Vấn đề rủi ro trong tổ chức sự kiện tại công ty TNHH thêu việt

BÁO CÁO THỰC TẬP
Kết quả thực tập tại Công ty TNHH Thêu Việt Media

Dưới đây là phần xây dựng báo cáo thực tập về đề tài “Vấn đề rủi ro
trong tổ chức sự kiện tại công ty TNHH Thêu Việt Media” đã được nghiên
cứu và thực hiện tại công ty TNHH thêu Việt Media, tại 564, Bạch Đằng, Hai
Bà Trưng, Hà Nội
Bài báo cáo gồm 2 phần:
Chương 1: Giới thiệu tổng quan về hoạt động của công ty TNHH Thêu
Việt Media.
Chương 2: Vấn đề rủi ro và đề xuất giải pháp phòng tránh rủi ro khi tổ
chức sự kiện

1


Chương 1
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA
CÔNG TY TNHH THÊU VIỆT MEDIA
1. 1. Tổng quan công ty TNHH Thêu Việt Media, công tác quản lý và hoạt
động kinh doanh.
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển cơng ty TNHH Thêu Việt Media.

Cơng ty TNHH Thêu Việt Media hình thành và phát triển cho đến nay đã
được gần 5 năm được thành lập vào ngày 27/08/2010 do sở kế hoạch và đầu
tư thành phố Hà Nội cấp. Là một công ty mới được thành lập đang trên đà
phát triển, với lĩnh vực kinh doanh đa dạng, phù hợp với thị trường hiện nay,
đáp ứng được nhu cầu của xã hội chính vì vậy mà cơng ty TNHH Thêu Việt
đang đồng loạt lên kế hoạch đầu tư và phát triển hơn nữa vào nhiều lĩnh vực
kinh doanh, từ dịch vụ thương mại, tổ chức sự kiện, sản xuất hàng dệt công
nghiệp…và từng bước đầu tư vào lĩnh vực nghệ thuật.

Công ty trước đây là một chi nhánh của tổng công ty TNHH Thêu Việt
Media trong thành phố Hồ Chí Minh, nhưng trong năm nay cơng ty đang có
chính sách đổi mới để thúc đẩy việc kinh doanh, tính cuối năm ngối cơng ty
đang làm sổ sách thu ngân lên đến 4 tỉ đồng nhằm đổi tên công ty thành công
ty TNHH quốc tế Đức Vinh, tên tiếng anh là “ Đuc Vinh international
company” nhằm đi sâu vào các lĩnh vực kinh doanh mới như :
- Hoạt động sáng tác, nghệ thuật và giải trí.
- Hoạt động sản xuất chương trình truyền hình( trừ sản xuất phim
truyện).
- In ấn, dịch vụ liên quan đến in.

2


- Bn bán máy tính thiết bị ngoại vi…cùng một số lĩnh vực kĩnh
doanh khác.
1.1.2. Vị trí địa lý cơng ty TNHH Thêu Việt Media.

 Công Ty TNHH Thêu Việt Media Hà Nội nằm ở phía lưu vực Sơng Hồng
cách trung tâm Hà Nội khoảng 10 Km .

Mã số thuế
Địa chỉ trụ sở
kinh doanh
Giám đốc

0104889111

số 564 Bạch Đằng, Quận Hai Bà Trưng
Phạm Hữu Quang

Người đại diện
Điện thoại

0982699996

Lĩnh vực hoạt

Bán lẻ vải,len, sợi, chỉ khâu, chuyên Thêu Dệt, tổ chức các sự

động

kiện lớn cho các công ty tổ chức...

Ngày đăng ký
kinh doanh
Tình trạng hoạt
động


-

27/08/2010
NT đang hoạt động (đã được cấp GCN ĐKT)

Thơng tin liên lạc :
Văn phịng:

VP: số 1 ngách 34 ngõ 164 Đê La Thành – Đống Đa – Hà Nội.
Điện thoại: 84-4- 39845725

Fax: 84- 4- 39845725

Email:
-

564 Bạch Đằng - Hai Bà Trưng - Hà Nội

3


1.1.3. Lĩnh vực kinh doanh và hoạt động của công ty TNHH Thêu Việt
Media.
Hoạt động sáng tác, nghệ thuật và giải trí
Tổ chức giới thiệu và xúc tiến thương mại
Hoạt động sản xuất chương trình truyền hình ( trừ sản xuất phim
truyện)
Quảng cáo
In ấn
Sản xuất hàng dệt may công nghiệp
Tổ chức các sự kiện cho các công ty
Dịch vụ liên quan đến in

- 0491000009752, tại Vietcombank, sở giao dịch Thăng Long.
- Mã số thuế: 0105976800
- Vốn điều lệ : 4.900,000,000 VND

4

1. 2. Năng lực nhân sự.
1.2.1. Sơ đồ tổ chức cơng ty

Hội đồng quản trị
Giám đốc
Phó giám đốc kỹ thuật

Phó giám đốc kinh

doanh

P. phòng thiết kế kỹ thuật

P. phòng kế toán HCNS

Nhà máy sản xuất 1

Bộ phận kinh doanh thương mại
Bộ phận kinh doanh dự án

1.2.1. Ban giám đốc .
Ông Phạm Hữu Quang
- Trình độ: cử nhân kinh tế
- Phó giám đốc kinh doanh.
Ơng Lê Anh Sơn
- Trình độ: cử nhân kinh tế
- Phó giám đốc kỹ thuật.
Bà Phạm Thị Ngân.
- Trình độ: Tu nghiệp sinh tại Hàn Quốc
 Cán bộ cơng nhân viên các phịng nghiệp vụ

- Phịng kinh doanh: 02

5


- Phịng thiết kế: 02
- Phịng kế tốn : 02
- Phòng sản xuất: 60
- Maketing : 02
 Danh sách khách hàng
- Intel , Dell, Sacombank, Canon, JW, Heineken, ….
 Công ty TNHH Thêu Việt Media :
-

Là một công ty chuyên về Hàng Thêu Công nghiệp nhưng thường

xuyên tổ chức các sự kiện cho các cơng ty và các chương trình nghệ thuật lớn
trên khắp địa bàn Hà Nội.
-

Với 5 năm kinh nghiệm cơng ty đang ngày càng hồn thiệt hơn về mặt

nhân sự, đồng thời sắp tới đây công ty sẽ tách riêng ra khỏi chi nhánh Thêu
Việt Media đổi tên thành công ty Quốc tế Đức Vinh đẩy mạnh thêm nhiều
hoạt động kinh doanh đang nổi trội trên thị trường hiện nay như: hoạt động
sáng tác nghệ thuật và giải trí, tổ chức giới thiệu xúc tiến thương mại, quảng
cáo, in ấn…
-

Là một công ty nằm trên địa bàn Hà Nội vì vậy mà hoạt động kinh

doanh ln được đẩy mạnh phát triển đáp ứng nhu cầu của xã hội hiện nay.

6


Chương 2
VẤN ĐỀ RỦI RO VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP PHÒNG TRÁNH RỦI
RO KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN
2.1. Một số vấn đề cơ bản về Tổ chức sự kiện.
2.1.1. Tổ chức sự kiện là gì.?
Tổ chức sự kiện là hoạt động cụ thể hóa những thơng điệp mà chúng ta
muốn đưa đến đối tượng mục tiêu.
2.1.2. Các loại tổ chức sự kiện.
Có rất nhiều sự phân chia các nhóm tổ chức sự kiện, khơng có sự phân
chia nào mang tính chính xác vì đây chỉ là khái niệm mang tính tương đối
nhưng nhìn chung có thể xếp tổ chức sự kiện vào các nhóm sau.
 Sự kiện nội bộ cơng ty (Họp mặt, hội nghị khách hàng, họp báo,
động thổ,...)
 Sự kiện hướng đến khách hàng (Tung sản phẩm, thi đấu, giải trí
văn nghệ... )
 Sự kiện mang tính nhà nước, chính phủ ( Hội nghị, festival, … )
 Sự kiện cộng đồng, sự kiện phi lợi nhuận ( Sự kiện gây quỹ,
ngày hội vì cộng đồng,…)
 Sự kiện cá nhân ( Đám cưới, sinh nhật , lễ kỷ niệm,…)
Cụ thể như sau :

 Sự kiện nội bộ công ty
Đối với tổ chức sự kiện này được xác đinh dựa trên mối quan hệ của
công ty như nhân viên, đối tác, cổ đông,… như :

7


 Họp mặt.
 Hội nghị khách hàng.
 Họp báo.
 Động thổ.
 Khánh thành.
Mục đích của tổ chức sự kiện này là tăng sự gắn kết nhân viên trong
công ty ( nếu tổ chức cho nhân viên trong công ty ), củng cố hình ảnh của
cơng ty trong mắt đối tác ( nếu tổ chức cho đối tác ) hay xây dựng hình ảnh
của cơng ty trên các phương tiện truyền thông.

 Sự kiện hướng đến khách hàng.
Đây là chỉ những sự kiện có mục đích hướng đến khách hàng để quảng
bá thương hiệu, kích thích mua hàng và tương tác với khách hàng ( ví dụ như
: Tung sản phẩm, triển lãm, hội trợ, … )

 Sự kiện mang tính chất nhà nước, chính phủ.
Sự kiện này thường do các cơ quan đoàn thể tổ chức, như các buổi hội
nghị lớn, các Festival tầm cỡ lớn, các lễ tranh cử, tổng tuyển cử,…

 Sự kiện cộng đồng, sự kiện phi lợi nhuận.
Sự kiện cộng đồng thường do các tổ chức xã hội hoặc các tổ chức phi
chính phủ thực hiện, hoặc do các công ty thực hiện mà hướng tới đó chính là
mục đích xã hội. Một số hình thức tiêu biểu là :
 Sự kiện gây quỹ
 Sự kiện ngày di bộ, vì mơi trường,…

 Sự kiện cá nhân.

8


Từ lâu tại Việt Nam người ta gọi đám cưới đám tang là hiếu hỷ, và từ
này cũng phản ánh tính chất của sự kiện dạng này : Dành cho cá nhân một
người nào đó, sự kiện này bao gồm :
 Đám cưới, đám tang.
 Sinh nhật.
 Ăn mừng điều gì đó,…
Sự kiện cá nhân ở phương tây đã được nâng lên tầm khá chun nghiệp,
có những cơng ty chun lo đám cưới, có những cơng ty chun nhận những
buổi tang lễ hoàng tráng. Ở Việt Nam lĩnh vực này cịn rất sơ khai có chăng là
những đám cưới lớn do những người nhiều tiền thực hiện.
Trên thực tế một sự kiện có thể có sự tổng hịa của các sự kiện trên. Ví
dụ một show ca nhạc mang mục đích từ thiện, hay một hoạt động vì mơi
trường của một cơng ty nhằm đánh bóng thương hiệu chon chính cơng ty đó,
…
2.1.3. Quy trình tổ chức sự kiện
Để có một sự kiện dù lớn hay nhỏ cũng cần trải qua các cơng đoạn chuẩn
bị cơ bản. Có thể tạm cho quy trình tổ chức sự kiên thành các nhóm công việc
nhỏ như sau :
Phần 1 :Chuẩn bị nội dung sự kiện.
Bước 1 : Nhận thông tin từ khách hàng/cấp trên.
Thông qua bước nhận thông tin từ cấp trên hay khách hàng người làm sự
kiện có được thơng tin cơ bản : Mục đích, lý do tổ chức sự kiện, thời gian, số
lượng người tham gia, đối tượng tham dự, các yêu cầu đối với sự kiện… từ đó
sẽ xác định được hướng đi cho công việc tổ chức sự kiện của mình.
Bước 2 : Hình thành ý tưởng và chủ đề

9


Ý tưởng và Chủ đề được người làm sự kiện ví nhưng “ Linh hồn của sự
kiện “ nên bước hình thành ý tưởng cho sự kiện rất quan trọng. Sau khi đã có
ý tưởng người ta sẽ phát triển được chủ đề của sự kiện, những hiệu ứng về
phần như thiết kế sử dụng trong chương trình, việc trang trí, hoạt động của sự
kiện sao cho phù hợp ý tưởng đã định ra.
Để có được ý tưởng và chủ đề người ta phải dựa trên các thông tin về
Đặc điểm sản phẩm, thơng điệp của sản phẩm, văn hóa hành vi tiêu dùng của
khách hàng, và mục tiêu truyền thông của sự kiện.
Bước 3 : Viết kế hoạch.
Từ ý tưởng chính người ta triển ra nhiều ý tưởng nhỏ, tuy nhiên vẫn phải
xoay quanh ý tưởng chủ đạo. Và sau khi phát triển được các ý tưởng rồi thì
người phác thảo kế hoạch dựa trên ý tưởng đó. Một kế hoạch tố phải vẽ ra cho
khách hàng / cấp trên bức trang mang tính khả thi về thực hiện sự kiện đó : Ý
tưởng , mục tiêu, nội dung chương trình, q trình thực hiện, kế hoạch truyền
thơng, cách thức đo lường hiệu quả,…
Bước 4 : Thuyết trình kế hoạch.
Sau khi đã có trong tay kế hoạch, các thiết kế và dự toán ngân sách cho
sự kiện, bạn bắt đầu cho bước gặp khách hàng/ cấp trên để thuyết trình kế
hoạch của mình. Thơng qua việc thuyết trình, bạn phải làm cho người nghe
hình dung được tiến trình mà bạn sẽ làm, mức độ khả thi ra sao, … Nếu mà sự
kiện mà bạn thuyết trình đáp ứng được mong đợi của họ về yêu cầu tổ chức,
mức độ khả thi, chi phí, họ sẽ chấp thuận cho bạn tiến hành.
Phần 2 : Tổ chức triển khai
Để tổ chức triển khia một kế hoạch đầu tiên đòi hỏi bạn phải có nhân sự
thực hiện. Nếu là người trong cơng ty, bạn cần huy động phịng ban của mình,

10

nhờ sự hỗ trợ của phòng ban khác để thực hiện, đơi khi bạn cịn phải th
ngồi để có người hỗ trợ bạn thực hiện.
Nhiệm vụ của một người quản lý dự án, cụ thể là quản lý chính sự kiện
này, là kết nối các bộ phận nhằm thực hiện thông suốt sự kiện . Ở phần này
người làm sự kiện phải lên bảng mô tả và phân công công việc,tiến độ có các
thời hạn cụ thể… thật chi tiết và giám sát đôn đốc công việc của từng bộ phận
nhằm đảm bảo cơng tác chuẩn bị thật tốt. Có thể chia phần triển khai thực
hiện thành 3 giai đoạn như sau:
Trước sự kiện : Sẽ có rất nhiều hạng mục cần phải tiến hành từ khảo sát
địa điểm, xin giấy phép, thiết kế, sản xuất cho đến thuê nhân sự ,dàn
dựng,tổng duyệt… và bạn cần thật sự chu đáo và nghiêm túc để hồn thành.
Ngồi ra cịn phải dự phịng các rủi ro, sự cố có thể xảy ra để có biện pháp
ứng biến phù hợp.
Trong sự kiện : Đây là “ Sản phẩm “ của người làm sự kiện. Trong q
trình diễn ra sự kiện có rất nhiều vấn đề phát sinh, do đó người làm Event
phải chuẩn bị sẵn sàng mọi việc để tiến hành cũng như xử lý rắc rối xảy ra khi
cần thiết.
Sau sự kiện : Ngay tại hiện trường, chúng ta phải thu dọn, bàn giao địa
điểm tổ chức , trả lại thiết bị, vật dụng thuê mua từ nhà cung cấp,…
Phần 3 : Đánh giá , tổng kết và báo cáo.
Một vài ngày sau đó chúng ta phải làm các việc sau để gửi báo cáo tổng
kết cho khách hàng và tổng kết với cơng ty :
 Quyết tốn cho phí, các hạng mục phát sinh thêm bớt, tính tốn
thù lao, thưởng phạt cho nhân sự chương trình.
 Tổng kết lại những gì đã làm được, chưa làm được, đo lường
hiệu quả chương trình,
11

 Cơng tác quảng bá truyền thơng.
 Các hình ảnh báo cáo, các link… đính kèm
Trong sự kiện nhóm cũng cần tổ chức họp tổng kết, rút kinh nghiệm…
càng sớm càng tốt ngay sau khi sự kiện kết thúc vì điều này rất quan trọng để
chúng ta có những sự kiện tiếp theo được cải thiện theo chiều hướng tốt hơn.
2.2. Một số rủi ro có thể gặp phải và đề xuất giải pháp phòng tránh rủi ro
khi Tổ chức sự kiện.
2.2.1. Khái quát cơ bản những rủi ro khi tổ chức sự kiện.
Trong quy trình tổ chức một sự kiện thì ta có thể thấy được rằng những
rủi ro của sự kiện đều xuất phát từ khâu tổ chức . Dù chúng ta chuẩn bị một
quá trình chu đáo nhưng rủi ro chắc chắn sẽ xuất phát và phát sinh nhiều nhất
trong khâu tổ chức.
Nhìn chung bất kỳ một sự kiện nào được tổ chức ra cũng sẽ phát sinh
nhiều rủi ro. Những rủi ro đó được nhóm lại theo các nhóm sau : Những rủi ro
trong chiến lược, kế hoạch thực hiện; những rủi ro về môi trường văn hóa và
những rủi ra về chính trị - pháp luật.
Những rủi ro về mơi trường văn hóa, đó là những rủi ro phát sinh khi
không nắm bắt, hiểu rõ về văn hóa về thói quen, giá trị và thái độ của nơi mà
tổ chức. Thực tế cho thấy đã có rất nhiều chương trình , sự kiện lớn gặp phát
sinh những rủi ro liên quan đến các yếu tố về văn hóa ( Ví dụ : trong buổi lễ
liên hoan phim quốc tế được tổ chức tại Việt Nam 17 – 21/10/2010 đã xảy ra
sự cố về ngôn ngữ, MC không hiểu được những điều mà diễn viên nước ngồi
nói: hoặc là gần đây những chương trình âm nhạc bị lên án bởi những vấn đề
ăn mặc lố lăng không phù hợp của những nữ ca sĩ,…

12


Nhiều lý do liên quan tới chính trị, an ninh hoặc những nhiêu khê trong

thủ tục cấp phép cũng khiến nhà tổ chức ngần ngại tạo ra các điểm nhấn đột
phá trong sự kiện của mình. Chẳng hạn như bắn pháo hoa tầm thấp hay sử
dụng trực thăng trong tổ chức sự kiện việc thẩm định không hề đơn giản, chỉ
một số ít “ cị giấy phép “ có quan hệ thì mới có thể xin được và họ thường
hét giá rất cao. Nhiều sự kiện có ý tưởng hay cách thể hiện táo bạo thường e
ngại việc bị đánh giá là vi phạm thuần phong mỹ tục tại Việt Nam, chẳng hạn
như việc trưng bày nhân tượng hay vẽ body painting trên cơ thể người ít vải ở
cơng cộng, cơ quan chức năng không bao giờ cho phép. Nhiều sự kiện với cờ
quạt , trống kèn ầm ĩ, gây chú ý đám đơng cũng phải giải tán vì mất trật tự
cơng cộng. Hiện nay những quy định cịn chưa cụ thể , rõ ràng trong luật vừa
làm cho người tổ chức sự kiện gặp nhiều khó khăn trong việc xin cấp phép
hoạt động , vừa tạo kẽ hở cho những tiêu cực trong việc cấp phép, xử lý vi
phạm.
Rủi ro thường thấy nhất đó là những rủi ro liên quan đến chiến lược/ kế
hoạch thực hiện của chương trình. Như đã nói ở trên những rủi ro này có thể
phát sinh ở tất cả các khâu trong quy trình thực hiện sự kiện tuy nhiên thường
tập trong ở khâu tổ chức thực hiện
Một số rủi ro có thể phát sinh trong q trình chuẩn bị/thực hiện một sự
kiện có thể là :
 Qn khơng kiểm tra lại chính xác thời gian họp.
 Không xem xét trước địa điểm tổ chức.
 Thất bại trong việc thu hút mọi người tham gia sự kiện.
 Ký những hợp đồng không rõ ràng.
 Lên kế hoạch thất bại.

13


 Lờ đị không kiểm tra những ý kiến tham khảo.
 Bỏ qua những chi tiết quan trọng đến phút cuối cùng.

 Lờ đi yếu tố bất ngờ.
 Cố gắng tiết kiệm chi phí quá mức.
 Nhân sự thực hiện sự kiện không đáp ứng được cả lượng và chất.
Trong suốt quá trình thực hiện sự kiện, người làm tổ chức có thể nắm
khơng rõ, hoặc hiểu sai ý tưởng khi tiếp nhận thông tin từ khách hàng để từ đó
xác định sai định hướng của chương trình. Cũng có thể khi thực hiện làm kế
hoạch không rõ ràng hoặc là không phù hợp với một số điều kiện nào đó có
thể làm cho sự kiện khơng thành cơng. Hoặc cũng có thể là những rủi ro phát
sinh do phụ thuộc vào các đơn vị liên quan.
Các sự kiện ở Việt Nam ngoại trừ những sự kiện lờn thì đều quanh quẩn
lại mới một số ý tưởng và mơ típ quen thuộc. Chẳng hạn như sự kiện cho
Teen thì phải có chụp hình , nhảy hiphop,… Sự kiện khánh thành thì nhất định
phải có cắt băng, múa lân,… Ngay cả thứ nhỏ nhặt như q tặng cũng khơng
có gì sáng tạo: Tham dự hội thảo thì thường là nhận kỷ niệm chương, sổ,…
khách đem về trưng đầy tủ hay cho bieus, tặng ai thì nhà tổ chức cũng khơng
cần biết coi như đã xong nhiệm vụ tặng quà.
Mặc dù khâu tổ chức được dự trù khá kĩ nhưng khi thực hiện tổ chức sự
kiện rủi ro vẫn cứ xuất hiện, mn hình vạn trạng, đủ kiểu. Những rủ ro
thường gặp khi thực hiện tổ chức sự kiện có thể là :
 Trễ khung chương trình.
 Khơng có đủ chỗ gửi xe cho người tham dự.
 Vấn đề về thời tiết vào thời điểm tổ chức.

14


 Sự cố liên quan đến diễn giả khách mời ( đến trễ hoặc nói q
nhiều )
 Trang trí khơng gian tổ chức.
 Khán giả đến đông quá mức dự kiến.

 Khán giả bỏ về khi chương trình chưa kết thúc.
 Vấn đề an ninh trật tự.
 Lỗi thông tin liên lạc giữa những người làm chương trình.
 Hỏa hoạn.
 Hư hỏng trang thiết bị.
 Tình trạng cấp cứu khẩn cấp.
 Những tình huống ẩu đả.
 Những tình huống ngồi dự đốn: động đất, bạo loạn,…
…
2.2.2. Phân tích chi tiết một số rủi ro lớn và đề xuất giải pháp hạn chế rủi
ro khi tổ chức sự kiện.

 Rủi ro về nguồn tài chính


Vận động tài trợ
Rủi ro có thể mắc phải : Khơng vận động đủ kinh phí cần thiết để tổ

chức sự kiện.
Nguyên nhân và giải pháp hạn chế rủi ro.

15


Nguyên nhân 1 : Thời gian vận động tài trợ q ngắn nguồn lực có hạn
nên khơng có thời gian thực hiện. Điều này tác động trực tiếp đến việc đưa ra
quyết định của nhà tài trợ đặc biệt là đối với doanh nghiệp lớn
Giải pháp: Chuẩn bị kế hoạch vận động thời gian hợp lý trong trường
hợp cấp bách phải thay đổi chiến lược vận động tài trợ phù hợp với tình hình
hiện tại của sự kiện và tình hình thực tế bên ngồi.

Ngun nhân 2: Bỏ mất cơ hội của các nhà tài trợ lớn do khơng có
chiến lược khi tiếp cận các đối tượng doanh nghiệp tài trợ.
Chiến lược tiếp cận thể hiện trong việc ưu tiên lưa chọn doang nghiệp.
Kết quả thường gặp là đã nhận lời tài trợ trước đó nên đánh mất những cơ hội
lớn hơn với những nhà tài trợ giai đoạn sau này. Hơn nữa hậu quả của việc
tiếp cận nhà tài trợ cịn ảnh hưởng đến hình ảnh chương trình và các đơn vị
tài trợ khác.
Giải pháp : Xét về mức độ ưu tiên và sắp xếp thời gian trước sau khi
liên hệ với nhà tài trợ để hạn chế tối đa khả năng gặp trường hợp tương tự.
Khơng nóng vội trong việc đàm phán với doang nghiệp. Tuy nhiên đây là rủi
ro khơng thể loại bỏ hồn tồn mà chỉ có thể tìm cách để hạn chế thiệt hại.
Trong trường hợp xảy ra tình trạng trên thì bắt buộc phải chấp nhận, khơng
thể vì doanh nghiệp đến sau mang nhiều lợi nhuận hơn mà hủy hợp đồng với
doanh nghiệp đến trước. Như vậy còn gây thiệt hại lớn hơn về hình ảnh
chương trình trong dài hạn.
Ngun nhân 3 : Khơng nhạy bén trước nền kinh tế thị trường. Cụ thể
là chỉ chú trọng hình thức tài trợ tài chính mà bỏ qn phi tài chính.
Trong bối cảnh kinh tế khó khăn hiện nay hầu như các doanh nghiệp thắt
chặt chi tiêu và tính thanh khoản dịng tiền khơng cao. Do đó, việc tài trợ phi

16


chính là giải pháp hợp lý cho các doanh nghiệp nhưng lại không được quan
tâm đúng mức.
Giải pháp : Không bỏ qn đánh giá tình hình kinh tế vĩ mơ khi để xây
dựng chiến lược vận động tài trợ.
Nguyên nhân 4 : Không nắm rõ được thông tin và quy tắc khi làm việc.
Cụ thể người phụ trách vận động tài trợ bị động trong việc cập nhật những
nguyên tắc từ nhà trường. đồn hội và phịng cơng tác chính trị. Từ đó dẫn

đến việc khơng thể chủ động xây dựng và thiết kế quyền lợi cho nhà tại trợ.
Giải pháp : Thực hiện việc hướng dẫn kỹ lưỡng các nội dung và quy tắc
cần thiết trước khi thực hiện đảm bảo các thành viên đều hiểu rõ nội dung.
Ngoài ra trong quá trình thực hiện phải thường xuyên cập nhật tình hình để
tránh sai sót trong thơng tin dẫn đến sai sót và thiếu chủ động trong việc ra
quyết định.
 Sử dụng kinh phí
Rủi ro có thể mắc phải : Khơng đủ chi phí cho tồn bộ hoạt động
chương trình.
Nguyên nhân và giải pháp hạn chế rủi ro.
Thứ nhất, bộ phận tài chính chưa trang bị ngân sách trong trường hợp
không nhận đủ 100% giá trị hợp đồng, điều này dẫn đến bị động trong công
tác tổ chức, làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện tổ chức sự kiện có thể dẫn
đến mâu thuẫn gay gắt.
Giải pháp : Phải lập kế hoạch dự phịng tình trạng thiếu ngân sách, đề ra
mức chi phí thấp nhất cần có và phương án thực hiện với chi phí đó. Kế hoạch
này phải được thơng qua và thống nhất trong tồn bộ Ban tổ chức.

17


Thứ hai, Có những điều khoản khơng rõ ràng hay sự kiện diễn ra không
mong đợi dẫn đến việc nhà tài trợ khơng thanh tốn tồn bộ số tiền tài trợ.
Giải pháp : Chuẩn bị các điều khoản hợp đồng thật cẩn thận để tránh
tình trạng bị lách hợp đồng. Đảm bảo việc vận động tài trợ đủ mạnh có đủ
nguồn tài chính để tránh được trường hợp này xảy ra vẫn có tiền chi trả .

 Rủi ro trong q trình tổ chức sự kiện.


Rủi ro có thể phịng tránh.

Rủi ro về nhân sự trong nhóm tổ chức :
Các thành viên trong nhóm thiếu gắn kết, các thành viên khơng hiểu
được ý tưởng của trưởng nhóm dẫn đến làm việc kém hiệu quả của cả nhóm
Tinh thần làm việc của cả nhóm thấp.
Thiếu nhân sự trong lúc chạy chương trình.
Giải pháp: Ngồi thời gian họp thì có thể tổ chức các trị chơi nho nhỏ
để khích lệ tinh thần các thành viên. Trưởng nhóm nên truyền đạt kỹ ý tưởng
của mình cho các thành viên tránh gây hiểu sai ý dẫn đến việt chuẩn bị hậu
cần sai mục đích.
Quản lý và điều phối nhóm một cách có hiệu quả, kiểm tra kỹ số lượng
người khi diễn ra chương trình. Chuẩn bị đội ngũ cộng tác viên để phòng
trường hợp thiếu người. Kiểm tra danh sách ban tổ chức đăng ký chắc chắn
tham dự ngày diễn ra chương trình. Trong trường hợp thiếu người xảy ra quá
đột xuất thì linh hoạt liên hệ với cộng tác viên hoặc nguồn nhân lực phù hợp
khác.
Rủi ro về các hoạt động:
Chuẩn bị hậu cần không đủ những dụng cụ cần thiết.

18


Khơng tìm được địa điểm phù hợp để tổ chức, không thuê được thiết bị
cần thiết.
Hỏa hoạn, ẩu đả, tai nạn về điện.
Trục chặc về âm thanh, ánh sáng.
Không kiểm soát được người tham gia, quá tải thiếu chỗ ngồi.
Khán giả bỏ về khi chương trình chưa xong.
Giải pháp: Nên set up xong trước khi chương trình diễn ra 1 tiếng để

phịng những thiếu sót trong q trình chuẩn bị cịn có thể sửa chữa.
Phân cơng cơng việc cụ thể, thường xuyên kiểm tra tốc độ công việc của
từng thành viên.
Hậu cần nên liệt kê danh sách những thứ cần thiết phải sử dụng, phải có.
Trong buổi chuẩn bị sân khấu nơi diễn ra sự kiện phải có danh sách này và
kiểm tra vật dụng tránh tình trạng thiếu sót.
Họp bàn kỹ lưỡng giữa nhóm ý tưởng và nhóm chuẩn bị để không xảy ra
trường hợp chuẩn bị không đúng với ý tưởng.
Nên có các thiết bị phịng cháy chữa cháy, đối với các chương trình lớn
và quan trọng nên chuẩn bị thêm máy phát điện tránh trường hợp mất điện đột
xuất.
Nên thử âm thanh và ánh sáng trước chương trình vài tiếng, và thường
xun kiểm tra sau đó, chuẩn bị pin dự phịng cho mic đầy đủ, có mic thay
thế.
Có đội ngũ tiếp tân và bảo vệ để phân bố chỗ ngồi cho người tham gia
cũng như đảm bảo chương trình diễn ra một cách thuận tiện nhất, đề phòng ẩu
đả. Đảm bảo hướng dẫn kỹ cho đội tiếp tân và bảo vệ có đủ khả năng xử lý
tình huống bất ngờ xẩy ra.
19


Trong trường hợp số người vượt quá số lượng chỗ ngồi cung ứng của địa
điểm tổ chức, cần chuẩn bị những phương án sắp xếp chỗ ngồi hợp lý như có
thể thêm ghế xếp và vị trí đứng… ngồi ra để tránh trường hợp này cần liên
hệ chặt chẽ với bộ phận truyền thơng để kiểm sốt số người tham dự một cách
chính xác.
Để tránh việc khán giả bỏ về giữa chương trình, phải đảm bảo nội dung
chương trình tốt – phù hợp với nhu cầu người xem. Đồng thời thiết kế kết cấu
chương trình sao điểm nhấn của chương trình khơng tập trung mà dàn trải ra
tồn bộ chương trình để dữ lửa cho tồn bộ sự kiện.



Rủi ro khơng thể phịng tránh
Thời tiết q xấu khơng thể tổ chức ngoài trời, hoặc thời tiết quá nắng

chuyển mưa đột ngột.
Khư vực tổ chức cắt điện trong khoảng thời gian hoạt động tổ chức sự kiện.
Điện chập chờn làm hư hỏng thiết bị âm thanh khi đang diễn ra chương trình.
Khách mời khơng thể đến hoặc khách mời trao đổi quá mức thời gian dự kiến.
Giải pháp :

Nếu sự kiện diễn ra ngoài trời phải xem xét thời tiết để

chuẩn bị các dụng cụ che chắn hoặc có kế hoạch dự trù thời tiết. Trong trường
hợp thiên tai nặng thì có thể phải dời ngày tổ chức để đảm bảo an toàn
Trong ngày tổng duyệt phải kiểm tra lại toàn bộ hệ thống điện tại nơi
diễn ra chương trình. Quan sát xem nơi đó có thường xuyên diễn ra cúp điện
hay khơng để có biện pháp ứng biến phù hợp. Nếu chương trình quan trọng và
lớn thì có thể chuẩn bị máy phát điện để dự phòng.
Khách mời đến trễ khơng đến thì tùy cơ ứng biến. Tùy kết cấu chương
trình mà người dẫn chương trình phải tìm tiết mục như game, giao lưu khán
giả để chờ đợi, hoặc thay đổi cấu trúc chương trình sao cho phù hợp.

20


Để tránh diễn giả nói q nhiều thì phải có buổi chạy thử trước khi diễn
ra chương trình. Ngồi ra cần có người quản lý thời gian nếu có thể thì có thể
nhắc nhở diễn giả. Trong trường hợp đã bị cháy kịch bản thì linh hoạt đẩy
nhanh tiến độ các phần hoặc cắt các phần nhỏ không quan trọng như văn

nghệ, giảm thời gian giải lao,…
2.2.3. Bài học chung
Tùy loại sự kiện mà có các loại rủi ro khác nhau và có hướng giải quyết
khác nhau.
Từng bước thực hiện đều có rủi ro tiềm ẩn nên cần thiết đưa ra kế hoạch
chi tiết tỷ mỉ để giảm thiểu rủi ro hoặc có giải pháp giảm khắc phục khi rủi ro
xảy ra.
Ln ln tồn tại rủi ro dù đã có dự tính. Làm sự kiện là làm việc với rủi
ro điều quan trọng là làm sự kiện phải có kế hoạch rõ ràng, bình tĩnh, linh
hoạt xử lý tình huống, rút ra kinh nghiệm sau mỗi lần để không bị mắc sai
lầm tương tự.

21


KẾT LUẬN

Trên đây chỉ là một số rủi ro trong tổ chức sự kiện. Không thể tránh
được những sai lầm lớn hay nhỏ khi tổ chức chương trình nhưng đối với một
sự kiện dù lớn hay nhỏ cũng cần đề ra những rùi ro và đưa ra những cách
phòng ngừa hiệu quả nhất đây là những điều hết sức quan trọng khi tổ chức
sự kiện. Càng nhiều rủi ro được đề ra và dự đốn cũng được đưa ra thì càng ít
rủi ro xảy ra gây ảnh hưởng đến tiến độ của sự kiện và đối với những sự kiện
lớn và chun nghiệp người tổ chức ln cần có một kế hoạch dự phịng rủi
ro tùy tính chất của sự kiện đề có thể đưa ra những phương án xử lý kịp thời
và hợp lý để sự kiện có thể diễn ra tốt đẹp nhất.

22