Bài giảng quản trị văn phòng (đại học thủy lợi)

Chương 1: Cơng tác
tổ chức văn phịng

LOGO
Người trình bày
Ths. Hồng Thị Ba


NỘI DUNG
www.thmemgallery.com

1

Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ
của văn phòng

2

Tổ chức văn phòng

3

Xây dựng quy chế tổ chức và hoạt
động của văn phòng

Company Logo


1.1 Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của
văn phòng
www.thmemgallery.com

3.2.1

3.2.2

3.2.3

Khái niệm văn phòng

Chức năng của văn phòng

Nhiệm vụ của văn phòng

Company Logo


1.1.1 Khái niệm văn phịng
www.thmemgallery.com

Văn
phịng là
gì?

Đặc điểm
Bản
chất
của VP

Điều kiện để
thực hiện hoạt

động văn phòng

Khái niệm
văn phòng
doanh
nghiệp
Company Logo


1.1.2 Chức năng của văn phòng
www.thmemgallery.com

Chức
năng

1

2

3

Chức
năng
tham mưu
tổng hợp

Chức
Về phương iện
năng
giúp

xã hội
việc điều
hành

Chức
năng hậu
cần

Company Logo


1.1.3 Nhiệm vụ của văn phịng
www.thmemgallery.com

Nhiệm vụ của
văn phịng là
gì?

Company Logo


1.2 Tổ chức văn phòng
www.thmemgallery.com

Cơ cấu tổ chức văn phòng

Bố trí văn phịng

Trang thiết bị văn phịng
Hiện đại hóa cơng tác văn phòng

Company Logo


1.2.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng
www.thmemgallery.com

Company Logo


1.2.2 Bố trí văn phịng
www.thmemgallery.com

Các phương
pháp bố trí văn
phịng:
Các u cầu
của bố trí
văn phịng

- Bố trí, sắp xếp
theo mức độ tập
trung
- Bố trí căn cứ vào
sự liên kết về
khơng gian giữa
các bộ phận

Company Logo

1.2.3 Trang thiết bị văn phòng
www.thmemgallery.com

Các đồ dùng văn phòng
Các thiết bị dùng cho công tác
thu thập và xử lý thông tin.

Company Logo


1.2.4 Hiện đại hóa cơng tác VP
www.thmemgallery.com

Company Logo


1.3 Xây dựng quy chế tổ chức
và hoạt động của VP
www.thmemgallery.com

Sinh viên tự nghiên cứu

Company Logo


Chương 2: Tổ chức
lao động văn phòng

LOGO

NỘI DUNG
www.thmemgallery.com

Thư ký văn phòng

Các quản trị viên văn phòng khác

Hoạt động giao tiếp của quản trị viên VP

Công tác tuyển dụng quản trị viên văn phòng

Company Logo


2.1 Thư ký văn phòng
www.thmemgallery.com

Chức năng nhiệm vụ của người thư ký
Những yêu cầu đối với người thư ký
Bố trí phòng làm việc của thư ký

Company Logo


2.1.1 Chức năng nhiệm vụ của
người thư ký
www.thmemgallery.com

Company Logo


2.1.2 Những yêu cầu đối với
người thư ký
www.thmemgallery.com

- Các kỹ năng cơ bản
- Các kỹ năng về nghiệp vụ thư ký
- Phẩm chất cá nhân
- Ngoại hình tương đối

Company Logo


2.1.3 Bố trí phịng làm việc của
thư ký
www.thmemgallery.com

- Những u cầu khi bố
trí phịng làm việc của
người thư ký
- Bố trí nơi làm việc cho
thư ký

Company Logo


Bàn làm việc của thư ký
www.thmemgallery.com

Company Logo


2.2 Các quản trị viên văn
phòng khác
www.thmemgallery.com

Chánh văn phòng (trưởng phịng)
Phó chánh văn phịng
Trợ lý giám đốc
trợ lý văn phịng

Company Logo


Phân biệt thư ký và trợ lý giám đốc
www.thmemgallery.com

Thư ký
1. Làm tốt
những gì sếp
yêu cầu
2. Sếp ra
quyết định
rồi thư ký
làm theo
3. Thường thì
sếp bảo gì
làm nấy

4. Cơng việc
mang tính
chất hành
chính văn
phịng
5. Các cơng
việc đã mơ tả
trong phần
nhiệm vụ của

Trợ lý giám đốc
1. Hỗ trợ, tư vấn cho sếp và thay thế sếp trong một số trường
hợp
2. Chủ động làm việc và xử lý thông tin để báo cáo
3. Phải linh hoạt, chủ động trong cơng việc và phải tự tìm đường
cho mình
- Có vai trị, trách nhiệm lớn hơn, chịu nhiều áp lực hơn- Ở các
nước Tây Âu khơng có trợ lý GD (CEO assistant) mà là phó giám
đốc điều hành (deputy director)
4. Cơng việc mang tính chun mơn cao, có thể thay thế được vị
trí CEO khi cần
5. Các công việc:
- Tham gia XD chiến lược KD
- Điều hành hoạt động SXKD hoặc những công việc GD ủy quyền
- Tổng hợp, phân tích thơng tin từ các phịng ban để báo cáo lên
GD hàng tuần, tháng, quý, năm.
- Xem trước kế hoạch của các phòng ban nộp lên, đưa ra ý kiến
để sếp tham khảo
- Đại diện GD gặp và đàm phán KH khi cần (khi GD đi vắng, hợp
đồng nhỏ …)

thư ký
- Thay mặt GD làm việc với các phòng ban theo ủy quyền
Company Logo


2.3 Hoạt động giao tiếp của
quản trị viên văn phòng
www.thmemgallery.com

Khái niệm và các hình thức giao tiếp
Những nguyên tắc cơ bản trong giao
tiếp kinh doanh

Company Logo


2.3.1 Khái niệm và các hình thức
giao tiếp
www.thmemgallery.com

Giao tiếp là
gì?

Các hình thức
giao tiếp
www.themegallery.co
m

Các nguyên tắc

cơ bản trong giao
tiếp (SV tự NC GT
Company Logo

Tr. 43 - 46)
Company Logo


2.3.2 Những nguyên tắc cơ bản
trong giao tiếp kinh doanh
www.thmemgallery.com

Nguyên tắc giao tiếp
nơi công sở
Kỹ năng giao tiếp
trong công sở

Company Logo


2.4 Cơng tác tuyển dụng quản
trị viên văn phịng
www.thmemgallery.com

Sinh viên tự nghiên cứu

Company Logo