Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản trị

LĨNH VỰC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁC QUẢN TRỊ
DÂY CHUYỀN CUNG ỨNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
Nguyễn Bá Minh
Trung tâm Công nghệ Thông tin
Tóm tắt: Đối với các doanh nghiệp sản xuất, việc xây dựng được một kênh thông suốt giữa
nhà cung ứng và khách hàng, tạo ra một quy trình tối ưu để tiến hành các hoạt động sản xuất,
giúp cho doanh nghiệp giảm được chi phí, tǎng thị phần và giành được sự ủng hộ của khách
hàng. Chính vì vậy, giải pháp tốt nhất để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất là c
ải tiến
dây chuyền cung ứng.
Áp dụng tin học vào quản trị dây chuyền cung ứng sẽ hỗ trợ quản lý các quá trình hoạt động
của doanh nghiệp bao gồm các công đoạn từ nhập nguyên liệu đầu vào cho đến đưa ra sản
phẩm đầu ra, quản lý các hoạt động sản xuất, lập kế hoạch sản xuất, dự báo thị trường, và
quản lý giao dịch với khách hàng.
Bài báo này sẽ giớ
i thiệu tổng quan về dây chuyền cung ứng và quản trị dây chuyền cung ứng
trong các doanh nghiệp sản xuất (không đề cập tới doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực
kinh doanh dịch vụ). Đồng thời bài báo cũng giới thiệu lợi ích và giải pháp áp dụng tin học
vào quản trị dây chuyền cung ứng trong các doanh nghiệp sản xuất.
1. Giới thiệu chung
Dây chuyền cung ứng
Chiến lược quan trọng nhất củ
a một doanh nghiệp là tạo được một kênh thông suốt giữa các
nhà cung ứng và khách hàng của họ, xoá bỏ những nhân tố cản trở tới khả nǎng sinh lời. Bất
kể doanh nghiệp đang kinh doanh trong lĩnh vực nào, xây dựng một con đường bằng phẳng để
tiến hành các hoạt động trong kinh doanh luôn giúp giảm được chi phí, tǎng thị phần và giành
được đông đảo khách hàng. Chính vì vậy, giải pháp tốt nhất để nâng cao hiệu quả
hoạt động
kinh doanh hơn là tối ưu hoá cả nhu cầu và dây chuyền cung ứng, cho phép sự phối hợp quá
trình kinh doanh và chia sẻ dữ liệu, không chỉ trong nội bộ mà còn giữa các nhà cung ứng,

nhà sản xuất và nhà phân phối.
Quản trị dây chuyền cung ứng là sự kết hợp giữa nghệ thuật và khoa học, nhằm cải thiện
phương thức tìm nguồn cung cấp nguyên vật liệu, phương thức sản xuất sả
n phẩm, dịch vụ và
cuối cùng là chuyển sản phẩm, dịch vụ hoàn thành đến khách hàng. Mục tiêu chính của quản
trị dây chuyền cung ứng nhằm đơn giản hoá quy trình cung ứng để tăng lợi nhuận kinh doanh.
Để đạt được điều này, các doanh nghiệp phải nắm được toàn bộ phí tổn, cải tiến chất lượng và
tăng tối đa dịch vụ khách hàng.
Cấu trúc của dây chuyền cung ứng
Cấu trúc dây chuyền cung ứng sản phẩm bao gồm tối thiểu: nhà cung cấp, bản thân đơn vị sản
xuất và khách hàng. Luồng nguyên liệu được chuyển theo chiều từ nhà cung cấp tới khách
hàng trong khi các luồng thông tin và lợi nhuận tài chính lại chuyển theo chiều ngược lại, từ
khách hàng tới nhà cung cấp cuối cùng.
Nhà cung cấp (Supplier): các doanh nghiệp có các sản phẩm, dịch vụ là nguyên liệu đầu vào
cho quá trình sản xuất và kinh doanh được gọi là nhà cung cấp. Thông th
ường nhà cung cấp
thường được hiểu là cung cấp nguyên liệu trực tiếp cho quá trình sản xuất như vật liệu thô,
các chi tiết của sản phẩm, bán thành phẩm…
Đơn vị sản xuất (Manufacturing): đơn vị sản xuất là nơi sử dụng các nguyên liệu, dịch vụ đầu
vào và áp dụng các quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm cuối cùng.
HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG HỘI NGHỊ KHOA HỌC LẦN THƯ VI

LĨNH VỰC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Khách hàng (Customer): khách hàng là người sử dụng, mua sản phẩm của doanh nghiệp.
Người sử dụng trực tiếp hoặc là các nhà nhà phân phối sản phẩm, đại lý đều được coi là khách
hàng của doanh nghiệp.
Thành phần của dây chuyền cung ứng
Dây chuyền cung ứng được cấu thành từ 5 thành phần cơ bản. Các thành phần này thực chất
là các nhóm chức năng khác nhau, nằm rải rác trong dây chuyền cung ứng.
Sản xuất (Production): sản suất là khả năng của dây chuyền cung ứng để sản xuất và lưu trữ

sản phẩm. Các phân xưởng, nhà kho là cơ sở vật chất, trang thiết bị chủ yếu của thành phần
này
Tồn kho (Inventory): trong tất cả
các công đoạn của dây chuyền cung ứng đều cần thiết phải
có quản lý tồn kho, khả năng dự trữ các sản phẩm, nguyên liệu, các sản phẩm trung gian.
Định vị (Location): đây là thành phần xác định vị trí hoạt động sản xuất, phân phối sản phẩm
của dây chuyền cung ứng. Địa bàn hoạt động là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới giá
thành và thời gian hoàn thành sản ph
ẩm.
Vận chuyển (Transportation): thành phần đảm nhận công việc vận chuyển nguyên vật liệu
cũng như sản phẩm giữa các nơi trong dây chuyền cung ứng. Ở đây, sự cân bằng giữa sự đáp
ứng nhu cầu và hiệu quả biểu thị trong việc lựa chọn phương thức vận chuyển.
Thông tin (Infomation): các nhà quản lý, điều hành dây chuyền cung ứng sản phẩm tham
chiế
u thành phần này để đưa ra kế hoạch và quyết định cho các thành phần còn lại. Thành
phần này kết nối tới tất cả các hoạt động, các lĩnh vực trong dây chuyền cung ứng.
Xu hướng phát triển
Trước đây mô hình dây chuyền cung ứng khá đơn giản, các công đoạn của quá trình sản xuất
hoàn toàn nằm trong phạm vi hẹp. Dây chuyền cung ứng chỉ bao gồm nhà cung cấp, bản thân
doanh nghiệp và khách hàng.
Dây Chuyền Cung Ứng Đơn Giản

Ngày nay, khi quá trình sản xuất có quy mô lớn, dây chuyền cung ứng bao gồm cả người
dùng cuối, các nhà cung cấp gián tiếp, các nhà cung cấp dịch vụ cho các công đoạn sản xuất.
Nhà Cung Cấp
(Supplier)
Đơn Vị Sản Xuất
(Manufacturing)
Khách Hàng
(Customer)

Dây Chuyền Cung Ứng Mở Rộng



Bên cạnh đó, do các doanh nghiệp chuyên môn hoá theo từng khâu trong quá trình sản xuất
nên m
ột hình thức mới xuất hiện trong đó doanh nghiệp đóng vai trò là một trong những nút
trong hệ thống mạng dây chuyền cung ứng trên phạm vi rộng lớn. Toàn bộ một ngành công
nghiệp và các ngành có liên quan tạo thành một mạng lưới cung ứng rộng khắp. Các doanh
Nhà Cung Cấp
(Supplier)
Đơn Vị Sản Xuất
(Manufacturing)
Khách Hàng
(Customer)
Khách Hàng
(Ultimate
Customer)
Nhà Cung Cấp
(Ultimate
Supplier)
Nhà Cấp Dịch Vụ
(Service Provider)
Nhà Cung Cấp Dịch Vụ:
 Hậu cần
 Tài chính
 Nghiên cứu thị trường
 Thiết kế sản phẩm
 Công nghệ thông tin
Đơn Vị Vẫn

Chuyển
(Transportation)
Đơn Vị Sản Xuất
(Manufacturing)
Nhà Phân Phối
(Distributor)
Đơn Vị Bán Lẻ
(Retailer)
Nhà Cung Cấp
Vật Tư
Nhà Cấp Dịch Vụ
(Service Provider)
Khách Hàng
(Retailer
Customer)
HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG HỘI NGHỊ KHOA HỌC LẦN THƯ VI

LĨNH VỰC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
nghiệp khác biệt, có liên quan trong quá trình sản xuất tích hợp hình thành một mạng cung
ứng ảo.
2. Hệ thống quản trị dây chuyền cung ứng cho các doanh nghiệp sản xuất
Yêu cầu
Với mục tiêu làm đơn giản hoá quy trình cung ứng để tăng lợi nhuận kinh doanh, phần mềm
quản trị dây chuyền cung ứng được xây dựng nhằm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý quá trình thu
mua vật liệu, lập kế hoạch, sản xuấ
t, xử lý tồn kho, bán hàng. Hệ thống này phải đảm bảo:
- Trải rộng theo hoạt động sản xuất của doanh nghiệp: thông tin về hoạt động sản xuất của
doanh nghiệp cần đầy đủ, chính xác và kịp thời, giúp cho các nhà quản lý đưa ra các quyết
định đúng đắn và mang tính chiến lược trong công tác quản lý các nguồn tài nguyên của
doanh nghiệp. Do đó, yêu cầu đặt ra với hệ thống qu

ản trị dây chuyền cung ứng sản phẩm
phải có các chức năng hoạt động theo cấu trúc và nghiệp vụ của dây chuyền cung ứng.
- Hoạch định tài nguyên sản xuất một cách tối ưu: yếu tố có ảnh hưởng lớn tới hiệu quả và
chi phí sản xuất là việc xác định chiến lược phát triển quy mô sản xuất và mức lưu trữ tài
nguyên. Vì vậy, hoạch định t
ối ưu tài nguyên của doanh nghiệp cũng chính là nâng cao
hiệu quả sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp sản xuất.
- Có khả năng tuỳ biến cao, dễ mở rộng: với mỗi doanh nghiệp, các nghiệp vụ quản lý áp
dụng trong từng quá trình là khác nhau. Các hệ thống quản trị dây chuyền cung ứng phải
cho phép doanh nghiệp tuỳ biến phù hợp với các hoạt động nghiệp vụ trong mỗi quá trình
sản xu
ất. Để đáp ứng tốt nhu cầu quản trị dây chuyền cung ứng, hệ thống quản trị dây
chuyền cung ứng phải mang tính mở, dễ dàng đáp ứng thay đổi của dây chuyền cung ứng.
- Có thể tích hợp, trao đổi với các hệ thống khác: trong một doanh nghiệp, sẽ có rất nhiều
hệ thống cùng song song hoạt động trong các lĩnh vực quản lý khác nhau. Hệ thống quản
trị dây chuy
ền cung ứng, sau khi triển khai, phải tích hợp, trao đổi thông tin được với các
hệ thống khác, đặc biệt là hệ thống ERP.
- Có thể sử dụng ở mọi nơi: trong xu hướng phát triển hiện nay, các doanh nghiệp sản xuất
kinh doanh trong một không gian liên tục và không có ranh giới địa lý. Hệ thống quản trị
dây chuyền cung ứng phải đáp ứng nhu cầu sử dụng ở mọi nơi, mọi lúc.
Vớ
i doanh nghiệp sản xuất, hệ thống SCM phải đáp ứng được các chức năng nghiệp vụ trong
quá trình sản xuất, quản lý sản xuất và các nghiệp vụ khác của dây chuyền cung ứng. Một hệ
thống SCM tối thiểu phải có các phân hệ:
- Quản lý Sản phẩm (Product Management):
 Quản lý danh mục sản phẩm, ghi nhận và lưu trữ chi tiết các thông tin liên quan đến
mô tả sản phẩ
m: đơn vị tính, tiêu chuẩn, chuẩn chất lượng, nhãn hiệu, nhà sản xuất,
xuất xứ hàng hoá, loại hàng hóa, quy cách đóng gói, đặc tính kỹ thuật, tính năng.

 Định nghĩa sản phẩm và dịch vụ với các lựa chọn tài nguyên cần thiết cho việc chế tạo
sản phẩm.
 Định nghĩa nhiều khung giá đối với từng sản phẩm để áp dụng cho từng đối tượng
khách hàng.
-
Quản lý Tồn kho (Inventory Management):
 Quản lý dự trữ nhiều loại sản phẩm khác nhau: nguyên liệu, chế phẩm, bán thành
phẩm, thiết bị phục vụ sản xuất, sản phẩm cuối cùng…
 Quản lý hệ thống kho của doanh nghiệp theo nhiều cấp độ, mỗi kho có thể phân chia
không giới hạn thành các đơn vị lưu trữ có cấp nhỏ hơn như ngăn, dãy, ô,... tùy thuộc
nhu c
ầu quản lý kho của doanh nghiệp.
 Quản lý quá trình nhập, xuất, di chuyển nội bộ, kiểm kê và thực hiện các chức năng
nghiệp vụ theo yêu cầu của doanh nghiệp.
 Báo động tồn kho: báo động khi hàng tồn kho vượt quá mức quy định, hàng tồn kho
sắp hết hạn sử dụng.
- Quản lý Vật tư (Material Management):
HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG HỘI NGHỊ KHOA HỌC LẦN THƯ VI

LĨNH VỰC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
 Quản lý thông tin về nhà cung cấp: ghi nhận cập nhật thông tin về nhà cung cấp.
 Quản lý vật tư xuất, nhập kho.
- Quản lý Đơn hàng (Order Management):
 Quản lý đơn mua hàng (Purchase Order): theo dõi và ghi nhận thông tin về quá trình
mua hàng.
 Quản lý đơn bán hàng (Sales Order): theo dõi và ghi nhận thông tin về quá trình bán
hàng.
- Lập kế hoạch sản xuất (Planning)
 Thiết lập kế hoạch sản xuất: ghi nhận thông tin và quản lý kế ho
ạch sản xuất.

 Theo dõi kế hoạch sản xuất: theo dõi tiến độ sản xuất từng lô hàng, lệnh sản xuất.
 Báo cáo tổng hợp về kế hoạch sản xuất
Quan hệ giữa hệ thống SCM và các hệ thống khác
Các hệ thống ERP trước đây không nhằm vào SCM và kết quả là dòng thông tin giữa nhiều
thành phần trong dây chuyền cung ứng quá chậm. Tuy nhiên, các doanh nghiệp cũng sớm
nhận ra rằ
ng mặc dù năng lực của doanh nghiệp cũng quan trọng, nhưng lợi ích của nó bị giới
hạn nếu không được bổ sung bằng khả năng liên hệ xuyên suốt dây chuyền cung ứng. Doanh
nghiệp nhận thấy dòng thông tin thời gian thực trong suốt dây chuyền cung ứng là chìa khoá
của thành công trong tình hình hiện nay: kỹ thuật tiến bộ, chu kỳ sản suất ngắn, v.v… Bởi
vậy, các doanh nghiệp đã bắt đầu tích hợp
ứng dụng ERP với SCM. Điều này đảm bảo hiệu
quả đạt được trong cả dây chuyền cung ứng, dòng thông tin được liên tục.
Một cách tóm tắt, những ứng dụng ERP đã giúp tăng hiệu quả của SCM theo những cách sau
đây:
 Chia sẻ dữ liệu: Tạo cơ hội chia sẻ thông tin trên suốt dây chuyền cung ứng, giúp
người quản lý có thể ra những quyết định tốt hơn. Đi
ều này cũng giúp người quản lý
có cái nhìn bao quát hơn về toàn bộ dây chuyền cung ứng.
 Thông tin thời gian thực: Hệ thống ERP cung cấp thông tin cập nhật, điều này là thiết
yếu cho những quyết định về dây chuyền cung ứng. Ví dụ, việc đặt hàng nguyên liệu
thô có thể dựa vào những chi tiết về lượng hàng dư trong kho được cung cấp bởi hệ
thống ERP.

Hiện trạng
Nhằm
đáp ứng nhu cầu thị trường, một số đơn vị phần mềm trong nước đã tiến hành xây dựng
các ứng dụng phục vụ công tác quản trị dây chuyền cung ứng dưới dạng giải pháp tổng thể
cho các doanh nghiệp sản xuất, có thể kể đến: FTP Success của FTP, XBS của MacroNT và
AV Land… Ngoài ra trên thị trường còn nhiều phần mềm riêng lẻ phục vụ công tác quản lý

kho, quản lý vật tư, lậ
p kế hoạch sản xuất…
Các hãng phần mềm, nhà cung cấp giải pháp lớn hiện nay trên thế giới như Microsoft, Oracle,
SAP… cũng đều giành sự quan tâm và có sản phẩm hỗ trợ công tác quản trị dây chuyền cung
ứng. Tuy nhiên việc triển khai giải pháp của những nhà cung cấp này đòi hỏi chi phí về tài
chính, thời gian, nhân lực lớn.
Hệ thống
Quản trị
Dây chuyền
Cung ứng
(SCM)
Hệ thống
Hoạch định
Nguồn lực
Doanh nghiệp
(ERP)
Hệ thống
Quản trị
Quan hệ
Khách hàng
(CRM)
Doanh nghiệp
Nhà cung cấp
(Supplier)
Khách hàng
(Customer)
Thương mại điện tử
(E-Commerce)
HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG HỘI NGHỊ KHOA HỌC LẦN THƯ VI

LĨNH VỰC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Theo đánh giá sơ bộ, hiện nay công tác quản trị dây chuyền cung ứng tại các doanh nghiệp
sản xuất công nghiệp của VNPT chưa được xác định rõ ràng. Ứng dụng phục vụ nghiệp vụ
trong dây chuyền cung ứng chưa có hoặc có nhưng ở dạng rời rạc chưa có sự liên kết trao đổi
thông tin với nhau. Áp dụng một hệ thống tổng thể hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát và điề
u
phối được công tác sản xuất đang trở thành nhu cầu cần thiết. Ứng dụng Hệ thống SCM vào
dây chuyền cung ứng sẽ giúp cho việc quản lý hoá đơn, quản lý kho, quản lý việc mua bán
thiết bị, theo dõi hợp đồng, theo dõi dịch vụ hậu bán hàng, quản lý sản phẩm… thuận tiện,
nhanh chóng, chính xác. Thống nhất một hệ thống quản trị dây chuyền cung ứng trong toàn
VNPT hỗ trợ khả năng trao đổ
i thông tin sản xuất (kế hoạch sản xuất, vật liệu, sản phẩm…)
giữa các đơn vị.
3. Lợi ích và khó khăn khi triển khai hệ thống hệ thống SCM
Lợi ích
Khi các dây chuyền cung ứng của các ngành sản xuất được kết hối với nhau thì tất cả các
nhà sản xuất đều có lợi. Các nhà cung cấp sẽ không phải dự đoán số lượng nguyên liệu sẽ
được đặt hàng, các nhà sả
n xuất sẽ không phải đặt thêm lượng hàng dự phòng cho các trường
hợp bất thường ngoài kế hoạch. Và các nhà bán lẻ sẽ không rơi vào tình trạng hết hàng bán
hoặc tồn hàng nhiều nếu họ chia sẻ thông tin về doanh số sản phẩm tại cửa hàng cho nhà sản
xuất. Hệ thống SCM mang giúp giảm chi phí và thời gian sản xuất một sản phẩm, cải thiện
giá trị quan hệ với đối tác, tăng hiệu qu
ả quản lý kho về chi phí và độ linh hoạt, tăng hiệu quả
vận chuyển về chi phí, dịch vụ và thời gian, đưa ra thị trường các sản phẩm nhanh hơn, giá rẻ
hơn, tăng doanh thu, tăng khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng, cải thiện giá trị và dịch vụ
khách hàng, tăng sức cạnh tranh, cải thiện giá trị cho các nhà đầu tư, tạo ra sự liên tục và tránh
thời gian trễ trong dây chuyền cung ứ
ng.
Khó khăn

- Tạo được sự tin cậy từ các đối tác và nhà cung cấp: tự động hoá dây chuyền cung ứng đặc
biệt khó khǎn vì nó liên quan các hoạt động nằm ngoài tầm kiểm soát của công ty. Các đối
tác sẽ phải thay đổi cách làm việc để thích ứng với mạng lưới cung ứng doanh nghiệp vừa
thiết lập.
- Sự ủng hộ từ nội bộ: nếu việc ứ
ng dụng hệ thống dây chuyền cung ứng với bên ngoài là
rất khó khǎn, thì ngay cả với nội bộ doanh nghiệp, việc này cũng không dễ dàng. Các
thành viên không thể nhìn ra các lợi ích trong việc sử dụng phần mềm quản trị dây chuyền
cung ứng như: tiết kiệm thời gian, nâng hiệu quả…
- Có nhiều sai lầm trong thời gian đầu: hệ thống dây chuyền cung ứng mới xử lý các dữ
liệu theo phầ
n mềm làm sẵn, nhưng không có số liệu lịch sử của doanh nghiệp. Dẫn đến
việc xử lý tình huống không tốt, không chính xác trong thời gian đầu ứng dụng phần mềm.
Những người dự báo và lập kế hoạch phải hiểu rằng những thông tin đầu tiên từ hệ thống
có thể phải được điều chỉnh. Nếu không được báo trước về một số điề
u bất hợp lý ban đầu
của hệ thống, người sử dụng có thể cho rằng hệ thống này vô dụng.
Do vậy trước khi triển khai hệ thống SCM doanh nghiệp cần phải cân nhắc kỹ các nhân tố
sau:
- Chiến lược (Strategy): phải hiểu rõ về dây chuyền cung ứng của doanh nghiệp và vị trí của
dây chuyền cung ứng với tất cả các mục tiêu kinh doanh như tăng lợi nhuận, c
ải thiện chất
lượng sản phẩm, đáp ứng nhu cầu khách hàng. Từ đó, quyết định xem phần nào của hệ
thống SCM có thể ứng dụng được trong doanh nghiệp. Đồng thời phải xác định rõ mục
tiêu triển khai SCM trong giai đoạn trước mắt cũng như dài hạn. Ngoài ra cần làm rõ vị
trí, khả năng hỗ trợ của các chuyên gia giải pháp quản trị dây chuyền cung ứng trong quá
trình triển khai.

- Quy trình (Process): cần phải xác định rõ các yêu cầu và thủ tục của các quy trình nghiệp
vụ trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hiểu rõ các nhà cung cấp, khách hàng,

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG HỘI NGHỊ KHOA HỌC LẦN THƯ VI