(Luận văn thạc sĩ) tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của UBND thành phố pleiku, tỉnh gia lai

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

TRẦN XUÂN HUÂN

TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU
LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN DÂN DÂN
THÀNH PHỐ PLEIKU, TỈNH GIA LAI
LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC

Hà Nội, Tháng 12, Năm 2020

i


BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

TRẦN XUÂN HUÂN

TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU
LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN DÂN DÂN
THÀNH PHỐ PLEIKU, TỈNH GIA LAI
LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
Chuyên ngành: Lưu trữ học
Mã số: 8320303

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: GS. TSKH. Nguyễn Văn Thâm

Hà Nội, Tháng 12, Năm 2020

ii


LỜI CAM ĐOAN
Luận văn “Tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của UBND thành phố
Pleiku, tỉnh Gia Lai” là cơng trình nghiên cứu của tơi và được sự hướng dẫn
của Giáo sư, Tiến sĩ khoa học Nguyễn Văn Thâm. Các thông tin, số liệu
trong luận văn là trung thực, được phân tích, thu thập thực tế tại Ủy ban nhân
dân thành phố Pleiku, tỉnh Gia Lai.
Tôi cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tơi và chưa được
cơng bố trong bất kỳ cơng trình nghiên cứu nào khác.
Tác giả luận văn

Trần Xuân Huân

i


LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên, tôi xin chân thành cảm ơn đến quý Thầy, Cô trong Khoa
Văn thư – Lưu trữ, phòng Đào tạo sau đại học của trường Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội đã nhiệt tình giảng dạy, truyền đạt kiến thức cho học viên
trong quá trình học tập tại trường. Vốn kiến thức quý báu này không chỉ là
nền tảng để tôi thực hiện luận văn mà cịn là nền tảng cho q trình nghiên
cứu và học tập sau này.
Đặc biệt, xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất đến Giáo sư, Tiến sĩ khoa
học Nguyễn Văn Thâm, người trực tiếp hướng dẫn, chỉ bảo và động viên,
khích lệ rất nhiều để tơi có thể hồn thành luận văn này.
Tôi xin cảm ơn tập thể lãnh đạo UBND, lãnh đạo Văn phòng HĐNDUBND thành phố Pleiku, lãnh đạo cơ quan nơi tôi đang công tác, cùng tồn

thể các anh, chị Văn phịng HĐND-UBND thành phố Pleiku đã phối hợp giúp
tơi hồn thành luận văn.
Do trình độ lý luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên đề
tài khơng thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự đóng góp của
q Thầy, Cơ để học viên hồn thiện luận văn tốt hơn.
Tơi xin chân thành cảm ơn!

ii


DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT

STT

Chữ cái viết tắt

1

HĐND&UBND

2

UBND

Tên viết tắt
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
Ủy ban nhân dân

iii

DANH MỤC CÁC HÌNH

Trang
Hình số 01:Tài liệu được lưu khi khảo sát các đơn vị để tiến hành thu thập ...........26
Hình số 02:Tủ đựng tài liệu khảo sát tại các đơn vị ............................................. 26
Hình số 03:Biểu đồ thống kê số mét chỉnh lý từ năm 2013 đến năm 2018 ............ 28
Hình số 04:Kho lưu trữ bảo quản tài liệu đã được chỉnh lý .................................. 29
Hình số 05:Giá kệ, hộp hồ sơ bảo quản tài liệu ................................................... 30
Hình số 06:Hệ thống các đầu báo khói, báo cháy trong kho lưu trữ ...................... 30
Hình số 07:Bộ tổng điều khiển báo cháy, đặt tại phịng Nội vụ ............................ 31
Hình số 08:Mục lục hồ sơ vĩnh viễn ................................................................... 32
Hình số 09:Giao diện phần mềm phục vụ khai thác hồ sơ lưu trữ ......................... 33
Hình số 10:Giao diện phần mềm quản lý văn bản điều hành ................................ 34
Hình số 11:Biểu đồ thể hiện số lượt người khai thác từ năm 2013 đến năm 2018 ..... 34
Hình số 12:Biểu đồ thể hiện số lượt hồ sơ khai thác từ năm 2013 đến 2018........ 35
Hình số 13:Phần mềm quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh ......... 36

iv


DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
Trang
Bảng số 01:Bản thống kê số liệu thu thập từ năm 2013 đến năm 2018.......... 25
Bảng số 02:Bản thống kê số liệu chỉnh lý từ năm 2013 đến năm 2018 .......... 27
Bảng số 03:Bản thống kê số liệu hồ sơ đã chỉnh lý từ năm 2013-2018 ......... 28
Bảng số 04:Quy trình quy định trình tự các bước công việc phục vụ việc sử
dụng tài liệu của độc giả tại Phòng đọc .......................................................... 52

v

MỤC LỤC

Trang
LỜI CAM ĐOAN .............................................................................................. i
LỜI CẢM ƠN
ii
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT ............................................ iii
DANH MỤC CÁC HÌNH ................................................................................ iv
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU ..................................................................... v
MỤC LỤC ........................................................................................................ vi
MỞ ĐẦU ........................................................................................................... 1
Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ
TÀI LIỆU LƯU TRỮ ....................................................................................... 7
1.1. Cơ sở lý luận .............................................................................................. 7
1.1.1. Khái niệm Tổ chức....................................................................................................7
1.1.2. Khái niệm Quản lý ....................................................................................................8
1.1.3. Khái niệm Tổ chức tài liệu lưu trữ...........................................................................9
1.1.4. Khái niệm Quản lý tài liệu lưu trữ ...........................................................................9
1.1.5. Nội dung tổ chức và Quản lý tài liệu lưu trữ .......................................... 9
1.1.6. Nguyên tắc Tổ chức và Quản lý tài liệu lưu trữ.................................... 17
1.1.7. Mục đích Tổ chức và Quản lý tài liệu lưu trữ ....................................... 19
1.2. Cơ sở pháp lý về tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ ................................ 20
Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
CỦA UBND THÀNH PHỐ PLEIKU, TỈNH GIA LAI ................................. 23
2.1. Giới thiệu về thành phố Pleiku................................................................. 23
2.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của UBND thành phố Pleiku ........ 23

vi

2.2.1. Cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Pleiku.......................................................23
2.2.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Pleiku (phụ lục số 1)..................23
2.3. Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ của UBND thành phố Pleiku .....................23
2.3.1. Tài liệu khối Tổng hợp ...........................................................................................23
2.3.2. Tài liệu khối Kinh tế - Xây dựng ...........................................................................24
2.3.3. Tài liệu khối Văn xã ................................................................................................24
2.3.4. Tài liệu Khối nội chính ...........................................................................................24
2.4. Thực trạng cơng tác tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của Ủy ban nhân
dân thành phố Pleiku ....................................................................................... 25
2.4.1. Về nhận thức vai trò, ý nghĩa và tầm quan trọng của tổ chức và quản lý tài liệu
lưu trữ ..................................................................................................................................25
2.4.2. Về thực hiện nghiệp vụ thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ....................................25
2.4.3. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ ...........................................................................................27
2.4.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ .........................................................................................29
2.4.5. Công tác thống kê, tra cứu và khai thác liệu lưu trữ ............................................31
2.4.6. Quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên ngành ....................................................................35
2.4.7. Công tác ứng dụng công nghệ thông tin ...............................................................35
2.4.8. Công tác đào tạo, bồi dưỡng ..................................................................................37
2.5. Đánh giá công tác tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của UBND thành
phố Pleiku
38
2.5.1. Kết quả đạt được
38
2.5.2. Hạn chế
38
2.5.3. Nguyên nhân
38
Chương 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỔ CHỨC VÀ

QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA UBND TP.PLEIKU ....................... 40
3.1. Nhóm giải pháp chung ............................................................................ 40

vii


3.1.1. Tiếp tục nâng cao nhận thức về vai trò, ý nghĩa và tầm quan trọng
của việc tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ ............................................................40
3.1.2. Tăng cường bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức làm
cơng tác văn thư, lưu trữ....................................................................................................41
3.2. Nhóm giải pháp về nghiệp vụ ...................................................................................42
3.2.1. Đổi mới việc thực hiện nghiệp vụ thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ ..................42
3.2.2. Tiếp tục thực hiện có chất lượng nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ..................42
3.2.3. Đặc biệt làm tốt công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ trong quá trình chỉnh lý
và phân loại hồ sơ ..............................................................................................................46
3.2.4. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ....................46
3.2.5. Xây dựng và đa dạng hóa cơng cụ tra cứu để phục vụ công tác khai thác và sử
dụng tài liệu lưu trữ một cách tốt nhất. ............................................................................52
3.2. Những kiến nghị ....................................................................................... 53
KẾT LUẬN ..................................................................................................... 54
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................ 55
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................... 57
PHỤ LỤC

58

viii


MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Trong lịch sử tồn tại và phát triển, mỗi dân tộc đều để lại cho hậu thế nhiều
nguồn di sản quý báu. Trong đó, tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt
động của các cơ quan, tổ chức, đoàn thể và cá nhân là một loại di sản đặc biệt. Tài
liệu lưu trữ là một trong những nguồn lực thông tin quan trọng, đáp ứng yêu cầu
xây dựng và phát triển của các quốc gia trên thế giới. Chúng được sử dụng như một
công cụ để xây dựng và củng cố chế độ chính trị, là nguồn lực quan trọng để phát
triển kinh tế xã hội, góp phần giữ gìn và phát huy tinh hoa văn hóa của dân tộc.
Tài liệu lưu trữ của mỗi quốc gia, mỗi dân tộc đều mang những giá trị văn
hóa và dấu ấn riêng của dân tộc mình, đất nước mình.Việc nghiên cứu những tài
liệu lưu trữ của một quốc gia là để trực tiếp tìm hiểu những giai đoạn phát triển lịch
sử và văn hóa của quốc gia đó. Nhận thức được vai trị, vị trí đặc biệt quan trọng
của tài liệu lưu trữ, mỗi nhà nước đều có những chủ trương biện pháp khác nhau
nhằm tổ chức quản lý tốt nhất đối với những di sản văn hóa đặc biệt này.
Ngày 25 tháng 11 năm 2011, Chủ tịch nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt
Nam đã ký lệnh công bố Luật Lưu trữ, khẳng định “Tài liệu lưu trữ Quốc gia là di
sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc
Việt Nam xã hội chủ nghĩa. Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thơng tin q khứ có
giá trị quan trọng phục vụ cho mục đích chính trị, kinh tế, khoa học, giáo dục, văn
hóa... và phục vụ các quyền lợi chính đáng khác của công dân.”
Trong hoạt động hàng ngày, tài liệu lưu trữ ghi lại hầu hết các hoạt động của
cơ quan, tổ chức, cá nhân; cung cấp đầy đủ, chính xác các thơng tin giúp cơ quan
xây dựng chủ trương, chính sách, các biện pháp cơng tác, chương trình kế hoạch
ngắn hạn, dài hạn, sơ kết, tổng kết tình hình hoạt động; giải quyết các vấn đề về chế
độ chính sách đối với cán bộ, cơng chức, viên chức và các nhu cầu chính đáng khác
của cơng dân.
Cơng tác lưu trữ được coi là một ngành hoạt động quan trọng trong quản lý
nhà nước, là một mắt xích khơng thể thiếu trong bộ máy quản lý hành chính nhà

1

nước. Cơng tác lưu trữ có vai trị quan trọng đối với việc xây dựng thể chế hành
chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ thống thể
chế hành chính. Cơng tác lưu trữ khi được thực hiện tốt sẽ góp phần thúc đẩy cơng
tác văn thư và hành chính, văn phịng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động của
nền hành chính nhà nước, thúc đẩy nhanh q trình thực hiện cơng cuộc cải cách
hành chính, hướng đến xây dựng nền hành chính hiện đại. Quan tâm làm tốt cơng
tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thời thơng tin sẽ góp phần đảm bảo cho các hoạt
động của nền hành chính nhà nước được thông suốt.
Hiện nay, hồ sơ tài liệu hiện hành của UBND thành phố Pleiku thu từ các bộ
phận chuyên môn chủ yếu vẫn tập trung tại Văn phịng HĐND–UBND. Đây là
nguồn tài liệu hành chính, mang nhiều ý nghĩa, là nguồn thông tin cực kỳ quan
trọng để các cơ quan, đơn vị, tổ chức trong thành phố Pleiku triển thu thập, cung
cấp thông tin phục vụ cho việc quản lý các mặt của đời sống kinh tế - xã hơi trong
tồn thành phố.
Trong những năm qua, cơng tác lưu trữ của thành phố đã có những bước tiến
đáng kể. Tuy nhiên qua khảo sát thực tế việc tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ vẫn còn
một số hạn chế. Hiện nay thành phố vẫn thiếu nguồn lực để quản lý tài liệu; kho tàng
và trang thiết bị phục vụ cho công tác tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ còn thiếu.
Một số tài liệu từ năm 2013 đến năm 2018 thu về kho và tài liệu lưu trữ tại
13 cơ quan chuyên môn có dấu hiệu bị xuống cấp.
Tài liệu cịn bó gói, đựng trong các thùng tôn, bao tải, bảo quản tài liệu tạm
bợ trong các kho tạm, đầu tủ tương đối nhiều. Đây là nguyên nhân lớn nhất dẫn đến
tài liệu nhanh xuống cấp, hư hỏng, bị côn trùng phá hoại khó tránh khỏi.
Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu của các phòng, ban trực thuộc vào lưu trữ hiện
hành chưa được thực hiện thường xuyên; Công tác lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ tài liệu
chưa thực sự được thực hiện đúng theo qui định của Nhà nước; Công tác xác định
giá trị tài liệu còn nhiều hạn chế; Cơng cụ tra cứu tài liệu cịn đơn giản, chủ yếu là
giấy tờ thống kê trong hộp hồ sơ; chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu tra cứu thông tin tài

liệu lưu trữ.

2


Cán bộ cơng chức trong q trình tham mưu, nghiên cứu, tổng hợp rất khó
theo dõi cơng việc, đặc biệt là các vụ việc do nhiều lý do bị kéo dài. Nhiều tài liệu
quan trọng có nguy cơ bị thất lạc.
Trên thực tế, với khối lượng lớn tài liệu lưu trữ hiện có tại các cơ quan, đơn
vị nếu khơng được quan tâm sớm, có biện pháp tổ chức khoa học thì sẽ dễ dẫn đến
tình trạng ngày càng tích đống. Qua thời gian, nguy cơ hư hại tài liệu là điều tất yếu,
kể cả những tài liệu quý, có giá trị và tầm quan trọng cao, gây ảnh hưởng nghiêm
trọng đến hoạt động quản lý hành chính nhà nước. Do đó, việc tổ chức khoa học tài
liệu lưu trữ là một nhiệm vụ quan trọng và cần thiết trong tình hình hiện nay tại
UBND thành phố Pleiku.
Hiện nay việc tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ ở nhiều nơi, trong đó có
thành phố Pleiku của chúng tơi còn nhiều bất cập, chưa phát huy hết giá trị tài liệu
lưu trữ. Vì vậy học viên đã chọn đề tài: “Tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của
UBND thành phố Pleiku, tỉnh Gia Lai” làm luận văn cao học và mong muốn
đóng góp cho địa phương để làm tốt hơn cơng tác lưu trữ.

2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
- Đề tài này từ trước tới nay chưa được nghiên cứu.
- Trong quá trình thực hiện đề tài này, tác giả đã tìm hiểu và có thể khái qt
các cơng trình nghiên cứu đã có về vấn đề này như sau:
+ Hồng Minh Nhu (2014). Nghiên cứu xây dựng các giải pháp nâng cao
hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình.
+ Nguyễn Thị Kim Bình, 2005. “Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của các
Tổng Cơng ty 91”.
+ Một số bài nghiên cứu có đề cập đến những khía cạnh khác nhau của việc

tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ ở các cơ quan trung ương và địa phương cũng đã
được đăng trên tạp chí chuyên ngành văn thư lưu trữ. Ví dụ: bài của Vũ Thị Phụng
Giá trị của tài liệu lưu trữ và trách nhiệm của các cơ quan lưu trữ Việt Nam, đăng
trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam năm 2008; hay bài của Quốc Thắng Tổ chức

3


văn thư, lưu trữ tại địa phương những khó khăn cần giải quyết, Tạp chí Văn thư
Lưu trữ Việt Nam (6/2009) v.v..
+ Giáo trình đại học “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của Đào Xuân
Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền do NXB Đại học và Giáo dục chuyên
nghiệp xuất bản năm 1990.
+ Giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” chủ biên: GVC.TS.
Chu Thị Hậu, trường Đại học Nôi vụ do NXB Lao động Hà Nội xuất bản năm 2016.
Ngoài ra luận văn còn được dựa trên số liệu các báo cáo của UBND thành
phố Pleiku...

3. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu đề tài
- Mục đích của đề tài:
+ Phân tích cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ.
+ Đánh giá tình hình tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của UBND thành phố
Pleiku.
+ Đánh giá tình hình tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của các đơn vị
+ Đề xuất giải pháp để giải quyết các vấn đề thực tế.
- Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài:
+ Nghiên cứu một cách có hệ thống cơ bản những vấn đề lý luận, phương
pháp lý luận về tổ chức và quản lý tài liệu nói chung áp dụng cho tài liệu lưu trữ tại
UBND thành phố Pleiku.
+ Đánh giá thực trạng tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ tại UBND thành phố

Pleiku, tỉnh Gia Lai thời gian qua.
+ Đề xuất một số định hướng và giải pháp góp phần nâng cao chất lượng, hiệu
quả thực trạng tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ tại UBND thành phố Pleiku, tỉnh
Gia Lai, phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành của UBND thành phố trên
các mặt về chính trị, kinh tế - xã hội, văn hóa, giáo dục, an ninh - quốc phòng.
+ Để nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND thành phố Pleiku.

4


4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Công tác tổ chức và quản lý tài liệu lưu
trữ của UBND thành phố Pleiku, tỉnh Gia Lai
- Phạm vi nghiên cứu của đề tài:
* Phạm vi nội dung: Tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ gồm những vấn đề như:
Tổ chức thu thâp, chỉnh lý, bảo quản và khai thác tài liệu, các cách thức quản lý tài
liệu dựa trên nội quy, quy chế, kho tàng và trang thiết bị quản lý tài liệu.
* Phạm vi thời gian: Khảo sát thực tế từ năm 2013 đến năm 2018 (lý do tài
liệu của UBND thành phố từ năm 2012 trở về trước đã được chỉnh lý, tài liệu từ
năm 2013 đến năm 2018 chưa được chỉnh lý nên trong khuôn khổ của một luận văn
cao học em chọn mốc thời gian này để nghiên cứu).
* Pham vi không gian: khảo sát tại UBND thành phố Pleiku
Phạm vi nghiên cứu đề tài luận văn này, tác giả xác định chỉ nghiên cứu việc
tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của UBND thành phố Pleiku, tỉnh Gia Lai từ năm
2013 đến năm 2018.

5. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp luận nghiên cứu: dựa trên chủ nghĩa duy vật biện chứng và
duy vật lịch sử.
- Phương pháp nghiên cứu thống kê.

- Phương pháp hệ thống.
- Nghiên cứu tài liệu lý thuyết.
- Khảo sát trực tiếp tài liệu.
- Khảo sát các điều kiện thực tế tại địa phương.
- Nghiên cứu so sánh, phân tích, tổng hợp…

6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
- Ý nghĩa lý luận:

5


Là nguồn tài liệu tham khảo để cơ quan nhận thức rõ ràng hơn ý nghĩa
của nhiệm vụ này và quan tâm chỉ đạo cũng như đầu tư thỏa đáng cho công
tác lưu trữ của UBND thành phố Pleiku.
- Ý nghĩa thực tiễn:
Kết quả nghiên cứu sẽ góp phần giải quyết một số tồn tại hiện nay
trong công tác tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ và nâng cao hiệu quả công
tác tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của UBND thành phố Pleiku.
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, lời cám ơn, lời cam đoan, danh mục
các chữ viết tắt, danh mục các bảng biểu, danh mục tài liệu tham khảo và phần phụ
lục, luận văn được kết cấu thành 3 Chương:
Chương 1: Cơ sơ lý luận và pháp lý về tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ.
Chương 2: Thực trạng tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của UBND thành
phố Pleiku, tỉnh Gia Lai.
Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ
của UBND thành phố Pleiku, tỉnh Gia Lai.

6

Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC
VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1.1. Cơ sở lý luận
1.1.1. Khái niệm Tổ chức
- Theo Từ điển Bách khoa Việt Nam: Tổ chức là “hình thức tập hợp, liên kết
các thành viên trong xã hội (cá nhân, tập thể) nhằm đáp ứng yêu cầu, nguyện vọng,
lợi ích của các thành viên, cùng nhau hành động vì mục tiêu chung”.
- Tổ chức là việc sắp xếp công việc cần phải làm định rõ chức trách nhiệm vụ
quyền hạn của mỗi bộ phận cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá
nhân nhằm thiết lập môi trường thuận lợi để hoạt động và đạt được mục tiêu đã định
trước.
- Tổ chức tài liệu là tập hợp, liên kết tài liệu với nhau về một vấn đề cụ thể.
Theo các nội hàm trên đây, từ tổ chức được hiểu theo nghĩa là mợt đợng từ
hành đợng. Nó địi hỏi phải có bổ ngữ, nhiều trường hợp có cả trạng ngữ, ví dụ: tổ
chức làm việc gì, tổ chức cái gì, tổ chức như thế nào, có hợp lý khơng? có khoa học
khơng? có đáp ứng được u cầu đề ra khơng? v.v...Theo ý nghĩa như vậy, một câu
có dùng từ tổ chức sẽ có hình thứ biểu đạt như sau: Lễ kỷ niệm ngày 20/11 năm nay
đã được tổ chức trang trọng và tiết kiệm; Phòng Hành chính –Tổ chức của cơ quan
đã được tổ chức lại hợp lý...v.v.
Trong luận văn này từ tổ chức được dùng theo nghĩa trên. Khi gắn với các
hành vi cụ thể việc tổ chức sẽ cần theo những yêu cầu nhất định. Ví dụ tổ chức khoa
học tài liệu lưu trữ thì cần theo các yêu cầu được đặt ra trong thực tế mà các đơn vị
quản lý tài liệu đòi hỏi. Ví như phải bảo đảm rằng sau khi được tổ chức lại tài liệu
để có thể khai thác sử dụng tài liệu dẽ dàng, có thể thuận lợi cho bảo quản, thống kê
khi cần thiết, phát huy giá trị của tài liệu. Như vậy tổ chức cơng việc nào đó (như
chỉnh lý tài liệu, làm công cụ tra cứu, đánh giá tài liệu...) thì phải có mục tiêu cụ thể,
phải có kế hoạch để thực hiện mục tiêu đó. Mục tiêu công việc cụ thể là trước mắt

và mục tiêu lâu dài, theo đó cần có kế hoạch phù hợp, có sự chuẩn bị về phương

7


tiện, con người v.v...Thiếu mục tiêu việc tổ chức công việc nào cũng sẽ mất phương
hướng, còn thiếu kế hoạch thì tổ chức cơng việc sẽ khó thành cơng.
Nhân đây cũng xin nói thêm rằng từ “Tổ chức” trong nhiều trường hợp còn
được hiểu theo ý nghĩa một danh từ. Khi đó “Tổ chức” là một tập hợp các thành
phần có quan hệ chặt chẽ với nhau, có cấu trúc bên trong, cùng hỗ trợ và thúc đẩy
lẫn nhau nhằm thực hiện một hay một số nhiệm vụ chung. Khi ghép với một đối
tượng nhất định chúng ta sẽ có một loại hình tổ chức cụ thể, có chức năng và nhiệm
vụ cụ thể, ví dụ: Tổ chức Đảng; Tổ chức Nhà nước; Tổ chức chính trị - xã hội; Tổ
chức kinh tế, Tổ chức giáo dục; Tổ chức quốc tế; Tổ chức công; Tổ chức tư v.v..
Tổ chức bao giờ cũng hoạt động trong một môi trường nhất định và chịu tác
động của mơi trường đó. Theo quan điểm của lý thuyết hệ thống, hoạt động của một
tổ chức được xem là hoạt động của một hệ thống cơ cấu có thứ bậc. Trong đó, mỗi
bộ phận từ thấp đến cao đều có trách nhiệm đóng góp vào việc hồn thành nhiệm vụ
chung của tổ chức.
Đến lượt mình, mỗi đơn vị tổ chức, mỗi nhánh hệ thống đều có chức năng
nhiệm vụ và quyền hạn riêng theo sự phân cơng của tổ chức chung. Chẳng hạn, hệ
thống có chức năng thu thập, xử lý và khai thác dữ liệu gọi là hệ thống thông tin.
Trong luận văn này học viên không dùng từ tổ chức theo nghĩa thứ hai đang
nói ở đây.

1.1.2. Khái niệm Quản lý
Trong cuốn sách “Khoa học Tổ chức và Quản lý”,1 tác giả Đặng Quốc
Bảo quan niệm: “Quản lý là một quá trình lập kế hoạch, tổ chức, hướng dẫn và kiểm
tra những nỗ lực của các thành viên trong một tổ chức và sử dụng các nguồn lực của
tổ chức để đạt được những mục tiêu cụ thể”. Tác giả này hiểu quản lý như là một

hoạt động
Còn theo GS Nguyễn Ngọc Quang, “Quản lý là tác động có mục đích, có kế
hoạch của chủ thể quản lý đến tập thể của những người lao động khách thể quản lý
nhằm thực hiện được những mục tiêu dự kiến”2
Nhà xuất bản Thống kê Hà Nội, năm xuất bản 1999
[Nguyễn Ngọc Quang 31, tr. 14]

1
2

8


Như vậy, muốn đạt được hiệu quả cơng việc địi hỏi người lãnh đạo phải biết
cách tổ chức và quản lý, quy tụ sức mạnh của tập thể; không biết cách quản lý lãnh
đạo sẽ không hiệu quả. Việc quản lý tài liệu ở đây cũng vậy, muốn quản lý tốt phải
xây dựng và ban hành các nội quy, quy chế về quản lý tài liệu lưu trữ một cách chặt
chẽ, khoa học.

1.1.3. Khái niệm Tổ chức tài liệu lưu trữ
Tổ chức tài liệu lưu trữ là tập hợp, sắp xếp, liên kết tài liệu với nhau theo một
vấn đề hoặc theo một đặc trưng vốn có của tài liệu như thời gian và địa điểm hình
thành tài liệu, vật liệu chế tác v.v. Tổ chức tài liệu là công việc của ngành lưu trữ.

1.1.4. Khái niệm Quản lý tài liệu lưu trữ
Quản lý tài liệu lưu trữ là giữ gìn, bảo quản tài liệu theo một số quy đinh
nhằm đảm bảo sự tồn vẹn của tài liệu, tránh tình trạng bị phân tán, mất mát, khó tra
tìm, sử dụng. Quản lý cần có ngun tắc phương pháp thích hợp.

1.1.5. Nội dung tổ chức và Quản lý tài liệu lưu trữ

Luật Lưu trữ năm 2011 quy định: “hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập,
chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ” [18]. Đó
cũng là nhiệm vụ tổ chức tài liệu, nguyên tắc chung là: Quản lý thống nhất.

- Hoạt động quản lý:
Thứ nhất, xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu
trữ.
Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ là việc xác định những nội
dung cụ thể, các chỉ tiêu cần đạt được, những biện pháp cần thực hiện, khoảng thời
gian cần thiết để thực hiện các nội dung công việc nhằm bảo đảm sự phát triển của
ngành lưu trữ theo định hướng chung. Việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát
triển có tác dụng to lớn trong trong việc giúp các cơ quan, tổ chức chủ động thực
hiện các công việc trong q trình hoạt động, trên cơ sở đó có những biện pháp kịp
thời giúp các cơ quan, đơn vị thực hiện đúng, đầy đủ các nội dung, chỉ tiêu đề ra.
Thứ hai, xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm
pháp luật và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ.

9


Việc xây dựng, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ
là nhằm tạo hành lang pháp lý quan trọng để các cơ quan, tổ chức quản lý cơng tác
lưu trữ một cách có hiệu quả. Nó là cơ sở pháp lý để các cơ quan quản lý nhà nước
thực hiện hoạt động điều hành, quản lý công tác lưu trữ một cách thống nhất, thuận
lợi và chính xác theo pháp luật của Nhà nước.
Việc hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ có thể
thực hiện bằng những văn bản đã cụ thể hóa các vấn đề được nêu ra trong các văn
bản quy phạm pháp luật hoặc có thể thông qua hội nghị, các lớp tập huấn, nhằm
giúp các cơ quan, tổ chức, cán bộ công chức, viên chức nắm và thực hiện một cách
có hiệu quả những nội dung đã được đề cập trong các văn bản quy phạm pháp luật

về lưu trữ.
Thứ ba, quản lý thống nhất tài liệu thuộc phông lưu trữ.
Quản lý thống nhất tài liệu thuộc phông lưu trữ quốc gia là yêu cầu và nội
dung cơ bản của công tác lưu trữ, chiếm vị trí quan trọng, xuyên suốt trong hoạt
động quản lý nhà nước về lưu trữ, nhằm đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu, quản lý
chặt chẽ tài liệu, tránh tình trạng bị phân tán, mất mát, khó tra tìm, sử dụng. Nếu
khơng thực hiện tốt cơng tác này thì nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn ven của
Phơng Lưu trữ Quốc gia, q trình khai thác, sử dụng thông tin trong tài liệu, ảnh
hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu lưu trữ.
Thứ tư, thống kê nhà nước về lưu trữ.
Thống kê nhà nước về lưu trữ nhằm bảo đảm sự quản lý chặt chẽ của nhà
nước đối với công tác lưu trữ. Nội dung công tác này bao gồm: thống kê về tài liệu
lưu trữ, tình hình kho tàng, trang thiết bị lưu trữ, tình hình cơng cụ tra cứu tài liệu,
tình hình tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, tình hình bố trí sử dụng cán bộ lưu trữ.
Thơng qua đó, giúp cho các cơ quan có cái nhìn tổng qt về cơng tác lưu trữ tại cơ
quan mình, có định hướng cụ thể trong việc xây dựng kế hoạch thực hiện công tác
lưu trữ, chỉ đạo thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ tài liệu cho phù hợp, đồng thời
khắc phục những mặt tồn tại, hạn chế, góp phần tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại
cơ quan mình.
Thứ năm, quản lý thống nhất chuyên môn nghiệp vụ về lưu trữ.

10


Việc quản lý thống nhất nghiệp vụ về lưu trữ được thể hiện trong việc xây
dựng và ban hành các quy định cụ thể hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ
và những nội dung này phải được áp dụng thực hiện trong phạm vi cả nước nhằm
bảo đảm nguyên tắc tập trung thống nhất trong quản lý tài liệu và công tác lưu trữ.
Nội dung này được thể hiện ở những quy định liên quan đến thực hiện các quy trình
nghiệp vụ lưu trữ, liên quan đến sổ sách biểu mẫu chuyên môn áp dụng trong lưu

trữ, liên quan đến việc ứng dụng khoa học công nghệ trong bảo quản, khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ. Nếu thiếu sự thống nhất trong công tác lưu trữ sẽ gây khó khăn
cho các cơ quan chức năng quản lý lưu trữ, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công
tác lưu trữ tại cơ quan, tổ chức.
Thứ sáu, tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành
tựu khoa học và công nghệ trong công tác lưu trữ.
Ứng dụng các thành tựu khoa học và công nghệ trong công tác lưu trữ hiện
nay là yêu cầu cấp thiết. Nó trở thành cơng cụ đắc lực để nâng cao hiệu quả hoạt
động của cơ quan, tổ chức, góp phần nâng cao hiệu quả tổ chức khoa học tài liệu
lưu trữ của cơ quan. Chính vì vậy, địi hỏi đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ phải
ln có sự nghiên cứu, sáng tạo để có những cơng trình, đề tài thực sự có ích, phục
vụ cho công tác lưu trữ nhằm nâng cao hiệu quản quản lý tài liệu lưu trữ và công tác
lưu trữ.
Thứ bảy, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ công chức văn thư, lưu
trữ.
Trình độ chun mơn của cán bộ làm cơng tác lưu trữ có ảnh hưởng rất lớn
đến chất lượng của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, việc bảo quản và khai thác sử
dụng tài liệu lưu trữ. Vì vậy, việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác lưu trữ là
nội dung quan trọng không thể thiếu được trong nội dung quản lý nhà nước về lưu
trữ. Ngoài việc đào tạo, bồi dưỡng kiến thức cho cán bộ trực tiếp làm công tác lưu
trữ, cũng cần đào tạo, bồi dưỡng cập nhật kiến thức về quản lý nhà nước công tác
văn thư lưu trữ cho các cán bộ làm công tác chuyên môn khác mà có liên quan đến
sự hình thành hồ sơ, tài liệu. Trong q trình đó, cần chú trọng kiến thức tổng quát,

11


tầm quan trọng công tác quản lý lưu trữ đáp ứng yêu cầu thực tế trong hiện tại và
tương lai.
Bên cạnh đó, hàng năm, các cơ quan, đơn vị chuyên môn cần tổ chức sơ kết,

tổng kết đánh giá công tác lưu trữ, qua đó đánh giá những ưu điểm, hạn chế nhằm
giúp các cơ quan thực hiện tốt hơn các quy định của Nhà nước về công tác văn thư,
lưu trữ. Cùng với việc tổng kết, đánh giá cũng kịp thời động viên, khen thưởng
những đơn vị, cá nhân làm tốt và có những hình thức xử lý đối với đơn vị, cá nhân
vi phạm để nâng cao ý thức trong việc thực hiện các quy định về công tác văn thư
lưu trữ.
Thứ tám, thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm
pháp luật về lưu trữ.
Thanh tra, kiểm tra theo những nội dung quản lý nhà nước về công tác lưu
trữ. Thông qua việc thanh tra, kiểm tra, cơ quan quản lý lưu trữ sẽ kịp thời phát hiện
ra những sai sót để chấn chỉnh đưa công tác lưu trữ đi vào nề nếp, từ đó có những
giải pháp khắc phục kịp thời.
Kết quả thanh tra, kiểm tra trong lưu trữ còn là cơ sở để kết luận những vấn
đề đề cập đến trong các đơn thư khiếu nại, tố cáo và những vấn đề có liên quan đến
cơng tác lưu trữ. Từ đó, cơ quan quản lý lưu trữ sẽ đề ra những biện pháp hợp lý để
giải quyết nhằm ngăn ngừa, khắc phục những sai trái và đưa ra các quyết định xử lý
phù hợp, góp phần làm cho các chế độ, chính sách của nhà nước được thực hiện một
cách đầy đủ, đúng đắn, các công việc được giải quyết một cách thỏa đáng, đáp ứng
được yêu cầu, nguyện vọng chính đáng của cơ quan, tổ chức và cơng dân.
Thứ chín, hợp tác quốc tế về lưu trữ
Hợp tác quốc tế về lưu trữ là biện pháp tốt nhằm để học tập áp dụng những
thành tựu khoa học kỹ thuật tiên tiến của các nước trong lĩnh vực lưu trữ vào nước
ta. Thông qua hợp tác quốc tế về lưu trữ, ta có thể học hỏi và ứng dụng những thành
tựu của các cơng trình khoa học, những kinh nghiệm thực tế để đưa ra những
phương án, những biện pháp tối ưu nhằm thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ của công
tác lưu trữ.

12

Quản lý nhà nước về hợp tác quốc tế trong lĩnh vực lưu trữ sẽ tạo điều kiện
cho ngành lưu trữ phát triển nhanh chóng và bắt kịp sự phát triển chung của lưu trữ
các nước khác trên thế giới và vẫn đảm bảo đúng nguyên tắc của nhà nước trong
quan hệ hợp tác quốc tế.

- Hoạt động nghiệp vụ
Thứ nhất, về thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ là quá trình thực hiện các biện pháp nhằm
xác định nguồn tài liệu, thành phần tài liệu và tổ chức chuyển giao tài liệu vào kho
lưu trữ theo thời hạn và phạm vi đã được nhà nước quy định.
Theo Luật lưu trữ năm 2011 “Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn
tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển giao vào lưu trữ cơ quan,
lưu trữ lịch sử” [18].
Bổ sung tài liệu là căn cứ vào các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài
liệu để lựa chọn những tài liệu có giá trị từ các nguồn nộp lưu đưa vào bảo quản nhà
nước. Bảo quản tài liệu được thực hiện theo quan điểm và phương pháp tổng hợp và
hệ thống trong tồn phơng lưu trữ nhà nước, nó được tiến hành theo hai bước: bổ
sung lưu trữ hiện hành và bổ sung lưu trữ lịch sử.
Thu thập bổ sung tài liệu là một trong những khâu nghiệp vụ quan trọng
nhằm lựa chọn được những tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản trong lưu trữ hiện
hành và lưu trữ lịch sử để quản lý, tránh mất mát, thất lạc tài liệu và làm cơ sở, tiền
đề để thực hiện các khâu nghiệp vụ tiếp theo của công tác lưu trữ. Điều này nhằm
giúp hồn thiện thành phần các phơng lưu trữ giúp cho các hệ thống hóa lưu trữ giải
được mối quan hệ với nhau.
Giải quyết tốt việc bổ sung tài liệu có ý nghĩa quan trọng. Nhờ được bổ sung
thường xuyên những tài liệu có giá trị mà thành phần phơng lưu trữ ngày càng
phong phú thêm. Chính cơng tác bổ sung tài liệu là khâu thường xuyên tạo nên cơ
sở vật chất cần thiết cho hoạt động của công tác lưu trữ thuận lợi.
Trong quá trình thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, người ta đặc biệt chú ý đến
những tài liệu được hình thành ở các cơ quan, đơn vị là nguồn nộp lưu vào các lưu

trữ. Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ có hai nhiệm vụ: thu thập tài liệu vào lưu trữ

13


theo chế độ nộp lưu của Nhà nước, sưu tầm những tài liệu cịn thiếu để bổ sung cho
các phơng lưu trữ.
Thứ hai, về chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu lưu trữ
Khoản 13, Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 xác định “Chỉnh lý tài liệu là việc
phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập cơng cụ tra cứu tài liệu hình
thành trong hoạt đợng của cơ quan, tổ chức, cá nhân” [18].
Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ phải tuân theo nguyên tắc chỉnh lý tài liệu
theo phông lưu trữ (không phân tán phông lưu trữ). Thực hiện nguyên tắc chỉnh lý
theo phông lưu trữ, tài liệu của phông nào phải được sắp xếp và chỉnh lý theo phơng
đó, khơng để lẫn lộn tài liệu của các phông khác nhau để chỉnh lý chung. Tài liệu
sau khi chỉnh lý sẽ phản ánh được các mặt hoạt động của cơ quan đã sản sinh ra tài
liệu và đảm bảo mối liên hệ lơgíc và lịch sử của tài liệu lưu trữ, đảm bảo mối liên
hệ, kết cấu tự nhiên vốn có của tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức sử
dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Yêu cầu của chỉnh lý tài liệu lưu trữ ngoài việc tổ chức khoa học tài liệu để
phục vụ mục đích sử dụng tài liệu, cịn phải đảm bảo tơn trọng được sự hình thành
tự nhiên của tài liệu, để phản ánh hoạt động của cơ quan có tài liệu. Chỉnh lý tài liệu
với mục đích tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử
dụng tài liệu và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ, qua đó, góp phần nâng
cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản.
Thứ ba, về xác định giá trị tài liệu
Theo Luật Lưu trữ năm 2011 “Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá
trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ
quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản
và tài liệu hết giá trị”[18].

Xác định giá trị tài liệu được thực hiện trong suốt quá trình vận động của tài
liệu: giai đoạn văn thư, giai đoạn lưu trữ hiện hành và giai đoạn lưu trữ lịch sử. Ở
giai đoạn văn thư, yêu cầu quan trọng nhất của việc xác định giá trị tài liệu đang
phục vụ cơ quan ghi thời hạn bảo quản cho hồ sơ dự kiến sẽ lập theo danh mục hồ
sơ; ở giai đoạn lưu trữ hiện hành là lựa chọn tài liệu có giá trị lịch sử để giao nộp

14


vào lưu trữ cố định; còn ở lưu trữ lịch sử nhiệm vụ của việc xác định giá trị tài liệu
là tối ưu hóa thành phần tài liệu thuộc loại bảo quản vĩnh viễn.
Kết quả công tác xác định giá trị tài liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng,
nội dung, thành phần tài liệu của Phông lưu trữ quốc gia, do vậy công tác xác định
giá trị tài liệu phải đảm bảo yêu cầu chính xác và thận trọng. Việc xác định giá trị
tài liệu khơng chính xác sẽ làm mất đi những tài liệu có giá trị, đồng thời không loại
được những tài liệu đã hết giá trị sử dụng.
Để thực hiện được các yêu cầu của công tác xác định giá trị tài liệu phải căn
cứ vào lý luận đồng thời phải nghiên cứu tỉ mỉ thực tế tài liệu hiện có của mỗi
phơng lưu trữ.
Thứ tư, về bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo
quản an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ”.
Mục đích của việc bảo quản tài liệu là chống và loại trừ các khả năng làm
hỏng, làm mất tài liệu và lộ thơng tin của tài liệu, bảo đảm an tồn và tạo điều kiện
khai thác, sử dụng tài liệu đạt hiệu quả cao. Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ tập
trung chủ yếu là việc xây dựng, cải tạo kho lưu trữ, xử lý kỹ thuật bảo quản và việc
tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ.
Nước ta nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa, nên độ ẩm và nhiệt độ
thường xuyên cao. Điều kiện khí hậu này tác động rất xấu đến tài liệu lưu trữ và gây
khó khăn cho việc bảo quản chung. Vì vậy, kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ phải

được coi trọng. Mặt khác, nội dung tài liệu lưu trữ chứa đựng những thơng tin bí
mật về chính trị, quốc phịng và an ninh quốc gia nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ
khơng chỉ chú ý đến góc độ vật lý của tài liệu mà còn phải sử dụng các biện pháp
ngăn chặn việc đánh cắp thông tin trong tài liệu và sự phá hoại tài liệu lưu trữ.
Thứ năm, về thống kê, kiểm tra tài liệu
Thống kê trong lưu trữ là vận dụng các phương pháp nghiệp vụ, các mẫu
chuyên mơn để xác định rõ ràng, chính xác về số lượng, chất lượng, thành phần, nội
dung, tình hình tài liệu và hệ thống bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ.

15