Phát huy vai trò của công nghệ thông tin trong việc xây dựng mục lục trực tuyến tại thư viện các trường đại học

Hội thảo thƣ viện toàn quốc “Nền tảng CNTT – TT trong hoạt động thông tin Thƣ viện phục vụ đổi
mới giáo dục ĐH-CĐ trong thời kỳ hội nhập”

PHÁT HUY VAI TRỊ CỦA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN
TRONG VIỆC XÂY DỰNG MỤC LỤC TRỰC TUYẾN
TẠI THƢ VIỆN CÁC TRƢỜNG ĐẠI HỌC
ThS. QUẢN THỊ HOA
Khoa: TV-TT; trƣờng ĐHVH tp. HCM
ĐT: 0945354316
Mail:
Tóm tắt: Biên mục sao chép, kiểm soát chất lƣợng biểu ghi, mƣợn liên thƣ viện, giảm thiểu
kinh phí xử lý thơng tin và kinh phí bổ sung là vấn đề hết sức quan trọng trong hoạt động thƣ viện.
Một trong những hƣớng giải pháp là xây dựng mục lục liên hợp trực tuyến (Online Union Catalogs)
(viết tắt MLLHTT) cho các thƣ viện trong hệ thống. Bài viết đề cập tới vai trò của việc xây dựng
MLLHTT và các giải pháp nhằm xây dựng MLLHTT cho các thƣ viện đại học nhằm phát huy vai trị
của cơng nghệ thơng tin trong hoạt động; vai trị của thƣ viện trong cơng tác học tập và giảng dạy
trong các trƣờng đại học hiện nay.

Chúng ta đang sống trong một thời đại mới, thời đại phát triển rực rỡ của Công
nghệ Thông tin với những thành tựu khơng thể phủ nhận đó là số hóa tất cả dữ liệu
thơng tin, ln chuyển mạnh mẽ và kết nối tất cả chúng ta lại với nhau. Mọi loại thơng
tin, số liệu, âm thanh, hình ảnh đều có thể đƣa vào dạng kỹ thuật số để máy tính có thể
lƣu trữ, xử lý và chuyển tiếp cho nhiều ngƣời. Những công cụ kết nối của thời đại kỹ
thuật số cho phép chúng ta có thể dễ dàng thu nhập, chia sẻ thơng tin theo phƣơng thức
hồn tồn mới, kéo theo hàng loạt những sự thay đổi về các tập tục, thói quen truyền
thống. Với tất cả những sự ƣu việt về khả năng lƣu trữ, tốc độ, tiện ích có thể truy
nhập khơng bị giới hạn về không gian, thời gian, địa lý… Công nghệ thông tin đƣợc
ứng dụng góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần, nâng cao năng
suất, hiệu quả lao động của con ngƣời trong mọi lĩnh vực trong đó có hoạt động thƣ
viện.
Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong hoạt động thƣ viện giúp cho thƣ viện

thay đổi phƣơng thức hoạt động từ một thƣ viện truyền thống với việc quản lý và phục
vụ bạn đọc một cách thủ công, thụ động để trở thành một thƣ viện năng động với khả
năng quản lý, truy xuất, quảng bá nguồn lực thông tin cũng nhƣ kết nối, thu hút ngƣời
dùng tin đến sử dụng hiệu quả thƣ viện, nâng cao giá trị hoạt động của thƣ viện trong
xã hội. Ứng dụng công nghệ thông tin giúp cho cán bộ thƣ viện nâng cao chất lƣợng
và hiệu quả lao động, giảm nhẹ sức ép của công việc, tạo môi trƣờng làm việc hiện đại
nhằm cung ứng các dịch vụ tiện ích và sản phẩm thơng tin ngày càng chất lƣợng cho
ngƣời dùng tin, chính vì vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin đã đƣợc áp dụng hầu
hết trong các hệ thống thƣ viện của cả nƣớc và đã đem lại những hiệu quả thiết thực.
Thƣ viện đại học, với vai trị là mơi trƣờng học tập thứ hai sau giảng đƣờng là
nơi cung ứng tri thức, phát huy ý thức tự học năng động cho ngƣời học; là địa chỉ tin
cậy trong việc cung cấp những thông tin khoa học mới mẻ, những thành quả cơng trình
nghiên cứu khoa học của các cán bộ giảng viên và sinh viên trong trƣờng; là nơi kết
92


Hội thảo thƣ viện toàn quốc “Nền tảng CNTT – TT trong hoạt động thông tin Thƣ viện phục vụ đổi
mới giáo dục ĐH-CĐ trong thời kỳ hội nhập”

nối, chia sẻ các kinh nghiệm về nghiên cứu khoa học, khuyến khích nghiên cứu khoa
học trong tồn trƣờng cũng nhƣ bổ sung và cập nhật những kiến thức mới, những
phƣơng pháp giảng dạy tiên tiến hỗ trợ cho việc học tập và giảng dạy thêm sinh động
và hấp dẫn... là nền tảng cho việc đổi mới giáo dục, thay đổi phƣơng thức giáo dục
theo cách tiếp cận ngƣời học, nâng cao chất lƣợng đào tạo cũng nhƣ khẳng định đƣợc
vai trò của thƣ viện trong nhà trƣờng. Tuy nhiên, thực tế việc ứng dụng công nghệ
thông tin tại thƣ viện các trƣờng vẫn còn nhiều bất cập và chƣa đồng bộ dẫn đến việc
khó có thể liên kết, chia sẻ cơ sở dữ liệu trong hệ thống các thƣ viện, cũng nhƣ tạo
điều kiện cho bạn đọc tiếp cận thông tin thông qua các công cụ tra cứu hiện đại theo xu
hƣớng mở khơng bị bó hẹp bởi ranh giới địa lý, vùng, miền... giảm bớt áp lực về kinh
phí cho các thƣ viện trong cùng hệ thống, hƣớng tới mô hình thƣ viện hiện đại, thƣ

viện số, thƣ viện điện tử...
Muốn làm việc điều đó địi hỏi các thƣ viện trong các thƣ viện giáo dục và đào
tạo phải xây dụng Mục lục liên hợp trực tuyến (Online Union Catalogs) cho tồn hệ
thống, xây dựng cổng thơng tin thƣ mục thống nhất giúp ngƣời dùng tin tiếp cận tới
toàn bộ cơ sở dữ liệu của các đơn vị thành viên tham gia. Thơng qua hệ thống khơng
chỉ bạn đọc có thể tìm kiếm thơng tin mình cần mà cịn giúp cán bộ thƣ viện có thể tái
sử dụng các kết quả biên mục, các thƣ viện thành viên có thể liên thông chia sẻ nguồn
lực thông tin với nhau. Đặc biệt với các tính năng ƣu việt khơng thể phủ nhận của tài
liệu số, tài liệu điện tử giúp cho bạn đọc có thể tiếp cận đọc tài liệu trên nhiều giao
diện của Website, mục lục liên hợp chính là cổng thông tin thƣ mục thống nhất giúp
bạn đọc tiếp cận tới toàn bộ cơ sở dữ liệu của các đơn vị thành viên tham gia. Với một
hệ thống mục lục trực tuyến lớn tới hàng chục triệu biểu ghi, ngƣời dùng có thể truy
xuất tới tất cả các dữ liệu trong toàn bộ các thành viên trong hệ thống một cách nhanh
chóng và tiện lợi, mở rộng phạm vi tìm kiếm và khả năng đáp ứng đƣợc mở rộng, hàm
lƣợng thơng tin có chất lƣợng, đáp ứng cao nhu cầu của ngƣời dùng, tiết kiệm thời
gian, thỏa mãn và khuyến khích ngƣời dùng sử dụng, tạo mối liên kết và nâng cao vai
trò, vị thế của thƣ viện trong xã hội…
Về mặt thuận lợi, trong những năm gần đây, nhận rõ đƣợc vai trò của thƣ viện
trong việc hỗ trợ công tác học tập và giảng dạy, hầu hết các thƣ viện trong các trƣờng
đại học đã đƣợc chú trọng trong việc xây dựng cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại,
xây dựng đội ngũ cán bộ thƣ viện chuyên nghiệp, năng động … việc ứng dụng công
nghệ thông tin cũng đã mang lại một diện mạo mới trong hoạt động với các tính năng
tiện ích, giúp thƣ viện hoạt động theo hƣớng tự động, giảm bớt lao động thủ công, tạo
ra các sản phẩm và cung ứng các dịch vụ thân thiện với ngƣời dùng. Với việc áp dụng
các phầm mềm thƣ viện điện tử tích hợp, xây dựng Website đã giúp cho các thƣ viện
xây dựng đƣợc các cơ sở dữ liệu, thiết lập mục lục tra cứu trực tuyến trên OPAC cũng
nhƣ tạo ra các kênh trao đổi thông tin, tƣ vấn ngƣời dùng online…
Tuy nhiên, những tiện ích đó chỉ bó hẹp trong hoạt động của một thƣ viện với
những ngƣời đọc là thành viên trong trƣờng, tạo rào cản về thủ tục hành chính khi thƣ
viện muốn mở rộng đối tƣợng phục vụ. Việc áp dụng các phần mềm cũng phụ thuộc

vào cách đánh giá và yêu cầu của từng trƣờng nên cũng chƣa có sự đồng bộ, cơng tác
93


Hội thảo thƣ viện toàn quốc “Nền tảng CNTT – TT trong hoạt động thông tin Thƣ viện phục vụ đổi
mới giáo dục ĐH-CĐ trong thời kỳ hội nhập”

xử lý thông tin, xử lý tiền máy để tạo lập cơ sở dữ liệu trong các thƣ viện cũng chƣa có
sự thống nhất về sử dụng các cơng cụ kiểm sốt (khung phân loại, bộ tiêu đề chủ đề, từ
khóa, từ chuẩn, quy tắc biên mục…) trong khi đó mục lục liên hợp địi hỏi tính thống
nhất và chuẩn hóa cao, bao gồm thống nhất bảng mã (Unicode) khổ mẫu trao đổi
(MARC 21), thống nhất sử dụng các công cụ kiểm soát trong biên mục cũng nhƣ miêu
tả cá biệt trong các thƣ viện trong cùng hệ thống. Việc chƣa thống nhất đã tạo nên rào
cản cho việc liên kết, chia sẻ nguồn lực, cung cấp và khai thác thông tin trong các thƣ
viện trong cùng hệ thống tạo cổng thông tin tập trung, , kiểm sốt chất lƣợng thơng tin,
giảm thiểu chi phí xử lý thơng tin, tiết kiệm kinh phí cho thƣ viện.
Việc xây dựng Mục lục liên hợp trực tuyến là hết sức cần thiết trong việc phát
huy các tiện ích của việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong hoạt động của các thƣ
viện, cũng nhƣ xu hƣớng phát triển thƣ viện trong tƣơng lai, nhất là các thƣ viện của
các trƣờng đại học, nơi ngƣời dùng địi hỏi các thơng tin có hàm lƣợng tri thức cao,
góp phần đổi mới phƣơng thức học tập và giảng dạy, nâng cao chất lƣợng đào tạo và
đào tạo những cơng dân có tri thức, bản lĩnh có tay nghề cao cho xã hội.
Để xây dựng mục lục trực tuyến trong các thƣ viện trƣờng đại học cần có những
giải pháp cụ thể:
Về lãnh đạo: cần có những văn bản chỉ đạo sát sao làm hành lang pháp lý cho
các thƣ viện thực hiện; tạo điều kiện cho các thƣ viện trong cùng hệ thống các trƣờng
đào tạo đại học có cơ hội tiếp cận ngang bằng về kinh phí, cơ sở vật chất, trang thiết bị
(nhất là các thƣ viện các trƣờng khối xã hội, văn hóa cịn khó khăn về kinh phí); quy
định về đơn vị đứng đầu là đầu mối cho mọi hoạt động cho các thƣ viện vệ tinh để có
thể hƣớng dẫn, kiểm tra, xử lý, quản lý dữ liệu, quản trị mục lục liên hợp, cổng khai

thác thơng tin dùng chung của tồn hệ thống; xây dựng giao diện tìm kiếm. Quy định
phƣơng thức và quyền khai thác dữ liệu và ngƣời dùng tin của các đơn vị thành viên.
Về đơn vị đứng đầu với vai trò quản trị hệ thống mục lục liên hợp trực tuyến có
nhiệm vụ duy trì và phát triển hệ thống MLLHTT, đảm bảo sự hoạt động liên tục của
hệ thống; quản lý các thành viên, cấp quyền sử dụng và khai thác hệ thống; kiểm soát
chất lƣợng biểu ghi: chỉ đạo sự thống nhất và chuẩn hoá các biểu ghi của các đơn vị
thành viên; giải quyết các vấn đề về kỹ thuật và các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ;
cập nhật đƣợc nguồn dữ liệu từ các thƣ viện thành viên cũng nhƣ chuẩn hoá đƣợc dữ
liệu này (về mặt nội dung và cấu trúc); thực hiện việc tiếp nhận dữ liệu từ các thƣ viện
thành viên, tiến hành phân loại, chuẩn hố và hiệu đính biểu ghi. Các biểu ghi sau khi
tiếp nhận sẽ đƣợc chuẩn hoá thành một khổ mẫu thống nhất; thực hiện các chức năng
an toàn, bảo mật và sao lƣu trong toàn hệ thống.
Về các đơn vị thành viên phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu để tham gia (cơ sở hạ
tầng mạng, phần mềm thƣ viện điện tử, cơ sở dữ liệu thƣ mục điện tử, có kết nối
Internet: theo Dial-up, ADSL hoặc Leased Line, có cán bộ chuyên trách về quản trị
mạng để duy trì hệ thống hoạt động…) có nhiệm vụ đóng góp và khai thác thơng tin
phục vụ ngƣời dùng tin, khai thác các biểu ghi thƣ mục phục vụ cơng tác xử lý tài
liệu.Đóng góp thông tin về: biểu ghi thƣ mục và vốn tƣ liệu của mình đang có trong
kho; cung cấp thƣờng xun các dữ liệu nội bộ vào hệ thống MLLHTT; tận dụng đƣợc
94


Hội thảo thƣ viện toàn quốc “Nền tảng CNTT – TT trong hoạt động thông tin Thƣ viện phục vụ đổi
mới giáo dục ĐH-CĐ trong thời kỳ hội nhập”

các thông tin thƣ mục đã đƣợc kiểm soát của các thƣ viện khác; cho phép các thƣ viện
thành viên tạo dựng các sản phẩm và dịch vụ liên thƣ viện.
Xây dựng mơ hình hoạt động theo hƣớng mở, hiện đại, tạo điều kiện tiếp cận
thông tin thuận tiện cho ngƣời dùng tin, xóa bỏ hàng rào ngăn cách về khơng gian, địa
lý, vùng miền… là xu hƣớng phát triển tất yếu cho các hệ thống thƣ viện trong tƣơng

lai. Với vai trị là mơi trƣờng học tập năng động, trung tâm nghiên cứu và triển khai
các hoạt động nghiên cứu khoa học, là động lực quan trọng trong việc đổi mới phƣơng
thức học tập và giảng dạy trong nhà trƣờng. Việc thay đổi phƣơng thức phục vụ, cung
ứng thông tin cho ngƣời đọc, xây dựng mục lục liên hợp trực tuyến là việc làm hết sức
cần thiết hiện nay, tuy nhiên để làm đƣợc điều đó cần có sự chung tay của tất cả các
cấp, các ngành; sự thống nhất cao các thƣ viện trong cùng hệ thống để tạo sự thống
nhất trong hoạt động, đƣa hệ thống thƣ viện trƣờng đại học thực sự là niềm tự hào của
các trƣờng đại học, của ngành giáo dục trong tƣơng lai./.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. ĐỖ VĂN HÙNG (2005) Nghiên cứu xây dựng mục lục liên hợp trực tuyến cho
hệ thống thƣ viện công cộng Việt Nam: Luận văn tốt nghiệp, Đại học Văn hoá Hà Nội,
Hà Nội
2. NGUYỄN THIÊN CẦN (1995) Tự động hóa trong thƣ viện, Thơng tin và thƣ
viện phía Nam , số 5, tr: 30-38
3. TRẦN THỊ QUÝ, ĐỖ VĂN HÙNG (2007) tự động hóa trong hoạt động Thơng
tin- Thƣ viện, Đại học Quốc gia, Hà Nội
4. Ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong đổi mới hoạt động thƣ
viện: http:// baza.vn

95