Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan Kho bạc Nhà nước

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

.…………/…………

……/……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN THỊ LAN

HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC LƯU TRỮ
TẠI CƠ QUAN KHO BẠC NHÀ NƯỚC

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

HÀ NỘI – NĂM 2020


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

.…………/…………

……/……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN THỊ LAN

HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC LƯU TRỮ
TẠI CƠ QUAN KHO BẠC NHÀ NƯỚC
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CƠNG

Chun ngành: Quản lý cơng
Mã số: 8 34 04 03

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. Nguyễn Thị Lan Anh

HÀ NỘI – NĂM 2020


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi.
Các nội dung nghiên cứu, kết quả, số liệu được sử dụng trong luận văn
là trung thực và không trùng lắp với các đề tài khác. Tơi xin hồn tồn chịu
trách nhiệm về cam đoan này!

Hà Nội, ngày

tháng

năm 2020

Tác giả

Nguyễn Thị Lan

LỜI CẢM ƠN

Để có thể hồn thành luận văn này, tơi đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt
tình của các thầy cơ trong Học viện Hành chính Quốc gia. Trong suốt q
trình học tập, các thầy cơ đã nhiệt tình chỉ bảo, giúp đỡ và truyền đạt kiến
thức tận tình.
Qua đây, tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc Học viện Hành
chính Quốc gia, các q thầy cơ trong Khoa Sau đại học đã tạo điều kiện để
tôi học tập và hồn thành tốt khóa học. Đặc biệt tơi xin cảm ơn cô giáo TS.Nguyễn Thị Lan Anh đã trực tiếp hướng dẫn, quan tâm, chỉ bảo tận tình
trong suốt q trình nghiên cứu và thực hiện luận văn.
Tơi cũng xin được cảm ơn các bạn đồng nghiệp đang cơng tác tại Văn
phịng Kho bạc Nhà nước, những người đã chia sẻ kinh nghiệm quý báu trong
việc hiện đại hóa cơng tác lưu trữ tại cơ quan Kho bạc Nhà nước, đồng thời đã
tạo điều kiện tốt nhất cho tơi trong q trình hồn thành luận văn này.
Xin trân trọng cám ơn!

Hà Nội, tháng

năm 2020

Nguyễn Thị Lan


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

STT

Chữ viết tắt

Diễn giải

1

BTC

Bộ Tài chính

2

CCHC

Cải cách hành chính

3

CNTT

Cơng nghệ thơng tin

4

CQNN

Cơ quan nhà nước

5

KBNN

Kho bạc Nhà nước

6

QLNN

Quản lý nhà nước


DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU
Bảng 2.1. Trình độ kiến thức của biên chế phịng Hành chính-Lưu trữ
cơ quan KBNN ............................................................................................ 42
Bảng 2.2. Danh mục các văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ
do KBNN ban hành ..................................................................................... 45
Bảng 2.3. Số lượng hồ sơ, tài liệu đã chỉnh lý khoa học .............................. 52
Bảng 2.4. Tình hình sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơ quan KBNN
giai đoạn 2014-2019 ................................................................................... 58
Bảng 2.5. Số trang thiết bị dùng cho lưu trữ ................................................ 59
Bảng 2.6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ ................. 61
Biểu đồ 2.1. Số nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan KBNN giai
đoạn 2014-2019 .......................................................................................... 43
Biểu đồ 2.2. Số lượng tài liệu lưu trữ tồn đọng chưa thu thập vào
kho lưu trữ cơ quan ..................................................................................... 51
Biểu đồ 2.3. Tỷ lệ thời hạn bảo quản hồ sơ của cơ quan KBNN .................. 54


DANH MỤC HÌNH
Hình 2.1: Sơ đồ Tổ chức bộ máy cơ quan KBNN ......................................... 37
Hình 2.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng thuộc KBNN ...................... 40

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU
DANH MỤC HÌNH
I. PHẦN MỞ ĐẦU ...................................................................................... 1
Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HIỆN ĐẠI
HĨA CƠNG TÁC LƯU TRỮ ................................................................... 7
1.1. Lý luận chung về công tác lưu trữ ....................................................... 7
1.1.1. Khái niệm về công tác lưu trữ ...................................................... 7
1.1.2. Vị trí, vai trị, nhiệm vụ của cơng tác lưu trữ ............................... 9
1.1.3. Tính chất của cơng tác lưu trữ ................................................... 16
1.1.4. Nội dung cơ bản của công tác lưu trữ ........................................ 18
1.2. Hiện đại hóa cơng tác lưu trữ ............................................................ 24
1.2.1. Khái niệm về hiện đại hóa, hiện đại hóa công tác lưu trữ .......... 24
1.2.2. Nội dung hiện đại hóa cơng tác lưu trữ ...................................... 27
1.2.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến hiện đại hóa cơng tác lưu trữ ...... 30
Tiểu kết chương 1 ........................................................................................ 32
Chương 2. THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC LƯU TRỮ
TẠI CƠ QUAN KHO BẠC NHÀ NƯỚC GIAI ĐOẠN TỪ NĂM 2014
ĐẾN NĂM 2019 ......................................................................................... 33
2.1. Khái quát về cơ quan Kho bạc Nhà nước .......................................... 33
2.1.1. Vị trí và chức năng của cơ quan KBNN ..................................... 33
2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan KBNN ............................... 34
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của cơ quan KBNN ........................................... 35
2.2. Thực trạng hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN giai đoạn
từ năm 2014 đến năm 2019 ..................................................................... 40
2.2.1. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ ....................... 40
2.2.2. Việc ban hành các văn bản quản lý về công tác lưu trữ ............. 44

2.2.3. Việc thực hiện các nghiệp vụ hoạt động lưu trữ ......................... 48
2.2.4. Cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ ..................................... 59


2.2.5. Ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ ..................................... 60
2.2.6. Nghiên cứu khoa học trong công tác lưu trữ .............................. 61
2.3. Đánh giá việc hiện đại hóa cơng tác lưu trữ tại cơ quan KBNN ........... 62
2.3.1. Những kết quả đạt được ........................................................... 62
2.3.2. Hạn chế ..................................................................................... 64
2.3.3. Nguyên nhân ............................................................................... 65
Tiểu kết chương 2 ........................................................................................ 67
Chương 3. GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC
LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN KHO BẠC NHÀ NƯỚC ............................. 68
3.1. Định hướng hiện đại hóa cơng tác lưu trữ tại cơ quan KBNN ........... 68
3.1.1. Định hướng của Nhà nước về hiện đại hóa cơng tác lưu trữ ...... 68
3.1.2. Định hướng hiện đại hóa cơng tác lưu trữ của BTC và KBNN .......71
3.2. Giải pháp tăng cường hiện đại hóa cơng tác lưu trữ tại cơ quan KBNN .. 73
3.2.1. Tăng cường nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức ............ 73
3.2.2. Hoàn thiện hệ thống các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về hiện đại
hóa cơng tác lưu trữ ............................................................................ 75
3.2.3. Kiện toàn tổ chức bộ máy kết hợp với đào tạo, bồi dưỡng nâng cao
trình độ, kỹ năng cho đội ngũ làm công tác lưu trữ ............................. 78
3.2.4. Tăng cường cơ sở vật chất, trang thiết bị cho công tác lưu trữ......... 80
3.2.5. Đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ ..................... 82
3.2.6. Tổ chức thực hiện các hoạt động quản lý nghiệp vụ công tác lưu
trữ theo hướng hiện đại hoá ................................................................ 86
3.2.7. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
9001:2015 vào cơng tác lưu trữ ........................................................... 87
3.2.8. Bố trí kinh phí hợp lý để thực hiện hiện đại hóa cơng tác lưu trữ ..... 90
3.3. Một số kiến nghị ............................................................................... 92

3.3.1. Đối với các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ...................... 92
3.3.2. Đối với Bộ Tài chính .................................................................. 92
Tiểu kết chương 3 ....................................................................................... 94
KẾT LUẬN ................................................................................................ 95
TÀI LIỆU THAM KHẢO......................................................................... 96
PHỤ LỤC .................................................................................................... 101


I. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong những năm qua, công tác lưu trữ của các quốc gia trên thế giới
và cả ở Việt Nam đã tiến những bước dài. Sự nghiệp lưu trữ Việt Nam, với
các chính sách của Đảng và nhà nước, đang ngày càng được hồn thiện, phù
hợp với tiến trình phát triển của đất nước và hội nhập sâu, rộng vào sự nghiệp
lưu trữ quốc tế. Trong bối cảnh cải cách hành chính (CCHC) nhà nước mạnh
mẽ, xây dựng chính phủ điện tử, hệ thống các cơ quan quản lý công tác lưu
trữ và tài liệu lưu trữ quốc gia từng bước được kiện toàn, hợp tác quốc tế ngày
càng mở rộng. Thực hiện nhiệm vụ hiện đại hóa nền hành chính, xu hướng
quản lý công mới, công khai minh bạch và trách nhiệm giải trình cao, vì thế
mà vai trị của tài liệu lưu trữ càng được đề cao trong hoạt động của các cơ
quan nhà nước (CQNN). Cùng với đó, để xây dựng chính phủ điện tử, nền
kinh tế số, thì cách thức tạo lập, quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ tại mỗi cơ
quan, tổ chức đòi hỏi phải phù hợp, thích ứng, hiện đại đồng thời bảo đảm
phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý nhà nước (QLNN)
và bảo vệ, xây dựng, phát triển đất nước.
Theo Quyết định số 430/QĐ-BTC ngày 08/03/2017 của Bộ trưởng Bộ
Tài chính (BTC) ban hành kế hoạch phát triển hệ thống Kho bạc Nhà nước
(KBNN) giai đoạn 2017-2020, đã đề ra mục tiêu tổng quát là “Xây dựng
KBNN hiện đại, hoạt động an toàn, hiệu quả và phát triển ổn định vững chắc
trên cơ sở cải cách thể chế chính sách gắn liền với hiện đại hóa và phát triển

nguồn nhân lực; tăng cường cải cách thủ tục hành chính gắn với hiện đại hóa
hệ thống cơng nghệ thông tin. Đến năm 2020, các hoạt động KBNN được
thực hiện trên nền tảng công nghệ thông tin hiện đại và hình thành kho bạc
điện tử; đồng thời, nghiên cứu, hồn thiện các quy định pháp lý có liên quan
đến các chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của KBNN”. Từ mục tiêu tổng quát đó
1


có thể thấy hiện đại hóa cơng tác lưu trữ là một trong những tiền đề đảm bảo
cho công tác lưu trữ hoạt động có chất lượng và hiệu quả, giảm thiểu các thủ
tục hành chính khơng cần thiết; qua đó góp phần xây dựng hệ thống KBNN
nói chung, cơ quan KBNN nói riêng hiện đại, hoạt động an tồn, hiệu quả và
phát triển ổn định vững chắc hướng tới hình thành kho bạc điện tử.
Xuất phát từ sự cần thiết phải hiện đại hóa cơng tác lưu trữ cũng như từ
thực tiễn kinh nghiệm làm việc tại cơ quan KBNN, “Hiện đại hóa cơng tác
lưu trữ tại cơ quan Kho bạc Nhà nước” được tác giả lựa chọn làm đề tài
luận văn thạc sỹ chuyên ngành quản lý công. Tác giả mong muốn thơng qua
đề tài này có thể đóng góp những giá trị nghiên cứu thực tiễn về thực trạng
hiện đại hóa cơng tác lưu trữ của cơ quan KBNN và của cả hệ thống KBNN.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn
Ở Việt Nam, trong những năm gần đây, việc tìm kiếm các giải pháp
hiện đại hóa cơng tác lưu trữ ở các CQNN đã thu hút được sự quan tâm của
nhiều nhà khoa học, các nhà quản lý và các nghiên cứu sinh, học viên cao
học. Tính đến thời điểm hiện tại, đã có khá nhiều bài viết được cơng bố trên
các tạp chí chun ngành, hay các giáo trình chun khảo về lĩnh vực này,
trong số đó có thể kể đến:
- Bài viết “Tổ chức áp dụng chữ ký số của ngành Tài chính và việc hiện
đại hóa cơng tác lưu trữ”, tác giả Trần Nguyên Vũ, đăng trên Tạp chí Văn thư
Lưu trữ Việt Nam số 3/2011. Bài viết đề cập tới vấn đề chuyển từ lưu trữ truyền
thống sang lưu trữ điện tử, trên cơ sở đó để xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử

quốc gia để phục vụ cho phát triển kinh tế và an ninh quốc phịng của đất nước;
- Bài viết “Tác động của tồn cầu hóa đối với hiện đại hóa cơng tác văn
thư, lưu trữ ở Việt Nam”, tác giả Nguyễn Trọng Biên, đăng trên Tạp chí Văn thư
Lưu trữ Việt Nam số 7/2013. Bài viết đã bàn tới một số vần đề tồn cầu hóa và
tác động của tồn cầu hóa tới công tác văn thư, lưu trữ Việt Nam hiện nay;
2


- Bài viết “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ
tại UBND thành phố Trà Vinh”, tác giả Dương Tuấn Vũ, đăng trên Tạp chí
Khoa học và Nhân văn, số ra 20, tháng 12/2015. Bài viết nêu lên một số hạn
chế, tồn tại trong công tác lưu trữ tại UBND thành phố Trà Vinh, qua đó đưa
ra các giải pháp nâng cao hiệu quả cơng tác lưu trữ và hệ thống kho lưu trữ tài
liệu tại UBND thành phố Trà Vinh;
- Bài viết “Quản lý lưu trữ trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp
4.0”, tác giả Dương Văn Khảm, đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam
số 8/2018. Bài viết đề cập đến cơ sở pháp lý thực hiện cuộc cách mạng công
nghiệp 4.0 tại Việt Nam và ngành lưu trữ, đồng thời đề xuất một số giải pháp
quản lý ngành lưu trữ, để làm tăng thêm hiệu quả công tác lưu trữ;
- Cuốn “Nghiệp vụ văn thư lưu trữ”, tác giả Hồng Lê Minh (Nxb Văn
hóa-Thơng tin, 2009), đã trình bày các vấn đề liên quan tới khâu điều hành và
hành chính ở các cơ quan, vấn đề lưu giữ bảo quản hồ sơ, tư liệu giúp cho
hoạt động nghiên cứu, tổ chức đạt hiệu quả trong công cuộc CCHC hiện nay;
- Giáo trình “Lưu trữ học đại cương”, tác giả Phan Đình Nham, Bùi
Thúy Loan (Nxb Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh, 2015), giáo trình cung
cấp các lý thuyết cơ bản, phương pháp và các vấn đề nền tảng quan trọng nhất
liên quan đến khoa học lưu trữ, nghiệp vụ lưu trữ, tài liệu lưu trữ và công tác
lưu trữ. Đồng thời cập nhật các vấn đề mới trong bối cảnh nhà nước Việt Nam
đang tăng cường quản lý thống nhất hoạt động lưu trữ trên phạm vi toàn quốc
để bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, cung cấp thông

tin làm căn cứ để bộ máy QLNN xây dựng kế hoạch, cân đối, phân bổ các
nguồn lực cho quá trình phát triển kinh tế-xã hội, phát triển khoa học và cơng
nghệ, xây dựng chính phủ điện tử.
Ngồi ra, cịn nhiều đề tài nghiên cứu liên quan đến nội dung hiện đại
hóa cơng tác văn thư, lưu trữ, đến hồn thiện cơng tác văn thư, lưu trữ, cơng
tác văn phịng, chẳng hạn như:
3


- Đề tài “Công tác văn thư, lưu trữ tại KBNN Thanh Hóa, thực trạng và
giải pháp”, tác giả Lê Đình Ngun, KBNN Thanh Hóa (2009);
- Luận văn thạc sĩ “Hiện đại hóa cơng tác văn thư tại Viện Hàn lâm
Khoa học và công nghệ Việt Nam”, tác giả Nguyễn Thanh Hà (2016),
- Đề tài “Một số giải pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại KBNN
Cần Thơ”, tác giả Huỳnh Chí Thành và Lê Minh Cơng, KBNN Cần Thơ (2017)…;
Những đề tài trên đã nêu lên những hạn chế, bất cập khi thực hiện các
khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ và đưa ra các giải pháp để nâng
cao chất lương công tác tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với đặc thù tại mỗi
cơ quan, tổ chức. Trong đó các đề tài đều chọn giải pháp ứng dụng công nghệ
thông tin để nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ.
Tuy nhiên, cho đến nay chưa có cơng trình nào nghiên cứu về hiện đại
hóa cơng tác lưu trữ tại cơ quan KBNN ở Việt Nam. Tác giả đề tài đã kế thừa
những kết quả ở các cơng trình của các tác giả đi trước, đi sâu phân tích đánh
giá thực trạng hiện đại hóa cơng tác lưu trữ của cơ quan KBNN, từ đó đề xuất
những phương hướng, giải pháp hiện đại hóa cơng tác lưu trữ của cơ quan
KBNN đạt được những hiệu quả thiết thực hơn, phục vụ chiến lược phát triển
của hệ thống KBNN trong thời gian tới.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn
- Mục đích: Đánh giá thực trạng hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ
quan KBNN trong những năm gần đây, qua đó đề xuất các giải pháp nhằm tăng

cường hiện đại hóa cơng tác lưu trữ tại cơ quan KBNN trong thời gian tới.
- Nhiệm vụ: Để thực hiện mục đích nghiên cứu, luận văn phải tiến hành
các nhiệm vụ cụ thể:
+ Tổng hợp cơ sở lý luận về cơng tác lưu trữ, hiện đại hóa cơng tác lưu trữ.
+ Nghiên cứu, khảo sát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của KBNN.
4


+ Nghiên cứu, khảo sát, đánh giá tình hình hiện đại hóa cơng tác lưu trữ
tại cơ quan KBNN giai đoạn từ năm 2014 đến năm 2019.
+ Đánh giá kết quả đạt được, những mặt hạn chế của công tác lưu trữ
tại cơ quan KBNN, nguyên nhân của những kết quả đạt được cũng như những
mặt hạn chế.
+ Đề xuất những giải pháp nhằm tăng cường hiện đại hóa cơng tác lưu
trữ tại cơ quan KBNN trong thời gian tới.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN.
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Phạm vi không gian: Cơ quan KBNN.
+ Phạm vi thời gian: Từ năm 2014 đến năm 2019, vì đây là giai đoạn
KBNN đẩy mạnh hiện đại hóa mọi mặt hoạt động để hồn thành mục tiêu
chiến lược xây dựng kho bạc điện tử vào năm 2020, tuy nhiên hiện đại hóa
trong cơng tác lưu trữ chưa có nhiều chuyển biến tích cực.
5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn
- Phương pháp luận: Việc nghiên cứu dựa trên phương pháp luận duy
vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác-Lênin; trên cơ sở các
quan điểm, chủ trương đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà
nước về cơng tác lưu trữ, về nhiệm vụ hiện đại hóa nền hành chính nhà nước
nói chung, về hiện đại hóa cơng tác văn thư, lưu trữ nói riêng.

- Phương pháp nghiên cứu:
+ Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Phương pháp nghiên cứu tài liệu
được thực hiện nhằm thu thập thông tin, hệ thống các khái niệm và luận điểm,
cơ sở lý thuyết liên quan đến hiện đại hóa từ các cơng trình nghiên cứu, các
tài liệu của các tác giả trong và ngoài nước. Luận văn tiến hành nghiên cứu

5


các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản QLNN để làm căn cứ pháp lý
cho việc phân tích các khái niệm liên quan đến đề tài.
+ Phương pháp phân tích, tổng kết thực tiễn: tác giả dùng cở sở lý luận
khoa học, pháp lý để xem xét, đánh giá hoạt động thực tiễn của đối tượng
nghiên cứu để tìm ra những giải pháp hồn hảo hơn.
Ngồi ra, luận văn còn sử dụng phương pháp thống kê-so sánh: phương pháp
quan sát, khảo sát thực tế và một số phương pháp nghiên cứu khoa học khác...
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
- Về mặt lý luận: Luận văn góp phần khẳng định sự cần thiết và ý
nghĩa của việc hiện đại hóa cơng tác lưu trữ đối với lĩnh vực kho bạc nói
chung và tại cơ quan KBNN nói riêng.
- Về mặt thực tế: Kết quả nghiên cứu của luận văn sẽ là cơ sở cho việc
đưa ra các giải pháp tăng cường hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan
KBNN, nâng cao vai trò cũng như nhận thức về tầm quan trọng của công tác
lưu trữ trong hoạt động quản lý và điều hành tại cơ quan KBNN. Đồng thời,
các giải pháp tăng cường việc hiện đại hóa cơng tác lưu trữ tại cơ quan
KBNN cũng có thể được tiếp tục nghiên cứu để áp dụng trên thực tế cho các
cơ quan, tổ chức khác.
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn
được kết cấu thành 3 chương:

Chương 1: Những vấn đề lý luận và pháp lý về hiện đại hóa cơng
tác lưu trữ
Chương 2: Thực trạng hiện đại hóa cơng tác lưu trữ tại cơ quan
KBNN giai đoạn từ năm 2014 đến năm 2019
Chương 3: Giải pháp tăng cường hiện đại hóa cơng tác lưu trữ tại
cơ quan KBNN
6


Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HIỆN ĐẠI HĨA
CƠNG TÁC LƯU TRỮ
1.1. Lý luận chung về công tác lưu trữ
1.1.1. Khái niệm về công tác lưu trữ
Thuật ngữ “lưu trữ” có từ thời cổ đại, bắt nguồn từ tiếng Hy Lạp (arch),
ban đầu dùng để chỉ nơi làm việc của chính quyền, về sau được dùng để chỉ
ngôi nhà bảo quản tài liệu. Ngày nay thuật ngữ “lưu trữ” vẫn mang dấu ấn của
tiếng gốc Hy Lạp cổ xưa. Ví dụ như archives (tiếng Pháp), archiv (tiếng Đức),
archivum (Ba Lan)... thuật ngữ này được được dùng định nghĩa là cơ quan
hay đơn vị tổ chức làm nhiệm vụ thu thập, bổ sung, chỉnh lý, bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu vào các mục tiêu của xã hội, phục vụ cho mục đích khoa
học, kinh tế, văn hóa, giáo dục...
Ở Việt Nam, thuật ngữ “lưu trữ” là lưu lại, giữ lại, giữ gìn, bảo tồn. Đối
với cơng văn, tài liệu thì lưu trữ có nghĩa là giữ lại các văn bản, giấy tờ của cơ
quan, tổ chức, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. Từ điển
lưu trữ Việt Nam của Cục Lưu trữ Nhà nước (năm 1992) ghi: “Lưu trữ là:
1.Giữ lại các văn bản, tài liệu của cơ quan hoặc cá nhân để làm bằng chứng và
tra cứu khi cần thiết. 2. Cơ quan hoặc đơn vị làm nhiệm vụ bảo quản và tổ
chức sử dụng”[34].
Theo cách hiểu của tác giả: Lưu trữ có nghĩa là lưu lại những tài liệu

có giá trị để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin trong quá khứ, phục vụ đời
sống xã hội hoặc để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết.
Về mặt lý luận, khái niệm công tác lưu trữ thường được gắn liền với
các thuật ngữ cơ bản sau:
- Tài liệu là: “vật mang thông tin làm phương tiện cho các hoạt động xã
hội. Tài liệu bao gồm các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành
7


chính, hoặc các nguồn tư liệu khác, được ghi trên các vật mang tin khác nhau,
như trên giấy, băng từ, đĩa từ, thẻ nhớ... dùng làm căn cứ để xử lý, giải quyết
công việc thuộc các lĩnh vực hoạt động khác nhau của xã hội và lưu trữ các
thông tin của hoạt động đó”. [24]
- Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong tồn bộ
khối tài liệu hình thành qua hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được bảo
quản trong kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh
tế, văn hóa, kịch... của tồn xã hội.
- QLNN về lưu trữ là: “theo dõi, điều hành, kiểm tra các hoạt động của
Nhà nước”. [24]
Như vậy, theo cách hiểu của chuyên ngành lưu trữ học, công tác lưu trữ
là “tồn bộ các quy trình QLNN và quản lý nghiệp vụ lưu trữ, nhằm thu thập,
bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu
trữ”. [24]
Về mặt QLNN, theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội
thông qua ngày 11/11/2011 (sau đây gọi là Luật Lưu trữ), tại Điều 2 giải thích
một số từ ngữ như sau:
- Tài liệu “là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động
của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết
kế, bản đồ, cơng trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản
phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác

phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết
tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác”. (Khoản 2)
- Tài liệu lưu trữ “là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn,
nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao
gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp khơng cịn bản gốc, bản chính thì
được thay thế bằng bản sao hợp pháp” (Khoản 3)
8


- Hoạt động lưu trữ “là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị,
bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu” (Khoản 1)
Ngoài ra, tại Khoản 1, Điều 38 của Luật Lưu trữ đã quy định: “Chính
phủ thống nhất QLNN về lưu trữ”. Vì vậy, dưới góc nhìn của QLNN, công
tác lưu trữ là bao gồm các lĩnh vực công tác QLNN, điều này thể hiện ở các
hoạt động xây dựng và kiểm tra, chỉ đạo thực hiện luật pháp của cơ quan
QLNN về lưu trữ.
Trên cơ sở lý luận và pháp lý về công tác lưu trữ, khái niệm về công tác
lưu trữ được tác giả định nghĩa như sau: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt
động QLNN bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên
quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu
chính đáng của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
1.1.2. Vị trí, vai trị, nhiệm vụ của cơng tác lưu trữ
1.1.2.1. Vị trí
- Cơng tác lưu trữ là một mắt xích khơng thể thiếu trong hoạt động của
bộ máy nhà nước. Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp thơng tin
có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho sự lãnh đạo, quản lý của một
cơ quan, tổ chức, đồng thời góp phần bảo vệ những thơng tin có liên quan đến
cơ quan, tổ chức và bí mật quốc gia.
- Cơng tác lưu trữ là khâu quan trọng trong q trình xử lý thơng tin, là

nội dung quan trọng trong hoạt động của công tác văn phịng và có liên hệ
mật thiết với cơng tác văn thư. Cơng tác này có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt
động quản lý, điều hành của một cơ quan, tổ chức. Giải quyết tốt công tác lưu
trữ trong cơ quan, tổ chức có ý nghĩa trên nhiều mặt trong q trình quản lý.
1.1.2.2. Vai trị
Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Chủ tịch Hồ
Chí Minh đã ký Thông đạt số 1-C/VP ngày 03/1/1946 với nội dung hết sức
9


ngắn gọn, súc tích, Thơng đạt đã khẳng định “Tài liệu có giá trị đặc biệt về
phương diện kiến thiết quốc gia” và chỉ rõ trách nhiệm “Các ông bộ trưởng
ban chỉ thị cho nhân viên các sở phải gìn giữ tất cả các công văn, tài liệu và
cấm không được hủy bỏ những công văn, tài liệu ấy, nếu khơng có lệnh trên
rõ rệt cho phép hủy bỏ”. Đồng thời cũng quy định nơi lưu giữ bảo quản tài
liệu sau khi sử dụng “Những hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ
phải gửi về những sở lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục để tàng
trữ”. Thông đạt số 1-C/VP thực sự đã đặt cơ sở, nền móng cho sự ra đời và
hoạt động của công tác lưu trữ của nước ta, đánh dấu bước ngoặt đối với hoạt
động của công tác lưu trữ. Năm 2001, Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số
34/2001/PL-UBTVQH10 ra đời, cũng đã khẳng định “Tài liệu lưu trữ quốc
gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và
bảo vệ tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa”.
Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu chính xác, đóng vai trị hết sức quan
trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược để phục vụ
phát triển kinh tế- xã hội, phản ánh tồn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng
như đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa của một đất nước, cơ quan, tổ chức
hay một cá nhân. Vì vậy cần phải hiểu rõ vai trị của tài liệu lưu trữ nói riêng
và cơng tác lưu trữ nói chung, để có biện pháp bảo vệ an tồn và sử dụng tài
liệu lưu trữ một cách có hiệu quả, nâng cao trách nhiệm của CQNN, các tổ

chức chính trị, tổ chức xã hội. Vai trò của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ
được thể hiện ở các mặt sau:
- Thứ nhất, tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng
thể chế hành chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu
lực của hệ thống thể chế hành chính. Việc khai thác thông tin phục vụ soạn
thảo, ban hành văn bản QLNN có thể từ nhiều nguồn khác nhau, nhưng nguồn
thơng tin từ tài liệu lưu trữ ln có vai trị quan trọng vì tính chính xác, độ tin
cậy cao. Vai trò quan trọng của tài liệu lưu trữ thể hiện ngay khi định hướng
10


nội dung, xác định nhu cầu ban hành văn bản QLNN cần phải nghiên cứu các
chủ trương, đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước liên quan đến vấn đề
đó thơng qua các tài liệu lưu trữ. Vì nguồn thông tin văn bản sử dụng để
nghiên cứu đều đã qua các khâu xử lý nghiệp vụ của công tác lưu trữ như thu
thập, chỉnh lý, tổ chức khai thác sử dụng văn bản. Đồng thời dựa trên những
thông tin quá khứ để nghiên cứu tìm ra quy luật vận động, từ đó dự báo về xu
hướng phát triển của vấn đề trong tương lai, tìm ra cách thức tác động phù
hợp với quy luật vận động của đời sống xã hội và định hướng của Nhà nước.
Mặt khác, quá trình thu thập thơng tin từ tài liệu lưu trữ không qua nhiều khâu
trung gian, được thực tiễn kiểm nghiệm, nguồn thơng tin phong phú, nhanh
chóng, tiết kiệm sẽ phục vụ đắc lực cho việc xây dựng hệ thống thể chế nền
hành chính nhà nước. Làm tốt các khâu nghiệp vụ của cơng tác lưu trữ góp
phần thúc đẩy cho hoạt động hệ thống hóa pháp luật được tốt, nâng cao chất
lượng, hiệu quả cho hệ thống thể chế nền hành chính nhà nước, bảo đảm cung
cấp thơng tin cho hoạt động xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật
nói riêng và văn bản QLNN nói chung.
- Thứ hai, tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp
luật, bảo vệ thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của
cơng dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa. Việc sử dụng

thông tin từ văn bản QLNN để theo dõi, điều hành và kiểm tra công việc
trong cơ quan một cách khoa học, có hệ thống, có căn cứ chính xác là điều
kiện tất yếu để bảo đảm cho hoạt động của bộ máy QLNN có hiệu quả. Vì tài
liệu lưu trữ tạo công cụ để kiểm tra việc thực thi quyền lực của các cơ quan,
tổ chức, góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ
quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát. Nhờ có cơng tác kiểm tra có
thể phát hiện, phòng ngừa, ngăn chặn, xử lý kịp thời thiếu sót trong tổ chức và
hoạt động của bộ máy nhà nước nhằm đảm bảo trật tự QLNN trong mọi lĩnh
11


vực, nâng cao hiệu quả QLNN. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ là chứng cứ chân thực
có độ chính xác cao để các cấp có thẩm quyền tiến hành kiểm tra tiến độ, sự
phù hợp, đúng đắn của quá trình giải quyết cơng việc, từ đó kiểm tra, đánh giá
hoạt động của các cơ quan trong bộ máy nhà nước. Nó có vai trị quan trọng
trong việc xem xét các hành vi trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý
của các cơ quan, là cơ sở để giải quyết các tranh chấp giữa các cơ quan, tổ
chức, cá nhân, giải quyết các quan hệ pháp lý trong quản lý hành chính.
- Thứ ba, tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu khoa
học quản lý, nâng cao trình độ QLNN. Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan
trọng quý giá, phản ánh được toàn cảnh bức tranh về quá trình QLNN, là thước
đo trình độ quản lý trong mỗi thời kỳ lịch sử ở mỗi quốc gia. Với ý nghĩa đó,
tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng ghi lại và truyền bá lại cho thế hệ sau
những truyền thống văn hóa quản lý, kinh nghiệm QLNN, từ đó phát huy, kế
thừa những giá trị tốt để nâng cao trình độ quản lý, thúc đẩy nhanh sự phát triển
của khoa học quản lý và ứng dụng thành công, nâng cao hiệu quả QLNN.
- Thứ tư, làm tốt cơng tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cơng tác văn thư
và hành chính văn phịng hoạt động hiệu quả, đẩy nhanh tiến trình hiện đại
hóa hoạt động của nền hành chính nhà nước trong thực hiện cơng cuộc
CCHC. Điều đó thể hiện ở chỗ, tất cả các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều

hành công việc hành chính trên mọi lĩnh vực của Nhà nước đều gắn liền với
văn bản, gắn liền với việc tổ chức sử dụng văn bản. Vì hệ thống văn bản quản
lý vừa là phương tiện vừa là sản phẩm của hoạt động QLNN. Văn bản là
nguồn hình thành nên tài liệu lưu trữ, mà tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin có
giá trị pháp lý và chính xác nhất cho hoạt động QLNN, khắc phục tệ quan
liêu, nâng cao hiệu quả QLNN. Thực hiện tốt công tác lưu trữ, công văn, giấy
tờ là một trong những điều kiện để thực hiện cải cách thủ tục hành chính của
CQNN. Vì CQNN không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải
12


quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công dân nếu khơng có đầy đủ, kịp
thời thơng tin từ tài liệu lưu trữ. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi,
kiểm tra cơng việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, cơng chức có thể
kiểm tra, đúc kết kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý:
năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây là những mục tiêu, yêu cầu của cải
cách nền hành chính nhà nước của nước ta hiện nay.
- Thứ năm, thực hiện tốt cơng tác lưu trữ góp phần thực hiện một nền
hành chính phát triển, hiện đại, nền hành chính hướng tới phục vụ nhân dân
và ngày càng mở rộng quyền công dân. Mục tiêu cuối cùng của công tác lưu
trữ là phục vụ nhu cầu sử dụng, tiếp cận với thơng tin q khứ của tồn xã
hội, tạo điều kiện để mọi cơ quan, tổ chức, nhân dân tiếp cận, sử dụng tài liệu
lưu trữ vào mục đích chính đáng của mình. Điều này cũng đã được quy định
rõ tại Khoản 2, Điều 29 của Luật Lưu trữ: “Cơ quan, tổ chức, cá nhân có
quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch
sử và các nhu cầu chính đáng khác”. Đặc biệt, khi Luật Tiếp cận thông tin số
104/2016/QH13 ra đời cùng với nền kinh tế tri thức phát triển, con người
ngày càng nhận thức rõ hơn về giá trị của thơng tin thì nhu cầu tiếp cận và
khai thác thông tin sẽ ngày càng tăng lên.
- Thứ sáu, làm tốt cơng tác lưu trữ góp phần bảo vệ bí mật những thơng

tin liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia. Vì các thơng tin
thuộc bí mật nhà nước và bí mật cơ quan phần lớn được ghi chép trong các
văn bản, sẽ có rất nhiều tài liệu lưu trữ có nội dung chứa đựng bí mật của cơ
quan, tổ chức, cá nhân mà các đối tượng thù địch, đối lập ln tìm cách khai
thác, nếu bị tiết lộ ra ngoài sẽ gây tác hại rất lớn cho sự phát triển của cơ
quan, của đất nước. Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước được Uỷ ban Thường
vụ Quốc hội thông qua ngày 28/12/2000 đã quy định “Bí mật nhà nước là
những tin về vụ việc, tài liệu, vật, địa điểm, thời gian, lời nói có nội dung
13


quan trọng thuộc lĩnh vực chính trị, quốc phịng, an ninh, đối ngoại, kinh tế,
khoa học, công nghệ, các lĩnh vực khác mà Nhà nước không công bố hoặc
chưa công bố mà nếu bị tiết lộ sẽ gây nguy hại cho Nhà nước Cộng hoà xã
hội chủ nghĩa Việt Nam”. Luật Bảo vệ bí mật nhà nước có hiệu lực từ ngày
01/07/2020 cũng đã quy định “Bí mật nhà nước là thơng tin có nội dung quan
trọng do người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác định căn cứ vào
quy định của Luật này, chưa công khai, nếu bị lộ, bị mất có thể gây nguy hại
đến lợi ích quốc gia, dân tộc. Hình thức chứa bí mật nhà nước bao gồm tài
liệu, vật, địa điểm, lời nói, hoạt động hoặc các dạng khác”. Vì vậy, cơng tác
lưu trữ của cơ quan được tổ chức một cách hợp lý, khoa học sẽ đảm bảo hoạt
động của cơ quan được tiến hành nhanh chóng, chính xác, liên tục và đúng quy
trình sẽ bảo vệ tốt tài liệu và giữ gìn được bí mật của cơ quan, của quốc gia.
1.1.2.3. Nhiệm vụ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động không thể thiếu của các
CQNN, bao gồm các mặt chính trị, khoa học, pháp lý và thực tiễn về bảo
quản và sử dụng tài liệu lưu trữ; vì vậy chức năng, nhiệm vụ chính của cơng
tác lưu trữ là tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, bảo quản an tồn và sử dụng có
hiệu quả tài liệu lưu trữ, cụ thể:
- Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ: là nhiệm vụ tổng hợp các khâu

nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định
giá trị, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu một cách khoa học phục vụ thuận lợi,
nhanh chóng, chính xác cho cơng tác tra tìm tài liệu. Nội dung của công tác
này gồm: thu thập, bổ sung tài liệu; phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu;
chỉnh lý tài liệu; tổ chức các công cụ tra tìm tài liệu và một số cơng tác bổ trợ
khác của các ngành khoa học, kỹ thuật, tin học có liên quan và lưu trữ cá
nhân, gia đình, dòng họ. Tổ chức khoa học tài liệu căn cứ vào các quy định,
hướng dẫn cụ thể của Nhà nước trong công tác lưu trữ. Để tổ chức tốt nhiệm
14


vụ này địi hỏi phải có cán bộ lưu trữ có trình độ chun mơn cao, điều kiện
làm việc tốt và trang thiết bị phục vụ cho việc thực hiện các quy trình nghiệp
vụ phải đầy đủ, khoa học và hiện đại.
- Bảo quản an toàn tài liệu: đây là điều kiện cơ bản để thực hiện các
mục đích của công tác lưu trữ, bởi nếu tài liệu lưu trữ khơng được bảo quản
an tồn thì sẽ khơng thể tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu
trữ. Bảo quản an tồn tài liệu có hai nội dung chính:
+ Bảo quản khơng hư hỏng, mất mát tài liệu lưu trữ: để thực hiện
nhiệm vụ này cần chú ý đến kho tàng, các trang thiết bị, điều kiện môi trường
ổn định, đáp ứng đúng yêu cầu của cơng tác bảo quản cho từng loại hình tài
liệu khác nhau và thực hiện các biện pháp tu bổ, phục chế, bảo hiểm nhằm
kéo dài tuổi thọ tài liệu.
+ Bảo quản an tồn thơng tin trong tài liệu lưu trữ: để thực hiện nhiệm
vụ này cần chú ý đến ý thức, trách nhiệm và trình độ của cán bộ làm công tác
lưu trữ, chú ý đến từng loại đối tượng độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu
và các hình thức cơng bố, giới thiệu và khai thác, sử dụng tài liệu. Đặc biệt
trong thời đại tồn cầu hóa hiện nay, việc bảo quản an tồn thơng tin trong tài
liệu lưu trữ cần chú ý đến tính cơ mật của tài liệu lưu trữ, để tránh việc lộ, lột,
mất thơng tin bí mật trong tài liệu lưu trữ.

- Tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ: Mục đích
cuối cùng của cơng tác lưu trữ là đưa tài liệu lưu trữ và các thông tin trong tài
liệu lưu trữ phục vụ các nhu cầu hoạt động của xã hội. Vì vậy, tổ chức khai
thác và sử dụng tài liệu có hiệu quả là một trong những nhiệm vụ quan trọng
của công tác lưu trữ. Để đảm bảo công tác khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu
quả cao cần nghiên cứu nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của xã hội;
phân loại đối tượng độc giả; nghiên cứu xây dựng các công cụ tra cứu khoa
học và áp dụng các biện pháp, tổ chức nhiều hình thức khai thác, sử dụng tài
15


liệu có hiệu quả cao. Điều đó địi hỏi nhà nước cần có những quy định cụ thể
về khai thác, sử dụng tài liệu; trình độ của cán bộ lưu trữ và việc ứng dụng
các khoa học hiện đại vào cơng tác lưu trữ.
1.1.3. Tính chất của cơng tác lưu trữ
1.1.3.1. Tính chất khoa học
Tính chất khoa học của cơng tác thể hiện qua việc nghiên cứu cơ sở lý
luận và các phương pháp khoa học để thực hiện các nội dung chuyên môn của
công tác lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, xây
dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu,
khai thác và sử dụng tài liệu và ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong
công tác lưu trữ. Các nghiệp vụ của công tác lưu trữ được thực hiện thông qua
việc nghiên cứu lý luận và áp dụng vào điều kiện cụ thể của mỗi nước. Mỗi
nghiệp vụ của công tác lưu trữ đều được tổ chức thực hiện theo các phương
pháp khác nhau. Mỗi loại hình tài liệu, các nghiệp vụ lại có những quy trình
mang đặc tính khác nhau. Khoa học lưu trữ phải tìm tịi, nghiên cứu, phát hiện
ra những điểm khác nhau đó và đề ra một cách chính xác tổ chức khoa học
cho từng loại hình tài liệu. Hơn thế nữa, khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, kế
thừa kết quả nghiên cứu khoa học của các ngành khác như ngành tốn học,
hóa học, sinh học, tin học... để áp dụng vào các khâu nghiệp vụ lưu trữ. Mặt

khác, để quản lý thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ, cơng tác tiêu chuẩn hóa
trong cơng tác lưu trữ cũng cần được nghiên cứu đầy đủ, như tiêu chuẩn về
kho tàng, tiêu chuẩn trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ như giá kệ, cặp,
hộp đựng tài liệu...
1.1.3.2. Tính chất cơ mật
Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ và được lưu lại, giữ
lại để phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử và các hoạt động khác. Tuy nhiên
có nhiều tài liệu lưu trữ có nội dung chứa đựng những thơng tin bí mật quốc
16