Bài giảng KỸ THUẬT XÂY DỰNG KẾ HOẠCH

KỸ THUẬT XÂY DỰNG KẾ HOẠCH
1. Khái niệm:
Xây dựng kế hoạch là sự xác định một cách có căn cứ khoa học những
mục tiêu, chỉ tiêu, nhiệm vụ (thời hạn, tốc độ, tỉ lệ cân đối) về sự phát triển một
quá trình và định ra những phương tiện cơ bản để thực hiện có kết quả những
mục tiêu, chỉ tiêu, nhiệm vụ đó. Nói một cách đơn giản, xây dựng kế hoạch là
quyết định trước xem sẽ phải làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai sẽ
làm cái đó.
Xây dựng kế hoạch bao gồm các bước: tiền kế hoạch, chẩn đoán, hình
thành bản kế hoạch, hoàn chỉnh bản kế hoạch Tất cả những người quản lý đều
làm công việc xây dựng kế hoạch.
Sản phẩm của giai đoạn xây dựng kế hoạch là bản kế hoạch. Bản kế
hoạch (hay còn gọi là kế hoạch) là “toàn bộ những điều vạch ra một cách có hệ
thống về những công việc dự định làm trong một thời hạn nhất định, với mục
tiêu, cách thức, trình tự, thời hạn tiến hành”(Từ điển tiếng Việt, Viện ngôn ngữ
học, Nhà xuất bản Đà Nẵng, 2001).
2. Ý nghĩa:
- Cho phép các nhà quản lý và các cơ quan quản lý có cái nhìn tổng quan
về hệ thống, tập trung sự chú ý của mình vào các mục tiêu của hệ thống, làm rõ
hơn phương hướng hoạt động của hệ thống, của tổ chức trong kỳ kế hoạch, làm
việc chủ động và tự tin hơn.
- Hình thành các nỗ lực có tính phối hợp. Nó chỉ ra con đường đi cho cả
nhà quản lý lẫn từng thành viên, từ đó họ biết họ phải đóng góp gì để đạt mục
tiêu. Nói một cách khác nó tạo điều kiện cho tổ chức và các thành viên của tổ
chức đánh giá khả năng của chính mình và phối hợp hoạt động để đạt mục tiêu.
Nó là cơ sở phối hợp hành động giữa các cá nhân và đơn vị, là cơ sở thống nhất
hành động trong tập thể.
- Giảm thiểu hoạt động trùng lặp, chồng chéo và dư thừa, tạo khả năng
hoạt động và sử dụng nguồn lực một cách có hiệu quả.
- Làm giảm thiểu sự bất trắc bằng cách dự đoán những bất định, những
thay đổi, tìm phương án đối phó với những bất định và những thay đổi đó.

- Hình thành mục tiêu làm cơ sở cho việc kiểm tra, đánh giá (ngoài và
trong). Không xây dựng kế hoạch thì không thể kiểm tra, đánh giá được.
- Là phương tiện thực hiện dân chủ hoá giáo dục và dân chủ hoá quản lý
nhà trường một cách có hiệu quả. Thông qua việc bàn bạc xây dựng kế hoạch,
thu hút trí tuệ của các thành viên, các lực lượng giáo dục trong và ngoài nhà
trường, tạo cơ hội lôi kéo mọi người tham gia xây dựng và triển khai những
quyết định quan trọng.
3. Một số nguyên tắc xây dựng kế hoạch
3.1. Nguyên tắc tính Đảng
Nguyên tắc này đòi hỏi bản kế hoạch phải thể hiện và bảo đảm thực hiện
được những chủ trương đường lối của Đảng. Bản kế hoạch phải cụ thể hoá
được mục tiêu, cơ cấu, quy mô, bước đi trong kế hoạch của cấp trên sao cho
phù hợp với đặc điểm tình hình của địa phương, của trường, của lớp. Khi cụ thể
hoá cần nắm vững hệ thống chỉ đạo về phương hướng nhiệm vụ (phương
hướng, nhiệm vụ phát triển giáo dục của cơ quan cấp trên quản lý trực tiếp;
phương hướng, nhiệm vụ phát triển kinh tế – xã hội của địa phương; điều kiện
và thực tiễn giáo dục của nhà trường, của địa phương) và phải đảm bảo yêu cầu
cụ thể hoá (tính nguyên tắc, tính cụ thể, tính tích cực, tính hiện thực). Nguyên
tắc này còn biểu hiện ở chỗ các cấp uỷ Đảng là người trực tiếp lãnh đạo, động
viên và tổ chức quần chúng thực hiện và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.
3.2. Nguyên tắc tập trung dân chủ
Nội dung cơ bản của nguyên tắc này thể hiện ở:
- Sự kết hợp giữa chỉ huy tập trung thống nhất với sự tham gia của người
lao động vào công tác xây dựng kế hoạch ở cơ sở.
- Sự kết hợp chỉ đạo tập trung của cấp trên với sự phát huy sáng kiến và
chủ động của cấp dưới.
- Thực hiện chế độ thủ trưởng trong nhà trường (kế hoạch của nhà trường
phải do hiệu trưởng soạn thảo, kế hoạch tổ do tổ trưởng soạn thảo, kế hoạch cá
nhana do cá nhân soạn thảo) và có sự tham gia thảo luận rộng rãi của tập thể
giáo viên và các lực lượng giáo dục.

3.3. Nguyên tắc tính khoa học
Xây dựng kế hoạch đòi hỏi phải nhận thức và vận dụng đúng đắn các quy
luật, vận dụng thành tựu khoa học - kỹ thuật; phải có phương pháp làm việc có
khoa học, có căn cứ, coi trọng điều tra, dự đoán, phải xây dựng quy hoạch và
kế hoạch dài hạn. Phải huy động rộng rãi các cơ quan, các chuyên gia khoa học
và sử dụng các công cụ hiện đại.
Kế hoạch ngắn hạn phải là sự cụ thể hoá của kế hoạch dài hạn. Kế hoạch
chi tiết (kế hoạch con) phải gắn liền với kế hoạch lớn (kế hoạch mẹ), là một bộ
phận của kế hoạch lớn và gắn với điều kiện thực tế,
Nội dung kế hoạch phải toàn diện, cân đối, nêu được nhiệm vụ trọng tâm,
phản ánh mục tiêu, nhiệm vụ cần đạt đến, phải nêu được những nhiệm vụ ưu
tiên.
Kế hoạch phải được xây dựng trên trên cơ sở kết quả đạt được của kì kế
hoạch trước đó, phát triển ở mức cao hơn, hoàn thiện hơn.
Phương án kế hoạch phải được lựa chọn trên cơ sở nhiều phương án đề
xuất. Trong mỗi phương án phải tìm ra cách khắc phục các yếu tố cản trở chính
đối với quá trình thực hiện mục tiêu. Có như vậy mới chọn được phương án tối
ưu.
Nhiệm vụ, chỉ tiêu kế hoạch phải rõ ràng, cụ thể. Mức độ cụ thể, rõ ràng
phải vừa đủ cho biết tương lai phát triển của cấp thực hiện, đánh giá được cấp
thực hiện và làm cơ sở để các cấp thực hiện nhỏ hơn, cá nhân thể xây dựng kế
hoạch của mình.
“Chớ đặt những chương trình kế hoạch mênh mông, đọc nghe sướng tai,
nhưng không thực hiện được. Việc gì cũng cần phải thiết thực: nói được, làm
được. Việc gì cũng phải từ chỗ nhỏ dần dần đến chỗ to, từ chỗ dễ dần dần đến
chỗ khó, từ thấp dần dần đến cao. Một chương trình nhỏ mà thực hiện được hẳn
hoi, hơn là một trăm chương trình to tát mà không thực hiện được” (Hồ Chí
Minh, Tuyển tập, tập I, NXB Sự thật, Hà Nội, 1980, tr. 423).
“. . . Phải tính toán cẩn thận những điều kiện cụ thể, những biện pháp cụ
thể. Kế hoạch phải chắc chắn, cân đối. Chớ đem chủ quan mình thay thế cho

điều kiện thực tế…” (Hồ Chí Minh, Toàn tập, tập VI, NXB Sự thật, Hà
Nội,1980, tr. 215).
3.4. Nguyên tắc tính pháp lệnh
Kế hoạch một khi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt chính thức được
coi là một văn bản pháp quy. Tính pháp lệnh của kế hoạch đòi hỏi nhiệm vụ kế
hoạch phải được giao rõ ràng, cụ thể cho từng cấp thực hiện, từng cá nhân với
những yêu cầu về số lượng, chất lượng, tiến độ, thời hạn; cấp thực hiện kế
hoạch và cấp phê duyệt kế hoạch đều phải có trách nhiệm đối với việc hoàn
thành kế hoạch. Cấp phê duyệt kế hoạch có trách nhiệm chủ yếu là bảo đảm
những điều kiện cần có để thực hiện kế hoạch. Tuy nhiên phải bảo đảm tính
linh hoạt của việc xây dựng kế hoạch (khả năng thay đổi phương án khi hoàn
cảnh và điều kiện thay đổi).
4. Phương pháp xác định các nội dung của kế hoạch:
4.1 Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc:
Khi thực hiện một công việc thì điều đầu tiên nên xem xét đó chính là xem
xét mục tiêu, yêu cầu của công việc đó. Xác định được yêu cầu, mục tiêu giúp
ta luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối
cùng. Để xác định mục tiêu, yêu cầu của công việc, ta phải trả lời các câu hỏi:
- Tại sao phải làm công việc này?
- Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của ta?
- Hậu quả nếu ta không thực hiện chúng?
4.2 Xác định cơ sở xây dựng kế hoạch:
Thông thường, trước khi lập kế hoạch, bao giờ cũng có một bước phân
tích. Tuỳ theo mục tiêu, tính chất và mức độ quan trọng của kế hoạch, bước
phân tích có thể sơ sài hoặc hết sức tỉ mỉ, có thể kéo dài lâu hay mau. Phân tích
là để cung cấp các thông tin và dữ liệu cần thiết cho việc lập kế hoạch. Phân
tích giúp cho người lập kế hoạch thấy rõ được bức tranh toàn cảnh và chi tiết
của tình hình, biết được tổ chức mình đang ở đâu, từ đó mới xác định được
mình nên đi đâu, về đâu. Các nội dung cần phân tích thường bao gồm:
- Phân tích tình hình chính trị, kinh tế, xã hội và công nghệ, trong đó

nêu lên các thực trạng và xu thế của môi trường chính trị, hệ thống pháp lý, tình
hình kinh tế, văn hoá, xã hội, các thành tựu khoa học kỹ thuật và các xu thế
công nghệ mới có ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức mình.
- Phân tích các lực lượng ảnh hưởng đến tổ chức mình, như: Sức ép từ
các vấn đề cung cấp nguyên, vật liệu, vấn đề kiểm soát chất lượng nguyên vật
liệu đầu vào… Kế đến là sức ép từ yêu cầu đối với chất lượng sản phẩm đầu
ra… Tất cả đều phải được phân tích một cách cẩn trọng mới có thể nhận định
được tình hình một cách chính xác và nhờ đó mới có thể đưa ra định hướng và
đối sách phù hợp trong phần lập kế hoạch thực hiện công việc.
- Phân tích các mặt mạnh, những lợi thế, các cơ hội, những điểm yếu và
các nguy cơ có thể xảy ra. Đây là phân tích cơ bản và quan trọng bậc nhất làm
cơ sở cho bất kỳ một hoạch định nào.
- Ngoài ra, có thể có các phân tích khác để có được nhứng giả thiết tốt
nhất cho việc triển khai thực hiện công việc.
Từ kết quả phân tích trên, người lập kế hoạch có thể hình dung được
những việc phải làm, bao gồm cả việc thiết lập những mục tiêu thách thức,
nhưng khả thi và xây dựng kế hoạch để đạt được mục tiêu đó.
4.3 Xác định nội dung công việc:
Khi thực hiện công việc phải xác định rõ nội dung công việc đó là gì?
Cách thức để thực hiện công việc đó ra sao? Và hãy chắc chắn rằng bước sau sẽ
sử dụng kết quả của bước trước.
4.4 Xác định thực hiện công việc như thế nào:
Nó bao gồm việc xác định các nội dung:
- Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì? (cách thức thực hiện từng công việc)?
- Tiêu chuẩn để xác định hoàn thành công việc là gì?
- Có máy móc, phương tiện trợ giúp không? Cách vận hành máy móc,
phương tiện như thế nào?
4.5 Xác định địa điểm, thời gian và người thực hiện công việc:
a. Xác định địa điểm: Việc này yêu cầu phải trả lới các câu hỏi như:
- Công việc đó thực hiện tại đâu?

- Kiểm tra tại bộ phận nào? Kiểm tra những công đoạn nào?...
b. Xác định thời gian: Việc này yêu cầu phải trả lới các câu hỏi: Công
việc đó thực hiện khi nào, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc…
Để xác định được thời hạn phải làm công việc, cần xác định được mức độ
khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc. Có 4 loại công việc cần
phải thực hiện theo thứ tự sau:
- Công việc quan trọng và khẩn cấp,
- Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp,
- Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp,
- Công việc không quan trọng và không khẩn cấp.
c. Xác định người thực hiện: Việc này phải trả lới các câu hỏi:
- Ai làm việc đó?
- Ai hổ trợ?
- Ai chịu trách nhiệm?
- Ai kiểm tra? …
4.6 Xác định phương pháp kiểm soát:
Cách thức kiểm soát sẽ liên quan đến:
- Công việc đó có đặc tính gì?
- Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?
- Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?
- Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu
4.7 Xác định phương pháp kiểm tra:
Phương pháp kiểm tra liên quan đến các nội dung sau:
- Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. (Thông thường thì có
bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra).
- Tần suất kiểm tra như thế nào? bao lâu kiểm tra một lần?.
- Ai tiến hành kiểm tra?
- Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu? (Do không thể có đầy đủ các
nguồn lực để tiến hành kiểm tra hết tất cả các công đoạn, do vậy ta chỉ tiến
hành kiểm tra những điểm quan trọng nhất). Việc xác định điểm kiểm tra trọng

yếu tuân theo nguyên tắc những điểm kiểm tra chỉ chiếm 20 % số lượng nhưng
chiếm đến 80% khối lượng sai sót.
4.8 Xác định nguồn lực:
Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không chú
trọng đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được
khả thi. Nguồn lực bao gồm các yếu tố: con người (nhân lực), tiền bạc, nguyên
liệu hoặc hệ thống cung ứng, máy móc hoặc công nghệ, phương pháp làm việc.
a. Con người (nhân lực): bao gồm các nội dung:
- Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ
năng, phẩm chất, tính cách phù hợp?
- Ai hỗ trợ?
- Ai kiểm tra?
- Nếu cần nguồn nhân lực phòng ngừa thì lấy nguồn từ đâu?
b. Tiền bạc: Kinh phí cần có để thực hiện công việc
c. Nguyên liệu hoặc hệ thống cung ứng: bao gồm các nội dung:
- Xác định tiêu chuẩn nguyên vật liệu.
- Tiêu chuẩn nhà cung ứng.
- Xác định phương pháp giao hàng
- Thời hạn giao hàng…
d. Máy móc hoặc công nghệ: bao gồm các nội dung:
- Sử dụng máy móc, công nghệ nào để thực hiện công việc?
- Máy móc, công nghệ đó có thể tìm được ở đâu?