Hệ thống chỉ tiêu đánh giá chất lượng các phần mềm kế toán việt nam

1

B GIÁO D C VÀ ĐÀO T O
Đ I H C ĐÀ N NG

Đ NG TH KIM XUÂN

H TH NG TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ
CH T LƯ NG CÁC PH N M M K TỐN VI T NAM

Chun ngành: K tốn
Mã s : 60.34.30

TÓM T T LU N VĂN TH C SĨ
QU N TR KINH DOANH

Đà N ng - Năm 2011


2

Cơng trình đư c hồn thành t i
Đ I H C ĐÀ N NG

Ngư i hư ng d n khoa h c: PGS.TS Nguy n M nh Toàn

Ph n bi n 1: PGS.TS. Hoàng Tùng

Ph n bi n 2: PGS.TS. Võ Văn Nh

Lu n văn ñư c b o v t i H i ñ ng ch m lu n văn t t nghi p

th c sĩ Qu n tr kinh doanh h p t i Đ i h c Đà N ng vào ngày
08 tháng 01 năm 2012.

Có th tìm hi u lu n văn t i:
- Trung tâm Thông tin - H c li u, Đ i h c Đà N ng
- Thư vi n trư ng Đ i h c Kinh t , Đ i h c Đà N ng


1

M

Đ U

1. Tính c p thi t c a đ tài
K tốn là m t cơng c quan tr ng khơng th thi u trong
ho t đ ng c a m t t ch c, là ngư i n m gi và phân tích các ho t
đ ng tài chính c a doanh nghi p. S phát tri n c a cơng ngh thơng
tin đã giúp cho k tốn viên chuy n d n t c p nh t th cơng sang s
d ng tin h c hóa cơng tác k toán, và hi n nay ph bi n là thông qua
vi c s d ng ph n m m k tốn, gi m thi u chi phí đem l i l i nhu n
cao hơn cho doanh nghi p.
Ch th s 58-CT/TW ngày 17/10/2000 c a B Chính Tr ñã
kh ng ñ nh: "Công ngh thông tin là m t trong các ñ ng l c quan
tr ng nh t c a s phát tri n, cùng v i m t s ngành cơng ngh cao
khác đang làm bi n ñ i sâu s c ñ i s ng kinh t , văn hóa, xã h i c a
th gi i hi n ñ i".
Ph n m m k toán là s n ph m c a ng d ng công ngh
thông tin giúp vi c x lý công vi c c a k tốn đư c nhanh chóng, t
đó cho ra các báo cáo k tốn c n thi t ñáp ng các yêu c u c a nhà

qu n lý m t cách chính xác. Ph n m m k tốn khơng ch gi i quy t
v m t phương pháp k tốn mà cịn gi i quy t liên quan hàng lo t
v n ñ như thu th p, x lý, ki m soát, b o m t, tuân th các quy ñ nh
Nhà nư c.
Trên th trư ng hi n nay có r t nhi u ph n m m c a các
hãng s n xu t khác nhau, c trong nư c và nư c ngồi. Do thi u đ nh
hư ng nên khơng ít nhà s n xu t ph n m m lúng túng khơng ch n
l a đư c chi n lư c phát tri n phù h p, ñ i v i doanh nghi p s
d ng ph n m m thì khơng tìm đư c ph n m m thích h p ph c v
cho nhu c u thơng tin qu n lý.


2

T trư c t i nay do chưa có nh ng quy ñ nh ñ th m ñ nh
ch t lư ng s n ph m ph n m m k tốn, v n đ này cũng chưa có cơ
quan nào đ ng ra đ ki m ch ng thơng tin đó. Vì v y, vi c xây d ng
h th ng tiêu chu n ñánh giá ch t lư ng ph n m m k toán Vi t Nam
hi n nay là v n ñ c n thi t nh m thi t k , xây d ng và l a ch n
ph n m m k tốn. Ngồi ra, nó cịn cung c p m t cơ s lý lu n quan
tr ng cho vi c phát tri n và t ch c s d ng ph n m m k tốn đáp
ng nhu c u c a doanh nghi p trong quá trình phát tri n n n kinh t .
2. Muc đích nghiên c u c a lu n văn
M c đích c a lu n văn là nghiên c u v h th ng tiêu chu n
ñánh giá ch t lư ng ph n m m k tốn Vi t Nam nh m đưa ra gi i
pháp l a ch n s d ng ph n m m k toán doanh nghi p phù h p.
Đ ng th i đ đ ng b hóa v i gi i pháp t ch c s d ng, lu n văn ñ
xu t gi i pháp t ch c thi t k , xây d ng ph n m m k tốn.
V i m c đích trên, ph m vi nghiên c u c a lu n văn t p
trung vào nh ng v n ñ : Lý lu n t ng quan v ph n m m k toán,

ch t lư ng ph n m m k toán; Tiêu chu n v vi c s d ng ph n
m m k toán theo pháp lu t Vi t Nam; Kh o sát th c t vi c thi t k
ph n m m k toán doanh nghi p t i Vi t Nam; H th ng tiêu chu n
trong ñánh giá ch t lư ng ph n m m k toán Vi t Nam; Gi i pháp t
ch c thi t k , l a ch n s d ng ph n m m k toán Vi t Nam.
Trong ph m vi nghiên c u c a ñ tài, tác gi ch ñ c p ñ n
phương pháp t ch c kh o sát, phân tích thi t k ph n m m k tốn.
Khơng đ c p đ n gi i thu t, thu t tốn, l p trình ph n m m k tốn.
3. Phương pháp nghiên c u
Phương pháp nghiên c u ch y u ñư c tác gi v n d ng là phương
pháp th ng kê, so sánh, phân tích và t ng h p. Lu n văn thu th p các
thông tin liên quan ñ n ñ tài trên cơ s lý thuy t và th c ti n.


3

V i nh ng thông tin thu th p, th ng kê ñư c qua nghiên c u,
kh o sát m t s ph n m m k tốn đang ñư c s d ng t i Vi t Nam,
tác gi ch n l c, phân lo i theo t ng đ i tư ng nghiên c u và phân
tích, ñánh giá nh m ñưa ra nh n ñ nh v ñ i tư ng nghiên c u.
4. Ý nghĩa khoa h c và th c ti n c a ñ tài
Lu n văn ñã cung c p nh ng lý lu n khoa h c trong v h
th ng tiêu chu n ñánh giá ch t lư ng ph n m m k toán Vi t Nam và
xây d ng h th ng tiêu chu n ñánh giá ch t lư ng ph n m m k toán
Vi t Nam áp d ng trong th c t bao g m:
- H th ng hóa lý lu n v ch t lư ng ph n m m k toán.
- Cung c p k t qu kh o sát và ñánh giá th c tr ng c a ph n
m m k tốn đã đư c thi t k và s d ng trên th trư ng Vi t Nam.
- Đ xu t h th ng tiêu ch u ñánh giá ch t lư ng ph n m m
k toán Vi t Nam.

Ngồi ra, lu n văn cịn cung c p cho các chuyên gia tin h c
nh ng cơ s lý lu n v k toán c n thi t ñ hi u bi t v k toán.
Đ ng th i cung c p m t s ki n th c cơ b n v ph n m m k tốn và
qu n lý tồn di n h th ng ñ i v i ngư i làm k toán, các nhà qu n
lý doanh nghi p.
5. K t c u lu n văn
Chương 1: M t s v n ñ v ph n m m và ch t lư ng ph n
m m k toán.
Chương 2: Đánh giá v các ph n m m k toán Vi t Nam.
Chương 3: H th ng tiêu chí đánh giá ph n m m k tốn và
các gi i pháp đ xu t v vi c l a ch n s d ng, thi t k ph n m m k
toán.


4

CHƯƠNG 1: M T S

V N Đ V PH N M M K

TOÁN

VÀ CH T LƯ NG PH N M M K TOÁN
1.1.

PH N M M K TOÁN VÀ T

CH C D

LI U K TOÁN

1.1.1. Ph n m m k tốn và l i ích c a vi c s d ng ph n m m k
toán
1.1.1.1. Khái ni m ph n m m k toán

Ph n m m k tốn là b chương trình dùng đ t đ ng
x lý các thơng tin k tốn trên máy vi tính, b t ñ u t khâu
nh p ch ng t g c, phân lo i ch ng t , x lý thơng tin trên các
ch ng t theo quy trình c a ch đ k tốn đ n khâu in ra s k
tốn và báo cáo tài chính, báo cáo k toán qu n tr . (Theo Lu t
K toán).
Ph n m m k tốn có th đư c phát tri n, thi t l p ngay
chính cơng ty hay t ch c s d ng nó, có th đư c mua t m t bên
th ba, ho c có th là m t s k t h p c a m t gói ph n m m c a bên
th ba v i yêu c u s a ñ i c a t ch c, cá nhân s d ng. Có r t
nhi u ph n m m k tốn khác nhau v đ ph c t p và chi phí c a nó.
1.1.1.2.

Tính ưu vi t và l i ích c a vi c s d ng ph n m m

k tốn
a. Tính ưu vi t c a ph n m m k tốn
- Tính chính xác
- Tính hi u qu
- Tính chuyên nghi p
- Tính c ng tác
b. L i ích c a vi c s

d ng ph n m m k tốn

V i đ c đi m nhanh chóng, k p th i và có th ki t xu t s
li u m t cách chính xác nhanh chóng

b t kỳ lúc nào có yêu c u,


5

ph n m m k tốn đã hồn tồn kh c ph c y u ñi m so v i k tốn
th cơng trư c kia, đáp ng u c u ngày càng cao cho cơng tác
qu n lý, đi u hành c a lãnh ñ o và ho t ñ ng c a ñơn v . Đ ng th i,
ph n m m k tốn có th lo i b h u h t nh ng sai sót do ch quan
c a con ngư i trong quá trình ghi s k tốn và l p báo cáo tài chính,
do ñó nó ph n ánh ñư c nh ng s li u k toán khách quan và trung
th c hơn.
Các nghi p v k tốn ngày càng đa d ng phong phú và
ph c t p hơn, nhưng v i ph n m m k toán, vi c phát sinh các
nghi p v m i, các h ch toán ph c t p... ñ u ñư c gi i quy t m t
cách d dàng, chu n xác.
Các ph n m m k tốn ln là cơng c hi u qu nh t đ
ki m sốt và duy trì ho t đ ng cho “b não tài chính” c a cơng ty,
b i chúng đư c s d ng đ ph c v các nhu c u qu n lý k tốn như
báo cáo cơng n khách hàng chi ti t và chính xác, báo cáo s lư ng
hàng hóa nh p - xu t - t n kho, li t kê danh sách khách hàng và các
m i quan h v i công ty…
1.1.2.

T ch c d

li u k tốn trong đi u ki n s

d ng ph n

m m k tốn
Trong đi u ki n ng d ng tin h c vào cơng tác h ch tốn k
tốn t i doanh nghi p, thì vi c t ch c d li u k tốn có nh ng đi m
khác bi t so v i h ch toán th cơng. Nhìn chung, h th ng thơng tin
k tốn trong ñi u ki n s d ng ph n m m k tốn có nh ng đ c
đi m chung ñư c khái quát như sau:
a. Công ño n 1: Nh p d li u ñ u vào
Đây là bư c thu th p ban ñ u v ho t ñ ng s n xu t kinh
doanh c a doanh nghi p. Trong cơng đo n này, t các ch ng t g c
ñã ki m tra xong, ngư i s d ng ti n hành phân tích, phân lo i các


6

ch ng t phát sinh trong quá trình ho t ñ ng kinh t sau ñó nh p li u
vào h th ng tùy theo ñ c ñi m c a t ng ph n m m c th . Các
ch ng t sau khi ñư c nh p vào ph n m m s ñư c lưu tr vào trong
máy tính dư i d ng m t ho c nhi u t p d li u.
b. Cơng đo n 2: X lý
Cơng đo n này th c hi n vi c lưu tr , t ch c thông tin, tính
tốn các thơng tin tài chính k tốn d a trên thơng tin c a các ch ng
t đã nh p trong cơng đo n 1 đ làm căn c k t xu t báo cáo, s
sách, th ng kê trong cơng đo n sau.
Trong cơng đo n này sau khi ngư i s d ng quy t ñ nh ghi
thơng tin ch ng t đã nh p vào nh t ký (đưa ch ng t vào h ch
tốn), ph n m m s ti n hành trích l c các thơng tin c t lõi trên
ch ng t đ ghi vào các nh t ký, s chi ti t liên quan, đ ng th i ghi

các bút tốn h ch tốn lên s cái và tính tốn, lưu gi k t qu cân ñ i
c a t ng tài kho n.
c. Cơng đo n 3: K t xu t d li u ñ u ra
Căn c trên k t qu x lý d li u k tốn trong cơng ño n 2,
ph n m m t ñ ng k t xu t báo cáo tài chính, báo cáo thu , s chi
ti t, báo cáo th ng kê, phân tích,... T đó, ngư i s d ng có th xem,
lưu tr , in n ho c xu t kh u d li u,… ñ ph c v cho các m c đích
phân tích, th ng kê, qu n tr ho c k t n i v i các h th ng ph n m m
khác.
Tùy theo nhu c u c a ngư i s d ng th c t cũng như kh
năng c a t ng ph n m m k tốn, ngư i s d ng có th thêm, b t
ho c ch nh s a các báo cáo nh m ñáp ng ñư c yêu c u qu n tr c a
ñơn v .


7

1.2.

Ch t lư ng ph n m m k toán

1.2.1.

Ch t lư ng
1.2.1.1.

Khái ni m

Trong d th o DIS 9000:2000, T ch c Qu c t v Tiêu
chu n hóa ISO ñã ñưa ra ñ nh nghĩa sau:

“Ch t lư ng là kh năng c a t p h p các đ c tính c a m t
s n ph m, h th ng hay q trình đ đáp ng các yêu c u c a khách
hàng và các bên có liên quan".
1.2.1.2.

Đ c đi m c a ch t lư ng

- Ch t lư ng ñư c ño b i s th a mãn nhu c u. N u m t s n
ph m vì lý do nào đó mà khơng đư c nhu c u ch p nh n thì ph i b
coi là có ch t lư ng kém, cho dù trình đ cơng ngh đ ch t o ra s n
ph m đó có th r t hi n ñ i.
- Do ch t lư ng ñư c ño b i s th a mãn nhu c u, mà nhu
c u ln ln bi n đ ng nên ch t lư ng cũng luôn luôn bi n đ ng
theo th i gian, khơng gian, đi u ki n s d ng.
- Khi ñánh giá ch t lư ng c a m t ñ i tư ng, ta ph i xét và
ch xét ñ n m i đ c tính c a đ i tư ng có liên quan ñ n s th a mãn
nh ng nhu c u c th . Các nhu c u này khơng ch t phía khách hàng
mà cịn t các bên có liên quan, ví d như các u c u mang tính
pháp ch , nhu c u c a c ng đ ng xã h i.
- Nhu c u có th đư c cơng b rõ ràng dư i d ng các qui
đ nh, tiêu chu n nhưng cũng có nh ng nhu c u không th miêu t rõ
ràng, ngư i s d ng ch có th c m nh n chúng, ho c có khi ch phát
hi n ñư c trong trong quá trình s d ng chúng.
- Ch t lư ng không ph i ch là thu c tính c a s n ph m,
hàng hóa mà ta v n hi u hàng ngày. Ch t lư ng có th áp d ng cho
m t h th ng, m t quá trình.


8

1.2.2.

Đánh giá ch t lư ng
Hi n nay, t i Vi t Nam, c nhà s n xu t l n ngư i tiêu dùng

đ u thi u thơng tin và ki n th c v tiêu chu n ñánh giá ch t lư ng
nói chung và ch t lư ng ph n m m nói riêng. Vì v y, vi c s n xu t,
ñ nh giá và tiêu th s n ph m đ u thi u tính khoa h c, gây nh
hư ng ñ n hi u qu s n xu t cũng như ñ u tư ng d ng. M t khác,
nhi u nhà ñ u tư nư c ngoài cũng r t phân vân khi mua hay ñ t hàng
doanh nghi p Vi t Nam gia cơng ph n m m vì khơng an tâm v ch t
lư ng s n ph m.
Đ ñánh giá ñư c ch t lư ng thì c n ph i xây d ng các tiêu
chí v ch t lư ng cho chính s n ph m, hàng hóa và d ch v c n ñánh
giá. Căn c vào các tiêu chí đ ra, ngư i ta xác đ nh ch t lư ng theo
t ng m c ñ , t ng c p b c.
1.2.3.

Ch t lư ng ph n m m k toán
Chu n ISO 9126 v ch t lư ng ph n m m ñư c ñưa ra vào

năm 1991 quy đ nh các đ c tính v ch t lư ng ph n m m. Có 6 đ c
tính l n và đư c th hi n thơng qua 21 đ c tính con. Ph n m m k
toán cũng là m t ph n m m nói chung, nên v cơ b n ph n m m k
tốn ph i đáp ng đư c các yêu c u sau ñây ñ làm căn c ñánh giá:
1.2.3.1.

Đ c tính ch c năng

1.2.3.2.

Đ tin c y

1.2.3.3.

S d ng đư c

1.2.3.4.

Tính hi u qu

1.2.3.5.

B o trì đư c

1.2.3.6.

Kh chuy n


9

1.3.

Các tiêu chu n v s d ng ph n m m theo pháp lu t Vi t

Nam
1.3.1.

Đi u ki n áp d ng ph n m m k toán

Các ñơn v áp d ng ph n m m k tốn ph i đ m b o các

đi u ki n theo quy đ nh t i thơng tư 103/2005/TT-BTC Hư ng d n
tiêu chu n và ñi u ki n s d ng ph n m m k toán như sau:
1.3.1.1.

Đ m b o ñi u ki n k thu t

1.3.1.2.

Đ m b o ñi u ki n v con ngư i và t ch c b

máy k toán
1.3.1.3.
1.3.2.

Đ m b o tính th ng nh t trong cơng tác k toán

Tiêu chu n c a ph n m m k tốn áp d ng t i đơn v k

toán
Tiêu chu n ph n m m k toán là nh ng tiêu th c mang tính
b t bu c ho c hư ng d n v ch t lư ng, tính năng k thu t c a ph n
m m k tốn làm cơ s cho các đơn v k toán l a ch n ph n m m
k tốn phù h p và đơn v s n xu t ph n m m k toán tham kh o khi
s n xu t ph n m m k toán.
1.3.2.1.

Tuân th các quy ñ nh c a Nhà nư c v ch ñ k

1.3.2.2.

Đ m b o kh năng nâng c p, s a ñ i

1.3.2.3.

Đ m b o t ñ ng x lý s li u

1.3.2.4.

Đ m b o tính b o m t thơng tin và an tồn d li u

toán

1.4.

M t s ch c năng cơ b n c a ph n m m k toán
Qua quá trình nghiên c u, kh o sát m t s ph n m m k tốn

đã và đang đư c s d ng t i Vi t Nam, có th th ng kê các ch c
năng cơ b n c a các ph n m m k toán bao g m như sau:


10

1.4.1.

Qu n tr h th ng
1.4.1.1.

Khai báo h th ng

-

Thông tin doanh nghi p

-

Hình th c k tốn áp d ng

1.4.1.2.

Qu n lý h th ng

-

Khai báo ngư i s d ng

-

Qu n lý ngư i s d ng

1.4.1.3.
1.4.1.4.
1.4.2.

Qu n tr m ng
Giao di n nh p li u

Qu n lý đ i tư ng k tốn

Qu n lý đ i tư ng k toán trong ph n m m k tốn có th

bao g m các ch c năng sau:
-

Qu n lý hàng t n kho

-

Qu n lý công n

-

Qu n lý v t tư, công c d ng c

1.4.3.

Qu n lý ti n.

Qu n lý tài s n c ñ nh

Ch c năng t ng h p
1.4.3.1.
1.4.3.2.

Báo cáo k toán

1.4.3.3.

Báo cáo qu n tr

1.4.3.4.
1.4.4.

Các bút toán t ng h p

Các báo cáo khác

B o m t và k t xu t d li u
1.4.4.1.

B o m t d li u

1.4.4.2.

Lưu tr và ph c h i d li u

1.4.4.3.

Truy xu t d li u


11

CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ V CÁC PH N M M K TỐN
VI T NAM
2.1.

M t s đánh giá v các ch c năng ph n m m k toán

Vi t Nam hi n nay
Qua k t qu nghiên c u, kh o sát các ý ki n ñánh giá t i m t
s ñơn v ñã và ñang s d ng ph n m m k toán Vi t Nam d a trên
các ch c năng cơ b n c a ph n m m k tốn như đã đ c p

ph n

trên trên, tác gi ñánh giá khái quát v ph n m m k toán Vi t Nam
như sau:
2.1.1.

Qu n tr h th ng
2.1.1.1.
-

Khai báo h th ng

Thông tin v doanh nghi p

Thông tin v doanh nghi p bao g m nh ng thông tin v tên
doanh nghi p, ñơn v s

ph n m m, ñ a ch , mã s thu , ñơn v c p

trên,… c a doanh nghi p, đơn v .
-

Hình th c k tốn áp d ng

Hình th c k tốn áp d ng báo g m ch đ k tốn áp d ng,

hình th c s k tốn s d ng, phương pháp đánh giá hàng t n kho,
phương pháp tính gía thành, phương pháp kh u hao tài s n c ñ nh,
ñơn v ti n t áp d ng t i doanh nghi p, ñơn v s
2.1.1.2.

d ng ph n m m.

Qu n lý h th ng

-

Khai báo ngư i s d ng

-

Qu n lý ngư i s d ng

-

Ki m sốt quy n đăng nh p s d ng h th ng

-

Ki m sốt chương trình

-

B o m t d li u

12

2.1.1.3.

Qu n tr m ng

Là vi c qu n lý truy nh p ph n m m k tốn thơng qua vi c
qu n lý máy ch và các máy tr m liên quan ñ n s d ng, khai khác
ph n m m k tốn t i đơn v .
2.1.1.4.

Giao di n nh p li u

Giao di n nh p li u là màn hình máy tính giao ti p gi a
ngư i s d ng và ph n m m k tốn đư c thi t l p, dùng ñ nh p s
li u và khai thác s d ng ph n m m k toán.
2.1.2.

Qu n lý ñ i tư ng k toán
Vi c qu n lý các đ i tư ng k tốn h u h t t i các ph n m m

k toán hi n nay ñư c thi t k ñ u qu n lý đ i tư ng k tốn m t
cách khoa h c, th hi n c th

m i liên h gi a các ñ i tư ng chi

ti t và t ng h p.
Qu n lý các ñ i tư ng k tốn trong đi u ki n áp d ng ph n
m m k tốn đư c bao quát dư i các ch c năng sau trong ph n m m
k toán:

2.1.2.1.

Qu n lý ti n

100% các ph n m m kh o sát ñ u th c hi n t t ch c năng
theo dõi tình hình bi n ñ ng tăng gi m ti n t i doanh nghi p. Các ch
tiêu thi t k , m u bi u in phi u thu, phi u chi ñ m b o yêu c u quy
ñ nh ch đ k tốn hi n hành. Ch 2 trong s 16 ph n m m kh o sát
là có theo dõi tính tu i n , qu n lý h p ñ ng ho c kh ư c vay.
2.1.2.2.

Qu n lý hàng t n kho:

H u như chưa có ph n m m nào có ch c năng qu n tr hàng
t n kho như d báo nhu c u hàng t n kho, báo cáo hàng s p h t h n
s d ng, hàng h t h n s d ng, báo cáo nhu c u ti n m t ph i thanh
toán hàng t n kho, ho ch ñ nh nguyên v t li u ñưa vào s n xu t,…


13

Đa s các ph n m m kh o sát ñ u th c hi n ñư c ch c năng t đ ng
h ch tốn đ nh kho n k tốn. Phương pháp tính giá hàng t n kho
đư c ña s các ph n m m áp d ng là bình qn gia quy n.
V v n đ kh năng qu n lý s n xu t, t p h p chi phí s n
xu t và tính giá thành s n ph m ña s các ph n m m đư c kh o sát
thì h u h t đ u có kh năng t p h p chi phí s n xu t, đ i tư ng t p
h p chi phí s n xu t có th t p h p theo phân xư ng, theo nhóm m t
hàng, theo m t hàng, theo cơng ño n. Đa s các ph n m m ñ u ph i
nh thêm cơng c bên ngồi đ x lý m t s bư c trung gian như

phân b chi phí s n xu t, quy đ i s n ph m, xác ñ nh t l ,… m i có
th tính giá thành s n ph m đơn v và in ra phi u tính giá thành s n
ph m ñư c.
Vi c l p các báo cáo theo dõi hàng t n kho cũng ñư c th c
hi n

đa s các ph n m m k tốn.
2.1.2.3.

Qu n lý công n

Theo kh o sát, 100% các ph n m m ñư c kh o sát ñ u th c
hi n ñư c ch c năng v qu n lý, theo dõi công n chi ti t và t ng
h p. Đ ñáp ng yêu c u qu n lý ngày càng cao, thi t k ph n m m
t t c n b sung ch c năng theo dõi tu i n c a các kho n n , ñ ng
th i c nh báo ho c lưu ý đ i v i nh ng cơng n x u, quá h n thanh
toán.
2.1.2.4.

Qu n lý tài s n c ñ nh

Qu n lý tài s n c ñ nh là phân h theo dõi tình tình bi n
ñ ng tăng, gi m tài s n c ñ nh t i doanh nghi p theo t ng ñ i tư ng
s d ng.
Các báo cáo liên quan ñ n qu n lý tài s n c ñ nh h u như
chưa th c hi n ñư c ho c ch th c hi n nh ng báo cáo ñơn gi n.


14

2.1.2.5.

Qu n lý v t tư, công c d ng c

Cũng tương t như các phân h khác, ch c năng này cho
phép theo dõi tình hình bi n đ ng v t tư, công c d ng c t i đơn v .
Theo dõi, phân b cơng c d ng c và các kho n trích trư c,..
2.1.2.6.

Qu n lý doanh thu, chi phí

H u h t các ph n m m thi t k ch c năng này l ng ghép
trong phân h bán hàng, ho c qu n lý hàng t n kho ñ theo dõi
doanh thu và chi phí giá v n hàng bán. Các chi phí khác đư c theo
dõi, h ch tốn
2.1.3.

vi c l p các bút toán t ng h p cu i kỳ, phân b .

Ch c năng t ng h p
2.1.3.1.
-

Các bút toán t ng h p

Các bút toán phân b :

Ph n l n các ph n m m không th c hi n t ñ ng ñư c các
bút toán này, mà cu i kỳ k toán ph i c p nh t các bút toán phân b ,
khai báo đ nh kho n k tốn cho t ng bút toán.

-

X lý bút toán trùng:

Các ph n m m k tốn khác nhau đ u cho phép x lý v n đ
bút tốn trùng theo nh ng cách th c khác nhau. M t vài ph n m m
k tốn Vi t Nam đư c thi t k t t có cho phép ngư i s d ng khai
báo các ch ng t trùng gi a h ch toán v t tư, hàng hóa và k tốn
ti n, trên cơ s đó ph n m m t đ ng x lý trùng l p trong khâu h ch
toán t ng h p.
-

Bút tốn k t chuy n t đ ng:

Đa s các ph n m m ñư c thi t k s n các bút toán k t
chuy n t đ ng này, r t ít ph n m m cho phép ngư i s d ng khai
báo ñ phịng trư ng h p có phát sinh thay đ i.


15

2.1.3.2.

Báo cáo k toán

M t s ph n m m cho phép ngư i s d ng thi t k m u báo
cáo tài chính theo các m c đ chi ti t khác nhau c a các ch tiêu. Các
ph n m m ñ u l p ñư c báo cáo tài chính theo yêu c u c a ch đ k
tốn hi n hành. M u bi u báo cáo ñư c ph n m m thi t k và cài đ t
s n cơng th c, ngư i s d ng ch vi c nh p chu t ñ th c hi n in báo

cáo theo yêu c u.
2.1.3.3.

Báo cáo qu n tr

Kh năng l p các báo cáo liên quan k tốn qu n tr thì h u h t
ph n m m cịn khá đơn gi n như AccNet, Fast Accounting, Bravo,
… Nh ng báo cáo qu n tr này ch là nh ng báo cáo v chi ti t v
nh ng báo cáo ph c v cho k toán qu n tr

t m doanh nghi p nh

như các báo cáo phân tích v các ch s tài chính cơ b n, so sánh kỳ
này kỳ trư c,…
2.1.3.4.

Các báo cáo khác

Ph n m m cho phép th c hi n m t s các báo cáo th ng kê
khác như: th ng kê bán hàng, xu t v t tư, công c d ng c theo kho.
Th c hi n các báo cáo ki m kê như: báo cáo ki m kê v n b ng ti n,
báo cáo ki m kê hàng hóa, báo cáo ki m kê v t tư, công c d ng c ,
báo cáo ki m kê tài s n c ñ nh, báo cáo ki m kê v t tư, hàng hóa
kém ph m ch t,… h tr trong vi c ñ i chi u s li u gi a các b
ph n, ki m tra phát hi n đ đi u ch nh sai sót trong q trình h ch
tốn.
2.1.3.5.

Phân tích báo cáo

Phân tích báo cáo là ch c năng ñánh giá m t s các ch tiêu
cơ b n v tình hình th c t s n xu t kinh doanh c a ñơn v so v i k
ho ch, d tốn đư c l p trư c đó theo tháng, q, năm. Các ch tiêu
so sánh có th là t l %, giá tr chênh l ch th c t so v i k ho ch


16

ho c d toán, t tr ng và hi n có r t ít ph n m m k tốn thi t k
ch c năng này.
2.1.3.6.

H p nh t báo cáo

Đ i v i các đơn v có nhi u chi nhánh, đơn v tr c thu c,
ho c cơng ty con thì vi c l p báo cáo tài chính h p nh t m t khơng ít
th i gian cu i m i kỳ k toán. Vi c thi t k ph n m m k toán th c
hi n t t công tác này là v n đ quan tâm c a khơng ít đ i ngũ ngư i
làm cơng tác k tốn. Tuy v y, khơng ph i ph n m m k toán nào
hi n nay cũng ñáp ng ñư c yêu c u này và th c s c n thi t
nh ng ñơn v có quy mơ l n.
2.1.3.7.

Ho ch đ nh

Các ph n m m như Bravo, DAS, Effect, Lemon tree, Advan
có h th ng l p d toán cho hàng t n kho. H u h t các ph n m m
đ u có báo cáo ki m kê hàng t n kho, tuy nhiên v n còn h n ch
m c tính chênh l nh gi a t n kho th c t v i s sách sau khi có s
ki m kê, vi c có nh ng thơng tin v ch t lư ng hàng t n kho (hư

h ng, b , rách, kém ch t lư ng, h t h n, …) khơng qu n lý đư c.
2.1.4.

B o m t và k t xu t d li u
2.1.4.1.
2.1.4.2.

Lưu tr và ph c h i d li u

2.1.4.3.

Truy xu t d li u

2.1.4.4.

Ki m soát d li u

2.1.4.5.
2.2.

B o m t d li u

Qu n tr m ng

Nh ng ưu ñi m và t n t i c a ph n m m k toán Vi t

Nam hi n nay
Chưa có m t th ng kê đ y đ , nhưng ư c tính

Vi t Nam hi n

có hơn 100 nhà cung c p ph n m m k toán. M i nhà cung c p


17

thư ng có t m t đ n vài s n ph m ph n m m k toán khác nhau phù
h p v i nhu c u và quy mô c a m i t ch c, doanh nghi p.
Nhìn chung ph n m m k tốn hi n nay có các ưu đi m và t n
t i như sau:
Nh ng ưu ñi m:
- Các ph n m m k tốn Vi t Nam giá tương đ i r , d dàng
thâm nh p th trư ng.
- Các ph n m m ñư c xây d ng và tài li u hư ng d n s d ng
ch y u b ng ti ng Vi t. Vi c này t o thu n l i hơn cho vi c khai
thác s d ng chương trình ph n m m đ i v i các nhân viên k tốn
ngư i Vi t.
- H th ng k toán xây d ng trong m t s ph n m m phù h p
v i chu n m c k toán và ch đ k tốn hi n hành c a Vi t Nam.
Nh ng t n t i:
- Các ph n m m k toán Vi t Nam ph n l n chưa có tính
chun nghi p cao.
- Khơng tương thích, tích h p v i các ph n m m khác.
- Chi phí đ phát tri n các ng d ng cao, th i gian th c hi n
m t ng d ng khá dài, không t n d ng t i ña kh năng c a s phát
tri n cơng ngh .
- Các ph n m m k tốn Vi t Nam thu n túy ph c v cho k
tốn tài chính, các tính năng v qu n tr , ñ c bi t là qu n tr bán
hàng, qu n tr s n xu t, qu n tr nhân s , l p d toán d báo ... còn
sơ sài.

- D dàng s a ch a l i s k tốn sau khi đã khố s .
- Ph n m m k tốn đư c thi t k sai v i quy trình h ch tốn
b t bu c, ho c h ch tốn t t, b sót m t s nghi p v theo quy ñ nh
pháp lu t v k toán.


18

- Khơng tn th các quy đ nh v ch đ k tốn, như tính và
phân b kh u hao, phân b chi phí, t p h p chi phí khơng đúng đ i
tư ng theo quy đ nh.
- Trong m t s trư ng h p (thư ng g p

đơn v đ u tư nư c

ngồi) cơng tác k tốn đư c th c hi n theo m t chương trình khơng
tn th ch đ k tốn đã đư c ñăng ký.


19

CHƯƠNG 3: H TH NG TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ PH N M M
K TOÁN VÀ CÁC GI I PHÁP Đ XU T V VI C L A
CH N S
3.1.

D NG VÀ THI T K PH N M M K TOÁN

H th ng tiêu chí đánh giá ch t lư ng ph n m m k tóan

Vi t Nam
Qua q trình nghiên c u, kh o sát, ñánh giá t ng h p v các
s n ph m ph n m m k toán Vi t Nam hi n nay, m t ph n m m k
tốn đư c xem là có ch t lư ng t t đư c xem xét theo h th ng các
tiêu chí đánh giá sau ñây:
3.1.1.

Tuân th các quy ñ nh v ch ñ k toán c a Vi t Nam
Ph n m m k tốn trư c h t ph i đ m b o vi c tuân th các

quy ñ nh v ch ñ k toán theo quy ñ nh hi n hành, như ñã ñ c p
t i chương 2. Đây là tiêu chí đánh giá đ u tiên và quan tr ng c a
ph n m m k toán.
3.1.2.

Đ m b o tính khoa h c trong qu n lý đ i tư ng k tốn
3.1.2.1.

Xác đ nh và khai báo các thông s c a h th ng

3.1.2.2.

Xây d ng và khai báo các b mã

3.1.3.

Tính chính xác

3.1.4.

Tính m
Đ m b o tính m , tính đ ng đ ph n m m k toán thi t k

ph i th c s m m d o: ngư i s d ng có th khai báo, s a đ i nh ng
ch tiêu c n thi t ñ hi u ch nh phù h p v i yêu c u qu n lý theo
t ng lo i hình doanh nghi p.
Đ c tính này c a ph n m m k tốn đư c thi t k cho phép
ngư i s d ng có th th c hi n các vi c dư i đây:
3.1.4.1.

L a ch n hình th c s k toán


20

3.1.4.2.
3.1.4.3.

L a ch n phương pháp tính kh u hao TSCĐ

3.1.4.4.

L a ch n các phương pháp tính giá thành

3.1.4.5.

L a ch n phương pháp l p báo LCTT

3.1.4.6.

Ph n m m cho phép s a ñ i các m u bi u báo cáo

3.1.4.7.
3.1.5.

L a ch n các phương pháp ñánh giá hàng t n kho

S a ñ i, thi t l p công th c k t xu t s li u

M c đ t đ ng hóa cao

-

Các báo cáo k tốn đư c l p t ñ ng

-

Ph n m m th c hi n các bút tốn k t chuy n t đ ng

-

Ph n m m th c hi n x lý các bút tốn trùng

3.1.6.

D s d ng

3.1.7.

Tính b o m t, ki m sốt thơng tin

-

Ki m sốt thơng tin k tốn

-

Đ m b o tính b o m t thơng tin n i b :

-

Phân quy n s d ng ph n m m k tốn

3.1.8.

An tồn d li u

3.1.9.

Tương thích v i các ph n m m khác

3.2.

Gi i pháp v l a ch n s d ng ph n m m k tốn
Đ thành cơng trong vi c l a ch n ph n m m ñ cơ gi i hóa

ho c nâng c p cơng vi c c a k toán, dù là doanh nghi p nh và v a
hay là doanh nghi p l n ñ u ph i có cách nhìn nh n đúng m c ñ
vi c trang b ph n m m.
Như ñã phân tích, vi c l a ch n ph n m m k tốn phù h p

đ áp d ng cho doanh nghi p qu th t khơng đơn gi n. Doanh nghi p
c n th c hi n các bư c như sau:
Bư c 1: Căn c các các yêu c u c a doanh nghi p, như:


21

- u c u tính tốn chi phí giá thành, l lãi theo đơn hàng,
theo lơ hàng, v.v…;
- u c u qu n lý hàng t n kho theo nhi u đơn v tính;
đánh giá hàng t n kho theo m t trong các phương pháp mà ch đ k
tốn quy ñ nh;
- Các yêu c u v ñ r ng mã hóa tài kho n, mã hóa danh
đi m v t tư;
- Các yêu c u v quy trình luân chuy n, xác nh n ch ng t
trong doanh nghi p.
T các u c u đó b ph n, phịng ban và cá nhân có trách
nhi m u c u các nhà cung c p xác nh n là có đáp ng đư c các
u trên hay khơng?
Bư c 2: Li t kê các mơ-đun nghi p v mà doanh nghi p yêu
c u ñ i v i nhà cung c p. Doanh nghi p ho c ñơn v s d ng ph i
xác đ nh các mơ-đun cho phân h nào thì ph i c n s d ng ngay, mơđun nghi p v nào c n trong tương lai và mơ-đun nào n u có s
càng t t. Các nhà cung c p ph i xác nh n là có kh năng đáp ng
đư c các ph n hành nghi p v nào.
Doanh nghi p có th tham kh o các tiêu chu n, yêu c u ph n
m m (chương 2) trên ñây ñ yêu c u ñ i v i nhà cung c p.
Bư c 3: Cung c p thông tin v h th ng máy tính hi n có t i
doanh nghi p và yêu c u nhà cung c p ñưa ra yêu c u ph n c ng ñ i
v i ph n m m k toán, xác nh n th i gian hồn t t đáp ng ph n
m m c a nhà cung c p.

Bư c 4: Báo giá c a nhà cung c p và duy t giá, l a ch n nhà
cung c p và th c hi n ký h p ñ ng.
3.3.

Các gi i pháp v thi t k ph n m m k toán


22

H u h t các ph n m m ñư c thi t k theo h th ng các mơđun, d dàng cho vi c b sung, s a ñ i. Sau đây là m t s mơ-đun
c n thi t cho ph n m m k toán Vi t Nam:
3.3.1.

Mơ-đun H th ng

3.3.2.

Mơ-đun cơ b n v k tốn:
3.3.2.1.

Mơ – đun qu n lý ti n

3.3.2.2.

Mơ-đun K tốn hàng hóa

3.3.2.3.

Mơ-đun v qu n lý ngun v t li u, v t tư và cơng

c d ng c
3.3.2.4.
3.3.2.5.
3.3.3.

Mơ-đun qu n lý cơng n
Mơ-đun qu n lý tài s n c đ nh

Mơ-đun K tốn t ng h p
3.3.3.1.
3.3.3.2.

Các bút tốn t đ ng

3.3.3.3.
3.3.4.

X lý các bút tốn trùng
Các bi u m u báo cáo

Mơ-đun v b o m t, ki m sốt
3.3.4.1.

Qu n lý đăng nh p, thay đ i m t kh u

3.3.4.2.

Lưu tr s li u

3.3.4.3.

B o trì và ki m tra s li u

B o trì ph n m m có th xem như là ph n m r ng ho c l p
l i c a m t chu trình phát tri n ph n m m.
M i ho t đ ng b o trì đ u ñư c th c hi n tương t như m t
ho t ñ ng trong giai ño n phát tri n, yêu c u ñ d n ñ n hành đ ng
b o trì chính là u c u thay ñ i.
3.3.4.4.

Ki m tra các báo cáo

Ki m tra s li u các báo cáo là vi c ki m tra sai sót c a s
li u, đây là m t ph n vi c r t quan tr ng trên c p ñ qu n lý chung.
Trư c khi ti n hành t ng h p báo cáo chung c a tồn đơn v , nh t


23

thi t ph i ki m tra ñ y ñ bác báo cáo quy t tốn c a các đơn v
thành viên c a ñơn v (bao g m các chi nhánh, xí nghi p, và b n thân
kh i văn phịng c a đơn v ). Sau khi đã có báo cáo t ng h p tồn đơn
v , c n thi t ki m tra l i báo cáo t ng h p chung trư c khi g i báo
cáo ñi.
3.3.4.5.

Hư ng d n s d ng ph n m m

Vi c cung c p tài li u hư ng d n s ph n m m là vi c làm
c n thi t, nó giúp ngư i s d ng d dàng thao tác, s d ng ph n

m m m t cách hi u qu . Qua tài li u hư ng d n thì ngư i s d ng có
th tham kh o thêm, và quá trình th c hi n tránh nh ng sai sót khơng
đáng có do th c hi n sai quy trình.