Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Quản lý nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ tại tỉnh Thanh Hóa (giai đoạn 2011 – 2017)

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

LÊ MINH NGUYỆT

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CƠNG TÁC
VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI TỈNH THANH HÓA
(GIAI ĐOẠN 2011 – 2017)

Chuyên ngành: Quản lý công
Mã số: 60 34 04 03

TĨM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CƠNG

Hà Nội – 2018

1


Cơng trình được hồn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
Người hướng dẫn khoa học: GS. TSKH Nguyễn Văn Thâm

Phản biện 1: PGS. TS. Nguyễn Thị Thu Vân
Phản biện 2: TS. Nguyễn Bùi Nam

Luận văn được bảo vệ tại Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học
viện Hành chính Quốc gia
Địa điểm: Phòng họp A, Nhà A - Hội trường bảo vệ luận văn

Thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia
Số 77 - Đường Nguyễn Chí Thanh - Quận Đống Đa - TP. Hà Nội
Thời gian: vào hồi 14 giờ 00 phút, ngày 27 tháng 8 năm 2018

2


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài luận văn
Công tác Văn thư - Lưu trữ có vai trị rất quan trọng đối với tất cả
các lĩnh vực của đời sống xã hội. Đây là hoạt động cần thiết để phục vụ
cho quá trình quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức. Làm tốt hoạt
động này sẽ có thể bảo đảm cung cấp đầy đủ thơng tin, góp phần nâng
cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức, phòng
chống bệnh quan liêu, giấy tờ. Văn bản, hồ sơ được hình thành trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức sẽ được quản lý một cách khoa học.
Những văn bản, tài liệu có giá trị sẽ được lưu trữ để tra cứu, sử dụng khi
cần thiết. Tuy nhiên, hiện nay ở nhiều nơi công tác Văn thư - Lưu trữ
vẫn chưa được quan tâm đúng mức và cịn nhiều tồn tại, hạn chế.
Tỉnh Thanh Hóa có 02 thành phố trực thuộc tỉnh, 01 thị xã và
24 huyện. Các cơ quan thuộc bộ máy quản lý của tỉnh trong hoạt
động của mình hàng năm đã ban hành một khối lượng tài liệu rất lớn
với nội dung phong phú và có nhiều giá trị. Để quản lý tốt khối tài
liều đó, cơng tác Văn thư - Lưu trữ của tỉnh bước đầu đã được quan
tâm và giải quyết một số nhiệm vụ do công cuộc cải cách hành chính
nhà nước đặt ra. Thanh Hóa hiện nay đang phấn đấu trở thành tỉnh
khá của cả nước vào năm 2020, tạo nền tảng để trở thành tỉnh công
nghiệp theo hướng hiện đại vào năm 2030 theo tinh thần Nghị quyết
Đại hội Đảng bộ tỉnh lần thứ XVIII. Trong bối cảnh đó, cơng tác Văn
thư - Lưu trữ cần được chú ý hơn nhằm nâng cao vai trị của mình

trong hoạt động quản lý nhà nước và đời sống xã hội của tỉnh nhà.
Để công tác Văn thư - Lưu trữ hoạt động thống nhất và đạt hiệu
quả cao thì nhất thiết cần có sự quản lý của nhà nước. Trong những
năm qua, Đảng và Nhà nước ta đã luôn quan tâm đến công tác Văn thư
- Lưu trữ, thực hiện nhiều biện pháp để từng bước hồn thiện các cơng
tác này. Đối với tỉnh Thanh Hóa, mặc dù đã có nhiều tiến bộ, nhưng
trên thực tế, công tác Văn thư - Lưu trữ trên địa bàn tỉnh vẫn còn
nhiều hạn chế, chưa đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu đặt ra trong
quản lý nhà nước và phục vụ cho cơng cuộc cải cách hành chính của
Nhà nước nói chung cũng như của tỉnh Thanh Hóa nói riêng. Vì vậy,
việc đánh giá một cách toàn diện hoạt động quản lý nhà nước về công
tác Văn thư - Lưu trữ, chỉ ra những thành tựu và vướng mắc, xác định
nguyên nhân và đưa ra các giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác này tại
tỉnh Thanh Hóa là địi hỏi cấp thiết của nhu cầu thực tiễn. Xuất phát
từ thực tế đó, tôi chọn đề tài “Quản lý nhà nước về công tác Văn
thư - Lưu trữ tại tỉnh Thanh Hóa (giai đoạn 2011 – 2017)” để
nghiên cứu làm luận văn tốt nghiệp cao học chun ngành Quản lý
cơng của mình.
1


2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn
Công tác văn thư, lưu trữ và quản lý nhà nước về công tác này đã
được nhiều nhà khoa học quan tâm, tìm hiểu. Các nghiên cứu, các bài viết
hướng đến các nội dung khác nhau của hoạt động này như:
"Một số vấn đề về văn bản quản lý nhà nước, lưu trữ - lịch sử và quản
lý hành chính" (GS.TSKH. Nguyễn Văn Thâm).
Và một số luận văn cao học như:
- "Quản lý nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ của Bộ Tài nguyên
và Môi trường" (Th.s Đỗ Hồng Lan).

- "Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ ở UBND phường tại
TP. Hồ Chí Minh" (Th.s Phạm Văn Năm).
- "Mơ hình quản lý nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ tại cơ
quan Bộ Tài chính" (Ths. Vũ Huy Thành).
Bên cạnh đó, luận văn cịn tham khảo một số Luận án Tiến sĩ như:
"Quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ" - Trần Việt Hoa (2014), "Sử dụng
tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Việt
Nam" - Nguyễn Thị Lan Anh (2016), "Cơ chế tài chính của các đơn vị sự
nghiệp cơng lập ngành Lưu trữ Việt Nam" - Hoàng Thị Thu Hồng (2016).
Trong tất cả các cơng trình vừa kể chưa có cơng trình nào nghiên cứu
một cách tồn diện, có hệ thống dưới dạng một Luận văn cao học Quản lý
công về “Quản lý nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ tại tỉnh Thanh
Hóa (giai đoạn 2011 – 2017)”. Vì vậy, đề tài nghiên cứu làm luận văn tốt
nghiệp cao học chun ngành Quản lý cơng của tơi cịn nhiều vấn đề cần
nghiên cứu cụ thể.
3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn
Luận văn hướng tới những mục đích cơ bản sau:
- Nhận thức một cách đầy đủ các vấn đề lý luận về quản lý nhà nước
về công tác Văn thư - Lưu trữ;
- Đánh giá thực trạng quản lý nhà nước về công tác Văn thư - Lưu
trữ tại tỉnh Thanh Hóa, chỉ ra những ưu điểm và những tồn tại, hạn chế.
- Đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý
nhà nước về cơng tác này tại tỉnh Thanh Hóa.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn
- Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của luận văn là hoạt động quản lý nhà nước về
công tác Văn thư - Lưu trữ tại tỉnh Thanh Hóa.
2

- Phạm vi nghiên cứu
Luận văn tập trung nghiên cứu hoạt động quản lý nhà nước về công tác
Văn thư - Lưu trữ giai đoạn từ năm 2011 đến năm 2017 tại tỉnh Thanh Hóa.
5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn
Phương pháp luận: Luận văn được nghiên cứu dựa trên cơ sở phương
pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử.
Trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử,
việc nghiên cứu luận văn còn sử dụng một số phương pháp nghiên cứu cụ
thể sau:
- Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết;
- Phương pháp phân loại và hệ thống hóa lý thuyết;
- Phương pháp chuyên gia;
- Phương pháp điều tra, phỏng vấn, quan sát;
- Phương pháp mơ hình hóa;
- Phương pháp đối chiếu;
- Phương pháp phân tích và tổng kết kinh nghiệm.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
- Ý nghĩa lý luận
Với những kết quả đạt được, luận văn góp phần làm rõ hơn cơ sở lý
luận về quản lý nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ ở địa phương.
- Ý nghĩa thực tiễn
Luận văn có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo cho những
người làm công tác nghiên cứu, giảng dạy, học tập và những người làm
công tác quản lý nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ, góp phần nâng
cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực này, trước hết là ở
tỉnh Thanh Hóa.
7. Kết cấu của luận văn
Ngồi phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ
lục, luận văn được chia làm 3 chương:
Chương 1. Quan niệm chung về quản lý nhà nước đối với công tác

Văn thư - Lưu trữ
Chương 2. Thực trạng quản lý nhà nước về công tác Văn thư - Lưu
trữ tại tỉnh Thanh Hóa (giai đoạn 2011 – 2017)
Chương 3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về
công tác Văn thư - Lưu trữ tại tỉnh Thanh Hóa (giai đoạn hiện nay)

3


CHƯƠNG 1
QUAN NIỆM CHUNG VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
1.1. Quản lý nhà nước
1.1.1. Khái niệm quản lý nhà nước
Nhà nước là một tổ chức đặc biệt của quyền lực chính trị, có bộ máy
chuyên trách để cưỡng chế và quản lý xã hội. Nhà nước hoạt động trước
hết vì lợi ích của giai cấp thống trị. Trong xã hội xã hội chủ nghĩa của
chúng ta, Nhà nước đại diện cho quyền lợi của nhân dân lao động. Hoạt
động của Nhà nước đặt dưới sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam.
Có thể hiểu "Quản lý nhà nước là một dạng quản lý xã hội đặc biệt,
mang tính quyền lực nhà nước và sử dụng pháp luật và chính sách để điều
chỉnh hành vi của cá nhân, tổ chức trên tất cả các mặt của đời sống xã hội
do các cơ quan trong bộ máy nhà nước thực hiện, nhằm phục vụ nhân dân,
duy trì sự ổn định và phát triển của xã hội."
1.1.2. Mục đích, yêu cầu của quản lý nhà nước
Nhà nước là tổ chức được lập nên phục vụ cho sự tồn tại, phát triển
của xã hội và người dân. Hoạt động xã hội luôn vận động và phát triển,
chính vì vậy, mục đích của quản lý nhà nước đó là phục vụ nhân dân, duy
trì sự ổn định và phát triển của toàn xã hội.
1.1.3. Phương pháp quản lý nhà nước

Thứ nhất, phương pháp giáo dục.
Phương pháp giáo dục là cách tác động vào nhận thức của con người
trong tổ chức, nhằm nâng cao tính tự giác và khả năng lao động của họ
trong việc thực hiện nhiệm vụ.
Thứ hai, phương pháp tổ chức
Phương pháp này là cách thức tác động lên con người thông qua mối
quan hệ tổ chức nhằm đưa con người vào khuôn khổ, kỷ luật, kỷ cương.
Thứ ba, phương pháp kinh tế
Phương pháp kinh tế là cách thức tác động vào đối tượng quản lý
thơng qua các lợi ích kinh tế, để cho đối tượng bị quản lý lựa chọn phương
án hoạt động có hiệu quả nhất trong phạm vi hoạt động của họ.
Thứ tư, phương pháp cưỡng chế (hành chính)
Phương pháp cưỡng chế là cách thức tác động trực tiếp của các chủ thể
nhà nước lên đối tượng bằng các quyết định mang tính bắt buộc thực hiện.
1.1.4. Đặc điểm của quản lý nhà nước
Thứ nhất, chủ thể quản lý nhà nước, đó là các cơ quan nhà nước (mà
đại diện là cán bộ, cơng chức có thẩm quyền phù hợp với chức năng,
nhiệm vụ được giao). Những chủ thể này tham gia vào quá trình tổ chức
quyền lực nhà nước về lập pháp, hành pháp và tư pháp theo quy định của
Hiến pháp và pháp luật.
4


Thứ hai, đối tượng quản lý của Nhà nước là tất cả các cá nhân, tổ
chức sinh sống và hoạt động trong phạm vi lãnh thổ quốc gia, công dân
làm việc bên ngoài lãnh thổ quốc gia.
Thứ ba, quản lý nhà nước là quản lý toàn diện và kiểm tra trên tất cả
các lĩnh vực của đời sống xã hội, từ lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, xã
hội, an ninh, quốc phòng, ngoại giao...
Thứ tư, quản lý nhà nước dựa trên cơ sở pháp luật và chính sách phù

hợp với thực tế đời sống.
Thứ năm, mục tiêu của quản lý nhà nước là phục vụ nhân dân, duy trì
sự ổn định và phát triển của tồn xã hội.
1.2. Quản lý nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ
1.2.1. Tổng quan về công tác Văn thư
1.2.1.1. Khái niệm về công tác Văn thư
Theo Khoản 2, Điều 1 của Nghị định số 110/2004/NĐ- CP, ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư, cơng tác văn thư bao
gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài
liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
1.2.1.2. Những nghiệp vụ cơ bản của công tác Văn thư
* Soạn thảo và ban hành văn bản
Văn bản có vai trị rất quan trọng đối với hoạt động quản lý. "Trong
hoạt động quản lý, nó vừa là phương tiện, vừa là sản phẩm của quá trình
quản lý được dùng để ghi chép và truyền đạt các thông tin, các quyết định
quản lý từ hệ thống quản lý đến hệ thống bị quản lý và ngược lại".
* Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản
Thứ nhất, quản lý và giải quyết văn bản "đến"
"Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm
pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax,
văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ
quan, tổ chức".
Tất cả các cơ quan, tổ chức khi có văn bản đến đều phải được tập
trung đăng ký tại văn phòng hoặc văn thư cơ quan, tổ chức đó. Bộ phận
này có trách nhiệm:
(1) Tiếp nhận văn bản đến
(2) Đăng ký văn bản đến
(3) Trình, chuyển giao văn bản đến
5

(4) Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Thứ hai, quản lý và giải quyết văn bản "đi"
"Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm
pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao
văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành"
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi gồm các bước sau đây:
(1) Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng,
năm của văn bản
(2) Đăng ký văn bản đi
(3) Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
(4) Làm thủ tục chuyển phát, chuyển phát và theo dõi việc chuyển
phát văn bản
(4) Lưu văn bản
* Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về cơng tác văn
thư (Nghị định 110), tại Khoản 7, Điều 2 có giải thích: "Hồ sơ là một tập
văn bản, tài liệu có liên quan đến nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối
tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn
bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những địa điểm
khác, hình thành trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc thuộc phạm
vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân".
Cũng theo Nghị định 110, tại Khoản 8, Điều 2 giải thích về cơng tác
"lập hồ sơ": "Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình
thành trong quá trình theo dõi, giải quyết cơng việc thành hồ sơ theo
những nguyên tắc và phương pháp nhất định".
Các hồ sơ được lập phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Thứ nhất, hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ
của cơ quan, đơn vị.

Thứ hai, tài liệu trong hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và
phải phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc.
Thứ ba, các văn bản trong hồ sơ phải có cùng giá trị.
Thứ tư, văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức văn bản.
Nội dung của việc lập hồ sơ bao gồm:
Bước 1: Mở hồ sơ
Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản tài liệu hình thành trong q
trình theo dõi, giải quyết cơng việc
Bước 3: Kết thúc và biên mục hồ sơ

6


* Quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu có vai trò rất quan trọng đối với việc ban hành văn bản. Tại
Khoản 1, Điều 3, Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016
về quản lý và sử dụng con dấu quy định "Con dấu là phương tiện đặc biệt
do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để
đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước.
Như vậy, có thể nói con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị
pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức
danh Nhà nước.
1.2.1.3. Vai trò của công tác văn thư trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức
Thứ nhất, công tác văn thư bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý
của các cơ quan, tổ chức.
Thứ hai, làm tốt cơng tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và
chất lượng công tác của cơ quan.
Thứ ba, làm tốt công tác văn thư sẽ có tác dụng phịng chống bệnh
quan liêu, giấy tờ.

Thứ tư, làm tốt cơng tác văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mật nhà
nước, bí mật cơ quan.
Thứ năm, làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ.
1.2.2. Tổng quan về công tác Lưu trữ
1.2.2.1. Khái niệm về công tác Lưu trữ
Công tác Lưu trữ là một trong những hoạt động của các cơ quan nhà
nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan
tới quá trình hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo
quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
1.2.2.2. Những nghiệp vụ cơ bản của công tác Lưu trữ
Nghiệp vụ công tác Lưu trữ bao gồm:
* Thu thập tài liệu vào lưu trữ, trong đó có:
- Thu thập tài liệu tại lưu trữ cơ quan (lưu trữ hiện hành).
- Thu thập tài liệu tại lưu trữ lịch sử.
* Xác định giá trị tài liệu
Đây là việc xem xét, đánh giá các mức độ giá trị của tài liệu trên
cơ sở các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn do khoa học lưu trữ đề
ra nhằm lựa chọn những tài liệu có giá trị để đưa vào lưu trữ bảo quản
theo yêu cầu.
7


* Thống kê tài liệu lưu trữ
Thống kê tài liệu lưu trữ bao gồm: thống kê trong phạm vi kho lưu
trữ, thống kê nhà nước về tài liệu lưu trữ, thống kê tài liệu lưu trữ trong
một cơ quan lưu trữ (theo từng phông, tài liệu sưu tập).
* Bảo quản tài liệu lưu trữ
Nhiệm vụ này nhằm chống và loại trừ các khả năng làm hỏng, làm
mất tài liệu, làm lộ thơng tin của tài liệu, bảo đảm tồn vẹn các phông lưu
trữ và tạo điều kiện cho việc tổ chức sử dụng tài liệu đạt hiệu quả.

* Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Công tác này nhằm biến các thông tin quá khứ trong tài liệu lưu trữ
thành những thơng tin tư liệu bổ ích phục vụ u cầu nghiên cứu phát triển
kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật và nghiên cứu lịch sử.
* Chỉnh lý tài liệu theo yêu cầu của lưu trữ
Đây là công tác tổ chức lại tài liệu trong phông lưu trữ theo một
phương án phân loại, trong đó sửa chữa, hoặc phục hồi, lập mới những hồ
sơ, xác định giá trị tài liệu, làm công cụ tra cứu nhằm tạo điều kiện tối ưu
cho công tác bảo quản và sử dụng tài liệu.
1.2.2.3. Vai trị của cơng tác lưu trữ trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức
Thứ nhất, công tác lưu trữ giúp cho cơ quan, tổ chức dựa trên những
thông tin được lưu trữ để nghiên cứu, tìm ra quy luật vận động, từ đó dự
báo về xu hướng phát triển của vấn đề trong tương lai.
Thứ hai, làm tốt cơng tác lưu trữ góp phần nâng cao hiệu quả và chất
lượng hoạt động của cơ quan.
Thứ ba, tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu khoa
học, tổng kết thực tiễn.
1.2.3. Quản lý nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ
1.2.3.1. Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các
văn bản quy phạm pháp luật về công tác Văn thư - Lưu trữ
Hiện nay, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đang tích cực đẩy mạnh
việc xây dựng các văn bản, nhất là các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ Văn
thư - Lưu trữ nhằm tham mưu cho Bộ Nội vụ, đưa công tác này đi vào nề
nếp, thực hiện thống nhất trên phạm vi cả nước.
Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; các Sở,
Ban, Ngành; Ủy ban nhân dân các cấp; các cơ quan, tổ chức, đơn vị ban
hành quy chế công tác Văn thư - Lưu trữ của cơ quan, đơn vị hay địa

8

phương mình phù hợp với quy định của các văn bản quy phạm pháp
luật về công tác này.
Từ các quy phạm pháp luật được đặt ra trong các văn bản, các cơ
quan chức năng cần ban hành văn bản khác nhằm cụ thể hóa để hướng dẫn,
chỉ đạo việc thực hiện. Bên cạnh đó cần kiểm tra, đơn đốc việc thực hiện
văn bản để văn bản ban hành đạt được tính khả thi và có hiệu quả thực sự
trong thực tế. Đồng thời đây cũng là cơ sở, căn cứ cho việc xây dựng và
ban hành các kế hoạch nghiệp vụ sao cho phù hợp và hiệu quả hơn.
1.2.3.2. Quản lý các hoạt động nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ
Để quản lý thống nhất các hoạt động nghiệp vụ công tác Văn thư Lưu trữ, Nhà nước ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để hướng
dẫn, chỉ đạo hoạt động nghiệp vụ công tác Văn thư - Lưu trữ trên toàn
quốc. Các nghiệp vụ quản lý văn bản; lập hồ sơ, tài liệu hiện hành vào lưu
trữ cơ quan...của công tác văn thư và nghiệp vụ thu thập, bổ sung tài liệu;
phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; bảo quản tài
liệu; tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài liệu, ứng dụng công nghệ thông
tin trong lưu trữ...tại lưu trữ quốc gia và các cơ quan từ trung ương đến địa
phương đều được yêu cầu thực hiện theo sự hướng dẫn, chỉ đạo chung của
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và các cơ quan chuyên môn trên cơ sở
các quy định thống nhất mục đích của hoạt động nghiệp vụ này.
1.2.3.3. Tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ
Việc quản lý, đào tạo và sử dụng cán bộ làm công tác Văn thư - Lưu
trữ đã được quy định tại Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010
của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của
của các tổ chức văn thư, lưu trữ của Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc
Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp. Ngày 08/12/2015, Bộ Nội vụ ban
hành Thông tư số 06/2015/TT-BNV hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ.
Thông tư này bãi bỏ quy định tại Chương II Thông tư số 02/2010/TTBNV ngày 28 tháng 4 năm 2010.

Theo đó, các đơn vị, tổ chức từ Trung ương đến địa phương đều phải
có cán bộ làm cơng tác Văn thư - Lưu trữ. Các đơn vị có trách nhiệm về tổ
chức quản lý cán bộ và tổ chức quản lý đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn,
nghiệp vụ về công tác Văn thư - Lưu trữ để phù hợp với tiêu chuẩn nghiệp
vụ và ngạch, bậc công chức, viên chức. Đây là nhiệm vụ rất quan trọng bởi
lẽ đội ngũ cán bộ này chính là những người đảm bảo cho các hoạt động
Văn thư - Lưu trữ có hiệu quả.
1.2.3.4. Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển của ngành
Để xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển ngành Văn thư - Lưu
trữ, ngày 27/6/2012, Bộ Nội vụ đã ban hành Quyết định số 579/QĐ-BNV
9


Phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến
năm 2030 với mục tiêu tổng quát như sau:
- Quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ trên phạm vi cả nước;
bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ có hiệu
quả sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc;
- Định hướng sự phát triển của công tác văn thư, lưu trữ đến năm
2020 nhằm góp phần cung cấp thơng tin làm căn cứ để các cơ quan quản lý
nhà nước xây dựng kế hoạch, cân đối, phân bổ các nguồn lực cho quá trình
đầu tư phát triển đúng định hướng của Đảng và Nhà nước, góp phần thực
hiện thành cơng Chiến lược phát triển kinh tế - xã hội giai đoạn 2011-2020;
- Tạo cơ sở pháp lý hoàn chỉnh, đầy đủ để quản lý nhà nước về công
tác văn thư, lưu trữ; làm căn cứ cho các cơ quan, tổ chức trong bộ máy nhà
nước xây dựng kế hoạch hàng năm, xây dựng và phê duyệt các dự án đầu
tư phát triển về lĩnh vực văn thư, lưu trữ, đồng thời chủ động trong việc
huy động, sử dụng các nguồn lực.
1.2.3.5. Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và
công nghệ trong công tác Văn thư - Lưu trữ

Kết qủa của công tác nghiên cứu khoa học đối với ngành Văn thư Lưu trữ nước ta trong những năm qua được thể hiện cụ thể qua các đề tài
nghiên cứu khoa học cấp Nhà nước, cấp ngành và cấp cơ sở đã được
nghiệm thu và áp dụng trong thực tiễn để giải quyết các vấn đề nghiệp vụ
trong công tác Văn thư - Lưu trữ.
Hiện nay, phần lớn các cơ quan, tổ chức đã ứng dụng khoa học kỹ
thuật trong công tác văn thư - lưu trữ bằng phần mềm quản lý văn bản và
phần mềm lưu trữ giúp tra tìm tài liệu nhanh chóng, cất trữ tài liệu gọn
gàng, lâu dài và khoa học. Đây là một bước tiến mới giúp ngành Văn thư Lưu trữ hoạt động tốt hơn, tiết kiệm thời gian, công sức, hạn chế khối
lượng văn bản giấy ngày càng gia tăng, đồng thời góp phần nâng cao năng
xuất, chất lượng và hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức.
1.2.3.6. Thanh tra, kiểm tra và đánh giá hiệu quả công tác
Văn thư - Lưu trữ
Đối với quản lý nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ, hàng năm,
Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước có kế hoạch chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan
Nhà nước từ Trung ương đến địa phương thực hiện công tác thanh tra, kiểm
tra; đồng thời cử thanh tra của Cục kết hợp với các đơn vị thực hiện việc
kiểm tra và kiểm tra chéo.
Thông qua hoạt động thanh tra, kiểm tra nhằm xem xét mức độ hợp
lý hay không hợp lý của văn bản quy phạm pháp luật đã ban hành hoặc
chương trình cơng tác đã đề ra, khả năng thực hiện trong thực tế. Hoạt
10


động này cũng đánh giá hiệu quả thực tế của kế hoạch đã đề ra cũng như
hiệu quả của công tác Văn thư - Lưu trữ đồng thời góp phần phòng ngừa,
ngăn chặn, phát hiện, xử lý những hành vi vi phạm pháp luật. Từ đó, cơ
quan quản lý ngành có thể đúc rút được kinh nghiệm về tổ chức cũng như
ban hành các văn bản quy định thực hiện các nghiệp vụ của công tác Văn
thư - Lưu trữ.
Thông qua việc đánh giá hiệu quả công tác Văn thư - Lưu trữ, các

nhà quản lý có thể rút ra những mặt được và chưa được của công tác Văn
thư - Lưu trữ ở đơn vị mình và tìm kiếm các giải pháp tốt hơn nhằm nâng
cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác này.
1.2.3.7. Thống kê, báo cáo và tổng kết công tác Văn thư - Lưu trữ
Ngày 31 tháng 10 năm 2015, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số
09/2013/TT-BNV quy định chế độ báo thống kê công tác Văn thư - Lưu
trữ và tài liệu lưu trữ. Việc thống kê, báo cáo, tổng kết có thể được thực
hiện theo định kỳ tháng, quý, năm hoặc có thể thống kê, báo cáo đột xuất
trong những trường hợp cần thiết. Việc thống kê, báo cáo và tổng kết công
tác Văn thư - Lưu trữ là căn cứ chủ yếu để đánh giá hiệu quả công tác này.
1.2.3.8. Hợp tác quốc tế về công tác Văn thư – Lưu trữ
Ngày 11/1/2007, Việt Nam chính thức trở thành quốc gia thứ 150
của tổ chức Thương mại thế giới – WTO. Hòa nhập với xu thế chung của
đất nước, ngành Văn thư - Lưu trữ nước ta đã đưa hợp tác quốc tế dần
trở thành một trong những hoạt động không thể hiếu của Văn thư - Lưu
trữ Việt Nam.
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước là thành viên của Hội đồng Lưu
trữ Quốc tế (ICA), Chi nhánh khu vực Đông Nam Á của Hội đồng Lưu trữ
Quốc tế (SARBICA) và tổ chức Lưu trữ các nước nói tiếng Pháp (AIAF).
Ngoài ra, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cịn có quan hệ hợp tác thường
xun với nhiều nước trong khu vực và thế giới.
Tiểu kết: Như vậy, từ khái niệm Quản lý nhà nước, ta có thể hiểu
Quản lý nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ là quản lý nhà nước về
ngành Văn thư - Lưu trữ, mang tính quyền lực Nhà nước, sử dụng các văn
bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền để điều
chỉnh cơng tác Văn thư - Lưu trữ phục vụ tốt cho hoạt động quản lý của
các cơ quan, tổ chức. Quản lý nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ giúp
ngành sẽ có những bước phát triển phù hợp với xu thế phát triển của xã
hội, ln đảm bảo chính xác, kịp thời, bảo mật, an toàn và hiện đại. Để
nghiên cứu thực trạng quản lý nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ tại

tỉnh Thanh Hóa, tác giả tiến hành khảo sát, đánh giá các nội dung quản lý
nhà nước về công tác này trên địa bàn tỉnh ở chương 2.

11


Chương 2
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC
VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI TỈNH THANH HÓA
(GIAI ĐOẠN 2011 - 2017)
2.1. Khái quát về hệ thống các cơ quan quản lý nhà nước về công
tác Văn thư - Lưu trữ tại tỉnh Thanh Hóa
2.1.1. Khái quát chung về tỉnh Thanh Hóa
Thanh Hóa là tỉnh cực Bắc miền Trung Việt Nam, cách Thủ đơ Hà
Nội 150 km về phía Nam. Thanh Hóa có 02 thành phố trực thuộc tỉnh,
01 thị xã và 24 huyện, diện tích 11.133,4 km2 và số dân 3.712.600 người
với 7 dân tộc (Kinh, Mường, Thái, H'mông, Dao, Thổ, Khơ - mú). Năm
2017, Thanh Hóa là tỉnh đầu tiên của Bắc Trung Bộ có 02 thành phố trực
thuộc tỉnh (thành phố Thanh Hóa, Thành phố Sầm Sơn).
2.1.2. Hệ thống các cơ quan quản lý nhà nước về cơng tác Văn
thư - Lưu trữ tại tỉnh Thanh Hóa
Tại tỉnh Thanh Hóa, Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh thực hiện chức
năng quản lý Nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ trên địa bàn toàn
tỉnh. Sở Nội vụ, trực tiếp là Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội
vụ có trách nhiệm giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh
thực hiện quản lý nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ.
UBND tỉnh Thanh Hóa đã ban hành Quyết định số 729/QĐ-UBND
ngày 10 tháng 3 năm 2011 về việc thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ,
trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Thanh Hóa. Chi cục Văn thư - Lưu trữ được
thành lập trên cơ sở tổ chức lại Trung tâm Lưu trữ Thanh Hố. Chi cục có

chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý
nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài
liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật. Chi cục Văn thư Lưu trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Sở
Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ. Đây là tổ chức có tư
cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản riêng, kinh phí hoạt động do Ngân
sách nhà nước cấp theo quy định của pháp luật.
Tại các cơ quan chuyên môn của UBND tỉnh việc thực hiện quản lý
nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ được giao cho bộ phận văn phòng.
Trách nhiệm quản lý nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ cấp huyện
thuộc về UBND cấp huyện. Phịng Nội vụ có chức năng tham mưu, giúp
UBND cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác Văn
thư - Lưu trữ.
2.2. Thực trạng quản lý nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ
tại tỉnh Thanh Hóa
2.2.1. Ban hành các văn bản quản lý nhà nước về công tác
Văn thư - Lưu trữ
12


Thứ nhất, về các quy định chung. Kể từ khi có Quyết định thành lập
vào ngày 10 tháng 3 năm 2011, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tuyên truyền,
phổ biến pháp luật và tham mưu, giúp cho UBND tỉnh ban hành các văn
bản quản lý nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ, tác động đến hoạt
động của cơng tác này trên phạm vi tồn tỉnh.
Thứ hai, các văn bản quy định về tổ chức bộ máy. Tại UBND cấp
huyện, thực hiện Nghị định 14/2008/NĐ-CP ngày 04/2/2008 của Chính
phủ quy định tổ chức các cơ quan chun mơn cấp huyện thì tổ chức văn
thư, lưu trữ và chức năng quản lý nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ
chuyển về phòng Nội vụ của UBND cấp huyện quản lý. Theo báo cáo của

24 UBND cấp huyện hiện có 678 cán bộ, cơng chức, viên chức làm cơng
tác văn thư, lưu trữ. Trong đó: Nam giới 237 người, Nữ giới 441 người.
Tại các ngành, chức năng quản lý nhà nước về công tác Văn thư Lưu trữ thuộc Văn phòng ngành quản lý. Theo báo cáo của 41 đơn vị, hiện
có 437 người làm cơng tác văn thư, lưu trữ (bao gồm Văn phòng ngành và
các đơn vị trực thuộc). Trong đó: Có 42 nam, 395 nữ.
Thứ ba, về việc triển khai thực hiện các văn bản chỉ đạo của Nhà
nước về công tác Văn thư - Lưu trữ vào việc xây dựng, ban hành các văn
bản quản lý nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ của tỉnh: Ngày 15
tháng 7 năm 2014, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa đã có báo
cáo đánh giá 02 năm thực hiện Luật Lưu trữ. Đây cũng là đơn vị đầu tiên
báo cáo đánh giá việc thực hiện Luật Lưu trữ trên cả nước. Sau đó, ngày 20
tháng 5 năm 2015, Sở Nội vụ tỉnh Thanh Hóa đã ban hành Báo cáo số
272/BC-SNV sơ kết 03 năm thực hiện Luật Lưu trữ đúng theo hướng dẫn
của Công văn số 235/VTLTNN-NVĐP về việc hướng dẫn báo cáo sơ kết
03 năm thực hiện Luật Lưu trữ.
2.2.2. Quản lý các hoạt động nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ
Thực hiện nhiệm vụ quản lý chung, thống nhất nghiệp vụ công tác
Văn thư - Lưu trữ, UBND tỉnh đã ban hành một số văn bản chỉ đạo, hướng
dẫn nghiệp vụ như: Quyết định số 4115/2014/QĐ-UBND ngày 25 tháng 11
năm 2014 ban hành quy chế công tác Văn thư - Lưu trữ trên địa bàn tỉnh
Thanh Hóa thay thế Quyết định số 831/2000/QĐ-UB ngày 19/4/2000 của
UBND tỉnh ban hành Quy định về quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu
trữ khơng cịn phù hợp với Luật Lưu trữ hiện hành.
Từ các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ của UBND tỉnh Thanh
Hóa, Sở Nội vụ (trực tiếp là Chi cục Văn thư - Lưu trữ), UBND cấp huyện
(trên cơ sở tham mưu của Phòng Nội vụ) ban hành các văn bản cụ thể hóa,
nhằm đưa công tác Văn thư - Lưu trữ hoạt động thống nhất và hiệu quả..
2.2.3. Tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ
Trình độ chun mơn nghiệp vụ của cán bộ, công chức, viên chức làm
công tác văn thư, lưu trữ chưa đồng đều, tỉ lệ đào tạo đúng chuyên ngành

thấp, chỉ đạt khoảng 30%. Đa số các đơn vị bố trí cán bộ, cơng chức, viên
13


chức làm công tác Văn thư - Lưu trữ chưa đúng chuyên môn đào tạo nên
việc thực thi nhiệm vụ cịn hạn chế.
Để tăng cường cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ làm công tác
Văn thư - Lưu trữ trong tỉnh đáp ứng được yêu cầu của thời kỳ hội nhập quốc
tế, hàng năm UBND tỉnh và Sở Nội vụ giao cho Chi cục Văn thư-Lưu trữ
tỉnh nhiệm vụ mở các lớp bồi dưỡng, tập huấn công tác Văn thư - Lưu trữ.
2.2.4. Xây dựng tổ chức và kế hoạch phát triển của ngành trong
phạm vi tỉnh
Thứ nhất, đối với công tác tổ chức cán bộ. UBND tỉnh giao Giao
Sở Nội vụ kiểm tra các sở, ban, ngành cấp tỉnh, UBND các huyện, thị
xã, thành phố thực hiện việc tuyển dụng, bố trí, sắp xếp cán bộ, cơng
chức, viên chức làm công tác Văn thư - Lưu trữ đảm bảo đúng tiêu
chuẩn vị trí việc làm.
Thứ hai, về kế hoạch phát triển của ngành. Trên cơ sở kế hoạch công
tác Văn thư - Lưu trữ của UBND tỉnh, hầu hết các Sở, ban, ngành và các
UBND cấp huyện để thực hiện tốt công tác Văn thư - Lưu trữ đã xây dựng
và tổ chức thực hiện Kế hoạch công tác Văn thư - lưu trữ đúng theo quy
định của pháp luật hiện hành và phù hợp với điều kiện thực tế tại đơn vị.
Theo báo cáo kết quả kiểm tra, tính đến năm 2017, hàng năm đã có 23/27
UBND cấp huyện ban hành được Kế hoạch công tác Văn thư - Lưu trữ.
2.2.5. Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công
nghệ trong công tác Văn thư - Lưu trữ
Thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu khoa học về công tác Văn thư - Lưu
trữ, Trường Chính trị tỉnh Thanh Hóa trong hoạt động giảng dạy và nghiên
cứu khoa học của mình đã biên soạn một số tài liệu mà trong đó có các
chuyên đề phục vụ trực tiếp hoạt nghiệp vụ công tác Văn thư - Lưu trữ cho

cơng chức cấp xã. Đó là các chuyên đề như: "Soạn thảo văn bản", "Nghiệp
vụ công tác văn thư", "Nghiệp vụ cơng tác lưu trữ". Ngồi ra, cán bộ,
giảng viên Trường Chính trị tỉnh và cán bộ, công chức, viên chức thực hiện
công tác Văn thư - Lưu trữ trong tỉnh đã có những bài viết về ngành cũng
như nghiệp vụ, tuy số lượng bài viết còn hạn chế nhưng phần nào đã đưa ra
thực trạng và những khó khăn, từ đó đề ra giải pháp để công tác này hoạt
động chất lượng và hiệu quả hơn.
Hầu hết các UBND cấp huyện, các đơn vị trong tỉnh đã triển khai
thực hiện thống nhất việc quản lý văn bản bằng phần mềm TD Office. Tuy
nhiên, việc đầu tư kinh phí và ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào quản lý,
sử dụng hồ sơ tài liệu lưu trữ chưa được các cấp, các ngành quan tâm đúng
mức. Cơ sở hạ tầng thơng tin và nhân lực cịn thiếu, hiện nay cơng tác lưu
trữ chưa có phần mềm cơ sở dữ liệu nào để ứng dụng.

14


2.2.6. Thanh tra, kiểm tra và đánh giá hiệu quả cơng tác Văn thư Lưu trữ
Hình thức kiểm tra và kiểm tra chéo được thực hiện rất hiệu quả.
Kiểm tra chéo nhằm tăng cường chức năng quản lý nhà nước về công tác
Văn thư -Lưu trữ tại UBND cấp huyện. Tạo điều kiện để các cơ quan, đơn
vị học tập, trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm trong công tác văn thư, lưu trữ.
Đồng thời qua kiểm tra nhằm phát huy các ưu điểm đạt được, khắc phục
những tồn tại, hạn chế, từ đó nâng cao nhận thức và trách nhiệm của
UBND cấp huyện về tầm quan trọng của công tác Văn thư - Lưu trữ; tạo
bước chuyển biến tích cực, đưa công tác Văn thư - Lưu trữ đi vào nề nếp,
khoa học đảm bảo đúng quy định của pháp luật.
2.2.7. Thống kê, báo cáo và tổng kết công tác Văn thư - Lưu trữ
Hằng năm, UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh và Sở Nội vụ đã thực
hiện nghiêm túc chế độ thông tin báo cáo đột xuất, báo cáo thống kê cơ sở

và tổng hợp định kỳ hàng năm về công tác Văn thư - Lưu trữ cho Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước, Bộ Nội vụ.
2.2.8. Hợp tác quốc tế về công tác Văn thư – Lưu trữ
Trong những năm qua, Chi cục Văn thư và Lưu trữ tỉnh đã cung cấp
nhiều hồ sơ tài liệu cho Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy nghiên cứu biên soạn lịch
sử quan hệ Thanh Hóa với tỉnh Hủa Phăn và cách mạng Lào giai đoạn 1930
đến nay cũng như phục vụ tài liệu Lưu trữ cho người nước ngoài. Tuy nhiên,
cho đến nay, chưa có hoạt động hợp tác quốc tế về công tác Văn thư - Lưu
trữ. Đây là một thiếu sót cần khắc phục trong hoạt động quản lý nhà nước về
công tác Văn thư - Lưu trữ tại tỉnh Thanh Hóa hiện nay.
2.3. Đánh giá chung về quản lý nhà nước đối với công tác Văn
thư - Lưu trữ tại tỉnh Thanh Hóa
2.3.1. Những ưu điểm
Một là, lãnh đạo các cơ quan, đơn vị đang dần nhận thức đúng vai trị
của cơng tác Văn thư - Lưu trữ; triển khai, sử dụng các văn bản của Trung
ương, của tỉnh làm cơ sở pháp lý để thực hiện các hoạt động về công tác
Văn thư - Lưu trữ; cử cán bộ, công chức tham gia đầy đủ các lớp bồi
dưỡng, tập huấn, phổ biến Luật và các văn bản quy phạm pháp luật về
cơng tác này.
Hai là, trình độ đội ngũ cán bộ làm công tác Văn thư - Lưu trữ đang
dần được nâng cao, đáp ứng yêu cầu về tiêu chuẩn, nghiệp vụ ngạch công
chức Văn thư - Lưu trữ.
Ba là, các đơn vị đã quan tâm hơn đến cơ sở vật chất và đầu tư kinh
phí cho hoạt động công tác Văn thư - Lưu trữ; cải tạo, mua sắm trang thiết
bị bảo quản tài liệu.

15


2.3.2. Những hạn chế, bất cập

Bên cạnh kết quả đạt được, quản lý nhà nước về công tác Văn thư Lưu trữ của tỉnh Thanh Hóa cịn một số tồn tại, hạn chế cần được chỉ đạo
khắc phục trong thời gian tới. Cụ thể:
Thứ nhất, nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức một
số cơ quan, tổ chức cịn chưa quan tâm sâu sắc đến cơng tác Văn thư - Lưu
trữ dẫn đến việc xây dựng, ban hành Quy chế và các văn bản về công tác
văn chưa được thực hiện, đặc biệt là đối với UBND cấp xã.
Thứ hai, sự quan tâm chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra, hướng dẫn việc
thực hiện những quy định của Trung ương, của tỉnh về công tác Văn
thư - Lưu trữ đến các đơn vị trực thuộc, UBND cấp xã còn hạn chế.
Một số đơn vị chưa cập nhật đầy đủ các văn bản pháp luật về công tác
Văn thư - Lưu trữ.
Thứ ba, phần lớn các đơn vị bố trí cán bộ làm cơng tác Văn thư
kiêm nhiệm cơng tác Lưu trữ (chưa bố trí cán bộ làm cơng tác lưu trữ
chuyên trách), nên hiệu quả công tác Lưu trữ chưa cao. Việc tham mưu
cho Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về cơng tác lưu trữ cịn gặp nhiều khó
khăn trong triển khai các văn bản quản lý, chỉ đạo của các cơ quan có
thẩm quyền về cơng tác lưu trữ. Cán bộ làm công tác lưu trữ chưa được
hưởng chế độ độc hại, bồi dưỡng bằng hiện vật.
Thứ tư, hoạt động nghiệp vụ công tác Văn thư - Lưu trữ còn nhiều
hạn chế. Cụ thể:
Một là, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của một số đơn vị
vẫn cịn sai sót: Cỡ chữ phần quốc hiệu, số, ký hiệu văn bản, địa danh, định
lề trang văn bản…, dẫn đến chất lượng văn bản khi ban hành chưa cao. Đối
với UBND cấp xã được kiểm tra, vẫn cịn tình trạng ký sai thẩm quyền.
Nhiều cơ quan chưa ban hành Kế hoạch công tác Văn thư - Lưu trữ, Danh
mục hồ sơ cơ quan, đơn vị, Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu.
Hai là, việc thực hiện quản lý văn bản đi, văn bản đến ở một số cơ
quan, đơn vị vẫn còn một số tồn tại: sổ đăng ký văn bản đi, đến và mẫu
dấu “Đến” chưa đúng theo mẫu quy định tại Thông tư số 07/2012/TTBNV của Bộ Nội vụ, chưa lập sổ đăng ký văn bản mật... nhất là đối với
UBND cấp xã.

Ba là, một số cán bộ công chức, viên chức chưa ý thức được lập hồ sơ
công việc là một nhiệm vụ thường xuyên; chưa xem hồ sơ, tài liệu là tài
sản của cơ quan, nhà nước cần phải lưu cẩn thận và hàng năm chưa tiến
hành thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định.
Bốn là, công tác thu thập hồ sơ, tài liệu của nhiều cơ quan, đơn vị
còn chưa triệt để, chưa xây dựng kế hoạch và tổ chức thu hồ sơ, tài liệu vào
Lưu trữ cơ quan; chưa tiến hành chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu, lựa
chọn những tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn giao nộp vào Lưu trữ

16


lịch sử (Chi cục Văn thư-Lưu trữ tỉnh). Phần lớn hồ sơ, tài liệu đang trong
tình trạng chất đống, bó gói trong phịng làm việc tại các cơ quan, đơn vị.
Sáu là, kho Lưu trữ tại các đơn vị bố trí tạm thời, diện tích chật hẹp,
trang thiết bị bảo quản tài liệu sơ sài, không đảm bảo các quy định của Nhà
nước. Riêng UBND huyện Triệu Sơn và phần lớn UBND cấp xã, cơ quan
ngành được kiểm tra chưa bố trí được kho Lưu trữ tài liệu.
Bảy là, việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơ quan, đơn vị cịn
nhiều tồn tại: chưa bố trí phịng đọc, phương tiện, thiết bị phục vụ khai
thác, sử dụng tài liệu cịn thơ sơ, các hình thức sử dụng tài liệu còn hạn
chế. Hồ sơ, tài liệu còn nằm rải rác ở các phịng, ban chun mơn cũng ảnh
hưởng đến việc khai thác tài liệu.
Tám là, Tại các UBND cấp huyện đã áp dụng phần mềm TD office.
Tuy nhiên, phần lớn các đơn vị vẫn chưa triển khai thực hiện việc lập hồ sơ
trong môi trường mạng.
Thứ năm, các đơn vị chưa chủ động bố trí kinh phí trong dự toán
ngân sách được giao hàng năm để tổ chức bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ
lập hồ sơ công việc, thu thập, chỉnh lý tài liệu tồn đọng. Nhiều cơ quan, tổ
chức chưa xây dựng kế hoạch và tổ chức thu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ

quan; chưa tiến hành chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu, lựa chọn những
tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử cấp
tỉnh; Kho Lưu trữ tại các đơn vị bố trí tạm thời, diện tích chật hẹp, trang
thiết bị bảo quản tài liệu sơ sài, chưa đảm bảo các quy định của Nhà nước.
2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế, bất cập
Thứ nhất, do nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, công chức viên chức
một số cơ quan chưa thực sự chưa quan tâm sâu sắc đến công tác Văn
thư - Lưu trữ.
Thứ hai, hoạt động quản lý nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ
càng ở cấp dưới càng yếu.
Thứ ba, nhân sự của ngành Văn thư - Lưu trữ chưa được đảm bảo.
Thứ tư, do trách nhiệm, lương tâm và chuyên môn của cán bộ, công
chức, viên chức
Thứ năm, công tác Văn thư - Lưu trữ chưa được quan tâm đầu tư
đúng mức.
Tiểu kết: Như vậy, qua nghiên cứu, khảo sát, đánh giá về thực trạng
quản lý nhà nước vế công tác Văn thư - Lưu trữ tại tỉnh Thanh Hóa, tác giả
luận văn nhận thấy bên cạnh những ưu điểm, kết quả đạt được thì vẫn cịn
khơng ít những nhược điểm, những tồn tại hạn chế của hoạt động này. Vì
vậy, để nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ
tại tỉnh Thanh Hóa, tác giả sẽ đưa ra một số giải pháp để khắc phục những
tồn tại hạn chế ở chương 3.

17


Chương 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÀ
NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI TỈNH THANH
HÓA

(GIAI ĐOẠN HIỆN NAY)
3.1. Nâng cao nhận thức về giá trị của tài liệu lưu trữ trong quản
lý nhà nước và trong đời sống xã hội
3.1.1. Nâng cao nhận thức về giá trị của tài liệu lưu trữ trong
quản lý nhà nước và trong đời sống xã hội
Theo Luật Lưu trữ năm 2011, "Tài liệu là vật mang tin được hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu
bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, cơng trình nghiên cứu, sổ
sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi
âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ
cơng tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn
phẩm và vật mang tin khác". Còn "Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị
phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn
để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp
khơng cịn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp".
Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với tất cả các lĩnh
vực hoạt động của toŕn xă hội do chúng có tính xác thực cao vŕ chứa dựng
những thơng tin quá khứ, phản ánh trực tiếp các hoạt động của cơ quan, tổ
chức, cá nhân.
Vì vậy, các cơ quan quản lý nhà ước có thẩm quyền trên địa bàn tỉnh
Thanh Hóa cần thực hiện việc tuyên truyền sâu rộng trong cộng đồng về
giá trị của tài liệu lưu trữ được thể hiện trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế,
văn hóa, dân tộc, tơn giáo...
3.1.2. Nâng cao trách nhiệm của quản lý nhà nước trong nhận
thức về giá trị của tài liệu lưu trữ
Để phát huy tốt giá trị của tài liệu lưu trữ, các cơ quan quản lý nhà
nước trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa cần thay đổi quan niệm và nhận thức về
cơng tác Lưu trữ nói chung và giá trị của tài liệu lưu trữ nói riêng. Ngoài
việc bảo quản an toàn tài liệu, bảo mật thông tin trong tài liệu lưu trữ, cần
quan tâm đến công tác phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. Muốn

vậy trách nhiệm của cơ quan quản lý nhà nước trong tỉnh cần phải đầu tư
nghiên cứu, tìm tịi các biện pháp, để có thể tạo ra cơ hội và điều kiện tốt
nhất để độc giả có thể thuận tiện trong việc tiếp cận và khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ, nhằm phát huy tốt những giá trị đó để phục vụ nhu cầu xã
hội và góp phần vào sự nghiệp bảo vệ phát triển đất nước trong giai đoạn
18


hiện nay. Các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền trên địa bàn tỉnh
Thanh Hóa cần quan tâm chỉ đạo đối với công tác Văn thư - Lưu trữ nhằm
đáp ứng mục đích và nhu cầu khai thác của mọi đối tượng bằng các hình
thức như: phục vụ sử dụng tài liệu tại phịng đọc, cơng bố giới thiệu tài liệu
trên các phương tiện thông tin đại chúng, biên soạn và xuất bản sách, tổ
chức triển lãm và trưng bày tài liệu, thông báo về nội dung tài liệu lưu trữ,
thực hiện phóng sự ngắn tuyên truyền giới thiệu về công tác lưu trữ và tài
liệu lưu trữ.
3.2. Một số giải pháp cụ thể
3.2.1. Tiếp tục cụ thể hóa các quy định về cơng tác Văn thư - Lưu
trữ phù hợp với thực tiễn tại tỉnh Thanh Hóa
Đây có thể coi là một u cầu và địi hỏi cấp thiết hiện nay, muốn
phát triển tốt công tác Văn thư - Lưu trữ, các cơ quan có thẩm quyền cần
bổ sung, hoàn thiện về số lượng cũng như chất lượng của các văn bản chỉ
đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác Văn thư - Lưu trữ. Cụ thể hóa các
quy định của pháp luật hiện hành về cơng tác Văn thư - Lưu trữ phù hợp
với tình hình thực tế tại địa phương; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện
các quy định đối với các đơn vị trực thuộc; ban hành thêm những văn bản
mới nhằm quy định rõ ràng, chi tiết và đầy đủ hơn các quy định về trình tự,
thủ tục khen thưởng cũng như chế tài đối với công tác Văn thư - Lưu trữ.
Những văn bản của cơ quan có thẩm quyền trên địa bàn tỉnh ban
hành cần phải bám sát với tình hình thực tế của tỉnh nói chung và của các

đơn vị nói riêng. Do vậy, đối với mỗi văn bản ban hành cần phải có văn
bản hướng dẫn chi tiết nhằm cụ thể hóa các quy định và tạo điều kiện thuận
lợi để các quy định đó đi vào thực tiễn một cách hiệu quả nhất.
Việc ban hành văn bản không chỉ tính đến hiệu quả trước mắt mà cần
phải tính đến hiệu quả lâu dài của văn bản. Trong quá trình thực thực hiện
văn bản đó cũng cần phải có những sửa đổi, bổ sung kịp thời, đáp ứng
được yêu cầu của tình hình thực tiễn tại địa phương, đơn vị.
3.2.2. Tăng cường công tác chỉ đạo, hướng dẫn hoạt động nghiệp vụ
Văn thư - Lưu trữ
Trong thời gian tới, UBND tỉnh cần quan tâm, chỉ đạo và sát sao hơn
nữa đối với công tác Văn thư - Lưu trữ. UBND các cấp và các đơn vị nhất
thiết cần xây dựng quy chế công tác Văn thư - Lưu trữ. Đây là giải pháp
quan trọng và hiệu quả, vì có quy chế, cán bộ, cơng chức sẽ khơng cịn
thực hiện nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ tùy tiện, hoặc thực hiện theo thói
quen mà khơng đúng với quy định của các văn bản quy phạm pháp luật
hiện hành. Nhưng để quy chế được thực hiện một cách có hiệu quả và
nghiêm túc, thì quy chế cần được xây dựng đầy đủ, chi tiết, kèm theo là
19


các biện pháp chế tài đủ mạnh để nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ,
công chức đối với công tác này.
Khi xây dựng "Quy chế công tác Văn thư - Lưu trữ", UBND các cấp
và các Sở, ngành, đơn vị cần tham khảo Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày
16 tháng 4 năm 2013 hướng dẫn xây dựng quy chế công tác Văn thư, Lưu
trữ của các cơ quan, tổ chức. Ngoài ra, cần chú trọng những vấn đề sau:
Thứ nhất, tăng cường phổ biến, triển khai các văn bản hướng dẫn
nghiệp vụ đến các đơn vị, các bộ phận chuyên môn để mọi cán bộ, công
chức nắm rõ các quy định về nghiệp vụ công tác Văn thư - Lưu trữ.
Thứ hai, tổ chức kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quy định về công

tác Văn thư, Lưu trữ ở các đơn vị. Lãnh đạo UBND các cấp và các lãnh đạo
các Sở, ngành, đơn vị cần tăng cường công tác quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn,
kiểm tra công tác Văn thư - Lưu trữ, thực hiện công tác khen thưởng đối với
đơn vị, cá nhân làm tốt và xử lý những đơn vị, cá nhân vi phạm.
Thứ ba, tổ chức sơ kết, tổng kết công tác Văn thư - Lưu trữ. UBND
các cấp, các Sở, ngành, đơn vị cần thực hiện công tác sơ kết, tổng kết việc
thực hiện các quy định về công tác Văn thư - Lưu trữ tại cơ quan mình.
Đây là vấn đề ít được sự quan tâm của lãnh đạo của các cơ quan, đơn vị.
Chính vì vậy nên cơng tác này mới còn nhiều tồn tại, hạn chế. Việc thực
hiện sơ kết, tổng kết công tác Văn thư - Lưu trữ nên kết hợp thực hiện với
việc sơ kết, tổng kết công tác của các cơ quan, đơn vị theo định kỳ.
Mặt khác, hàng năm UBND các cấp, các Sở, ngành cũng cần tổ
chức tổng kết công tác Văn thư - Lưu trữ trên địa bàn của mình để đánh
giá những ưu điểm, hạn chế của UBND cấp dưới và các đơn vị trực
thuộc để đánh giá kịp thời và phát huy những ưu điểm và khắc phục
những hạn chế, yếu kém trong công tác này. Cùng với việc tổng kết cần
kịp thời khen thưởng những đơn vị, cá nhân làm tốt và xử lý những đơn
vị, cá nhân vi phạm nhằm đưa công tác Văn thư - Lưu trữ tại các cơ
quan, đơn vị đi vào nề nếp.
3.2.3. Xây dựng đội ngũ cán bộ, cơng chức có đủ trình độ chuyên
môn, nghiệp vụ và khả năng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
Văn thư - Lưu trữ

Thứ nhất, trong quá trình vận hành hoạt động, việc tuyển dụng được
những công chức giỏi nhất định sẽ đưa tới hiệu quả hoạt động cao hơn vì
cơng chức là nhân tố quyết định đến sự vận hành của một nền công vụ.
Thứ hai, từ thực tế tình hình nhiệm vụ của công tác Văn thư - Lưu
trữ, việc đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ càn bộ trong giai đoạn hiện nay cần
chú ý một số vấn đề sau:

20


Một là, để bồi dưỡng công chức, viên chức văn thư, lưu trữ, các sở,
ban, ngành cấp tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phố cần bố trí kinh phí
để tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên sâu về Văn thư - Lưu trữ
phù hợp với từng đối tượng công chức, viên chức tại các cơ quan, đơn vị.
Hai là, đối tượng cán bộ cần bồi dưỡng về công tác Văn thư không chỉ là
công chức chuyên trách hoặc kiêm nhiệm công tác này mà cần phải bồi dưỡng
cho tất cả cán bộ, công chức trong các cơ quan, tổ chức.
Ba là, nội dung chương trình đào tạo, bồi dưỡng cần cập nhật những
quy định của Nhà nước và bám sát thực tế về công tác Văn thư - Lưu trữ
tại tỉnh Thanh Hóa.
Bốn là, để đảm bảo chất lượng đào tạo, bồi dưỡng, Sở Nội vụ (mà trực
tiếp là Chi cục Văn thư, Lưu trữ) cần lựa chọn để phối hợp với các cơ sở đào
tạo có uy tín và chun sâu về nghiệp vụ cơng tác Văn thư - Lưu trữ.
Năm là, kết hợp đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ với đào tạo ngoại
ngữ và tin học.
Sáu là, việc bồi dưỡng cán bộ Văn thư, Lưu trữ cần được tiến hành
đều đặn hàng năm.
Bảy là, cùng với việc mở rộng nội dung đào tạo là việc đa dạng hóa
cách thức đào tạo. Việc đào tạo có thể được tiến hành trực tiếp, cũng có thể
đào tạo bằng hình thức từ xa.
Thứ ba, kết hợp với cơng tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ cần chú ý
đến việc sử dụng đội ngũ cán bộ đã được đào tạo, bồi dưỡng. Việc sử dụng
đội ngũ cán bộ Văn thư, Lưu trữ trước hết cần quan tâm đến bố trí sử dụng
cán bộ đúng chun mơn, thực hiện đúng các quy định về chế độ lao động,
chế độ tiền lương, tiền thưởng. Cần thu hút nguồn lao động bên ngồi tổ
chức cơng nhưng bên cạnh đó cũng cần quan tâm đến chế độ đãi ngộ đối
với người lao động đang làm việc cho tổ chức.

3.2.4. Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại cho công tác
Văn thư - Lưu trữ
Để có nguồn kinh phí cho cơng tác Văn thư - Lưu trữ trên địa bàn
toàn tỉnh Thanh Hóa cần dựa trên sự chỉ đạo chung của UBND tỉnh, Sở
Nội vụ phối hợp với Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư để lập dự toán,
bố trí nguồn kinh phí thường xuyên hàng năm cho UBND các cấp; ngoài
ra, UBND các cấp tùy điều kiện thực tế cần chủ động tạo nguồn kinh phí
để đầu tư phù hợp cho công tác Văn thư - Lưu trữ.
Việc xây dụng kho Lưu trữ chuyên dụng phải thực hiện theo Thông
tư 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn xây dựng kho Lưu trữ chuyên dụng. Tuy nhiên, trong điều kiện hiện
21


nay, các kho lưu trữ chưa thể đạt chuẩn theo quy định cũng cần đáp ứng
được các yêu cầu thiết yếu sau đây:
Một là, cần bố trí một kho Lưu trữ có diện tích thỏa đáng để đảm bảo
quản lý tài liệu, xử lý nghiệp vụ.
Hai là, hệ thống điện nước trong và ngoài kho Lưu trữ phải được
thiết kế hợp lý; trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện phòng cháy,
chữa cháy.
Ba là, về trang thiết bị bảo quản tài liệu trong kho cần đảm bảo yêu
cầu bền vững, đúng quy định và thuận tiện trong quá trình sử dụng.
Bốn là, để đảm bảo hiện đại hóa cơng tác lưu trữ cần trang bị đủ máy
tính để dần thực hiện việc số hóa tài liệu, lập cơ sở dữ liệu để phục vụ việc
quản lý và tra tìm tài liệu.
3.2.5. Tăng cường nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành
tựu khoa học, góp phần hiện đại hóa ngành Văn thư - Lưu trữ
Trong thời gian tới, UBND tỉnh Thanh Hóa cần có sự định hướng,
chỉ đạo cũng như đầu tư, khuyến khích việc nghiên cứu khoa học đối với

cán bộ Văn thư, Lưu trữ nói riêng và cán bộ cơng chức cơ quan, đơn vị nói
chung; đồng thời tạo những điều kiện tốt nhất để các công trình nghiên cứu
đó đi vào thực tiễn, đưa ngành Văn thư - Lưu trữ ngày càng phát triển, góp
phần thực hiện hóa cơng cuộc cải cách hành chính của tỉnh nhà.
3.2.6. Thường xuyên thực hiện hoạt động kiểm tra, thanh tra đối
với công tác Văn thư - Lưu trữ
Cần thực hiện hoạt động thanh tra, kiểm tra một cách đầy đủ và đồng
bộ từ cấp tỉnh, cấp huyện đến cấp xã. Hiện tại, trong hoạt động kiểm tra và
kiểm tra chéo công tác Văn thư - Lưu trữ, việc mỗi cụm chia đồn kiểm tra
thành 02 nhóm, mỗi nhóm thực hiện kiểm tra tại 02 UBND cấp xã, 02 cơ
quan là q ít để đánh giá khái qt tình hình cơng tác Văn thư - Lưu trữ
của huyện đó. Do đó, hoạt động kiểm tra chéo của các cụm cần lên kế
hoạch kiểm tra đến ít nhất 2/3 UBND xã, phường, thị trấn và các đơn vị
trực thuộc của UBND cấp huyện. Sau khi kiểm tra, các cơ quan, đơn vị
trong Cụm cần tổ chức họp thảo luận, thống nhất chấm điểm, đánh giá rút
kinh nghiệm nghiêm túc, khách quan, phản ánh trung thực tình hình cơng
tác Văn thư - Lưu trữ tại các đơn vị. Cụm trưởng tổng hợp báo cáo kết quả
kiểm tra về Sở Nội vụ qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh.
3.2.7. Hợp tác trong nước và quốc tế về công tác Văn thư - Lưu trữ
Trong tương lai, các yếu tố liên quan đến hợp tác trong nước và quốc
tế về công tác Văn thư - Lưu trữ của tỉnh Thanh Hóa nên được quan tâm
thực hiện. Việc giao lưu, hợp tác với các tỉnh khác ở trong nước và nước
ngoài (đặc biệt là với tỉnh Hủa Phăn của nước bạn Lào) sẽ mang lại nhiều
22


kinh nghiệm giúp cho Tỉnh Thanh Hóa tổ chức thực hiện cơng tác Văn thư
- Lưu trữ có hiệu quả hơn, đem lại lợi ích trong việc giới thiệu, quảng bá
tài liệu lưu trữ của tỉnh vừa học tập được kinh nghiệm, cách thức tổ chức
công tác này của tỉnh bạn.

Để thực hiện được hoạt động hợp tác trong nước và quốc tế về công
tác Văn thư - Lưu trữ, tỉnh Thanh Hóa cần quan tâm nhiều hơn đến cơng
tác này bằng cách cử cán bộ đi học tập, giao lưu, thăm quan mơ hình Văn
thư - Lưu trữ của các tỉnh khác, tham dự hội thảo ở nước ngoài; kêu gọi
các nhà tài trợ trong tỉnh đầu tư hoặc xin dự án để tổ chức hội thảo mang
tính chất quốc tế.
Tiểu kết: Như vậy, qua nghiên cứu hoạt động quản lý nhà nước về
công tác Văn thư - Lưu trữ tại tỉnh Thanh Hóa, chúng ta thấy rằng hoạt
động quản lý nhà nước về công tác này bên cạnh những ưu điểm vẫn cịn
nhiều hạn chế. Do đó, việc xây dựng và hoàn thiện các giải pháp nhằm tổ
chức và thực hiện tốt hoạt động này là một việc làm cấp bách của tỉnh
Thanh Hóa hiện nay. Các giải pháp nêu trên cần được thực hiện đồng bộ từ
việc chỉ đạo đến việc triển khai thực thi. Có như vậy, việc giải quyết các
tồn tại hạn chế trong quản lý nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ tại
tỉnh Thanh Hóa mới đạt được hiệu quả như mong đợi.

23