Bài giảng Quản lý học - Bài 6: Chức năng kiểm soát (ĐH Kinh tế Quốc dân) - Trường Đại học Công nghiệp Thực phẩm Tp. Hồ Chí Minh

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (986.07 KB, 10 trang )

(1)<div class='page_container' data-page=1>

Bài 6: Chức năng kiểm soát

BÀI 6

CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT

Hướng dẫn học

Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:

 Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia
thảo luận trên diễn đàn.

 Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email.
 Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học.

Nội dung

Tổng quan về kiểm sốt Hình thức kiểm sốt Quy trình kiểm sốt

 Khái niệm kiểm sốt

 Bản chất của kiểm sốt

 Vai trị của kiểm sốt

 Hệ thống kiểm soát

 Xét theo cấp độ của hệ thống kiểm soát

 Xét theo phương thức kiểm sốt

 Xét theo q trình hoạt động

 Xét theo phạm vi của kiểm soát

 Xét theo tần suất của quá trình hoạt động

 Xác định mục tiêu, nội dung
và tiêu chuẩn kiểm soát

 Xác định chủ thể, hình thái,
cơng cụ và kỹ thuật kiểm soát

 Giám sát đo lường hoạt động

 Đánh giá kết quả hoạt động

 Điều chỉnh sai lệch

 Đưa ra sáng kiến đổi mới
Mục tiêu

Bài này sẽ cung cấp cho sinh viên những kiến thức cơ bản về chức năng kiểm soát - một
trong những chức năng cơ bản của quản lý. Cụ thể sau khi đọc bài này và làm các bài tập
tình huống, sinh viên có thể:

 Hiểu khái niệm kiểm soát.

 Hiểu được những đặc điểm cơ bản của hệ thống kiểm soát - thước đo cho phép nhà
quản lý đánh giá tính hiệu quả của tổ chức trong hoạt động quản lý.

 Nắm được những yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm sốt.

 Hiểu được quy trình kiểm sốt và có thể thực hiện được quy trình kiểm soát đối với
những hoạt động nhất định.

</div>
(2)<div class='page_container' data-page=2>

Bài 6: Chức năng kiểm sốt

T

ình huống dẫn nhập

Sinh viên đánh giá chất lượng giảng dạy của giảng viên - Nhiều ý kiến trái chiều 
Bộ Giáo dục và Đào tạo Việt Nam đã công bố Dự thảo phát triển

giáo dục Việt Nam giai đoạn 2009-2020. Nhằm nâng cao chất lượng
đội ngũ giáo viên, một trong những biện pháp Bộ đề ra là tổ chức
cho sinh viên đánh giá giảng viên. Đến thời điểm hiện nay, nhiều
trường đại học tại Việt Nam đã tổ chức cho sinh viên đánh giá công
tác giảng dạy của giảng viên. Cách thức mà các trường thường thực
hiện đó là xây dựng hệ thống các tiêu chí đánh giá, tổ chức đánh giá
khi kết thúc môn học mà giáo viên giảng dậy. Mục tiêu của Bộ Giáo

dục và Đào tạo và các trường đại học khi tiến hành “Sinh viên đánh giá chất lượng giảng dạy của
giảng viên” là để thu thập thông tin từ sinh viên - “những khách hàng” về q trình giảng dạy của
giảng viên, những thơng tin thu thập được sẽ là cơ sở để các giảng viên điều chỉnh nội dung, phương
pháp giảng dạy của mình, là cơ sở để trường điều chỉnh cơng tác giảng dạy và biết được kết quả làm
việc của giảng viên - “những nhân viên” của trường, từ đó phục vụ cho cơng tác nhân sự của trường.
Để đánh giá, các trường xây dựng một bảng hỏi gồm các tiêu chí đánh giá và gửi tới các sinh
viên khi kết thúc mơn học. Các tiêu chí đánh giá thường xoay xung quanh những vấn đề như:
Thời gian giảng dậy của giảng viên, tài liệu mà giảng viên cung cấp cho sinh viên, các nội dung
kiến thức có đúng theo đề cương hay khơng, giảng viên có chuẩn bị bài giảng tốt hay khơng,
giảng viên truyền đạt bài giảng rõ ràng, dễ hiểu, cuốn hút, mức độ sinh viên được tham gia thảo
luận, các thức kiểm tra, đánh giá của giảng viên và các tiêu chí khác. Trong bảng hỏi cịn có các

câu hỏi mở để sinh viên có thể bày tỏ quan điểm của mình về chất lượng giảng dậy.

Việc “Sinh viên đánh giá chất lượng giảng dạy của giảng viên” đã làm phát sinh nhiều ý kiến, quan
điểm trái chiều. Những ý kiến ủng hộ cho rằng, thông qua công việc này giảng viên sẽ nhận kết quả
nhận xét để tham khảo, nhìn lại cách truyền giảng của mình và cải tiến, nếu thấy cần thiết. Đối với
các trường, khi thấy khi thấy giảng viên được sinh viên đánh giá khơng tốt nhà trường sẽ có cách xử
lý phù hợp, từ đó sẽ giúp nâng cao chất lượng đào tạo. Sinh viên nhận xét, nêu nguyện vọng về giảng
viên chính là cách để bảo vệ quyền lợi chính đáng của họ, đây là một việc thể hiện tính dân chủ trong
nhà trường.

Các ý kiến phản đối thì cho rằng đây khơng phải là một việc hợp lẽ thường. Sinh viên có thể sẽ đánh
giá mang tính chất cảm tính, cho điểm theo ý thích. Kết quả là các thầy cơ có phong cách nhẹ nhàng,
vui vẻ, cho điểm dễ dãi, thậm chí cho đọc chép... dễ đạt điểm cao hơn các thầy hay đòi hỏi học trò
phải động não và cho điểm chặt chẽ, sát, đúng. Những ý kiến phản đối cũng cho rằng đây là một hình
thức “dân chủ” trái chiều, khơng cần thiết, lãng phí và có thể gây tác hại, và do vậy các trường đại
học cần có hình thức khác để kiểm sốt chất lượng đào tạo hơn là để sinh việc sinh viên đánh giá
chất lượng giảng dậy của giảng viên.

1. Với mục tiêu tăng cường chất lượng giáo dục, bạn ủng hộ hay phản đối việc sinh
viên đánh giá chất lượng giảng dậy của giáo viên, Tại sao?

2. Nếu ủng hộ, các trường đại học cần làm gì để tăng hiệu quả cơng việc đánh giá này.
3. Nếu phản đối, các trường đại học cần có hình thức kiểm sốt khác như thế nào để

</div>
(3)<div class='page_container' data-page=3>

Bài 6: Chức năng kiểm soát

Chức năng kiểm soát là một trong bốn chức năng quản lý mà nhà quản lý phải thực hiện.Trong
một môi trường ln biến động, việc thực hiện chức năng kiểm sốt là bắt buộc đối với nhà quản
lý. Thực hiện tốt chức năng kiểm sốt, nhà quản lý sẽ có được thông tin về việc thực hiện công
việc của nhân viên, nắm bắt được những thay đổi trong thực tế so với kế hoạch và từ đó có các

điều chỉnh phù hợp. Mặt khác, việc thực hiện chức năng kiểm soát cũng là một cách thức hiệu
quả để cho nhân viên có động lực trong việc thực hiện các kế hoạch đã đề ra, hướng tới một kết
quả cao nhất.

6.1. Tổng quan về kiểm soát

6.1.1. Khái niệm, vai trị của kiểm sốt 
6.1.1.1. Khái niệm kiểm soát

Kiểm soát là chức năng quan trọng của nhà quản lý
nhằm thu thập thông tin về các quá trình, hiện tượng
đang diễn ra trong một tổ chức.

Tính chất quan trọng của kiểm sốt được thể hiện ở cả
hai mặt. Một mặt, kiểm soát là công cụ quan trọng để
nhà quản lý phát hiện ra những sai sót và có biện pháp
điều chỉnh. Mặt khác, thơng qua kiểm sốt, các hoạt

động sẽ được thực hiện tốt hơn và giảm bớt được sai sót có thể nảy sinh. Thường
thường, người ta chỉ nhấn mạnh đến ý nghĩa thứ nhất (phát hiện sai sót) của kiểm sốt
vì cho rằng mọi hoạt động đều khơng tránh khỏi sai sót và kiểm sốt là bước cuối
cùng để hạn chế tình trạng này. Điều đó đúng, nhưng chưa đủ, vì trong thực tế, kiểm
sốt có tác động rất mạnh đến các hoạt động. Một cơng việc, nếu khơng có kiểm sốt
sẽ chắc chắc nảy ra nhiều sai sót hơn nếu được theo dõi, giám sát thường xuyên. Điều
đó khẳng định rằng kiểm sốt khơng chỉ là giai đoạn cuối cùng trong quá trình hoạt
động của hệ thống hoặc là khâu sau cùng của chu trình quản lý (từ lập kế hoạch đến tổ
chức lãnh đạo). Kiểm tra cũng không phải là hoạt động đan xen mà là một quá trình
liên tục về thời gian và bao qt về khơng gian. Nó là yếu tố thường trực của nhà quản
lý ở mọi lúc, mọi nơi.

Như vậy, chức năng quản lý của hoạt động kiểm soát là giám sát, đo lường và chấn
chỉnh việc thực hiện nhằm để đảm bảo rằng các mục tiêu của tổ chức và các kế hoạch
vạch ra để đạt tới các mục tiêu này đã và đang được hoàn thành. Nhiều nhà quản lý,
đặc biệt là ở cấp thấp thường cho rằng trách nhiệm đầu tiên đối với thực hiện kiểm
soát thuộc về các nhà quản lý cấp cao, còn họ thường quan tâm nhiều đến việc thực thi
kế hoạch. Đôi khi, do quyền lực của nhà quản lý cấp cao và trách nhiệm tổng hợp của
họ, việc kiểm soát cấp cao nhất và các cấp phía trên được nhấn mạnh tới mức mà mọi
người cho rằng ở các cấp dưới chỉ cần công việc kiểm sốt ít mà thơi. Mặc dầu quy
mơ của việc kiểm soát thay đổi theo cấp bậc của các nhà quản lý, nhưng tại mọi cấp,
các nhà quản lý đều phải có trách nhiệm đối với việc thực thi các kế hoạch, và do đó
kiểm sốt là một chức năng quản lý cơ bản ở mọi cấp.

Từ nhận định trên, có thể khái quát rằng: Kiểm sốt là q trình giám sát, đo lường, đánh 
giá và điều chỉnh hoạt động nhằm đảm bảo sự thực hiện theo kế hoạch.

</div>
(4)<div class='page_container' data-page=4>

Bài 6: Chức năng kiểm sốt

6.1.1.2. Vai trị của kiểm sốt

Giúp hệ thống theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường

Trong thực tế, việc kiểm sốt có tác động rất mạnh tới các hoạt động. Một cơng việc
nếu khơng có kiểm sốt sẽ chắc chắn nảy ra nhiều sai sót hơn nếu được theo dõi, giám
sát thường xuyên. Điều đó khẳng định rằng kiểm sốt khơng chỉ là giai đoạn cuối
cùng trong quá trình hoạt động của hệ thống hoặc là khâu sau cùng của chu trình quản
lý (từ lập kế hoạch đến tổ chức lãnh đạo). Kiểm soát cũng không phải là hoạt động
đan xen mà là một quá trình liên tục về thời gian và bao qt về khơng gian. Nó là yếu
tố thường trực của nhà quản lý ở mọi nơi, mọi lúc.

Thông qua hoạt động kiểm sốt nhằm thu thập thơng tin về các quá trình, hiện tượng

diễn ra trong xã hội, về các cấu thành cụ thể của xã hội với các mục đích đã được dự
tính, về các hành vi của công dân, cơ quan, tổ chức đối chiếu với các quy định pháp
luật về đánh giá xem các hành vi đó có phù hợp với quy định pháp luật hay khơng, từ
đó có thể đưa ra được các quyết định quản lý sáng tạo và có hiệu quả.

Ngăn chặn các sai phạm có thể xảy ra trong quá trình quản lý 
Trong hoạt động quản lý, chức năng kiểm sốt có

một ý nghĩa rất quan trọng. Nhiều nhà quản lý cho
rằng, kiểm sốt là q trình nhà quản lý giám sát
và điều tiết tính hiệu quả và hiệu lực của một tổ
chức và các thành viên trong việc thực hiện các
hoạt động nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức.
Tuy nhiên, kiểm sốt khơng có nghĩa là chỉ phản
ứng lại những sự kiện sau khi đã xảy ra. Kiểm sốt

cũng có nghĩa là giữ cho tổ chức theo đúng định hướng và dự kiến các sự kiện có thể
xảy ra. Kiểm sốt quan tâm đến khuyến khích người lao động tập trung vào những vấn
đề quan trọng của tổ chức, làm việc cùng nhau để khai thác các cơ hội có thể giúp tổ
chức hoạt động tốt hơn. Thực hiện chức năng này cũng có nghĩa là phải đánh giá hoạt
động đã làm và so sánh với kế hoạch đã đề ra và điều chỉnh để hoạt động đi vào đúng
quỹ đạo.

Đảm bảo thực thi quyền lực của các nhà quản lý

Nhờ chức năng này, các nhà quản lý có thể kiểm sốt được những yếu tố sẽ ảnh hưởng
đến sự thành công của tổ chức. Điều này rất quan trọng vì mất quyền kiểm sốt có
nghĩa là nhà quản lý đã bị vơ hiệu hóa, hệ thống có thể bị lái theo hướng khơng mong
muốn. Q trình kiểm sốt cho phép nhà quản lý giám sát hoạt động đang diễn ra
trong tổ chức, đặt nền tảng quan trọng cho quá trình ra quyết định.

Trong quá trình quản lý, ủy quyền cho cấp dưới là một vấn đề quan trọng và luôn làm
cho các nhà quản lý lo lắng. Nếu xây dựng được hệ thống kiểm sốt có hiệu quả thì
việc ủy quyền sẽ thuận lợi và hiệu quả hơn.

Hoàn thiện các quyết định quản lý

</div>
(5)<div class='page_container' data-page=5>

Bài 6: Chức năng kiểm sốt

Giảm thiểu các chi phí trong q trình quản lý

Kiểm sốt đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao và chi phí thấp.
Trong thực tế, những kế hoạch tốt nhất cũng có thể khơng được thực hiện như ý
muốn. Các nhà quản lý cũng như cấp dưới của họ đều có thể mắc sai lầm và kiểm soát
cho phép chủ động phát hiện, sửa chữa các sai lầm đó trước khi chúng trở nên nghiêm
trọng để mọi hoạt động của hệ thống được tiến hành theo đúng kế hoạch đã đề ra.
Tạo tiền đề cho q trình hồn thiện và đổi mới

Với việc đánh giá các hoạt động, kiểm soát khẳng định những giá trị nào sẽ quyết định
sự thành công của tổ chức. Những giá trị đó sẽ được tiêu chuẩn hóa để trở thành mục
đích, mục tiêu, quy tắc, chuẩn mực cho hành vi của các thành viên trong hệ thống.
Đồng thời, kiểm soát giúp các nhà quản lý cải tiến lại mọi hoạt động của hệ thống
thông qua việc xác định những vấn đề và cơ hội cho hệ thống. Ví dụ, kiểm sốt góp
phần tạo nên những sáng kiến mới về sản phầm nhờ việc xem xét khả năng đáp ứng
của doanh nghiệp đối với nhu cầu của người tiêu dùng; nêu yêu cầu đổi mới một cơ
cấu bộ máy quản lý khơng cịn phù hợp với thực trạng phát triển của tổ chức; gợi ý
một hình thức phân phối thu nhập mới đáp ứng hơn lợi ích của các thành viên trong tổ
chức… Chính yếu tố này của kiểm sốt làm cho quản lý trở thành q trình liên tục
với những sự hồn thiện và đổi mới khơng bao giờ ngừng. Chúng ta khó và khơng thể
cưỡng lại được sự thay đổi, lại càng không thể lờ chúng đi. Vấn đề là chúng ta có thể

và cần kiểm sốt những thay đổi đó sao cho có hiệu quả nhất và tìm kiếm những
nguồn lợi từ bối cảnh do những thay đổi đó tạo ra.

6.1.2. Bản chất của Kiểm soát

6.1.2.1. Kiểm soát là hệ thống phản hồi về kết quả của các hoạt động

Thơng thường, cơ chế kiểm sốt trong quản lý được xây dựng theo nguyên tắc của hệ
thống phản hồi thường thấy trong các hệ thống vật lý, sinh học và xã hội học (Hình 6.1).
Hệ thống này trình bày việc kiểm sốt dưới một quan niệm tồn diện và hiện thực hơn
là khi ta chỉ xem xét nó đơn thuần như vấn đề thiết lập các tiêu chuẩn, đo lường kết
quả thực hiện, và điều chỉnh các sai lệch. Các nhà quản lý tiến hành đo lường kết quả
thực hiện thực tế, so sánh kết quả đo lường này đối với các tiêu chuẩn, rồi xác định và
phân tích những sai lệch. Nhưng sau đó, để thực hiện những sự điều chỉnh cần thiết,
họ phải đưa ra một chương trình cho hoạt động điều chỉnh và thực hiện chương trình
này nhằm để đi tới kết quả mong muốn.

Hình 6.1. Vịng liên hệ ngược của kiểm soát

Cơ chế xác định sai lệch trong kết quả hoạt động như ở trên của hệ thống kiểm soát
được thực hiện trong một thời gian dài nhưng đã bộc lộ nhiều khiếm khuyết như:

So sánh thực tại với
các tiêu chuẩn
Đo lường

kết quả thực tế

Xác định các sai
lệch

Kết quả thực tế

Xây dựng
chương trình

điều chỉnh
Thực hiện

điều chỉnh

Phân tích các
nguyên nhân

sai lệch
Kết quả mong

</div>
(6)<div class='page_container' data-page=6>

Bài 6: Chức năng kiểm soát

Gây tốn kém cho tổ chức

Theo bản chất của vịng kiểm sốt quản lý liên hệ ngược trên hình 6.1 chỉ rõ: Trong
nhiều lĩnh vực có thể thu thập được các số liệu đo lường kết quả thực hiện theo thời
gian thực. Trong nhiều trường hợp cũng có thể so sánh các số liệu này vơi các tiêu
chuẩn, và thậm chí có thể xác định các sai lệch, việc đưa ra các chương trình điều
chỉnh, và việc thực thi các chương trình này hầu như là những nhiệm vụ tốn kém
nhiều thời gian.

Ít có tác dụng đối với việc nâng cao chất lượng trong quá trình hoạt động

Chỉ thơng qua việc kiểm sốt kết quả cuối cùng rất khó có thể xác định và đánh giá

chính sách tác nhân ảnh hưởng trong quá trình hoạt động… Trong nhiều trường hợp,
khi đối tượng kiểm soát hoạt động trong nhiều ngành và lĩnh vực thì phải cần rất nhiều
thời gian để làm cho các biện pháp điều chỉnh có hiệu lực.

Kiểm sốt kết quả cuối cùng nhiều khi chỉ đem lại những bài học đắt giá cho giai đoạn
kế hoạch sau.

Độ trễ thời gian chính là điểm yếu của hệ thống kiểm sốt chỉ dựa trên những mối liên
hệ ngược từ đầu ra của hệ thống. Nó cho thấy tính khơng hiệu quả của các dữ liệu lịch
sử. Các nhà quản lý cần một hệ thống kiểm sốt có thể báo cho họ những vấn đề nảy
sinh nếu họ khơng có tác động kịp thời tại một thời điểm nhất định. Người quản lý
biết càng sớm các tác động mà họ chịu trách nhiệm không được đi theo kế hoạch thì
họ càng sớm có thể có tác động điều chỉnh. Yêu cầu đó làm ra đời hệ thống kiểm soát
dự báo.

6.1.2.2. Kiểm soát là hệ thống phản hồi dự báo

Các hệ thống phản hồi đơn giản đo lường đầu ra của quá trình, rồi đưa vào hệ thống
hoặc đầu vào của hệ thống những tác động điều chỉnh để thu được kết quả mong
muốn tại chu kỳ sau.

Trong hệ thống kiểm soát dự báo trái lại sẽ giám sát đầu vào của hệ thống và quá trình
thực hiện để khẳng định xem những đầu vào và cả q trình đó có đảm bảo cho hệ
thống thực hiện kế hoạch hay không. Nếu khơng thì đầu vào hoặc q trình trong hệ
thống sẽ được thay đổi để thu được kết quả mong muốn. Bản chất của hệ thống kiểm
soát dự báo được mơ tả trên hình 6.2.

Có thể nói hệ thống kiểm soát dự báo trên thực tế cũng là một hệ thống liên hệ ngược.
Nhưng ở đây sự phản hồi nằm ở phía đầu vào và quá trình hoạt động sao cho những
tác động điều chỉnh có thể thực hiện trước khi đầu ra của hệ thống bị ảnh hưởng.

Hình 6.2. Hệ thống kiểm sốt dự báo

Đầu vào Đầu ra

</div>
(7)<div class='page_container' data-page=7>

Bài 6: Chức năng kiểm soát

Những vấn đề mà các nhà quản lý cần phải chú trọng cho việc kiểm soát quản lý hiệu
quả là một hệ thống kiểm sốt mà nó có thể báo cho họ biết những vấn đề sẽ nảy sinh
nếu họ khơng làm một tác động gì đó đối với chúng từ ngay bây giờ đúng vào lúc mà
họ tiến hành điều chỉnh. Sự phản hồi về đầu ra của hệ thống không đủ tốt cho việc
kiểm sốt có hiệu quả.

Ví dụ, có thể tiến hành các hoạt động cần thiết để thuê công nhân ngay sau khi có
được hợp đồng ký kết. Mặc dù chưa có hợp đồng những sự chuẩn bị trước có thể làm
cho cơng ty có thể tránh được nhiều điều khi th thêm cơng nhân. Điều đó đảm bảo
cho công ty thực hiện được cam kết. Như vậy, kiểm soát lường trước giúp các nhà
quản lý ngăn ngừa được các vấn đề có thể gây khó khăn trước khi nó xảy ra. Loại hình
kiểm sốt này địi hỏi phải có nhiều thơng tin và thời gian để xử lý.

Việc thu thập thông tin về đầu vào và cả quá trình hoạt động cũng như xác định một
cách đều đặn ảnh hưởng của chúng lên kết quả kế hoạch là một vấn đề rất khó khăn.
Để xây dựng được một hệ thống kiểm sốt dự báo có hiệu quả cần thực hiện một số
yêu cầu sau đây:

Thứ nhất, thực hiện phân tích tồn bộ và kỹ càng về hệ
thống lập kế hoạch và kiểm soát cũng như về các biến
đầu vào quan trọng.

Thứ hai, xây dựng mơ hình của hệ thống thể hiện mối

quan hệ giữa đầu vào và đầu ra thông qua những hoạt
động nhất định.

Thứ ba, mơ hình phải được quan sát đều đặn để sao
cho đầu vào, đầu ra và mối liên hệ giữa chúng luôn
phản ánh thực tại.

Thứ tư, thu thập dữ liệu về các biến đầu vào và quá trình thực hiện một cách đều đặn
và đặt chúng vào mơ hình.

Thứ năm, đánh giá thường xuyên những sai lệch của đầu vào và quá trình hoạt động
thực tế so với kế hoạch và ảnh hưởng của chúng tới các kết quả mong đợi cuối cùng.

Thứ sáu, tiến hành tác động kịp thời lên các đầu vào và quá trình để điều chỉnh sai
lệch nhằm thực hiện đúng mục tiêu trong thực tế. Hệ thống kiểm sốt có hiệu quả phải
là sự kết hợp của kiểm soát kết quả cuối cùng và kiểm soát dự báo.

6.1.3. Nguyên tắc của kiểm soát 
6.1.3.1. Tuân thủ pháp luật

Kiểm soát là nền tảng cơ bản cho các chủ thể tham gia trên thị trường hoạt động một
cách hợp pháp. Do vậy hệ thống thể chế kinh tế và thể chế quản lý kinh tế cần được
xem xét và điều chỉnh phù hợp với mức độ phát triển của nền kinh tế, trình độ và năng
lực hoạt động của doanh nghiệp sẽ tạo điều kiện và cơ hội cho doanh nghiệp phát triển
mạnh hơn và Nhà nước có thể quản lý tốt hơn sự vận động của nền kinh tế.

Nguyên tắc này tạo ra một cơ chế trách nhiệm báo cáo lẫn nhau giữa các cơ quan, tổ
chức thực thi quyền lực, phân định rõ chức năng, quyền hạn giữa các thành viên trong
hệ thống kiểm soát: Theo nguyên tắc này, hoạt động kiểm soát phải căn cứ vào quy
định của pháp luật. Các cơ quan tổ chức tiến hành hoạt động này phải thực thi đúng

chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.

6.1.3.2. Chính xác, khách quan

</div>
(8)<div class='page_container' data-page=8>

Bài 6: Chức năng kiểm sốt

thậm chí nghiêm trọng và sẽ dẫn đến việc nhìn nhận, đánh giá sai đối tượng, từ đó có
những quyết định xử lý sai. Vì thế, chỉ đảm bảo tính chính xác trong hoạt động kiểm
sốt mới có thể giúp cho việc đánh giá đúng thực trạng tình hình, giúp cơ quan, tổ chức
và người vi phạm nhận thấy rõ khuyết điểm của mình, và giúp cho cơ quan tiến hành
kiểm sốt có những quyết định xử lý đúng pháp luật, bảo vệ lợi ích Nhà nước, xã hội
cũng như quyền và lợi ích hợp pháp của cơng dân.

Muốn đảm bảo tính chính xác trong hoạt động kiểm sốt,
địi hỏi các chủ thể kiểm sốt phải quán triệt nguyên tắc
trung thực, khách quan trong quá trình tác nghiệp của
mình. Tính chính xác của hoạt động kiểm sốt địi hỏi các
chủ thể khi tác nghiệp phải thu thập thơng tin đầy đủ
nhưng có chọn lọc kỹ càng để loại bỏ những thông tin
khơng chính xác, khơng cần thiết gây ảnh hưởng đến kết
quả kiểm sốt.

Tính khách quan trong hoạt động kiểm soát nhằm đảm bảo phản ánh đúng sự thật,
khơng thiên lệch và bóp méo sự thật. Để đảm bảo tính khách quan địi hỏi chủ thể khi
tác nghiệp phải xuất phát từ thực tế cuộc sống, tôn trọng sự thật; phải xem xét, đánh
giá sự vật, hiện tượng trên quan điểm lịch sử, cụ thể, biện chứng, logic.

Ngun tắc chính xác, khách quan địi hỏi các kết luận, kiến nghị trong hoạt động
kiểm soát phải được chứng minh bằng những chứng cứ khách quan, trung thực. Mọi
kết luận, nhận định phải rõ ràng, có ngun nhân cụ thể, khơng được suy diễn chủ

quan, thiếu căn cứ. Tính chính xác, khách quan có mối quan hệ tác động qua lại lẫn
nhau. Có khách quan mới đảm bảo chính xác, có chính xác mới đảm bảo khách quan.
6.1.3.3. Công khai, minh bạch

Công khai là một nguyên tắc cơ bản trong hoạt động kiểm sốt. Tính cơng khai của
hoạt động này thể hiện ở chỗ, vào những thời điểm thích hợp, phải thông báo đầy đủ
nội dung cơ bản của kiểm sốt để những người có trách nhiệm và có liên quan biết,
nhằm khuyến khích sự tham gia của người dân và tổ chức vào hoạt động này, góp
phần đảm bảo tính chính xác, khách quan của hoạt động kiểm soát.

</div>
(9)<div class='page_container' data-page=9>

Bài 6: Chức năng kiểm sốt

6.1.3.4. Tính đồng bộ

Trong q trình kiểm tra cần quan tâm đến chất lượng của toàn hệ thống chứ không
phải là chất lượng của từng bộ phận, từng con người. Tránh tình trạng khi có điều gì
đó sai sót thì phản ứng đầu tiên là tìm quanh xem có ai đó để đổ lỗi, phạt vạ hay tìm
cách “xử lý”, thay vì xem hệ thống là một tổng thể phải cải tiến không ngừng. Yêu
cầu này thường được thể hiện trong quy tắc 85 - 15 (85% sai sót là do hệ thống, chỉ có
15% là do cá nhân hay thiết bị).

Cần quan tâm đến chất lượng của cả quá trình hoạt động chứ không chỉ đến kết quả
cuối cùng của hoạt động.

6.1.3.5. Điểm kiểm soát thiết yếu

Để giảm thiểu các sai sót xẩy ra trong quá trình thực
hiện cơng việc của nhân viên, hệ thống kiểm sốt phải
đảm bảo tính đồng bộ như đã phân tích ở trên. Tuy
nhiên, nếu thực hiện như vậy thì hệ thống kiểm sốt sẽ

rất phức tạp, tốn kém về chi phí và thời gian. Mặt
khác, không phải mọi yếu tố đầu vào hay các hoạt
động đều có rủi ro như nhau, do vậy, tiến hành kiểm
soát cần tập trung vào các điểm thiết yếu.

Điểm kiểm sốt thiết yếu là những điểm có những đặc
điểm sau: (1) Rất dễ xẩy ra sai sót; (2) Khi sai sót xẩy

ra, chi phí khắc phục lớn; (3) khi sai sót xẩy ra, ảnh hưởng đến tiến độ chung của tồn
bộ cơng việc.

6.1.3.6. Tính hiệu quả

Các kỹ thuật và cách tiếp cận kiểm sốt là có hiệu quả khi chúng có khả năng làm
sáng tỏ nguyên nhân và điều chỉnh những sai lệch tiềm năng và thực tế so với kế
hoạch với mức chi phí nhỏ nhất.

u cầu địi hỏi lợi ích của kiểm sốt phải tương xứng với chi phí cho nó. Điều này
nêu lên thì thật đơn giản nhưng khó thực tế. Những nhà quản lý thường gặp khó khăn
trong việc xác định giá trị cũng như chi phí của một hệ thống kiểm sốt nhất định. Để
giảm chi phí cần biết lựa chọn để kiểm soát các yếu tố thiết yếu trong các lĩnh vực
quan trọng đối với họ. Việc kiểm soát sẽ đem lại lợi ích kinh tế nếu được thiết kế phù
hợp với công việc và quy mô của đối tượng, với cơ cấu bộ máy quản lý của một tổ
chức. Vì trên thực tế, chi phí kiểm sốt sẽ phụ thuộc vào mức độ phức tạp của vấn đề,
phạm vi của việc lập kế hoạch, sự khó khăn của việc phối hợp các kế hoạch và sự
thông tin kém về quản lý trong một tổ chức…

6.2. Hệ thống kiểm soát 
6.2.1. Chủ thể kiểm soát

Chủ thể kiểm soát là người hoặc đơn vị đưa ra các tác động kiểm soát hoặc thực hiện
chức năng kiểm soát. Do vậy, cần phải làm rõ:

Chủ thể kiểm soát là cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nào?

</div>
(10)<div class='page_container' data-page=10>

Bài 6: Chức năng kiểm sốt

Chủ thể kiểm sốt có những nhiệm vụ, quyền hạn gì trong quy trình kiểm sốt?
Chủ thể kiểm soát đã và đang thực hiện nhiệm vụ như thế nào?

Ví dụ: Các chủ thể kiểm sốt trong doanh nghiệp bao gồm: 
6.2.1.1. Chủ thể bên ngoài

Chủ thể kiểm sốt bên ngồi bao gồm các nhóm tổ chức: (1)các cơ quan quản lý nhà
nước (Giám sát của Quốc hội, Hội đồng nhân dân, Tòa án; Kiểm tra của Chính phủ và
Ủy ban nhân dân, của các cơ quan quản lý ngành; Thanh tra của Thanh tra Nhà nước
và chuyên ngành; Kiểm sát của Viện Kiểm sát nhân dân các cấp và Kiểm toán Nhà
nước); (2) các tổ chức trong môi trường ngành (đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhà
cung cấp…), (3) các tổ chức chính trị xã hội (các hiệp hội, đồn thể quần chúng, các
cơ quan thơng tấn báo chí...).

6.2.1.2. Chủ thể bên trong

Hội đồng quản trị (HĐQT)

Là cơ quan quản trị cao nhất trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm cao nhất về sự
thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Những chức năng cơ bản của hội đồng
quản trị là chức năng chiến lược, tổ chức và kiểm tra. Vấn đề mà HĐQT cần quan tâm
nhất là những kết quả với những mục tiêu tổng thể thay vì quan tâm đến những hoạt
động cụ thể chi tiết vụn vặt.

Ban kiểm soát

Ban kiểm soát là cơ quan kiểm soát do đại hội đồng bầu ra
nhằm thực hiện chức năng kiểm soát đối với hoạt động của
doanh nghiệp.

Ban kiểm sốt có những nhiệm vụ và quyền hạn sau:

 Kiểm tra sổ sách kế toán, tài sản, các bảng tổng kết tài
chính của cơng ty và triệu tập đại hội đồng khi xét thấy
cần thiết.

 Trình đại hội đồng báo cáo thẩm tra các bảng tổng kết tài
chính của cơng ty.

 Báo cáo về những sự kiện tài chính bất thường xảy ra, về ưu, khuyết điểm trong
quản trị tài chính của HĐQT.

Kiểm tra của hội viên (những người chủ sở hữu)

Về mặt lý thuyết, các hội viên có quyền sinh quyền sát, có quyền bãi miễn sau khi bổ
nhiệm các vị lãnh đạo doanh nghiệp. Về chức năng kiểm tra, họ có những quyền hạn
chủ yếu sau:

 Quyền được thông tin về các sổ sách kế toán và các chương trình kế hoạch hoạt
động của doanh nghiệp.

 Có quyền kiểm tra việc chuyển nhượng vốn cũng như kiểm tra việc tham gia hoặc
không tham gia vào doanh nghiệp của các hội viên.

Giám đốc doanh nghiệp

Giám đốc doanh nghiệp có trách nhiệm:

</div>