GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ NHÂN SỰ - PHẦN 5

<span class='text_page_counter'>(1)</span><div class='page_container' data-page=1>

<b>2.2. Bảng câu hỏi: </b>

Để cho công nhân, nhân viên điền vào các bảng câu hỏi trong đó có mơ tả các quyền hạn,
trách nhiệm và các vấn đề có liên quan đến cơng việc là một phơng pháp rất tốt để có đợc
các thơng tin phân tích cơng việc.

u cầu của phơng pháp này là cần xác định đợc:
- Nên dựa vào bảng câu hỏi, những câu hỏi nh thế nào?
- Cơ cấu của câu hỏi đó ra sao?

Thơng thơng trong thực tế có hai thái cực trái ngợc nhau về vấn đề câu hỏi là:

- Ngoài chức năng, nhiệm vụ chính, cịn u cầu nhân viên q nhiều các chức năng,
nhiệm vụ khác nhau.

- Yêu cầu nhân viên quá sơ sài, đơn giản các chức năng nhiệm vụ chính của cơng việc.
Một bảng câu hỏi tốt thờng khắc phục đợc nhợc điểm của hai thái cực trên.

Ưu điểm của phơng pháp câu hỏi:

- Chi phí thấp hơn so với phơng pháp phỏng vấn.
- Nhanh chóng thu thập đợc thơng tin từ nhóm đông.

Nhợc điểm: Hạn chế t duy của ngời đợc hỏi do bị khống chế về nội dung trong bảng câu
hỏi.

<b>2.3. Quan sát: </b>

Phơng pháp quan sát trực tiếp có nhiều hữu ích khi cần thu thập thơng tin để phân tích
cơng việcchủ yếu đợc thực hiện chủ yếu bằng tay, hoặc chủ yếu do sự cố gắng về thể lực
của công nhân viên sản xuất thực hiện. Phơng pháp này không áp dụng đợc đối với các

cơng việc có tính chất tình huống nh cơng việc của y tá trong phịng cấp cứu hay cơng
việc của ngời lao động trí óc.

Nên thực hiện quan sát theo chu kỳ cơng việc hồn chỉnh. Chu kỳ công việc là thời gian
cần thiết cho việc hồn thành, thực hiện trọn vẹn cơng việc.

</div>
<span class='text_page_counter'>(2)</span><div class='page_container' data-page=2>

Có thể tiến hành quan sát vừa phỏng vấn, cách làm này nhân viên thực hiện công việc dễ
bị hồi hộp hoặc bị phá vỡ nhịp điệu làm việc bình thờng, làm cho kết quả quan sát khó
chính xác.

Ưu điểm: Đơn giản, dễ thực hiện và chi phí thấp.

Nhợc điểm: Khơng mơ tả đợc đầy đủ, sâu sắc công việc.
<b>2.4. Bấm giờ: </b>

Bấm giờ là một phơng pháp quan sát đặc biệt có sử dụng đồng hồ bấm giây để nghiên
cứu thời gian hao phí khi thực hiện các bớc cơng việc hoặc các thao tác, động tác lặp đi
lặp lại nhiều lần.

<b>2.4.1. Trong phân tích cơng việc, bấm giờ đợc thực hiện nhằm mục đích: </b>

- Xác định chính xác hao phí thời gian khi thực hiện các yếu tố thành phần của công việc
(bớc công việc, thao tác, động tác, cử động).

- Cung cấp các tài liệu cơ sở để xây dựng định mức lao động.

- Nghiên cứu loại bỏ các lãng phí khơng nhìn thấy, cải tiến phơng pháp lao động, nâng
cao hiệu suất làm việc.

<b>2.4.2. Các hình thức bấm giờ: </b>

Có hai hình thức bấm giờ chủ yếu:

- Một là, bấm giờ liên tục nhằm nghiên cứu hao phí thời gian thực hiện tồm bộ bớc cơng
việc theo đúng trình tự của các yếu tố hợp thành bớc cơng việc. Bấm giờ khi bắt đầu từ
lúc thực hiện công việc cho tới khi kết thúc công việc.

- Hai là, Bấm giờ lựa chọn nhằm nghiên cứu hao phí thời gian thực hiện một số yếu tố
hay bộ phận hợp thành của các bớc công việc.

<b>2.4.3. Các bớc tiến hành: </b>
<b>1. Chuẩn bị khảo sát: </b>

- Xác định mục đích bấm giờ, lựa chọn đối tợng đợc khảo sát, giải thích cho nhân viên
hiểu rõ mục đích bấm giờ.

</div>
<span class='text_page_counter'>(3)</span><div class='page_container' data-page=3>

- Xác định số lần bấm giờ để đảm bảo mức độ chính xác cần thiết. Số lần bấm giờ phụ
thuộc vào loại hình sản xuất, độ dài thời gian thực hiện bớc công việc.

<b>2. Tiến hành bấm giờ: </b>

Ngời quan sát ghi vào phiếu bấm giờ thời gian bắt đầu và kết thúc của mỗi bộ phận thành
phần của bớc công việc. Cần phải phân biệt ranh giới các bộ phận hợp thành bớc công
việc, những lần gián đoạn và những lần đo hỏng phải ghi đầy đủ.

<b>3. Tổng hợp kết quả: </b>

- Xác định thời gian thực hiện các bộ phận hợp thành của bớc công việc.
- Kiểm tra mức độ ổn định của dãy số bấm giờ.

- Xác định thời gian trung bình để hoàn thành các yếu tố hay bộ phận hợp thành của bớc

công việc.

<b>2.5. Chụp ảnh: </b>

Chụp ảnh thời gian làm việc là phơng pháp khảo sát tất cả các loại hao phí thời gian làm
việc trong ngày, hoặc các hao phí thời gian khi thực hiện một khối lợng cơng việc nhất
định.

<b>2.5.1. Mục đích: </b>

- Nghiên cứu tình hình sử dụng thời gian làm việc, phát hiện các nguyên nhân gây lãng
phí thời gian và đề ra biện pháp khắc phục.

- Nghiên cứu các kinh nghiệm tiên tiến để phổ biến trong công nhân.

- Thu thập các số liệu để phục vụ cho công việc xây dựng định mức lao động, phân tích
kết cấu các loại chi phí thời gian lao động trong công nhân, cải tiến tổ chức lao động và
sản xuất.

- Cung cấp nhiều thông tin nhất để phân tích cơng việc.
<b>2.5.2. Các giai đoạn tiến hành chụp ảnh: </b>

<b>1. Giai đoạn chuẩn bị: </b>

- Xác định cụ thể, lựa chọn đối tợng đợc chụp ảnh, giải thích cho nhân viên rõ mục đích
của việc chụp ảnh.

</div>
<span class='text_page_counter'>(4)</span><div class='page_container' data-page=4>

- Phân loại các hao phí thời gian, đơn vị đo lờng, nắm vững nội dung ghi chép biểu mẫu.
- Chuẩn bị các phơng tiện, dụng cụ cần thiết để chụp ảnh.

- Chọn vị trí quan sát thích hợp.
<b>2. Giai đoạn tiến hành chụp ảnh: </b>

Ghi đầy đủ liên tục quá trình hao phí thời gian từ lúc bắt đầu cơng việc đến lúc kết thúc
ca làm việc (hoặc giai đoạn cần nghiên cứu) theo trình tự thực hiện cơng việc của công
nhân.

<b>3. Tổng hợp kết quả khảo sát: </b>

- Kiểm tra số liệu đã ghi chép, xác đinh độ dài thời gian hao phí của từng loại cơng việc.
- Phân loại hao phí thời gian và đánh giá tính chất thích hợp của mỗi loại hao phí thời
gian trong tồn bộ giai đoạn nghiên cứu.

- Tổng hợp hao phí thời gian cùng loại bằng cách cộng các hao phí thời gian cùng loại
trong suốt giai đoạn nghiên cứu.

- Đánh giá chung về tình hình sử dụng thời gian làm việc, xác định nguyên nhân gây ra
lãng phí và đề ra các biện pháp khắc phục.

<b>4. Các hình thức chụp ảnh: </b>

+ Chụp ảnh từng cá nhân: Nghiên cứu toàn bộ việc sử dụng thời gian làm việc của một
nhân viên tại nơi làm việc trong suốt ca làm việc hoặc giai đoạn nghiên cứu một cách chi
tiết.

+ Chụp ảnh thời gian làm việc của một nhóm cơng nhân viên:

- Cách thực hiện: cứ sau một chu kỳ thời gian làm việc nhất định, ngời chụp ảnh ghi lại
các hoạt động của từng công nhân vào thời điểm đợc quan sát.

- Khi tổng hợp căn cứ vào ký hiệu phân loại hao phí thời gian để tổng hợp số lần hao phí
thời gian của mỗi loại.

Chụp ảnh thời gian của nhóm, khơng cho kết quả chính xác bằng chụp ảnh cá nhân nhng
có thể cùng một lúc khảo sát thời gian làm việc của nhiều ngời.

+ Tự chụp ảnh ngày làm việc:

</div>
<span class='text_page_counter'>(5)</span><div class='page_container' data-page=5>

quan và mức độ chính xác cao, nhng lại thu hút đợc nhiều ngời tham gia, có tác động
tăng cờng kỹ thuật lao động. Số liệu của tự chụp ảnh ngày làm việc cho phép phân tích ra
các nguyên nhân gây lãng phí thời gian đồng loạt, làm cơ sở để cải tiến lao động sản xuất.

<b>III. Các phơng pháp phân tích cơng việc: </b>

<b>3.1. Phơng pháp phân tích công việc trên cơ sở của việc đánh giá thực hiện các chức </b>
<b>năng. </b>

- Phơng pháp này đợc dựa trên ba yếu tố chủ yếu là: dữ liệu, con ngời và vật dụng. Mỗi
loại yếu tố dữ liệu, mỗi nhân viên phải thực hiện các chức năng sau:

+ Những chức năng cơ bản của quá trình thực hiện cơng việc của một nhân viên (xem
hình 2.1)

<b>Bảng 2.1. Những chức năng cơ bản trong quá trình thực hiện công việc của một </b>
<b>nhân viên. </b>

<b>Dữ liệu </b> <b>Con ngời </b> <b>Vật dụng </b>

1. Tổng hợp
2. Phối hợp
3. Phân tích

4. Su tập, biên soạn
5. Tính tốn

6. Sao chép
7. So sánh

1. Cố vấn
2. Đàm phán
3. Chỉ dẫn

4. Thanh tra, giám sát
5. Tiêu khiển, giải trí
6. Thuyết phục
7. Nói ra hiệu
8. Phục vụ

9. Giúp đỡ theo chỉ dẫn

1. Xếp đặt, bố trí
2. Làm việc chính xác
3. Thao tác kiểm tra
4. Điều khiển

5. Thực hiện thao tác bằng
tay

6. Chăm nom, giữ gìn
7. Nuối nấng

8. Giao nhận

</div>
<span class='text_page_counter'>(6)</span><div class='page_container' data-page=6>

Mỗi chức năng lại chia thành bốn mức độ phức tạp, ứng với mỗi mức độ phức tạp đó
ng-ời ta cho điểm tối thiểu đến tối đa.

<b>3 - Xác định số điểm của mỗi công việc: Số điểm của mỗi công việc đợc tính bằng tổng </b>
số diểm cho tất cả các chức năng của công việc.

<b>4 - Chuyển từ điểm sang bậc: Căn cứ vào tổng số điểm của mỗi công việc để chuyển từ </b>
điểm sang bậc. Mỗi cơng việc có mức độ phức tạp và tầm quan trong khác nhau sẽ đợc
xếp vào một cấp bậc kỹ thuật nhất định, công việc càng phức tạp, tinh thần trách nhiệm
càng cao thì cấp bậc kỹ thuật cũng càng cao.

* Tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật do Nhà nớc thống nhất quản lý trong phạm vi tồn quốc.
Các doanh nghiệp khơng có quyền ban hành các tiêu chuẩn kỹ thuật.

* Số lợng bậc của các công việc trong cùng một nghề bao giờ cũng tơng ứng với số bậc
l-ơng của công nhân nghề đó.

* Khoảng cách về điểm giữa các bậc của các công việc trong cùng một nghề đợc xác định
tơng ứng với hệ số lơng của công nhân nghề đó.

<b>IV. Những nội dung chính của bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc. </b>

<b>4.1. Bảng mô tả công việc: </b>

<b>4.1.1. Nhận diện công việc: </b>

Nhận diện công việc bao gồm những thông tin chủ yếu: tên công việc, mã số của cơng
việc, ngời thực hiện cơng việc, ngời có trách nhiệm đã ký duyệt.

<b>4.1.2. Tóm tắt cơng việc: </b>

Tóm tắt cơng việc là mơ tả những tính chất, chức năng hoặc những hoạt động cơ bản của
công việc.

<b>4.1.3. Mối quan hệ trong công việc: </b>

Cần ghi rõ mối quan hệ chủ yếu giữa ngời thực hiện công việc với những ngời khác ở
trong và ngoài doanh nghiệp.

</div>
<span class='text_page_counter'>(7)</span><div class='page_container' data-page=7>

- Làm việc với tất cả uỷ viên trong hội đồng quản trị doanh nghiệp và lãnh đạo các phòng
ban.

- Thực hiện lãnh đạo, giám sát việc thực hiện cơng việc của phịng nhân sự.

- Quan hệ với các tổ chức bên ngoài xí nghiệp: văn phịng dịch vụ lao động, nghiệp đồn
lao động, sở lao động...

<b>4.1.4. Trách nhiệm trong công việc: </b>

Liệt kê từng chức năng, trách nhiệm chính, sau đó cần phải giải thích các cơng việc cụ
thể cần thực hiện trong nhiệm vụ chính đó.

Ví dụ: Một trong số các nhiệm vụ chủ yếu của viên trởng phòng nhân sự là: "chọn lựa,
đào tạo và nâng cao trình độ cho nhân viên cấp dới" thể hiện nh sau:

- Phát triển tinh thần hợp tác làm việc và hiểu biết trong công việc

- Đảm bảo cho nhân viên cấp dới có đợc sự đào tạo đặc biệt theo yêu cầu cần thiết của
công việc.

</div>

<!--links-->