Tiểu luận Tổ chức khách sạn Sofitel Metropole Hà Nội thực trạng và giải pháp

TIỂU LUẬN
Tổ chức khách sạn Sofitel Metropole Hà Nội thực trạng và giải pháp.
I.

Tổng quan
1. Khái niệm tổ chức doanh nghiệp
Tổ chức doanh nghiệp là việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được

mục tiêu của doanh nghiệp; là việc giao mỗi nhóm cho một người quản lý với
quyền hạn cần thiết để giám sát nhóm và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang
và liên kết dọc trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
2. Khái niệm cơ cấu tổ chức doanh nghiệp:
Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp là một hệ thống gồm nhiều bộ phận có quan
hệ chặt chẽ với nhau, được phân theo từng khâu, từng cấp với những chức năng và
quyền hạn nhất định nhằm thực hiện các mục tiêu chung của doanh nghiệp.
3. Vai trò của tổ chức doanh nghiệp:
Việc xây dựng một cơ cấu tổ chức doanh nghiệp khoa học, hợp lý sẽ có
những tác dụng sau:
- Góp phần thực hiện tốt các mục tiêu, nhiệm vụ của doanh nghiệp.
- Tạo điều kiện ứng dụng có hiệu quả tiến bộ kỹ thuật công nghệ vào hoạt
động quản trị doanh nghiệp.
- Nâng cao hiệu quả sử dụng đội ngũ cán bộ quản lý.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra.
4. Tổng quan về khách sạn Sofitel Metropole Hà Nội:
Là khách sạn 5 sao đầu tiên ở Hà Nội với lịch sử hoạt động hơn một thế kỷ,
Khách sạn Sofitel Metropole Hà Nội mang đậm phong cách kiến trúc cổ kính
thời Pháp thuộc.

1

Sofitel Metropole được biết đến khơng chỉ vì những món ăn ngon mà còn bởi
những trang thiết bị tiện nghi, trang nhã, sang trọng và sự phục vụ nhiệt tình,
chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên. Đặc biệt, Sofitel Metropole là một trong
những khách sạn chú trọng đến khung cảnh mặt tiền đẹp và sang trọng bởi hệ
thống các cửa hàng cao cấp, với những nhãn hiệu nổi tiếng nhất toàn thế giới:
Hermes, Louis Vuiton, Cartier, Ferregamo, Jaeger Le Coultre...thoả mãn nhu
cầu của những khách hàng chuộng hàng hiệu.
Sofitel Metropole liên tục được chọn là một trong những khách sạn hàng đầu
tại Hà Nội, trên toàn lãnh thổ Việt Nam và Châu Á, từng gắn liền với tên tuổi
của rất nhiều nhân vật nổi tiếng và các nhà chính khách quốc tế đã từng nghỉ tại
đây.
Với vị trí nằm ngay trung tâm Hà Nội, gần những điểm thắng cảnh nổi tiếng
của Hà Nội: hồ Hoàn Kiếm, Nhà hát lớn tráng lệ, khu phố cổ và trung tâm hành
chính thương mại của thành phố, Sofitel Metropole Hà Nội luôn được coi là sự
lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nhân và khách du lịch.
Địa chỉ: Số 15 Ngơ Quyền, quận Hồn Kiếm, Hà, Nội.

II.

Sơ đồ tổ chức khách sạn Sofitel Metropole:

1, Sơ đồ tổ chức:

2


3


Thư kí

Tổng giám
đốc

Phó giám
đốc

Bộ phận
nhân sự

Phịng
kinh
doanh

Phịng
đặt
phịng

Bộ phận
kinh
doanh

Bộ phận
tài chính

Kế tốn
nhà hàng

Kế tốn
tổng

Bộ phận
lễ tân

Thư kí

Bộ phận
ăn uống

Club
floor

Lễ tân

Bộ phận
bảo vệ

Bộ phận
buồng

Banquet

Buồng

Bộ phận
bếp

Giặt là

Linen

Quản lý
máy

Kê toán
nhà hàng

Quan hệ
khách
hàng

Tổng
đài

Business
center

Health
club

4

Bộ phận
kĩ thuật


2. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
a. Tổng giám đốc:
Là người đứng đầu khách sạn, chịu trách nhiệm thực hiện công tác đối nội
và đối ngoại trong mọi hoạt động kinh donah của khách sạn. Là người có chức

năng cao nhất về quản lý khách sạn, có chức năng bao quát chung toàn bộ hoạt
động của khách sạn, phối hợp với sự hoạt động của phó giám đốc để kiểm tra dôn
đốc vạch kế hoạch công tác và các quy tắc điều lệ tương ứng xoay quanh mục tiêu
quản lý kinh doanh của khách sạn.
b. Phó giám đốc:
Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận hoạt động. Phối hợp hoạt động trong khách
sạn, thay mặt khách sạn liên hệ với các nghành bên ngoài, cơ quan Nhà nước trong
các vấn đề...đảm bảo hoạt động của khách sạn diễn ra bình thường, đạt chỉ tiêu.
c. Giám đốc các bộ phận:
Có chức năng quản lý điều hành mọi hoạt động của bộ phận mình và phối
hợp hoạt động với các bộ phận khác giúp khách sạn hoạt động hiệu quả.
d. Thư ký:
Là người có nhiệm vụ ghi chép sổ sách, giấy tờ đồng thời phiên dịch cho
giám đốc và phó giám đốc.
e. Bộ phận nhân sự:
Chịu trách nhiệm đảm bảo nguồn nhân lực, bổ sung, tìm kiếm lao động cần
thiết .
Phân phối và điều tiết nguồn nhân lực đẻ làm việc hiệu quả..
Đào tạo và quản lý phúc lợi cho toàn nhân viên trong khách sạn.
f. Bộ phận kinh doanh:
Có chức năng tìm hiểu thị trường, tuyên truyền quảng bá, tìm nguồn khách
hàng cho khách sạn.
Nghiên cứu nguồn khách hàng, đặc điểm từng đối tượng khách.
5


Thực hiện hượp đồng liên kết với các công ty đối tác và khách sạn trong
nước .
Hoạch định phương hướng, chiện lược kinh doanh và thoonng qua giám đốc.
g. Bộ phận lễ tân:

Có nhiệm vụ tiếp xúc khách hàng, mở rộng quan hệ, đại diện cho khách sạn.
Làm cầu nối giữa khách hàng với khách sạn, là bộ mặt của khách sạn, thu
hút khách hàng.
Phối hợp với các bộ phận khách hoạt động hiệu quả, là người đề xuất kiến
nghị ý kiến của khách hàng đến khách sạn.
Là trung tâm điều phối hoạt động của các bộ phận khách.
Thực hiện bán dịch vụ, buồng phòng cho khách, giải quyết các vấn đè khiếu
nại của khách hàng và thực hiện các dịch vụ khách phục vụ khách hàng.
h. Bộ phận tài chính:
Chịu trách nhiệm về sổ sách tài chính, lương thưởng của nhân viên, các khoản thu
chi trong khách sạn.
Thực hiện các giao dịch tài chính, báo cáo tài chính, diễn giải báo cáo tài
chính, báo các định kỳ kết quả hoạt động kinh doanh của khách sạn.
Chịu trách nhiệm về chính sách gái thành và chi phí.
i.

Bộ phận ăn uống:
Có chức năng đón tiếp và phục vụ đồ ăn thức uống cho khách hàng đảm bảo

các tiêu chí của khách sạn.
Phục vụ tiệc lớn nhỏ và đảm bảo thực hiện đúng các yêu cầu của khách cũng
như các nguyên tắc, quy định và phối hợp với các bộ phận khách để đáp ứng tốt
nhất nhu cầu của khách hàng.
j. Bộ phận buồng:
Tổ chức ,lo liệu, phục vụ nơi nghỉ ngơi của khách.

6


Quản lý cho thuê buồng và quán xuyến quá trình khách lưu trú và các dịch

vụ bổ sung.
Chịu trách nhiệm về toàn bộ tài sản trong khu vực buồng.
Quản lý kiểm tra số liệu và tình hình buồng phịng, tình hình khách.
Đổi mới , nâng cao chất lượng dịch vụ.
k. Bộ phận bếp:
Chịu trách nhiệm cung cấp các món ăn, lên thựuc đơn và đổi mới thực đơn.
Phục vụ tiệc và các yêu cầu của khách.
Đảm bảo bữa ăn cho nhân viên trong khách sạn.
i.

Bộ phận bảo vệ:
Có nhiệm vụ bảo đảm an toàn thân thể và tài sản cho khách trong khach sạn.
Hướng dẫn khách nhữg chnú ý đặc biệt.

m. Bộ phận kỹ thuật:
Đảm bảo hệ thống âm thanh, ánh sáng, điện nước, máy móc trong khách sạn
ln hoạt động tốt.
Giải quyết các trục trặc kỹ thuật xảy ra trong khách sạn.
Tổng cộng khách sạn có 576 nhân viên. Mỗi bộ phận chịu trách nhiệm cơng
việc riêng của mình thể hiện tính chun mơn hóa cao. Các bộ phận ln phối hợp
hoạt động hiệu quả tạo tính liên kết chất lượng chẽ trong hoạt động của khách sạn.
từu đó đem đến cho khách hàng chất lượng phục vụ tốt nhất, dịch vụ đẳng cấp 5
sao.
III.

Phân tích thực trạng tổ chức khách sạn Sofitel Metropol:
Cơ cấu tổ chức của khách sạn phân chia theo chức năng. đặc điểm của
hình thức tổ chức này là :
-Các chức năng được chuyên môn hố hình thành nên các bộ phận chức

năng (trong cơ quan, xí nghiệp gọi là các phịng ban).

7


- Các bộ phận chức năng có quyền can thiệp trực tiếp đến hoạt động của các
bộ phận trực tuyến.
Với hình thức tổ chức này tạo ra những ưu điểm và hạn chế nhất định như
sau:
1. Ưu điểm:
- Sử dụng đội ngũ chuyên gia vào việc thực hiện các chức năng quản lý.
- Giảm bớt được công việc cho tổng giám đốc và phó giám đốc.
- Chun mơn hố chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận. Chú trọng đến
tiêu chuẩn của từng dịch vụ.
- Giữ được sức mạnh và uy tín của các chức năng chủ yếu.
- Đơn giản hoá việc đào tạo các nhân viên trong từng bộ phận, ví dụ như bộ
phận lễ tân, bộ phận buồng phòng....
- Tạo ra các biện pháp kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất, tạo ra sự phân
chia rõ ràng trong quản lý, tạo điều kiện cho các bộ phận hoạt động có hiệu quả.
2. Nhược điểm:
- Khơng đảm bảo được tính thống nhất trong quản lý giữa các bộ phận.
Giảm sự phối hợp giữa các chức năng.
- Cơ cấu cồng kềnh, mối quan hệ trong cơ cấu phức tạp, thwufa một số bộ
phận.
- Hạn chế sự phát triển của những người quản lý chung.
- Chỉ có cấp cao nhất có trách nhiệm với mục tiêu. Tổng giám đốc phải giải
quyết quá nhiều các vấn đề giữa các bộ phận , chịu trách nhiệm ra quyết định mọi
việc gây ra tình trạng quá tải, áp lực vì bất cứu sự trì hỗn nào cũng gây ảnh hưởng
tới hoạt động của khách sạn.
- Bộ phận kho khơng thấy có trên sơ đồ mà đây lại là một bộ phận có vai trị

quan trọng bởi vì bộ phận này chịu trách nhiệm xuất nhập lương thực, thực phẩm,

8


các trang thiết bị, đồ dùng cho khách sạn. Chịu trách nhiệm quản lý và những thất
thoát trong kho.
- Bộ phận kế tốn nhà hàng thuộc bộ phận tài chính rồi, những vẫn xuất hiện
trong bộ phận ăn uống.
- Không thấy sự xuất hiện của bộ phận bàn trên sơ đồ trong khi bộ phận bàn
là bộ phận quan trọng cần tách riêng biệt chức năng nhiệm vụ tiếp xúc, chào đón
và trực tiếp tiếp xúc khách hàng.
- Tạo ra cách nhìn quá hẹp đối với nhân viên chủ chốt.
- Bộ phận massage giữ vai trò cung cấp dịch vụ bổ sung hoạt động thường
xuyên trong khách sạn những không thấy thể hiện trên sơ đồ.
III. Một số đề xuất giải pháp:
-

Cắt giảm bướt một số bộ phận không cần thiết như bộ phận quản lý máy,

-

bộ phận kế toán ở bộ phận ăn uống, bộ phận tổng đài của lễ tân.
Gộp chức năng của bộ phận tổng đài, bộ phận đặt phòng ở bộ phận vào

-

bộ phận lễ tân.
Tăng cường, chú trọng bộ phận massage cung cấp các dịch vụ bổ sung,
đặc biệt là bộ phận chăm sóc sức khỏe đáp ứng nhu cầu nghỉ ngơi thư

-

giãn của khách hàng lưu trú tại khách sạn.
Thêm chức năng tổ chức hội nghị, hội thảo, phòng tập Gym, tập thể dục...
Chú trọng đến bộ phận kho, phân chia công việc, trách nhiệm rõ ràng.
Thêm bộ phận marketing cho bộ phận kinh doanh vì marketing cũng là

-

mội việc quan trọng trong hoạt động kinh donah khách sạn.
Chuyên hóa chức năng nhiệm vụ của bộ phận bàn, tách riêng bộ phận bàn

-

trong bộ phận ăn uống.
Thêm bộ phận bar, thường xuyên thêm mới thực đơn đồ ăn thức uống.
Giảm thiểu các vấn đề nan giải giữa việc phối hợp giữa các bộ phận.
Bằng cạh nâng cao ý thức trách nhiệm của nhân viên, luôn làm việc
nghiêm túc và đúng quy tắc. Trưởng các bộ phận cần phát huy những

9


sáng tạo trong quản lý, ln nắm vữg tình hình hoạt động của bộ phận
-

mình có những ưu nhược điểm gì để kịp thời điều chỉnh.
Đơn đốc nhân viên làm việc cẩn thân chăm chỉ, luôn quan tâm đến nhu

-

cầu của khách hàng và lợi ích của khách sạn.
Hồn thiện công tác quản trị nhân lực: chú trọng khâu tuyển chọn và đào
tạo nhân lực từ mặt ý thức, trách nhiệm cho đền trình độ chun mơn.
Nắm vững tình hình làm việc của nhân viên để điều chỉnh.

10


11


end

12