KỸ NĂNG THAM mưu của LÃNH đạo cấp PHÒNG

KỸ NĂNG THAM MƯU CỦA LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNG
I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU CỦA
LÃNH ĐẠO CẤP PHỊNG
1. Khái niệm cơng tác tham mưu
Theo Từ điển Tiếng Việt, “Tham mưu là góp ý giúp người chỉ huy trong việc
đặt ra và tổ chức thực hiện các kế hoạch quân sự, chỉ huy quân đội”; “Tham mưu là
góp ý kiến về chủ trương, kế hoạch và các biện pháp cho một người hay một tổ chức”
(Thái Xuân Đệ, Từ điển Tiếng Việt, Nxb Hải Phòng, H, 2018).
Theo Từ điển Tiếng Việt do Hoàng Phê chủ biên, “tham mưu” được hiểu là
việc “Giúp người chỉ huy trong việc đặt và tổ chức thực hiện các kế hoạch quân sự
và chỉ huy quân đội” và “Giúp góp những ý kiến lớn, có tính chất chỉ đạo”(Viện
Ngơn ngữ học, Từ điển Tiếng Việt, Nxb Từ điển Bách khoa, H, 2012). Tham mưu
không chỉ dừng lại ở việc giúp lãnh đạo đưa ra chủ trương, kế hoạch, biện pháp, mà
cịn“góp những ý kiến lớn, có tính chất chỉ đạo” để điều hành các hoạt động của
đơn vị.
Theo tác giả Trần Đình Huỳnh,“Tham mưu là khi một tổ chức, một cá nhân tham gia
vào việc đề xuất thiết kế một kế hoạch, một chương trình và tổ chức thực hiện các kế hoạch,
chương trình của một chủ thể quyền lực lãnh đạo, quản lý nhất định”1.
Từ những quan niệm trên, có thể đưa ra khái niệm tham mưu và công tác tham
mưu như sau: Tham mưu là việc đề xuất các phương án tối ưu về nội dung, cách thức,
điều kiện thực hiện để giúp lãnh đạo cấp trên thực hiện các chức năng, quyền hạn,
mục tiêu của cơ quan, đơn vị.
Công tác tham mưu của lãnh đạo cấp phòng là việc lãnh đạo cấp phòng đề
xuất các phương án tối ưu với nội dung, cách thức, điều kiện thực hiện để giúp lãnh
đạo cơ quan thực hiện các chức năng, quyền hạn, mục tiêu của tổ chức.
2. Vai trị của cơng tác tham mưu
- Cung cấp cơ sở khoa học giúp lãnh đạo cấp trên có thể bao quát mọi vấn đề
và kịp thời xử lý.
- Tư vấn, hiến kế, đề xuất các phương án hỗ trợ lãnh đạo giải quyết các vấn đề từ
1

Bộ Nội vụ, Tài liệu đào tạo, bồi dưỡng lãnh đạo cấp Phòng, 2013.


thực tiễn, nhất là những khó khăn, vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện các
quyết định lãnh đạo, quản lý nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức.
- Hỗ trợ lãnh đạo trong quản lý, điều hành; thúc đẩy hiệu quả lãnh đạo, quản
lý; nâng cao chất lượng hoạt động của của cơ quan đơn vị.
Để giúp nhà lãnh đạo có những chỉ đạo, điều hành khoa học, theo một quy
trình giải quyết hợp lý, rõ ràng và thông suốt, cán bộ tham mưu phải tư vấn, hỗ trợ
cho lãnh đạo những vấn đề chuyên môn và đề xuất xây dựng bộ quy chế làm việc,
hoàn thiện hệ thống quy trình thủ tục để làm cơng cụ phục vụ quá trình điều hành,
quản lý của người lãnh đạo.
3. Các yêu cầu trong công tác tham mưu
3.1. Đảm bảo tính khách quan, trung thực
- Khách quan, trung thực là yêu cầu bắt buộc trong công tác tham mưu để
đảm bảo cho các quyết định của lãnh đạo luôn chính xác, kịp thời, đó là đạo đức
nghề nghiệp của cán bộ tham mưu.
- Khách quan, trung thực trong công tác tham mưu thể hiện ở các sản phẩm
tham mưu luôn đúng quy định của pháp luật và định hướng của tổ chức.
Đúng quy định của pháp luật: Cán bộ tham mưu, đề xuất phải dựa trên cơ sở
các quy định hiện hành của pháp luật, trong khuôn khổ của pháp luật, không làm
trái các quy định của pháp luật.
Khi tham mưu, đề xuất giải quyết các nhiệm vụ được giao, nếu gặp khó khăn
do rào cản của pháp luật, cần báo cáo lãnh đạo để lãnh đạo có chỉ đạo hoặc đưa ra
quyết sách đúng đắn và kịp thời. Đây cũng là căn cứ giúp lãnh đạo có những kiến
nghị, đề xuất với cấp có thẩm quyền nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung các quy định phù
hợp hơn với thực tế.
Đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: Mỗi cá nhân, đơn vị khi được cấp
trên giao nhiệm vụ thực hiện công tác tham mưu cần ý thức rõ về chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của cá nhân và cơ quan, đơn vị , từ đó tham mưu đúng với

yêu cầu nhiệm vụ; tránh tham mưu những vấn đề vượt quá chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn được phân công.
Đúng quy trình, thủ tục theo quy định: Cơng tác tham mưu cần được tiến


hành theo trình tự chặt chẽ giữa các bước, các khâu, các quy trình, đảm bảo chất
lượng các đề xuất, hỗ trợ tốt cho quá trình phối hợp giữa các bên liên quan, tạo ra ý
thức, trách nhiệm và sự chủ động cho những người tham gia.

3.2.

Bảo đảm cơ sở khoa học
- Công tác tham mưu phải đủ thông tin dựa trên những căn cứ khoa học chính
xác, rõ nguồn gốc, đáng tin cậy. Các luận cứ khoa học có cơ sở lý luận và thực tiễn,
các kết quả nghiên cứu hay các số liệu thống kê có tính xác thực đã qua thẩm định.
Tham mưu phải xuất phát từ tình hình thực tế, giải quyết được những yêu cầu đang
đặt ra.
- Sản phẩm tham mưu phải đảm bảo tính tổng hợp, tồn diện: Những thơng
tin phục vụ cơng tác tham mưu cần phải bao quát, toàn diện các sự kiện, vấn đề ở
cả quá khứ, hiện tại và tương lai và được nhận diện trên tất cả các mặt, thuận lợi và
khó khăn, cơ hội và thách thức.
3.3. Bảo đảm tính khả thi
Các chủ thể tham mưu cần tuân thủ nghiêm túc các yêu cầu, nguyên tắc và quy
trình thực hiện trong công tác tham mưu; thận trọng lựa chọn các thơng tin có giá trị.
Đồng thời, nghiêm túc nghiên cứu và phân tích tình hình, bám sát thực tế, nhận diện
và phân tích thực trạng các mặt hoạt động, rà soát kỹ yếu tố liên quan, từ cơ sở pháp
lý, thực trạng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức và hoạt động của cả hệ thống,…
để làm căn cứ lựa chọn các phương án, giải pháp phù hợp nhất.
Cán bộ tham mưu cần tính tốn, cân nhắc cặn kẽ trước khi trình bày phương
án, đề xuất ý tưởng với lãnh đạo về các phương án tham mưu. Những phương án

tham mưu phải thể hiện được sự đa dạng về cách thức, giải pháp với những ưu,
nhược điểm, điều kiện, nguồn lực, cách thức thực hiện, phương án phối hợp, các
tình huống phát sinh, phương án đối phó với các tình huống phát sinh; mức độ đạt
được kết quả và sự phù hợp với tình hình thực tế ở đơn vị của từng phương án…
để lãnh đạo so sánh, đối chiếu và lựa chọn được phương án tối ưu phù hợp nhất.
Ngoài những yêu cầu nêu trên, để quá trình tham mưu đạt hiệu quả cũng rất
cần đến các yếu tố bảo mật thông tin, chủ động, kịp thời, bởi tham mưu gắn liền


với thông tin quản lý, điều hành của lãnh đạo, những hoạt động ln cần sự an
tồn, chắc chắn và đúng lúc để có thể đảm bảo cho sự thành cơng.
II. QUY TRÌNH VÀ KỸ NĂNG CƠ BẢN TRONG CƠNG TÁC THAM
MƯU CỦA LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNG
Căn cứ vào nhiệm vụ của phòng để lãnh đạo cấp phòng thực hiện các nội dung
tham mưu, tùy theo thẩm quyền của lãnh đạo cấp trên, tùy theo nhiệm vụ tham
mưu và điều kiện thực tế lãnh đạo cấp phòng lựa chọn cách thức tham mưu cho
phù hợp, có thể là tham mưu bằng văn bản hoặc thông qua việc báo cáo trực tiếp
bằng ngơn ngũ nói nhằm đạt được mục tiêu trong công tác tham mưu.
1. Chuẩn bị tham mưu
Bước 1: Xác định vấn đề tham mưu
Đây là bước đầu tiên trong quy trình tham mưu. Bước này được thực hiện
sau khi cán bộ tham mưu lĩnh hội chỉ thị, mệnh lệnh, yêu cầu từ cấp trên hoặc phát
hiện ra vấn đề mới nảy sinh cần góp ý, tư vấn cho lãnh đạo.
Bước này liên quan đến câu hỏi: Vấn đề ở đây là gì? Vấn đề xuất hiện từ khi
nào? Vấn đề có thuộc thẩm quyền giải quyết của lãnh đạo khơng? Thơng tin nào là
thơng tin cần tìm kiếm? Cách thức tìm kiếm thơng tin?....
Việc xác định hoặc lựa chọn vấn đề tham mưu cần rõ ràng, cụ thể để định
hướng cho các bước tham mưu tiếp theo một cách chính xác.
Bước 2: Thu thập, phân tích, tổng hợp thơng tin
- Thông tin là những tin tức được thu nhận và được xem là yếu tố đầu vào

quan trọng đối với quá trình ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ quản lý
nào đó trong thực tế.
- Thơng tin là căn cứ, cơ sở cho hoạt động lãnh đạo quản lý, phục vụ cho việc
hoạch định đường lối, chính sách, quyết định của tổ chức. Đối với công tác tham mưu,
thông tin là nguyên liệu đầu vào quan trọng để chủ thể tham mưu xây dựng phương
án giải quyết vấn đề tham mưu. Do đó, bất cứ tổ chức hoặc nhà lãnh đạo cũng đều xác
định nhiệm vụ đầu tiên, quan trọng đó là cơng tác thu thập và xử lý thông tin.
Việc thu thập và xử lý thông tin là khâu xun suốt q trình thực hiện cơng tác
tham mưu. Việc thu thập thông tin sẽ căn cứ vào mục đích, yêu cầu, nội dung của


từng vấn đề cần tham mưu, cần giải quyết để lựa chọn và khai thác những thông tin
phù hợp.
- Cán bộ tham mưu phải xác định rõ nhu cầu thông tin phục vụ cơng tác
tham mưu, có thể là những thơng tin về tầm nhìn, mục tiêu, chiến lược hoạt động,
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, các chính sách, pháp luật của nhà nước, quy chế,
quy định, tình hình thực tế tại đơn vị, những tình huống, vấn đề, cơng việc cần
tham mưu, thơng tin có liên quan đến lãnh đạo,...
- Việc định hướng ngay từ đầu các thông tin cần thu thập sẽ giúp tạo ra sự
tập trung, chính xác và chắc chắn đối với quá trình thu thập, khai thác thông tin cần
thiết, quan trọng. Các thông tin này có thể khai thác từ nhiều kênh khác nhau.
Chẳng hạn như các thông tin bên trong nội bộ, gồm hệ thống văn bản quản lý, các
cuộc họp, hội nghị, hội thảo, các kết quả kiểm tra cơ sở; các văn bản pháp lý, cơng
trình nghiên cứu, sách, báo, tạp chí chun ngành và các phương tiện thơng tin đại
chúng….Trên cơ sở các nguồn thông tin, cần lựa chọn các cách thức thu thập phù
hợp như nghiên cứu tài liệu, phỏng vấn, quan sát, phát phiếu điều tra… Phương
pháp thu thập nào cũng đều có những ưu, nhược điểm riêng. Chính vì vậy, với mỗi
vấn đề quan tâm, cần lựa chọn phương pháp, cách thức thu thập phù hợp để khai
thác triệt để thông tin cần thiết nhằm phục vụ tốt nhất cho mục đích, yêu cầu đặt ra.
- Trên cơ sở những thông tin thu thập được, cán bộ cấp phịng cần phải xử lý

để phân tích, phân loại và lựa chọn các thơng tin chính xác, khách quan, kịp thời,
phục vụ cho công tác tham mưu, đáp ứng yêu cầu của tổ chức.
- Tuy nhiên, yêu cầu cán bộ tham mưu, khi khai thác và sử dụng thông tin cần
đảm bảo tính chính xác tin cậy, đầy đủ, kịp thời, mới, an tồn và bảo mật thơng tin.
Để xác định độ tin cậy của thơng tin địi hỏi đội ngũ tham mưu cấp phòng
cần căn cứ vào số liệu khoa học, từ những văn bản pháp luật, cơ sở pháp lý, từ
những hướng dẫn của cấp trên hoặc vấn đề thực tiễn tại địa phương … Lãnh đạo
cấp phịng cịn phải có kinh nghiệm, nhạy bén trong quan sát để phát hiện, nắm bắt
thông tin. Mục tiêu cuối cùng là phải hình thành được những chất liệu thơng tin đã


được chuẩn hóa, mã hóa, hệ thống hóa thành các nhóm nội dung tham mưu đáp
ứng u cầu của cơng tác lãnh đạo, quản lý.
Với những thông tin quan trọng, cần phải kiểm chứng mức độ tin cậy và hữu
ích của nó trước khi sử dụng thơng qua phân tích kỹ bối cảnh hình thành thơng tin,
người truyền đạt, cách thức truyền đạt nó và cũng cần phải tính đến những khả năng
có thể khiến các thơng tin bị che giấu hoặc làm sai lệch so với thông tin ban đầu. Nếu
cần thiết, cán bộ tham mưu phải đến tận nơi hình thành nguồn thơng tin để nắm bắt
đầy đủ và xác định chắc chắn bản chất của các thông tin hiện có.
Trên cơ sở thơng tin được thu nhận, cán bộ tham mưu tiến hành phân tích
các mâu thuẫn chứa đựng trong đó, xác định tất cả các yếu tố, sự kiện, hiện tượng
liên quan và mối quan hệ nhân quả giữa chúng, tìm ra tất cả nguyên nhân khách
quan, chủ quan, trực tiếp, gián tiếp, sâu xa, tiềm ẩn của vấn đề.
Các thông tin sau khi đã được kiểm tra, xác minh và phân tích sẽ được sắp xếp
vào mối quan hệ mạch lạc, có hệ thống theo những tiêu chí nhất định như: thời
gian, tác giả, tầm quan trọng, tính phổ biến, sự đúng sai, …
Bước 3: Dự báo phương án tham mưu
Đây là một công việc mang tính khoa học, dựa trên sự suy đốn logic, sự
nhạy bén, sáng suốt và khả năng nhìn xa, trơng rộng của cán bộ tham mưu kết hợp
với những hiểu biết về quy luật vận động, quy luật phát triển và kinh nghiệm thực

tiễn đã được tích lũy để nắm bắt những diễn tiến, chiều hướng phát triển cũng như
những vấn đề sẽ nẩy sinh của tình hình. Trên cơ sở đó, phán đốn, dự báo giúp
lãnh đạo những vấn đề sẽ xẩy ra tiếp theo để có phương án giải quyết, đối phó kịp
thời. Trong bức tranh tổng thể được dự báo, có tầm nhìn dài hạn, gắn liền với các
chiến lược lâu dài, nhưng cũng có tầm nhìn ngắn hạn, gắn với những kế hoạch cụ
thể cần giải quyết ngay trong thời gian trước mắt.
Trong quá trình dự báo, với vấn đề đơn giản, phạm vi hẹp, cán bộ tham mưu
có thể tự mình sưu tầm tài liệu, tổ chức công tác nghiên cứu, tranh thủ ý kiến của
cơ quan tham mưu liên quan đến vấn đề dự báo. Còn đối với những vấn đề lớn, nội
dung quan trọng, phức tạp, nhất là đánh giá dự báo những vấn đề có tầm chiến


lược, quan hệ đến toàn cục, cần thu thập ý kiến của các đơn vị tham mưu, ý kiến
của một số lãnh đạo có kinh nghiệm, khảo sát ở phạm vi cần thiết, hội thảo lấy ý
kiến chuyên gia và các các cán bộ am hiểu vấn đề. Trên cơ sở đó, sàng lọc và rút ra
những kết luận cần thiết.
Trường hợp có những ý kiến khác nhau, những dự báo tình hình khác nhau,
cán bộ tham mưu hoặc cơ quan tham mưu cần báo cáo lãnh đạo về các loại ý kiến
đó, đồng thời, cũng nêu ý kiến của riêng mình, để lãnh đạo có căn cứ để xem xét,
lựa chọn và quyết định.
Để có kết quả dự báo phương án khả thi, việc thu thập, phân tích, tổng hợp
thơng tin phải đảm bảo để có ngun liệu đầu vào cho việc dự báo. Có thể khẳng
định: Thơng tin phân tích, đánh giá càng đầy đủ, chính xác, cụ thể bao nhiêu thì chất
lượng dự báo sẽ càng được đảm bảo bấy nhiêu. Cán bộ tham mưu cũng cần phải dự
báo, lựa chọn các giải pháp đề xuất trong cơng tác tham mưu, bởi trong q trình
hoạt động, các cơ quan, đơn vị đều phải thường xuyên đối diện với những tình
huống nảy sinh. Chính vì vậy, các cán bộ tham mưu sẽ phải hỗ trợ lãnh đạo trong
việc tìm kiếm và lựa chọn giải pháp phù hợp để giải quyết vấn đề. Cơng việc này
địi hỏi cán bộ tham mưu phải có khả năng phân tích, xử lý, tổng hợp thơng tin, có
tầm nhìn trong việc nhận diện, cũng như đánh giá các vấn đề liên quan trong tương

lai, khi giải pháp đó được triển khai vào thực tế.
2. Hồn thiện và trình phê duyệt
2.1. Tham mưu bằng văn bản
2.1.1. Soạn thảo văn bản tham mưu
Khi đã lựa chọn được phương án thực hiện, cán bộ tham mưu sẽ cần phải
hoàn thành sản phẩm tham mưu bằng một văn bản tham mưu chính thức.
Đây là giai đoạn cán bộ tham mưu tạo ra sản phẩm, chứng minh và thuyết phục
lãnh đạo tham khảo, sử dụng các giá trị hữu ích của sản phẩm tham mưu, do đó, cán bộ
tham mưu cần phải nắm vững kỹ năng trình bày bằng văn bản. Cụ thể như sau:
- Cán bộ tham mưu cần chuẩn bị các văn bản, giấy tờ, dữ liệu, số liệu cần
thiết, nắm vững tình huống tham mưu, có ý tưởng rõ ràng về vấn đề tham mưu


(phương hướng, giải pháp, cách thức giải quyết…). Tùy theo từng nhiệm vụ tham
mưu, mục tiêu của việc tham mưu và yêu cầu về loại hình văn bản phù hợp với thẩm
quyền giải quyết của lãnh đạo… mà cán bộ tham mưu tiến hành soạn thảo văn bản
thông qua các hình thức văn bản có thể là: Nghị quyết, quyết định, cơng văn, tờ trình,
kế hoạch.…
- Hình thức, thể thức văn bản khác nhau thì nội dung cũng khác nhau.
Mặc dù mỗi loại văn bản đều có những yêu cầu riêng, nhưng về cơ bản, quá
trình soạn thảo các loại văn bản đều được tiến hành với các bước cụ thể sau:
+ Xây dựng dự thảo đề cương văn bản
Đây là bước quan trọng giúp người soạn thảo có những định hình đầu tiên về
việc triển khai những vấn đề cần tham mưu; xác định rõ cấu trúc; nội dung chính;
đồng thời, sắp xếp nó theo trật tự logic; trên cơ sở đó sẽ lựa chọn những thơng tin,
dữ liệu phù hợp để xây dựng nội dung.
Căn cứ vào đối tượng tiếp nhận, nội dung cần soạn thảo, người soạn thảo sẽ
lựa chọn loại văn bản và hình thức thể hiện phù hợp. Trước khi soạn thảo cần xác
định là để gửi cho lãnh đạo cấp trên, gửi ra bên ngoài hay gửi các đơn vị ngang cấp
trong đơn vị. Trường hợp gửi cho cấp trên thì sẽ là Báo cáo, Tờ trình, nếu là cơ

quan, tổ chức bên ngồi thì sẽ thường là Cơng văn, cịn với các đơn vị ngang cấp
thì các văn bản được gửi đi thường là Đề nghị…
Yêu cầu chung đối với nội dung văn bản tham mưu là phải đảm bảo sự logíc,
rõ ràng, đầy đủ và chính xác.
Cán bộ tham mưu là cần nắm rõ mục tiêu, yêu cầu của từng loại công việc, của từng
vấn đề cần giải quyết, để có thể quyết định cách thức tham mưu bằng văn bản hoặc bằng
ngơn ngữ nói, phù hợp nhất với từng hồn cảnh và từng đối tượng cụ thể.
+ Dự thảo chi tiết văn bản
Về nội dung, văn bản phải chứa đựng đầy đủ các nội dung thông tin cần thiết
liên quan đến vấn đề đang được quan tâm. Các nội dung cần được triển khai một
cách rõ ràng, mạch lạc theo trật tự để đảm bảo tính logic chặt chẽ. Tránh sự sắp xếp
lộn xộn, chồng chéo hay trùng lặp về nội dung, gây cản trở cho quá trình tiếp nhận và


lĩnh hội thơng tin từ phía người đọc. Để đáp ứng được các yêu cầu về nội dung,
văn bản phải có tính hợp pháp, tính khoa học và tính khả thi.
Về thể thức: Văn bản đúng thể thức khi đảm bảo các yêu cầu: Đầy đủ các
yếu tố thể thức trong một văn bản; thiết lập và bố trí các yếu tố trong văn bản đó
một cách khoa học, theo đúng các quy định pháp luật hiện hành.
Về văn phong sử dụng trong văn bản: Đảm bảo đầy đủ các yêu cầu về
tính chính xác, tính khách quan, tính trang trọng, lịch sự và tính khn mẫu.
2.1.2. Lấy ý kiến tham gia của tập thể
Dự thảo văn bản tham mưu được cá nhân của các nhà lãnh đạo, quản lý và
các thành viên trong tổ chức thảo luận thống nhất ý kiến. Đây là những người đã,
đang và sẽ tham gia vào các khâu trong tiến trình triển khai những nhiệm vụ mà
văn bản đề xuất.
Sự tham gia góp ý của mọi người sẽ giúp cán bộ soạn thảo được cung cấp
thêm thông tin hoặc xác nhận lại độ tin cậy của những thông tin cần thiết, hiểu rõ
hơn những khó khăn, thuận lợi, những điểm mạnh, điểm yếu cũng như những cơ
hội và thách thức mà tổ chức phải đối mặt khi triển khai cơng việc, để từ đó có

những giải pháp phù hợp; đồng thời, giúp các thành viên nắm bắt thông tin liên
quan đến nhiệm vụ sẽ thực hiện và sẽ có xu hướng ủng hộ cao hơn đối với quyết
định cuối cùng mà lãnh đạo đưa ra, nâng cao ý thức trách nhiệm với các nhiệm vụ
được giao.
2.1.3. Tiếp thu ý kiến và hoàn thiện văn bản tham mưu
Việc tiếp thu ý kiến của tất cả mọi người dựa trên cơ sở có chọn lọc để đảm
bảo sự phù hợp với vấn đề đang được quan tâm. Nếu vấn đề nào còn chưa cụ thể,
rõ ràng hay cịn có những ý kiến trái chiều, thì cần có thêm thời gian để trao đổi,
sưu tầm thêm số liệu, tài liệu để làm sáng tỏ vấn đề và đi đến sự thống nhất trước
khi hoàn thiện văn bản để trình lãnh đạo phê duyệt.
2.1.4. Trình dự thảo văn bản để lãnh đạo phê duyệt
Một dự thảo văn bản khi trình lên thường được lãnh đạo yêu cầu chỉnh
sửa hoặc bổ sung một hay một số nội dung. Và việc chỉnh sửa này có thể chỉ
một lần, nhưng cũng có thể là phải làm nhiều lần trước khi xét duyệt. Có


những văn bản cá nhân lãnh đạo có thể thơng qua, nhưng cũng có văn bản cần
đến sự họp bàn, trao đổi, thống nhất của tập thể ban lãnh đạo, sau đó lãnh đạo
mới phê duyệt. Với những văn bản có dung lượng lớn, khi trình lãnh đạo, cán bộ
tham mưu nên tóm lược lại nội dung trong tờ trình hoặc bản thuyết minh kèm theo
để tạo thuận lợi cho lãnh đạo trong việc theo dõi.
Việc trình văn bản lên lãnh đạo dù được tiến hành trực tiếp hay gián tiếp, thì
cán bộ tham mưu cũng đều phải theo dõi sát quá trình chuyển giao văn bản cho đến
khi chắc chắn việc tiếp nhận văn bản đã được vào sổ sách và chuyển đến tay người có
thẩm quyền giải quyết kịp thời gian, đảm bảo đúng theo tiến độ dự kiến.
2.2. Trình bày sản phẩm tham mưu bằng ngơn ngữ nói
Trình bày bằng ngơn ngữ nói là hoạt động thường xuyên và phổ biến
trong công tác tham mưu, được tiến hành nhằm cung cấp và phân tích các
thơng tin cho lãnh đạo trước khi xem xét, cân nhắc để ra quyết định. Nội dung
của các báo cáo này thường đề cập đến các phương pháp, biện pháp mới, các

dự thảo chính sách, dự thảo kế hoạch, q trình triển khai kế hoạch, các vấn đề
nhân sự, tài chính, các kết quả nghiên cứu…..
Việc trình bày báo cáo sử dụng ngơn ngữ nói trong cơng tác tham mưu có
một số đặc trưng khác biệt đó là:
- Hình thức báo cáo thường được tiến hành trong phạm vi nội bộ của tổ chức
(giữa cán bộ tham mưu với lãnh đạo; giữa cán bộ tham mưu với các thành viên
cuộc họp….);
- Cả người nói và người nghe đều quen biết nhau;
- Số lượng người nghe hạn chế hơn;
- Thời gian báo cáo thường ít hơn, nhưng các câu hỏi được người nghe đặt ra
thường nhiều hơn;
- Mục đích chính của trình bầy báo cáo là cung cấp, chia sẻ thơng tin.
Chính từ những đặc trưng này, giúp cho cán bộ tham mưu trở nên gần gũi
hơn với lãnh đạo và các thành viên tham gia buổi trình bày báo cáo. Cách thức giao
tiếp, trao đổi vì thê cũng dễ dàng, thuận lợi hơn.
- Vì các báo cáo sản phẩm tham mưu bằng ngơn ngữ nói nên cán bộ tham mưu


cần tập trung vào việc mơ tả, giải thích, phân tích và đưa ra các lý lẽ, lập luận chặt
chẽ, thuyết phục thay vì tường thuật và khơi gợi cảm xúc của người nghe.
- Để đảm bảo khả năng bao quát vấn đề và các ý được sắp xếp theo trật tự
logic, một dàn ý tổng quát cho một sản phẩm tham mưu bằng ngơn ngữ nói cần
đảm bảo các phần sau:
+ Mở đầu: Giới thiệu mục đích của bản Báo cáo;
+ Thảo luận: Phương pháp tiến hành và tư liệu tham khảo; kết quả đạt được;
+ Kết luận: Chốt lại vấn đề vừa trình bầy.
- Trên thực tế, mặc dù nội dung tham mưu đã được hoàn thiện kỹ lưỡng, nhưng
không phải lúc nào cán bộ tham mưu cũng có thể thể hiện tốt nhất những vấn đề đã chuẩn
bị, bởi do q trình đó ln bị chi phối bởi các yếu tố cả chủ quan và khách quan:
+ Yếu tố thuộc về người nói: Nhiều thơng tin, thơng tin quá phức tạp, giọng

nói khó nghe, thái độ phong cách, trang phục …không phù hợp;
+ Yếu tố thuộc về người nghe: Sinh lý (sức khỏe, tuổi tác, thính giác..); tâm lý
(xúc động, vui, buồn, tức giận); thái độ (định kiến, khơng thiện chí, khơng muốn thừa
nhận người khác, khơng thích nghe ý kiến, quan điểm trái ngược…).
+ Yếu tố về mơi trường: q ồn, q nóng, q lạnh, khoảng cách quá xa…
+ Yếu tố liên quan đến phương tiện, trang thiết bị kỹ thuật
Đây là những yếu tố mà các cán bộ tham mưu cần phải tính đến để chuẩn bị
trước các phương án dự phịng và ứng phó kịp thời nếu xẩy ra. Cần tạo sự chủ động khi
trình bày, để giúp người cán bộ tham mưu có thể đạt được hiệu quả mong muốn.
3. Tổng kết, đánh giá quá trình tham mưu
Đây là bước cuối cùng, nhưng lại là bước quan trọng trước khi khép lại quy
trình tham mưu. Bước này được tiến hành nhằm đánh giá kết quả việc thực hiện
quyết định của lãnh đạo. Căn cứ vào tình hình thực tế và kết quả của quá trình thực
hiện, cần đánh giá mức độ đạt được, chưa đạt được, cũng như nguyên nhân của
những thành công và thất bại để rút ra bài học kinh nghiệm cho hoạt động quản lý,
lãnh đạo và tham mưu sau này.
III. CÁCH THỨC RÈN LUYỆN KỸ NĂNG THAM MƯU CỦA LÃNH
ĐẠO CẤP PHỊNG
1. Các yếu tố ảnh hưởng đến cơng tác tham mưu của lãnh đạo phịng
- Trình độ, năng lực, sự am hiểu về các quan điểm, chủ trường, đường lối,


chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước; nắm vững những quy định về chức
năng, nhiệm vụ, xác định rõ vị trí, việc làm của cá nhân; quy chế của cơ quan, đơn
vị; các nguyên tắc hoạt động của các tổ chức chính trị xã hội; tình hình kinh tế - xã
hội thế giới, Việt Nam, của tỉnh, huyện, …
- Ý thức, thái độ, trách nhiệm, động cơ và hứng thú của cán bộ tham mưu:
Được biểu hiện trong q trình thực thi cơng vụ, thơng qua đạo đức cơng vụ, lịng
u nghề, sự đam mê, nhiệt huyết để tìm kiếm giải pháp, vượt qua các khó khăn,
thử thách của nghề nghiệp. Đồng thời, còn thể hiện tinh thần cầu thị, ham muốn

được học tập, trau dồi, nâng cao trình độ đáp ứng yêu cầu thực tiễn đặt ra.
- Cơ chế chính sách đãi ngộ, đây là yếu tố quan trọng, tạo môi trường thuận
lợi để đảm đảo thu nhập, có vị trí làm việc phù hợp với năng lực, sở trường; có
điều kiện được học tập và phát triển và được quan tâm đào tạo, bồi dưỡng bổ sung
kiến thức, phương pháp làm việc, cách thức giải quyết vấn đề tham mưu đặt ra.
2. Một số biện pháp nâng cao năng lực tham mưu cho đội ngũ lãnh đạo
cấp phòng hiện nay
- Nâng cao nhận thức về vị trí, vai trị của cơng tác tham mưu
Nâng cao nhận thức cho đội ngũ lãnh đạo cấp trên và cán bộ lãnh đạo cấp phòng về
vai trò, ý nghĩa của công tác tham mưu đối với chất lượng, hiệu quả hoạt động của cơ
quan, đơn vị. Đối với lãnh đạo cấp trên, cần nhận thức sâu sắc về tầm quan trọng của cơng
tác tham mưu, từ đó, có tư duy đổi mới cách thức chỉ đạo, hướng dẫn nhiệm vụ tham mưu
cấp cho cấp phịng; có thái độ cầu thị, khách quan khi lắng nghe, tiếp nhận những ý kiến
góp ý, đề xuất của cán bộ quả lý cấp phòng báo cáo.
- Hoàn thiện thể chế, cơ sở pháp lý, tạo môi trường làm việc thuận lợi cho
công tác tham mưu. Thể chế pháp lý luôn là căn cứ cho việc đề xuất các ý kiến
tham mưu. Các chủ thể tham mưu luôn phải đối chiếu, so sánh với nhiều văn bản
pháp luật, để khơng rơi vào tình huống tham mưu trái Luật. Vì vậy, việc hồn thiện
khung pháp lý đồng bộ, bảo đảm sự thống nhất là yêu cầu cấp bách đối với công
tác tham mưu hiện nay.


Ngoài ra, mỗi cơ quan, đơn vị cần phải xây dựng và hồn thiện hệ thống quy
trình thủ tục làm việc, các quy chế, quy định và hệ thống tiêu chí đánh giá,.. để làm
cơ sở cho q trình thực hiện, cũng như tạo thuận lợi cho công tác tham mưu. Nhất
là, cần quy định rõ ràng về chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ được giao
thực hiện công tác tham mưu. Bảo đảm để các chủ thể tham mưu ln chủ động
với nhiệm vụ của mình, ln sáng tạo, tìm tịi giải pháp để giải quyết và hồn
thành tốt cơng việc của mình.
- Coi trọng xây dựng đội ngũ cán bộ làm công tác tham mưu, thực hiện đồng

bộ các khâu trong công tác cán bộ.
Thực tế đã chứng minh, các sản phẩm tham mưu có chất lượng, đáp ứng yêu
cầu thực tế và mang lại hiệu quả cao cho hoạt động của cơ quan, đơn vị bị chi phối
trực tiếp từ trình độ, năng lực, trách nhiệm, nhiệt huyết của cán bộ tham mưu. Do
vậy, để có được đội ngũ cán bộ tham mưu có năng lực, trình độ chun mơn nghiệp
vụ, trách nhiệm, địi hỏi các đơn vị phải xây dựng và chăm lo phát triển đội ngũ cán
bộ tham mưu. Do vây, trong tuyển chọn, sử dụng cán bộ phải đảm bảo công bằng,
khách quan. Phải ưu tiên những người có trình độ chun mơn vững vằng, có năng
lực, phẩm chất đạo đức tốt và có tố chất phù hợp với đặc thù cơng tác tham mưu.
Cần dựa trên kết quả tham mưu; lấy chất lượng sản phẩm tham mưu là một trong các
tiêu chí quan trọng để đánh giá, xếp loại và đề bạt, bổ nhiệm cán bộ.
- Hàng năm, có kế hoạch bồi dưỡng, nâng cao trình độ, nghiệp vụ cho cán bộ
làm công tác tham mưu. Tạo cơ hội để cán bộ tham mưu được tham gia các lớp tập
huấn chuyên mơn nghiệp vụ và các chương trình bồi dưỡng về kỹ năng hành chính,
kỹ năng giao tiếp, ứng xử; các kỹ năng đàm phán, thuyết phục… Cần chuẩn bị tốt đội
ngũ tham mưu kế cận. Quy định trách nhiệm của những cán bộ giỏi chun mơn, có
bề dày kinh nghiệm trong tham mưu kèm cặp, huấn luyện.
- Đầu tư, nâng cấp cơ sở vật chất, phương tiện phục vụ công tác tham mưu
Cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc là những yếu tố hỗ trợ
đắc lực và có ảnh hưởng lớn đến chất lượng, hiệu quả cơng tác tham mưu. Vì vậy,


các cơ quan, đơn vị cần chú ý trang bị các phương tiện, như máy tính, máy in, máy
fax, máy photocopy, máy scan, điện thoại, bìa hồ sơ, hộp đựng tài liệu và các trang
thiết bị khác; đồng thời cần làm tốt công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ,..tạo cơ sở dữ
liệu phục vụ công tác tham mưu. Bảo đảm căn cứ dữ liệu thông tin cho hoạt động
tham mưu. Đẩy mạnh ứng dụng các tiến bộ của khoa học cơng nghệ như áp dụng
văn phịng điện tử liên thông, áp dụng phần mềm trong công tác văn thư để tiếp
nhận, lưu trữ văn bản đi, đến và hồ sơ công việc, sử dụng hệ thống hộp thư điện
tử… để nâng cao chất lượng công tác tham mưu và tiết kiệm nguồn lực cho đơn vị.

CÂU HỎI ÔN TẬP
1. Làm rõ vai trị của cơng tác tham mưu đối với hiệu quả quản lý, điều hành của
lãnh đạo và đối với chất lượng hoạt động của cơ quan, đơn vị. Liên hệ thực tế?
2. Để đáp ứng những yêu cầu, địi hỏi của cơng tác tham mưu, cán bộ tham
mưu phải đảm bảo những năng lực và phẩm chất gì?
3. Từ ngun tắc, u cầu, kỹ năng trong cơng tác tham mưu, đồng chí hãy chỉ
ra những hạn chế về công tác tham mưu tại cơ quan nơi đồng chí cơng tác?
4. Cơ quan, đơn vị và bản thân đồng chí đã làm gì để nâng cao chất lượng
cơng tác tham mưu. Cho ví dụ minh họa?
5. Đồng chí hãy chia sẻ một tình huống đáng nhớ trong thực hiện hoạt động
tham mưu của bản thân?
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Nước CH XHCN Việt Nam (2008), Luật Cán bộ, công chức.
2. Nước CH XHCN Việt Nam (2010), Luật Viên chức.
3. Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật cán bộ, công chức, Luật viên
chức năm 2019
4. Xây dựng đạo đức cán bộ, công chức Việt Nam trong thời kỳ đẩy mạnh
CNH, HĐH và hội nhập quốc tế (2003), Nxb Thống kê, Hà Nội.
5. Lưu Kiếm Thanh (2010), Nghiệp vụ Hành chính Văn phịng, Nxb Thống kê,
Hà Nội.
6. Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, Nxb Khoa học và kỹ thuật.