Phát huy giá trị tài liệu tại lưu trữ lịch sử thành phố hải phòng phục vụ giải quyết chế độ chính sách cho cán bộ, công chức, viên chức và người có công với cách mạng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Đỗ Thị Thơm

PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ
THÀNH PHỐ HẢI PHÕNG PHỤC VỤ GIẢI QUYẾT
CHẾ ĐỘ, CHÍNH SÁCH CHO CÁN BỘ, CƠNG CHỨC,
VIÊN CHỨC VÀ NGƯỜI CĨ CƠNG VỚI CÁCH MẠNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC

Hà Nội - 2020


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Đỗ Thị Thơm

PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ
THÀNH PHỐ HẢI PHÕNG PHỤC VỤ GIẢI QUYẾT
CHẾ ĐỘ, CHÍNH SÁCH CHO CÁN BỘ, CƠNG CHỨC,
VIÊN CHỨC VÀ NGƯỜI CĨ CƠNG VỚI CÁCH MẠNG
Chun ngành: Lưu trữ học
Mã số: 8320303.01

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
PGS.TS. Đào Đức Thuận
XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO QUYẾT NGHỊ CỦA HỘI ĐỒNG

CHẤM LUẬN VĂN THẠC SĨ

Chủ tịch hội đồng chấm luận văn

Giáo viên hướng dẫn

thạc sĩ khoa học

TS. Nguyễn Liên Hương

PGS.TS. Đào Đức Thuận

Hà Nội - 2020


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan Luận văn này là cơng trình nghiên cứu thực tế của cá nhân,
được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của PGS.TS Đào Đức Thuận.
Trong Luận văn, những thông tin tham khảo từ những cơng trình nghiên cứu
khác đã được tác giả chú thích rõ nguồn.
Các số liệu, những kết luận nghiên cứu được trình bày trong Luận văn này là
trung thực và chưa từng được cơng bố dưới bất cứ hình thức nào. Tơi xin chịu trách
nhiệm về cơng trình nghiên cứu của mình.
Hà Nội, ngày

tháng

HỌC VIÊN

Đỗ Thị Thơm

năm 2020


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
MỤC LỤC.................................................................................................................. 1
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT ................................................................................ 4
MỞ ĐẦU .................................................................................................................... 5
1. Lý do chọn đề tài .............................................................................................. 5
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ............................................................................... 7
3. Mục tiêu của đề tài ......................................................................................... 10
4. Nhiệm vụ của đề tài ........................................................................................ 11
5. Đối tượng nghiên cứu ..................................................................................... 11
6. Phạm vi nghiên cứu ........................................................................................ 12
7. Phương pháp nghiên cứu ................................................................................ 12
8. Các nguồn tài liệu tham khảo ......................................................................... 13
9. Đóng góp của đề tài ........................................................................................ 13
10. Bố cục của đề tài .......................................................................................... 14
Chƣơng 1. CƠ SỞ KHOA HỌC PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƢU TRỮ... 16
1.1. Cơ sở lý luận ...................................................................................................... 16
1.1.1. Một số khái niệm liên quan ...................................................................... 16
1.1.2. Các hình thức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ......................................... 21
1.1.3. Ý nghĩa, vai trò của việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ........................ 21
1.1.4. Nguyên tắc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.............................................. 22
1.1.5. Các điều kiện đảm bảo cho việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ............ 25
1.2. Cơ sở pháp lý ..................................................................................................... 25
1.2.1. Quy định của Nhà nước về phát huy giá trị ............................................. 26
1.2.2. Quy định của Nhà nước về việc giải quyết chế độ chính sách cho cán bộ,
cơng chức, viên chức và người có cơng với cách mạng ........................................... 30

1.2.3. Một số quy định về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ
lịch sử thành phố Hải Phòng .................................................................................... 32
1.3. Cơ sở thực tiễn ................................................................................................... 34
1.3.1. Sự cần thiết phải phát huy giá trị tài liệu tại Lưu trữ lịch sử thành phố
Hải Phịng phục vụ cán bộ, cơng chức, viên chức, người có cơng với cách mạng .... 34
1.3.2. Kinh nghiệm phát huy giá trị TLLT của một số lưu trữ
trong và ngoài nước .................................................................................................. 35
Tiểu kết chương 1 .................................................................................................... 40
1


Chƣơng 2. THỰC TRẠNG PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI
LƢU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ HẢI PHÕNG PHỤC VỤ CÁN BỘ,
CƠNG CHỨC, VIÊN CHỨC, NGƢỜI CĨ CƠNG VỚI CÁCH MẠNG ......... 41
2.1. Khái quát về Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng ......................... 41
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Chi cục Văn thư - Lưu trữ
thành phố Hải Phòng ................................................................................................ 41
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn; cơ cấu tổ chức, biên chế
của Phòng Quản lý kho lưu trữ chuyên dụng ........................................................... 42
2.2. Khái quát về khối lượng, thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu hiện đang
bảo quản tại Lưu trữ lịch sử thành phố Hải Phòng ................................................... 43
2.2.1. Khối lượng tài liệu ................................................................................... 43
2.2.2. Thành phần, nội dung tài liệu .................................................................. 44
2.2.3. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử
thành phố Hải Phịng ................................................................................................ 47
2.3. Các hình thức phát huy giá trị tài liệu tại Lưu trữ lịch sử phục vụ
giải quyết chế độ, chính sách cho cán bộ, cơng chức, viên chức, người có cơng
với cách mạng ........................................................................................................... 52
2.3.1. Tổ chức sử dụng tài liệu tại Phòng đọc ................................................... 52
2.3.2. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ ..................................... 57

2.3.3. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ ........................................................ 60
2.3.4. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang
thông tin điện tử ........................................................................................................ 61
2.3.5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong cơng trình nghiên cứu ............................ 63
2.4. Ý nghĩa của việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ giải quyết
chế độ chính sách ...................................................................................................... 63
2.4.1. Đối với người đề nghị............................................................................... 64
2.4.2. Đối với cơ quan giải quyết chế độ chính sách ......................................... 64
2.5. Thuận lợi và khó khăn khi khai thác tài liệu lưu trữ để giải quyết chế độ
chính sách cho cán bộ, cơng chức, viên chức và người có cơng với cách mạng ...... 65
2.5.1. Thuận lợi .................................................................................................. 66
2.5.2. Khó khăn................................................................................................... 67
2.6. Nhận xét chung về công tác phát huy giá trị tài liệu tại Lưu trữ lịch sử thành
phố phục vụ giải quyết chế độ chính sách cho cán bộ, cơng chức, viên chức và
người có cơng với cách mạng ................................................................................... 72
2.6.1. Ưu điểm .................................................................................................... 72
2.6.2. Hạn chế..................................................................................................... 74
2.6.3. Nguyên nhân tồn tại ................................................................................. 77
Tiểu kết chương 2 .................................................................................................... 80
2


Chƣơng 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ PHÁT HUY
GIÁ TRỊ TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ HẢI PHÕNG
PHỤC VỤ GIẢI QUYẾT CHẾ ĐỘ, CHÍNH SÁCH CHO CÁN BỘ,
CƠNG CHỨC, VIÊN CHỨC, NGƢỜI CĨ CƠNG VỚI CÁCH MẠNG ......... 81
3.1. Nhóm giải pháp tổng thể .................................................................................... 81
3.1.1. Tuyên truyền, vận động tới các cấp, các ngành; cán bộ, cơng chức,
viên chức và người có cơng với cách mạng nhận thức về tầm quan trọng
của tài liệu lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ............................................. 81

3.1.2. Nâng cao hơn nữa trình độ chuyên môn đối với viên chức phục vụ
độc giả và viên chức chỉnh lý tài liệu trong kho Lưu trữ lịch sử thành phố ............. 82
3.2. Nhóm giải pháp cụ thể ....................................................................................... 83
3.2.1. Hoàn thiện một số văn bản liên quan đến công tác khai thác
và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử thành phố Hải Phòng ....................... 83
3.2.2. Thu thập, bổ sung; tổ chức khoa học tài liệu, hồn thiện hệ thống
cơng cụ tra cứu để phục vụ tốt nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ ......... 84
3.2.3. Xây dựng mục lục chuyên đề hồ sơ liên quan đến công tác giải quyết
các chế độ, chính sách cho cán bộ, cơng chức, viên chức và người có cơng
với cách mạng ........................................................................................................... 87
3.2.4. Đa dạng các hình thức khai thác và sử dụng tài liệu ............................... 90
3.2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ nhu cầu khai thác và sử dụng
tài liệu ....................................................................................................................... 96
3.2.6. Thực hiện giải mật tài liệu lưu trữ ........................................................... 98
3.2.7. Đẩy nhanh tiến độ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng và trang bị cơ sở
vật chất hiện đại hơn phục vụ cho công tác khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ ..... 99
3.2.8. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá hiệu quả việc phát huy giá trị
tài liệu tại Lưu trữ lịch sử thành phố Hải Phòng ..................................................... 99
3.3. Một số giải pháp bổ trợ khác ........................................................................... 100
3.3.1. Xây dựng mơ hình liên kết, hợp tác giữa LTLS thành phố Hải Phịng với
cán bộ cơng chức, viên chức, người có cơng với cách mạng và các cơ quan giải quyết
chế độ chính sách trong việc sưu tầm, tổng hợp và cung cấp tài liệu lưu trữ .............. 100
3.3.2. Marketing trong tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ .............. 100
3.3.3. Xây dựng Kế hoạch sưu tầm, tu bổ đối với tài liệu liên quan
đến cán bộ, cơng chức, viên chức, người có công .................................................. 102
3.3.4. Thực hiện nghiêm các quy định tại Phòng đọc ...................................... 102
Tiểu kết chương 3 .................................................................................................. 103
ẾT LUẬN ............................................................................................................ 104
TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................... 105
PHỤ LỤC ............................................................................................................... 110

3


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt

Cụm từ đầy đủ

CCVTLT

Chi cục Văn thư - Lưu trữ

CB, CC, VC, NCC

Cán bộ, cơng chức, viên chức, người có cơng

LTLS

Lưu trữ lịch sử

TTLTQG

Trung tâm Lưu trữ quốc gia

UBND

Ủy ban nhân dân

VNDCCH và CHXHCNVN

Việt Nam Dân chủ Cộng hòa và Cộng hòa
Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam

4


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ (TLLT) từ lâu đã được coi là một nguồn di sản văn hóa, là
tài ngun vơ cùng to lớn khơng chỉ đối với đất nước, cơ quan mà nó cịn có giá trị
to lớn với mỗi cá nhân. TLLT có ý nghĩa to lớn trên các mặt như chính trị, kinh tế,
văn hóa, giáo dục, khoa học, an ninh, quốc phịng, lịch sử … Nhiệm vụ của ngành
lưu trữ khơng chỉ là bảo quản an tồn mà cịn phải phát huy giá trị của TLLT.
Đảng và Nhà nước ta đã rất quan tâm đến TLLT và công tác lưu trữ, như trong
Báo cáo Chính trị tại Đại hội Đại biểu lần thứ VI Đảng Cộng sản Việt Nam năm
1986 đã chính thức giao nhiệm vụ cho các ngành, các cấp phải: “Tổ chức tốt công
tác lưu trữ, bảo vệ an tồn và sử dụng có hiệu quả TLLT quốc gia”. Sau 10 năm
đổi mới, tại Đại hội Đảng Cộng sản Việt Nam lần thứ X năm 2006, trong Báo cáo
Chính trị của Đại hội đã giao nhiệm vụ cho ngành lưu trữ phải “Bảo vệ và phát
huy giá trị của TLLT”. Tiếp sau đó, ngày 02 tháng 3 năm 2007, Thủ tướng Chính
phủ đã ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg “Về việc tăng cường bảo vệ và phát
huy giá trị TLLT”.
Ngày nay, trước yêu cầu của đất nước thời kỳ đổi mới, tại kỳ họp thứ 2,
Quốc hội khóa XIII vào ngày 11 tháng 11 năm 2011, Quốc hội đã thông qua Luật
Lưu trữ. Đây là văn bản Luật đầu tiên về lưu trữ, đánh dấu bước phát triển vượt bậc
của ngành Lưu trữ nói chung và sự cố gắng đáng kể của Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước nói riêng. Luật Lưu trữ đã dành Chương IV “Sử dụng TLLT” với 6 điều
để quy định những vấn đề được chắt lọc từ lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ
trong nửa thế kỷ qua, trên cơ sở kế thừa và nâng cấp các quy định của hệ thống
pháp luật về lưu trữ trước đây, đồng thời đáp ứng yêu cầu đòi hỏi của đất nước

trong thời kỳ đổi mới và hội nhập quốc tế. Đặc biệt, trong xu thế phát triển chung
của đất nước cũng như nhu cầu tiếp cận thông tin ngày càng cao của xã hội thì Luật
Tiếp cận thơng tin năm 2016 ra đời, địi hỏi cơng tác phát huy giá trị TLLT càng
cần thiết phải được đẩy mạnh. Đây là những cơ sở pháp lý rất quan trọng để tăng
cường mở rộng các hình thức sử dụng nhằm phát huy giá trị TLLT, đồng thời tạo cơ
chế quản lý, bảo mật thông tin chặt chẽ trước tình hình phức tạp trong nước và thế
giới hiện nay.
5


Thực hiện quan điểm chỉ đạo trên, trong những năm qua, Chi cục Văn thư - Lưu
trữ (CCVTLT) thành phố Hải Phòng đã tập trung áp dụng nhiều biện pháp để phục vụ
tốt nhu cầu khai thác, sử dụng TLLT và phát huy giá trị tài liệu bảo quản tại kho Lưu
trữ lịch sử (LTLS) thành phố. Tuy nhiên, trong điều kiện hiện nay, so với nhu cầu của
xã hội thì tiềm năng thơng tin chứa đựng trong TLLT tại LTLS thành phố Hải Phòng
vẫn chưa được khai thác và sử dụng triệt để; tài liệu phần lớn phục vụ cho nhu cầu của
các cấp lãnh đạo; các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố.Trong khi đó, kho LTLS
thành phố Hải Phòng hiện đang bảo quản khối tài liệu liên quan đến cơng chức, viên
chức và người có công với cách mạng nhưng các đối tượng độc giả là cán bộ, cơng
chức, viên chức; người có cơng (CB, CC, VC, NCC) với cách mạng …đến khai thác và
sử dụng TLLT để phục vụ giải quyết chế độ, chính sách còn rất hạn chế. Thực tế cho
thấy, rất nhiều CB, CC, VC, NCC với cách mạng hiện nay chưa được hưởng các chế
độ ưu đãi của Nhà nước. Điều này xảy ra do nhiều nguyên nhân khác nhau, nhưng
nguyên nhân chủ yếu vẫn là do thiếu các giấy tờ, chứng cứ cần thiết. Đáng tiếc là nhiều
người trong số họ lại khơng biết tìm các giấy tờ, chứng cứ đó ở đâu và bằng cách nào;
thậm chí ngay cả những cơ quan có thẩm quyền xét duyệt hồ sơ để giải quyết chế độ
cho CB, CC, VC, NCC với cách mạng cũng chưa thực sự quan tâm đến việc sử dụng
TLLT trong q trình giải quyết cơng việc nên cơng tác giải quyết chế độ vẫn cịn tồn
tại những hạn chế nhất định.
Do đó, nghiên cứu và đề ra các giải pháp góp phần phát huy giá trị tài liệu tại

kho LTLS thành phố Hải Phòng để phục vụ các đối tượng độc giả đến khai thác và sử
dụng TLLT nói chung và CB, CC, VC, NCC với cách mạng để giải quyết chế độ
chính sách nói riêng là vấn đề rất quan trọng và cần thiết. Là một cán bộ cơng tác tại
CCVTLT thành phố Hải Phịng, tơi nhận thức rằng phát huy giá trị tài liệu tại LTLS
thành phố Hải Phòng là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của Chi cục. Tôi mong
muốn thông qua Luận văn, có thể góp một số ý kiến của mình để thúc đẩy công tác
phát huy giá trị tài liệu tại LTLS thành phố Hải Phòng phát triển hơn trong thời gian
tới. Chính vì lý do trên, tơi đã chọn đề tài: “Phát huy giá trị tài liệu tại Lưu trữ lịch
sử thành phố Hải Phòng phục vụ giải quyết chế độ, chính sách cho cán bộ, cơng
chức, viên chức và người có cơng với cách mạng” làm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ
chuyên ngành Lưu trữ học của mình.
6


2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Phát huy giá trị TLLT là một hướng nghiên cứu mang tính thiết thực cao nên
đã thu hút được nhiều tác giả đi sâu nghiên cứu. Vấn đề này đã được nghiên cứu
dưới nhiều góc độ và với những hình thức khác nhau như các giáo trình; Nghiên
cứu khoa học, Khóa luận, Luận văn thạc sỹ, Luận án Tiến sỹ, các bài viết…Các đề
tài nghiên cứu tiêu biểu gồm:
2.1. Các giáo trình
Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn
Thâm (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, Nhà xuất bản Đại học và giáo
dục chuyên nghiệp, Hà Nội - Giáo trình đã trình bày một cách khái quát về các hình
thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu trong tồn bộ quy trình lưu trữ tài liệu.
Vũ Thị Phụng (2006), Giáo trình nghiệp vụ lưu trữ cơ bản, Nhà xuất bản
Hà Nội
Trong các giáo trình trên đều có một phần hoặc một chương nói về cơng
tác tổ chức khai thác sử dụng TLLT
2.2. Luận án Tiến sỹ, Luận văn Thạc sỹ, Khóa luận tốt nghiệp

- Luận án Tiến sỹ năm 2018 của tác giả Trần Phương Hoa, chuyên ngành Lưu trữ
học: “Tổ chức hoạt động marketting tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Việt Nam”.
Luận án đề cập đến hình thức phát huy giá trị tài liệu tại các TTLT quốc gia
thông qua biện pháp quản trị là maketing, lấy triết lý “Khách hàng làm trung tâm”
và “đem lại sự hài lòng cho người sử dụng” để tạo ra nhiều sản phẩm thỏa mãn cho
các nhu cầu khác nhau trong xã hội.
Luận án góp phần làm sáng tỏ lý luận về maketing lưu trữ nói riêng,
maketing và maketing phi lợi nhuận nói chung. Luận án là một gợi ý đối với các
Lưu trữ lịch sử trong việc tổ chức hoạt động maketing nhằm tạo sự thân thiết, gần
gũi giữa TLLT với cộng đồng và xã hội. Đây là hướng nghiên cứu hết sức mới mẻ
giúp cho hoạt động phát huy giá trị TLLT được mở rộng, phong phú, cập nhật với
xu hướng phát triển của thế giới.
- Luận án Tiến sỹ năm 2019 của tác giả Nguyễn Thị Thanh Hương, chuyên
ngành Lưu trữ học: “Cơ sở khoa học xây dựng, hoàn thiện chế độ đối với viên chức
lưu trữ ở Việt Nam giai đoạn hiện nay”.
7


Luận án đề cập đến các cơ sở lý luận và thực tiễn của việc xây dựng, hoàn
thiện chế độ đối với những người làm lưu trữ trong các đơn vị sự nghiệp công lập
của Việt Nam giai đoạn hiện nay. Luận án này tuy không liên quan đến nội dung
phát huy giá trị TLLT nhưng đã giúp chúng tôi tham khảo về cơ sở lý luận để đưa ra
khái niệm chế độ, chính sách đối với cán bộ, cơng chức, viên chức.
- Luận văn Thạc sỹ năm 2014 của tác giả Trịnh Thị Nguyệt, chuyên ngành
Lưu trữ học: “Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ Tổng cục Hải
quan phục vụ công tác kiểm soát Hải quan”.
Luận văn này, trên cơ sở những khảo sát, phân tích, đánh giá về cơng tác tổ
chức khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ Tổng cục Hải quan, Luận văn đã đưa
ra một số giải pháp khắc phục hạn chế nhằm nâng cao hiệu quả cơng tác khai thác
và sử dụng tài liệu nói chung và cơng tác Kiểm sốt Hải quan nói riêng. Đặc biệt,

giải pháp xây dựng Mục lục chuyên đề, tài liệu liên quan đến cơng tác Kiểm sốt
Hải quan giúp chúng tơi có thể tham khảo để xây dựng Mục lục chuyên đề trong
phạm vi Luận văn của mình.
- Luận văn Thạc sỹ năm 2019 của tác giả Nguyễn Thị Diệu Loan, chuyên
ngành Lưu trữ học: “Giải pháp phát huy giá trị TLLT tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử
thành phố Hà Nội”
Luận văn đã đưa ra một số khái niệm, trong đó có khái niệm về “Phát huy giá
trị TLLT”; khảo sát, đánh giá việc phát huy giá trị TLLT; đưa ra một số giải pháp
nhằm phát huy giá trị TLLT tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội.
Phạm vi nghiên cứu của Luận văn mang tính chất tổng thể, mới chỉ dừng lại
ở việc tổng hợp và đánh giá được số lượng độc giả đến khai thác và sử dụng tài liệu
tại Lưu trữ lịch sử, chưa có sự đánh giá, phân tích, tổng hợp và so sánh những khối
tài liệu mà độc giả thường xuyên đến khai thác và sử dụng để từ đó đưa ra giải pháp
phát huy giá trị tài liệu đối với nhóm tài liệu đặc thù này. Tuy nhiên, đây là đề tài có
nội dung liên quan mật thiết với vấn đề chúng tơi đưa ra nghiên cứu, là cơng trình
đã được hội đồng khoa học nghiệm thu, những kết quả nghiên cứu này chúng tơi có
thể sử dụng như một nguồn tài liệu tham khảo đáng tin cậy, có giá trị, có thể tiếp
thu, kế thừa những luận điểm, luận cứ và kết quả nghiên cứu nhằm tiết kiệm thời
gian hoặc từ đó đưa ra những quan điểm riêng của cá nhân về các vấn đề liên quan
đến phát huy giá trị TLLT tại LTLS thành phố Hải Phòng.
8


- Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Trần Phương Hoa, năm 2004 “Khai thác
sử dụng tài liệu phục vụ cho việc giải quyết chế độ chính sách đối với những người
có cơng với cách mạng”
Khóa luận đã đề cập đến nhu cầu khai thác và sử dụng TLLT phục vụ giải
quyết chế độ chính sách của nhóm độc giả là người có cơng với cách mạng tại Hà
Nội; những tài liệu có giá trị phục vụ việc giải quyết chế độ chính sách cho những
đối tượng người có cơng đó; những khó khăn, thuận lợi của nhóm đối tượng này khi

khai thác và sử dụng tài liệu. Từ đó, tác giả đã đưa ra một số giải pháp nhằm nâng
cao hiệu quả việc khai thác và sử dụng TLLT phục vụ việc giải quyết chế độ chính
sách cho người có cơng với cách mạng. Mặc dù Khóa luận chỉ đề cập đến nhóm đối
tượng độc giả là người có công với cách mạng, được hội đồng nghiệm thu từ năm
2004 và cho đến nay văn bản của Nhà nước đã có nhiều thay đổi cả về hình thức
khai thác sử dụng tài liệu cũng như chế độ chính sách đối với những người có cơng
với cách mạng. Tuy vậy, Khóa luận cũng là một trong những nguồn tài liệu tham
khảo rất hữu ích cho chúng tơi khi nghiên cứu đề cập đến nhóm đối tượng trong nội
dung của Luận văn này.
Để thực hiện các Luận án, Luận văn, Khóa luận trên, các tác giả đã sử dụng
các phương pháp nghiên cứu chính như: Phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật
biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử; phương pháp sử liệu học; phương pháp
thống kê, hệ thống; phương pháp phân tích; phương pháp thực tế; phương pháp so
sánh; phương pháp định tính, định lượng; phương pháp phỏng vấn… Theo chúng
tôi, các phương pháp trên giúp cho các tác giả nắm rõ tình hình thực tế liên quan
đến nội dung nghiên cứu đồng thời thống kê, tổng hợp, khái quát được toàn bộ các
hoạt động thuộc đối tượng nghiên cứu của đề tài.
2.3. Một số bài viết trên tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam
- Phạm Thị Diệu Linh (2010), “Chính phủ điện tử - cơ hội và thách thức đối
với tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ” (số 12), tr. 16-19
- Nguyễn Thị Thúy Bình (2011), “Kinh nghiệm phát huy giá trị tài liệu lưu
trữ từ một số Quốc gia và ý kiến đề xuất đối với Lưu trữ Việt Nam” (số 3), tr. 17-21
- Vũ Thị Phụng (2011), “Khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ trong các
cơng trình nghiên cứu lịch sử ở Việt Nam - Khảo sát bước đầu và khuyến nghị”
(số 5), tr. 9-13
9


- Vũ Thị Minh Hương (2012), “Ngành Lưu trữ Việt Nam qua 5 năm thực
hiện Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và Phát huy giá trị tài

liệu lưu trữ” (số 6), tr. 2-6
- Nguyễn Cảnh Đương (2013), “Bàn về khái niệm giá trị tài liệu lưu trữ” (số
4), tr.12-14
- Đỗ Thu Hiền (2015), “Những ưu thế của Phòng đọc trực tuyến trong tổ
chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ” (số 9), tr. 16-19
- Lê Thị Lý (2015), “Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III với nhiệm vụ phát huy
giá trị của tài liệu lưu trữ” (số 5), tr. 13-16
- Vũ Hải Thanh (2016), “Công bố - giới thiệu tài liệu lưu trữ” đối với việc
“Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” (số 7), tr. 6-9
- Hà Thị Hải Yến (2017), “Cải cách hành chính trong hoạt động phát huy
giá trị TLLT theo quy định của Luật Lưu trữ” (số 10), tr.23-26
- Bùi Thị Loan Thùy (2017), “Marketing xã hội tài liệu lưu trữ để phát huy
giá trị tài liệu lưu trữ như một loại di sản văn hóa” (số 2), tr. 16-20
- Hà Chi - Kim Thu (2020), “Phát huy giá trị tài liệu có phải là hình thức xã
hội hóa?” (số 2), tr. 57-58
- Trần Hoàng - Trần Việt Hà (2020), “Bàn về chủ trương Phát huy giá trị tài
liệu lưu trữ ở Việt Nam” (số 6), tr. 28-30
Hầu hết các bài viết trên đây đã tập trung nghiên cứu về mặt lý luận chung
của tổ chức khai thác và sử dụng TLLT. Tuy nhiên, do trình bày ở dạng bài viết nên
nội dung cịn khá đơn giản.
Từ phân tích trên, có thể thấy đề tài “Phát huy giá trị tài liệu tại Lưu trữ
lịch sử thành phố Hải Phòng phục vụ giải quyết chế độ, chính sách cho cán bộ,
cơng chức, viên chức và người có cơng với cách mạng” thì chưa có một cơng trình
nào nghiên cứu. Vì vậy, có thể khẳng định đề tài nghiên cứu của tơi khơng trùng lặp
với các cơng trình nghiên cứu của các tác giả trước đây. Trong quá trình nghiên
cứu, chúng tơi có sự kế thừa và tham khảo kết quả nghiên cứu của các tác giả trước.
3. Mục tiêu của đề tài
Thực hiện đề tài trên, chúng tôi hướng tới giải quyết 02 mục tiêu cơ bản
sau đây:
10

- Một là, từ kết quả nghiên cứu cơ sở khoa học phát huy giá trị TLLT, tác giả
Luận văn điều tra, khảo sát, đánh giá thực trạng phát huy giá trị tài liệu tại LTLS
thành phố Hải Phòng phục vụ cho đối tượng là CB, CC, VC, NCC với cách mạng.
- Hai là, tác giả đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả phát huy giá trị
tài liệu tại LTLS thành phố Hải Phòng phục vụ đối tượng là CB, CC, VC, NCC với
cách mạng trong thời gian tới.
4. Nhiệm vụ của đề tài
Để thực hiện những mục tiêu trên, Luận văn đặt ra và giải quyết các nhiệm
vụ chủ yếu sau:
- Tìm hiểu và phân tích lý luận, những khái niệm, thuật ngữ chuyên ngành
có liên quan đến việc phát huy giá trị tài liệu; làm rõ thuật ngữ về chế độ, chính
sách đối với 02 đối tượng: cán bộ, công chức, viên chức và người có cơng với
cách mạng.
- Tìm hiểu các quy chế pháp lý hiện hành về việc phục vụ các đối tượng là
cán bộ, cơng chức, viên chức và người có cơng với cách mạng.
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của CCVTLT thành phố Hải Phịng.
- Tìm hiểu các đối tượng là CB, CC VC, NCC với cách mạng có nhu cầu
khai thác và sử dụng TLLT (thống kê người đến khai thác, sử dụng nguồn tài liệu
này để phục vụ giải quyết chế độ, chính sách). Đồng thời, tìm hiểu về các loại
TLLT cũng như mục đích sử dụng TLLT của các đối tượng đó (thống kê danh mục
tài liệu phục vụ các đối tượng là CB, CC VC, NCC với cách mạng).
- Tìm hiểu một số khó khăn, thuận lợi (đặc biệt là khó khăn) của các đối
tượng là CB, CC VC, NCC với cách mạng khi khai thác, sử dụng TLLT.
- Khảo sát, đánh giá các biện pháp đã áp dụng để phát huy giá trị tài liệu tại
LTLS thành phố Hải Phòng.
- Nghiên cứu, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc phát huy
giá trị TLLT phục vụ giải quyết chế độ chính sách cho CB, CC VC, NCC với
cách mạng.

5. Đối tƣợng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là: phát huy giá trị tài liệu tại LTLS thành
phố Hải Phòng phục vụ giải quyết chế độ, chính sách cho cán bộ, cơng chức, viên
chức và người có cơng với cách mạng.
11


6. Phạm vi nghiên cứu
- Về mặt nội dung: Trên cơ sở thực trạng phát huy giá trị tài liệu tại LTLS
thành phố Hải Phòng (ưu điểm, hạn chế), chúng tôi sẽ tập trung nghiên cứu các giải
pháp để nâng cao hiệu quả phát huy giá trị tài liệu tại LTLS thành phố Hải Phòng
phục vụ giải quyết chế độ, chính sách cho CB, CC VC, NCC với cách mạng bao
gồm: các giải pháp tổng thể; các giải pháp cụ thể
- Về mặt thời gian: Chúng tôi sẽ đi sâu nghiên cứu công tác phát huy giá trị
tài liệu trong thời gian từ năm 2010 - 2019 và 9 tháng đầu năm 2020 để phục vụ giải
quyết chế độ chính sách cho CB, CC VC, NCC với cách mạng. Sở dĩ chúng tôi lựa
chọn mốc thời gian từ năm 2010 bởi đây là mốc Chi cục Văn thư - Lưu trữ được
thành lập trên cơ sở hợp nhất bộ phận quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và
Trung tâm Lưu trữ thành phố thuộc Sở Nội vụ. Do vậy chức năng, nhiệm vụ của
Chi cục rất rõ ràng. Hơn nữa, giai đoạn này cơng tác lưu trữ nói chung và cơng tác
phát huy giá trị tài liệu nói riêng được các cơ quan quan tâm, chú trọng. Ngoài ra,
chúng tơi sẽ tìm hiểu, khảo sát, tổng hợp tài liệu có giá trị vĩnh viễn phục vụ độc giả
là người có cơng với cách mạng hiện đang lưu trữ hiện hành tại Sở Lao động
Thương binh và Xã hội (theo quy định trong thời gian tới sẽ phải nộp lưu vào LTLS
thành phố) và tài liệu lưu trữ hiện hành tại Sở Nội vụ.
- Về mặt không gian: Chúng tơi tập trung nghiên cứu tình hình phát huy giá
trị tài liệu phục vụ giải quyết chế độ chính sách cho CB, CC VC, NCC với cách
mạng tại LTLS thành phố Hải Phòng.
7. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này, ngoài cơ sở phương pháp luận của Chủ nghĩa MácLênin và phương pháp luận của lưu trữ học, chúng tôi đã sử dụng các phương pháp

nghiên cứu cụ thể sau:
- Phương pháp phân tích hệ thống và thống kê để có được các con số cụ thể
về số lượng phơng tài liệu trong tồn kho LTLS thành phố, số lượng phơng có nội
dung liên quan để giải quyết chế độ, chính sách cho cán bộ, cơng chức và người có
cơng với cách mạng; số lượng hồ sơ, TLLT trong phông; số lượng người đến khai
thác từ năm 2010 - 2019 và 9 tháng đầu năm 2020.
- Phương pháp khảo sát thực tế, kết hợp phỏng vấn CB, CC VC, NCC với
cách mạng và người đại diện cho cơ quan giải quyết chế độ, chính sách đến khai
12


thác tài liệu để giải quyết chế độ, chính sách để có được thơng tin thực tế cần thiết,
chính xác.
- Phương pháp phân tích, đánh giá nhằm tìm ra những ưu điểm để kế thừa,
phát triển, đồng thời phát hiện các hạn chế, từ đó đưa ra các giải pháp khắc phục.
Ngồi ra, chúng tơi cịn sử dụng phương pháp mô tả, so sánh…nhằm đưa ra
hướng giải quyết trong vấn đề phát huy giá trị tại LTLS thành phố Hải Phịng.
Các phương pháp này được chúng tơi sử dụng đồng thời, đan xen và kết hợp
hài hòa, linh hoạt trong suốt q trình thực hiện đề tài nhằm mục đích nghiên cứu
tốt nhất, đạt hiệu quả nhất.
8. Các nguồn tài liệu tham khảo
Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã tham khảo và sử dụng các nguồn tài
liệu sau đây:
- Các tài liệu liên quan đến cơ sở lý luận chung về công tác tổ chức khai
thác, sử dụng TLLT đó là: các giáo trình, các cơng trình, đề tài nghiên cứu ở các cấp
độ khác nhau, các bài viết đăng trên Tạp chí chuyên ngành….
- Các văn bản mang tính chỉ đạo của Nhà nước; các văn bản hướng dẫn
nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và về cơng tác khai thác, sử dụng
tài liệu nói riêng.
- Tài liệu khảo sát thực tế tại CCVTLT thành phố Hải Phòng bao gồm

(các Báo cáo năm, sổ khai thác và sử dụng tài liệu hàng năm, sổ thống kê thủ tục
hành chính tại bộ phận Một cửa, các phiếu: Phiếu Yêu cầu nghiên cứu tài liệu tại
Phòng đọc; Phiếu Yêu cầu sao chụp, cấp chứng thực tài liệu; Phiếu trưng cầu ý
kiến của độc giả; Sổ thống kê mục lục hồ sơ; Mục lục hồ sơ của 63 phông tài
liệu; một số hồ sơ, tài liệu liên quan đến CB, CC, VC, NCC với cách mạng; các
quy trình thủ tục ISO; Thủ tục hành chính tại bộ phận Một cửa của Chi cục…).
Ngoài ra, tài liệu khảo sát thực tế tại Sở Lao động Thương binh và Xã hội bao
gồm các Sổ mục lục hồ sơ; sổ sách thống kê việc cung cấp hồ sơ, tài liệu…
- Khai thác tư liệu trên mạng internet….
9. Đóng góp của đề tài
Nếu đề tài được triển khai thành công, kết quả của Luận văn có thể có một số
đóng góp sau đây:
13


- Về lý luận: Góp phần làm rõ hơn lý luận về phát huy giá trị TLLT - một
vấn đề còn nhiều hạn chế tại LTLS cấp tỉnh trên cả nước nói chung và tại LTLS
thành phố Hải Phịng nói riêng.
- Về thực tiễn: Góp phần làm rõ những ưu điểm, hạn chế trong công tác phát
huy giá trị tại LTLS thành phố Hải Phòng để phục vụ giải quyết chế độ, chính sách
cho CB, CC, VC, NCC với cách mạng. Từ đó đưa ra các giải pháp để nâng cao
hiệu quả việc phát huy giá trị TLLT phục vụ giải quyết chế độ, chính sách cho CB,
CC, VC, NCC với cách mạng.
10. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, Luận văn gồm 3 chƣơng nhƣ sau:
Chƣơng 1. Cơ sở khoa học phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ
Trong Chương này, tác giả trình bày các khái niệm có liên quan, các văn bản
của Nhà nước quy định về khai thác sử dụng TLLT nói chung và khai thác sử dụng
tài liệu phục vụ cho CB, CC, VC, NCC với cách mạng trên địa bàn thành phố Hải
Phịng nói riêng. Từ đó thấy được sự cần thiết phải phát huy giá trị tài liệu tại LTLS

thành phố Hải Phòng phục vụ CB, CC, VC, NCC với cách mạng.
Chƣơng 2. Thực trạng phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ tại Lƣu trữ lịch
sử thành phố Hải Phịng phục vụ cán bộ, cơng chức, viên chức, ngƣời có cơng
với cách mạng
Trong Chương này, tác giả khái quát chung về CCVTLT thành phố Hải Phòng;
về khối lượng, thành phần, nội dung, ý nghĩa của TLLT hiện đang bảo quản tại LTLS
thuộc CCVTLT thành phố Hải Phịng; cơng tác tổ chức khoa học tài liệu, đồng thời đề
cập đến các hình thức phát huy giá trị tài liệu tại LTLS thành phố Hải Phòng. Kết quả
phục vụ các đối tượng là CB, CC, VC, NCC với cách mạng để giải quyết chế độ
chính sách. Từ đó, tác giả đưa ra nhận xét, đánh giá chung (ưu điểm, hạn chế, nguyên
nhân) về công tác phát huy giá trị tài liệu tại LTLS thành phố phục vụ giải quyết chế độ
chính sách cho CB, CC, VC, NCC với cách mạng.
Chƣơng 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc phát huy giá
trị tài liệu tại Lƣu trữ lịch sử thành phố Hải Phòng
Trong Chương này, tác giả đề xuất các nhóm giải pháp tổng thể, nhóm giải
pháp cụ thể và nhóm giải pháp bổ trợ khác mà theo bản thân tác giả nhận thấy nó rất
cần thiết và thiết thực nhằm nâng cao hiệu quả việc phát huy giá trị tài liệu tại LTLS
thành phố Hải Phòng trong thời gian tới.
14


Mặc dù đã có nhiều cố gắng, song chắc chắn Luận văn khơng tránh khỏi
những hạn chế, thiếu sót. Vì vậy, chúng tôi rất mong nhận được sự quan tâm, góp ý
của q thầy, cơ giáo, đồng nghiệp và các bạn học viên để chúng tơi tiếp tục hồn
thiện Luận văn.
Nhân đây, cho phép tơi được bày tỏ lịng cảm ơn sâu sắc đối với PGS.TS.
Đào Đức Thuận, người Thầy đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ tơi hồn thành Luận
văn này và trân trọng cảm ơn các thầy giáo, cơ giáo đã tận tình truyền đạt cho tơi
những kiến thức quan trọng trong suốt khóa học Lưu trữ học 2018- 2020. Đồng thời
tôi cũng chân thành cảm ơn Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hải Phòng, Sở

Lao động Thương binh & Xã hội thành phố Hải Phòng; Sở Nội vụ thành phố Hải
Phòng, Ban Thi đua - Khen thưởng thành phố Hải Phòng và một số cơ quan lưu trữ
trên địa bàn các tỉnh, thành phố; chân thành cảm ơn các bạn đồng nghiệp đã giúp đỡ
tơi trong q trình nghiên cứu Luận văn.

15


Chƣơng 1. CƠ SỞ

HOA HỌC PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƢU TRỮ

1.1. Cơ sở lý luận
1.1.1. Một số khái niệm liên quan
1.1.1.1. Khái niệm “Tài liệu lưu trữ”
TLLT không phải là một khái niệm mới và đã được đề cập đến trong nhiều
tài liệu khác nhau. Theo Đào Xuân Chúc và một số tác giả (1990): “TLLT là tài liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đồn thể, xí nghiệp và cá
nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác
được bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ”1
Tại Khoản 3 Điều 2 Luật Lưu trữ, TLLT được hiểu như sau: “TLLT là tài liệu
có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để
lưu trữ. TLLT bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp khơng cịn bản gốc,
bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”. Định nghĩa này cho thấy TLLT
phải thể hiện được ba thuộc tính cơ bản gồm: chứa đựng các thơng tin q khứ có giá
trị phục vụ các nhu cầu của đời sống xã hội, không phụ thuộc vào nơi bảo quản, thời
kỳ lịch sử vật mang tin và phương pháp ghi tin phải đảm bảo giá trị pháp lý.
Tóm lại, các khái niệm kể trên mặc dù có sự khác nhau khi xác định các đặc
điểm của TLLT nhưng đều thống nhất ở hai điểm cơ bản là: thứ nhất TLLT phải có
nguồn gốc xuất xứ do các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các cá nhân sản sinh ra

trong quá trình giải quyết, quản lý các công việc theo quy định hợp pháp; thứ hai:
TLLT phải là bản gốc, bản chính và chỉ được phép thay thế bằng bản sao hợp pháp
trong trường hợp khơng cịn bản gốc, bản chính.
TLLT là di sản quý báu của quốc gia, là ký ức thiêng liêng của dân tộc. Nó
chứa đựng những thơng tin phong phú, đa dạng, có độ tin cậy cao, phản ảnh một cách
chính xác, trung thực và toàn diện mọi mặt của đời sống xã hội. Tuy nhiên, TLLT
mãi mãi chỉ là những vật vô tri nếu như chúng ta không tiến hành tổ chức khai thác
sử dụng để các giá trị to lớn đó phục vụ cho xã hội, phục vụ cho lợi ích chính đáng
của mỗi con người. Từ nhận định trên, Đảng và Nhà nước ta rất quan tâm chỉ đạo các
cấp, các ngành, các cơ quan lưu trữ đẩy mạnh công tác phát huy giá trị TLLT.
1

Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990) Lý luận và thực tiễn
công tác lưu trữ, NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội.

16


1.1.1.2. Khái niệm “Giá trị của tài liệu lưu trữ”
Theo từ điển Lưu trữ Việt Nam, năm 1992 “Giá trị TLLT là giá trị của
những thông tin chứa trong TLLT có thể phục vụ cho nghiên cứu khoa học, lịch sử,
kinh tế, chính trị, văn hóa và những mục đích khác. Giá trị của TLLT được phân
thành hai loại: giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử”
Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Việt Nam, năm 2011, giá
trị của TLLT được giải nghĩa là: “Giá trị thông tin chứa trong TLLT phục vụ cho
yêu cầu nghiên cứu”. Theo tính chất sử dụng của tài liệu, giá trị của tài liệu được
chia ra giá trị hiện hành và giá trị lịch sử. Tài liệu có giá trị hiện hành phục vụ
nghiên cứu các lĩnh vực hoạt động hiện hành của cơ quan, tổ chức sản sinh ra tài
liệu. Tài liệu có giá trị lịch sử phục vụ cho yêu cầu nghiên cứu lịch sử.
Như vậy, các khái niệm trên dù có khác nhau về diễn đạt, nhưng theo chúng

tơi có điểm chung là đều xuất phát từ góc độ tiếp cận của thơng tin học để định
nghĩa về thuật ngữ “giá trị của TLLT”
1.1.1.3. Khái niệm “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ”
“Phát huy giá trị TLLT” là một thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến trong
thời gian gần đây để chỉ các hoạt động nghiên cứu, khai thác các thơng tin có giá trị
từ TLLT nhằm phục vụ các lợi ích khác nhau của xã hội.
Theo Viện ngôn ngữ - Từ điển Tiếng Việt - Trung tâm từ điển ngôn ngữ. H.
1992, khái niệm phát huy được giải nghĩa là “làm cho cái hay, cái tốt tỏa tác dụng
và tiếp tục nảy nở thêm”.
Theo Trịnh Thị Hà (2016) “Phát huy giá trị TLLT là làm cho giá trị thực
tiễn và giá trị lịch sử của TLLT ngày càng được quảng bá, lan tỏa, phục vụ cho việc
nghiên cứu khoa học, lịch sử, kinh tế, chính trị, văn hóa và những mục đích khác
của xã hội”
Theo Nguyễn Thị Diệu Loan (2019) “phát huy giá trị TLLT là thơng qua
các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu nhằm đưa các giá trị thông tin từ TLLT vào
thực tiễn cuộc sống, coi đó là nguồn lực gián tiếp mang lại lợi ích vật chất và tinh
thần, góp phần thúc đẩy sự phát triển của xã hội, xây dựng và bảo vệ đất nước”
Những cách giải thích trên dù có khác nhau về diễn đạt, nhưng theo chúng
tơi nhìn chung đều thống nhất cho rằng “Phát huy giá trị TLLT là tổng hợp các biện
pháp phù hợp với quy định pháp luật của các cơ quan lưu trữ làm cho giá trị tài
liệu được lan tỏa ra cộng đồng để phục vụ cho xã hội, cơ quan, tổ chức, cá nhân”.
17


Từ khái niệm trên, chúng ta cần phân biệt khái niệm “Phát huy giá trị tài
liệu lưu trữ” với khái niệm “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ” đã được
phổ biến trong ngành lưu trữ. Theo Từ điển Giải thích nghiệp vụ văn thư - lưu trữ
Việt Nam của tác giả PGS.TS Dương Văn Khảm (NXB Văn hóa Thơng tin năm
2011) “Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ” được hiểu như sau:
“Khai thác tài liệu là q trình khai thác thơng tin tài liệu lưu trữ phục vụ cho

các cơng trình nghiên cứu” (tr.339).
“Sử dụng tài liệu là q trình phục vụ khai thác thơng tin tài liệu lưu trữ để
đáp ứng yêu cầu nghiên cứu của độc giả (tr. 339).
Theo Giáo trình lý luận và phương pháp công tác lưu trữ của tác giả
GVC.TS. Chu Thị Hậu NXB Lao động năm 2016): “Tổ chức khai thác, sử dụng
TLLT là quá trình tổ chức khai thác thông tin TLLT phục vụ yêu cầu nghiên cứu
lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của các cơ
quan, tổ chức và các cá nhân” (Tr. 239).
Có thể thấy rằng “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” và “Tổ chức khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ” đều có điểm chung là thơng tin trong TLLT được đưa ra phục
vụ cho yêu cầu chính đáng của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Tuy nhiên, điểm khác biệt giữa hai khái niệm này đó là: Khái niệm “Tổ chức
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ” hẹp hơn so với khái niệm “Phát huy giá trị tài
liệu lưu trữ” vì tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chỉ đơn thuần là q trình
khai thác lấy thơng tin từ tài liệu lưu trữ, cịn việc sử dụng làm sao có hiệu quả thì
khơng được đề cập đến; trong khi đó phát huy giá trị tài liệu không chỉ là khai thác,
sử dụng tài liệu mà cịn phải đưa thơng tin TLLT phục vụ hiệu quả hoạt động của
các cơ quan, tổ chức, cá nhân, từ đó làm cho xã hội hiểu thêm giá trị của TLLT,
quảng bá giá trị và tầm quan trọng của sử dụng TLLT trong mọi lĩnh vực. Phát huy
giá trị TLLT thuộc về trách nhiệm của các cơ quan lưu trữ trong việc giới thiệu tiềm
năng về TLLT phục vụ độc giả, thể hiện được tính chủ động của các Lưu trữ lịch sử
trong việc đưa tài liệu ra phục vụ các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu chính
đáng (thơng qua các biện pháp phát huy) còn tổ chức khai thác và sử dụng TLLT là
việc độc giả tìm đến cơ quan lưu trữ để khai thác tài liệu (thể hiện tính khơng chủ
động của cơ quan lưu trữ). Tổ chức sử dụng tài liệu thuộc về trách nhiệm của cả 2
đối tượng là cơ quan lưu trữ (trong việc tổ chức tài liệu) và độc giả (trong việc sử
dụng tài liệu).
18

1.1.1.4. Khái niệm “Lưu trữ lịch sử”
Tại Khoản 5 Điều 2 Luật Lưu trữ, Lưu trữ lịch sử được hiểu như sau: “LTLS
là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với TLLT có giá trị bảo quản vĩnh viễn
được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác”.
LTLS là lưu trữ cố định, có nhiệm vụ quan trọng bảo vệ, giữ gìn và đưa ra sử
dụng những tài liệu có giá trị vĩnh viễn, giá trị lịch sử.
1.1.1.5. Khái niệm “cán bộ, công chức”
Theo Luật cán bộ, công chức năm 2008, khái niệm cán bộ, cơng chức được
giải thích nghĩa là:
- Cán bộ là cơng dân Việt Nam, được bầu cử, phê chuẩn, bổ nhiệm giữ chức
vụ, chức danh theo nhiệm kỳ trong cơ quan của Đảng cộng sản Việt Nam, Nhà
nước, tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương, ở tỉnh, thành phố trực thuộc trung
ương, ở huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, trong biên chế và hưởng lương từ
ngân sách nhà nước.
- Công chức là công dân Việt Nam, được tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch,
chức vụ, chức danh trong cơ quan của Đảng cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức
chính trị - xã hội ở trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện; trong cơ quan, đơn vị thuộc
Quân đội nhân dân mà không phải là sĩ quan, quân nhân chun nghiệp, cơng nhân
quốc phịng; trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân mà không phải là sĩ
quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp và trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn vị sự
nghiệp công lập của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội
(sau đây gọi là đơn vị sự nghiệp công lập), trong biên chế và hưởng lương từ ngân
sách nhà nước; đối với công chức trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn vị sự
nghiệp công lập thì lương được đảm bảo từ quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công
lập theo quy định của pháp luật.
Tuy nhiên, theo Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật cán bộ, công
chức và Luật viên chức năm 2019 thì khái niệm Cơng chức được sửa đổi, bổ sung
như sau “Công chức là công dân Việt Nam, được tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch,
chức vụ, chức danh tương ứng với vị trí việc làm trong cơ quan của Đảng cộng sản
Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội ở trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện;

trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân mà không phải là sĩ quan, quân
nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phịng; trong cơ quan, đơn vị thuộc Cơng an
19


nhân dân mà không phải là sĩ quan, hạ sĩ quan phục vụ theo chế độ chuyên nghiệp,
công nhân công an, trong biên chế và hưởng lương từ ngân sách nhà nước”
1.1.1.6. Khái niệm “viên chức’
Theo Luật viên chức năm 2010, khái niệm viên chức được giải thích nghĩa là:
Viên chức là công dân Việt Nam được tuyển dụng theo vị trí việc làm, làm
việc tại đơn vị sự nghiệp công lập theo chế độ hợp đồng làm việc, hưởng lương từ
quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật
1.1.1.7. Thuật ngữ “người có công với Cách mạng”
Trong các văn bản do Nhà nước ban hành, ngay cả văn bản có hiệu lực pháp
lý như Pháp lệnh “Ưu đãi người có cơng với cách mạng” (năm 2005) cũng chưa đưa
ra một thuật ngữ cụ thể về người có cơng với cách mạng. Pháp lệnh chỉ liệt kê các
đối tượng có cơng với cách mạng gồm 11 nhóm đối tượng khác nhau. Tuy nhiên, có
thể tạm thời đưa ra thuật ngữ về người có cơng với cách mạng như sau:
Người có cơng với cách mạng là người đã chịu nhiều hy sinh về tính mạng,
thân thể, tinh thần, vật chất…trong thời kỳ cách mạng, kháng chiến, góp phần đưa
cách mạng, kháng chiến giành thắng lợi.
1.1.1.8. Thuật ngữ “chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức”
Theo Nguyễn Thị Thanh Hương (2019) “chế độ là những quy định cụ thể,
biện pháp cụ thể để giải quyết vấn đề”; “chính sách là tập hợp các biện pháp để
giải quyết vấn đề”
Như vậy, có thể hiểu: “chế độ, chính sách đối với cán bộ, cơng chức, viên
chức là trật tự các quan hệ trong lĩnh vực việc làm bao gồm bầu cử, phê chuẩn, bổ
nhiệm, tuyển dụng, trả lương, đào tạo, bồi dưỡng, đánh giá, khen thưởng, bảo hiểm
xã hội được thiết lập bởi hệ thống các quy định của cơ quan nhà nước có thẩm
quyền nhằm đạt được mục tiêu xây dựng nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu công việc

trong thời kỳ nhất định”
1.1.1.9. Thuật ngữ “chế độ, chính sách đối với người có cơng với cách mạng”
“Chế độ, chính sách đối với người có cơng với cách mạng là các hình thức
đền ơn, đáp nghĩa, sự quan tâm, chăm sóc đặc biệt nhất của Đảng và Nhà nước đối
với những người đã một đời hy sinh vì dân, vì nước”.
1.1.1.10. Khái niệm “Phát huy giá trị tài liệu tại Lưu trữ lịch sử thành phố
Hải Phòng”
20


“Phát huy giá trị tài liệu tại LTLS thành phố Hải Phòng là tổng hợp các biện
pháp phù hợp với quy định pháp luật của LTLS thành phố Hải Phòng làm cho giá
trị tài liệu tại kho LTLS thành phố Hải Phòng được lan tỏa ra cộng đồng để phục vụ
có hiệu quả cho xã hội và cơ quan, tổ chức, cá nhân”
1.1.2. Các hình thức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
Tại Điều 32 của Luật Lưu trữ năm 2011 có quy định rõ các hình thức sử
dụng TLLT, cụ thể như sau:
- Sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
- Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.
- Giới thiệu TLLT trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.
- Triển lãm, trưng bày TLLT.
- Trích dẫn TLLT trong cơng trình nghiên cứu.
- Cấp bản sao TLLT, bản chứng thực lưu trữ.
Có thể thấy rằng 6 hình thức sử dụng TLLT trên về bản chất chính là các
hình thức phát huy giá trị tài liệu mà Nhà nước đã đề cập đến thông qua Luật Lưu
trữ. Tuy nhiên, các hình thức trên chủ yếu đề cập đến hình thức truyền thống (sử
dụng tài liệu tại Phòng đọc; cấp bản sao, chứng thực lưu trữ; triển lãm, trưng bày tài
liệu cố định) mà chưa đề cập đến hình thức ứng dụng cơng nghệ thơng tin, sử dụng
các hình thức hiện đại (Phòng đọc trực tuyến; triển lãm trực tuyến; Phục vụ khai
thác, sử dụng tài liệu từ xa; cung cấp tài liệu và thông tin tài liệu theo hợp đồng; xây

dựng phim tư liệu; sử dụng phương tiện xã hội trên mạng Internet…) để quảng bá
hình ảnh, tuyên truyền, phổ biến, giới thiệu về TLLT, điều này rất cần thiết cho việc
phát huy giá trị tài liệu trong bối cảnh Chính phủ điện tử hiện nay.
1.1.3. Ý nghĩa, vai trò của việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
Phát huy giá trị TLLT tốt sẽ là cầu nối giữa các lưu trữ với xã hội; tăng
cường vai trò của các lưu trữ với xã hội; mang lại lợi ích thiết thực cho xã hội; biến
những thông tin quá khứ chứa đựng trong TLLT thành những tư liệu bổ ích phục vụ
cho sự nghiệp chính trị, kinh tế, phát triển văn hóa, khoa học, kỹ thuật và nghiên
cứu lịch sử.
Phát huy giá trị TLLT sẽ giúp cho các cơ quan, tổ chức và cơng dân nhận
thức được vị trí và tầm quan trọng của TLLT cũng như công tác lưu trữ, từ đó xây
dựng ý thức, trách nhiệm trong việc bảo quản an toàn TLT.
21


Phát huy giá trị TLLT là động lực mạnh mẽ thúc đẩy các nghiệp vụ lưu trữ
phát triển. Nhu cầu khai thác, sử dụng của độc giả càng nhiều, càng phong phú, đa
dạng thì hiệu quả các cơng tác thu thập, chỉnh lý, thống kê … càng phải hoàn thiện
và tốt hơn để đáp ứng nhu cầu phục vụ độc giả.
Phát huy giá trị TLLT có tác dụng thiết thực trong việc tiết kiệm thời gian,
cơng sức và kinh phí cho Nhà nước và nhân dân, biến những giá trị tiềm năng có
trong TLLT thành của cải vật chất trong xã hội, nâng cao mức sống về vật chất
cũng như tinh thần cho nhân dân.
Tóm lại: TLLT có thể khai thác phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau, một
TLLT có thể khai thác phục vụ cho một mục đích hay nhiều mục đích khác nhau.
TLLT chỉ thật sự được phát huy giá trị khi được khai thác sử dụng để phục vụ các
mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã hội. Chính vì thế, cơng tác phát huy giá trị
TLLT là nhiệm vụ đặc biệt quan trọng, mang tính chiến lược của mọi cơ quan lưu
trữ; là mục tiêu cao nhất và cũng là mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ.
1.1.4. Nguyên tắc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

Muốn phát huy giá trị TLLT, các cơ quan lưu trữ cần đảm bảo các nguyên
tắc sau:
- Nguyên tắc chính trị (nguyên tắc tính Đảng): Trong xã hội, mọi giai cấp
đều sử dụng TLLT để bảo vệ quyền lợi của giai cấp mình, chống lại các giai cấp thù
địch. Vì vậy, ngun tắc chính trị là để phục vụ sự lãnh đạo của Đảng, sự quản lý
của Nhà nước và nhu cầu chính đáng của cơng dân. Để thực hiện nguyên tắc này,
xuất phát từ nhiệm vụ chính trị, qua từng thời kỳ, giai đoạn cụ thể mà các cơ quan
lưu trữ sẽ tổ chức tập hợp và cung cấp TLLT khi cần thiết.
Đây là nguyên tắc cơ bản có tính quyết định đối với việc phát huy giá trị của
TLLT. Khi thực hiện việc phát huy giá trị tài liệu phục vụ nhu cầu nghiên cứu, sử
dụng của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, chúng ta phải đứng trên quan điểm của
Đảng, của giai cấp vô sản, phục vụ cho sự nghiệp cách mạng của Đảng và dân tộc;
còn nếu đưa tài liệu ra phát huy giá trị mà điều đó làm tổn hại lợi ích của Đảng,
trước hết là tổn hại và đi ngược, chống đối lại sự lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng, quản
lý của Nhà nước thì khơng thể đưa TLLT ra phục vụ khai thác sử dụng được. Lưu
trữ lịch sử thành phố Hải Phịng là nơi lưu giữ tồn bộ tài liệu của chính quyền
thành phố qua các thời kỳ, các cơ quan chun mơn…vì vậy ngun tắc tính đảng
22