẽ nhánh

Giấy tờ giao dịch

Kho dữ liệu

Luồng cơng việc/luồng dữ liệu
 Biểu đồ hoạt động:
-

Gọi món

13


-

Menu đồ ăn

14


-

Nhập nguyên liệu

15


-

Thống kê doanh thu

16


17


Chương 2. Phân tích hệ thống
2.1. Phân tích chức năng nghiệp vụ
2.1.1. Mơ hình hóa chức năng nghiệp vụ
2.1.1.1. Xác định chức năng chi tiết
 Quy trình gồm 5 bước như sau:
• Bước 1: Gạch chân động từ và bổ ngữ trong quy trình xử lý
1. Đưa menu cho khách
2. Lập hóa đơn thanh tốn
3. Sửa lại hóa đơn thanh tốn
4. In hóa đơn thanh tốn
5. chuyển hóa đơn
6. Chế biến món ăn theo những món trong hóa đơn
7. chuyển đồ ăn cho khách hàng
8. Dọn dẹp bàn ăn
9. Cập nhập danh mục, danh sách và giá bán của món ăn

10. Lập lại menu mới
11. Kiểm tra kho nguyên liệu
12. Lập, gửi phiếu yêu cầu nhập nguyên liệu
13. Thống kê các mặt hàng yêu cầu nhập
14. Gửi yêu cầu nhà sản xuất báo giá các nguyên liệu
15. Chọn nhà cung cấp
16. Lập đơn hàng
17. Gửi đơn hàng cho nhà cung cấp
18. Nhận nguyên liệu
19. Kiểm tra nguyên liệu
20. Lập phiếu nhập kho
21. Vận chuyển nguyên liệu mới vào kho
22. Lập hóa đơn mua hàng
23. Thanh tốn cho nhà cung cấp
24. Lưu vào kho phiếu nhập kho
25. Tổng hợp doanh thu
26. Lập báo cáo bán hàng chi tiết
27. Tổng hợp tiền chi ra
28. Thống kê lợi nhuận theo từng tháng
• Bước 2: Trong danh sách những chức năng đã chọn ở bước 1, tìm và

loại bỏ các chức năng trùng lặp
STT
1
2

Các chức năng trùng lặp
2.Lập hóa đơn thanh tốn
3.Sửa lại hóa đơn đặt đồ ăn
24.Tổng hợp doanh thu

25.Lập báo cáo bán hàng chi tiết
18


Sau khi loại các chức năng trùng lặp, các chức năng cịn lại là:
1. Đưa menu cho khách
2. Lập hóa đơn thanh tốn
3. In hóa đơn thanh tốn
4. chuyển hóa đơn
5. Chế biến món ăn theo những món trong hóa đơn
6. chuyển đồ ăn cho khách hàng
7. Dọn dẹp bàn ăn
8. Cập nhập danh mục, danh sách và giá bán của món ăn
9. Lập lại menu mới
10. Kiểm tra kho nguyên liệu
11. Lập, gửi phiếu yêu cầu nhập nguyên liệu
12. Thống kê các mặt hàng yêu cầu nhập
13. Gửi yêu cầu nhà sản xuất báo giá các nguyên liệu
14. Chọn nhà cung cấp
15. Lập đơn hàng
16. Gửi đơn hàng cho nhà cung cấp
17. Nhận nguyên liệu
18. Kiểm tra nguyên liệu
19. Lập phiếu nhập kho
20. Vận chuyển nguyên liệu mới vào kho
21. Lập hóa đơn mua hàng
22. Thanh tốn cho nhà cung cấp
23. Lưu vào kho phiếu nhập kho
24. Lập báo cáo bán hàng chi tiết
25. Tổng hợp tiền chi ra

26. Thống kê lợi nhuận theo từng tháng
• Bước 3: Trong danh sách những chức năng đã chọn ở bước 2, gom
nhóm các chức năng đơn giản lại
Chức năng đơn giản được gom nhóm
1. Lập hóa đơn thanh tốn
2. In hóa đơn thanh tốn

Tên sau khi gom nhóm
Thanh tốn hóa đơn
mua

8.Cập nhập danh mục, danh sách và Quản lý menu
giá bán của món ăn
9.Lập lại menu mới
13. Gửi yêu cầu nhà sản xuất báo giá Chọn nhà cung cấp
19


các nguyên liệu
14. Chọn nhà cung cấp
17. Nhận nguyên liệu
Nhập hàng vào kho
18. Kiểm tra nguyên liệu
19. Lập phiếu nhập kho
20. Vận chuyển nguyên liệu mới
vào kho
21. Lập hóa đơn mua hàng
22. Thanh toán cho nhà cung cấp
23. Lưu vào kho phiếu nhập kho

Thanh tốn hóa đơn
mua

24. Lập báo cáo bán hàng chi tiết
25. Tổng hợp tiền chi ra
26. Thống kê lợi nhuận theo từng

Thống kê doanh thu

tháng

Sau khi gom nhóm những chức năng đơn giản lại ta được:
Đưa menu cho khách
Thanh tốn hóa đơn bán
Chuyển hóa đơn
Chế biến món ăn theo những món trong hóa đơn
Chuyển đồ ăn cho khách hàng
Dọn dẹp bàn ăn
Quản lý menu
Kiểm tra kho nguyên liệu
Lập, gửi phiếu yêu cầu nhập nguyên liệu
Thống kê các mặt hàng yêu cầu nhập
Chọn nhà cung cấp
Lập đơn hàng
Gửi đơn hàng cho nhà cung cấp
Nhập hàng vào kho
Thanh toán hóa đơn mua
Thống kê doanh thu
• Bước 4: Trong danh sách những chức năng đã chọn ở bước 3, tìm và
1.

2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.

loại bỏ các chức năng khơng có ý nghĩa với hệ thống
1. Đưa menu cho khách
2. Chuyển hóa đơn
3. Chuyển đồ ăn cho khách hàng
4. Dọn dẹp bàn ăn
5. Kiểm tra kho nguyên liệu
6. Thống kê các mặt hàng yêu cầu nhập
20


7. Chọn nhà cung cấp
8. Gửi đơn hàng cho nhà cung cấp
- Sau khi loại bỏ các chức năng không có ý nghĩa với hệ thống, các

chức năng cịn lại là:
1. Thanh tốn hóa đơn bán
2. Chế biến món ăn theo những món trong hóa đơn
3. Quản lý menu
4. Lập, gửi phiếu yêu cầu nhập nguyên liệu
5. Lập đơn hàng
6. Nhập hàng vào kho
7. Thanh tốn hóa đơn mua
8. Thống kê doanh thu
• Bước 5: Chỉnh sửa lại tên các chức năng ở bước 4 sao cho hợp lý
1. Thanh tốn hóa đơn bán
2. Chế biến đồ ăn
3. Quản lý menu
4. Yêu cầu nhập nguyên liệu
5. Lập đơn hàng
6. Nhập hàng vào kho
7. Thanh tốn hóa đơn mua
8. Thống kê doanh thu
2.1.1.2. Gom nhóm chức năng
Ta có 3 bộ phận trong sơ đồ tổ chức
- Bộ phận thu ngân
- Bộ phận phục vụ
- Bộ phận quản lý
Ta gom theo chức năng của 3 bộ phận
3.Quản lý menu
5.Lập đơn hàng

Quản lý tổng thể

6. Thống kê doanh thu

2.Chế biến đồ ăn
Quản lý đồ
4.Yêu cầu nhập nguyên nguyên liệu
liệu
6. Nhập hàng vào kho

21

ăn,

Quản lý bán hàng cho
cửa hàng đồ ăn nhanh


1. Thanh tốn hóa đơn bán

Thanh tốn hóa đơn

7. Thanh tốn hóa đơn mua

2.1.1.3. Sơ đồ phân rã chức năng (BFD – Business Function Diagram)
•
-

Kí hiệu
Chức năng (cơng việc và tổ chức cần làm)

-

Quan hệ phân cấp (mỗi chức năng phân ra thàng nhiều chức năng con)

•

Sơ đồ

22


Quản lý bán hàng cho cửa hàng đồ ăn nhanh

Quản lý tổng thể

Quản lý đồ ăn và nguyên liêụ

Quản lý menu

Chế biến đồ ăn

Thống kê doanh thu

Nhập hàng vào kho

Lập đơn hàng

u cầu nhập ngun liệu

Thanh tốn hóa đơn

Thanh tốn hóa đơn mua

Thanh tốn hóa đơn bán

2.1.2. Mơ hình hóa tiến trình nghiệp vụ
2.1.2.1. Ký hiệu sử dụng
 Kí hiệu
- Tiến trình : Là một hoạt động có liên quan đến sự biến đổi hoặc tác động

của thông tin, được biểu diễn bằng hình oval, bên trong có tên của chức
năng đó

-

Luồng dữ liệu: Luồng thơng tin vào hoặc ra khỏi tiến trình, được biểu
diễn bằng mũi tên có ghi thông tin di chuyển

-

Kho dữ liệu: Biểu diễn thông tin cần cất giữ, để một hoặc nhiều tiến
trình sử dụng chúng, biểu diễn cặp đường thẳng song song chứa tên của
thông tin được cất giữ
23


Một số quy tắc:
Đưa dữ liệu vào kho

Lấy dữ liệu ra khỏi kho

Cập nhật dữ liệu

-

Tác nhân bên ngoài: một người hoặc một nhóm người nằm ngồi hệ
thống nhưng có trao đổi trực tiếp với hệ thống, biểu diễn: hình chữ nhật

-

Tác nhân bên trong: Là 1 tiến trình của hệ thống đang xét nhưng được
trình bày ở một trang khác của biểu đồ.

2.1.2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) mức khung cảnh

24


25